OneDrive is een opslagruimte "in the cloud" die binnen Office 365 voor iedere medewerker en student te gebruiken is. In dit arrangement leggen we uit wat je met OneDrive kunt doen. Zo kun je documenten delen met anderen of samen tegelijk werken in hetzelfde document met behulp van de Office Web Apps.
SBU: 3
Dit arrangement maakt deel uit van de digitale leerlijn "De docent competent!" van het Nova College. Klik hier voor het hoofdarrangement.
Op dit werk rust een Creative Commons CC BY-SA licentie.
Auteurs: Annet Smith en Bernadet Sprenkeling, ROC Nova College
OneDrive openen
OneDrive maakt deel uit van de Office 365 omgeving waarvoor je een inlogaccount nodig hebt. Je hebt hier opslagruimte van 1TB (terabyte). Vanuit de app launcher (wafel) van Office 365 kun je OneDrive openen door op het icoon te klikken.
Ook kun je je OneDrive openen via een speciale app voor op de tablet of mobiele telefoon. Kijk bij de bronnen voor de downloadlinks voor die app. Deze vind je ook op de startpagina van www.novaportal.nl onder de link Andere installaties rechtsboven. Klik hiervoor in de App launcher (de "wafel" linksboven) op de link Office 365.
Oefening
Ga naar de Office 365 omgeving (www.novaportal.nl) en log in met je Office 365 account (nova gebruikersnaam@novacollege.nl). Je komt binnen op de portal startpagina met linksboven de App Launcher waar je alle apps kunt vinden. Open je OneDrive door op de knop OneDrive te klikken.
App Launcher met apps (indeling kan afwijken)
In onderstaande video van Microsoft worden de moglijkheden van OneDrive voor bedrijven getoond.
Documenten plaatsen
Voormalige H-schijf
Werkte je bij het Nova College vóór februari 2017 dan zie je in je OneDrive bovenaan de map _Data. Hierin vind je de documenten die voorheen op je H-schijf waren opgeslagen, zoals je Mijn documenten map, je bureaublad en je favorieten. Verder zul je mappen zien die je zelf hebt aangemaakt of mogelijk ook losse documenten die niet in een map zijn geplaatst
Nieuwe documenten plaatsen
Documenten plaats je in je OneDrive door bovenaan te klikken op Nieuw. Je hebt dan de optie om een volledig nieuw document aan te maken (de keuze is een Word, Excel of Powerpoint document, een OneNote notitieblok of een form voor Excel) of je kunt een koppeling toevoegen naar bijvoorbeeld een website.
Mappen maken
In hetzelfde menu zit ook de optie om een nieuwe map aan te maken zodat je je documenten kunt ordenen. Ook is er de optie om een gedeelde map te maken. Dit is bijvoorbeeld handig als je meerdere documenten met een bepaalde groep wilt delen. Je hoeft dan alleen de map te delen en niet ieder document afzonderlijk.
Menu na klikken op Nieuw
Het aanmaken van een nieuwe map en een nieuw document kun je in onderstaande video zien.
Bestaande documenten uploaden
Nu gaan we oefenen met een document uploaden in een nieuwe map.
Oefening: een document plaatsen in een documentenbibliotheek- mijn documenten-
1. Open je OneDrive.
2. Klik op >Nieuw en kies >Map.
3. Geef de map de naam Persoonlijke documenten en klik op >OK. 4. Open de map door er 1x op te klikken.
5. Klik op de menu-optie >Uploaden. Kies voor >Bestanden. De Verkenner wordt geopend.
6. Zoek het bestand op je pc op en klik op >Openen.
7. Klik op >Openen en je bestand is geplaatst.
Oefening: meerdere bestanden tegelijk plaatsen door te slepen
1. Open de Verkenner. Zoek enkele bestanden die je wilt uploaden naar je OneDrive en selecteer deze.
2. Zorg dat het Verkenner scherm en ook je OneDrive in beeld zijn en sleep de geselecteerde bestanden van de Verkenner naar de OneDrive. De bestanden worden nu naar de OneDrive gekopieerd.
