Je school gaat werken met een eigen SharePoint omgeving. Die omgeving is bedoeld om samen te werken. Dat kan binnen je eigen locatie, binnen je school en zelfs binnen heel Carmel.
Voor de goede orde: de SharePoint omgeving is niet toegankelijk voor leerlingen.
'SharePoint' is in feite een stuk techniek die het mogelijk maakt om de functies van Office365 zo te organiseren dat we er gemakkelijk met een groep gebruik van kunnen maken.
Denk hierbij aan het delen van bestanden, online tegelijk werken in hetzelfde document, zoeken van informatie, snel notities maken, een gedeelde agenda opzetten, een groep collega’s een bericht sturen enzovoorts. Een aantal van die functies herken je ongetwijfeld want die gebruiken we nu ook al.
Met behulp van SharePoint wordt een communicatiesite voor je school ingericht.
Het is zeker niet nodig om direct bij het begin alle mogelijkheden te gaan gebruiken. Er zijn echter een beperkt aantal basisfunctionaliteiten waar we wel direct bij de start gebruik van willen gaan maken.
Het vullen van een profiel in Office365 door alle medewerkers
Bestanden die gedeeld mogen worden opnemen op de communicatiesite
Nieuwsberichten van locatie en school plaatsen op de communicatiesite
Op die manier zorgen we ervoor dat gedeelde bestanden voor iedereen, vanuit iedere plek toegankelijk zijn en dat we gemakkelijk collega’s kunnen vinden
Structuur communicatiesite
De communicatiesite van je school is opgebouwd als een website waarbinnen je kunt navigeren. De bovenste laag is het Carmel intranet. Daaronder vind je de communicatiesite van je school en de diverse onderdelen. Iedere school ziet dezelfde knoppen staan: nieuws, organisatie, documenten, vaksecties, projecten en onderwijs. Onder die knoppen vind je de groepen waar jij toe behoort. Geef je bijvoorbeeld Duits, dan vind je onder de knop ‘vaksecties’ een knop ‘Duits’. Geef je Frans, dan zie jij onder diezelfde knop ‘vaksecties’ ‘Frans’ staan.
Je ziet nu een scherm met alle sites, groepen e.d. waar je aan bent toegevoegd.
Zie je de bedoelde site niet staan? Typ de naam van de site dan linksboven in het zoekvenste en klik op 'zoeken'. De site verschijnt dan aan de linkerzijde onder het kopje 'sites'.
Heb je de juiste site al in beeld? Klik dan rechtstreeks op de tegel van de site of groep die je wilt bereiken.
Je komt nu terecht op de ‘nieuwspagina’ van de bewuste communicatie-site of de ‘startpagina’ van een groep. (Hieronder een voorbeeld van een groep).
Via Carmelsite
Ook via de algemene Carmelsite kun je de communicatiesite van je school bereiken.
De communicatieomgeving van Carmel verschijnt. Aan de rechterzijde zie je een aantal ‘tegels’. Klik op de tegel van je eigen school.
Opmerking: je ziet hier alleen de tegels van de communicatie-sites waar jij toegang toe hebt: je ziet dus niet de tegels van alle Carmelscholen maar alleen die van jouzelf.
Je bereikt nu de SharePoint omgeving van je eigen school. Hieronder zie je een algemeen voorbeeldje. In het 'echt' zullen kleuren en logo zijn afgestemd met je eigen school.
Je start op met de nieuwspagina. Je ziet hier alleen nieuws van de locatie (of locaties) waar jij toe behoort én je ziet natuurlijk het schoolnieuws
Shortcut via Outlook
Naast de ‘officiële route’ zijn er ook meerdere mogelijkheden om snel specifieke groepen waartoe je behoort te bereiken. Bijvoorbeeld:
Ga naar Outlook, onderdeel ‘mail’, of ga via Office365 naar je webmail
Aan de linkerkant zie je onder het kopje ‘groepen’ de groepen staan waar je lid van bent
Klik op de juiste groep.
Je bereikt het onderdeel ‘gesprekken’ van de betreffende groep
Je kunt ook via deze route de startpagina van je groep bereiken: klik op 'bestanden' en daarna aan de linkerzijde op 'start'.
Onderdelen communicatiesite
Nieuws
Wat is het?
