Hoe organiseer ik een event? EXPO week febr 2020

Hoe organiseer ik een event? EXPO week febr 2020

ZELF EEN EVENT ORGANISEREN !!!

Zelf een event organiseren. Een gedachte die bij vele van ons weleens door het hoofd geschoten is. Maar wat komt er allemaal kijken bij het zelf organiseren van een event? In deze quest zetten we dat op de rij en dat is nogal wat:

    • Waar moet je op letten?
    • Draaiboek event.
    • Bepalen van het budget.
    • Locatie event.
    • Siteproductie
    • Catering.
    • Entertainment.
    • Decoratie event
    • Eventtechniek.
    • Foto en video.
    • Welke vergunningen heb ik nodig?


Begin je eigen event daarom met een goede VOORBEREIDING ...

 

 

HOE ORGANISEER JE EEN EVENT?

In het filmpje vertelt Rick Farman, oprichter van het grote Outside Lands Festival (USA), wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een 3-daags muziek festival.

 

De VOORBEREIDING van jóuw Event

Wanneer je zelf een event gaat organiseren, ben je al snel geneigd om meteen te starten met de uitwerking van het event. Dit is echter een beginnersfout die vaak gemaakt wordt. Je krijgt maar één kans, gebruik deze dan ook goed. Het organiseren van een event kan alleen middels een perfecte planning. Wanneer dit niet gebeurt, zal het event al snel zijn doel voorbijschieten en loop je de kans dat het event meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. De organisatie van een event start altijd met het opstellen van één of meerdere haalbare doelstellingen en het bepalen van je doelgroep. Wanneer dit helder is, kun je overgaan tot het opstellen van het draaiboek voor je event.

Oké...,

  1. dus eerst 'ns goed nadenken over:
    ► wát je nou precies wilt organiseren en ...
    ► waarom je dit wilt.
    ​
  2. Als je dat duidelijk hebt, ga je bedenken:
    ► wat je allemaal nodig hebt bij de voorbereiding, organisatie en uitvoering en ...
    ► hóe je het wilt gaan aanpakken.    
           
  3. En als laatste stap in de voorbereiding ga je bepalen:
    ► wanneer je wát denkt te gaan doen en ...
    ► wanneer je vindt dat je event voorbereiding klaar is.

In de volgende pagina's krijg je aanwijzingen, voorbeelden en een aantal opdrachten die je helpen om jouw event zo goed mogelijk voor te bereiden. En waarmee je die voorbereiding (voor jezelf) zo duidelijk mogelijk in een Event-draaiboek kan opschrijven. De mindmap hieronder kan je daarbij als geheugensteun gebruiken.

Maar... het zijn aanwijzingen en voorbeelden; jullie bepalen samen met de coaches hoe jullie de voorbereiding gaan doen en hoe jullie het Event-draaiboek gaan schrijven.

 

 

 

IDEE FORMULEREN

HOW TO PLAN THE PERFECT EVENT

Organiseer een brainstorm of – als de opdracht voor het feest van iemand anders komt – plan een overleg en stel vragen over:

BRAINSTORM 1: stel een denktank samen

  • Verzamel capabele en enthousiaste mensen.
  • Breng de doelstelling en doelgroep in kaart zodat er een gemeenschappelijk uitgangspunt tijdens de brainstorm is.
  • Eventueel kun je doelstelling en doelgroep opschrijven en uitdelen.
  • Zorg voor diverstiteit in de denktank, niet alleen qua functies, maar zeker ook qua leeftijd, sekse, etc

BRAINSTORM 2: spreek af dat alles mag

  • Voor je gaat brainstormen met elkaar, spreek je af dat er in het wilde weg ideeën op tafel mogen komen. Zonder schaamte, maar met veel enthousiasme.
  • Zorg wel voor een helder beeld hoe u gaat brainstormen/associeren en van waaruit. Vrij associeren betekent niet om tafel gaan en verwachten dat er iets bruikbaars uitkomt. Ook al is het vrij, u moet er wel goed over nadenken hoe dit aan te vliegen.
  • Leg vervolgens het principe van vrije associatie uit.
  • Wijs een notulist aan, want vooral de uitkomsten van vrije associatie zijn vaak de basis voor uw creatieve concept.

BRAINSTORM 3: brainstormen
Door associatief na te denken, sta je zichzelf toe om ongebruikelijke gedachtesprongen te maken. Wie weet levert dat een verrassende visie of invalshoek op het onderwerp op.

  • De haalbaarheid is in dit stadium niet relevant.
  • Denk niet te veel aan geld. Een leuk idee kan vaak op een dure en goedkope manier worden uitgevoerd.

BRAINSTORM 4: idee uitwerken
Werk de meest aantrekkelijke mogelijkheid (in termen van programma, geld en effect op doelgroep en doelstelling) uit en zet de rode draad uit (maar gooi de andere opties niet weg, misschien komen ze nog van pas).
Wil je toetsen of de plannen binnen de organisatie kans van slagen hebben, dan kun je een eerste opzet doorspreken met de uiteindelijke beslissers.

 

UITWERKING IDEE OMVAT IN IEDER GEVAL:

  • Het doel van het evenement – De allerbelangrijkste vraag! Wat wil je met dit feest bereiken? Lastig te bedenken? Vraag dan wanneer je opdrachtgever blij is.
  • Doelgroep, datum en plaats – Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?
  • Voorlopig programma – Uit welke onderdelen bestaat het event sowieso? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Wordt er een prijs uitgereikt? Met dit soort vragen bepaal je je raamwerk voor het event.
  • Budget – Hoeveel geld is er beschikbaar voor het feest? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

FORMULEREN VAN DE DOELSTELLING(EN)

De allerbelangrijkste vraag! Wat wil je met dit event bereiken? Lastig te bedenken? Vraag dan wanneer je opdrachtgever blij is. De manier om jouw evenement-doelstelling te formuleren is volgens het SMART-principe. SMART staat voor:

  • Specifiek: Is het doel of resultaat dat ik wil bereiken concreet en duidelijk genoeg?
  • Meetbaar: Hoe weet ik precies wanneer ik het doel heb gehaald?
  • Acceptabel: Is het doel voor mijzelf (en voor anderen) verantwoord en acceptabel?
  • Realistisch: Is het doel realistisch? Kan het wel?
  • Tijdsgebonden: Wanneer wil ik het doel gehaald hebben?

Met het SMART-principe is de doelstelling duidelijk en begrijpelijk voor iedereen. Hieronder heb ik het SMART-formulier voor je toegevoegd. Vul het in en maak een plannetje waarin je beschrijft hoe je de doelstelling(en) gaat behalen.

DOELGROEP BEZOEKERS

Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?

Wees bij het het bepalen van jouw doelgroep zo specifiek mogelijk. Iedere doelgroep behoeft namelijk een eigen aanpak.

