Nova Portal is het samenwerkings- en leerplatform van het Nova College binnen de Office 365 omgeving. Er zijn vele mogelijkheden om Nova Portal in te zetten om materiaal te delen, om discussies te voeren, om samen te werken en om te communiceren. Dit arrangement biedt een overzicht van wat er kan. De onderdelen kunnen in willekeurige volgorde worden doorgenomen en kunnen ook als naslagwerk worden gebruikt.
SBU: 20
Beginners: 12
Gevorderden: 8
Dit arrangement maakt deel uit van de digitale leerlijn "De docent competent!" van het Nova College. Klik hier voor het hoofdarrangement.
Op dit werk rust een Creative Commons CC BY-SA licentie.
Auteur: Annet Smith, ROC Nova College
Inleiding
NovaPortal maakt onderdeel uit van de samenwerkingsomgeving Office 365. De voorpagina van de portal start standaard op laptops en pc's van school op als je die aan zet. NovaPortal is gebouwd in Sharepoint en dat zie je dan ook linksboven staan. Vanuit iedere pagina binnen de Office 365 omgeving kom je altijd terug op de voorpagina van NovaPortal door bovenin in de navigatiebalk op Nova Portal te klikken.
De portal is opgebouwd uit teamsites. Deze vind je door op het woord of de tegel Sharepoint te klikken. Je ziet daar een overzicht van teamsites die je hebt bezocht (Veelgebruikte sites), suggesties voor sites die wellicht interessant zijn (Voorgestelde sites) of die je volgt. Elke rechthoek stelt 1 teamsite voor en in die rechthoek zie je ook de meest recente activiteiten van jou en je collega's.
Linksbovenaan vind je een zoekvenster waarin je naar teamsites kan zoeken. Heb je de juiste gevonden en wil je deze vaker bezoeken, dan is het handig om de site te volgen. Dat doe je door op de site rechtsboven te klikken op het sterretje met Volgen erachter.
De sites die je volgt vind je terug onder het kopje Volgen links op de SharePoint hoofdpagina.
Profiel
Je profiel vind je op allerlei plekken binnen de Office 365 omgeving en Nova Portal terug. Hier laat je zien wie je bent, geef je aan waar je werkt en hoe je te bereiken bent en waar mensen voor bij jou terecht kunnen. Wil je je profiel aanpassen, dan gaat dat via de Delve tegel.
In Delve zie je je persoonlijke profielpagina als je op Ik klikt in het menu links. Op die profielpagina kun je klikken op Profiel bijwerken om zaken te wijzigen of toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan expertise en ervaring die je hebt.
In het profiel staan je contactgegevens zoals e-mail en telefoonnummer(s) en ook staat er een link naar je OneDrive. Deel je documenten met je collega's via jouw OneDrive dan kunnen ze die via jouw profiel ook vinden.
Er is ook een agendabalk zichtbaar waarin je kunt zien of iemand bezet is en onder de agenda wordt informatie weergegeven die je zelf kan toevoegen via de knop Profiel bijwerken.
Gegevens aanpassen
Wanneer je een collega zoekt via het zoekvenster in Delve, krijg je zijn of haar openbare profiel te zien. Het is dan natuurlijk handig als iemand heeft vermeld wie hij is, wat zijn expertise is en hoe hij te bereiken is. Dat kun je allemaal aangeven in Mijn profiel.
Oefening: Je profiel aanpassen
1. Klik bovenaan links in de app launcher op de tegel Delve en vervolgens links in het menu op Ik.
Wat je nu ziet is wat iedereen van jou kan zien als je profielpagina wordt geopend. Je kunt je profiel aanvullen met je werkervaring, projecten waar je aan hebt gewerkt of onderwerpen waar mensen je vragen over kunnen stellen.
2. Klik op de knop>Profiel bijwerken. Een nieuw venster wordt geopend waarin je allerlei kopjes en invulvakken hebt. Via de menuopties aan de linkerkant kun je door de onderdelen heen klikken.Sommige gegevens zijn niet aan te passen, die worden uit het HRM-systeem gehaald.
3. In het vak Over mij voer je een tekst in over wie je bent, hoe en wanneer je te bereiken bent of wat je verder wilt delen.
4. In het vak achter Vaardigheden en expertise vul je trefwoorden in zodat men weet over welke zaken ze bij jou terecht kunnen. Zoekt iemand op dit trefwoord dan zullen ze ook jouw profiel vinden.
5. Vul naar eigen inzicht nog wat informatie onder de overige kopjes in.
6. Tijdens het aanpassen van je profiel worden wijzigingen meteen opgeslagen. Je collega’s en studenten kunnen je nu beter vinden.
