Resultaat
- Je bent in staat informatie te beheren en te ontsluiten
- Je weet met welke wet- en regelgeving je daarbij rekening moet houden
- Je kunt je interne klanten hierover adviseren
- Je kunt informatiesystemen beheren
De beginnend beroepsbeoefenaar:
heeft brede kennis m.b.t. informatie- en communicatietechnologie (inclusief besturing)
heeft brede kennis van ergonomische aspecten bij beeldschermwerk en hand-, invoer- en uitvoerapparaten
heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
kan opslagmedia en (hand-, invoer- en uitvoer-) apparaten bedienen
kan richtlijnen rondom beeldschermwerk toepassen
kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
Overzicht SBU
Totaal Kerntaak 3 132 SBU
Werkproces 1 totaal 15 uur
Symbaloo 2 uur
Favorieten 1 uur
Beheerplan 3 uur
Voorbeeld maken beheerplan 1 uur
Casus informatiebeheerplan 7 uur
Delve 1 uur
Werkproces 2 totaal 82 uur
Metadatering 5 uur
Mappenstructuur 2 uur
Microsoft Outlook 2 uur
Office 365 8 uur
Microsoft Access 30 uur
Google Sites 40 uur
Werkproces 3 totaal 30 uur
Informatiebeveiliging 10 uur
Cloud Computing 10 uur
Archivering en Groninger Archieven 10 uur
Kerntaak 3 Werkproces 1 Organiseert het beheer
In dit werkproces is het van belang dat je leert systemen, opslagmedia en apparaten op efficiënte wijze te beheren en dat je de tijd die het organiseren van informatie kost realistisch inschat.
Onderliggende competenties zijn materialen en middelen inzetten, plannen en organiseren.
De beginnend beroepsbeoefenaar stelt informatie/content/databases samen (teksten, beelden en gegevens). Hij bepaalt eerst het einddoel van het product en de vereisten. Hij verwerkt ingewonnen tekstuele of cijfermatige informatie of gegevens, concepten, instructies van een opdrachtgever of eigen aantekeningen door gegevens in te voeren in het systeem, onderdelen toe te voegen en informatie-elementen en audiovisuele elementen te combineren. Vervolgens bewerkt hij informatie door functies en formules in het systeem toe te passen. Tot slot controleert hij zijn werk, drukt hij af en slaat hij op of deelt hij de informatie.
De beginnend beroepsbeoefenaar deelt informatie/content via een medium (denk aan social media, e-mail, een agenda-afspraak,een video conferentie etc.) met een ontvanger of een online gemeenschap. Dit doet hij door informatie/content te selecteren die hij wil delen, uploaden, verzenden of publiceren. Hij deelt de informatie/content met de ontvanger/de online gemeenschap, controleert zijn werk en voorziet de informatie/content zo nodig van informatieve en/of audiovisuele elementen en/of voorziet deze van bijlagen. Hij gaat na of er reacties zijn vanuit de ontvanger of online gemeenschap. Hij signaleert veel voorkomende vragen, klachten, trends en behoeften. Hij reageert op reacties van ontvangers en neemt deel aan discussies met ontvangers en de online gemeenschap.
Symbaloo
Leerdoelen:
- Efficiënt bewaren, ordenen en delen van weblinks
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
SBU 2 uur
Symbaloo is een handig middel om zeer visueel allerlei links naar webpagina's georganiseerd te beheren. Je kunt een Symbaloopagina als startpagina voor een opdracht of project gebruiken, of als geheugensteuntje voor allerlei interessante pagina's op internet, georganiseerd naar onderwerp. Iedere Symbaloo-pagina bestaat uit blokjes, waarachter een hyperlink zit. Je kunt ze kleuren geven, en logo's. Je kunt Symbaloo-pagina's delen met anderen, zodat je feitelijk voor anderen een stukje beheer van informatie verzorgt.
Opdracht
Maak met hehulp van onderstaande handleiding een Symbaloo-pagina die als startpagina kan dienen voor een bepaald onderwerp uit je studie. Deel je pagina met je medestudenten en uiteraard met de docent. Lever de link in in de inlevermap Symbaloo
Voorbeelden voor het maken van startpagina's Eenn student Toerisme maakt een startpagina voor het onderwerp Griekenland. Je verzamelt uiteenlopend links naar alle onderwerpen over Griekenland, uiteenlopend van de Griekse oudheid, via een overzicht van toeristische bezienswaardigheden tot een overzicht van badplaatsen en hun kenmerken. Een student autotechniek maakt bijvoorbeeld een startpagina van automerken. En zo kan iedereen voor het eigen vakgebied of interessegebied een startpagina maken en deze delen met anderen.
- Efficiënt bewaren, ordenen en delen van weblinks
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
Elke webbrowser heeft de mogelijkheid om favorieten op te slaan om ze snel weer te kunnen opzoeken. In Chrome heten ze bijvoorbeeld bladwijzers, in Internet Explorer Favorieten.
1. Bestudeer de twee videos die bij dit lesonderdeel horen.
2. Welke favorieten/bladwijzers heb jij opgeslagen? Welke browser gebruik jij het meest?
3. Sla een lijst met websites op als Favorieten dan wel als Bladwijzer in twee van de drie browsers hier worden behandeld. Je mag zelf weten welke.
4. Vergelijk deze manier met onthouden van je favoriete websites met de manier hiervoor via Symbaloo.
Maak een blogpost waarin je deze twee manieren vergelijkt en voor- en nadelen van beide opnoemt.
3. Formuleer tenslotte een advies aan verschillende soorten gebruikers welke manier voor die doelgroep het meest handig is om te doen.
SBU 2 uur
Bladwijzers en favorieten
Bestudeer beide videos
Favorieten in Internet Explorer
Social bookmarking
Leerdoelen:
- Efficiënt bewaren, ordenen en delen van weblinks
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
SBU 1 uur
Social bookmarking is ook een manier om informatie over een bepaald onderwerp te verzamelen.
Opdracht 1
1. Lees om te beginnen de uitleg van social bookmarking via de link.
2. Schrijf een samenvatting en uitleg van social bookmarking op je blog.
Opdracht 2 Pinterest
Je bedrijf wil belangrijke informatie voor werknemers over de arbeidsomstandigheden voor beeldschermwerkers bij elkaar brengen. Het bedrijf kiest er voor om dit met social bookmarking te doen. Ze kiezen voor pinterest.
a. Maak een account aan bij Pinterest.
b. Maak een board met minimaal 20 relevante artikelen over de arbo-regels, voorschriften, tips voor medewerkers.
c. Bedenk een manier om deze informatie te delen met de medewerkers, zodat ze goed op de hoogte zijn van waar ze aan moeten denken als ze achter hun laptop zitten, welke gevaren ze lopen, welke oplossingen er zijn.
d. Zet de link naar je board in de inlevermap die de docent heeft opgegeven.
Zie hieronder een voorbeeld (mag je niet kopiëren!).
Flipboard is een app voor op je telefoon of tablet, zowel voor Samsung als Apple.
a. Lees eerst deze informatie over Flipboard
b. Download de app op je telefoon of tablet
c. Maak een board aan met Flipboard over bezienswaardigheden van Amsterdam. Je moet minimaal 10 verschillende bezienswaardigheden in je board zetten.
Informatiebeheerplan maken
Leerdoel: het kunnen maken van een informatiebeheerplan door
- het kunnen toepassen van normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer
- achterhalen van de behoefte aan beheer van informatie vanuit de organisatie.
Voordat je begint met het bewaren en indelen van informatie, is het heel belangrijk om eerst eens goed na te denken over de volgende vragen:
Welke informatie moet worden opgeslagen en wat is het voor soort informatie.
Waar moet de informatie worden opgeslagen en bewaard.
Op welke manier deel ik de infomatie in.
Hoe zorg ik ervoor dat de informatie snel weer terug te vinden is.
Wie moet toegang hebben tot welke informatie. Mag iedereen alles zien of wordt de informatie toegankelijk op basis van vooraf bepaalde en toegekende rechten. Hoe organiseer ik de rechtenstructuur. Wie krijgt welke rechten (lezen, bijdragen/schrijven, bewerken/verwijderen (van eigen en andermans documenten), beheer.
Wat is de bewaartermijn van de informatie.
Opdracht maken informatiebeheerplan
Maak een plan voor het aanmaken van een groepspagina op Facebook.
Voordat je dit doet ga je eerst voor je zelf opschrijven welke informatie je daar wilt opslaan, met wie het gedeeld moet worden en zovoort. Kortom: voordat je begint met het aanmaken van de pagina ga je eerst voor jezelf opschrijven wat jouw antwoorden zijn op bovenstaande 6 vragen.
Maak daarna de pagina en deel deze met de docent ter beoordeling. Je plan van aanpak is daar ook te vinden.
SBU 3 uur
Voorbeeld informatiebeheerplan
Leerdoelen
verkrijgen van inzicht in de werkwijze die moet worden gevolgd om een informatiebeheerplan te maken.
heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
Rollen en rechten in een ELO
Er wordt jou gevraagd om een informatiebeheerplan te maken voor een Electronische Leeromgeving (ELO)van een school. Een school op internet dus. Er zijn drie soorten gebruikers van deze ELO, namelijk beheerders, docenten en studenten. Verder zijn er docenten die speciale taken uitvoeren: roostermakers die de roosters in de ELO zetten en beheren), en docenten in de rol van mentor/studieloopbaanbegeleider. Al deze gebruikers produceren informatie, veelal in de vorm van documenten en in de vorm van notities in een onderdeel van het programma.
De informatie die in deze ELO moet worden opgeslagen is het volgende:
lesmateriaal in de vorm van pdf's, worddocumenten, powerpoint-presentaties en videos.
studieinformatie, zoals de inhoud van de studie (van 3 jaar), schoolregels, wettelijke eisen zoals presentie en examenregeling.
studenten moeten opdrachten kunnen inleveren. Dit moet kunnen in de vorm van pdf, word, powerpoint en video.
roosterinfomatie
mededelingen van docenten aan studenten
een plek waar studenten online kunnen samenwerken aan opdrachten
samenwerkingsruimtes voor docenten onderling en tussen docenten en studenten
(persoonlijke) informatie van de studenten (denk aan thuissituatie, cijfers, verslagen van begeleidingsgesprekken, verslagen van persoonlijke gesprekken met de studiebegeleider).
een communicatiemogelijkheid van docenten naar docenten, docenten naar studenten, studenten naar docenten en studenten naar studenten.