In onderstaande screencast wordt het uploaden en slepen vanuit de verkenner uitgelegd.
Kijk onderstaand filmpje van ROC Noorderpoort om enkele basisacties voor het werken met bestanden te zien.
OneDrive: de basis
Documenten (ver)plaatsen via de Verkenner
Je OneDrive is standaard zichtbaar in Windows Verkenner. Daar vind je de OneDrive onder de naam OneDrive-ROC Nova College aan de linkerkant in het menu.
Synchroniseren
Je bestanden van je OneDrive worden standaard gesynchroniseerd met je OneDrive in de cloud-omgeving van Office 365. Hiervoor is het programma OneDrive Sync Client geinstalleerd. In onderstaande video zie je hoe de synchronisatie tussen je laptop en OneDrive werkt.
OneDrive synchronisatie
Wanneer je je OneDrive in de Verkenner opent zie je de mappen en bestanden die ook in de cloudomgeving staan. Via de Verkenner kun je bestanden en mappen kopieren of verplaatsen van en naar de OneDrive zoals dat ook met andere locaties op de pc kan. Hoe je werkt met de Verkenner vind je op de site van Senior Web.
Documenten plaatsen vanuit Office 2016
Zowel in Word, Excel en PowerPoint, is het menu Opslaan als gekoppeld aan je OneDrive, je hoeft alleen nog maar de map op te geven in je OneDrive! Kies je voor Opslaan als dan zie je de meest recente mappen waarin je hebt gewerkt en hoef je dus niet lang te zoeken. Datzelfde overzicht zie je ook wanneer je een document wilt openen.
E-mailbijlages opslaan op OneDrive
Ook in Outlook (e-mailbestanden) kan je ontvangen bijlages eenvoudig opslaan op je OneDrive. Deze vind je daar dan terug in de map E-mailbijlagen.
Delen
Een document delen
Je kunt een document eenvoudig delen door het in OneDrive te selecteren en vervolgens te kiezen voor Delen bovenaan in het menu.
Delen in OneDrive
In het scherm dat verschijnt moet je namen toevoegen van de personen die het document mogen bewerken. Dat doe je bij Naam of e-mailadres invoeren. Ook kun je eventueel een bericht toevoegen.
Wil je dat de ontvangers het document alleen maar kunnen lezen, klik dan op de zin "Iedereen met de koppeling kan weergeven en bewerken" en je kunt kiezen wie het bestand mag zien en of ze mogen bewerken of niet. Hiervoor kun je het vinkje bij Bewerken toestaan uitvinken.
Standaard staat geselecteerd dat iedereen met de koppeling het document kan openen. Hierboven zie je dat je ook kan kiezen voor "Alleen personen in ROC Nova College" of "Specifieke personen". Dat zijn de personen waarvan je de namen hebt ingevoerd in het vorige venster.
Je kunt ook een verloopdatum aan de link koppelen door die in te vullen achter Verloopdatum instellen. Na de ingestelde datum zal de koppeling voor de ontvangers niet meer werken.
Werk je in bijvoorbeeld Word, Excel of PowerPoint Online dan vind je daarin ook een knop Delen. Klik je daarop dan verschijnt hetzelfde scherm als in OneDrive.
Een koppeling ophalen of kopiëren
In plaats van gericht bepaalde personen uit te nodigen door te klikken op Delen kun je ook een koppeling ophalen naar het bestand, die je vervolgens naar iedereen mailt die bij het bestand moet kunnen. Die koppeling moet je eerst aanmaken via >Koppeling ophalen. Selecteer daarvoor eerst het bestand dat je wilt delen en klik dan op de optie Koppeling kopiëren bovenaan in het menu.
Na een klik op deze optie verschijnt onderstaand scherm:
Net als bij Delen kun je klikken op de zin "Iedereen met de koppeling kan weergeven en bewerken" om de instellingen aan te passen. Dit werkt verder hetzelfde als bij Delen hierboven.
