# HAALBAARHEID EN FINANCIEN

WAT KOST DAT?

Het heet niet voor niets concert business, er zit ook een zakelijke, financiële kant aan concerten. Hoe onromantisch het ook mag klinken, er moet ook gewoon geld verdiend worden. In deze aflevering praat Michiel Veenstra met het hoofd van de financiële afdeling Leo Jaarsma en ticketing manager Vicky van Galen Last van MOJO. Over ticketprijzen, budgetten voor dixi’s, b-stages, c-stages, golden circles, gaten vullen, de kluis op Pinkpop en de duurste show ooit.

Haalbaarheid onderzoeken

Als je je idee hebt uitgewerkt, ga je de haalbaarheid ervan onderzoeken. Hierbij kijk je naar de praktische aspecten. Is er wel behoefte aan dit evenement? Kun je het doel halen met dit budget? Krijg je je vergunningen, technische zaken en locatie geregeld? De antwoorden op deze vragen bepalen of je je plan gaat uitvoeren. Wordt het no-go of go?

Je budget bepaalt de contouren én de details van je evenement. Welk entertainment kun je boeken en wat voor hapjes en drankjes serveer je? Ook de locatiehuur valt binnen je budget. Houd je doel altijd scherp voor ogen bij het verdelen van je budget. Kies niet voor de goedkoopste optie als dat afbreuk doet aan je doel.

Nu je alle stappen hebt doorgelopen, is het tijd voor het verdelen van het budget. Hieronder heb ik een checklist samengesteld zodat je ziet hoe je de verdeling van jouw evenement-budget bepaalt.
Het is belangrijk dat je een compleet kostenplaatje maakt. Dit zal beginnen met een schatting, die verfijnder wordt naarmate de voorbereidingen vorderen. Welke kostenposten verwacht je naast de locatiehuur, catering en techniek (bijv. bijzondere inrichting, speciale catering zoals BBQ en foodtrucks, beursstands, entertainment, vrijetijds- en teambuildingsactiviteiten)?

### ONVOORZIENE KOSTEN

Tip! Om alle onvoorziene kosten te berekenen, wordt er meestal rekening gehouden met een tien procent. Deze post fungeert als achtervang, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

### CHECKLIST

Ik heb voor jou een checklist samengesteld om de budgetverdeling zo eenvoudig mogelijk te maken.

- Eten & drinken
- Locatiehuur
- Inrichting
- Decoraties
- Verwarming/koeling
- Schoonmaak
- Parkeerkosten
- Pendeldiensten
- Overnachtingskosten
- Amusement
- Professionele presentator/-trice
- Sprekers/dagvoorzitter
- Hostesses
- Bewegwijzering (routing) en signing
- Technische voorzieningen
- Special effects
- AV-middelen
- Foto/videoproducties
- Website
- Drukwerk
- Promotiekosten
- Medische voorzieningen
- Beveiliging
- Verzekeringen
- Vergunningen
- Organisatiekosten extern/intern
- Post ‘onvoorzien’ (meestal 10% van het totaalbudget)

Kom je er niet uit of heb je hulp nodig met het verdelen van jouw budget? Ik help je graag verder!