Informatiebeheer

SB1 Mappenstructuur

Leerdoelen

Indelen van informatie op klassieke wijze.
Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/content toepassen

Je kunt je documenten opslaan op je laptop of in de cloud. Als je documenten "lokaal" opslaat, dus op je laptop of computer, is het niet onverstandig om tevens een backup te maken op een externe harde schijf. Cloudopslag kent over het algemeen een automatische backup.

Om informatie in documenten goed en snel te kunnen terugvinden, is het verstandig om een logische mappenstructuur te maken.

Opdracht 1

Maak een mappenstructuur aan op je laptop. De informatie die moet worden opgeslagen bestaat uit:

Documenten van school. Hier staan je aantekeningen, opdrachten en informatie van je schoolvakken.

Persoonlijke documenten. Hier staan alle documenten en foto's van je persoonlijke leven.

a. Maak eerst een ontwerp van de mappenstructuur met behulp van een mindmap. Zie hiervoor kerntaak 1, waar je dit al eens hebt gedaan.

b. Bespreek je ontwerp met minimaal 3 personen en vraag om feedback.

c. Als je er van overtuigd bent dat het een goede mappenstructuur is waarin de juiste informatie snel terug te vinden is, maak dan de mappenstructuur aan.

Opdracht 2

Maak nu een mappenstructuur aan op je One Drive. Omdat je nu mappen en documenten kunt delen moet je voor je schooldocumenten eerst overleggen met je medestudenten hoe jullie dit gaan organiseren. Maakt iedereen voor zich zelf mappen aan of gaan jullie samenwerken.
Verder moet je ook bedenken welke informatie je wel wilt delen met anderen en welke niet.

a. Maak met een groepje studenten (5) een overzicht in een mindmap hoe jullie documenten gaan opslaan en delen.
b. Bedenk ook welke rechten je aan de deelnemers wilt geven en of er verschillen moeten zijn of juist niet als het gaat om rechten.
c. Maak tenslotte de mappenstructuur aan en zorg dat iedere deelnemer van de groep beschikt over de informatie zoals dat is afgesproken.

SBU 3 uur

Mappenstructuur

Opdracht 1

Maak een mappenstructuur aan op je laptop. De informatie die moet worden opgeslagen bestaat uit:

Documenten van school. Hier staan je aantekeningen, opdrachten en informatie van je schoolvakken.

Persoonlijke documenten. Hier staan alle documenten en foto's van je persoonlijke leven.

a. Maak eerst een ontwerp van de mappenstructuur met behulp van een mindmap. Zie hiervoor kerntaak 1, waar je dit al eens hebt gedaan.

b. Bespreek je ontwerp met minimaal 3 personen en vraag om feedback.

c. Als je er van overtuigd bent dat het een goede mappenstructuur is waarin de juiste informatie snel terug te vinden is, maak dan de mappenstructuur aan.

Opdracht 2

SBU 3 uur

Opdrachten Office 365

De navigatie in Offie 365 gaat via het "tegeltje" linksboven in de hoek. Zie de afbeelding hierboven. Je kunt via het tegeltje naar de verschillende "apps" (Microsoft spreekt tegenwoordig van apps) van Offie 365.

Opdracht 1 ONE DRIVE

One Drive is de online opslagplaats voor bestanden. Het maakt niet uit wat voor soort bestanden.

1. Maak voor jezelf een mappenstructuur aan om voortaan al je bestanden online te bewaren, zodat je er altijd bij kunt.
Heb je al ontdekt hoeveel opslagruimte je hebt? Hoeveel is dit meer of minder dan de harde schijf op je laptop?

2. Ga na hoeveel opslagruimte je hebt bij Google Drive en hoeveel online opslagruimte je krijgt bij Dropbox.

3. Installeer de app voor One Drive op je telefoon en synchroniseer deze met je One Drive account. Nu kun je ook altijd onderweg (binnen wifi netwerk bij voorkeur) bij al je bestanden.

4. Deel een bestand met een medestudent naar keuze en werk samen aan het document. Kun je zien wie wat heeft geschreven binnen het document?

