Brief en e-mail
Onder dit tabblad vind je de theorie over de brief en de e-mail.
Hieronder vind je extra oefeningen die je kunt gebruiken om beter te worden in brief en e-mail:
Oefening verwerken inkomende e-mails
Oefening opstellen e-mail
Relatiebeheer
Administratieve taken
Administratie is het onderwerp van B1-K1-W4, oftewel werkproces 4 van kerntaak 1 van Management. Bij dit onderwerp houd je je bezig met verlofaanvragen, verwerk je ziek- en herstelmeldingen en rapporteer je het verzuim van collega's in de Efteling.
Oefening verwerken personeelsgegevens
Oefening verlofaanvraag en intranetbericht
Oefening personeelsbestand aanvullen, wijzigen en rapportages maken
Oefening verlofregistratie
Organiseren bijeenkomsten
Algemene informatie
Het organiseren van bijeenkomsten is een onderdeel van het examenvak Management, kerntaak twee. Deze examentaak is werkproces twee van kerntaak 2. Het werkproces heet daarom 'B1-K2-W2: organiseert bijeenkomsten'.
Het werkproces bestaat uit verschillende opdrachten, waaronder het opstellen van een draaiboek, het maken van een conceptuitnodiging met agenda en bijvoorbeeld budgetbewaking.
Hieronder vind je een aantal oefeningen om je algehele 'skills' voor dit examen te oefenen:
Extra oefening werkproces 2 organiseren bijeenkomsten
Draaiboek
Het draaiboek is een heel belangrijk onderdeel in het examen.
De belangrijkste tips luiden als volgt:
- Goed schrijven begint bij goed lezen. Lees altijd goed wat er punt voor punt in moet. Het opnemen van alle informatie uit de opdracht in je draaiboek is een belangrijk onderdeel in het nakijkmodel waar je veel punten op kunt winnen, maar ook op kunt verliezen.
- De beste bereiding is voorbereiding. Het eerste punt in je draaiboek is ALTIJD het op orde maken van de zaal door de assistent. Hierbij wordt alles voor het evenement klaar gezet.
- Kolommen zijn er niet om leeg te blijven. Vul altijd ergens iets in. Bij voorkeur zet je natuurlijk de juiste informatie in de juiste kolom.
- Werk altijd met het sjabloon. StichtingPraktijkleren verschaft voor de examenkandidaten altijd het sjabloon voor het gevraagde document bij het tabblad 'Documenten' onder de knop 'Sjablonen / formulieren'.
Extra oefening draaiboek 1
Extra oefening draaiboek 1 (nakijkmodel)
Locatie en faciliteiten regelen
Wil jij een mooi evenement organiseren? Dan moeten al je genodigden natuurlijk wel in de zaal passen. Ook is het van groot belang dat de juiste faciliteiten volgens de opdracht geregeld zijn.
- Kies een passende zaal. Als je honderd genodigden hebt, kun je geen zaal reserveren waar vijftig gasten in passen.
- Kies de juiste opties in Gemba. In het reserveringssysteem van Gemba kun je je reservering inboeken. Let erop dat je ook extra's, zoals de lunch, aanklikt. Bij 'Opmerkingen' geef je aan welke aanvullende wensen je hebt, zoals een glutenvrije lunch of bijvoorbeeld een flip-over tijdens een lezing.
- Communiceren kun je leren. Naar aanleiding van de keuzes die jij hebt gemaakt voor het organiseren van je bijeenkomst moet je je leidinggevende op de hoogte stellen. Je stelt hiervoor een e-mail op. Let ook hier weer op het juiste sjabloon. In de e-mail neem je het volgende mee:
a. Welke zaal heb je gereserveerd?
b. Op welke dag en datum?
c. Op welke tijd heb je de zaal gereserveerd? Hoe lang?
d. Welke extra's heb je aangevraagd?
e. Welke wensen er aanvullend nog zijn vanuit je leiding-
gevende en zijn de huidige faciliteiten naar wens?
