Thema 3 Een draaiboek maken
Het voorbereidingsdraaiboek
Voorbereiden is ontzettend belangrijk als je een activiteit organiseert. Hierbij neem je verschillende stappen en maak je een voorbereidingsdraaiboek zodat je geen stappen overslaat of vergeet.
1. De coördinator is iemand die de totale leiding heeft. Hij/zij moet besluiten durven nemen, problemen moeten kunnen oplossen, enthousiasmeren en overzicht behouden.
2. In stap twee worden er groepen gemaakt en ideeën, wensen en verwachtingen geuit.
3. Criteria voor succes zijn mensen, geld en accomodatie. Met deze drie zaken dien je rekening te houden als je een evenement organiseert.
4. Bij sterke en zwakke punten kijk je wat eventuele problemen kunnen zijn en hoe je dit op kan vangen.
5. Wanneer je de grote lijnen bepaalt, stel jij jezelf de vraag: wat gaan we doen? Is het evenement haalbaar? Gaat het door?
6. Het team wordt daarna definitief vastgesteld.
7. Bij het plan van aanpak gaat het om een taakverdeling, planning, benodigdheden, tijdspad. Kijk naar wensen van klant. Waar moet je rekening mee houden?
8. Een begroting maken, is inventarisatie van kosten en inkomsten.
9. Bij contracten kun je denken aan huur-, sponsor- en muziekcontracten.
10. Een wervingsplan voor vrijwilligers is handig als je een evenement opzet.
Het dagdraaiboek
Voor de uitvoering van de activiteit maak je een dagdraaiboek. Hierin staan:
- het programma van de dag
- de planning (vermelden van voördinator, opzet, locatie, taakverdeling, tijden en aandachtspunten)
- de materialenlijst
- eventueel: het wedstrijdschema
- EHBO
- omschrijving van onderdelen in het programma en plattegrond van de ruimte
Uitvoering dagdraaiboek
Tijdens de uitvoering van de activiteit komen de 3 C`s aan bod.
Coördinatie
Er moet duidelijk zijn wie waar verantwoordelijk voor is en elke medewerker moet weten waar hij terecht kan met vragen.
Communicatie
Houd elkaar op de hoogte tijdens de activiteit. Moment van overleg in draaiboek opnemen.
Controle
Controleer of iedereen zich aan de afspraken houdt.
Afsluiting activiteit
Wat er in een afsluiting van een activiteit kan zitten zijn de volgende zaken:
Prijsuitreiking
Bedanken van betrokkenen
Afbouwen
Evaluatie
Hoe verloopt je evaluatie?
1. Geef eerst het woord aan degene die de activiteit heeft georganiseerd en vraag naar bevindingen
2. Eerst goede punten aan de orde laten komen
3. Vervolgens de minder goede dingen aan bod late komen
4. Geef organisator de kans om hierop te reageren
5. Formuleer conclusies en actiepunten
Productevaluatie is de beoordeling van het resultaat zelf.
Procesevaluatie is de beoordeling van de manier waarop het resultaat tot stand komt.