Pas als je helder hebt wie je doelgroep is, kun je beginnen met de invulling van jouw evenement. Ik onderscheid drie kenmerken van de doelgroep: doelgroepsoorten, doelgroepprofiel en motivatie van de doelgroep. Deze licht ik hieronder toe.

DOELGROEPSOORTEN

Ik maak altijd onderscheid tussen interne- en externe doelgroepen. Interne doelgroepen zijn medewerkers, bestuurders en partners. Externe doelgroepen zijn: klanten, leveranciers, prospects en pers.

DOELGROEPPROFIEL

De tweede stap die je neemt in het vaststellen van jouw doelgroep is het samenstellen van een profiel. Hierbij moet je denken aan demografische kenmerken, opleidingsniveau en sociaal niveau.

MOTIVATIE VAN DE DOELGROEP

Waarom zouden jouw gasten jouw evenement willen bezoeken? What’s in it for me? is een steeds urgentere vraag van de gast in een tijd vol drukke agenda’s. Het is van belang dat de relevantie van het evenement door de doelgroep wordt ingezien. De gasten van jouw evenement komen om iets bijzonders dan wel specifieks te beleven en te ervaren. Verplaats je dan ook in jouw gasten: kruip in de huid van je doelgroep.

Hoe kom je erachter wat nodig is als de doelgroep zelf niet precies weet wat haar behoefte is en ze bovendien geneigd is haar behoeften voor zichzelf te houden? Hiervoor bestaan verschillende methodes: je kunt bijvoorbeeld een gesprek plannen met vijf personen uit jouw evenement-doelgroep. Praat met hen!

GEEF JOUW DOELGROEP VISUEEL WEER

Tip: een handige tool die wij gebruiken om de evenement-doelgroep weer te geven, is de Empathy Map. Hierdoor leer je je het gedrag en de motivaties van jouw doelgroep in kaart te brengen.

 

Locatie

Locatie: Waar gaat het plaats vinden?

Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?

Denk bij het kiezen van de locatie aan:

  • Details van het evenement
  • Bezoekersaantallen
  • Benodigde ruimtes
  • Catering
  • Beslissingstraject
  • Details van jou als opdrachtgever (o.a. soort organisatie, prioriteiten)

Huidig plan is om de aula van de Beurtschipper als locatie te gebruiken!

WANNEER?

Het bepalen van de datum en het tijdstip van jouw evenement is van groot belang: je wilt natuurlijk een zo groot mogelijke opkomst. Om dat te realiseren kijk je goed naar je doelgroep die je in de vorige stap hebt leren kennen. Hieronder heb ik een checklist voor je gemaakt met alle factoren waar je rekening mee moet houden, zodat jij de perfecte datum en tijdstip voor jouw evenement kunt bepalen.

FEESTDAGEN EN VAKANTIEPERIODES

Als je een zakelijk evenement organiseert, is het niet slim om jouw evenement op een feestdag of in de vakantie te laten plaatsvinden. Ook al heeft niet iedereen vakantie in de vakantieperiode, het bezoekersaantal kan hierdoor toch flink dalen.

Dit geldt ook voor dagen die aansluiten op een bepaalde feestdag, bijvoorbeeld de vrijdag na Hemelvaartsdag. Maar vergeet ook zeker niet de gezellige Carnavalsweken!

Tip: bekijk hier de wettelijke feestdagen en landelijke evenementen.

OP WELKE DAG VAN DE WEEK?

Om te bepalen op welke dag van de week jouw evenement plaatsvindt, kijk je goed naar jouw doelgroep. Maandag is over het algemeen geen geschikte dag voor een (B2B) evenement.

  • Op dinsdag kun je in de regel zonder problemen evenementen organiseren.
  • Ook woensdag is een geschikte dag, maar houd er rekening mee dat veel mensen met kinderen op woensdag parttime werken.
  • Donderdag leent zich voor bijna alle typen evenementen. Als partners niet uitgenodigd zijn en het evenement tot laat op de avond duurt, is donderdag de meest geschikte dag. Veel tweedaagse congressen worden op donderdag en vrijdag georganiseerd.
  • Vrijdagavond is het ideale moment voor evenementen met partner.
  • Zaterdag is een geschikte dag voor feestelijke evenementen of familiedagen met partners en kinderen.
  • Op zondag worden traditioneel veel evenementen met partners en/of kinderen georganiseerd. Houd er wel rekening mee dat veel mensen deze dag graag reserveren voor hun gezin en rust op prijs stellen. Op zondagavond kun je beter geen evenementen organiseren.

GELIJKTIJDIGE EVENEMENTEN

Heb je goed naar jouw concurrenten gekeken? Houd rekening met andere evenementen in dezelfde periode voor dezelfde doelgroep. Kijk niet alleen in Nederland, maar ook naar andere landen. Het zou zonde zijn als jouw evenement een lager aantal bezoekers en minder indrukwekkende sprekers trekt omdat er elders in het land of in de wereld een concurrerend event is.

Wees jezelf ervan bewust dat de datum van jouw evenement zeker bijdraagt aan het succes hiervan. Je kunt natuurlijk niet met alles rekening houden, maar het uitzoeken van een geschikte datum kan veel risico’s beperken.

PROGRAMMA

Uit welke onderdelen bestaat het event sowieso? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Wordt er een prijs uitgereikt? Met dit soort vragen bepaal je je raamwerk voor het event.

Voorlopig programma

19.00 Ontvangst

19.30 HVX Band

19.40 Dans Tiktok

19.50 Theater

20.20 Dans Tiktok

20.30 HVX Band

Parallel een presentatie van decors, kostuums, animatie, Making of Video e.d.

BUDGET

Hoeveel geld is er beschikbaar voor het event? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

 

EVENT CANVAS

EVENT CANVAS

VASTSTELLEN BASIS DATA EVENT

STEL MET DE HELE GROEP DE VOLGENDE DATA VAST. DAARNA KUN JE OPSPLITSEN EN DEEL DRAAIBOEKEN GAAN SAMENSTELLEN!

  • Het doel van het evenement – Wat wil je met dit feest bereiken?
  • Doelgroep, datum en plaats – Voor wie is het event bedoeld? En op hoeveel mensen reken je? Welke ruimte gaan jullie gebruiken? Wanneer gaat het event plaatsvinden?
  • Voorlopig programma – Maak een raamwerk voor het event! Uit welke onderdelen bestaat het event? Vanaf gasten ontvangen tot en met vertrek van gasten en alles wat daar tussenzit!
  • Budget – Hoeveel geld is er beschikbaar voor het feest? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

DRAAIBOEK

HOW TO PLAN AN EVENT

Hoe organiseer je een mega-event als Lowlands?