Extra oefening locatie en faciliteiten
Extra oefening locatie en faciliteiten (nakijkmodel)
Conceptuitnodiging met agenda
Voordat je daadwerkelijk gasten kan gaan uitnodigen voor je bijeenkomst moet je een conceptuitnodiging opstellen. Dit is eigenlijk een uitnodiging waar nog feedback op gegeven kan worden door je leidinggevende, voordat de uitnodiging naar de genodigden verzonden kan worden. Vanzelfsprekend wil je dat de conceptuitnodiging zo goed mogelijk is, zodat je voor de officiële uitnodiging weinig hoeft aan te passen.
- Blijf bij de opdracht. Bij deze opdracht maak je een uitnodiging met een agenda. De agenda is de planning van de dag van de bijeenkomst. In je uitnodiging gebruik je een aanhef, een inleiding, een middenstuk, de agenda, een afsluiting en een slot.
- Een agenda is hier iets anders dan dat boekje waar je je afspraken op invult. De agenda is hier de planning van de dag: wat staat er op de planning en hoe laat gaat wat gebeuren of besproken worden? In één oogopslag kun je zien wat het plan is. In de agenda komen de volgende onderdelen terug: opening, rondvraag en afsluiting. TIP: Lees goed in de opdracht of er aangegeven staat of er voor bepaalde agendapunten maar een bepaalde tijd geldt.
Voorbeeld van een agenda:
9.00 uur Opening (Mirte)
9.05 uur Vaststellen vorige notulen (allen)
9.15 uur Bespreken diplomering (Gert-Jan)
9.30 uur Bespreken decoraties (Ilse)
9.40 uur Rondvraag (allen)
9.50 uur Afsluiting (Mirte)
Zie hieronder een zeer uitgebreide uitleg van het begrip 'agenda' en wat er allemaal bij hoort:
Extra oefening conceptuitnodiging met agenda
Extra oefening agenda opstellen
Extra oefening agenda opstellen (nakijkmodel)
Budgetbewaking
Om een bijeenkomst te organiseren is er geld nodig. Het geld dat beschikbaar is gesteld noem je het budget. Het is natuurlijk niet wenselijk dat je boven het budget uitkomt en daarom moet je goed van tevoren bereken hoe veel alles gaat kosten.
- Sjabloon en de juiste informatie op de goede plek. Het blijft een open deur, maar gebruik het juiste sjabloon van Stichting Praktijkleren en zet de juiste informatie op de goede plek. Zet bijvoorbeeld de datum en de bestemming links bovenaan in je document.
- Overhead-kosten zijn ook kosten. Alles waar je voor moet betalen, valt onder kosten. Dit gaat dus af van je totale budget.
- Reiskosten tellen voor twee. Als je reiskosten mee moet rekenen in je budget, let er dan op dat je deze kosten keer twee moet doen. Je reist namelijk niet alleen heen, maar ook terug. Je rekent dus voor een retour.
- Te veel budget is zeer zeldzaam. De kans is heel groot dat in het examenproject er een tekort is ten aanzien van het budget. Een overschot gebeurt nooit.
- Toon geen initiatief. Dit is het tegenovergestelde van een goed levenadvies - dit advies geldt alleen voor deze opdracht. Ga naar aanleiding van je tekort geen zaken schrappen uit de begroting, maar schrijf in de e-mail aan je leidinggevende welke aanbevelingen jij hebt om dit probleem op te lossen en waarom. De keuze blijft uiteindelijk aan je leidinggevende.
Extra oefening budgetbewaking
Deelnemers informeren
In het draaiboek heb je meegenomen dat je een korte presentatie geeft. Je gaat de deelnemers van de bijeenkomst informeren over een bepaald onderwerp. Dit onderwerp staat in je examenopdracht. Om je goed voor te bereiden, schrijf je volledige tekst uit van jouw presentatie.
- Vertel zoals je schrijft, niet schrijven zoals je vertelt. Je geeft deze presentatie voor zakenrelaties van het bedrijf waar je werkt. Het is daarom heel belangrijk om formele (zakelijke) taal te gebruiken. Je gebruikt GEEN spreektaal in deze tekst. Schrijf leesbaar: gebruik alinea's, hoofdletters en leestekens op de juiste momenten.