Foto aanpassen
Momenteel is het niet mogeliijk om zelf je foto te uploaden. Je kunt wel een (nieuwe) foto naar de servicedesk sturen. Zij zorgen er dan voor dat hij op Nova Portal geplaatst wordt. De foto komt dan ook automatisch in Magister te staan.
Specificaties Foto:
Gebruik een duidelijke en recente pasfoto van goede kwaliteit.
Je gezicht mag ongeveer de helft van de foto bestrijken. (de foto moet bijgesneden kunnen worden).
De achtergrond moet effen zijn.
Het bestand moet van het bestandtype ‘.JPEG’ zijn.
Het bestand mag niet groter zijn dan 1 Mb.
Het bestand dient een 3:4 (breedte:hoogte) verhouding te hebben (Dit is de standaard verhouding voor pasfoto’s).
Het bestand dient minimaal 640 x 480 pixels groot zijn.
Het bestand moet als naam je /gebruikersnaam hebben, dus bv SGB1904.jpg
Zoeken en vinden
Er zijn zoveel documenten en sites binnen Nova Portal dat het soms lastig is om iets terug te vinden. Gebruik hiervoor het zoekvenster onder de SharePoint tegel.
Oefening: zoeken en vinden
1. Open de SharePoint pagina via de tegel SharePoint of door op het woord SharePoint bovenaan in de navigatiebalk te klikken. Typ in het zoekvenster linksboven een trefwoord in, bijvoorbeeld ‘onderwijs’ en druk op >Enter of klik op >het pijltje in het zoekvenster. Het venster met zoekresultaten verschijnt:
De zoekresultaten zijn onderverdeeld in 3 onderdelen: Sites, Personen en Bestanden. Alleen personen worden hier zichtbaar die het trefwoord dat je hebt getypt in hun profiel hebben staan. Bovenaan kun je de resultaten nog filteren wanneer je alleen bestanden of sites wilt zien.
Sites volgen
Bovenaan rechts op iedere pagina staat Volgen. Maar wat kun je daar nu mee? Om sites makkelijker terug te kunnen vinden, kun je ze volgen.
Stel, je bezoekt regelmatig je teamsite en wilt deze sneller kunnen terugvinden.
Oefening: volgen gebruiken
1. Ga naar een teamsite die je regelmatig bezoekt.
2. Klik bovenaan rechts op de knop >Volgen. Een melding verschijnt die aangeeft dat je de site nu volgt.
De sites die je volgt, vind je terug onder het kopje volgen van de SharePoint tegel.
Oefening: Gevolgde site bekijken
1. Klik op de SharePoint tegel. 2. Klik op een site die staat onder het kopje Volgen.
Documenten plaatsen
Nova Portal is de plek bij uitstek voor het opslaan en delen van documenten met een team of een grotere groep collega's of studenten. Afhankelijk van de rechten die je hebt mag je op een teamsite ook zelf documenten plaatsen. Dit doe je door bovenaan in een bibliotheek te kiezen voor Nieuw als je een nieuw document wilt maken of Uploaden als je een bestaand document wilt uploaden vanaf je eigen pc of laptop.
Ook kun je bestanden naar de bibliotheek toe slepen vanuit Windows Verkenner. Mappen slepen werkt helaas niet.
Oefening: documenten slepen vanuit de Verkenner
1. Open een bibliotheek op een teamsite waar je bestanden wilt plaatsen.
2. Open Windows Verkenner en selecteer de bestanden die je wilt uploaden.
2. Versleep ze naar de NovaPortal bibliotheek.
Samenwerken
Nova Portal is een samenwerkingplatform en er worden vele mogelijkheden geboden om met collega's en studenten samen te werken. Enkele daarvan worden hier toegelicht.
Teamsites: een teamsite is een samenwerkingssite die eenvoudig aan te maken is. Standaard zijn in een teamsite al een aantal zaken ingebouwd. Een team kan bestanden, links, mededelingen, foto's en nog veel meer delen, maar ook als docent kun je voor je lessen een teamsite maken om met je studenten in samen te werken. Klik in het menu op Teamsites om te zien hoe je een teamsite maakt.
Waarschuwingen: als er wordt samengewerkt aan documenten of lijsten binnen de portal is het goed om te weten dat er iets is aangepast, geplaatst of juist verwijderd. Je kunt bij iedere bibliotheek of lijst een waarschuwing aanmaken waardoor je een e-mail ontvangt bij wijzigingen. Klik hiernaast op Waarschuwing als je meer wilt weten.
