Een activiteit organiseren
Iets organiseren kan iedereen. Maar tussen organiseren en goed organiseren zit een heel groot verschil. Onderstaande informatie gaat over hoe je een activiteit GOED organiseert, dus waar je allemaal aan moet denken en hoe je te werk gaat.
Algemene gegevens
Bij het organiseren van een activiteit krijg je te maken met 7 W’s:
- WAAROM, om welke reden(en) wil je een activiteit organiseren?
- WIE, voor wie, welke leeftijd organiseer je deze activiteit?
- WAT, welke activiteit ga je organiseren?
- WAAR, op welke plaats/accomodatie ga je de activiteit organiseren?
- WANNEER, op welke dag/dagdeel en welk tijdstip organiseer je de activiteit?
- WELKE, op welke manier organiseer je een activiteit?
- WAT DAARNA,wat gebeurt er na afloop van de activiteit?
Zoals je al gemerkt hebt zijn het allemaal vragen. Als je een activiteit wilt organiseren moet je deze 7 vragen beantwoorden. De stappen Wie, Wat en Waarom heb je de vorige keer al beantwoord, daarna ga je verder met de overige W’s. Lees onderstaande tekst zorgvuldig door.
WAAROM? Waarom wil je een activiteit organiseren? Om welke reden(en) kies je: bijvoorbeeld ter gelegenheid van een jubileum, een wedstrijd, een evenement of iets dergelijks. Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.
WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?
WAT? Wat voor een activiteit ga je organiseren? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. Bijvoorbeeld voor een groep jongeren organiseer je een dropping of Kartactiviteit, en geen Kienavond etc.
WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houd hierbij rekening met de doelgroep. Bijvoorbeeld: voor een activiteit van een groep kleuters geen accommodatie die moeilijk bereikbaar is.
WANNEER? Als de accommodatie naar jouw idee prima is voor de activiteit en redelijk tot goed bereikbaar is, moet je de dag gaan bepalen wanneer de activiteit gehouden wordt. En wanneer op de dag. Je moet rekening houden met:
- Schoolvakanties
- Wintersportvakanties van de ouders (voorjaarvakantie)
- Beschikbaarheid van de accommodatie zelf
- Grote activiteiten van andere clubs (als er een feesttent in het dorp/wijk staat waar een muziekband komt ga je niet een discoavond organiseren. Als het Nederlands elftal speelt tijdens WK weet je ook dat er vele niet zullen komen.)
- De activiteit op zich; een Kerstdisco organiseer je in december en niet in januari!
- Voorbereidingstijd die je nodig hebt. Soms reken je vooruit. Maar wanneer het bijvoorbeeld over een kerstdisco staat, staat de datum vast en reken je juist van die datum terug naar wanneer je wat moet doen.
WELKE manier? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit op dat tijdstip in die accommodatie met deze groep mensen organiseren? De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! Dit wordt uitgebreid behandeld in de onderdelen “de organisatie vooraf” en “de organisatie van de activiteit zelf”.
WAT DAARNA? Als de activiteit afgelopen is, is de organisatie nog niet afgelopen. Want er moet nog opgeruimd worden, maar het nabespreken (evalueren) van de activiteit is eigenlijk nog belangrijker. Waarom? Omdat je naar aanleiding van de genoemde punten uit de evaluatie weer kunt leren voor een volgende keer.
- De organisatie vooraf (planning en voorbereiding)
- De organisatie van de activiteit (realisatie)
- De organisatie na afloop (evaluatie en succesverhaal delen)
Bovenstaand is de logische volgorde om een activiteit te organiseren.
Na de “algemene gegevens” wordt de “organisatie van de activiteit” beschreven. Deze keuze is gemaakt om je een indruk te geven van de inhoud van de activiteit. Zodat eerst de inhoud van de activiteit duidelijk is en pas daarna wordt de voorbereiding van de activiteit beschreven en komt ook duidelijk over. In werkelijkheid begin je bij het begin dus bij “de organisatie vooraf”.
