# AFSLUITEN EN EVALUEREN

Is het event achter de rug? Evalueer zo snel mogelijk – liefst direct na afloop – samen met je opdrachtgever. Dan ligt alles nog vers in het geheugen. Is je opdrachtgever tevreden? Wat ging er goed? Wat kan er een volgende keer anders of beter? Leg zowel de positieve als de leerpunten vast in een evaluatiedocument en stop dit in het evenementendossier. Vergeet niet de medewerkers te bedanken!

Na elk evenement volgt de evaluatie, op welke manier dan ook. Elk evenement levert een bepaalde ervaring op en van élk evenement leer je weer nieuwe dingen. Door deze ervaringen – positief en negatief – vast te leggen, kun je in de toekomst een succesvoller event organiseren. Leren van fouten is dé manier om inzicht te krijgen in mogelijke verbeteringen.

Heeft jouw bedrijf al eens eerder een evenement georganiseerd, maar was jij daar nog niet bij betrokken? Geen zorgen: ik geef je tips om zoveel mogelijk lessen uit het verleden van jouw bedrijf te halen.

### In- en externe evaluatie

Om een evenement uit het verleden te evalueren kun je beginnen met een scheiding tussen een in- en externe evaluatie. De interne evaluatie draait om de sterktes en zwaktes vanuit jouw organisatie en jouw samenwerkingspartners. De externe evaluatie draait om de beoordeling van de bezoekers.

Met deze drie stappen breng je het totaalplaatje in beeld:

1. Vraag jouw collega’s om hulp
2. Spit het archief door
3. Praat met gasten

### PLAN, DO, CHECK, ACT!

Na het doornemen van de evaluatie, is het belangrijk om actie te ondernemen. Ga aan de slag met de ontdekte verbeterpunten. Voer de gemakkelijke punten meteen door in lopende projecten, zodat je meteen profijt hebt van je evaluatie.

De manier die ik hanteer is de PDCA-methode van Deming: Plan, Do, Check, Act. Dit is een goed controlemiddel om de kwaliteit van veranderingen en verbeteringen binnen de organisatie te bewaken. Deze stappen dienen uitgevoerd te worden in een vaste cyclus. Nadat je de taak hebt uitgevoerd, kun je deze evalueren. Vanuit hier ga je opnieuw plannen en uitvoeren, maar deze keer met de voorgaande evaluatie in je achterhoofd. Dit is het ‘Principe van Constant Verbeteren’.

1. Plan: Plannen en doelstellingen worden SMART geformuleerd en de strategie is duidelijk voor alle medewerkers.
2. Do: De uitvoering wordt nauwkeurig geanalyseerd en fouten mogen gemaakt worden om te experimenteren.
3. Check: Er wordt regelmatig gecheckt of de uitvoering nog in lijn is met de doelstellingen en afwijkingen worden gezien als momenten om te leren.
4. Act: Er wordt bijgestuurd waar nodig, doelstellingen worden regelmatig bijgesteld en de lat wordt steeds iets hoger gelegd.

Veel bedrijven blijven hangen tussen ‘P’ en ‘D’, en vergeten om vervolgens de stappen ‘C’ en ‘A’ uit te voeren. Dit gebeurt in de catering- en evenementenbranche dagelijks. Als bedrijf plan je een evenement en deze voer je uit. Voordat je hebt geëvalueerd ben je al bezig met het plannen van het volgende evenement, en ga zo maar door.