Inleiding
|
Deze handleiding is gemaakt voor de KennisnetWijzer-tool Inzicht in ict-voorwaarden en geeft uitleg over het gebruik en de toepassing van de tool. Het is aan te raden om deze handleiding te lezen wanneer je nog niet eerder met de tool hebt gebruikt, zodat je deze op een effectieve manier kunt inzetten in jouw werkcontext.
In deze handleiding ontdek je wat de bedoeling is van de verschillende stappen die je doorloopt met Inzicht in ict-voorwaarden, zodat je zoveel mogelijk waarde haalt uit het proces. Uitleg over de functionaliteiten en werking van de tool worden in de tool zelf uitgelegd. Klik daarvoor op de hulpknop rechtsboven in het scherm nadat je Inzicht in ict-voorwaarden bent gestart.
|
|
Onderwijssegment |
Primair onderwijs
Voortgezet onderwijs
|
| Doelgroep |
De informatiemanager, (bovenschools) ict-coördinator of FG is meestal de expert voor de vraagstukken waar Inzicht in ict-voorwaarden geschikt voor zijn. Hij of zij kan de tool invullen en andere collega’s betrekken bij het doorlopen van de tool. Schoolleiders en bestuurders kunnen betrokken worden bij het invullen van de tool en bij de bespreking van de rapportage. |
| Aantal deelnemers |
Eén persoon vult de tool in (start een sessie), indien nodig samen met of met input van collega’s. Het kan nuttig zijn om verschillende personen in de organisatie zelfstandig een sessie te laten doorlopen, zodat je de resultaten kunt vergelijken. Bijvoorbeeld als bestuur met meerdere scholen, indien een compleet beeld geschetst moet worden. |
| Totale tijdsduur |
60 tot 100 minuten |
Doel en resultaat
Het is belangrijk dat leerlingen, leerkrachten, schoolleiders en bestuurders kunnen leren en werken in een veilige omgeving. Dat vraagt ook om een ict-omgeving die veilig, betrouwbaar, toegankelijk en van hoge kwaliteit is. Om in zo'n professionele ict-omgeving te voorzien, zijn er een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan. Deze voorwaarden zijn opgesteld door Kennisnet in samenwerking met verschillende professionals uit de onderwijssector.
Inzicht in ict-voorwaarden is een instrument waarmee je inzicht krijgt in de huidige organisatie van ict bij jouw onderwijsinstelling, aan de hand van de voorwaarden die zijn opgesteld. Zo krijg je zicht op waar je staat en welke aandachtspunten voor jouw organisatie relevant zijn om de ict-omgeving nog veiliger, betrouwbaarder en toegankelijker te maken. Na het doorlopen van de tool ontvang je een rapportage, die je kunt delen met collega’s. Naast inzicht in waar je staat, biedt de rapportage ook een groeiperspectief. Hierin beschrijven we per (geselecteerde) voorwaarde de situatie waar je naartoe kunt groeien en geven we extra informatie die daarbij helpt.
Inzicht vanuit verschillende thema’s
De ict-omgeving van een onderwijsorganisatie is een groot en complex geheel. Daarom heeft Inzicht in ict-voorwaarden momenteel vier thema’s waar je uit kunt kiezen:
- Registratie van leerlinggegevens
- Informatiebeveiliging en privacy (IBP)
- Digitaal toetsen (3 varianten)
- Toegang tot digitale leermiddelen
Deze thema’s zorgen ervoor dat je vanuit verschillende perspectieven zicht krijgt op hoe ict bij jou is georganiseerd. Elk thema heeft specifieke voorwaarden die passen bij dit perspectief en kan los van de andere thema’s worden doorlopen.
Voorbereiding
Met een goede voorbereiding haal je meer waarde uit de tool, omdat je de tijd dan effectiever gebruikt en andere deelnemers betrokken houdt. Een aantal tips om je goed voor te bereiden:
- Neem deze handleiding goed door.
Zeker als je samen met andere collega’s de tool gaat doorlopen is het fijn als één persoon het proces kan begeleiden en weet wat de bedoeling is van elke stap. Zorg dat je niet tussentijds hoeft te stoppen om te lezen wat je moet doen.
- Kies alvast een thema en lees je in.