Wiki: een vrij onbekend onderdeel van Nova Portal is de wiki, een samenwerkingstool die geschikt is voor het samen werken aan inhoud. In een wiki wordt door meerdere leden bijgedragen en kan ook altijd worden teruggekeken in de geschiedenis zodat duidelijk is wie wat heeft gedaan. Een prima tool voor kennisconstructie-opdrachten of het samen werken aan werkstukken bijvoorbeeld. Klik hiernaast op Wiki als je ermee wilt werken.
Notitieblok: iedere teamsite beschikt over een OneNote notitieblok. Daarin kun je tabbladen en pagina's aanmaken waarop je tekst, links, afbeeldingen, video en nog veel meer kan delen. Voor het onderwijs is er een speciale versie van dit notitieblok, namelijk Class Notebook. Kijk in het OneNote arrangement als je meer wilt weten over het werken met een notitieblok.
Teamsites
Een teamsite is een samenwerkingssite die eenvoudig aan te maken is. Standaard zijn in een teamsite al zaken ingebouwd zoals een documentbibliotheek, een agenda, een notitieblok en een takenlijst. Een team kan zaken delen, maar ook als docent kun je voor je lessen een teamsite maken om met je studenten in samen te werken.
Teamsites gebruiken
Teamsites worden binnen het Nova College al volop gebruikt. Hier zijn enkele mogelijkheden om ze in te zetten:
Communicatiekanaal naar collega's en/of studenten: je kunt aankondigingen op een site plaatsen, een agenda bijhouden, documenten plaatsen of een weblog bijhouden om je doelgroep op de hoogte te houden.
Samenwerkingsplek: je kunt samen aan documenten werken, in een discussieforum van gedachte wisselen of een wikiverzameling opzetten.
Verzamelplek: je kunt zaken die met elkaar te maken hebben op een teamsite bij elkaar zetten. De laatste versie van een document altijd op dezelfde plek plaatsen is wel zo duidelijk voor iedereen die het nodig heeft. Ook kun je op een teamsite prima foto's delen in een afbeeldingsbibliotheek.
Een teamsite is voor een vakdocent goed te gebruiken om digitaal leermateriaal aan te bieden aan studenten of een discussie digitaal te voeren via een Yammer groep op de site. Ook kan een docent een teamsite inzetten om links of filmpjes te delen voor zijn/haar vakgebied die voor studenten nuttig zijn. De takenlijst is voor een docent in te zetten om gericht taken toe te wijzen aan 1 student. Studenten kunnen ook zelf taken aan elkaar toewijzen. Tenslotte is een wiki erg geschikt om in te zetten als studenten samen aan een bepaalde opdracht moeten werken en op 1 plek gevonden informatie, plaatjes, filmpjes, documenten en links willen bijhouden. Over de meeste van deze onderwerpen vind je elders in dit arrangement meer informatie.
Het aanmaken van teamsites is meestal belegd bij portalbeheerders dus als je een nieuwe teamsite wilt voor je lessen, neem dan daarmee contact op. Meestal is het portalbeheer in handen van de ISO's (informatiepecialisten onderwijs). Weet je niet wie jouw teamsite beheert, informeer dan bij de servicedesk.
De volgende onderdelen maken deel uit van een standaard teamsite:
Gedeelde documenten: hier kunnen documenten met anderen gedeeld worden
Nieuwsfeed: Hier kunnen chatberichten geplaatst worden
Notitieblok: een OneNote bestand waarin je notities kunt delen
Het snelstartmenu: hier worden snelkoppelingen naar bibliotheken en lijsten geplaatst.
Waarschuwingen
Op het moment dat je met anderen gaat samenwerken, wordt het steeds belangrijker om in de gaten te houden of iemand ergens op de portal iets heeft toegevoegd of aangepast. Stel dat je met meerdere mensen aan enkele documenten werkt, dan wil je niet steeds naar die site om te kijken of er iets veranderd is.
De oplossing is om een waarschuwing aan te maken voor de bewuste bibliotheek. Je ontvangt dan via je mail een waarschuwing als er iets gewijzigd wordt.
Stel, je wilt op de hoogte gehouden worden over de wijzigingen in een documentenbibliotheek.
Oefening: een waarschuwing instellen
1. Ga naar een documentenbibliotheek op Nova Portal, bijvoorbeeld binnen een teamsite waar regelmatig nieuwe documenten worden geplaatst.