5. Maak met behulp van een ingesproken screencast duidelijk aan anderen hoe je in One Drive documenten kunt uploaden en hoe je ze online kunt bewerken, delen en er samen (op afstand) aan kunt werken.

Opdracht 2 VIDEO

1. Maak binnen One Drive een eigen videokanaal aan en zet daar een van je video's neer.

2. Onderzoek nu de verschillen en overeenkomsten tussen je videokanaal op Youtube en je videokanaal in One Drive.
Doe deze opdracht met twee personen en zorg voor een online tot stand gekomen verslag.

Opdracht 3 Personen

1. Helemaal links boven zie je een vak "Personen zoeken". Zoek de gegevens van een medestudent op. Welke informatie kun je zien?

Doe hetzelfde met een van je docenten. Welke informatie kun je zien?

Doe nu hetzelfde met een mede-student uit de leergroep Digitale Vaardigheden.

2. Maak een eigen groep aan door in het onderdeel Groepen te kiezen voor Nieuwe Groep. Geef de groep een herkenbare naam. ALs je bijvoorbeeld veel met een paar studenten uit je klas samenwerkt, zou je een groep Keuzedeel Digitale Vaardigheden kunnen maken en daar die personen aan toe voegen.

3. Let op. Er is verschil tussen privégroepen en openbare groepen. Wat zijn die verschillen?

4. Plan met je groep nu een vergadering.

5. Voer met je groep een (chat) gesprek binnen Office 365 over deze opdracht.

Opdracht 4: Mail

Het is heel normaal om meerdere mailadressen te hebben. De meeste mensen hebben een privémailadres voor vrienden, familie enzovoort en daarnaast een zakelijk mailadres, bedoeld voor zeg maar door de week als je werkt. Dit is op zich wel handig, omdat het je in staat stelt zakelijk en privé goed te scheiden.

Binnen Office 365 beschik je over een zakelijk mailadres voor de duur van je studie met als extensie @st.noorderpoort.nl. Dit mailadres is tevens gekoppeld aan bijvoorbeeld je LBS, de digitale toetsportal Quayn.

Wanneer gebruik jij je zakelijke mailadres?

Bij een deel van de opleidingen van Noorderpoort stellen de docenten het op prijs dat studenten die een mail sturen naar een docent dit doen met hun zakelijke mailadres. Je behoort tenslotte niet tot de vriendenkring van de docent. En zeker stagebedrijven vinden een zakelijk mailadres erg belangrijk.

Opdracht 1: Maak een handtekening aan die vast onder je mailberichten komt te staan. Maak desgewenst gebruik van deze handleiding.

Opdracht 2: Stuur een bericht naar je docent vanuit je office 365 zakelijke mailadres.

Opdracht 5: Sway

Maak een presentatie in Sway. Het onderwerp mag je zelf bepalen. Je deelt je presentatie met je docent.

SBU 8 uur

SB2 Symbaloo

Leerdoelen:

- Efficiënt bewaren, ordenen en delen van weblinks
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/content toepassen

SBU 2 uur

Symbaloo is een handig middel om zeer visueel allerlei links naar webpagina's georganiseerd te beheren. Je kunt een Symbaloopagina als startpagina voor een opdracht of project gebruiken, of als geheugensteuntje voor allerlei interessante pagina's op internet, georganiseerd naar onderwerp. Iedere Symbaloo-pagina bestaat uit blokjes, waarachter een hyperlink zit. Je kunt ze kleuren geven, en logo's. Je kunt Symbaloo-pagina's delen met anderen, zodat je feitelijk voor anderen een stukje beheer van informatie verzorgt.

Opdracht 1

Maak met hehulp van onderstaande handleiding een Symbaloo-pagina die als startpagina kan dienen voor een bepaald onderwerp uit je studie. Deel je pagina met je medestudenten en uiteraard met de docent.
Lever de link in in de inlevermap Symbaloo

Voorbeelden voor het maken van startpagina's
Eenn student Toerisme maakt een startpagina voor het onderwerp Griekenland. Je verzamelt uiteenlopend links naar alle onderwerpen over Griekenland, uiteenlopend van de Griekse oudheid, via een overzicht van toeristische bezienswaardigheden tot een overzicht van badplaatsen en hun kenmerken. Een student autotechniek maakt bijvoorbeeld een startpagina van automerken. En zo kan iedereen voor het eigen vakgebied of interessegebied een startpagina maken en deze delen met anderen.