Opdracht:
Maak een informatiebeheerplan, waarin duidelijk wordt al hoe deze informatie in de ELO zal worden opgenomen. In je beheersplan maak je duidelijk:
- waar welke informatie moet worden getoond.
- wie welke informatie mag lezen, plaatsen, wijzigen en verwijderen.
- wie gebruikers rechten toekent
- welke informatie lang en welke kort moet worden bewaard en hoe je dit veilig stelt.
- hoe wordt geregeld dat gebruikers van de ELO alleen die informatie zien waar ze vanuit hun rol recht op hebben.
UITWERKING
Je maakt de uitwerking aan de hand van de 6 vragen die moeten worden beantwoord bij het maken van een informatiebeheersplan.
Op deze school kun je de volgende soorten informatie onderscheiden met daarbij ook wie wat mag zien, plaatsen/bewerken en verwijderen.
lesmateriaal en opdrachten voor studenten. Dit is openbare informatie die iedereen altijd mag zien. De vorm is ook niet heel spannend, namelijk officedocumenten (word, powerpoint, excel), films (mp4 of link naar youtube), foto's en pdf-bestanden.
het lesmateriaal moet wel zo worden verdeeld dat het juiste lesmateriaal bij juiste groep studenten beschikbaar is. Alle docenten kunnen bij alle lesmateriaal, ook dat van hun collega's. In geval van ziekte kan er zo altijd iemand lesmateriaal klaar zetten. Studenten hebben leesrechten op het lesmateriaal om het te kunnen raadplegen. Docenten hebben bijdragerechten (daarmee kun je schrijven, veranderen en weggooien). De lesinformatie wordt getoond in ruimtes in de ELO, waar docenten en studenten die bij die ruimte horen toegang hebben.
algemene informatie over de studie: de studiegids, de schoolregels, het examenplan, de voortgangsnormen. Je kunt al deze informatie op een aparte website verzamelen en via een link in de ELO beschikbaar maken voor studenten. De manager van de opleiding beheert deze informatie, docenten en studenten hebben leesrechten.
roosterinformatie. De roosters worden gemaakt door de roostermaker. Dat is de enige die rechten heeft. Alle anderen (ook de manager) hebben leesrechten en kunnen niets aan de roosters veranderen. De roosters kunnen worden gezien op de startpagina van de student en de docent.
in te leveren werk van de studenten. Dit moet worden ingeleverd in inlevermappen. De student heeft schrijfrechten in de inlevermap, maar ziet daar alleen het eigen werk, niet dat van medestudenten. De docent ziet het werk van alle studenten in de inlevermap. De docent kan het werk van de student lezen, maar het ook bewerken door er opmerkingen, suggesties voor verbetering en dergelijke in te zetten. Verder kan de docent er een beoordeling bij zetten. De student kan de opmerkingen wel lezen, maar niet veranderen en kan ook de beoordeling niet veranderen.
uit de begeleidingsgesprekken tussen mentor/studieloopbaanbegeleider komt informatie beschikbaar die moet worden vastgelegd in het begeleidingsdeel van de ELO. De informatie wordt geplaatst door de mentor en kan door de student worden gelezen, maar niet gewijzigd. Indien de student minderjarig is, kan de informatie ook door de ouder verzorger worden gelezen.
docenten kunnen mededelingen doen aan de student. Ze plaatsen deze op het mededelingen board van de studieruimte van de student en ze worden direct ook zichtbaar op de startpagina van de student. Het betreft hier eenrichtingsverkeer.
iedere gebruiker heeft een startpagina met daarop: de agenda/het rooster voor die dag, mededelingen (in een tijdlijn), notificatie van ingekomen mailberichten en een doorklikmogelijkheid naar studieruimtes waar het echte werk gebeurt.
de tweerichtingcommunicatie gebeurt per email. Docenten kunnen de studenten mailberichten sturen (en elkaar natuurlijk), studenten kunnen berichten naar docenten sturen en naar elkaar.
de ELO beschikt over de mogelijkheid om One Note notitieblokken en Word online te koppelen aan lesruimtes. Dit is de plek waar studenten hun lesnotities online kunnen maken en opslaan en waar ze samen (ook op afstand) op hetzelfde moment in hetzelfde document aan opdrachten en werkstukken kunnen werken. Ze hoeven niet meer delen van werkstukken naar elkaar te mailen en aan het eind aan elkaar te plakken.
Dit leidt tot het volgende overzicht:
Type informatie
Rechten docent
Rechten student
Plaats waar het vindbaar is
Vorm van de informatie
Bewaartermijn
Lesmateriaal en opdrachten
Bijdragen
Lezen
Studieruimte in de ELO
Officedocumenten, video, foto, links naar internet
1 schooljaar
Algemene studieinformatie
Lezen, manager heeft beheers-rechten
Lezen
Website, link in de ELO
Website met menustructuur
Totale studieduur student
Roosterinformatie
Lezen
Rooster-maker heeft beheers-rechten
Lezen
Startpagina gebruikers
Agenda
1 week
Ingeleverde opdrachten
Lezen en bijdragen
Bijdragen in de inlevermap, afgeschermd naar andere studenten
Inlevermap in de ELO
Officedocumenten, video, foto, links naar zelf gemaakte website
Totale studieduur student
Begeleidings-informatie
En cijfers of voortgangs-beoordelingen
Mentor heeft bijdrage-rechten, docent lezen
Lezen
Begeleidings-deel van de ELO
Notities in invulvelden
Totale studieduur student
Mededelingen
Bijdragen
Lezen
Startpagina
tekst
Tussen 1 uur en
1 week
Communicatie per mail
Bijdragen
Bijdragen
Mailbox
Mails en bijlages
variabel
Lesaantekeningen en samenwerkings-documenten van studenten
Lezen
(geen toegang?)
Bijdragen
One note en word/ppt/
excel online
Notities en werkstukken
Door de student te bepalen
Overzicht van de rechten:
Leesrechten: open en lezen van document, downloaden van document
Bijdragen: schrijven van informatie, plaatsen van informatie, wijzigen van informatie, verwijderen van informatie. Uiteraard ook alles wat in de leesrechten zit.
Beheersrechten: lezen en bijdragen en daarnaast aanmaken van ruimtes, plaatsen van de juiste personen in de juiste ruimtes en ook weer verwijderen daaruit.
SBU 1 uur
Casus Informatiebeheerplan
Leerdoelen
Bewaren en ontsluiten van informatie van een organisatie door middel van een informatiebeheerplan.
Achterhalen van de behoefte aan het beheer, het doel de de functie hiervan vanuit de organisatie of bedrijf
Plannen van informatiebeheer, acties, methoden, randvoorwaarden en tijdsbesteding.
SBU 7 uur
Bekijk om te beginnen deze video over de veranderingen die de afgelopen tientallen jaren hebben plaatsgevonden in kantoren.
Casus informatiebeheer.
Een garagebedrijf wil overgaan van beheer van informatie op papier naar een digitaal informatiesysteem. Tot nu toe werden alle documenten op papier bewaard. Men vindt dat niet meer van deze tijd en wil alles digitaal bewaren en voor de medewerkers toegankelijk maken. Bijvoorbeeld de notulen van vergaderingen worden voortaan niet meer op papier uitgedeeld via de postvakjes, maar worden digitaal verspreid. De rekeningen voor de klanten en de inkoopfacturen worden tot nu toe in grote dikke ordners bewaard. Dit moet allemaal digitaal worden in de toekomst. Het garagebedrijf vraagt zich verder af waar alle digitale informatie moet worden bewaard en hoe het met de verschillende medewerkers moet worden verdeeld. Mogen de monteurs in de garage bijvoorbeeld de rekeningen van de klanten inzien of zelfs bewerken, mogen ze de inkoopfacturen zien, dat soort vragen. Hetzelfde geldt voor de verkopers in de showroom, mogen die de reparatiefacturen van de werkplaats zien of niet.
De organisatie heeft de volgende afdelingen:
De directie. De directie bestaat uit 1 persoon en voert het algemene beheer van de organisatie en doet ook het personeelsbeheer. Dus aannemen, ontslag, voortgangs- en beoordelingsgesprekken met medewerkers van het bedrijf. De directeur doet ook de inkoop van nieuwe auto's en van onderdelen. Ook verzorgt hij de marketing: reclameuitingen om naamsbekendheid van het bedrijf te vergroten. Dit gebeurt tot op heden vooral via advertenties in huis aan huis bladen. Eens in de maand is er een gezamenlijk werkoverleg waarbij alle medewerkers van het bedrijf aanwezig zijn. De directeur is de voorzitter van dit overleg, de boekhouder de notulist.
De showroom.
In de showroom worden nieuwe en tweedehands auto's (occasions) verkocht. Er lopen 4 verkopers rond. Van de auto's die worden verkocht wordt een factuur opgemaakt voor de klant.
De reparatiewerkplaats. In de reparatiewerkplaats worden auto's van klanten onderhouden en gerepareerd.
Het is tevens schadewerkplaats, als er auto's binnen komen die een aanrijding hebben gehad. In de werkplaats werken 10 monteurs fulltime. Van iedere reparatie wordt een schriftelijk reparatierapport opgesteld per verrichte werkzaamheid en de kosten daarvan. Er wordt verschil gemaakt tussen kosten per werkuur en kosten van onderdelen.
De receptie. De receptie heeft twee parttime medewerksters. Hun werk bestaat uit het ontvangen van klanten aan de receptie, aannemen van telefoontjes en het opmaken van reparatiefacturen. Die facturen kunnen zowel aan de receptie per pin worden betaald of op rekening, door middel van een factuur per post. Die zijn nu nog op papier. De receptie maakt ook de planning voor de werkplaats. Dit gebeurt op basis van first in - first out. Dat wil zeggen: een klant maakt een afspraak voor reparatie of onderhoud en dit wordt op volgorde van binnenkomst gepland en uitgevoerd. De afspraken worden in een groot afsprakenboek genoteerd en dagelijks doorgegeven aan de werkplaats.