Heb je alle opties goed gezet, kopieer dan de link uit het scherm van hierboven. Deze link kan je vervolgens plakken in bijvoorbeeld een mail of je kunt de koppeling delen via bijvoorbeeld NovaPortal of een Team.
Oefening
1. Open een document dat in je OneDrive staat, bijvoorbeeld een Word document. Dit wordt in Word Online geopend.
2. Klik boven het document op Delen.
3. Vul een naam of e-mailadres is van iemand waarmee je het document wilt delen.
4. Pas eventueel nog de optie "Mag worden bewerkt" aan naar "Mag worden weergegeven".
5. Voeg eventueel nog een persoonlijk bericht toe in het vak dat daarvoor bedoeld is.
6. Klik tenslotte op Delen en de persoon die je hebt gemachtigd ontvangt een e-mailbericht met een link naar je document.
Een map delen
Wanneer je meerdere documenten met een bepaalde groep collega's of studenten wilt delen, is het handiger om deze in een aparte map te zetten en dan de map te delen. Alle documenten die je daarna in de map zet zijn dan automatisch gedeeld. Het delen van een map gaat vrijwel net zo als het delen van een document. Het enige verschil is dat je hierbij de map moet selecteren om de optie Delen bovenaan te vinden. Ook bij een map kan je ervoor kiezen om een koppeling op te halen deze verder te verspreiden via bijvoorbeeld mail of NovaPortal. De stappen hiervoor zijn verder gelijk aan het delen van een document.
NB: Bedenk bij het delen van grote hoeveelheden bestanden via OneDrive dat hiervoor betere oplossingen zijn binnen Office 365, zoals bijvoorbeeld een site op SharePoint (NovaPortal) of een Microsoft Team. Wil je advies over hoe je het beste je bestanden kunt delen, neem dan contact op met een ISO.
Een document mailen
Als je een bijlage die je in je OneDrive hebt opgeslagen wilt mailen is er een betere optie dan traditioneel een kopie van het bestand meesturen. Je kunt namelijk volstaan met het sturen van een koppeling naar het bestand op jouw OneDrive.
NB: deze methode werkt niet voor het sturen van documenten naar een gedeelde mailbox van bijvoorbeeld de administratie of het examenbureau. Stuur daar altijd een kopie van het bestand naartoe, omdat de machtigingen alleen voor personen werken.
Zo ga je te werk bij het mailen van een bijlage zonder dat je een kopie opstuurt voor de 2 versies van Outlook.
Outlook Online:
In Outlook webmail kies >Bijvoegen en kies >Cloudlocaties.
Selecteer het bestand en kies >Volgende.
Hier krijg je een nieuwe optie: Delen als een OneDrive-koppeling:
Als je de bovenste optie kiest komt er een wolkje bij het bestand te staan.
Op het bijgevoegde bestand worden standaard de rechten "Geadresseerden kunnen bewerken" toegepast. Dat zie je ook staan onder de bestandsnaam. Wil je dit wijzigen, klik dan op het pijltje bij de bestandsnaam en kies voor >Machtigingen wijzigen.
Het voordeel van deze manier van delen is dat het bestand op zijn plek blijft en er dus maar 1 versie is!
Outlook 2016:
In Outlook 2016 ziet het er iets anders uit, maar de werking is hetzelfde.
Klik in een nieuwe mail bovenaan op Bestand (met de paperclip) om een bijlage bij te voegen. Je ziet dan een overzicht van je meest recente bestanden en mogelijk hoef je dan niet ver te zoeken. Staat het juiste bestand er niet tussen, klik dan eerst op >Door weblocaties bladeren en selecteer je OneDrive.
De Windows Verkenner wordt geopend en daarin zoek je het juiste bestand op. Vervolgens krijg je de vraag of je een koppeling of een kopie van het bestand wilt bijvoegen. Hier kies je voor de bovenste optie, Koppeling delen.