Ga hier naar de handleiding hoe je een Symbaloo-pagina maakt.

SB3 Beheer bladwijzers en weblinks

Leerdoelen:

- Efficiënt bewaren, ordenen en delen van weblinks
- Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/content toepassen

Bestudeer beide videos

Favorieten in Internet Explorer

Elke webbrowser heeft de mogelijkheid om favorieten op te slaan om ze snel weer te kunnen opzoeken. In Chrome heten ze bijvoorbeeld bladwijzers, in Internet Explorer Favorieten.

Opdracht 1.

1. Bestudeer de twee videos die bij dit lesonderdeel horen.

2. Welke favorieten/bladwijzers heb jij opgeslagen? Welke browser gebruik jij het meest?

3. Sla een lijst met websites op als Favorieten dan wel als Bladwijzer in twee van de drie browsers hier worden behandeld. Je mag zelf weten welke.

4. Vergelijk deze manier met onthouden van je favoriete websites met de manier hiervoor via Symbaloo.

Maak een blogpost waarin je deze twee manieren vergelijkt en voor- en nadelen van beide opnoemt.

3. Formuleer tenslotte een advies aan verschillende soorten gebruikers welke manier voor die doelgroep het meest handig is om te doen.

Lever je opdracht in.

SBU 2 uur

Bladwijzers en favorieten

SB4 Informatiebeveiliging

Leerdoelen

Beheer van informatie: beveiliging van informatie en beheer van toegang tot informatie.
Heeft specialistische kennis over het veilig digitaal werken en zorgvuldig handelen bij het beheren van informatie/content
Kan normen, procedures en richtlijnen voor informatiebeheer toepassen

Theorie

Het is van groot belang dat de informatie die we beheren goed beveiligd is. Wat je niet wilt is dat onbevoegden bij vertrouwelijke informatie kunnen komen, deze lezen of zelfs verspreiden. Denk maar eens aan je account bij het internetbankieren. Het is niet leuk als iemand op jouw rekening inlogt en je geld gaat opmaken.

We gaan in dit onderdeel eens bekijken wat er nodig is om informatie goed te beveiligen. Hiervoor zijn drie kernbegrippen belangrijk:

- Vertrouwelijkheid

- Integriteit

- Beschikbaarheid.

We leggen ze hieronder alle drie uit.

Vertrouwelijkheid wil zeggen dat alleen die personen toegang hebben tot de informatie die dat ook mogen. Denk aan het Electronisch Patienten Dossier (EPD). Wie zouden volgens jou alleen toegang moeten hebben tot de informatie die in jou EPD staat?

Integriteit wil zeggen dat de informatie ook echt klopt. De informatie moet juist zijn en volledig. Stel je maar eens voor wat er zou gebeuren als een arts informatie over de gezondheidsrisico's aan een reiziger naar West-Afrika zou verstrekken die een paar jaar oud is of waaruit een bladzijde ontbreekt. Zou jij gaan?

Beschikbaarheid wil zeggen dat de informatie op het juiste moment beschikbaar is. Als de directeur van een onderneming wil weten welke klanten de rekeningen nog moeten betalen, moet hij dat direct uit zijn boekhoudsysteem kunnen halen. Maar het mag dan weer niet zo zijn dat die informatie zou openbaar toegankelijk is dat de concurrent (of een hacker) er ook bij kan.

Toegang tot de informatie in drie stappen.

Als student van Noorderpoort heb je al lang ontdekt dat je pas kunt inloggen op het wifi-netwerk, in de ELO en je noorderpoortmail nadat je een paar keer je inloggegevens hebt moeten invullen. En dat je in de ELO wel de bestanden van de docent kunt lezen (en downloaden), maar dat je ze niet kunt veranderen of verwijderen. En als het goed is weet je ook dat jij wel de berichten op jouw noorderpoort-studentmail kunt lezen, maar dat een medestudent daar niet bij kan. En als je wel eens opdrachten inlevert in een inlevermap in de ELO, zie je elke keer dat de docent alle ingeleverde werkstukken kan zien en jij alleen je eigen werkstuk.