De nieuws-pagina is ook de pagina waarmee de communicatiesite van de school start. Op deze pagina vind je het nieuws van je eigen locatie of locaties (nieuws van locaties waar jij niet toe behoort, zie je niet, én het schoolbrede nieuws. Nieuws dat via deze pagina wordt gedeeld is bedoeld voor medewerkers van de eigen school, niet voor bijvoorbeeld ouders of leerlingen.
Waarom doen we het?
Met de komst van de nieuwspagina op de communicatiesite hebben we een eenduidige plek om 'op maat' op de hoogte te blijven van alle belangrijke interne nieuwsberichten binnen de organisatie.
Hoe werkt het?
De nieuwspagina wordt beheerd door dezelfde medewerkers die ook de inhoud van de website beheren. Zij zorgen ervoor dat alle actuele interne nieuws op de pagina getoond wordt.
Klik op het kopje ‘nieuws’ vanaf de communicatiesite van je school. Je ziet nu de nieuwspagina. Op de pagina wordt het locatienieuws apart getoond van het schoolbrede nieuws.
Opmerking: klik steeds op 'school' om terug te gaan naar de opstartpagina van je communicatiesite.
Organisatie
Wat is het?
In het onderdeel ‘organisatie’ worden documenten geplaatst van de verschillende OOP-afdelingen. Denk hierbij aan de administratie, roostermakers etc. Iedere afdeling heeft een eigen groep.
Alleen leden van de betreffende afdeling kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie werken met groepen.
Voor de goede orde: documenten die volgens procedures in andere systemen dienen te worden geplaatst of die een wettelijke bewaartermijn hebben, worden niet op de communicatiesite geplaatst.
Eén van de medewerkers uit de groep heeft rechten om andere medewerkers toegang te geven tot deze map (of de toegang weer in te trekken).
Waarom doen we het?
We hebben via de communicatiesite de mogelijkheid om per afdeling documenten te delen en samen te werken. Vanaf iedere werkplek en op ieder tijdstip.
Hoe doe je het?
Klik op het kopje ‘organisatie’ vanaf de communicatie-site van je school. Je ziet nu eventueel de OOP-afdelingen/groepen waartoe jij behoort.
Documenten
Wat is het?
In het onderdeel 'documenten' kun je alle locatie-overstijgende algemene documenten van je school vinden. Dit kan gaan om bijvoorbeeld de algemene schoolgids, de jaarplanning, etcetera..
Je kunt hier zelf wel documenten opvragen en lezen, maar niet wijzigen of uploaden.
Waarom doen we het?
Op deze manier hebben we één vindplaats en heeft iedereen altijd gemakkelijk toegang tot de laatste versie van schoolbrede documenten.
Hoe werkt het?
· Klik in de balk bovenin op ‘documenten’
· Zoek het document dat je nodig hebt. Gebruik eventueel het zoekvenster linksboven.
Beheerders
Een beperkt aantal medewerkers heeft rechten om documenten te plaatsen in dit onderdeel.
Onder de knop ‘vaksecties’ zie je één of meer tegels staan. Zo’n tegel geeft toegang tot een groep. Iedere groep is een samenwerkomgeving voor een vaksectie.
Binnen de groep is plaats voor alle documenten die docenten maken t.b.v. het onderwijs. Denk hierbij aan proefwerken, werkbladen, uitwerkingen enz.
Afhankelijk van de locaties waar je werkt en de vakken die je geeft ben je lid van één of meer groepen. Je ziet alleen groepen waar jij toegang toe hebt.
Alleen leden van de betreffende afdeling kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie werken met groepen.
De voorzitter van de vakgroep is ‘eigenaar’ van de groep. Hij/zij heeft rechten om andere medewerkers toegang te geven (of de toegang weer in te trekken).
Waarom doen we het?
We hebben via de communicatiesite de mogelijkheid om per sectie documenten te delen en samen te werken met collega’s. Vanaf iedere werkplek en op ieder tijdstip.
Daarnaast vergemakkelijkt het werken met een groep binnen de communicatiesite het samenwerken binnen de groep nog eens extra. Zo is het gemakkelijk om notities te maken, berichten te delen met alle leden van de groep en nog veel meer.
Hoe doe je het?
Klik op het kopje ‘vaksecties’ vanaf de communicatiesite van je school. Je ziet nu een tegel staan voor iedere vaksectie-groep waar je toegang toe hebt.
Projecten
Wat is het?