Een zeer belangrijk onderdeel binnen de organisatie van event is het opstellen van een gedetailleerd draaiboek. Hierin worden de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen verwerkt. WIE, WAT en WANNEER zijn de sleutelwoorden van de inhoud van het draaiboek. Verdeel de taken onderling naargelang de kwaliteiten van de personen. Zo moet de eindverantwoordelijke beschikken over de beste projectmanagement-skills om alles in goede banen te leiden.

In je draaiboek komen ten minste aan bod:

  • Doelgroep
  • Locatie en datum
  • Planning
  • Kosten
  • Catering
  • Entertainment/programmering
  • Decoratie Event
  • Eventtechniek
  • Foto en video
  • Veiligheid
  • Vergunningen
  • Risico's beperken
  • Promotie
  • Evalueren
  • Lijst met contactgegevens (naam, adres, email en telefoonnummer)

Gedurende het gehele proces, van voorbereiding tot uitvoering, werk je constant het draaiboek bij, zodat deze altijd up-to-date is. Zorg ervoor dat iedereen van de organisatie in het bezit is van het draaiboek.

TEAM

Team organiseren

Het is een go! Je gaat nu bekijken welke taken uitgevoerd moeten worden en wie wat gaat doen. Ook bepaal je hoe vaak je vergadert (elke week, iedere twee weken?). Zorg ervoor dat je alle afspraken over het feest op één centrale plaats (het evenementendossier ) bewaart, zodat elk teamlid erbij kan als dat nodig is. Dit kan bijvoorbeeld door te werken met Drop Box. Je maakt daarmee een gezamenlijke documentenmap ‘in the cloud’.

WAT wil / moet je weten / maken?

Wat heb je NODIG?

Mooi, het wat en waarom van jouw eigen quest heb je nu wel duidelijk. Dit maakt het een stuk makkelijker om te bedenken wat je allemaal nodig hebt om je quest te kunnen uitvoeren.

Denk daarbij aan... :

► kennis
    (wat moet je eerst weten)

► materialen
    (boeken, software, gereedschap etc.)

► mensen
    (wie kan je helpen)

Een goede manier is om per deelvraag / tussenproduct te bedenken wat je nodig hebt om de deelvraag te kunnen beantwoorden of het tussenproduct te kunnen maken.

(kijk ook 'ns naar de Mindmap en/of de 'Tips en voorbeelden' onderaan )

Opdracht (kijk hiervoor ook geregeld naar de "Tips en voorbeelden" hieronder)

Open eerst weer je "Werkdocument Eigen Quest [jouw naam]" ...

► Bedenk wat je allemaal moet weten om je hoofdvraag te kunnen beantwoorden of je eindproduct te kunnen maken.

  • Bedenk eerst wat je al weet en daarna welke dingen je nog moet opzoeken & leren.

​► Bedenk daarna welke materialen je nodig hebt om je hoofdvraag te kunnen beantwoorden of je eindproduct te kunnen maken.

  • Bedenk eerst weer wat er al is en daarna welke dingen je nog moet kopen, lenen of misschien zelf moet maken.

​► Bedenk welke mensen je kunnen/moeten helpen om je hoofdvraag te kunnen beantwoorden of je eindproduct te kunnen maken.

  • Ga hierbij uit van de antwoorden op de vorige twee vragen;
    • wie kan je helpen om iets te weten te komen en
    • wie kan je helpen aan materialen
  • Bedenk dan eerst weer wie je al kent en daarna welke mensen je nog moet vragen.

► Schrijf de antwoorden op bovenstaande vragen op in je werkdocument

  • het liefst per deelvraag of tussenproduct

► Zet je bijgewerkte document weer in Seesaw ...

 

Tips en voorbeelden

Om je te helpen met het bedenken van wat en wie je allemaal nodig hebt staan hieronder weer wat tips en voorbeelden.

 

 

Deelvragen / Tussenresultaten

Top, je hebt nu je onderwerp voor jouw event bepaald. Maar nu moet je echt beginnen. Maar wáár moet je beginnen?

Daarom kan je nu het beste jouw onderwerp in een stuk of 3 kleinere stukken gaan hakken.  
Oftewel:

►  je hoofdvraag deel je op in deelvragen (als je iets wilt weten)​
        - of -
►  je eindresultaat deel je op in tussenresultaten (als je iets wilt maken)

​
Als je dat goed doet: ...

  • vormen de deelvragen/ -resultaten meteen de route waarlangs je de quest gaat uitvoeren (en weet je dus waar je kan beginnen)
  • vormen de antwoorden op je deelvragen samen het antwoord op je hoofdvraag   - of - vormen je tussenresultaten samen jouw eindresultaat.

HOE ga je het aanpakken?

Acties

Als je weet wat je allemaal nodig hebt is het een 'kleine' stap om te bedenken hoe je het gaat aanpakken.

Oftewel; waar en hoe ...

► haal je kennis vandaan die je nodig hebt?

► maak of koop (huur, leen) je de dingen die je nodig hebt?

► vraag je de mensen om je te helpen?

Opdracht

► Bedenk voor alles wat je nodig hebt apart hóe je dat voor elkaar krijgt.

  • welke acties zijn hiervoor nodig
  • denk hierbij ook aan technieken & methoden

► Schrijf deze acties duidelijk op, per 'onderdeel' uit het vorige blokje

WANNEER is / moet het af?

Planning

Nu de laatste stap in de voorbereiding van je event, vóór je alles in een Event draaiboek bij elkaar gaat zetten.

Hierbij ga je van alle activiteiten die je in het vorige blokje bedacht hebt, nadenken over ...

► hoe lang denk je ervoor nodig te hebben

► in welke volgorde denk je ze te gaan uitvoeren

  • welke activiteiten kunnen min of meer 'tegelijk'
  • welke 'moeten' na elkaar

Je gaat de PLANNING voor jouw event delen maken

 

Eisen

Daarnaast is het belangrijk om te bepalen wanneer je klaar bent met je quest; wanneer vind je dat het goed is?

► wanneer heb je een duidelijk antwoord op je hoofdvraag gekregen
    (als je iets wilde weten)?

► welke eisen stel je aan je eindresultaat (als je iets wilde maken)?

► (wanneer) heb je geleerd wat je wilde leren?
 

Opdracht

Open eerst weer je "Werkdocument Eigen Quest [jouw naam]" ...

► Maak je planning met de aanwijzingen hierboven

  • eerst in dagen en weken (hoe lang)
  • daarna op welke data (wanneer)
  • maak je planning op papier (zie bijv. het plaatje); in Numbers of Excel of bijvoorbeeld de Herinneringen-app

► Schrijf je eisen op voor de belangrijkste tussenresultaten én je einddoel

  • welke vorm en grootte, wat moet 't kunnen etc. (als je iets maakt)
  • hoe gedetailleerd moet het antwoord zijn? (als je iets onderzoekt)
  • minimale leerdoelen (beide)

► Zet je werkdocument weer in Seesaw en bespreek je planning en eisen met je coach

HAALBAARHEID EN FINANCIEN

WAT KOST DAT?