- DE ORGANISATIEVOORAF
Planning en voorbereiding zijn hierbij de trefwoorden. Je moet ruim van tevoren beginnen om alles op tijd klaar te krijgen!
Draaiboek
In een draaiboek staat alles wat er gedaan moet worden, door wie en wat er allemaal moet komen om deze activiteit te kunnen organiseren. Ook staat in het draaiboek vermeld wanneer de diverse taken uitgevoerd moeten zijn.
Begroting
Maak van de activiteit een begroting. Is er een penningmeester, dan ligt het voor de hand dat hij/zij naast meedenken over al de taken, de begroting maakt. Dit is immers zijn/haar specifieke taak.
Als de bovengenoemde taken uitgevoerd zijn en de planning klopt dan is het bijna zover….De activiteit staat voor de deur…..Het is heel belangrijk om vlak voor de activiteit te vergaderen om alle details door te nemen aan de hand van een checklist .
Hieronder een voorbeeld overzicht voor degenen die verantwoordelijk zijn bij de activiteit.
|
Waarvoor verantw.
|
Tijd/wanneer
|
Wie
|
Waar
|
Opmerkingen
|
Check
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Coördineren van alle werkzaamheden Op de checklist staat de taakverdeling en de coördinator houdt in de gaten of alles gebeurt en op tijd is gebeurd. Dit kan tussentijds (aan te bevelen), maar zeker op de laatste vergadering!
Samenvatting
ORGANISATIE VAN DE ACTIVITEIT
Tijdens de laatste vergadering is afgesproken wie tijdens de activiteit wat doet. Voorkeur heeft om een apart draaiboek te maken wie wat tijdens de activiteit doet. Dus samengevat een draaiboek specifiek voor de dag zelf waarop de activiteit plaats vindt. Dit kan zijn:
Voor de activiteit plaats vindt:
- Op tijd aanwezig (minimaal ½ uur van te voren);
- Accommodatie versieren en materiaal klaar zetten
Tijdens de activiteit:
- Deelnemers verwelkomen, uitleg geven van de activiteit, (spel)regels kenbaar maken etc.
- bardiensten, entree- bonnenverkoop etc.
Na afloop:
- Alle medewerkers ruimen op etc.....
Activiteit aankondigen bij de doelgroep
Nu zijn datum, plaats en doelgroep bekend dus kun je de activiteit aankondigen bij de doelgroep. Het is niet alleen belangrijk om te zorgen voor een aantrekkelijk programma. Maar ook een goede presentatie in de vorm van een uitnodigende aankondiging is vereist om deelname aan je activiteit te garanderen. Pas de stijl/lay-out aan op je doelgroep!
- Stukje schrijven voor het wijkblad, weekkrant, clubblad of de pers.
- Folders/flyers/posters maken en uitdelen.
- Folders/flyers verspreiden op plaatsen waar de doelgroep komt (bij jongeren bijv. de scholen of jongerenwerkers vragen voor verspreiding, ophangen in de frituur of bejaardentehuis bij een activiteit voor ouderen etc.).
- Social media gebruiken zoals Facebook-Twitter.
Wat moet je in de aankondiging allemaal vermelden?
- Activiteit
- Leeftijd van de deelnemers
- Datum
- Plaats
- Tijd
- Eventuele kosten
- Contactgegevens zoals adres en contactpersoon voor meer informatie
Activiteit evalueren
Wat vaak vergeten wordt is om het succes van de activiteit te delen. Door achteraf het “succesverhaal” naar buiten te brengen, maak je reclame voor een volgende activiteit die je gaat organiseren.
Na zoveel voorbereiding waarbij de hele activiteit op papier staat is het belangrijk om het geheel af te ronden. Is alles gegaan zoals van tevoren was gepland? Wat ging er fout en wat ging er goed? Hoe kan het de volgende keer beter, heeft iedereen zijn/haar taak uitgevoerd? Door deze vragen te beantwoorden evalueer je de activiteit. Dit is heel belangrijk voor een volgende keer!!!
Opdracht 1