Onder de knop ‘projecten’ zie je één of meer tegels staan. Zo’n tegel geeft toegang tot een groep. Iedere groep is een samenwerkomgeving voor een project. Je ziet alleen projecten waar je lid van bent.
Binnen de groep is plaats voor alle documenten die gemaakt worden in het kader van het project. Dit kunnen bijvoorbeeld verslagen zijn, concepten of definitieve stukken die in het kader van het project worden opgeleverd.
Alleen leden van het betreffende project kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie werken met groepen.
De voorzitter van de projectgroep is ‘eigenaar’ van de groep. Hij/zij heeft rechten om andere medewerkers toegang te geven (of de toegang weer in te trekken).
Waarom doen we het?
Zeker bij een project is het van belang alle stukken overzichtelijk tot je beschikking te hebben. We hebben via de communicatiesite de mogelijkheid om met alle projectleden documenten te delen en samen te werken. Vanaf iedere werkplek en op ieder tijdstip, met collega’s van binnen Carmel en ook met personen van buiten Carmel.
Daarnaast vergemakkelijkt het werken met een groep binnen de communicatiesite het samenwerken binnen de groep nog eens extra. Zo is het gemakkelijk om notities te maken, berichten te delen met alle leden van de groep en nog veel meer.
Hoe doe je het?
LET OP: een project kan op ieder moment in de tijd beginnen en ook weer stoppen. Bij de inrichting van de communicatiesite zijn uiteraard alleen voor lopende projecten groepen gemaakt. Begin je met een project dan kun je via de ICT-afdeling van je school een groep voor je project aanvragen. De groep wordt vervolgens aangemaakt door Carmel-ICT en is binnen een week beschikbaar.
Bereik de groep van je project door op het knopje ‘projecten’ te klikken van de communicatiesite van je school. Je ziet nu een tegel staan voor ieder project waar je toegang toe hebt.
Onderwijs
Wat is het?
Onder de knop ‘onderwijs’ zie je één of meer tegels staan. Zo’n tegel geeft toegang tot een groep. Iedere groep is een samenwerkomgeving voor een onderwijsteam. Je ziet alleen onderwijsteams waar je lid van bent.
Binnen de groep is plaats voor alle documenten die gemaakt worden door het onderwijsteam. Denk bijvoorbeeld aan teamplannen of notulen van teamvergaderingen.
Alleen leden van het betreffende onderwijsteam kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie werken met groepen.
De leider van het onderwijsteam is ‘eigenaar’ van de groep. Hij/zij heeft rechten om andere medewerkers toegang te geven (of de toegang weer in te trekken).
Waarom doen we het?
We hebben via de communicatiesite de mogelijkheid om documenten te delen en samen te werken. Afhankelijk van de inrichting die de school heeft gekozen heb je toegang tot de vakgroep op je eigen locatie of de vakgroep van alle locaties.
De groepen zijn vanaf iedere werkplek en op ieder tijdstip te bereiken.
Daarnaast vergemakkelijkt het werken met een groep binnen de communicatiesite het samenwerken binnen de groep nog eens extra. Zo is het gemakkelijk om notities te maken, berichten te delen met alle leden van de groep en nog veel meer.
Hoe doe je het?
Klik op het kopje ‘onderwijs’ vanaf de communicatie-site van je school. Je ziet nu een tegel staan voor ieder onderwijsteam waar je toegang toe hebt.
Werken met groepen
Wat is een groep?
Een groep in een communicatiesite kun je zien als een website op zichzelf, die op zich weer kan bestaan uit meerdere pagina’s. Met een groep kun je veel doen. Standaard is er een plaats om nieuws te delen met je groepsleden, een plaats om documenten op te slaan, je kunt notities maken, gesprekken/berichten delen, werken met een gemeenschappelijke agenda en een planner opstellen.
LET OP: je KUNT al deze elementen gebruiken, maar je hoeft dat zeker niet direct te doen! Het is in ieder geval van belang dat je de groep gebruikt om je bestanden op te slaan en te delen.
Welke groepen zijn er?
De onderdelen projecten, onderwijs en vaksecties binnen de SharePoint-site bestaan uit groepen. Je ziet zelf alleen de groepen die voor jou relevant zijn / waar jij toegang toe hebt
Aanmaken van een groep in je communicatiesite
De communicatiesite van je school wordt in eerste instantie ingericht door Carmel-ICT. Er kunnen echter redenen zijn waardoor je later een nieuwe groep nodig hebt. Denk maar eens aan een project dat gaat starten, een nieuw vak dat je op school gaat geven of een reorganisatie van je onderwijsteams.