Het heet niet voor niets concert business, er zit ook een zakelijke, financiële kant aan concerten. Hoe onromantisch het ook mag klinken, er moet ook gewoon geld verdiend worden. In deze aflevering praat Michiel Veenstra met het hoofd van de financiële afdeling Leo Jaarsma en ticketing manager Vicky van Galen Last van MOJO. Over ticketprijzen, budgetten voor dixi’s, b-stages, c-stages, golden circles, gaten vullen, de kluis op Pinkpop en de duurste show ooit.

Haalbaarheid onderzoeken

Als je je idee hebt uitgewerkt, ga je de haalbaarheid ervan onderzoeken. Hierbij kijk je naar de praktische aspecten. Is er wel behoefte aan dit evenement? Kun je het doel halen met dit budget? Krijg je je vergunningen, technische zaken en locatie geregeld? De antwoorden op deze vragen bepalen of je je plan gaat uitvoeren. Wordt het no-go of go?

Je budget bepaalt de contouren én de details van je evenement. Welk entertainment kun je boeken en wat voor hapjes en drankjes serveer je? Ook de locatiehuur valt binnen je budget. Houd je doel altijd scherp voor ogen bij het verdelen van je budget. Kies niet voor de goedkoopste optie als dat afbreuk doet aan je doel.

Nu je alle stappen hebt doorgelopen, is het tijd voor het verdelen van het budget. Hieronder heb ik een checklist samengesteld zodat je ziet hoe je de verdeling van jouw evenement-budget bepaalt.

Het is belangrijk dat je een compleet kostenplaatje maakt. Dit zal beginnen met een schatting, die verfijnder wordt naarmate de voorbereidingen vorderen. Welke kostenposten verwacht je naast de locatiehuur, catering en techniek (bijv. bijzondere inrichting, speciale catering zoals BBQ en foodtrucks, beursstands, entertainment, vrijetijds- en teambuildingsactiviteiten)?

ONVOORZIENE KOSTEN

Tip! Om alle onvoorziene kosten te berekenen, wordt er meestal rekening gehouden met een tien procent. Deze post fungeert als achtervang, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

CHECKLIST

Ik heb voor jou een checklist samengesteld om de budgetverdeling zo eenvoudig mogelijk te maken.

  • Eten & drinken
  • Locatiehuur
  • Inrichting
  • Decoraties
  • Verwarming/koeling
  • Schoonmaak
  • Parkeerkosten
  • Pendeldiensten
  • Overnachtingskosten
  • Amusement
  • Professionele presentator/-trice
  • Sprekers/dagvoorzitter
  • Hostesses
  • Bewegwijzering (routing) en signing
  • Technische voorzieningen
  • Special effects
  • AV-middelen
  • Foto/videoproducties
  • Website
  • Drukwerk
  • Promotiekosten
  • Medische voorzieningen
  • Beveiliging
  • Verzekeringen
  • Vergunningen
  • Organisatiekosten extern/intern
  • Post ‘onvoorzien’ (meestal 10% van het totaalbudget)

Kom je er niet uit of heb je hulp nodig met het verdelen van jouw budget? Ik help je graag verder!

 

MARKETING & PR

VOLLE ZALEN TREKKEN

De act is geboekt en de zaal gehuurd, maar zonder publiek wordt het een saaie bedoening. Hoe zorg je dat mensen van het concert weten? Hoe krijg je die zaal vol? En wat doe je als het concert uiteindelijk toch niet helemaal zo loopt als gepland? In deze aflevering praat Michiel Veenstra met marketing en communicatie managers Shally Hurkmans en Martin Verhorst van MOJO. Een gesprek over onder meer admats, teasers, targetten en last minute cancellations.

Event promoten

Bedenk hoe je je doelgroep kunt bereiken. Ga na welke communicatiemiddelen er al zijn. Kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een adressenbestand, social media account of een website? Moet er een poster of flyer komen? Werk de promotie uit in een communicatieplan.

De ‘fun lane’….  De bezoeker van een evenement moet in een ‘fun lane’ worden getrokken. Met als doel; een aaneenschakeling van positieve belevingen naar én van een evenement. De grondvorm voor de fun lane begint al bij de potentiele bezoeker thuis. Daar wordt, op basis van de beschikbare informatie via bijvoorbeeld een website de bezoeker al nieuwsgierig gemaakt naar het evenment. 

UITNODIGING

Een uitnodiging moet de gasten een idee geven van het evenement waarvoor ze worden uitgenodigd. Je kunt nog zo’n creatief plan maken en uitvoeren, maar als de creativiteit niet doorschemert in de uitnodiging, streef je een deel van je doel voorbij: je prikkelt een aantal mensen niet extra om te komen.

Het concept staat. De sprekers zijn rond, heel misschien op een last minute topper na, maar uw evenement staat. De aanmeldsite voor het evenement is perfect. Dan wordt het tijd om in het proces van het organiseren van een evenement de eerste uitnodiging de deur uit te doen. Wat moet u nu juist wel of niet doen?

Wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe

  • Datum, tijden, locatie, wat valt er te halen, waarom is het interessant voor de ontvanger van de uitnodiging en aanmeldmogelijkheid in de uitnodiging
  • Gooi vooral niet alle informatie, facts en figures in de uitnodiging. Doe dat in het vervolgtraject.
  • Laat de eerste uitnodiging zuiver: Welk evenement, wat is er te halen, wanneer, waar en hoe schrijf ik me in. Dus maak het zo simpel mogelijk om in te schrijven.

 

Uitnodiging: zes weken van te voren

  • Verzendmoment: zes weken voor het evenement. Daarvoor eventueel al een save the date.
  • Te ver van te voren is voor velen nog niet te plannen, te kort voor het event en de agenda staat vol.

    De persoonlijke benadering
  • Maak de uitnodiging persoonlijk. Daarbij hoort een check, dubbelcheck van de verzendlijst.
  • Spelfouten of op de verkeerde naam aanschrijven is slordig en funest voor het aantal inschrijvingen.
  • Durf bijvoorbeeld voor een video te kiezen: hoe leuk is het om in een video kort en persoonlijk te worden aangesproken. Dat straalt uit dat u alles voor uw gast wilt doen en met een goede call to action kan het bijzonder effectief zijn.

