# EVENT LOGISTIEK & ORGANISATIE VOORBEREIDING

HOE BOUW JE EEN FESTIVAL? BEHIND THE SCENES SOLAR WEEKEND FESTIVAL https://youtu.be/8Eh-TCLoajc

DE BACKSTAGE IN DE SPOTLIGHT

Van lege doos tot spectaculaire show. Michiel Veenstra praat met productiemanagers Marjolein Zonneveld en Otger Vermeulen van MOJO over de zaken waar zij in hun werk mee te maken krijgen als zij een show produceren. Over podiumhoogtes, zichtlijnen en natuurlijk ook de befaamde riders.

Event voorbereiden

Je bent nu klaar voor de voorbereiding van het event. Tijd om duidelijke afspraken te maken over:

- De locatie
- De catering
- De technische voorzieningen (is er bijvoorbeeld een geluidsinstallatie en/of een beeldscherm nodig?)
- De medewerkers
- De EHBO en beveiliging

Houd je opdrachtgever in de voorbereidingsfase steeds op de hoogte. Spreek af wanneer wat geregeld moet zijn en houd je daaraan.

De organisatie van een evenement kan niet zonder logistiek. Dit geldt niet alleen voor de opbouw en afbouw van evenementen. Ook tijdens het evenement spelen logistieke processen een belangrijke rol. Je controleert goederen die binnenkomen en zorgt ervoor dat alles op tijd op de juiste plek staat. Ook ben je betrokken bij de techniek die voor een evenement nodig is, zoals de belichting en het geluid.
Na het evenement ben je betrokken bij de afbouw en zorg je ervoor dat alles op tijd en veilig wordt opgehaald. Je werkt hard, bent flexibel, betrouwbaar en behulpzaam. Je bent niet bang voor vieze handen en weet van aanpakken. Met jouw avontuurlijke instelling voel jij je prettig in een werkomgeving die elke dag anders is.Wat bij evenementenlogistiek allemaal komt kijken:

- Site-productie: alle spullen op het evenemententerrein plaatsen
- Infratechniek: water-, stroom- en communicatiematerialen opbouwen op de locatie
- Audiovisuele techniek: techniek nodig voor beeld en geluid
- Afvalmanagement: het veilig en milieuvriendelijk verzamelen en afvoeren van afval
- Podium- en tentenbouw
- Ontvangen en opslaan van goederen
- Verzamelen en klaarmaken van goederen voor transport
- Veilig- en milieuvriendelijk werken
- Omgaan met documenten die nodig zijn voor transport
- Samenwerken, en nog veel meer…

LOGISTIEK EN OPBOUW https://youtu.be/1YvQxfvSbao

Locatie?

Ten eerste is het natuurlijk essentieel dat de locatie van het evenement ruim van tevoren wordt geselecteerd. Bij kleinere evenementen zal vaak voor een vaste, bestaande locatie worden gekozen, zoals een congrescentrum, evenementenhal of loods. Bij locaties die zelf moeten worden opgezet kun je denken aan bijvoorbeeld festivalterreinen of sportevenementen in een open gebied. Bij het bepalen van de juiste locatie voor jouw evenement is volgens Van Rijn een aantal criteria belangrijk. ‘Vraag jezelf af hoeveel capaciteit je binnen nodig hebt, hoeveel parkeerplaatsen nodig zijn om de auto’s van je bezoekers kwijt te kunnen en hoe lang het duurt voordat mensen hun auto geparkeerd en de locatie bereikt hebben. Op open plekken is het van belang na te gaan of je alle benodigde vergunningen wel kunt krijgen en of de plek wel bestand is tegen een grote toestroom van mensen.’ Wees bovendien op tijd, vult Van Rijn aan, want anders zou je wel eens achter het net kunnen vissen. ‘Driekwart jaar of zelfs een jaar van tevoren is voor het afhuren van een locatie helemaal niet vreemd.’