Het magazijn. Hier werkt de magazijnmeester. Deze werknemer bestelt de onderdelen die nodig zijn in de werkplaats. Hiervoor vult hij een bestelbon in. Deze bestelbon wordt gefaxed naar de leverancier. In het magazijn is steeds een minimumvoorraad onderdelen aanwezig, om te voorkomen dat een auto niet kan worden gerepareerd wegens gebrek aan onderdelen.
De boekhouding. Deze afdeling bestaat uit 1 persoon. De boekhouder houdt alle rekeningen van inkoop en verkoop, reparaties en zovoort bij in grote dikke zwarte ordners.
De directeur heeft besloten dat het zo niet langer kan. Voortaan moet alles wat nu op papier gaat helemaal digitaal worden. Er mag geen papier meer voorkomen in het hele bedrijf, behalve de papieren bekers bij de koffieautomaat.
Opdracht: (groepsopdracht 3 personen)
1. Maak een lijst van alle informatie op dit moment aanwezig is in het garagebedrijf en die nog wordt opgeslagen op papier. De informatie is al beschikbaar in de vorm van worddocumenten en excelbestanden (voor de cijfermatige informatie), maar alles wordt tot nu toe geprint en mappen bewaard.
De digitale bestanden die er zijn worden op dit moment niet centraal verzameld, maar staan op de individuele computers (er zijn nog geen andere devices) van de verschillende medewerkers en niemand anders dan die persoon kan er bij. De facturen voor de klanten worden gemaakt met speciaal factuurprogramma. De rekeningen die daar uit komen worden ook geprint en bewaard. Ze kunnen ook als pdf worden opgeslagen maar dat doet nog niemand.
2. Maak een lijst met mogelijkheden waar de huidige informatie straks digitaal kan worden opgeslagen en doe ook voorstellen voor het systeem of programma dat volgens jullie het meest geschikt is voor dit doel.
3. Bedenk een manier om de informatie in te delen en op te slaan en maak een overzicht welke informatie met wie moet worden gedeeld. Niet alleen binnen de organisatie, maar ook met partijen buiten de organisatie, zoals klanten en leveranciers.
4. Bedenk ook hoe je dan met die manier van opbergen de informatie weer snel terug kunt vinden.
5. Maak een gedetailleerd plan wie welke informatie mag plaatsen in het systeem, wie het mag bewerken (wijzigen, verwijderen), wie het mogen lezen.
6. Bedenk welke soorten informatie lang moeten worden bewaard en welke kort (en hoe lang of kort dan).
7. Maak een tijdplanning voor de invoering van de nieuwe manier van opslaan en delen van informatie en maak een raming van de kosten van het nieuwe informatiebeheersysteem.
8. Maak een overzicht van voorzieningen die nodig zijn om het nieuwe informatiebeheersysteem in te voeren en specificeer de kosten van deze voorzieningen.
9. Maak een risico-analyse waarin je een overzicht maakt van de mogelijke risico's voor dit project en de mate waarin deze risico's waarschijnlijk zijn. Voorbeelden van risico's voor ICT gerelateerde projecten kunnen zijn: het personeel is onvoldoende digitaal vaardig, de opdrachtgever heeft een te optimistische verwachting van de doorlooptijd en de kosten van het project, er is onvoldoende aandacht voor acceptatie door het personeel, de normale bedrijfsvoering komt in gevaar omdat alle tijd gaat zitten in de veranderingen (klanten worden dan ontevreden). Bedenk er samen nog een paar. Als je meer wilt weten, lees dan onderstaande whitepaper over risico's bij IT projecten.
A. Zet de uitwerking van jullie plan in een schema.
B. Maak een presentatie met behulp van een presentateprogramma (powerpoint, prezi, enzovoort) waarmee jullie aan de directie van het garagebedrijf de nieuwe opzet informatiebeheer presenteren. Je presenteert dit aan de klas.
Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
Office 365 heeft een fantastische zoekmachine die het maken van een mappenstructuur voor een groot deel overbodig maakt. Deze zoekmachine heet DELVE. Delve zoekt op basis van zoekwoorden je hele Office 365 omgeving af voor zover je er toegang toe hebt. Het is een interne zoekmachine binnen Office 365 en dus niet zoals Google een zoekmachine voor het openbare internet. Delve zoekt dus in je eigen One Drive en in alle groepen van jezelf of waar je lid van bent en daarnaast in alle openbare groepen.
Opdracht
Ga naar Office 365 en naar Delve en
1) probeer verschillende zoekwoorden uit om je eigen bestanden en personen te vinden.
2) zoek met het zoekwoord "casus". Wat kom je tegen uit openbare groepen. Ga ook eens naar die groepen toe, om te kijken wie het zijn.
Maak een kort verslag van je bevindingen bij het zoeken. En reageer ook op de vraag: "is het verstandig om een groep openbaar te maken?" Waarom wel of niet, wat zijn de voor- en nadelen van een openbare groep
SBU 1 uur
Kerntaak 3 Werkproces 2 Deelt informatie in
Metadatering
Leerdoelen
Indelen van informatie: toevoegen van zoekcriteria aan informatie, zodat deze efficiënt kan worden teruggevonden.
Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
Alfabetiseren
Een hele eenvoudige manier om informatie op te slaan, zodanig dat je het later eenvoudig terug kunt vinden, is om het op alfabet in te delen. De informatie moet daar dan wel geschikt voor zijn. Een mooi voorbeeld is een bibliotheek, waar de boeken keurig op alfabet op naam van de auteur in de kasten staan.
Dit werkt dus goed in een zeg maar fysiek archief of bibliotheek. Je loopt langs de kasten tot je bij de juiste letter bent. Maar is dit ook de beste oplossing om iets terug te vinden in een virtuele bibliotheek? Of als je de naam van de schrijver niet kent.
Nee, dan is de zogenaamde metadatering een goede oplossing. Want daarmee kun je veel meer zoektermen aan een document of boek hangen. De auteur is er maar een.
Metadatering is het toevoegen van zoekbegrippen aan een document (in dit geval een boek).
Voorbeeld: het boek "De Metsiers"van de schrijver Hugo Claus moet worden opgeborgen in een virtueel bibliotheek. Claus is een Belgische schrijver die voor het grootste deel in de 20e eeuw leefde en het boek behoort tot het genre van de psychologische roman. Het is dus niet een novelle en ook geen gedicht, en ook geen avonturenroman. Hij schreef zijn boeken in de Nederlandse taal.
Al deze informatie kun je toevoegen aan het boek: als metadata geef je dus mee: 'Claus', 'roman', 'psychologische roman', 'Belgie', 'Hugo', '20e eeuw', 'Nederlands'.
Een ander woord voor een metadaterings-begrip is het begrip "tag".
Iemand die een boek zoekt kan op verschillende manieren zoeken. Stel iemand zoekt een psychologische roman, maar heeft nog nooit van Hugo Claus gehoord. Deze zoeker zal dus niet zoeken op 'Claus', maar wel op 'psychologische roman'. En dan komt het toch in de zoekresultaten voor.
Opdracht 1 Leren metadateren voor een zoekmachine
1. In het bijgevoegde document boekenkast vind je een ongeordende lijst met boeken. De opdracht is om deze boeken op alfabet in de (virtuele) boekenkast te zetten.
2. Ken je een (office) programma waarmee je heel eenvoudig kunt alfabetiseren?
3. Stel, je hebt niet een echte fysieke boekenkast, maar een digitale boekenkast. Een database dus eigenlijk. Wat zou je dan moeten doen bij het opbergen van die boeken om ze via een zoekmachine terug te kunnen vinden? Welke metadatering zou jij mee geven aan deze boeken. Je zult deze boeken dus wel even moeten opzoeken, om er metadata aan te kunnen geven. Bedenk per boek 5 metadata om mee te geven bij het opslaan in de database.
Lever het overzicht van boeken en metadata in, in een tabel in word of in een excel bestand en lever dit in. De inlevermap heet Metadata.
Ook bij een advertentie op Marktplaats kan een verkoper zoektermen (metadata dus) meegeven om zo meer zoekende kopers te bereiken
Opdracht 2 Metadata in combinatie met One Drive en Delve
Stel de docenten van jouw opleiding zouden alle lesmateriaal online zetten. Ze hebben dit keuzedeel niet gevolgd en hebben alles gewoon in een map in een Office 365 teamsite. Er is een zoekfunctie beschikbaar in Offic 365, die heet Delve.
a. Maak een overzicht van documenten die in de ELO of teamsite staan en bedenk daar metadata bij, zodat ze eenvoudig terug te vinden zijn met de zoekmachine.
b. Je eigen One Drive heeft ook een zoekfunctie.
Maak 10 verschillende documenten aan en geeft deze in de titel minimaal 2 metadata mee. Bijvoorbeeld: het document is een powerpointpresentatie met als titel "Spaanse Costa's". Als metadata zou je mee kunnen geven de naam van de docent, Spanje, Costa, topografie, zonvakantie.
Maak geen mappenstructuur, maar mik de 10 bestanden gewoon op je One Drive. Gebruik de zoekmachine om een document snel terug te kunnen vinden. Maak een screenshot van het zoekresultaat als bewijs.
Opdracht 3 Metadatering bij het maken van websites
Als je zelf een website maakt, wil je natuurlijk ook dat die gevonden wordt. Dus moet je aan je website metadata toevoegen. Hoe belangrijker je website is voor het verdienen van je inkomen, hoe belangrijker het is dat deze goed vindbaar is in zoekmachines als Google, Bing en Yahoo.
Een voorbeeld: je hebt een webshop waarmee je plastic badeenjes verkoopt. Je website heet www.badeendje.nl Hoe vindbaar denk je dat deze website is zonder metadata. Maar als je daar metadata aan toevoegt zoals 'bad', 'ontspanning', 'relaxen', 'eend, dan zal je website ook in de resultatenlijst zichtbaar worden als mensen googelen op een van deze zoektermen.