Fungeer als een klantenservice

  • Reageer direct op reacties. Zowel negatief, als positief. Zowel per mail en telefoon als op social media. Een ‘klantenservice’ rondom het uitnodigingstraject is een must.
  • Durf daarbij bij reacties via social media, ook in de openbare ruimte te reageren. Ook hier kan een video weer wonderen doen om een ontevreden reactie om te buigen. Of laat een spreker reageren, nagelang de reactie over een inhoudelijk onderdeel van het event gaat.

    Help herinneren
  • Een herinnering is geen schande. Mensen hebben vaak meerdere uitnodigingen nodig. Zorg dat je per herinnering steeds iets meer waardevolle informatie prijs geeft.
  • Overlaadt uw potentiele gast niet met berichten, want dat werkt averechts.
  • Denk van te voren na over opvolgtrajecten. En zorg er daarbij voor dat er steeds per potentiele gast een traject doorlopen wordt en dat een persoon die een eerste herinnering krijgt, niet meegaat in de bulk van 3e herinneringen. Kortom een opvolgtraject op maat.
  •  

EVENT LOGISTIEK & ORGANISATIE VOORBEREIDING

HOE BOUW JE EEN FESTIVAL? BEHIND THE SCENES SOLAR WEEKEND FESTIVAL

DE BACKSTAGE IN DE SPOTLIGHT

Van lege doos tot spectaculaire show. Michiel Veenstra praat met productiemanagers Marjolein Zonneveld en Otger Vermeulen van MOJO over de zaken waar zij in hun werk mee te maken krijgen als zij een show produceren. Over podiumhoogtes, zichtlijnen en natuurlijk ook de befaamde riders.

Event voorbereiden

Je bent nu klaar voor de voorbereiding van het event. Tijd om duidelijke afspraken te maken over:

  • De locatie
  • De catering
  • De technische voorzieningen (is er bijvoorbeeld een geluidsinstallatie en/of een beeldscherm nodig?)
  • De medewerkers
  • De EHBO en beveiliging

Houd je opdrachtgever in de voorbereidingsfase steeds op de hoogte. Spreek af wanneer wat geregeld moet zijn en houd je daaraan.

De organisatie van een evenement kan niet zonder logistiek. Dit geldt niet alleen voor de opbouw en afbouw van evenementen. Ook tijdens het evenement spelen logistieke processen een belangrijke rol. Je controleert goederen die binnenkomen en zorgt ervoor dat alles op tijd op de juiste plek staat. Ook ben je betrokken bij de techniek die voor een evenement nodig is, zoals de belichting en het geluid.

Na het evenement ben je betrokken bij de afbouw en zorg je ervoor dat alles op tijd en veilig wordt opgehaald. Je werkt hard, bent flexibel, betrouwbaar en behulpzaam. Je bent niet bang voor vieze handen en weet van aanpakken. Met jouw avontuurlijke instelling voel jij je prettig in een werkomgeving die elke dag anders is.Wat bij evenementenlogistiek allemaal komt kijken:

  • Site-productie: alle spullen op het evenemententerrein plaatsen
  • Infratechniek: water-, stroom- en communicatiematerialen opbouwen op de locatie
  • Audiovisuele techniek: techniek nodig voor beeld en geluid
  • Afvalmanagement: het veilig en milieuvriendelijk verzamelen en afvoeren van afval
  • Podium- en tentenbouw
  • Ontvangen en opslaan van goederen
  • Verzamelen en klaarmaken van goederen voor transport
  • Veilig- en milieuvriendelijk werken
  • Omgaan met documenten die nodig zijn voor transport
  • Samenwerken, en nog veel meer…

LOGISTIEK EN OPBOUW

Locatie?

Ten eerste is het natuurlijk essentieel dat de locatie van het evenement ruim van tevoren wordt geselecteerd. Bij kleinere evenementen zal vaak voor een vaste, bestaande locatie worden gekozen, zoals een congrescentrum, evenementenhal of loods. Bij locaties die zelf moeten worden opgezet kun je denken aan bijvoorbeeld festivalterreinen of sportevenementen in een open gebied. Bij het bepalen van de juiste locatie voor jouw evenement is volgens Van Rijn een aantal criteria belangrijk. ‘Vraag jezelf af hoeveel capaciteit je binnen nodig hebt, hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn om de auto’s van je bezoekers kwijt te kunnen en hoe lang het duurt voordat mensen hun auto geparkeerd en de locatie bereikt hebben. Op open plekken is het van belang na te gaan of je alle benodigde vergunningen wel kunt krijgen en of de plek wel bestand is tegen een grote toestroom van mensen.’ Wees bovendien op tijd, vult Van Rijn aan, want anders zou je wel eens achter het net kunnen vissen. ‘Driekwart jaar of zelfs een jaar van tevoren is voor het afhuren van een locatie helemaal niet vreemd.’

Faciliteiten

Vervolgens stel je vast welke faciliteiten je je bezoekers wilt bieden en, net zo belangrijk, wat zij zelf verwachten. ‘Alles wat gebeurt op een evenement, alle activiteiten van toeleveranciers, samenwerkingspartners en bezoekers, noem ik processen’, vertelt Van Rijn. Een bezoek aan het toilet is een proces, net als de aanvoer van koffiebekers en het bestellen van een broodje gezond. ‘Zorg er dus voor dat je vooraf analyseert en berekent welke faciliteiten aanwezig moeten zijn om deze processen soepel te laten verlopen, en in welke hoeveelheden je ze nodig hebt. Wat moet je regelen om je bezoekers een biertje te kunnen laten bestellen zonder wachttijd? Welke faciliteiten zijn al aanwezig op locatie? Is er voldoende plek voor fietsen? Ook hier geldt weer: rekenen, rekenen rekenen. Zet je bijvoorbeeld 1 toilet neer voor 10.000 man, dan weet je dat je een probleem hebt. Hoeveel je er dan wél nodig hebt, hangt ook af van het serviceniveau dat je je bezoeker wilt bieden. De toiletverhouding bij een André Rieuconcert zal bijvoorbeeld ongetwijfeld anders zijn dan bij een hardstylefeest.’ ‘Natuurlijk is het gebruik van data en gegevens van bezoekers om privacyredenen een gevoelig onderwerp’, erkent ook Van Rijn. ‘Maar ook de bezoeker anno 2019 zal begrijpen dat jij hun informatie nodig hebt om optimale service, veiligheid en kwaliteit te kunnen bieden. Een goede voorbereiding valt of staat bij een nauwkeurige inschatting van de bezoekersaantallen en -samenstelling. Is dat “slechts” een educated guess omdat je (nog) niet over de juiste informatie beschikt?