Inzicht in ict-voorwaarden heeft drie thema’s: IBP, digitaal toetsen en toegang tot digitale leermiddelen. Bereid je alvast voor in het thema dat je gaat kiezen. Begin bij het lezen van het desbetreffende artikel hierover:
- Log in of maak een account aan op Entree.
Om ingevulde sessies en rapportages te kunnen bewaren, moet je inloggen op je Kennisnetwijzer-account met Entree.
- Heb je nog geen Entree-account via je school of op je persoonlijke e-mailadres? Maak er dan snel een aan! Hier lees je hoe je deze aanmaakt en activeert.
- Heb je een geactiveerd Entree-account en gebruik je voor het eerst een tool in de Kennisnetwijzer? Dan moet je je Kennisnetwijzer-account alleen nog activeren. Daarna kun je aan de slag!
- Heb je eerder gebruikt gemaakt van Kennisnetwijzer met je Entree-account? Dan kun je direct inloggen, met Entree, op de tool Inzicht in ict-voorwaarden.
- Bekijk alvast de verschillende stappen en mogelijkheden van de tool.
Het is aan te raden om zelf alvast de stappen in de tool door te lopen, zodat je bekend bent met de omgeving van Inzicht in ict-voorwaarden en KennisnetWijzer. Vul een paar willekeurige antwoorden in om te zien hoe dit in de rapportage wordt verwerkt.
- Zorg dat je de juiste personen binnen je organisatie betrekt.
Bij de organisatie rondom ict zijn verschillende personen binnen de onderwijsinstelling betrokken. Per thema zal dit verschillen. Bedenk welke personen van belang zijn bij dit proces. Bijvoorbeeld om te betrekken tijdens het invullen van de tool of om de resultaten mee te bespreken. De inhoud van de tool is per thema ook beschikbaar als PDF, dit geeft zicht op welke kennis je nodig hebt en welke personen je wilt betrekken. Denk bijvoorbeeld aan de volgende personen binnen je organisatie:
- bestuurder
- informatiemanager
- schoolleider
- beleidsmedewerker onderwijs en ict
- hoofdverantwoordelijke ict
- functionaris gegevensbescherming
- vertegenwoordiger vaksectie/leraar
- vertegenwoordiger bedrijfsvoering
- Zorg dat je de ruimte en benodigde ict op orde hebt om een sessie met een groep te organiseren.
Als je met collega’s de tool gaat doorlopen is het belangrijk dat alle deelnemers het scherm goed kunnen zien. Wanneer je fysiek bij elkaar zit, zorg dan voor een device waarmee meerdere mensen tegelijk naar het scherm kunnen kijken. Een digibord of presentatiescherm is bijvoorbeeld handig om te gebruiken. Test dit van tevoren uit. Wanneer je op afstand een sessie organiseert, zorg dan dat je je scherm kunt delen.
Uitvoering
In het kort
Inzicht in ict-voorwaarden bestaat uit verschillende stappen die je doorloopt. Elke stap heeft een specifiek doel en een eigen venster waarin je input kunt geven.
- Kies een thema
Nadat je de tool hebt gestart wordt er direct gevraagd om een specifiek thema te kiezen. Binnen het thema Digitaal Toetsen kies je ook voor een specifieke toets om je op te richten. (Zo zijn er andere voorwaarden voor de PO eindtoets dan voor het Centraal Examen.) Bij elk thema staat vermeld hoeveel voorwaarden er zijn en hoeveel tijd je ongeveer kwijt bent om de tool goed te doorlopen.
- Stap 1: Gegevens onderwijsinstelling
In deze stap kun je de gegevens van de onderwijsinstelling en de namen van de personen die meewerken aan deze sessie benoemen. Dit is optioneel en bedoeld als een geheugensteun. Deze gegevens worden meegenomen in de rapportage, zodat je altijd kunt achterhalen vanuit welke context deze rapportage is gecreëerd.
- Stap 2: Bepaal niveau
In deze stap doorloop je de voorwaarden die passen bij het thema dat je hebt geselecteerd. Per voorwaarde kies je één van de vier of vijf niveaus die als omschrijving het beste past bij de huidige situatie van jouw onderwijsinstelling. Deze stap is bedoeld als een reflectie op hoe ict is georganiseerd bij jouw onderwijsinstelling. Neem daarom voldoende tijd om elke voorwaarde eerlijk in te vullen.
