## IDEE FORMULEREN

HOW TO PLAN THE PERFECT EVENT https://youtu.be/8kCziFDK3Yk

Organiseer een brainstorm of – als de opdracht voor het feest van iemand anders komt – plan een overleg en stel vragen over:

BRAINSTORM 1: stel een denktank samen

- Verzamel capabele en enthousiaste mensen.
- Breng de doelstelling en doelgroep in kaart zodat er een gemeenschappelijk uitgangspunt tijdens de brainstorm is.
- Eventueel kun je doelstelling en doelgroep opschrijven en uitdelen.
- Zorg voor diverstiteit in de denktank, niet alleen qua functies, maar zeker ook qua leeftijd, sekse, etc

BRAINSTORM 2: spreek af dat alles mag

- Voor je gaat brainstormen met elkaar, spreek je af dat er in het wilde weg ideeën op tafel mogen komen. Zonder schaamte, maar met veel enthousiasme.
- Zorg wel voor een helder beeld hoe u gaat brainstormen/associeren en van waaruit. Vrij associeren betekent niet om tafel gaan en verwachten dat er iets bruikbaars uitkomt. Ook al is het vrij, u moet er wel goed over nadenken hoe dit aan te vliegen.
- Leg vervolgens het principe van vrije associatie uit.
- Wijs een notulist aan, want vooral de uitkomsten van vrije associatie zijn vaak de basis voor uw creatieve concept.

BRAINSTORM 3: brainstormen
Door associatief na te denken, sta je zichzelf toe om ongebruikelijke gedachtesprongen te maken. Wie weet levert dat een verrassende visie of invalshoek op het onderwerp op.

- De haalbaarheid is in dit stadium niet relevant.
- Denk niet te veel aan geld. Een leuk idee kan vaak op een dure en goedkope manier worden uitgevoerd.

BRAINSTORM 4: idee uitwerken
Werk de meest aantrekkelijke mogelijkheid (in termen van programma, geld en effect op doelgroep en doelstelling) uit en zet de rode draad uit (maar gooi de andere opties niet weg, misschien komen ze nog van pas).
Wil je toetsen of de plannen binnen de organisatie kans van slagen hebben, dan kun je een eerste opzet doorspreken met de uiteindelijke beslissers.

UITWERKING IDEE OMVAT IN IEDER GEVAL:

- Het doel van het evenement – De allerbelangrijkste vraag! Wat wil je met dit feest bereiken? Lastig te bedenken? Vraag dan wanneer je opdrachtgever blij is.
- Doelgroep, datum en plaats – Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?
- Voorlopig programma – Uit welke onderdelen bestaat het event sowieso? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Wordt er een prijs uitgereikt? Met dit soort vragen bepaal je je raamwerk voor het event.
- Budget – Hoeveel geld is er beschikbaar voor het feest? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

### FORMULEREN VAN DE DOELSTELLING(EN)

De allerbelangrijkste vraag! Wat wil je met dit event bereiken? Lastig te bedenken? Vraag dan wanneer je opdrachtgever blij is. De manier om jouw evenement-doelstelling te formuleren is volgens het SMART-principe. SMART staat voor:

- Specifiek: Is het doel of resultaat dat ik wil bereiken concreet en duidelijk genoeg?
- Meetbaar: Hoe weet ik precies wanneer ik het doel heb gehaald?
- Acceptabel: Is het doel voor mijzelf (en voor anderen) verantwoord en acceptabel?
- Realistisch: Is het doel realistisch? Kan het wel?
- Tijdsgebonden: Wanneer wil ik het doel gehaald hebben?

Met het SMART-principe is de doelstelling duidelijk en begrijpelijk voor iedereen. Hieronder heb ik het SMART-formulier voor je toegevoegd. Vul het in en maak een plannetje waarin je beschrijft hoe je de doelstelling(en) gaat behalen.

### DOELGROEP BEZOEKERS

Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?

Wees bij het het bepalen van jouw doelgroep zo specifiek mogelijk. Iedere doelgroep behoeft namelijk een eigen aanpak.

Pas als je helder hebt wie je doelgroep is, kun je beginnen met de invulling van jouw evenement. Ik onderscheid drie kenmerken van de doelgroep: doelgroepsoorten, doelgroepprofiel en motivatie van de doelgroep. Deze licht ik hieronder toe.

DOELGROEPSOORTEN

Ik maak altijd onderscheid tussen interne- en externe doelgroepen. Interne doelgroepen zijn medewerkers, bestuurders en partners. Externe doelgroepen zijn: klanten, leveranciers, prospects en pers.

DOELGROEPPROFIEL

De tweede stap die je neemt in het vaststellen van jouw doelgroep is het samenstellen van een profiel. Hierbij moet je denken aan demografische kenmerken, opleidingsniveau en sociaal niveau.

MOTIVATIE VAN DE DOELGROEP

Waarom zouden jouw gasten jouw evenement willen bezoeken? What’s in it for me? is een steeds urgentere vraag van de gast in een tijd vol drukke agenda’s. Het is van belang dat de relevantie van het evenement door de doelgroep wordt ingezien. De gasten van jouw evenement komen om iets bijzonders dan wel specifieks te beleven en te ervaren. Verplaats je dan ook in jouw gasten: kruip in de huid van je doelgroep.