Je gaat in het volgende deel van deze kerntaak een eigen website maken, waar je jouw allerbeste producten die je in dit studieonderdeel hebt gemaakt gaat tonen. Bedenk minimaal 10 metadata die je aan je website wilt toevoegen om de vindbaarheid te verhogen.
Opdracht 4 De # (hashtag)
Op Twitter kun je pijlsnel zoeken door middel van het invullen van een #. Het werkt als volgt: vul in het zoekveld van Twitter een zoekterm in met een # ervoor. Bijvoorbeeld #noorderpoort
Je krijgt dan alle tweets te zien waar deze # aan toe is gevoegd.
Zoek eens op #privacy. Maak een blogpost over wat je op deze manier tegenkomt aan resultaten.
SBU 5 uur
Mappenstructuur
Leerdoelen
Indelen van informatie op klassieke wijze.
Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
Je kunt je documenten opslaan op je laptop of in de cloud. Als je documenten "lokaal" opslaat, dus op je laptop of computer, is het niet onverstandig om tevens een backup te maken op een externe harde schijf. Cloudopslag kent over het algemeen een automatische backup.
Om informatie in documenten goed en snel te kunnen terugvinden, is het verstandig om een logische mappenstructuur te maken.
Opdracht 1
Maak een mappenstructuur aan op je laptop. De informatie die moet worden opgeslagen bestaat uit:
Documenten van school. Hier staan je aantekeningen, opdrachten en informatie van je schoolvakken.
Persoonlijke documenten. Hier staan alle documenten en foto's van je persoonlijke leven.
a. Maak eerst een ontwerp van de mappenstructuur met behulp van een mindmap. Zie hiervoor kerntaak 1, waar je dit al eens hebt gedaan.
b. Bespreek je ontwerp met minimaal 3 personen en vraag om feedback.
c. Als je er van overtuigd bent dat het een goede mappenstructuur is waarin de juiste informatie snel terug te vinden is, maak dan de mappenstructuur aan.
Opdracht 2
Maak nu een mappenstructuur aan op je One Drive. Omdat je nu mappen en documenten kunt delen moet je voor je schooldocumenten eerst overleggen met je medestudenten hoe jullie dit gaan organiseren. Maakt iedereen voor zich zelf mappen aan of gaan jullie samenwerken.
Verder moet je ook bedenken welke informatie je wel wilt delen met anderen en welke niet.
a. Maak met een groepje studenten (5) een overzicht in een mindmap hoe jullie documenten gaan opslaan en delen.
b. Bedenk ook welke rechten je aan de deelnemers wilt geven en of er verschillen moeten zijn of juist niet als het gaat om rechten.
c. Maak tenslotte de mappenstructuur aan en zorg dat iedere deelnemer van de groep beschikt over de informatie zoals dat is afgesproken.
SBU 3 uur
Microsoft Outlook
Leerdoelen
kan opslagmedia en (hand-, invoer- en uitvoer-) apparaten bedienen
kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
SBU 2 uur
Outlook is het offline mailprogramma van Microsoft. Het kent meer mogelijkheden dan Outlook Online, dat onderdeel is van Office 365.
Als outlook op je computer of laptop is geïnstalleerd kun je het opstarten via Start (het windows-symbool linksonder in je taakbalk) - Alle Apps en dan zoeken naar Microsoft Outlook.
Hieronder vind je de uitleg hoe je de agenda kunt instellen (eenmalige instellingen) en gebruiken, hoe je het mailprogramma kunt instellen en gebruiken en hoe je contactpersonen aanmaakt en beheert.
Skype voor bedrijven (voor studenten beschikbaar in 2016?)
Klassikale verkenning van de mogelijkheden van Office 365:
Versturen van mails vanaf het NP mailadres
Onderzoek de verschillen tussen Word-, Powerpoint- en Excel Online en de downloadversies van deze pakketten.
Maak een presentatie in Sway
Werk samen aan een word/powerpoint/excel online document via delen (en toekennen rechten op het document).
Maak een mappenindeling voor je documenten in ONE DRIVE en bewaar al je documenten voortaan online in plaats van lokaal op je laptop.
Opdrachten Office 365
De navigatie in Offie 365 gaat via het "tegeltje" linksboven in de hoek. Zie de afbeelding hierboven. Je kunt via het tegeltje naar de verschillende "apps" (Microsoft spreekt tegenwoordig van apps) van Offie 365.
Opdracht 1 ONE DRIVE
One Drive is de online opslagplaats voor bestanden. Het maakt niet uit wat voor soort bestanden.
1. Maak voor jezelf een mappenstructuur aan om voortaan al je bestanden online te bewaren, zodat je er altijd bij kunt.
Heb je al ontdekt hoeveel opslagruimte je hebt? Hoeveel is dit meer of minder dan de harde schijf op je laptop?
2. Ga na hoeveel opslagruimte je hebt bij Google Drive en hoeveel online opslagruimte je krijgt bij Dropbox.
3. Installeer de app voor One Drive op je telefoon en synchroniseer deze met je One Drive account. Nu kun je ook altijd onderweg (binnen wifi netwerk bij voorkeur) bij al je bestanden.
4. Deel een bestand met een medestudent naar keuze en werk samen aan het document. Kun je zien wie wat heeft geschreven binnen het document?
5. Maak met behulp van een ingesproken screencast duidelijk aan anderen hoe je in One Drive documenten kunt uploaden en hoe je ze online kunt bewerken, delen en er samen (op afstand) aan kunt werken.
Opdracht 2 VIDEO
1. Maak binnen One Drive een eigen videokanaal aan en zet daar een van je video's neer.
2. Onderzoek nu de verschillen en overeenkomsten tussen je videokanaal op Youtube en je videokanaal in One Drive.
Doe deze opdracht met twee personen en zorg voor een online tot stand gekomen verslag.
Opdracht 3 Personen
1. Helemaal links boven zie je een vak "Personen zoeken". Zoek de gegevens van een medestudent op. Welke informatie kun je zien?
Doe hetzelfde met een van je docenten. Welke informatie kun je zien?
Doe nu hetzelfde met een mede-student uit de leergroep Digitale Vaardigheden.
2. Maak een eigen groep aan door in het onderdeel Groepen te kiezen voor Nieuwe Groep. Geef de groep een herkenbare naam. ALs je bijvoorbeeld veel met een paar studenten uit je klas samenwerkt, zou je een groep Keuzedeel Digitale Vaardigheden kunnen maken en daar die personen aan toe voegen.
3. Let op. Er is verschil tussen privégroepen en openbare groepen. Wat zijn die verschillen?
4. Plan met je groep nu een vergadering.
5. Voer met je groep een (chat) gesprek binnen Office 365 over deze opdracht.
Opdracht 4: Mail
Het is heel normaal om meerdere mailadressen te hebben. De meeste mensen hebben een privémailadres voor vrienden, familie enzovoort en daarnaast een zakelijk mailadres, bedoeld voor zeg maar door de week als je werkt. Dit is op zich wel handig, omdat het je in staat stelt zakelijk en privé goed te scheiden.
Binnen Office 365 beschik je over een zakelijk mailadres voor de duur van je studie met als extensie @st.noorderpoort.nl. Dit mailadres is tevens gekoppeld aan bijvoorbeeld je LBS, de digitale toetsportal Quayn.
Wanneer gebruik jij je zakelijke mailadres?
Bij een deel van de opleidingen van Noorderpoort stellen de docenten het op prijs dat studenten die een mail sturen naar een docent dit doen met hun zakelijke mailadres. Je behoort tenslotte niet tot de vriendenkring van de docent. En zeker stagebedrijven vinden een zakelijk mailadres erg belangrijk.
Opdracht 1: Maak een handtekening aan die vast onder je mailberichten komt te staan. Maak desgewenst gebruik van deze handleiding.
Opdracht 2: Stuur een bericht naar je docent vanuit je office 365 zakelijke mailadres.
Opdracht 5: Sway
Maak een presentatie in Sway. Het onderwerp mag je zelf bepalen. Je deelt je presentatie met je docent.
SBU 8 uur
Een website maken met Googlesites
Inleiding
Je gaat een website maken die een showcase wordt van je allerbeste leerproducten die je tot nu toe tijdens deze lessenserie Digitale Vaardigheden hebt gemaakt. Dus je beste filmpjes, je blogartikelen, alles wat je maar gemaakt hebt (en dan het allerbeste) komt op deze website te staan.
Google sites is een websitemaker waarbij je zelf alles kunt indelen. Dit betekent dat je eerst een menustructuur moet bedenken, voordat je gaat bouwen.
Opdracht 1
Maak om te beginnen een mindmap met daarin de opbouw van je website, de menustructuur. Dit is een kwestie van goed nadenken over de vraag wat je met je website wilt, wat er allemaal op moet komen en hoe je dit op een heldere manier toegankelijk en navigeerbaar maakt. Dus eerst een beetje denkwerk, voordat we beginnen aan het doewerk.
Het allerbeste is om eerst een lijst te maken van alle onderwerpen die je op de website wilt plaatsen.
Bespreek deze opzet met je docent voor je verder gaat met het bouwen en vullen van de website.
Opdracht 2
Bouw nu je hoofdmenu structuur in google sites. Dus alleen nog maar de 'knoppen' en de pagina's. Je zet nog geen inhoud neer, alleen maar het bouwwerk zelf.
Beoordeel eerst zelf of je tevreden bent met hoe het er uit gaat zien, vraag dan commentaar aan minimaal 2 medestudenten hoe zij de navigeerbaarheid en vindbaarheid van informatie beoordelen en vraag tenslotte ook aan je docent nog om feedback.
Opdracht 3
Maak nu een duidelijke en aantrekkelijke startpagina, waar de bezoekers kunnen lezen wat ze op jouw website kunnen verwachten.
Opdracht 4
Vul nu je website met inhoudelijke informatie. Controleer steeds of alles ook echt werkt.
heeft brede kennis m.b.t. informatie- en communicatietechnologie (inclusief besturing)
heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/contenttoepassen
SBU 30 uur
Microsoft Acces is een database programma. Een database is eigenlijk een grote bak met informatie. En het is de kunst om die informatie zo op te slaan dat je het eenvoudig terug kunt vinden. Vergelijk het maar met een kaartenbak met kaartjes waar informatie op staat.