2. Klik bovenaan op de 3 puntjes. In het menu dat nu verschijnt vind je de optie Waarschuw mij. Maak je gebruik van de klassieke weergave van de site, dan kies je bovenaan het tabblad >Bibliotheek en in het lint dat nu verschijnt staat ook de optie Waarschuw mij.
3. Klik op >Waarschuw mij. (In de klassieke weergave verschijnen eerst 2 keuzes. Daarbij kies je voor >Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek.) Een nieuw venster opent met allerlei opties voor je waarschuwing:
Allereerst is het belangrijk de waarschuwing een duidelijke naam te geven. Als de bibliotheek Gedeelde documenten heet, is dat niet erg duidelijk. Dus daar kun je dan bijvoorbeeld de naam van de site aan toevoegen.
4. Pas de naam van de waarschuwing eventueel aan.
5. Pas de tijdsinstellingen onderaan zodanig aan dat je 1x per week een samenvatting krijgt op een bepaalde dag en tijd.
6. Klik boven of onderaan op >OK.
Vrij snel daarna ontvang je een mail waarin staat dat je een waarschuwing hebt aangemaakt.
Vanuit de waarschuwingsmail kun je bijvoorbeeld rechtstreeks doorklikken naar een document dat gewijzigd is of de site waar het om gaat.
Wiki
Een vrij onbekend onderdeel van Nova Portal is de wiki, een samenwerkingstool die geschikt is voor het samen werken aan inhoud. In een wiki wordt door meerdere leden bijgedragen en kan ook altijd worden teruggekeken in de geschiedenis zodat duidelijk is wie wat heeft gedaan. Een prima tool voor kennisconstructie-opdrachten of het samen werken aan werkstukken bijvoorbeeld. Ook zijn er voorbeelden van scholen die een wiki inzetten bij internationale projecten, waarbij studenten uit verschillende landen binnen 1 wikisite samen aan materiaal werken.
TIP: Kennisnet heeft een brochure gepubliceerd over de inzet van wiki's in het onderwijs. Download deze hier (pdf).
TIP: Het democratische karakter van een wiki heeft zowel voordelen als nadelen. Het is een kans om studentgericht onderwijs te bieden. De studenten kunnen zonder tussenkomst van de docent volledige controle krijgen over hun werkomgeving. Zij zullen ook zelf ondervinden dat het nodig is om afspraken te maken om de samenwerking in goede banen te leiden. Zonder afspraken en een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel zal er anarchie ontstaan.
TIP: Het gebruiken van de geschiedenis van de wiki vergt enige oefening. Niet dat het moeilijk is om de geschiedenis te gebruiken maar het is conceptueel anders dan bijvoorbeeld het beoordelen van een discussie in een discussieforum. In een forum staan berichten netjes onder elkaar, chronologische en als ‘thread’. In een wiki is alleen de laatste versie zichtbaar.
TIP: Bekijk ter inspiratie ook enkele voorbeelden in een lange lijst met "Examples of educational wiki's". Deze zijn weliswaar in het Engels, maar het kan een idee geven voor hoe je een wiki in je lessen zou kunnen inzetten. De lijst is zelf ook in een wiki gezet en staat hier.
Wil je een wiki-app in een teamsite hebben, neem dan contact op met de beheerder van die teamsite.
Wiki als naslagwerk
Een wiki is ook in te zetten als bijvoorbeeld een naslagwerk, waarin je bepaalde theoretische kennis door studenten laat verzamelen die vervolgens weer kan worden geraadpleegd door andere studenten. Omdat iedereen aan de wiki kan bijdragen kan deze heel compleet worden, doordat iedereen zijn eigen kennis inbrengt. Denk bijvoorbeeld aan Wikipedia, de online encyclopedie die ook door mensen over de hele wereld wordt aangevuld en bijgesteld.
Weblog
Weblogs zijn overal op het internet te vinden en worden veel ingezet om nieuws te delen of een persoonlijk verslag te doen. Een weblog is een website waar berichten worden geplaatst door 1 of meerdere auteurs en daarbij is het meest recente bericht bovenaan te vinden. Op een bericht kan door lezers ook meestal gereageerd worden. Binnen Nova Portal wordt de weblog functionaliteit bijvoorbeeld gebruikt voor de Office 365 informatie.
Weblogs kun je in je lessen op vele manieren inzetten. Hier enkele ideeën:
het vergaren van informatie voor een project of werkstuk
reflectiegereedschap of verslaglegging tijdens de BPV of een excursie
Oefening: een webblog gebruiken
1. Klik op de tegel Delve en klik op >Ik (links in het menu)
2. Onder je profielgegevens vind je een blokje over je blog.
3.Plaats een nieuw bericht in je blog door te klikken op Nieuwe post.