Aanmaken van een nieuwe groep binnen de communicatiesite kun je niet zelf: dit gebeurt door Carmel-ICT.
Heb je een nieuwe groep nodig dan kun je deze aanvragen bij de ICT-afdeling van je school. Carmel-ICT maakt dan de nieuwe groep voor je aan. Doorlooptijd is een week.
Rollen binnen je groep
Binnen een groep bestaan er twee rollen: eigenaar en lid.
Een eigenaar kan anderen lid maken van een groep en ook weer als lid verwijderen. Het is handig als binnen een groep in ieder geval 2 personen de rol van eigenaar hebben.
Lid en eigenaar kunnen beiden de groep in beperkte mate inrichten. Zowel een lid als een eigenaar kunnen de onderdelen van de groep die aan de linkerkant getoond worden (notities, gesprekken, planner etc.) zichtbaar en onzichtbaar maken. Ook kunnen zij nieuwe pagina’s toevoegen aan de groep.
Daarnaast kunnen zij uiteraard allebei bestanden uploaden en bewerken, nieuws toevoegen, berichten sturen, notities maken, de agenda beheren etc.
Nieuwe leden en gasten toevoegen *
Als eigenaar van een groep kun je nieuwe leden toevoegen. Dit kunnen leden zijn van binnen Carmel, maar het kunnen ook gasten zijn, van buiten Carmel dus.
Dit kan op verschillende manieren. We beschrijven er twee.
Optie 1: via Outlook
· Ga naar Ofice365 email. Outlook opent
· Klik onderaan op ‘personen’
· Zoek de juiste groep aan de linkerkant en klik erop.
· Het volgende scherm verschijnt:
Je kunt nu collega’s (van binnen Carmel) of gasten (van buiten Carmel) toevoegen.
Let op: een gast van buiten Carmel dient wél de beschikking te hebben over een Microsoft-Office account dat hoort bij het mailadres waarop hij/zij wordt uitgenodigd.
Leden toevoegen
· Klik vanuit dit scherm op ‘leden toevoegen’. Je ziet het volgende scherm:
· Typ nu het mailadres van degene die je wilt toevoegen.
Toevoegen collega
· Klik op ‘opslaan’. Je collega is toegevoegd als lid. Je ziet de naam van je collega staan in het overzicht
· Klik op de drie puntjes achter de naam om je collega weer als lid te verwijderen of om je collega ‘eigenaar’ te maken van je groep.
Toevoegen gast
· Na invoer van het mailadres zie je een tekst die je waarschuwt dat een gast een wat beperkter toegang zal hebben tot de groep. De gast kan in ieder geval wél groepsmail verzenden en de bestanden bekijken die in de groep zijn gedeeld.
· Klik nu op ‘opslaan’.
· De gast ontvangt een mail dat hij/zij vanaf nu lid is van een SharePoint groep en kan vanuit deze mail direct doorklikken naar de groep.
Opmerking: de gast dient wel de beschikking te hebben over een microsoftaccount dat behoort bij het emailadres waarmee hij/zij is uitgenodigd.
Een gast kan documenten bewerken, uploaden en downloaden.
Optie 2: via de groep
· Ga naar je groep
· Klik rechtsboven op ‘leden’
· Klik op ‘leden toevoegen’
· Er verschijnt nu een schermpje met een invulveld.
Vul het mailadres in en klik op opslaan. Betreft het mailadres een collega van binnen Carmel dan is hij/zij direct als lid toegevoegd.
Betreft het mailadres een persoon van buiten Carmel, dan werkt deze methode niet.
Gasten toevoegen
· Klik om gasten van buiten je eigen organisatie toe te voegen op ‘ga naar Outlook’. Volg daarna de stappen zoals eerder beschreven.
Link naar functionaliteit toevoegen
Aan de linkerzijde van je groep vindt je navigatie-elementen naar de verschillende functionaliteiten.
Via de ‘editknop’ onderaan kun je elementen toevoegen of onzichtbaar maken.
Klik op ‘edit’. De knoppen ‘save’ en ‘cancel’ verschijnen. Beweeg je cursor iets naar boven zodat de roze plus-knop zichtbaar wordt:
Klik op het plusje.