- De eerste indruk. In je presentaties begin je altijd met jezelf voor te stellen aan je publiek.
- Maak het je publiek gemakkelijk. Vertel in je presentatie, nadat je jezelf hebt voorgesteld, wat het programma van de dag is. Hoe beter je publiek weet wat ze te wachten staat, hoe duidelijker je verhaal wordt voor de luisteraar.
- Vermeld informatie die je zelf ook graag zou willen hebben als je te gast was. Vermeld in je informatie wat bijvoorbeeld de Wi-Fi code is, wanneer de pauze is, waar de uitrijkaarten voor de parkeerplaats te verkrijgen zijn, waar de vluchtroutes zijn en meer. Sla geen informatie, maar benoem ALLES uit de opdracht.
- Het is de toon die de muziek maakt. Eindig positief en actief. Bedank je publiek voor het luisteren en wens ze een fantastische dag toe bij de locatie.
Facturen en declaraties
Oefening declaraties afhandelen
Financieel / Kwantura
Corporate Information
Algemene informatie
Corporate Information een kerntaak en valt onder het profieldeel van de opleiding. Het profieldeel werkt aanvullend op de standaardwerkzaamheden van een management assistant. De kerntaak heet 'P2-K1' en onder deze kerntaak vallen drie werkprocessen:
- P2-K1-W1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie en / of pr-materiaal
- P2-K1-W2 Redigeert aangeleverde teksten
- P2-K1-W3 Geeft voorlichting over de organisatie aan derden
Onder deze werkprocessen vallen de volgende opdrachten tijdens de examinering:
Folder
Bij Corporate Information moet je PR-materiaal kunnen maken. Een belangrijk onderdeel hierbij is het maken van een folder.
Kies de juiste indeling voor een folder à let op voorkant, 2 binnenkanten, achterkant.
Stap 1à voorkant
Voorkant is titelblad. Onderwerp, en wie,wat,waar, wanneer
Stap 2à binnenkanten
Hoe en waarom (korte informatie wat is er te doen (korte voorbeelden), waarom, hoe wordt het geregeld (welke dag, hoelaat etc)
Stap 3à achterkant: informatie (prijs, kaartverkoop, contactinformatie sponsoren).
Let op full colour, huisstijl, beeldmateriaal, let op Pay Off (bijv Just do it, Nike)
Tutorial ICT-vaardig folder
Redigeren
Lesfilm grammatica 1
Lesfilm grammatica 2
Lesfilm werkwoordspelling
Redigeren is een verbeteren van een (concept)tekst op gebied van grammatica, spelling, leestekens, huisstijl en afstemming op doel en doelgroep. Deze vaardigheid komt in verschillende examenonderdelen voor van Management en Corporate.
Zie onderstaand de opdracht van mevrouw Maat.
Geachte student,
Redigeren komt bij 2 examen onderdelen nl. schriftelijke informatieverwerking wp1 en bij Corporate wp2 voor.
Ik biedt jullie een remedialprogramma aan hiervoor zodat je je cijfer kunt ophogen. Ik verlang wel van jouw een actieve leerhouding, dit genereer je door het huiswerk, die ik opgeef te maken. en actief in de lessen mee te doen. Ik waardeer het als je je kameraadje aan zet en reageer als ik iets aan je vraagt.
Het volgende programma heb ik voor je in petto:
Donderdag 23 februari as. van 10.00 tot 11.00 uur via Teams (uitnodiging volgt) Taakmodule Redigeren 1 Redigeren 1: Stichting Praktijkleren
|
|
Inloggen
Van, voor én door het onderwijs
www.stichtingpraktijkleren.nl
|
Donderdag 16 maart as. van 10.00 tot 11.00 uur via Teams (dito) Taakmodule Redigeren 2 Redigeren 2: Stichting Praktijkleren
|
|
Inloggen
Van, voor én door het onderwijs
www.stichtingpraktijkleren.nl
|
Natuurlijk weet ik dat je nu stage loop, maar toch hoop ik dat je ken regelen dat je deze lessen kan bijwonen.
Voor deze remediallessen stuur ik zsm een Teamsuitnodiging waar je van harte welkom ben. Of wil je niet. Dan ken je de lessen ook terugkijken want ik neem die op.