Standaard krijgt de geadresseerde bewerkrechten. Wil je dit aanpassen dan wijzig je dat door op het pijltje bij de bijlage te klikken (zie afbeelding hieronder) en te kiezen voor >Machtigingen wijzigen en vervolgens >Geadresseerden kunnen weergeven.
In deze video zijn enkele van de bovenstaande handelingen in Outlook 2016 terug te zien.
Een document delen naar een teamsite
Alles op je OneDrive is van jou. Jij bepaalt met wie en of je een bestand of map deelt met je collega(s) of studenten. Documenten waaraan jij werkt komen dus, in eerste instantie, op je OneDrive.
Is het document klaar om gedeeld te worden met jouw team, dan kan je dit in één keer kopieren naar jouw teamsite.
Selecteer het document en kies Kopiëren naar.
Kopiëren naar een andere plek binnen OneDrive of naar een teamsite
Rechts wordt een scherm geopend met daarin teamsites die je recent hebt bezocht of die je volgt. Je kunt onderaan ook bladeren in de teamsites als de juiste niet in dit rijtje staat. Kies je voor een bepaalde teamsite, dan worden de bibliotheken (mappen) van die site geopend en kun je het document daar plaatsen.
Kies hier de juiste teamsite of selecteer Door sites bladeren
E-mailbijlages opslaan
Wanneer je bij een e-mail in de Outlook online webapp een bijlage ontvangt staat daarbij ook de optie Opslaan in OnDrive - ROC Nova College.
Door op deze link te klikken wordt de bijlage in een aparte map E-mailbijlagen opgeslagen in je OneDrive. Van daaruit kun je het document eventueel nog verplaatsen naar een andere map of teamsite.
In onderstaande screencast worden alle opties voor het opslaan van e-mailbijlages uitgelegd.
Samenwerken
Wanneer je wilt samenwerken aan 1 bestand waarvan de koppeling gemaild is, kun je dat het beste online doen. In onderstaande video zie je hoe er in 1 document in OneDrive door meerdere personen tegelijk wordt gewerkt.
Hoe je bestanden op je OneDrive kunt delen met anderen heb je in het vorige hoofdstuk kunnen lezen. Vervolgens is het mogelijk om samen aan deze documenten te werken, mits je de ander rechten hebt gegeven voor bewerken. Je kunt op deze manier ook tegelijkertijd werken in een document. Maak daarvoor wel afspraken over wie welk deel doet.
Gemaakt werk delen door studenten
Ook studenten hebben een eigen Onedrive. Hier kunnen ze hun schoolwerk op plaatsen en dat is ook voor hen altijd toegankelijk op elk device. Laat ze verschillende mappen aanmaken, om hun bestanden netjes te ordenen. Ze zouden hun Onedrive ook kunnen gebruiken als Digitaal Portfolio. Studenten kunnen zelf bepalen met wie ze de bestanden delen. Ze kunnen ze privé houden, of delen met medestudenten als ze samen aan een project werken.
Opdrachten die de docent moet nakijken kunnen ze delen met hun docent. Het beste deelt een student een map die een duidelijke naam heeft ( vak + de naam van de student) met de docent en de docent kan deze in zijn/haar eigen OneDrive terugvinden via de link Gedeeld met mij. Ook ontvangt hij/zij een mailtje met een link naar de map.
Huiswerk nakijken en opmerkingen toevoegen
Het ingeleverde werk kun je als docent nakijken zonder het te moeten downloaden of opslaan. Het bestand blijft in de map van de student staan en je opent het in de cloud in de web app van het programma waarmee het is gemaakt (bijvoorbeeld Word of PowerPoint). Je kunt bijvoorbeeld opmerkingen in de kantlijn toevoegen die de student vervolgens terug zal vinden in het document. Selecteer hiervoor een stuk tekst en klik op het tabblad >Controleren en kies daar voor >Nieuwe opmerking. In de PowerPoint web app zit deze optie onder het tabblad >Invoegen.
Werk kwijt raken van studenten kan op deze manier niet meer, omdat het voor beide te vinden is in OneDrive. Mocht de student een nieuwe docent of SLB-er krijgen, dan kan hij de map delen met de nieuwe docent.