Dat is in elk geval beter dan niets!’ Het inzicht dat je verkrijgt dankzij het vergaren van bezoekersinformatie, biedt ook de kans om de mobiliteitskeuze van de bezoeker te beïnvloeden. Wanneer je weet dat veel bezoekers vanuit een ander(e) stad of dorp naar de evenementenlocatie reizen, kun je daar bijvoorbeeld op inspelen door een trein/ticketcombinatie aan te bieden. Van Rijn: ‘Als treintickets voor 70 procent van de oorspronkelijke prijs worden aangeboden, gaat dat vanzelf lopen. Je slaat twee vliegen in één klap: je zorgt ervoor dat jouw bezoekers duurzamer reizen én je hebt minder parkeerplekken nodig op locatie.’ Ook hier slaat Van Rijn de simpele brug naar de eigen verjaardag: ‘Als jij in een smal straatje in Amsterdam woont, raad je het je gasten toch ook aan met het openbaar vervoer te komen?’ Let wel op dat je, wanneer je de mobiliteitskeuze van de bezoeker beïnvloedt, wel kunt leveren wat je hen in het vooruitzicht stelt. ‘Die trein moet dan ook écht komen, er moeten voldoende plaatsen beschikbaar zijn en als je bijvoorbeeld een pendelbus belooft, moet die al direct bij aankomst klaarstaan.’

TECHNIEK ACHTER LOWLANDS

https://shows.acast.com/mojo-presenteert/episodes/natje-en-droogje
NATJE EN DROOGJE

CATERING

Een concert of festival bezoeken is nog leuker als je er ook iets lekkers kunt eten en drinken. In deze aflevering praat Michiel Veenstra met food and beverage managers Martine Bosch en Hans Kuipers van MOJO. Hoe bepaal je het menu van een evenement? Wat serveer je waar? En wat doe je als onverhoopt het bier op is? Over hardlopers stage left en right, Oosterscheldekreeft, de saté met lontong van North Sea Jazz, de kibbeling van kipverkoper Willem Worst en het verhaal van de Poké Bowl.

Planning en infrastructuur

Een evenement organiseren doe je bij lange na niet in je eentje. Podia, geluids- en videoapparatuur, toiletten, elektriciteit, catering – voor ieder aspect ga je een andere samenwerking aan. Een nauwkeurige planning voor toeleveranciers is dus van het grootste belang, stelt Van Rijn. ‘Wie gaat wat lossen en op welk moment? Waar laten ze hun spullen? Moeten die podiumonderdelen direct naar de juiste zaal of worden ze eerst elders opgeslagen? Wat betreft de volgorde en tijdsindeling van jouw planning moet je er absoluut rekening mee houden dat niet alles altijd zal lopen zoals jij het ingepland had. Denk na over de consequenties van jouw keuzes en zorg ervoor dat er geschoven geworden kan worden op het moment dat er iets uitloopt of wegvalt. Ga er maar vanuit dat je planning altijd scheef loopt. Dat is stiekem ook eigenlijk het leuke aan evenementenlogistiek. Met ad hoc anticiperen kom je altijd waar je zijn moet!’

De vijf V’s van evenementen

Elk (sport)evenement heeft een vijftal kenmerken die elk een logistieke consequentie heeft. In deze paragraaf worden deze vijf “V’s” verder uitgewerkt.

Verbazing

Er is geen evenement meer dat niet inspeelt op de verbazing of beleving van deelnemer en/ of toeschouwer. Denk maar eens aan ‘Low Lands’ (Mojo), Sensation (ID&T), Concert at Sea (Bløf). Maar ook bij sportevenementen speelt de beleving een grote rol. Zo zijn de ceremoniële openingen van grote kampioenschappen en Olympische spelen ware hoogstandjes van dans, acrobatiek en muziek. Die beleving wordt gecreëerd en vraagt voorbereiding tot in het kleinste detail. Nieuwe evenementen verdringen traditionele. Een verschuiving van sportbeleving ligt daar ook vaak aan ten grondslag. Laagdrempeligheid en het sociale karakter worden steeds belangrijker (Vos e.a., 2014). Een prestatieloop wordt een ‘Color Run’, een veldloop een ‘Survival Run’. Daarbij speelt ook nog eens het belang van de commercie. Elk evenement moet aan concepten worden opgehangen om te overleven. Concepten moeten passen bij de strategie van organisatoren en sponsors (Gerritsen & van Olderen, 2013: 32). Grote concerns verbinden hun naam aan evenementen. Van 2003 tot 2013 de ING aan de New York Marathon (Gillette, 2012) , Heineken aan de Champions league (IMR sportsmarketing, s.d.), Coca Cola is al meer dan tachtig jaar verbonden aan de Olympische spelen (www.coca cola company), etc. Het gevolg van deze belevingsdrang is dat het concept en de uitvoering vaak op gespannen voet met elkaar staan. Het vraagt van de logisticus een goede onderbouwing van het procesontwerp (van Rijn & van Damme 2011: 89). Het uiteindelijke ontwerp is dan vaak een compromis en het is de vraag of service en veiligheid hiermee altijd gediend zijn.

Volledigheid

Het is niet alleen het oog voor detail voor het concept. Maar ook het oog voor detail van de uitvoering. Voor het evenement moet alles op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid en met de juiste kwaliteit op de evenementenlocatie aanwezig zijn. De kleinste vergissing in de beschikbaarheid van materialen, of een planningsfout heeft direct gevolgen voor de uitvoering.

Vlug

Evenementen vinden meestal plaats op locaties die worden gehuurd van een eigenaar. Zo was bijvoorbeeld voetbalclub Den Haag gastheer van het WK Hockey in 2014. Het toernooi werd gespeeld in het Kyocera stadion en het tijdelijke daarvoor gebouwde Green Fields stadion. De opbouwperiode was gefaseerd zodanig dat het ‘normale’ gebruik (door het voetbalteam) zo min mogelijk werd verstoord. De verschillende toeleveranciers; Heymans voor de velden, De Boer tenten voor tentaccomodaties en vele anderen hebben gewerkt met gedetailleerde tijdschema’s en duidelijke afspraken. Alles om binnen een zo kort mogelijke periode dit evenement mogelijk te maken. Een vergelijkbaar voorbeeld was het optreden van U2 in 2009 in de Arena (het stadion van Ajax in Amsterdam). Tweeënzeventig uren na afloop van dit concert, moest de bal alweer rollen. Daarvoor moest er een hele nieuwe grasmat in de Arena worden gelegd. Het baarde de Arena logistieke kopzorgen (te Lintert, 2009).

Veiligheid

Het belang van de veiligheid op evenementen werd reeds besproken tijdens de inleiding van dit hoofdstuk. Toch is het goed om ook hier nog eens stil te staan bij de veiligheid en de relatie met service. Als op een evenement de service voor de klant voldoet aan de verwachtingen, zullen er ook (veel) minder problemen zijn met de veiligheid. Omgekeerd kunnen bijvoorbeeld lange wachtrijen op een evenement negatief weken op de beleving en kunnen aanleiding zijn voor ongeregeldheden of verdrukkingssituaties. Zoals reeds gezegd zal het procesontwerp het concept moeten ondersteunen, dus zullen alle processen (voor transport en toegang, voor drank en voeding, voor sanitair, etc.) zo uitgemeten moeten zijn dat de bezoeker in de flow van de beleving blijft.