Bijvoorbeeld een kaartenbak met informatie over leerlingen van een school. Op elk kaartje staat een naam, de klas en de cijfers. Ook het adres waar de leerling woont, de geboortedatum en ga zo maar door. Van elke leerling kun je zo alle informatie snel terug vinden.
Maar wat met een kaartenbak niet heel goed werkt is de vraag hoeveel en welke leerlingen al 18 jaar zijn. Je zou alle kaartjes bij langs moeten lopen, kijken wat de geboortedatum is en uitrekenen of de leerlingen wel of niet al 18 jaar is en dat apart op een blaadje schrijven. Precies voor dit doel is de electronische database uitgevonden. Je voert een soort zoekterm in en hup, daar is je informatie. Wil je weten welke leerlingen in de stad Groningen wonen? Hup, daar is de informatie al.
Hieronder vind je de link naar het lesprogramma Access. Veel succes ermee!
Beheer van informatie: beveiliging van informatie en beheer van toegang tot informatie.
Heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
Kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
Theorie
Het is van groot belang dat de informatie die we beheren goed beveiligd is. Wat je niet wilt is dat onbevoegden bij vertrouwelijke informatie kunnen komen, deze lezen of zelfs verspreiden. Denk maar eens aan je account bij het internetbankieren. Het is niet leuk als iemand op jouw rekening inlogt en je geld gaat opmaken.
We gaan in dit onderdeel eens bekijken wat er nodig is om informatie goed te beveiligen. Hiervoor zijn drie kernbegrippen belangrijk:
- Vertrouwelijkheid
- Integriteit
- Beschikbaarheid.
We leggen ze hieronder alle drie uit.
Vertrouwelijkheid wil zeggen dat alleen die personen toegang hebben tot de informatie die dat ook mogen. Denk aan het Electronisch Patienten Dossier (EPD). Wie zouden volgens jou alleen toegang moeten hebben tot de informatie die in jou EPD staat?
Integriteit wil zeggen dat de informatie ook echt klopt. De informatie moet juist zijn en volledig. Stel je maar eens voor wat er zou gebeuren als een arts informatie over de gezondheidsrisico's aan een reiziger naar West-Afrika zou verstrekken die een paar jaar oud is of waaruit een bladzijde ontbreekt. Zou jij gaan?
Beschikbaarheid wil zeggen dat de informatie op het juiste moment beschikbaar is. Als de directeur van een onderneming wil weten welke klanten de rekeningen nog moeten betalen, moet hij dat direct uit zijn boekhoudsysteem kunnen halen. Maar het mag dan weer niet zo zijn dat die informatie zou openbaar toegankelijk is dat de concurrent (of een hacker) er ook bij kan.
Toegang tot de informatie in drie stappen.
Als student van Noorderpoort heb je al lang ontdekt dat je pas kunt inloggen op het wifi-netwerk, in de ELO en je noorderpoortmail nadat je een paar keer je inloggegevens hebt moeten invullen. En dat je in de ELO wel de bestanden van de docent kunt lezen (en downloaden), maar dat je ze niet kunt veranderen of verwijderen. En als het goed is weet je ook dat jij wel de berichten op jouw noorderpoort-studentmail kunt lezen, maar dat een medestudent daar niet bij kan. En als je wel eens opdrachten inlevert in een inlevermap in de ELO, zie je elke keer dat de docent alle ingeleverde werkstukken kan zien en jij alleen je eigen werkstuk.
Dit proces bestaat eigenlijk uit drie stappen: identificatie, authenticitatie en autorisatie.
Identificatie komt van identificeren: je maakt bekend wie je bent. Als jij bij de grens van een land je paspoort laat zien, staat daar in wie je bent, met foto en al. Op een laptop of een internetsite heb je een inlogscherm, waar je een gebruikersnaam kunt invoeren.
Authenticatie komt van authentiek: je bent ook echt wie je zegt te zijn. Bij een paspoort is dat zeker, want dat is uitgebreid gecontroleerd op het gemeentehuis, toen je het paspoort aanvroeg. En de pasfoto maakt het voor de douane gemakkelijk om te kijken of je het ook echt bent. Bij het inloggen op een internetpagina kan het best zijn dat iemand ergens je gebruikersnaam heeft gevonden. Maar als diegene niet het wachtwoord weet is toegang toch onmogelijk.
Autorisatie. We weten nu dat je het echt zelf bent. Maar nu is het de vraag wat je eigenlijk mag. Een douanier kan aan je paspoort zien of je zijn land eigenlijk wel in mag. Soms is er nog wat extra's nodig: een visum. En zo kan het dat in onze Electronische Leer Omgeving ELO de docent wel alle werkstukken in de inlevermap ziet en jij alleen je eigen en zelfs niet dat van een medestudent. Een docent heeft gewoon meer rechten gekregen van de beheerder. En studenten krijgen leesrechten in de mapen of studiewijzers met leermateriaal en schrijfrechten in een inlevermap.
In bedrijven zie je iets soortgelijks. Een manager mag wel alle voortgangsgesprekken met medewerkers zien, maar een medewerker natuurlijk alleen maar zijn eigen.
Je koppelt rechten dus aan functies en de funties hang je weer aan personen.
Cyber Security
Bekijk het webinar van Modern Workplace van Microsoft om te leren over Cyber Security
Bij de meeste toepassingen moeten gebruikers inloggen met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dit noemen we single factor authentication. Er kunnen redenen zijn om nog een tweede controle uit te voeren voor de gebruiker toegang krijgt. Er zit dan een tweede stap in het inlogproces, bijvoorbeeld een code die per sms naar de gebruiker wordt gestuurd en die moet worden ingevuld tijdens het inloggen. Uiteraard vooral bedoeld om het hacken van gegevens tegen te gaan.
Lees eerst het heldere verhaal van Rory Scholman, destijds 25 jaar en student aan de Hogeschool van Rotterdam. Hij legt heel duidelijk uit wat two factor authentication is en op welke manieren dit mogelijk is.
Beantwoord daarna onderstaande vragen om te controleren of je alles goed hebt begrepen.
1. Welke drie soorten authenticatiemiddelen worden door Scholman onderscheiden?
2. Geef twee voorbeelden van "wat een gebruiker weet" als authenticatiemiddel.
3. Geef twee voorbeelden van "wat een gebruiker heeft" als authenticatiemiddel.
4. Er zijn systemen die bij de reset van wachtwoorden vragen om een oud wachtwoord en waarbij de gebruiker vervolgens nog het antwoord op een geheime vraag moet geven.
Is deze procedure een voorbeeld van two factor authenticatie of niet? Leg uit waarom wel of niet.
5. Geef een voorbeeld van een inlogprocedure waarbij sprake is van two factor authenticatie.
6. Geef drie redenen om géén gebruik te maken van two factor authenticatie.
7. Waarom is het bij een gedeeld account (bijvoorbeeld een twitter account van een bedrijf) geen goed idee om two factor authenticatie toe te passen?
8. Hoe maakt Facebook gebruik van two factor authenticatie? Maak je hier zelf wel eens gebruik van?
9. Als jij inlogt voor internetbankieren, doe je dat via single factor authenticatie of via two factor authenticatie?
10. Wat is jouw mening over de veiligheid van de inlogprocedure bij jou op school. Motiveer uitgebreid je antwoord met behulp van je nieuw verworven kennis in dit gehele hoofdstuk.
Lever je antwoorden op de vragen in in de inlevermap.
Authenticatie om in te loggen
Praktijkopdrachten
1 Je hebt vast een Facebook account. Breng voor dit account in beeld hoe je informatie daar zichtbaar kunt maken voor verschillende groepen met verschillende rechten. Met andere woorden: wie mag welke informatie zien op jouw Facebookpagina.
a) Maak een overzichtslijst met groepen en rechten van mensen die dingen op jouw tijdlijn mogen zien. Dus wat jij standaard hebt ingesteld.
b) Maak een lijst van apps die aan jouw account zijn gekoppeld en breng in kaart welke informatie die apps van jou ontvangen via Facebook. Als je hier mee klaar bent, kun je misschien gelijk de zaak eens wat opschonen.
Wachtwoorden
Beveiliging en wachtwoorden
Elk wachtwoord is te kraken. Alleen, bij het ene wachtwoord duurt het wat langer dan bij andere.
Als je verantwoordelijk bent voor een bedrijfssysteem, dan is het zaak dat jij zorgt dat de gebruikers van het bedrijfssysteem veilige en niet te kraken wachtwoorden gebruiken.
1. Test eerst eens je eigen wachtwoorden en kijk hoe snel ze te kraken zijn, via How Secure is your password.
2. Er zijn ook nog andere websites waar je de sterkte van je wachtwoorden kunt testen. Grappig genoeg geven ze allemaal een andere uitkomst.
2. Stel voor de gebruikers van het bedrijfssysteem een voorschrift op voor het bedenken van een veilig wachtwoord. Je weet al dat een goed wachtwoord niet alleen veilig is, maar ook goed te onthouden moet zijn (anders gaan ze het ergens opschrijven en dat is het meest onveilige wat je maar kunt bedenken. Op bovenstaande websites staan voldoende tips voor het maken van veilige wachtwoorden.
Lever het volgende in:
1. De tijd die een computer volgens bovenstaande 4 websites nodig heeft om jou wachtwoorden te kraken. Doe dit in de vorm van een tabel in Word. In de linker kolom zet je wachtwoord 1, wachtwoord 2 enzovoort, in de 3 kolommen daarnaast de testwebsites en in de tabel dan de tijd per wachtwoord die ze nodig zeggen te hebben om je wachtwoord te kraken.
2. Het voorschrift voor het maken van een veilig wachtwoord.
Wachtwoorden, ik heb er zo veel!!