Er verschijnt een scherm met keuzemogelijkheden: klik op het pijltje in het roze vak om deze zichtbaar te maken.
Maak je keuze en klik op ‘ok’.
Klik daarna op ‘save’.
LET OP: zowel de eigenaar van een groep als leden van een groep kunnen functionaliteiten aan de groep toevoegen of verwijderen. Deze functionaliteiten worden daarmee zichtbaar of onzichtbaar voor de hele groep. Het is dus geen persoonlijke instelling. Denk goed na voor je iets toevoegt of weghaalt!
Link naar functionaliteit bewerken of verwijderen
Klik in de linkerkant onder je kolom met functionaliteiten op ‘edit’. Achter iedere functionaliteit zie je drie puntjes.
Klik op de puntjes achter de functionaliteit die je wilt bewerken of verwijderen.
Er verschijnt nu een popup-menu met de mogelijkheden. Je kunt de link naar de bestaande functionaliteit bewerken, de plaats waar de link getoond wordt beïnvloeden, er een sublink van maken zodat de link inspringt ten opzichte van de link erboven en pas zichtbaar wordt wanneer op de bovenliggende link wordt geklikt, of de hele link naar de functionaliteit verwijderen.
LET OP: zowel de eigenaar van een groep als leden van een groep kunnen functionaliteiten aan de groep toevoegen of verwijderen. Deze functionaliteiten worden daarmee zichtbaar of onzichtbaar voor de hele groep. Het is dus geen persoonlijke instelling. Denk goed na voor je iets weghaalt!
Nieuws toevoegen/verwijderen *
Als lid van een groep kan je nieuws toevoegen.
Klik in het onderdeel ‘start’ van je groep op de tegel met ‘Nieuws’ of op het plusje onder het kopje ‘nieuws’
Je ziet een pagina waarin je een titel kunt opgeven.
Klik daarna op het plusje onder de titel om via elementen je nieuwsitem vorm te geven.
Sla als je klaar bent je nieuwsitem op en klik rechtsboven op publiceren. Je nieuwsitem wordt nu in de sectie nieuws weergegeven als bovenste of meest prominente (is meest recente) artikel.
Nieuws verwijderen
Ga naar het onderdeel ‘pagina’s’
Je ziet de verschillende nieuwsberichten staan
Selecteer de nieuwsberichten die je wilt verwijderen door ervóór te klikken. Klik daarna op ‘verwijderen’. Er verschijnt een controlevraag. Geef aan de je de artikelen echt wilt verwijderen.
Gesprekken
Via het onderdeel gesprekken kun je een bericht sturen aan iedereen in de groep.
Klik op ‘gesprekken’. Je komt in een Outlook-omgeving terecht.
Klik op nieuw om een bericht te maken. Het is automatisch geadresseerd aan iedereen in de groep.
Ook berichten die andere groepsleden versturen, worden in het onderdeel ‘gesprekken’ getoond. Beantwoord je een mail, dan is dit ook automatisch aan ‘iedereen’.
Gesprekken: instellingen
Persoonlijke instellingen
Je kunt instellen of je een melding van groepsmail wilt krijgen in je normale mailbox. Dat gaat als volgt:
Klik rechtsboven op ‘instellingen’ (het tandwieltje). Je ziet het volgende scherm. Klik hier op ‘groeps-email beheren’.
Er wordt nu een keuzescherm zichtbaar waarin kan worden aangegeven of/welke mail je ook in je ‘postvak-in’ wilt zien.
Documenten maken of uploaden*
Het onderdeel documenten van je groep heeft veel weg van OneDrive, dat je al kent. Je kunt nieuwe documenten, presentaties, excelsheets e.d. maken of bestaande bestanden of links toevoegen.
Nieuw
Klik op 'nieuw'
Kies welk type bestand je wilt aanmaken.
Opslaan gebeurt automatisch.
Tip: Je kunt ook (net als je gewend bent in OneDrive) mappen aanmaken en op die manier de documenten binnen je groep ordenen.
Uploaden
Je kunt ook bestanden die 'elders' op je computer staan in de groep uploaden. Dit kunnen bestanden zijn van allerlei verschillende formaten. Ook dit is precies zoals je dat in OneDrive al gewend bent.
Wil je een document terugvinden dan kun je natuurlijk je mappen langsgaan. Maar je kunt ook met behulp van een filter of het zoekvenster je bestand terugzoeken.