Natuurlijk zijn jouw in deze mail een heleboel fouten opgevallen zoals:
- Doel
- Doelgroep
- Spelling
- Grammatica
- Interpunctie en
- Huisstijl.
Opdracht 1
Beantwoordt deze mail naar mijn en redigeer de mail als volgt:
Arceer de fouten en zet de verbetering tussen haakjes erachter. Stuur daarna vervolgens de mail terug naar mijn. Aanstaande donderdag behandelen we de fouten uit deze mail enne het zijn er een heleboel.....
Advies: raadpleeg de Sway die ik jullie eerder stuurden. https://sway.office.com/KdGwYG3tNXcDDJrw?ref=Link
|
|
Redigeren
Redigeren is een vorm van tekst corrigeren waarbij er naast taalfouten ook rekening wordt gehouden met het doel, de doelgroep en het medium. Het doel hiervan is een tekst beter leesbaar te maken voor
sway.office.com
|
Hopenlijk tot donderdag 10 uur. Miss you aroud here....
Met vriendelijke groet,
Ingrid ter Horst
Expert docent/Teamexamenleider
M 0646863396
Albeda College Economie & Ondernemend gedrag
Weena 743 | 3013 AL Rotterdam
Oefening advertentie redigeren
Oefening redigeren
Persbericht
Ook ga je bij Corporate Information aan de slag met het maken van een persbericht.
Let op: is het persbericht een concept? Gebruik het juiste format. Een persbericht is oprolbaar. Eerste twee/ drie zinnen geef je antwoord op de 5x W en 1 xH vraag.
Het persbericht kent na het bericht
---------einde------------
Daaronder staat een ‘noot voor de redactie’. Dit is contactinformatie die niet is bedoeld ter publicatie.
Voorbeeld opmaak persbericht:
Oefening redigeren persbericht
Redigeren persbericht 2
Notuleren
Terug naar de basis
Heb je voor je gevoel echt nog heel veel moeite met notuleren en wil je stap voor stap opnieuw goed voorbereid worden op je examen? Maak dan de opdrachten via onderstaande link.
Arrangement opdrachten notuleren
Lay-out en opmaak
Bij het notuleren is de lay-out van de tekst een heel belangrijk onderdeel. Je gebruikt hierom bijvoorbeeld altijd het sjabloon van het bedrijf. Je tekst moet overzichtelijk zijn, zodat je lezer (collega's, teamgenoten, managers) goed weten wat er in de vergadering hoofdzakelijk gezegd is.
De opbouw van de tekst:
1. Titel (bijv. Notulen werkoverleg 5 maart 2023)
2. Het informatieblok met datum, tijd, locatie, aanwezigen en afwezigen
3. Optioneel: agenda
4. Agendapunten genummerd en met bondige uitwerking per agendapunt
Je hebt in notulen een aantal vaste agendapunten. Deze agendapunten worden opgenomen in de vergadering, ongeacht het bedrijf, het team of het moment van het jaar. Vaste agendapunten zijn:
- Opening (altijd het eerste agendapunt)
- Vaststellen van de agenda (wordt soms samen met de opening gedaan en kan als één agendapunt behandeld worden)
- Rondvraag
- Afsluiting (altijd het laatste punt)
Notuleren lesfilm lay-out
Taalgebruik en schrijfstijl
Als je notulen maakt, moet je goed letten op je taal- en taalgebruik. Je schrijft formeel in deze tekst. Daarnaast is het heel belangrijk om neutraal en objectief te schrijven. Dat wil zeggen: zonder emotie. Voor meningen en gevoelens is er geen ruimte in notulen: je schrijft alleen neutraal over acties, besluiten, mededelingen enzovoort die voor jou en je collega's van meerwaarde zijn om terug te lezen. Je neemt geen privézaken mee in je notulen (doktersafspraken, huwelijksreis, verhuizingen, redenen van ontslag, financiële zaken van een collega, woede-uitbarstingen tijdens de vergadering).
Actielijst
Examentraining
Alles nog een keer op een rijtje
PPT Brief en e-mail