- Stap 3: Overzicht en selectie
In deze stap maak je een selectie van de voorwaarden waar jullie in willen professionaliseren. De tool geeft nogmaals de voorwaarden weer met het door jouw gekozen niveau erbij vermeld.
- Rapportage
De rapportage is als pdf te downloaden en geeft een terugkoppeling van het door jouw gekozen niveau per voorwaarde. Je kunt de rapportage ook downloaden als CSV-bestand, zodat je de resultaten kunt vergelijken met resultaten uit andere sessies. De rapportage laat daarnaast zien in welke voorwaarden jouw organisatie nog kan groeien en professionaliseren. Voor elke geselecteerde voorwaarde in Stap 3 wordt in de rapportage een groeiperspectief weergegeven met bijpassende tips en bronnen die je helpen om hiermee aan de slag te gaan.
Kies een thema
Nadat je de tool hebt gestart wordt er direct gevraagd om een specifiek thema te kiezen. Bij elk thema staat ook vermeld hoeveel voorwaarden er zijn en hoeveel tijd je ongeveer kwijt bent om de tool goed te doorlopen. Zorg ervoor dat je al weet welk thema voor jouw situatie relevant is en hoeveel tijd je hiervoor moet reserveren. Het is mogelijk om een sessie tussentijds op te slaan en op een later moment een sessie te vervolgen, zodat je niet in één keer alles hoeft te doorlopen.
Voor de thema’s Registratie van leerlinggegegevens, Informatiebeveiliging en privacy en Toegang tot digitale leermiddelen zijn er geen verschillen gemaakt tussen bijvoorbeeld po en vo. Bij het thema Digitaal Toetsen kies je wel nog specifiek voor een toets die voor jouw werkcontext van toepassing is. Er zijn namelijk andere voorwaarden voor bijvoorbeeld de PO eindtoets dan voor het Centraal Examen.
Stap 1
In deze stap kun je de gegevens van de onderwijsinstelling en de namen van de personen die meewerken aan deze sessie benoemen. Dit is optioneel en bedoeld als een geheugensteun. Deze gegevens worden meegenomen in de rapportage, zodat je altijd kunt achterhalen vanuit welke context deze rapportage is gecreëerd.
Belangrijk: de gegevens die je hier invult worden alleen gebruikt in de rapportage en zijn niet zichtbaar voor Kennisnet of andere organisaties. De tool is als reflectie instrument bedoeld voor de onderwijsinstelling en niet als toets-systeem waarbij instellingen een beoordeling krijgen. Daarbij is het wel belangrijk om te beseffen dat de gegevens die je hier invult gevoelig kunnen zijn voor bijvoorbeeld informatieveiligheid. Zorg daarom dat je deze tool afsluit voordat andere personen erbij kunnen en let op waar je de rapportage opslaat en bewaard.
Stap 2
De voorwaarden doorlopen
In deze stap doorloop je de voorwaarden die passen bij het thema dat je hebt geselecteerd. Aan de linkerkant van het scherm vind je de lijst met alle voorwaarden, welke zijn gecategoriseerd onder een specifieke bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze bestuurlijke verantwoordelijkheden en voorwaardes vind je later ook terug in de rapportage. Aan de rechterkant staan de verschillende niveaus per voorwaarde beschreven. Zo kies je steeds per voorwaarde één van de vier of vijf niveaus die als omschrijving het beste past bij de huidige situatie van jouw onderwijsinstelling.
Opvolgende niveaus
Houd er bij het kiezen rekening mee dat de niveaus elkaar opvolgen. Selecteer je bijvoorbeeld het derde niveau, dan betekent dit dat je de bovenliggende niveaus al voorbij bent of dat deze óók van toepassing zijn op jouw situatie. Dit zie je terug in de groene kaders die om de desbetreffende niveaus verschijnen na selectie.
Hoe kies je het niveau?