Zoek indien nodig op internet de informatie die je nodig hebt om onderstaande vragen te beantwoorden
1. Maak een overzicht van de 10 meest gebruikte wachtwoorden.
2. Hoeveel procent van de mensen gebruikt voor alles het zelfde wachtwoord?
3. Hoeveel wachtwoorden heb jij?
4. Hoeveel tekens heeft jouw wachtwoord en hoe is het opgebouwd?
Wachtwoordmanager en wachtwoordgenerator
a. Wat is een wachtwoordmanager?
b. Wat is een wachtwoordgenerator?
c. Zoek op internet 3 verschillende wachtwoordmanagers
d. Leg in eigen woorden uit hoe deze wachtwoordmanagers werken.
e. Wat gebeurt er als je het wachtwoord van je wachtwoordmanager vergeten bent?
f. Wat is het nadeel van een wachtwoordgenerator?
Voorschriften maken voor wachtwoorden
Maak een overzicht van do’s en dont’s voor wachtwoorden. Aangezien een foto meer zegt dan duizend woorden zoek je bij alle don’ts in ieder geval een passende afbeelding om duidelijk te maken wat je bedoelt.
Maak eventueel gebruik van een foto-bewerkingsprogramma om foto's te bewerken, van tekst te voorzien of te combineren, om duidelijk te maken wat je bedoelt.
Lever je overzicht in, vergezeld van de foto's natuurlijk, in de vorm van een pdf.
De inlevermap heet 12345
Wachtwoordresetportal
De volgende stap die je kunt zetten is dat medewerkers elk half jaar hun wachtwoord moeten veranderen.
Hiervoor wordt een wachtwoord-resetprogramma in gebruik genomen.
Gebruikers identificeren zich met hun bedrijfs-emailadres. Om hun wachtwoord te kunnen wijzigen moeten ze, om te bewijzen dat ze echt zijn wie ze zeggen te zijn, 3 vragen beantwoorden.
De eerste stap is dat iedereen zich aanmeldt bij de wachtwoord-reset portal om eenmalig de deze gegevens in het systeem vast te leggen.
Opdracht:
Bedenk 3 algemene authenticatievragen waarvan je (vrij) zeker bent dat de gebruiker de antwoorden na een (half) jaar ook nog weet. Het moeten dus vrij onveranderlijke antwoorden zijn.
Bijvoorbeeld (deze mag je dus niet gebruiken, want die hebben we al voorgezegd):
Wat is de meisjesnaam (achternaam) van je moeder?
En bijvoorbeeld niet een vraag als: hoe heet je huidige vriend(in). Want dat kan veranderen in een half jaar tijd.
De antwoorden moeten bovendien minimaal 8 karakters lang zijn. Speciale tekens en dergelijke zijn hier niet vereist.
Dus het antwoord pizza op de vraag: “ wat is je lievelingseten” kan niet worden gebruikt.
Maar pizzamargherita kan weer wel -).
Verwerkingsvorm
Presenteer je drie vragen in de klas op het digitale schoolbord en bespreek ze met de klas
De factor MENS
Je kunt toegang tot systemen technisch nog zo goed regelen, er blijft altijd nog de factor MENS. Slordigheden in het gebruik, nalatigheden, het niet volgen van de regels kan ernstige gevolgen hebben.
Veel voorkomende ' slordigheden' zijn bijvoorbeeeld:
het niet waarschuwen bij het verlies van een usb-stick
het niet regelmatig veranderen van wachtwoorden
hergebruik van wachtwoorden en gebruikersnamen
de computer niet in slaapstand zetten als deze niet wordt gebruikt
het op reis onbeschermd meenemen van gevoelige bedrijfsgegevens
het niet shredden van vertrouwelijke papieren documenten
Opdracht
Bedenk op basis van deze slordigheden minimaal 4 gedragscodes voor de medewerkers over veilig omgaan met informatie. Deze gedragscodes moeten heel specifiek worden geformuleerd en moet leiden tot “ bewust gedrag”. Je moet ze dus in de gebiedende wijs zetten. Bovendien bedenk je bij elke maatregel een afbeelding
Maak zo nodig met behulp van een fotobewerkingsprogramma samengestelde afbeeldingen om duidelijk te maken wat je bedoelt
Voorbeeld: Bij het verlaten van je werkplek zet je altijd je laptop op ‘slot’ met de toetscombinatie
Windows L (windowsknop + L)
Lever je voorschriften in als foto's.
Opdracht
Bedenk op basis van deze slordigheden minimaal 4 gedragscodes voor de medewerkers over veilig omgaan met informatie. Deze gedragscodes moeten heel specifiek worden geformuleerd en moet leiden tot “ bewust gedrag”. Je moet ze dus in de gebiedende wijs zetten. Bovendien bedenk je bij elke maatregel een afbeelding
Maak zo nodig met behulp van een fotobewerkingsprogramma samengestelde afbeeldingen om duidelijk te maken wat je bedoelt
Voorbeeld: Bij het verlaten van je werkplek zet je altijd je laptop op ‘slot’ met de toetscombinatie
Windows L (windowsknop + L)
Lever je voorschriften in als foto's.
Backup
De meeste bedrijven en organisaties hebben alle bestanden van het bedrijfssysteem op een eigen server staan. Vroeger vertrouwde iedereen er gewoon op dat daar niets mee kon gebeuren. Maar tegenwoordig weten we wel beter en zorgen we ervoor dat het risico van verlies van data (vakterm voor gegevens) zo klein mogelijk wordt gemaakt. Van de data wordt een backup wordt gemaakt.
1. Wat is een backup?
Om je op weg te helpen het volgende: Een backup is simpel gezegd: 'een kopie van je bestaande data die je ergens anders bewaart’.
2. We beginnen in het klein. Het maken van een backup van je persoonlijke bestanden van je eigen computer of laptop is uitermate eenvoudig. Er zijn twee goede manieren om dat snel en eenvoudig te regelen.
Vraag: welke twee manieren zijn dat?
3. We maken het wat groter. Je werkt samen in een (project) groepje aan een grote opdracht voor school. Vraag: hoe kun je nu er voor zorgen dat de bestanden van je projectgroep goed worden bewaard en toch zo dat iedereen er op elk moment bij kan?
4. Bij het maken van een backup van een bedrijfsnetwerk komt al meer kijken. Vaak heb je hier een systeembeheerder die verantwoordelijk is voor het veilig bewaren van de gegevens. Dat scheelt natuurlijk, want dan is het maken van backups georganiseerd. Vraag 1: waarom is het maken van een backup van een bedrijfsssyteem ingewikkelder dan bij een persoonlijke backup? Vraag 2 Hoe vaak moet je een backup maken? Is er een vuistregel voor?
Vraag 3 Is er een vuistregel voor het opslaan van gegevens bij een backup. Op 1 plek, op meer plekken. Zoek dit op internet.
5.Soorten backups: Zoek uit wat de volgende soorten backup betekenen:
Client backup
Differentiële backup
Incremental backup
Full backup
Weetje?
Je kunt backups maken van het hele systeem. Dan maak je als het ware een foto van alles wat op de server of een laptop staat. Niet alleen van de bestanden, maar ook van de programma’s die er op draaien en de gebruikersinstellingen. Vaak wordt er maandelijks een foto van het hele systeem gemaakt. Daarnaast kun je een foto maken van de wijzigingen sinds de laatste foto. Dit kost minder tijd want je fotografeert alleen de veranderingen sinds de vorige keer en dit kan dus ook veel vaker gebeuren.
De snelheid waarmee een backup kan worden gemaakt hangt van heel veel factoren af:
hoeveel data moet worden gebackuped?
wat is de schrijfsnelheid van het backupsysteem
welk type backup je doet, full, incremental, differential?
Datacenter
Gegevens van bedrijven worden bewaard in data center. Kijk eerst naar alle drie video’s om meer te weten te komen over datacenter.
KPN Datacenter
Google datacenter
Microsoft Datacenter
Vragen datacenter
Zo, je hebt nu een idee gekregen van datacenter. Tijd om een paar vragen te beantwoorden. Je kunt veel van de antwoorden vinden in de video’s die je net hebt bekeken. Bekijk ze desnoods nog een keer. Zoek de rest van de informatie op op internet.
Wat is een datacenter?
Welke eisen worden gesteld aan een datacenter?
Wat betekent het begrip “ uptime”?
Hoeveel datacenters zijn er in Nederland?
Wat is een nadeel van datacenters? En hoe kun je dat nadeel omzetten in een voordeel?
Maak een kaart met behulp van google maps met een overzicht van de datacenters in jouw provincie.
Opdracht: datacenter of cloudopslag?
Het blijkt dus dat er twee oplossingen mogelijk zijn.
Backup op tweede en externe server die in een datacenter staat.
De gegevens worden in deze variant via een dikke kabel periodiek overgepompt naar de tweede server. Hoe vaak, dat bepaal je zelf.
Er zijn in deze oplossing nog twee varianten:
a) De tweede server werkt als een soort noodgenerator. Als de eerste uitvalt springt de tweede direct aan en het bedrijf merkt er eigenlijk niks van dat de eerste is uitgevallen.
b) Het is ook mogelijk dat alle twee servers tegelijk draaien en dat het ook niet uitmaakt waar iemand aan het werk is. Je kunt dit vergelijken met synchroonzwemmen. Alles gebeurt op beide plaatsen op hetzelfde moment.
Een cloudomgeving kopen, bijvoorbeeld Office 365 van Microsoft.
Microsoft maakt helemaal geen backups meer. Toch garanderen ze dat de bedrijfsprocessen 100% altijd doorgang kunnen vinden. Hoe? Ze slaan de gegevens synchroon op in de cloud, maar niet op 1 plek, maar op wel 300 plekken. Er zijn als het ware 300 synchroonzwemmers tegelijkertijd in de cloud aan het zwemmen. De filosofie er achter is dat er altijd wel 1 van die 300 blijft drijven.
Opdracht:
Maak een overzicht van de voor- en nadelen van beide oplossingen en maak een overzicht van de kosten (inclusief beheer) van beide oplossingen.
De voor- en nadelen van beide oplossingen doe je door middel van een SWOT analyse.
De kosten zoek je op internet of door aanbieders van deze oplossingen te interviewen.
Je maakt je rapport eerst in word, compleet met (automatische gemaakte) inhoudsopgave en bladwijzers, zodat je vanuit de inhoudsopgave direct naar het relevante hoofdstuk kunt springen. Daarna maak je van dit word-document een pdf.