Hoe kom je erachter wat nodig is als de doelgroep zelf niet precies weet wat haar behoefte is en ze bovendien geneigd is haar behoeften voor zichzelf te houden? Hiervoor bestaan verschillende methodes: je kunt bijvoorbeeld een gesprek plannen met vijf personen uit jouw evenement-doelgroep. Praat met hen!

GEEF JOUW DOELGROEP VISUEEL WEER

Tip: een handige tool die wij gebruiken om de evenement-doelgroep weer te geven, is de Empathy Map. Hierdoor leer je je het gedrag en de motivaties van jouw doelgroep in kaart te brengen.

###

### Locatie

Locatie: Waar gaat het plaats vinden?

Voor wie is het event bedoeld? Het maakt nogal uit of je een feest organiseert voor klanten van een bedrijf of voor een groep tieners. Het seizoen is ook bepalend. Kun je het feest buiten houden? Of heb je een zaal of andere binnenruimte nodig?

Denk bij het kiezen van de locatie aan:

- Details van het evenement
- Bezoekersaantallen
- Benodigde ruimtes
- Catering
- Beslissingstraject
- Details van jou als opdrachtgever (o.a. soort organisatie, prioriteiten)

Huidig plan is om de aula van de Beurtschipper als locatie te gebruiken!

### WANNEER?

Het bepalen van de datum en het tijdstip van jouw evenement is van groot belang: je wilt natuurlijk een zo groot mogelijke opkomst. Om dat te realiseren kijk je goed naar je doelgroep die je in de vorige stap hebt leren kennen. Hieronder heb ik een checklist voor je gemaakt met alle factoren waar je rekening mee moet houden, zodat jij de perfecte datum en tijdstip voor jouw evenement kunt bepalen.

FEESTDAGEN EN VAKANTIEPERIODES

Als je een zakelijk evenement organiseert, is het niet slim om jouw evenement op een feestdag of in de vakantie te laten plaatsvinden. Ook al heeft niet iedereen vakantie in de vakantieperiode, het bezoekersaantal kan hierdoor toch flink dalen.

Dit geldt ook voor dagen die aansluiten op een bepaalde feestdag, bijvoorbeeld de vrijdag na Hemelvaartsdag. Maar vergeet ook zeker niet de gezellige Carnavalsweken!

Tip: bekijk hier de wettelijke feestdagen en landelijke evenementen.

OP WELKE DAG VAN DE WEEK?

Om te bepalen op welke dag van de week jouw evenement plaatsvindt, kijk je goed naar jouw doelgroep. Maandag is over het algemeen geen geschikte dag voor een (B2B) evenement.

- Op dinsdag kun je in de regel zonder problemen evenementen organiseren.
- Ook woensdag is een geschikte dag, maar houd er rekening mee dat veel mensen met kinderen op woensdag parttime werken.
- Donderdag leent zich voor bijna alle typen evenementen. Als partners niet uitgenodigd zijn en het evenement tot laat op de avond duurt, is donderdag de meest geschikte dag. Veel tweedaagse congressen worden op donderdag en vrijdag georganiseerd.
- Vrijdagavond is het ideale moment voor evenementen met partner.
- Zaterdag is een geschikte dag voor feestelijke evenementen of familiedagen met partners en kinderen.
- Op zondag worden traditioneel veel evenementen met partners en/of kinderen georganiseerd. Houd er wel rekening mee dat veel mensen deze dag graag reserveren voor hun gezin en rust op prijs stellen. Op zondagavond kun je beter geen evenementen organiseren.

GELIJKTIJDIGE EVENEMENTEN

Heb je goed naar jouw concurrenten gekeken? Houd rekening met andere evenementen in dezelfde periode voor dezelfde doelgroep. Kijk niet alleen in Nederland, maar ook naar andere landen. Het zou zonde zijn als jouw evenement een lager aantal bezoekers en minder indrukwekkende sprekers trekt omdat er elders in het land of in de wereld een concurrerend event is.
Wees jezelf ervan bewust dat de datum van jouw evenement zeker bijdraagt aan het succes hiervan. Je kunt natuurlijk niet met alles rekening houden, maar het uitzoeken van een geschikte datum kan veel risico’s beperken.

### PROGRAMMA

Uit welke onderdelen bestaat het event sowieso? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Wordt er een prijs uitgereikt? Met dit soort vragen bepaal je je raamwerk voor het event.

Voorlopig programma

19.00 Ontvangst

19.30 HVX Band

19.40 Dans Tiktok

19.50 Theater

20.20 Dans Tiktok

20.30 HVX Band

Parallel een presentatie van decors, kostuums, animatie, Making of Video e.d.

### BUDGET

Hoeveel geld is er beschikbaar voor het event? Als je dat weet en de onderdelen van je programma hebt bepaald, kun je een begroting maken. Bepaal ook hoeveel geld je uit wilt geven aan de promotie.

###