Locatie checklist

Faciliteiten

Vervolgens stel je vast welke faciliteiten je je bezoekers wilt bieden en, net zo belangrijk, wat zij zelf verwachten. ‘Alles wat gebeurt op een evenement, alle activiteiten van toeleveranciers, samenwerkingspartners en bezoekers, noem ik processen’, vertelt Van Rijn. Een bezoek aan het toilet is een proces, net als de aanvoer van koffiebekers en het bestellen van een broodje gezond. ‘Zorg er dus voor dat je vooraf analyseert en berekent welke faciliteiten aanwezig moeten zijn om deze processen soepel te laten verlopen, en in welke hoeveelheden je ze nodig hebt. Wat moet je regelen om je bezoekers een biertje te kunnen laten bestellen zonder wachttijd? Welke faciliteiten zijn al aanwezig op locatie? Is er voldoende plek voor fietsen? Ook hier geldt weer: rekenen, rekenen rekenen. Zet je bijvoorbeeld 1 toilet neer voor 10.000 man, dan weet je dat je een probleem hebt. Hoeveel je er dan wél nodig hebt, hangt ook af van het serviceniveau dat je je bezoeker wilt bieden. De toiletverhouding bij een André Rieuconcert zal bijvoorbeeld ongetwijfeld anders zijn dan bij een hardstylefeest.’ ‘Natuurlijk is het gebruik van data en gegevens van bezoekers om privacyredenen een gevoelig onderwerp’, erkent ook Van Rijn. ‘Maar ook de bezoeker anno 2019 zal begrijpen dat jij hun informatie nodig hebt om optimale service, veiligheid en kwaliteit te kunnen bieden. Een goede voorbereiding valt of staat bij een nauwkeurige inschatting van de bezoekersaantallen en -samenstelling. Is dat “slechts” een educated guess omdat je (nog) niet over de juiste informatie beschikt?

Dat is in elk geval beter dan niets!’ Het inzicht dat je verkrijgt dankzij het vergaren van bezoekersinformatie, biedt ook de kans om de mobiliteitskeuze van de bezoeker te beïnvloeden. Wanneer je weet dat veel bezoekers vanuit een ander(e) stad of dorp naar de evenementenlocatie reizen, kun je daar bijvoorbeeld op inspelen door een trein/ticketcombinatie aan te bieden. Van Rijn: ‘Als treintickets voor 70 procent van de oorspronkelijke prijs worden aangeboden, gaat dat vanzelf lopen. Je slaat twee vliegen in één klap: je zorgt ervoor dat jouw bezoekers duurzamer reizen én je hebt minder parkeerplekken nodig op locatie.’ Ook hier slaat Van Rijn de simpele brug naar de eigen verjaardag: ‘Als jij in een smal straatje in Amsterdam woont, raad je het je gasten toch ook aan met het openbaar vervoer te komen?’ Let wel op dat je, wanneer je de mobiliteitskeuze van de bezoeker beïnvloedt, wel kunt leveren wat je hen in het vooruitzicht stelt. ‘Die trein moet dan ook écht komen, er moeten voldoende plaatsen beschikbaar zijn en als je bijvoorbeeld een pendelbus belooft, moet die al direct bij aankomst klaarstaan.’

TECHNIEK ACHTER LOWLANDS https://youtu.be/MunncFWhyAc

NATJE EN DROOGJE

### CATERING

Een concert of festival bezoeken is nog leuker als je er ook iets lekkers kunt eten en drinken. In deze aflevering praat Michiel Veenstra met food and beverage managers Martine Bosch en Hans Kuipers van MOJO. Hoe bepaal je het menu van een evenement? Wat serveer je waar? En wat doe je als onverhoopt het bier op is? Over hardlopers stage left en right, Oosterscheldekreeft, de saté met lontong van North Sea Jazz, de kibbeling van kipverkoper Willem Worst en het verhaal van de Poké Bowl.

Planning en infrastructuur

Een evenement organiseren doe je bij lange na niet in je eentje. Podia, geluids- en videoapparatuur, toiletten, elektriciteit, catering – voor ieder aspect ga je een andere samenwerking aan. Een nauwkeurige planning voor toeleveranciers is dus van het grootste belang, stelt Van Rijn. ‘Wie gaat wat lossen en op welk moment? Waar laten ze hun spullen? Moeten die podiumonderdelen direct naar de juiste zaal of worden ze eerst elders opgeslagen? Wat betreft de volgorde en tijdsindeling van jouw planning moet je er absoluut rekening mee houden dat niet alles altijd zal lopen zoals jij het ingepland had. Denk na over de consequenties van jouw keuzes en zorg ervoor dat er geschoven geworden kan worden op het moment dat er iets uitloopt of wegvalt. Ga er maar vanuit dat je planning altijd scheef loopt. Dat is stiekem ook eigenlijk het leuke aan evenementenlogistiek. Met ad hoc anticiperen kom je altijd waar je zijn moet!’

De vijf V’s van evenementen

Elk (sport)evenement heeft een vijftal kenmerken die elk een logistieke consequentie heeft. In deze paragraaf worden deze vijf “V’s” verder uitgewerkt.

