Voorbereiden is ontzettend belangrijk als je een activiteit organiseert. Hierbij neem je verschillende stappen en maak je een voorbereidingsdraaiboek zodat je geen stappen overslaat of vergeet.
1. De coördinator is iemand die de totale leiding heeft. Hij/zij moet besluiten durven nemen, problemen moeten kunnen oplossen, enthousiasmeren en overzicht behouden.
2. In stap twee worden er groepen gemaakt en ideeën, wensen en verwachtingen geuit.
3. Criteria voor succes zijn mensen, geld en accomodatie. Met deze drie zaken dien je rekening te houden als je een evenement organiseert.
4. Bij sterke en zwakke punten kijk je wat eventuele problemen kunnen zijn en hoe je dit op kan vangen.
5. Wanneer je de grote lijnen bepaalt, stel jij jezelf de vraag: wat gaan we doen? Is het evenement haalbaar? Gaat het door?
6. Het team wordt daarna definitief vastgesteld.
7. Bij het plan van aanpak gaat het om een taakverdeling, planning, benodigdheden, tijdspad. Kijk naar wensen van klant. Waar moet je rekening mee houden?
8. Een begroting maken, is inventarisatie van kosten en inkomsten.
9. Bij contracten kun je denken aan huur-, sponsor- en muziekcontracten.
10. Een wervingsplan voor vrijwilligers is handig als je een evenement opzet.