Deze stap is bedoeld als een reflectie op hoe ict is georganiseerd bij jouw onderwijsinstelling. De keuze die je maakt geeft dus geen score aan, maar een passende omschrijving over hoe ict is georganiseerd in jouw onderwijsinstelling. Het zal bijna nooit zo zijn dat één beschrijving de situatie exact beschrijft. Onderaan de niveaus kun je daarom een tekstuele toelichting geven, waarbij je specifieker kunt beschrijven hoe het gekozen niveau bij jouw organisatie van toepassing is. Kies dus altijd het niveau dat het meest aansluit en gebruik de notitie om de beschrijving eventueel aan te vullen. Je kunt het notitieveld ook gebruiken om vragen die je bij dit onderwerp hebt op te schrijven, zodat je deze niet vergeet. Alle notities worden meegenomen in de rapportage.
Wat als er nog niks is georganiseerd rondom een voorwaarde?
Het kan voorkomen dat geen van de niveaus passen bij de huidige situatie, omdat er simpelweg nog niks of nauwelijks iets is georganiseerd rondom een voorwaarde. Selecteer in dat geval dan geen niveau, maar plaats wel een opmerking hierover in het notitieveld onder de betreffende voorwaarde. Benoem hier bijvoorbeeld wat er eventueel wél gebeurt, welke vragen je bij deze voorwaarde hebt of hoe belangrijk je deze voorwaarde vindt. Een ingevuld notitieveld maakt dat deze voorwaarde wel te selecteren is in de volgende stap.
Stap 3
Bekijk het overzicht
In deze stap bekijk je het overzicht van voorwaarden en selecteer je de voorwaarden waar jullie in willen professionaliseren. De tool geeft met notificaties aan welke voorwaarden urgentie vragen, maar uiteindelijk is de keuze van jou en je collega's met welke voorwaarden aan de slag wordt gegaan. De geselecteerde voorwaarden worden uitgebreider toegelicht in de rapportage, waarbij er handvatten worden gegeven in de vorm van een groeiperspectief en tips die je verder helpen.
Adviesniveau
Bij de thema’s Digitaal Toetsen en Toegang tot digitale leermiddelen heeft Kennisnet samen met professionals uit de sector een niveau bepaald, dat elke onderwijsinstelling minimaal zou moeten nastreven om een veilige, betrouwbare en toegankelijke ict-omgeving te verzorgen.* Wanneer je in Stap 2 een niveau hebt geselecteerd dat hier nog niet op zit, dan zal de tool in Stap 3 een melding geven, namelijk: “Kennisnet adviseert u hierin te groeien”. Daarmee raden we aan om deze voorwaarden te selecteren en ermee aan de slag te gaan.
*Voor het thema Informatiebeveiliging en Privacy wordt hier op een andere manier vorm aan gegeven, maar dit is nog in ontwikkeling. We verwachten dat dit in december kan worden geïntegreerd in deze tool.
Wettelijke bepaling
Sommige voorwaarden hebben een relatie met wetgeving. Deze voorwaarden hebben een icoon na de titel van de voorwaarden. De voorwaarden in deze tool zijn niet hetzelfde als de wettelijke bepalingen waar je als onderwijsinstelling aan moet voldoen, maar gaan soms wel over onderwerpen waar ook een wettelijke bepaling voor bestaat. Dat maakt dat deze voorwaarden mogelijk extra aandacht vragen, met name wanneer je concludeert dat je hier nog niet zo ver in bent. Let op: Indien je op of verder bent dan het adviesniveau dat wij aangeven betekent het niet automatisch dat je aan de wet voldoet op dat onderwerp! Het icoon is vooral bedoeld om van invloed te zijn op de urgentie van een voorwaarde tijdens het bepalen of daarin wil groeien.
Rapportage
Aan het eind van de sessie kom je op een scherm waar je een rapportage kunt downloaden. Hier heb je ook de optie om de ingevulde data te downloaden in een cms-bestand, waarmee je gegevens in bijvoorbeeld excel kunt laden. Je kunt op elk moment ervoor kiezen om een nieuwe rapportage te genereren. De rapportages worden vervolgens opgeleverd in een te downloaden PDF en laat een tijdsbonden situatie zien hoe je ‘inzicht in ict-voorwaarden’ hebt ingevuld. (zie voorbeeldrapportage) Wanneer je later in de sessie verder gaat en aanpassingen maakt zul je dus een nieuwe rapportage moeten genereren. Zo kun je bijvoorbeeld het verschil zien als je dezelfde sessie opnieuw gaat invullen na een bepaalde periode.