Dit proces bestaat eigenlijk uit drie stappen: identificatie, authenticitatie en autorisatie.

Identificatie komt van identificeren: je maakt bekend wie je bent. Als jij bij de grens van een land je paspoort laat zien, staat daar in wie je bent, met foto en al. Op een laptop of een internetsite heb je een inlogscherm, waar je een gebruikersnaam kunt invoeren.

Authenticatie komt van authentiek: je bent ook echt wie je zegt te zijn. Bij een paspoort is dat zeker, want dat is uitgebreid gecontroleerd op het gemeentehuis, toen je het paspoort aanvroeg. En de pasfoto maakt het voor de douane gemakkelijk om te kijken of je het ook echt bent. Bij het inloggen op een internetpagina kan het best zijn dat iemand ergens je gebruikersnaam heeft gevonden. Maar als diegene niet het wachtwoord weet is toegang toch onmogelijk.

Autorisatie. We weten nu dat je het echt zelf bent. Maar nu is het de vraag wat je eigenlijk mag. Een douanier kan aan je paspoort zien of je zijn land eigenlijk wel in mag. Soms is er nog wat extra's nodig: een visum. En zo kan het dat in onze Electronische Leer Omgeving ELO de docent wel alle werkstukken in de inlevermap ziet en jij alleen je eigen en zelfs niet dat van een medestudent. Een docent heeft gewoon meer rechten gekregen van de beheerder. En studenten krijgen leesrechten in de mapen of studiewijzers met leermateriaal en schrijfrechten in een inlevermap.
In bedrijven zie je iets soortgelijks. Een manager mag wel alle voortgangsgesprekken met medewerkers zien, maar een medewerker natuurlijk alleen maar zijn eigen.
Je koppelt rechten dus aan functies en de funties hang je weer aan personen.

Two factor authenticatie

Bij de meeste toepassingen moeten gebruikers inloggen met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Dit noemen we single factor authentication. Er kunnen redenen zijn om nog een tweede controle uit te voeren voor de gebruiker toegang krijgt. Er zit dan een tweede stap in het inlogproces, bijvoorbeeld een code die per sms naar de gebruiker wordt gestuurd en die moet worden ingevuld tijdens het inloggen. Uiteraard vooral bedoeld om het hacken van gegevens tegen te gaan.

Opdracht 1.

Lees eerst het heldere verhaal van Rory Scholman, destijds 25 jaar en student aan de Hogeschool van Rotterdam. Hij legt heel duidelijk uit wat two factor authentication is en op welke manieren dit mogelijk is.

Beantwoord daarna onderstaande vragen om te controleren of je alles goed hebt begrepen.

1. Welke drie soorten authenticatiemiddelen worden door Scholman onderscheiden?
2. Geef twee voorbeelden van "wat een gebruiker weet" als authenticatiemiddel.
3. Geef twee voorbeelden van "wat een gebruiker heeft" als authenticatiemiddel.
4. Er zijn systemen die bij de reset van wachtwoorden vragen om een oud wachtwoord en waarbij de gebruiker vervolgens nog het antwoord op een geheime vraag moet geven.
Is deze procedure een voorbeeld van two factor authenticatie of niet? Leg uit waarom wel of niet.
5. Geef een voorbeeld van een inlogprocedure waarbij sprake is van two factor authenticatie.
6. Geef drie redenen om géén gebruik te maken van two factor authenticatie.
7. Waarom is het bij een gedeeld account (bijvoorbeeld een twitter account van een bedrijf) geen goed idee om two factor authenticatie toe te passen?
8. Hoe maakt Facebook gebruik van two factor authenticatie? Maak je hier zelf wel eens gebruik van?
9. Als jij inlogt voor internetbankieren, doe je dat via single factor authenticatie of via two factor authenticatie?
10. Wat is jouw mening over de veiligheid van de inlogprocedure bij jou op school. Motiveer uitgebreid je antwoord met behulp van je nieuw verworven kennis in dit gehele hoofdstuk.