Veel bedrijven en organisaties willen af van hun papieren archief. Het papieren archief heeft hun ogen drie grote nadelen.
Welke 3 nadelen zijn dat volgens jou?
Je krijgt te maken met een bedrijf met een papieren archief met de volgende soorten documenten
Notulen van personeelsvergaderingen van 10 jaar gelden tot nu
Beoordelingsgesprekken van werknemers van 25 jaar geleden tot nu
Facturen voor klanten van 25 jaar geleden tot nu
Ontwerpgegevens van de computerchips van 25 jaar geleden tot nu
Personeelsdossiers vanaf 25 jaar geleden tot nu, inclusief dossiers van niet meer in dienst zijnde werknemers
Financiële gegevens vanaf 25 jaar geleden tot nu
Reiskostendeclaraties van 5 jaar geleden tot nu
De directie van dit bedrijf geeft jou de volgende opdrachten:
1. Maak een selectie van welke archiefstukken moeten worden bewaard en welke moeten worden vernietigd. Dit doe je op basis van hoofdcategorieën die je hierboven ziet.
2. Bepaal wat het beste/veiligste bestandsformaat is om de papieren archiefstukken naar om te zetten. Hou hierbij rekening met eventuele wettelijke en fiscale vereisten rond substitutie en met het feit dat na afloop de bestanden (digitaal) nog wel leesbaar moeten zijn.
Weetje 1
In vaktermen: bestanden mogen niet “ breekbaar” zijn, dat wil zeggen dat ze niet meer wijzigbaar moeten zijn. Je moet dus bestandsformaten gebruiken die hier aan voldoen.
Weetje 2
Bestandsformaten zijn bijvoorbeeld worddoc, ppt, excel, access, jpg, png, mp3, mp4. Er zijn er nog veel meer.
3. Bedenk op welke wijze je de papieren bestanden gaat digitaliseren.
4. Bedenk welke bestanden je via encryptie gaat opslaan of welke bestanden een kopieerbeveiliging en/of een logbeveiliging moeten krijgen. Bedenk ook welke soorten bestanden je een kopieerbeveiliging kunt geven en hoe dat werkt.
Weetje: een logbeveiliging betekent dat je kunt zien wanneer het bestand is opgeslagen en door wie. Ook eventuele wijzigingen kun je zo zien en ook weer wanneer en door wie. Op deze manier kun je vaststellen of het wel of niet nog om het originele document gaat en of de bewerker wel de autorisatie heeft om dat te doen.
5. Bedenk ook hoe je de digitale bestanden gaat meta-dateren, om ze snel en eenvoudig terug te kunnen vinden.
6. Voor gegevens bestaat niet alleen een bewaarplicht, er zijn ook gegevens die na een bepaalde tijd juist vernietigd moeten worden. Iedereen heeft het recht vergeten te worden.
Maak een overzicht van soorten bestanden waarvoor een (wettelijke) vernietigingsplicht bestaat en welke bewaartermijn daar voor geldt.
7. Bedenk tenslotte hoe je papieren bestanden zodanig kunt vernietigen dat er geen enkel veiligheidsrisico bestaat. Zoek ook uit wat dit kost. Of kunnen ze gewoon in de bak met oud papier?
Cloud computing
Leerdoelen
Beheer van informatie: beveiliging van informatie en beheer van toegang tot informatie.
Heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
Kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
Cloudcomputing Onderstaande uitleg van Cloudcomputing is deels ontleend aan het "Kennisnet Trendrapport 2016-2017, Technologiekompas voor het onderwijs", geschreven door Michael van de Wetering
Tot nu toe zijn de meeste gebruikers van digitale toepassing gewend om zelf hun omgeving te beheren. Je hebt thuis een wifi-netwerk, een of meer computers en of laptops, tablets en telefoons. Hetzelfde geldt voor bedrijven. Op kantoor is een bedrijfs-wifinetwerk en de werknemers hebben computers of laptops. Thuis moet je zelf het beheer doen (of door een "technische oom of neef"), in een bedrijf heb je daar een systeembeheerder of soms zelfs een hele ICT-afdeling.
Als bedrijf heb je in de ICT infrastructuur eigenlijk altijd de zaken zo geregeld dat je organiseert op piekbelasting. Het is immers ongewenst dat je systemen uitvallen bij piekbelasting. Maar eigenlijk heb je een groot deel van de tijd te maken met overcapaciteit. Immers, er zijn misschien maar een paar momenten per dag met piekbelasting waarbij je de volledige capaciteit van je netwerk nodig hebt. Op alle andere momenten heb je te veel capaciteit. Maar daar betaal je wel voor!
Een voorbeeld is bijvoorbeeld de capaciteit van het wifi-netwerk op een school. Dat heeft 24 uur per dag dezelfde capaciteit. Maar die heb je maar een paar momenten per dag echt nodig. Om te beginnen heb je het 's nachts helemaal niet nodig. En verder zijn er maar een paar piekmomenten per dag. Bijvoorbeeld tijdens de pauze-uren.
Onderstaande drie oplossingen dragen dan ook sterk bij aan zogenaamde "schaalbaarheid". Je betaalt voor wat je gebruikt.
Op dit moment is de wereld van de ICt-infrastructuur dus sterk aan het veranderen. Steeds meer diensten gaan via internet en steeds meer bestanden en programma's staan helemaal niet meer op een harde schijf, maar worden in de cloud opgeslagen. Dit betekent dat de eindgebruikers steeds minder zorg heeft voor (en van) het beheer van alle technische middelen. Je hoeft niet meer zelf voor de beveiliging, backups, installatie van updates en reparaties te zorgen, want die kun je uitbesteden. Alleen, dit is uiteraard niet gratis, want gratis bestaat niet. In bovenstaande afbeelding zie je een toenemende mate van uitbesteding van diensten. Als bedrijf of organisatie beheer je steeds minder zelf en koop je de diensten in toenemende mate in.
Je komt wel voor hele nieuwe keuzes te staan. Wat laat je over aan de leverancier, wat wil je zelf blijven doen om er controle over te houden.
We beginnen met het uitleggen van een drietal begrippen die centraal staan bij Cloudcomputing.
SAAS = Software as a service
Saas is direct bruikbare online aangeboden software die via elke internetbrowser toegankelijk is. Een goed voorbeeld is internetbankieren. De service wordt beschikbaar gesteld door je bank, je kunt de toepassing benaderen om het even of je Internet Explorer, Edge, Chrome of Firefox gebruikt en het kan zowel op een computer, een tablet of een telefoon (die laatste twee dan via een app). Een ander voorbeeld is je e-mail via je provider. Je ziet aan deze voorbeelden ook direct dat je als gebruiker geen enkele invloed hebt op de manier waarop de toepassing werkt en hoe het er uit ziet. Kijk maar eens naar de verschillen in look and feel tussen windows live mail en gmail. Of - als je meerdere banken hebt - de manieren van inloggen en de eisen die gesteld worden aan het wachtwoord die per bank sterk verschillen. De servers waar deze toepassingen op draaien worden door de aanbieders zelf beheerd.
Wat betekent dit nu voor een bedrijf of organisatie? Bij SaaS wordt het beheer van de applicaties extern ondergebracht en worden applicaties als webapplicatie afgenomen.
Door middel van SaaS kan een applicatie door een eindgebruiker via het web worden gebruikt. De meeste SaaS oplossingen kunnen direct door eindgebruikers via een browser worden gebruikt zonder dat er een download of installatie nodig is. Dit heeft als voordeel dat er geen werkstation ingericht hoeft te worden om met de applicatie te kunnen werken. Voor bedrijven heeft SaaS als voordeel dat het beheer van de applicatie, opslag, netwerk, gedaan worden door de leverancier.
PAAS = Platform as a service
PAAS is direct te gebruiken, op internet aangesloten, beveiligde en beheerde servers met besturingssystemen waarop toepassingen (het meer gebruikelijke woord voor toepassing in deze wereld is applicatie). Het biedt maatwerk in de software, de rest is geregeld. Je kunt het vergelijken met een huurauto: je hoeft alleen maar zelf te rijden en benzine te tanken. Je hebt geen zorg over de verzekering, afschrijving en onderhoud.
In het geval van PaaS wordt naast de applicatie ook het operating systeem en de database verplaatst naar de cloud. PaaS is de meest complexe variant. Het biedt een cloud platform aan de gebruiker. Ontwikkelaars krijgen middels PaaS een basis, een framework, om een maatwerk applicatie op te ontwikkelen. Door het gebruik van PaaS kan snel en makkelijk een ontwikkel-, test- of deployment-omgeving worden opgezet zonder aanschaf van hardware of inrichting van software.
Een verschil met SaaS is meer beheersbaarheid en onderhoud van de data en de applicatie. De onderliggende lagen als storage, servers, networking en housing blijven in beheer van de cloud leverancier. Als gebruiker hoef je je geen zorgen te maken over platform upgrades, windows updates of downtime van de applicatie bij onderh
Een voorbeeld van een Saas-oplossing is Office 365 van Microsoft. Het hele systeem wordt aangeboden, beheerd, ingericht en onderhouden door Microsoft. De gebruiker kan online documenten maken, opslaan en delen, heeft een mailsysteem en kan in groepen samenwerken.
IAAS = Infrastructure as a service
Infratrusture as a Service systemen als Rackspace, Amazon EC2 en Microsoft Azure maken het mogelijk investeringen in eigen hardware te minimaliseren. De initiele investering en de onderhoudskosten van de hardware op locatie komen te vervallen. Gebruik van een cloud infrastructuur dient zowel de schaalbaarheid als de kostprijs. IaaS diensten geven schaalbaarheid op drie assen: compute, storage en geheugen. Tot op heden worden deze cloud diensten vooral gebruikt voor omgevingen die niet veeleissend of bedrijfskritisch zijn en voor de opslagcapaciteit voor grote hoeveelheden data.
De cloud infrastructuur, bekend als ‘Infrastructuur as a Service’, biedt een virtuele hosting omgeving met controle over storage, networking, loadbalancing, operating system, etc. aan. Bij IaaS wordt de infrastructuur en alle netwerkelementen buiten de deur geplaatst maar behoudt de eindgebruiker het beheer op het operating system en databases. IaaS biedt een alternatief voor het zelf inkopen van hardware en huizen van een server.