Een nieuw venster opent waar je kunt starten met het maken van je blogpost. Je kunt een afbeelding en (onder)titel toevoegen en op de plek waar staat "Beginnen met schrijven..." vul je de kern van je verhaal in. Ben je klaar dan klik je bovenaan op Opslaan. Je blogpost wordt dan opgeslagen en je ziet hem als blokje staan met de opmerking "Niet-gepubliceerde post" erbij. Wil je het bericht publiceren zodat iedereen het kan lezen, open het dan opnieuw, kies voor Bewerken en klik bovenaan rechts op Publiceren.
Wil je allerlei extra elementen aan je blogpost toevoegen, klik dan op het plusteken dat automatisch verschijnt als je een tekst gaat intypen.
De elementen die je kunt toevoegen zie je hieronder.
Multimedia
Het delen van afbeeldingen gaat gemakkelijk via een afbeeldingsbibliotheek. Die kun je door de beheerder van je teamsite laten toevoegen. Door gebruik te maken van een dergelijke bibliotheek kun je bijvoorbeeld een diavoorstelling weergeven van foto's op je teamsite.
Video delen via een teamsite kan in een speciale mediabibliotheek, maar beter is het om video te delen via de Video tegel van Office 365. Een video die daar wordt neergezet kan vervolgens weer worden ingesloten in een teamsite. In onderstaande video (Engelstalig) kun je zien hoe dat werkt.
Enquête
Een enquête is goed in te zetten als diagnostische toets om te controleren of studenten bepaalde stof snappen. Ook zou je het kunnen inzetten als voorbereiding op een discussie door er meningvragen in te zetten en de uitkomsten in de groep te bespreken.
In Office 365 is er ook een nieuwe app bijgekomen die dezelfde en meer functionaliteiten heeft dan de oude variant voor teamsites. Met de app Forms maak je fraaie vragenlijsten en kun je achteraf precies zien wat er geantwoord is in grafische weergaves of via een export naar Excel. Wil je weten wat je met Forms kan, kijk dan onderstaande video.
Eindopdracht
Eindopdracht beginners:
1. Vul je profiel op Nova Portal in. Geef aan wat je werkzaamheden zijn, hoe je te bereiken bent en wat je interesses zijn.
2. Staat er nog geen foto? Stuur dan een pasfoto naar de servicedesk. Lees onder het kopje Profiel, waaraan de foto moet voldoen.
3. Voeg enkele documenten toe op je OneDrive aan de bibliotheek Mijn documenten in de map Gedeeld met iedereen. (Let wel op dat je geen gevoelige informatie plaatst hier).
4. Maak een nieuwe map aan op je OneDrive en zorg dat alleen jij erbij kunt.
5. Maak een waarschuwing aan voor een willekeurige bibliotheek of lijst op Nova Portal. Stuur de bevestigingsmail die je hiervan ontvangt door naar je begeleider.
Eindopdracht gevorderden:
1. Vul je profiel op Nova Portal in. Geef aan wat je werkzaamheden zijn, hoe je te bereiken bent en wat je interesses zijn.
2. Maak een map aan op je OneDrive en plaats hierin bestanden die je wilt delen met een klas. 3. Zorg ervoor dat de groep een mail krijgt met een link erinnaar de gedeelde map. Stel de rechten zo in, dat de klas alleen mag lezen.
Maak een teamsite aan onder je Mijn Site.
4. Pas de machtigingen aan. Geef enkele cursisten/collega's leesrechten, geef je begeleider bijdrage rechten.
5. Maak een documentenbibliotheek aan met de naam: Opdrachten en vul deze met enkele documenten naar keuze.
6. Maak een afbeeldingenbibliotheek aan met een naam naar keuze en zet hier enkele afbeeldingen/foto's in.
7. Maak een enquête aan met enkele diagnostische vragen voor je cursisten.
8. Plaats een item in een discussieforum in de teamsite.
Het arrangement Nova Portal in O365 is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 3.0 Nederland licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding en publicatie onder dezelfde licentie vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:
Toelichting
Nova Portal
Leerniveau
MBO, Niveau 2: Basisberoepsopleiding;
Volwasseneneducatie, Niveau 1;
MBO, Niveau 3: Vakopleiding;
Volwasseneneducatie, Niveau 4;
MBO, Niveau 4: Middenkaderopleiding;
MBO, Niveau 1: Assistentenopleiding;
Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie;
Volwasseneneducatie, Niveau 3;
Volwasseneneducatie, Niveau 2;