Volatiel

Evenementen zijn sterk aan verandering onderhevig. Niet alleen op lange termijn, zoals veranderende trends (bijvoorbeeld individualisering) of economische omstandigheden (bijvoorbeeld wegvallen van sponsors), maar zeker ook op de korte termijn kan er sprake zijn van een hoge mate van onvoorspelbaarheid. De aanwezigheid van absolute deadlines veroorzaakt vaak lastminute een enorme piek in de opbouw. De terreingesteldheid en de weersomstandigheden kunnen dit effect nog eens versterken. Zo veroorzaakte bijvoorbeeld in 2014 een lokale valwind een ingestorte tent enkele dagen voor het begin van het muziekfestival Pukkelpop in Kiewit (België). Niet alleen bij de opbouw spelen dit soort zaken een rol, maar juist ook tijdens het evenement kunnen er onverwachte piekbelastingen optreden als gevolg van allerlei gebeurtenissen. Het is dan ook aan de verantwoordelijke voor de productie (de evenementenlogisticus) om een flexibele en veerkrachtige organisatie neer te zetten. 

VOORBEELDEN

Leids Film Festival spoedcursus: Hoe organiseer je je eigen filmfestival?

Vanaf vandaag staat Leiden zes dagen in het teken van het Leids Film Festival (LFF), afgetrapt met de Nederlandse première van de Amerikaanse thriller Margin Call. Wat zes jaar geleden als een grap begon, is vandaag de dag een serieus filmfestival dat vorig jaar ongeveer 20.000 bezoekers trok. Oprichter en festivalvoorzitter Alexander Mouret legt uit: hoe organiseer je een filmfestival?

VOLKSRKANT Heleen van Lier 25 oktober 2011, 11:47

Een eigen filmfestival organiseren, hoe komt zoiets tot stand?
'Het idee voor het LFF is letterlijk in de kroeg ontstaan met 4 vrienden. We waren allemaal net of bijna afgestudeerd, en waren veel bezig met films. We kwamen erachter dat in Leiden weinig met film gebeurde, behalve het normale bioscoopprogramma. Dus toen dachten we: laten we een eigen filmfestival opzetten. We besloten: als we dit doen, doen we dit goed. We zetten groot in bij universiteiten en fondsen - waar we eigenlijk flink hebben gebluft dat we wisten waar we mee bezig waren. Iedereen bleek enthousiast en toen stonden we voor de keuze: of toegeven dat we hadden gebluft en het bijltje erbij neergooien, of keihard gaan knallen. We kozen voor het laatste.'

En hoe dan verder?
'We zijn met heel veel mensen 'een bakkie koffie gaan drinken'. Met mensen uit de filmwereld, met productiemensen, met de bioscopen, eigenlijk uit alle segmenten van de filmwereld. Aan hen hebben we gevraagd: hoe zouden jullie zoiets aanpakken? Hierop kregen we heel verschillende antwoorden, en daar hebben we onze eigen mix van gemaakt. We hadden het voordeel dat we geen geld en geen kennis hadden, waardoor we een hoge gunfactor hadden en mensen ons niet zagen als concurrent.'

Toen was het zover...
'We begonnen met een weekend lang twee bioscopen vullen, hoewel we eigenlijk met één avondje wilden starten. Het eerste jaar zag het er niet uit, maar we hadden wel al 6000 bezoekers. Mensen vonden het een leuk idee, er was dus behoefte aan een filmfestival in Leiden. Dat inspireerde ons enorm om door te gaan, we wisten: dit doen we niet voor onszelf.'

Wat is jullie formule?
'Wij willen dingen programmeren die mensen interessant vinden, maar die je niet zo snel in de grote bioscopen zult zien. We bieden een podium aan de films die een beetje tussen wal en schip dreigen te raken, die net tussen filmhuis en de pathé vallen. Je zou het kunnen omschrijven als 'Arthouse Light'. We vinden zelf heel veel verschillende dingen leuk en beperken ons niet tot één thema, zoals veel filmfestivals doen. Het belangrijkste is om de bezoekers te blijven uitdagen en verrassen - zoals dit jaar met een vertoning van Monty Python's Life of Brian in een kerk. Dat is nog nooit eerder gedaan. Voor ons is de sky the limit. Alles kan! Iedereen verklaarde steeds ons voor gek - toen we van twee naar vijf dagen gingen, toen we ook in musea gingen programmeren, toen we een internationale competitie begonnen. Maar het blijkt steeds te werken.'

Wat kun je mensen aanbevelen die in hun eigen woonplaats een filmfestival willen beginnen?
'Je moet er vooral heel veel zin in hebben. Als dat is wat je wil doen, dan lukt het. Je moet gewoon ergens beginnen, en van daaruit groeien. Je moet niet denken dat je er geld mee kunt verdienen of het om de status doen. Het is nooit ons doel geweest om Katja Schuurman op de rode loper te krijgen bijvoorbeeld. Bij ons gaat al het geld in het beter en mooier maken van het festival. Ik begrijp de mensen ook niet die bij wijze van spreken dit jaar 100 euro subsidie krijgen en het jaar erop 50 euro en dan zeggen: dan doen we het niet meer. Dan programmeer je toch gewoon een keer wat minder zalen? Desnoods ga je met zijn allen om een tv staan, om ze mooie dingen te kunnen laten zien.'

Zo organiseer je het perfecte filmfestival

Een minicollege filmfestival organiseren door Ally Derks, bij de opening van het documentairefestival IDFA.

VOLKSKRANT Karolien Knols12 november 2016, 2:00

'Het klinkt enorm arrogant, maar het beste filmfestival dat ooit werd georganiseerd was IDFA 2015. De professionaliteit van de medewerkers, meer dan 200 duizend bezoekers, elke ochtend negenduizend kinderen in de zaal die naar documentaires keken, debatten, meer dan 3.500 internationale gasten, 900 nagesprekken met regisseurs - er is geen festival ter wereld dat ons dat nadoet.

'Het perfecte festival begint met de beste films van de beste regisseurs van het jaar. We zijn een competitiefestival; vereiste om mee te doen in de competitie is dat de film bij ons de wereldpremière beleeft. We moeten steeds vaker concurreren met de grote festivals in Venetië en Cannes, waar naast speelfilms steeds meer documentaires draaien. Ik snap dat een regisseur kiest voor Cannes boven IDFA: je kiest voor de rode loper, veel publiek en veel pers.