In de tabel hierboven staan de voor- en nadelen van cloudcomputing al mooi in een schema. Maar er valt nog wel meer over te zeggen. We gaan verder met onderzoeken wat de voor- en nadelen zijn van het zogenaamde cloudcomputing. Bedenk verder dat situaties tussen organisaties en bedrijven sterk kunnen verschillen.
Lees daarvoor onderstaande 2 blogs over dit onderwerp:
1. Maak een samenvatting van de 8 voordelen van cloud computing en van de 11 nadelen van cloud computing, zoals deze in de blogs worden besproken. Zet ze in een schema zoals hierboven.
2. Stel, je bent directeur van het garagebedrijf uit de opdracht Casus Informatiebeheer. Wat is jouw advies voor dit bedrijf als het gaat om de keuze voor een Saas, Paas of Iaas oplossing. Motiveer uitvoerig je advies. Hoe beter je advies is onderbouwd met argumenten, hoe hoger de score op deze opdracht. Schrijf je oplossing in de vorm van een adviesrapport en lever dit in in de inlevermap Cloudcomputing.
Archivering
Leerdoelen
Beheer van informatie: beveiliging van informatie en beheer van toegang tot informatie.
Heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
Kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen
SBU 10 uur (als ook de opdracht Groninger Archieven wordt uitgevoerd)
Een klassiek archief Bron: Wikimedia
Inleiding
Archiveren. Het opslaan en bewaren en vindbaar maken van informatie die in documenten is vastgelegd. Voor de ene persoon is archiveren het op een grote stapel gooien van papieren, zonder enige ordening. De documenten wordt dan wel bewaard, maar of er ooit nog iets op een snelle manier kan worden terug gevonden is de vraag. Een ander gebruikt een prachtige systematische mappenstructuur. Voor de persoon zelf is nog wel duidelijk waar wat te vinden is, maar voor anderen lang niet altijd. En dat is wel een eis die moet worden gesteld aan archivering: niet alleen netjes opslaan en bewaren van informatie, maar ook weer terug te vinden.
Een bibliotheek is een mooi voorbeeld van archivering. De boeken staan meestal alfabetisch in de boekenkasten, op achternaam van de schrijver. Een simpel en zeer doeltreffend systeem. Zoek je een boek van de schrijver Nabokov, dan loop je direct naar de kast met N er op. Grote kans dat je heel snel het betreffende boek vindt. De simpele regels van het alfabetiseren zorgen er voor dat boeken in een bibliotheek voor iedereen snel zijn te vinden. Terugvindbaarheid is dus een eis bij het archiveren.
Voor papieren documenten en dus ook boeken zijn nog wel wat andere zaken van belang. Als je papier bewaart in een vochtige en warme omgeving zul je zien dat de houdbaarheid niet erg groot is. Vocht en insecten zijn voor boeken dodelijk. Met andere woorden: er worden ook eisen gesteld aan de bewaaromstandigheden.
Bij archivering kunnen ook wettelijke eisen van kracht zijn. De archiefwet van 1995 bepaalt dat "archiefbestanden" van de overheid (de wettelijke term)" onafhankelijk van de vorm (papier, digitaal) op een geordende en toegankelijke manier moeten worden bewaard gedurende de wettelijke termijn die daarvoor is bepaald. Met andere woorden: als in de wet staat dat bepaalde informatie gedurende een bepaalde tijd moet worden bewaard, dan moet er ook voor worden gezorgd dat die informatie op enig moment gedurende die periode weer goed kan worden terug gevonden.
Bij bedrijven is archivering ook van belang. Niet alleen vanwege de wettelijke eisen, maar ook omdat informatie uit het verleden in de toekomst best weer belangrijk kan zijn. En er zijn natuurlijk bedrijven die van archiveren hun werk hebben gemaakt. Wat dacht van ons eigen Groninger Audio Visueel Archief. En de Groninger Archieven. Organisaties waar archiveren de kernactiviteit is.
Verschillen tussen papieren en digitale archieven
1. Voor papieren informatie heb je iets nodig als een kast. Je kunt informatie op papier direct lezen. Voor digitale informatie heb je een apparaat nodig om het te kunnen lezen, een telefoon, tablet of laptop.
2. De doorzoekbaarheid van papieren informatie is een stuk tijdrovender dan digitale informatie. Als je een groot pdf-bestand wilt doorzoeken op een bepaalde term is de toetscombinatie Ctrl F al voldoende om snel het hele document te kunnen doorzoeken op dat steekwoord. Daarnaast hebben steeds meer systemen zoekmachines beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan Delve, dat binnen Office 365 pijlsnel bestanden ophaalt. Delve kijkt niet alleen naar titel en auteur, maar ook of het zoekwoord in een tekst voorkomt.
3. Betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie is ook een verschil. Als informatie op papier is veranderd kan dat alleen door iets door te strepen en te veranderen. Dat valt natuurlijk direct op. Bij digitale informatie is dat een stuk lastiger. Je kunt vaak nog wel zien wannéér een bepaald document is gewijzigd, maar lang niet altijd door wie dat is gedaan. Dus hoe weet je nu of de digitale informatie wel klopt?
4. Veiligheid van de informatie. Een dikke map met papieren informatie kun je in een kast opbergen, de kast op slot doen en de sleutel bij de bewaker van het archief achterlaten. Niemand kan er meer bij - of je moet de kast met geweld openbreken. Een digitaal archief is al lastiger te bewaken. Afgezien van hackers (die vaak geen sporen achterlaten) moet je zorgen voor veiligheidsmaatregelen als inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord en het uitdelen van rechten op de informatie (lezen, schrijven, verwijderen). Dat moet je als beheerder dus allemaal regelen.
Opdracht: Verkenning informatie archivering
1. Bedenk drie organisaties waar volgens jullie informatie wordt opgeslagen.
2. Probeer voor elk van deze drie organisaties de antwoorden te vinden op de 6 vragen die in het begin zijn gesteld.
3. Inventariseer op welke vragen je geen antwoord weet.
4. Zoek contact met de organisatie waarvan je de minste antwoorden weet op de vragen. Probeer een afspaak te maken voor een interview.
5. Verwerk de antwoorden die je had en die uit het interview tot een verslag in word of pdf en voorzie dit van relevante foto's.
Tips voor het benaderen van wildvreemde organisaties.
Om antwoorden te krijgen op je vragen en de opdracht tot een goed einde te brengen is het belangrijk om de mensen die je benadert mee te krijgen. Bedenk dat iedereen het tegenwoordig druk heeft en dat JIJ degene bent die belang heeft bij een interview.
1. Zoek op internet de contactgegevens op van de organisatie waar je een interview wilt afnemen.
2. Schrijf een nette email met een correcte aanhef ("Geachte heer of Geachte mevrouw doen het altijd goed) waarin je uitlegt waarom je deze persoon/organisatie benadert. Je kunt rustig vertellen dat je bezig bent met het keuzedeel digitale vaardigheden en dat beheer van informatie (in een archief) daar een onderdeel van is. Gebruik ook je zakelijke noorderpoortmailadres en niet je privé-mailadres.
3. In de mail leg je dus uit wat je doet en wat je wilt, namelijk een interview. Je kunt eventueel de vragen alvast mee sturen, maar dat hoeft niet.
4. Als de persoon in kwestie toestemt en een voorstel doet voor datum en tijd (de plaats is natuurlijk de plek waar hun gebouw staat) doe je niet moeilijk en accepteert het voorstel. Je kunt eventueel aangeven op welke tijdstippen je absoluut verplicht op school moet zijn.
5. Als je naar het interview gaat draag je nette kleding, tijdens het interview is je telefoon uit of helemaal op zacht.
6. Na afloop bedank je uiteraard hartelijk voor het interview.
Groninger Archieven
Hier in Groningen hebben we een organisatie die zoals de naam al aangeeft informatie bewaart: de Groninger Archieven.
1. Bezoek de website via de link hierboven om je te oriëren op het doel en de werkwijze van de Groninger Archieven.
2. Maak met je een groepje een afspraak voor een interview om antwoord te kijgen op de 6 vragen die gelden voor de opslag van informatie. De 6 vragen staan nog een keer hieronder vermeld.
3. Maak een verslag van je zoektocht via internet en van je interview.
Welke informatie wordt opgeslagen en wat is het voor soort informatie.
Waar en hoe wordt de informatie opgeslagen en bewaard.
Op welke manier is de informatie ingedeeld?
Hoe is geregeld dat de informatie snel weer terug te vinden is.
Wie heeft toegang hebben tot welke informatie. Mag iedereen alles zien of wordt de informatie toegankelijk op basis van vooraf bepaalde en toegekende rechten. Hoe organiseer ik de rechtenstructuur. Wie heeft welke rechten (lezen, bijdragen/schrijven, bewerken/verwijderen (van eigen en andermans documenten), beheer.
Wat is de bewaartermijn van de informatie. Is er een wettelijke bewaartermijn?
Het arrangement Digitale Vaardigheden Gevorderd Kerntaak 3 is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Disclaimer: We hebben zo goed mogelijk geprobeerd om alle bronnen die we gebruiken te noemen. In het hoofdarrangement is daartoe een aparte sectie opgenomen waarin alle bronnen worden opgesomd.
Dit onderwijsarrangement is uitsluitend bedoeld voor gebruik in het onderwijs aan MBO-scholen in Nederland en uitsluitend toegankelijk via de dienst Wikiwijs van Kennisnet.
Mocht u als rechthebbende van een bron bezwaar hebben tegen het gebruik van uw materiaal dan verzoeken wij u dit te melden bij de auteurs.
Aanvullende informatie over dit lesmateriaal
Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:
werkplaats werken 10 monteurs fulltime. Van iedere reparatie wordt een schriftelijk reparatierapport opgesteld per verrichte werkzaamheid en de kosten daarvan. Er wordt verschil gemaakt tussen kosten per werkuur en kosten van onderdelen. 
Whitepaper Risicomanagement projecten, door Petro Kesseler
Waarom Office 365 Slimmer werken