Lever je antwoorden op de vragen in in de inlevermap.

Praktijkopdrachten

Opdracht 2.

1 Je hebt vast een Facebook account. Breng voor dit account in beeld hoe je informatie daar zichtbaar kunt maken voor verschillende groepen met verschillende rechten. Met andere woorden: wie mag welke informatie zien op jouw Facebookpagina.
a) Maak een overzichtslijst met groepen en rechten van mensen die dingen op jouw tijdlijn mogen zien. Dus wat jij standaard hebt ingesteld.
b) Maak een lijst van apps die aan jouw account zijn gekoppeld en breng in kaart welke informatie die apps van jou ontvangen via Facebook. Als je hier mee klaar bent, kun je misschien gelijk de zaak eens wat opschonen.

Beveiliging en wachtwoorden

Elk wachtwoord is te kraken. Alleen, bij het ene wachtwoord duurt het wat langer dan bij andere.

Als je verantwoordelijk bent voor een bedrijfssysteem, dan is het zaak dat jij zorgt dat de gebruikers van het bedrijfssysteem veilige en niet te kraken wachtwoorden gebruiken.

Opdracht 3.

1. Test eerst eens je eigen wachtwoorden en kijk hoe snel ze te kraken zijn, via How Secure is your password.

2. Er zijn ook nog andere websites waar je de sterkte van je wachtwoorden kunt testen. Grappig genoeg geven ze allemaal een andere uitkomst.

Test je eigen wachtwoorden ook met Speedy Password en met Password checker online

2. Stel voor de gebruikers van het bedrijfssysteem een voorschrift op voor het bedenken van een veilig wachtwoord. Je weet al dat een goed wachtwoord niet alleen veilig is, maar ook goed te onthouden moet zijn (anders gaan ze het ergens opschrijven en dat is het meest onveilige wat je maar kunt bedenken. Op bovenstaande websites staan voldoende tips voor het maken van veilige wachtwoorden.

Lever het volgende in:
1. De tijd die een computer volgens bovenstaande 4 websites nodig heeft om jou wachtwoorden te kraken. Doe dit in de vorm van een tabel in Word. In de linker kolom zet je wachtwoord 1, wachtwoord 2 enzovoort, in de 3 kolommen daarnaast de testwebsites en in de tabel dan de tijd per wachtwoord die ze nodig zeggen te hebben om je wachtwoord te kraken.

2. Het voorschrift voor het maken van een veilig wachtwoord.

SB5 Metadatering

Leerdoelen

Indelen van informatie: toevoegen van zoekcriteria aan informatie, zodat deze efficiënt kan worden teruggevonden.
Kan specialistische kennis van de functies en mogelijkheden van een systeem voor het beheren van informatie/content toepassen

Opdracht 1 Leren metadateren voor een zoekmachine

Deze opdracht gaat over hoe je documenten gemakkelijk terug kunt vinden op de pc of laptop.
Je kunt ze meestal gemakkelijk terugvinden als je nagedacht hebt over:

de naam van het document
de map waarin je het document hebt opgeslagen

Maar er is ook een ander manier. Die heet metadateren. Ook wel taggen genoemd.
Metadatering of Tagging is het toevoegen van zoekbegrippen aan een document (bijvoorbeeld een boek).

Het boek "De Metsiers" van de schrijver Hugo Claus moet worden opgeborgen in een virtueel bibliotheek. Claus is een Belgische schrijver die voor het grootste deel in de 20e eeuw leefde en het boek behoort tot het genre van de psychologische roman. Het is dus niet een novelle en ook geen gedicht, en ook geen avonturenroman. Hij schreef zijn boeken in de Nederlandse taal.

Al deze informatie kun je toevoegen aan het boek: als metadata geef je dus mee: 'Claus', 'roman', 'psychologische roman', 'België', 'Hugo', '20e eeuw', 'Nederlands'.

Iemand die een boek zoekt kan op verschillende manieren zoeken. Stel iemand zoekt een psychologische roman, maar heeft nog nooit van Hugo Claus gehoord. Deze zoeker zal dus niet zoeken op 'Claus', maar wel op 'psychologische roman'. En dan komt het toch in de zoekresultaten voor.