Verbazing

Er is geen evenement meer dat niet inspeelt op de verbazing of beleving van deelnemer en/ of toeschouwer. Denk maar eens aan ‘Low Lands’ (Mojo), Sensation (ID&T), Concert at Sea (Bløf). Maar ook bij sportevenementen speelt de beleving een grote rol. Zo zijn de ceremoniële openingen van grote kampioenschappen en Olympische spelen ware hoogstandjes van dans, acrobatiek en muziek. Die beleving wordt gecreëerd en vraagt voorbereiding tot in het kleinste detail. Nieuwe evenementen verdringen traditionele. Een verschuiving van sportbeleving ligt daar ook vaak aan ten grondslag. Laagdrempeligheid en het sociale karakter worden steeds belangrijker (Vos e.a., 2014). Een prestatieloop wordt een ‘Color Run’, een veldloop een ‘Survival Run’. Daarbij speelt ook nog eens het belang van de commercie. Elk evenement moet aan concepten worden opgehangen om te overleven. Concepten moeten passen bij de strategie van organisatoren en sponsors (Gerritsen & van Olderen, 2013: 32). Grote concerns verbinden hun naam aan evenementen. Van 2003 tot 2013 de ING aan de New York Marathon (Gillette, 2012) , Heineken aan de Champions league (IMR sportsmarketing, s.d.), Coca Cola is al meer dan tachtig jaar verbonden aan de Olympische spelen (www.coca cola company), etc. Het gevolg van deze belevingsdrang is dat het concept en de uitvoering vaak op gespannen voet met elkaar staan. Het vraagt van de logisticus een goede onderbouwing van het procesontwerp (van Rijn & van Damme 2011: 89). Het uiteindelijke ontwerp is dan vaak een compromis en het is de vraag of service en veiligheid hiermee altijd gediend zijn.

Volledigheid

Het is niet alleen het oog voor detail voor het concept. Maar ook het oog voor detail van de uitvoering. Voor het evenement moet alles op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid en met de juiste kwaliteit op de evenementenlocatie aanwezig zijn. De kleinste vergissing in de beschikbaarheid van materialen, of een planningsfout heeft direct gevolgen voor de uitvoering.

Vlug

Evenementen vinden meestal plaats op locaties die worden gehuurd van een eigenaar. Zo was bijvoorbeeld voetbalclub Den Haag gastheer van het WK Hockey in 2014. Het toernooi werd gespeeld in het Kyocera stadion en het tijdelijke daarvoor gebouwde Green Fields stadion. De opbouwperiode was gefaseerd zodanig dat het ‘normale’ gebruik (door het voetbalteam) zo min mogelijk werd verstoord. De verschillende toeleveranciers; Heymans voor de velden, De Boer tenten voor tentaccomodaties en vele anderen hebben gewerkt met gedetailleerde tijdschema’s en duidelijke afspraken. Alles om binnen een zo kort mogelijke periode dit evenement mogelijk te maken. Een vergelijkbaar voorbeeld was het optreden van U2 in 2009 in de Arena (het stadion van Ajax in Amsterdam). Tweeënzeventig uren na afloop van dit concert, moest de bal alweer rollen. Daarvoor moest er een hele nieuwe grasmat in de Arena worden gelegd. Het baarde de Arena logistieke kopzorgen (te Lintert, 2009).

Veiligheid

Het belang van de veiligheid op evenementen werd reeds besproken tijdens de inleiding van dit hoofdstuk. Toch is het goed om ook hier nog eens stil te staan bij de veiligheid en de relatie met service. Als op een evenement de service voor de klant voldoet aan de verwachtingen, zullen er ook (veel) minder problemen zijn met de veiligheid. Omgekeerd kunnen bijvoorbeeld lange wachtrijen op een evenement negatief weken op de beleving en kunnen aanleiding zijn voor ongeregeldheden of verdrukkingssituaties. Zoals reeds gezegd zal het procesontwerp het concept moeten ondersteunen, dus zullen alle processen (voor transport en toegang, voor drank en voeding, voor sanitair, etc.) zo uitgemeten moeten zijn dat de bezoeker in de flow van de beleving blijft.

Volatiel

Evenementen zijn sterk aan verandering onderhevig. Niet alleen op lange termijn, zoals veranderende trends (bijvoorbeeld individualisering) of economische omstandigheden (bijvoorbeeld wegvallen van sponsors), maar zeker ook op de korte termijn kan er sprake zijn van een hoge mate van onvoorspelbaarheid. De aanwezigheid van absolute deadlines veroorzaakt vaak lastminute een enorme piek in de opbouw. De terreingesteldheid en de weersomstandigheden kunnen dit effect nog eens versterken. Zo veroorzaakte bijvoorbeeld in 2014 een lokale valwind een ingestorte tent enkele dagen voor het begin van het muziekfestival Pukkelpop in Kiewit (België). Niet alleen bij de opbouw spelen dit soort zaken een rol, maar juist ook tijdens het evenement kunnen er onverwachte piekbelastingen optreden als gevolg van allerlei gebeurtenissen. Het is dan ook aan de verantwoordelijke voor de productie (de evenementenlogisticus) om een flexibele en veerkrachtige organisatie neer te zetten.