Voorbereiding
Beleidsplan
Het beleidsplan wordt aan iedere nieuwe leerling of werknemer getoond. De leerling of werknemer moet zich houden aan het beleidsplan.
Algemene voorwaarden
De algemene voorwaarden helpen jou en de jouw klant alles duidelijk op papier te zetten. Hierdoor weten jullie wat jullie van elkaar kunnen verwachten, hierdoor worden mogelijk conflicten makkelijk uitgezocht. In de algemene voorwaarden staat ook een eventueel voorbeeld van betalingsafspraak, leveringsafsrpaak en andere afspraken.
LET OP!
Altijd algemene voorwaarden meestruren naar een klant. Dit kan doormiddel van het meestruren met een offerte of factuur.
Offertes en facturen
offerte
De offerte wordt naar de klant gestuurd voor dat de klus wordt uitgevoerd. In de offerte worden een prijs gegeven, deze prijs geeft aan hoeveel de klant moet betalen voor het uitvoeren van de klus. Voordat de offerte naar de klant wordt toegestuurd moet deze gecontroleerd worden door de leraar en degene die over de finacien gaat.
factuur
Een factuur wordt naar de klant gestuurd nadat de klus is afgerond. Hierin komt het bedrag te staan dat de klant moet overmaken. Voordat je de factuur naar de klant stuurt moet je deze laten controleren door de leraar en degene die over de financien gaat.
Voorcalculatie
In de voorcalculatie wordt een begroting gemaakt van de verwachte kosten per project door uren, materialen en eenheden vast te leggen.
Blanco voorcalculatie
Uren
Een werkgever betaalt aan een hovenier met een 38 urige werkweek 38 uur keer een bepaald loon uit. Normaal worden deze uren door een klant betaald, met daar boven op een extra bedrag. Maar als het personeel niet bij een klant kan werken door bijvoorbeeld slecht weer, dan kun je geen uren schrijven. Om te kunnen bepalen hoe veel uur en bij welke klant een hovenier werkt, zal deze een urenregistratie bi moeten houden. In de bijlage een voorbeeld.
Gereedschaplijst
Machinelijst
Handboek
Het handboek is verdeeld in een aantal hoofdstukken;
H1: Inleiding
Hier wordt verteld wat successie is, voor wie je werkt, info over het kantoor en de werkvloer en je ziet wie er controle voert.
H2: Organisatie
In dit hoofdstuk vind je informatie over hoe de organisatie in elkaar zit;
- Leidinggevende
- Manager kantoor
- Calculator
- Projectleider
- Werknemer
In het handboek vind je wat de werkzaamheden van hen zijn.
H3: P(lan) D(o) C(heck) A(ct)
Als je met een klus bezig gaat werk je volgens de PDCA cyclus, deze is verdeeld in 6 stappen;
- Inventarisatie
- Overleg
- Offerte
- Overdacht
- Uitvoering
- Factuur
H4: Mijn projecten
In dit hoofdstuk vind je wat er in mijn projecten moet staan.
H5: Promotie
Hier vind je op welke manier successie promoot
verder vind je op de laatste pagina nog een aantal regels.
RIE
Stigas
De RIE staat voor Risico Inventarisatie en Evaluatie. Dus onderzoek naar de risico's in je bedrijf. Daarna maak je een plan om deze risico's te beheersen en je maakt een plan om de risico's te vermijden danwel verminderen. Door naar verloop van tijd opnieuw de risico's in kaart te brengen, kun je evalueren of je verbeterplannen het gewenste effect hadden of dat je opnieuw moet bijsturen. Het is dus een PDCA cyclus.
Voor elke branche is een R. I en E. ontwikkeld. Voor onze branche is Stigas de instantie die dat doet. Zie link.
Hieronder de link naar de RIE voor de hoveniers en groenvoorzieners.
Link naar stigas
Voorbeeld uitwerking RIE
Nacalculatie
Je hebt een offerte of voorcalculatie gemaakt. Tijdens het werk noteer je de werkelijk gemaakte uren, gebruikte materialen en machine-uren bij. Aan de hand van deze gegevens kun je bij een volgende offerte nauwkeurig kunnen bepalen hoe veel tijd een klus werkelijk kost.
Daarnaast kun je ook zien of er verschillen zijn tussen de personeelsleden. Misschien kan het ene personeelslid 10 m2 bestrating leggen per dag, terwijl een ander personeelslid, met minder ervaring, op dag 6m2 bestrating legt. Ook deze gegevens kunnen erg nuttig zijn om goed vte kunnen begroten. In het voorbeeld een excel bestand om de gegevens te verwerken.
http://instrumenten.rie.nl/nl/stigas/hoveniers-en-groenvoorzieners/@@login?came_from=http%3A%2F%2Finstrumenten.rie.nl%2Fnl%2Fstigas%2Fhoveniers-en-groenvoorzieners
Checklist
wensen klant bepalen
Checklisten H van der Steeg Hovenier
In het gesprek met de klant probeer je de wensen van de klant te achterhalen. Veel bedrijven hebben een checklist opgesteld, zodat ze alle punten doornemen en niets vergeten. Hier een link naar een hovenier, die dat goed voor elkaar heeft!
checklist aanleg
Voor de klus
Bij het binnen krijgen van een nieuwe klant zijn er een paar procedures waar aan gehouden moet worden.