Buzz

'De beste films zijn films waarin vorm en inhoud elkaar in perfecte balans houden. Films die discussie oproepen. Daar moeten alle IDFA films aan voldoen, en de openingsfilm helemaal. Bij voorkeur is die van een Nederlandse maker. Dit jaar hebben we Stranger in Paradise van Guido Hendrikx, over de Europese vluchtelingenpolitiek. Die film is een klap in je smoel. Zoals de hoofdrolspeler tegen een zaaltje vluchtelingen zegt: 'we lusten jullie niet, denk je echt dat we jullie kunnen gebruiken', en hun voorrekent wat ze ons gaan kosten - ik heb er een hele week mee in mijn maag gezeten.

'Een goed festival geeft ruim baan aan jonge makers, en vergeet tegelijkertijd de oudjes niet. We hebben de afgelopen jaren groot, nieuw talent gehad: Ester Gould met haar documentaire A Strange Love Affair with Ego, over haar overleden zus. Catherine van Campen met Garage 2.0. Dit jaar Guido Hendrikx. Wat we wel merken: veel talenten blijken eendagsvliegen. Ze maken één goede film over een onderwerp dat al jaren in hun hoofd zit, en daarna is het op. Hillie Molenaar, die al heel lang meedraait, zegt dan: flikker mij maar uit een vliegtuig, overal waar ik terechtkom vind ik een verhaal dat ik kan vertellen.

'Ik heb ooit gezegd: een documentaire moet zijn als een mitrailleur. Maar je kunt niet een heel festival heftige films laten zien. Er moet ook wat te lachen zijn. Ook belangrijk, voor de buzz tijdens het festival: dat het onderwerp van een film er is. De zoon van Pablo Escobar, een paar jaar geleden. André Hazes bij Zij gelooft in mij was een happening. Jari Litmanen met een nagesprek in een klein zaaltje: dat geeft reuring. Dit jaar proberen we Mick Jagger naar het festival te halen. Hoeveel kans er is dat hij komt? Ik kan alleen maar zeggen: akela, we doen ons best.'

ALLY DERKS

Ally Derks (56) richtte in 1988 het International Documentary Filmfestival Amsterdam (IDFA) op. Dit jaar kondigde ze haar vertrek aan als directeur. IDFA 2016 begint op 16 november.

De UITVOERING van jóuw EVENT

VOLG HET DRAAIBOEK!

DE UITVOERING

Het lijkt als bezoeker bijna vanzelfsprekend dat er tenten of een podium staan op een anders groot en leeg veld maar dat is het natuurlijk niet. In deze aflevering praat Michiel Veenstra met operationeel directeur Cees Muurling en projectspecialist vergunningen en veiligheid Ruud van Buren wat daar zoal bij komt kijken. Een gesprek over siteproductie, staalbouwdagen, kamperende tieners, wat-als scenario’s, het gevaar van weerapps en aardappels, fietsbellen en kiwi’s.

Op de dag van het evenement helpt het draaiboek je om je event succesvol uit te voeren. Natuurlijk ben je ruim op tijd op de feestlocatie. En heb je de gegevens van je contactpersoon daar bij de hand. Lopen zaken niet zoals je ze bedacht had? Wees dan flexibel en kijk samen met de locatiebeheerder hoe je problemen snel en praktisch oplost. Bedenk dat een goede sfeer en een enthousiaste ontvangst een event kunnen maken of breken.

AFSLUITEN EN EVALUEREN

Is het event achter de rug? Evalueer zo snel mogelijk – liefst direct na afloop – samen met je opdrachtgever. Dan ligt alles nog vers in het geheugen. Is je opdrachtgever tevreden? Wat ging er goed? Wat kan er een volgende keer anders of beter? Leg zowel de positieve als de leerpunten vast in een evaluatiedocument en stop dit in het evenementendossier. Vergeet niet de medewerkers te bedanken!

Na elk evenement volgt de evaluatie, op welke manier dan ook. Elk evenement levert een bepaalde ervaring op en van élk evenement leer je weer nieuwe dingen. Door deze ervaringen – positief en negatief – vast te leggen, kun je in de toekomst een succesvoller event organiseren. Leren van fouten is dé manier om inzicht te krijgen in mogelijke verbeteringen.

Heeft jouw bedrijf al eens eerder een evenement georganiseerd, maar was jij daar nog niet bij betrokken? Geen zorgen: ik geef je tips om zoveel mogelijk lessen uit het verleden van jouw bedrijf te halen.

In- en externe evaluatie

Om een evenement uit het verleden te evalueren kun je beginnen met een scheiding tussen een in- en externe evaluatie. De interne evaluatie draait om de sterktes en zwaktes vanuit jouw organisatie en jouw samenwerkingspartners. De externe evaluatie draait om de beoordeling van de bezoekers.

Met deze drie stappen breng je het totaalplaatje in beeld:

  1. Vraag jouw collega’s om hulp
  2. Spit het archief door
  3. Praat met gasten

PLAN, DO, CHECK, ACT!

Na het doornemen van de evaluatie, is het belangrijk om actie te ondernemen. Ga aan de slag met de ontdekte verbeterpunten. Voer de gemakkelijke punten meteen door in lopende projecten, zodat je meteen profijt hebt van je evaluatie.

De manier die ik hanteer is de PDCA-methode van Deming: Plan, Do, Check, Act. Dit is een goed controlemiddel om de kwaliteit van veranderingen en verbeteringen binnen de organisatie te bewaken. Deze stappen dienen uitgevoerd te worden in een vaste cyclus. Nadat je de taak hebt uitgevoerd, kun je deze evalueren. Vanuit hier ga je opnieuw plannen en uitvoeren, maar deze keer met de voorgaande evaluatie in je achterhoofd. Dit is het ‘Principe van Constant Verbeteren’.

  1. Plan: Plannen en doelstellingen worden SMART geformuleerd en de strategie is duidelijk voor alle medewerkers.
  2. Do: De uitvoering wordt nauwkeurig geanalyseerd en fouten mogen gemaakt worden om te experimenteren.
  3. Check: Er wordt regelmatig gecheckt of de uitvoering nog in lijn is met de doelstellingen en afwijkingen worden gezien als momenten om te leren.
  4. Act: Er wordt bijgestuurd waar nodig, doelstellingen worden regelmatig bijgesteld en de lat wordt steeds iets hoger gelegd.

Veel bedrijven blijven hangen tussen ‘P’ en ‘D’, en vergeten om vervolgens de stappen ‘C’ en ‘A’ uit te voeren. Dit gebeurt in de catering- en evenementenbranche dagelijks. Als bedrijf plan je een evenement en deze voer je uit. Voordat je hebt geëvalueerd ben je al bezig met het plannen van het volgende evenement, en ga zo maar door.