Filter
Klik aan de rechterzijde op het ‘filter’ tekentje. Het deelvenster ‘filters’ wordt geopend. Je kunt nu aanklikken in welke periode het bestand voor het laatst gewijzigd moet zijn, wie het gemaakt heeft en van welk type het moet zijn. Op die manier kun je ook gemakkelijk een bepaald bestand terugvinden.
Zoekvenster
Typ je zoekwoord of zoekwoorden in het zoekvenster linksboven en klik op het vergrootglas. De bestanden waarin het zoekwoord voorkomt worden getoond.
Standaard worden resultaten uit je eigen groep getoond, maar onderaan de pagina vindt je de optie ‘zoekopdracht uitbreiden tot heel SharePoint. Klik op deze optie om door de hele SharePoint-site van je school te zoeken.
Document verwijderen *
Je kunt bestanden uit een groep verwijderen. Maar wat nu, als je dit per ongeluk hebt gedaan? Als je een bestand hebt verwijderd staat dit in principe in je eigen prullenbak. Je kunt het document dus gemakkelijk weer terugplaatsen. Je bestand blijft 30 dagen in de prullenbak staan.
‘Achter’ jouw eigen prullenbak zit een tweede prullenbak van de beheerder. Heb je dus een bestand weggegooid, kom je daar te laat achter en staat het bestand niet meer in je eigen prullenbak, neem dat contact op met de beheerder van de SharePoint-site van je school. Daar is het bestand nog eens 30 extra dagen beschikbaar.
Document herstellen met versiegeschiedenis
Heb je een fout gemaakt in je document, dan heb je ook versiebeheer tot je beschikking.
Zoek het betreffende document op en klik op de drie puntjes erachter. De mogelijkheden worden nu zichtbaar. Kies voor ‘versiegeschiedenis’
Er verschijnt een overzichtsscherm waar alle versies van je document onder elkaar op datum gesorteerd worden getoond.
Ga met je muis over de datum om de opties zichtbaar te maken: je kunt kiezen tussen het weergeven van de betreffende versie of het herstellen. Bij oudere versies van je document kun je ook nog kiezen voor verwijderen.
Realtime samenwerken
In de documenten in je groep kun je (net zoals je dat in OneDrive gewend bent met gedeelde bestanden) online en realtime samenwerken.
Ga naar het document dat je online wilt bewerken
Let op: begin je in OneDrive met een nieuw document/spreadsheet/presentatie, dan kun je direct gaan typen: je staat meteen in ‘wijzigmodus’, maar open je een bestaand document/spreadsheet/presentatie, dan start je in weergavemodus. Klik daarom bovenin op ‘document bewerken’ en daarna op ‘bewerken in browser’.
In het document kun je zien wie er nog meer aan het werk is.
Documenten/mappen delen
Net als in OneDrive kun je in je groep in het onderdeel 'documenten' mappen of bestanden delen. In een SharePoint-groep deel je je bestanden en mappen al automatisch met alle andere leden van de groep, maar er kunnen redenen zijn waarom je bepaalde bestanden/mappen ook wilt delen met personen van buiten je groep.
Dat gaat op dezelfde manier als in OneDrive.
Bij het delen kan ervoor worden gekozen om bewerken mogelijk te maken. Deze optie werkt alleen bij Office-bestanden: Worddocumenten, Excelsheets en PowerPointpresentaties die in je SharePoint-groep zijn opgenomen kun je online wijzigen.
De optie ‘delen’ is op allerlei plaatsen in OneDrive beschikbaar.
In het overzicht selecteer je een bestand of map en klikt op de 3 puntjes erachter. Er verschijnt een uitklaplijstje met de optie ‘delen’. Of: je selecteert het bestand of map en klikt in de balk erboven op 'delen'.
Mogelijkheden
Bij het delen van Excel, Word of PowerPoint-bestanden kan je ervoor kiezen om die bestanden alleen in weergavemodus te delen of ook bewerkrechten toe te staan.
Eén van de keuzes zou zijn dat 'iedereen' het bestand zou kunnen zien en bewerken. Deze keuze is vanuit Carmel geblokkeerd.
Daarnaast kun je ervoor kiezen om specifieke personen uit te nodigen om met een specifiek document of specifieke map mee te kijken of te bewerken. Je kunt ook mensen van buiten Carmel hiervoor uitnodigen: er verschijnt dan wel een waarschuwingstekst in beeld.