NB: voor het inleveren van opdrachten en het nakijken van ingeleverd werk door de docent zijn ook andere oplossingen te vinden in Office 365 waarbij meer organisatie mogelijk is, zoals bijvoorbeeld het OneNote klasnotitieblok of Microsoft Teams. Vraag advies van een ISO als je hierin een keuze wilt maken.
Versiegeschiedenis
Versiegeschiedenis wordt voor al je documenten automatisch bijgehouden. Maak om die reden geen aparte documenten meer aan. Het is eenvoudig om te zien wie het document gewijzigd heeft en welke versie het meest recent is.
Versies worden bijgehouden of je nu werkt in Office 2016 of Office online (via de browser).
Met onderstaande stappen kun je een vorige versie terugzetten.
Ga naar OneDrive.
Selecteer het document waar je de versiegeschiedenis van wil zien. Dat doe je door voor de naam van je document 1x in het rondje te klikken.
Vervolgens krijg je in de balk bovenaan de optie met drie puntjes met daaronder ‘versiegeschiedenis’. Een andere mogelijkheid is via de drie puntjes achter de naam van een document. Dit is een snelkoppeling.
4. Wil je een versie terugzetten, klik dan achter de datum op het lijstpijltje en kies voor >Herstellen.
TIP: Mocht de versiegeschiedenis niet aan staan in jouw OneDrive, volg dan de stappen op deze site.
TIP: In de nieuwste versie van Word 2016, Excel 2016 of PowerPoint 2016 is de versiegeschiedenis rechtsboven te vinden onder de knop Versiegeschiedenis, een soort klokje. Zo ziet dat er in Word 2016 uit:
Wanneer je op die knop klikt opent aan de rechterkant een venster met daarin alle bewerkingen van het document en wie ze heeft gedaan. Door bij 1 van die bewerkingen te klikken op >Versie openen kun je een oudere versie openen en deze eventueel ook herstellen, waardoor de nieuwere versie overschreven wordt.
Prullenbak
Links in het menu van je OneDrive staat ook de link voor de prullenbak. Hierin vind je alle documenten/mappen/koppelingen die je in de laatste 6 maanden hebt verwijderd. Je documenten staan in de prullenbak eerst 3 maanden in het zogenaamde eerste stadium en vervolgens nog 3 maanden in het tweede stadium. Klik je op Prullenbak dan wordt het eerste stadium zichtbaar.
Wil je een document/map/koppeling terugzetten, selecteer het dan en klik bovenaan op Terugzetten.
Office 365 zet het bestand op de oorspronkelijke locatie weer terug.
Tweede stadium
Klik je op OneDrive en dan prullenbak en je ziet niet je document dan kan je nog kijken in je prullenbak ‘Tweede stadium’. Scroll hiervoor eerste helemaal naar onderen. Daar staat de zin:
Kan je het bestand/de map/koppeling in beide stadia niet terugvinden dan is dat bestand/die map/koppeling echt verwijderd en kan niemand deze meer terug plaatsen.
Eindopdracht
Eindopdracht:
Maak een map aan in je OneDrive en zet in die map een document.
Deel deze map met een collega/meerdere collega's of met je studenten.
Deel de map in ieder geval ook met 1 van de begeleiders van deze leerlijn. Geef alleen leesrechten (= weergeven).
Stuur een persoonlijk bericht mee aan de begeleiders waarin je aangeeft dat dit voor de eindopdracht bedoeld is.
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 3.0 Nederland licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding en publicatie onder dezelfde licentie vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:
Toelichting
In dit arrangement worden de mogelijkheden van OneDrive als onderdeel van NovaPortal uitgelegd.
Dit arrangement maakt deel uit van de digitale leerlijn "De docent competent!" van ROC Nova College.
In dit arrangement worden de mogelijkheden van OneDrive als onderdeel van NovaPortal uitgelegd.
Dit arrangement maakt deel uit van de digitale leerlijn "De docent competent!" van ROC Nova College.