Je kunt op je pc of laptop snel een document terugvinden door de zoekfunctie te gebruiken (meestal rechts bovenin)

Maar hoe kun je nu een tag aan een document hangen? Dat kun je doen door het document te openen en bij File en dan Info en dan bij Eigenschappen de tags in te vullen.

Laten we gaan oefenen. In de gezipte map Metadatering hieronder staan een aantal documenten.
Pak ze uit en zet ze in de map Metadatering op je harde schijf. Het zijn (niet echt natuurlijk) opdrachten die je voor de vakken die je op school krijgt moet maken. Hang nu aan ieder document de volgende tags:
- welk jaar
- welk vak
- welke docent
- op welke dag in de week is het vak
- voor welke periode is de opdracht

Opdracht 1 is voor het vak Datacommunicatie. Je mag de namen van de documenten niet veranderen.

Als je alle documenten getagd hebt ga je kijken hoe ze verschijnen als je binnen 1 of meer tags gaat zoeken in de map Metadatering.
Als je klaar bent kun je de files weer zippen in een map jouwnaam_Metadatering en deze uploaden in ELO.

Open bestand bestanden om te taggen

Opdracht 2 Metadata in combinatie met One Drive en Delve

Stel de docenten van jouw opleiding zouden alle lesmateriaal online zetten. Ze hebben dit keuzedeel niet gevolgd en hebben alles gewoon in een map in een Office 365 teamsite. Er is een zoekfunctie beschikbaar in Offic 365, die heet Delve.

a. Maak een overzicht van documenten die in de ELO of teamsite staan en bedenk daar metadata bij, zodat ze eenvoudig terug te vinden zijn met de zoekmachine.

b. Je eigen One Drive heeft ook een zoekfunctie.

Maak 10 verschillende documenten aan en geeft deze in de titel minimaal 2 metadata mee. Bijvoorbeeld: het document is een powerpointpresentatie met als titel "Spaanse Costa's". Als metadata zou je mee kunnen geven de naam van de docent, Spanje, Costa, topografie, zonvakantie.

Maak geen mappenstructuur, maar mik de 10 bestanden gewoon op je One Drive. Gebruik de zoekmachine om een document snel terug te kunnen vinden. Maak een screenshot van het zoekresultaat als bewijs.

Opdracht 3 Metadatering bij het maken van websites

Als je zelf een website maakt, wil je natuurlijk ook dat die gevonden wordt. Dus moet je aan je website metadata toevoegen. Hoe belangrijker je website is voor het verdienen van je inkomen, hoe belangrijker het is dat deze goed vindbaar is in zoekmachines als Google, Bing en Yahoo.

Een voorbeeld: je hebt een webshop waarmee je plastic badeenjes verkoopt. Je website heet www.badeendje.nl Hoe vindbaar denk je dat deze website is zonder metadata. Maar als je daar metadata aan toevoegt zoals 'bad', 'ontspanning', 'relaxen', 'eend, dan zal je website ook in de resultatenlijst zichtbaar worden als mensen googelen op een van deze zoektermen.

Je gaat in het volgende deel van deze kerntaak een eigen website maken, waar je jouw allerbeste producten die je in dit studieonderdeel hebt gemaakt gaat tonen. Bedenk minimaal 10 metadata die je aan je website wilt toevoegen om de vindbaarheid te verhogen.

Opdracht 4 De # (hashtag)

Op Twitter kun je pijlsnel zoeken door middel van het invullen van een #. Het werkt als volgt: vul in het zoekveld van Twitter een zoekterm in met een # ervoor. Bijvoorbeeld #noorderpoort

Je krijgt dan alle tweets te zien waar deze # aan toe is gevoegd.

Zoek eens op #privacy. Maak een blogpost over wat je op deze manier tegenkomt aan resultaten.

SBU 5 uur

Open bestand boekenkast.docx

Ook bij een advertentie op Marktplaats kan een verkoper zoektermen (metadata dus) meegeven om zo meer zoekende kopers te bereiken