Bij het uitnodigen van personen kun je ervoor kiezen automatisch een mail met een uitnodiging te laten verzenden.
Het maakt niet uit vanuit welke plek je op de knop ‘delen’ klikt: je krijgt dezelfde opties te zien:
Waarschuwing toevoegen
Het is mogelijk om via een mailtje in je inbox een waarschuwing te ontvangen wanneer er in een bepaalde map een nieuw document geplaatst wordt, een wijziging wordt doorgevoerd of een bestand wordt verwijderd. Het is ook mogelijk, een dergelijke waarschuwing op een specifiek bestand in te stellen. Handig bijvoorbeeld, als je direct wilt weten wanneer een verslag is toegevoegd.
Zoek in het onderdeel 'documenten' van je groep de betreffende map of het bestand op.
Klik achter de naam van het bestand of de map op de drie puntjes. Er verschijnt een uitgebreid menu.
Kies hier voor 'waarschuw me'.
Er verschijnt een scherm waarin heel veel kan worden ingesteld: of je de waarschuwing via de mail wilt ontvangen of via een sms, of de link naar het document erbij moet zitten, of je de waarschuwing direct wilt krijgen of later, enzovoorts. Stel het scherm in zoals jij dat wilt en klik op ok.
Agenda
Via het onderdeel ‘agenda’ zie je de groepsagenda naast die van jezelf
Vullen profiel
Wat is het?
In Office365 kun je profielgegevens invullen. Hierin kun je bepaalde zaken over jezelf kwijt die van nut kunnen zijn voor collega's. Het kan gaan om het vak dat je geeft, de opleidingen die je volgt of gevolgd hebt, de expertise die je hebt verworven. Je profielgegevens vul je eenmalig en zijn daarna binnen alle onderdelen van Office365 bruikbaar.
Waarom doe je het?
Wie kent het niet? Je hebt een vraag over iets en vraagt je af of er collega's zijn die hier iets van weten. Eigenlijk weet je wel zeker dat die collega's er moeten zijn. Je kunt ze alleen niet vinden.
Wanneer we gezamenlijk: op de eigen locatie, schoolbreed én Carmelbreed volgens dezelfde richtlijnen profielgegevens in Office365 vullen, ontstaat daarmee de mogelijkheid om collega's te vinden, direct via mail of telefoon contact te zoeken en ons met elkaar te verbinden. Op die manier kunnen we van elkaar leren en elkaar versterken.
Tip: gebruik zoveel mogelijk gangbare termen om de 'vindbaarheid' te verhogen
vul bij 'vaardigheden' en expertise' ook het vak / vakken dat je geeft. Als we dat allemaal doen kunnen we gemakkelijk vakgenoten van andere scholen vinden.
Let op: als je je gegevens hebt ingevoerd, gaat er nog enige uren overheen vóór je op basis van die gegevens vindbaar bent.
Collega's zoeken en vinden
Wat is het?
Vanuit je communicatiesite kun je op zoek gaan naar een collega'. Dat kan binnen je eigen locatie, je eigen school maar ook binnen heel Carmel.
Waarom is het handig?
Je kunt natuurlijk iemand zoeken op naam, maar (wanneer iedereen relevante profielgegevens heeft ingevuld) kun je veel meer! Je kunt bijvoorbeeld zoeken op je vak, zodat je gemakkelijk contacten kunt leggen met collega's die hetzelfde vak geven. Of je kunt zoeken op een bepaalde expertise. Stel dat jij wilt beginnen met formatief werken en je bent op zoek naar collega's die daar al ervaring mee hebben? Je kunt je collega's gemakkelijk vinden.
SharePoint biedt mogelijkheden om een zogenaamde 'sitecollectie' te doorzoeken. Je zoekt dan in alle onderdelen van de betreffende sitecollectie. Daarbij kun je instellen of het gaat om gegevens, personen of allebei.
Waarom doe je het?
Je kunt natuurlijk ook op de 'traditionele' manier zoeken, waarbij je je herinnert waar je ongeveer je spullen hebt opgeslagen en via steeds verder klikken op mappen/tegels uiteindelijk op de juiste plek terecht komt. Maar werken via het zoekvak in SharePoint zou weleens veel sneller kunnen gaan. Zeker het proberen waard!
Het arrangement Introductie SharePoint op je school is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