Inzicht in de rapportage
De rapportage kent drie hoofdstukken:
- Inleiding
- Volledig overzicht ict-voorwaarden
- Geselecteerde ict-voorwaarden
In de inleiding vind je de gegevens terug over de stichting, school en personen die betrokken waren bij de sessie, indien je dit hebt ingevuld bij stap 1.
In hoofdstuk 2 vind je een overzicht van de ingevulde niveaus, zodat je een meer globaal overzicht hebt van de stand van zaken rondom de organisatie van ict op jouw onderwijsinstelling. Wil je meer met deze gegevens doen, bijvoorbeeld verwerken in een grafiek of vergelijken met andere rapportages? Download dan ook het cms-bestand. Hier vind je de ruwe data die je vervolgens zelf kunt verwerken.
In hoofdstuk 3 vind je opnieuw de voorwaarden die je in stap 3 hebt geselecteerd. Dit hoofdstuk biedt je meer informatie, namelijk een groeiperspectief en tips en bronnen die je kunnen helpen om verdere ontwikkeling in gang te zetten rondom een specifieke voorwaarde. We geven voor elke voorwaarde specifieke suggesties van tips en bronnen die van toepassing zijn op dat onderwerp.
Heb je zelf nog passende tips voor andere scholen die je mist? Laat het ons weten via support@kennisnet.nl.
Het vervolg
Als je de tool samen met collega’s in hebt gevuld, of voor het invullen van de tool gesprekken hebt gevoerd met collega’s, heb je al iets in beweging gezet. Julie denken samen na over waarom, wat en hoe je aan het thema wilt werken.
Na het invullen van de tool is het zaak dat deze gesprekken en het overzicht dat de tool je geeft, gebruikt worden voor het nemen van waardevolle vervolgstappen.
Een aantal voorbeelden hoe je het vervolg kunt inzetten:
- Bespreek met schoolleiding en/of bestuurder waar de prioriteiten gaan liggen en waarom, en waar bestaande visie en beleidsstukken hierop aan sluiten. Is de gemaakt selectie van voorwaarden, zoals opgenomen in het rapport, ook de definitieve versie, of wordt hier nog iets in aangepast?
- Maak in een plan van aanpak concreet wie op welke manier met de professionalisering van een selectie van voorwaarden aan de slag gaat. De rapportage kan goed gebruikt worden als input voor een plan van aanpak. Het groeiperspectief kan verder uitgekristalliseerd worden naar kleinere stappen (hoe groeien we van ons huidige naar een volgend niveau?). Per stap werk je uit wie dit doet, wie hiervoor betrokken moeten worden, wanneer dit uitgevoerd kan worden en welke besluiten en middelen hiervoor nodig zijn. Zorg dat een plan van aanpak opgesteld wordt met input van de mensen die het ook echt gaan uitvoeren. De betrokkenheid creëer je aan het begin.
- Laat het plan van aanpak inclusief de begroting (financieel en tijd van betrokken) goedkeuren door de schoolleiding en/of bestuur. Zo staan ook zij volledig achter het plan. Dit plan heeft mogelijk ook gevolgen voor huidige werkzaamheden die on hold of op een lager pitje gezet moeten worden. Maak samen afspraken over hoe je de schoolleiding en/of het bestuur op de hoogte houdt over de voortgang van de uitvoering van het plan.
- Bekijk na afronding van de uitvoering van het plan van aanpak, of bijvoorbeeld een jaar later, nogmaals de tool. Open de sessie en pas de niveaus per voorwaarde aan naar de nieuwe situatie. Zo kun je het rapport van vorig jaar en dit jaar vergelijken en zien hoe jullie gegroeid zijn! Mogelijk wil je bestuurder dit voor meerdere scholen doen, zodat op bestuursniveau de groei zichtbaar wordt en besluiten gemaakt kunnen worden voor schooloverstijgende verbeteringen en investeringen.
Downloads
Voorbeeldrapportage Inzicht in ict-voorwaarden