Eerst maak je in het werkobjecten bestand een nieuw kopje aan voor de klant met een debiteuren nummer.
Als tweede zorg je er voor dat alle contact gegevens van de klant in de nieuw aangemaakte map komen te staan, ook plaats je hier al het mail contact met de klant.
Als derde ga maak je een afspraak met de klant en voer je de inventarisatie lijst uit. Vervolgens zorg je er voor dat je tijdens het voorbereiden van de klus het Plan Do Check formulier invult en in het vervolg van de klus de lijst bij houdt.
Tijdens de klus
Aansturen
leiding geven in de groene dienstverlening
Je zult op enig moment een groep moeten aansturen. De taak moet je duidelijk communiceren. Wat er zoal komt kijken bij het aansturen, staat beschreven in het arrangement in de onderstaande link.
juiste werkvolgorde van A tot Z
Voordat je bezig kunt gaan met een klus gebeurt er heel wat.
Als eerste zal er contact met je opgenomen over een mogelijke aanleg- of onderhoudsklus, tijdens dit eerste contact ga je een afspraak maken waarin je de wensen en eisen van de klant vastlegt.
Nadat je alle wensen en eisen van de klant hebt vastgelegt maak je een plan en leg je deze voor aan de klant, vanuit deze afspraak maak je verdere afspraken over prijzen, tijden etc.
Als de klus doorgaat ga je de klus inplannen en overleg je met de klant welke datum je aan het werk kunt gaan, ook geef je veranderingen in prijzen en tijden altijd vroegtijdig bij de klant aan. Als je iets niet waar kunt maken ga hier dan ook geen energie insteken en overleg met de klant of met een andere partij of dit op een andere manier kan bijvoorbeeld d.m.v. uitbesteden.
Nadat je overal akkoord op hebt kun je aan de slag met de werkzaamheden.
Bij een aanlegklus begin je vaak met het ruimen van de tuin, je verzameld de materialen die hergebruikt moeten worden en je voert de materialen af wat weg mogen.
Nadat je dit hebt gedaan ga je het grondwerk doen, elke vierkante meter in de tuin heeft zijn bestemming. Wordt er een gedeelte van de tuin verandert naar een terras? Dan moet je de grond vervangen voor zand. Je zorgt er dus voor dat alle delen van de tuin de juiste grondsoorten heeft.
Als je de grondwerkzaamheden hebt verricht kun je beginnen met het opbouwen van de tuin, veel hoveniers beginnen met het straatwerk of het zetten van een schutting. Je zorgt ervoor dat alles precies uitkomt en je kunt de rest van je tuin aanpassen op je bestrating en bouwkundige elementen. Ook een reden om te beginnen met de bestrating is omdat je bijvoorbeeld je vlakgeharkte gazon weer 'kapot' maakt en de werkzaamheden weer opnieuw moet uitvoeren.
Nu kun je beginnen met de 'groene' werkzaamheden oftewel het aanleggen van bijvoorbeeld een gazon, een heg en een vaste planten border. Je zorgt ervoor dat alles op de juiste plek staat en dat alles perfect behandeld wordt.
Nadat je klaar bent met alle werkzaamheden zorg je ervoor dat je de werkplek netjes achter laat oftewel het opleveren van de tuin. Dit is 1 van de belangrijkste dingen want nu ga je laten zien waar de klant voor moet betalen. Je loopt met de klant rond en legt uit wat je hebt gedaan en hoe bijvoorbeeld de beplanting eruit gaat zien over 5 jaar.
De klant is tevreden en jij kunt de factuur maken. Ook ga je bezig met een nacalculatie zodat je kunt zien hoe erg je verschild met de voorcalculatie.
PBM
Pbm’s
Of te wel de persoonlijke beschermingsmiddelen. Het houd in dat de werkgever moet zorgen voor goede persoonlijke beschermingsmiddelen en zorgen voor een goed gebruik en onderhoud hiervan. In een risico inventarisatie en evaluatie (RIE) dienen de benodigde beschermingsmiddelen beschreven. Het nastreven van het dragen van alle pbm’s voorkomt hoge boetes door de arbo inspectie.
Gedagscode
Na de klus
Financiën
Om te weten wat je moet doen als je de verantwoordelijkheid over de financiën krijgt, moet er een goede overdracht plaats vinden. In het document 'Protocol bij overdracht financiën' kan de huidige verantwoordelijke aan de hand van het document jou rustig uitleggen wat je allemaal moet weten. Ook kun je dit document bekijken wanneer je iets niet meer over de overdracht. Het is wel belangrijk dat je aantekeningen maakt tijdens de overdracht. Zorg dat de overdracht vroegtijdig gebeurd zodat de opvolger de laatste paar weken nog gecontroleerd kan worden door de voormalige financiële man/vrouw.
1415 inventarisatie.docx
