CM-JA-MM TWIXX Draaiboek KT2 wp 2.1
Inhoud TWIXX Draaiboek KT2 wp 2.1
Afsluiting verkoopgesprek
Planning TWIXX Draaiboek KT2 wp 2.1
Periodeplanner
Draaiboek
Checklist en draaiboek
Checklist en draaiboek
Het besluit is genomen om een evenement te organiseren. Dan moet er iemand binnen je bedrijf worden aangewezen die de organisatie en de verantwoording op zich neemt. Je kunt deze taak uitbesteden aan de afdeling (marketing)communicatie. Ook de afdeling personeelszaken is een geschikte keuze, zeker als het evenement voor interne doelgroepen wordt georganiseerd. Het komt ook voor dat de administratie, het (directie-)secretariaat of de directie zelf de organisatie op zich neemt. Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Stel daarom altijd naast de verantwoordelijke ook een organisatieteam samen. Dit is niet alleen praktisch, want ook beslissingen krijgen hierdoor meer draagkracht.
Checklist
Om je goed voor te bereiden kun je gebruik maken van de onderstaande checklist. Voor het verkrijgen van meer informatie of om ideeën op te doen, is het aan te raden de betreffende hoofdstukken in dit boek door te nemen. Deze bevatten meer gedetailleerde checklisten.
Samenstelling organisatieteam
• Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
• Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
• Stel de budgetverantwoordelijke aan.
• Definieer de taken van de overige leden.
• Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, enzovoort.
• Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
• Stel deadlines.
Voor aanvang
• Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
• Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
• Stel het beschikbaar budget vast.
• Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
• Benoem de aard of het karakter van het evenement.
• Maak een profiel van de gasten.
Intern organiseren of uitbesteden
• Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
• Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
• Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
• Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.
Leveranciers inschakelen
• Vraag referenties van leveranciers en check deze.
• Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften, zoek op internet, pluis dit jaarboek en dergelijke uit op potentiële leveranciers.
• Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
• Vraag verschillende offertes aan.
• Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
• Stel een begroting op.
Draaiboek samenstellen
• Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
• Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
• Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Tijdens het evenement
• Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer.
• Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
• Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen.
• Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
• Zorg voor gastheren/-vrouwen.
Na afloop
• Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, enzovoort.
• Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
• Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
• Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
• Maak een financieel eindverslag.
• Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.
Draaiboek
Met alleen een lijstje met programmaonderdelen ben je er nog lang niet. Het is belangrijk een draaiboek op te stellen. Een goed lopend programma valt of staat met goede voorbereiding en perfecte afstemming tijdens het evenement zelf. Een draaiboek bevat een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van het evenement. Het is verstandig twee draaiboeken te maken; een beknopte voor de leveranciers en een meer uitgebreide voor de betrokken medewerkers. Het beste kun je werken met de volgende kolommen:
1 2 3 4
Wanneer
(tijd)
Waar
(locatie)
Wie
(verantwoordelijke)
Wat
(activiteit)
Denk ook aan...
De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens de samenwerking tijdens het evenement.
Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden.
Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen.
Voorbeeld draaiboek
|
Draaiboek: (naam evenement)
|
Wie verantw
|
Waar
|
wat
|
Hoe?
|
Wanneer gereed?
|
Bijzonderheden
|
|
Betrokken medewerkers
Briefing betrokken medewerkers
Wie coördineert alle activiteiten
|
|
|
|
|
|
|
|
Programma
Om misverstanden te voorkomen is het goed om in het draaiboek te beginnen met het programma. Alle betrokkenen gaan dan uit van dezelfde tijden, locaties en andere belangrijke punten die in het programma staan
|
|
|
|
|
|
Soms zijn er bepaalde punten die extra aandacht vragen of waar rekening mee moet worden gehouden. Het is goed om dit ook in het draaiboek vast te leggen
|
|
Activiteiten in chronologische volgorde
Alle activiteiten en zaken die moeten worden geregeld, kunt u het beste in chronologische volgorde in het draaiboek opnemen.
Hieronder volgt een algemene opsomming waaraan u moet denken bij de organisatie van een evenement. Dit kan bijvoorbeeld een open dag zijn, de opening van een nieuwe kazerne of de viering van een jubileum
U kunt deze lijst natuurlijk helemaal aanpassen aan uw eigen organisatie.
|
|
|
|
|
|
|
|
Programma
- Vaststellen datum en tijdstip
- Vaststellen definitief programma
- Wie verricht de openingshandeling
- Benaderen van de sprekers
- Welke ruimtes hebben we nodig voor het evenement
- Inrichting ruimten:
- AV apparatuur
- Microfoon
- Katheder
- Bloemstukjes
- Kan water/glazen voor sprekers
- Verder afhankelijk van evt. demonstraties
|
|
|
|
|
|
|
- Uitnodiging
- Vaststellen gastenlijst
- Opstellen VIP-lijst
- Vaststellen soort uitnodiging (brief, kaart, antwoordkaart)
- Ontwerp uitnodiging
- Registratie binnenkomende antwoordkaarten
- Denk bij het uitnodigen ook aan de pers!
- Voor open dag:
- huis-aan-huisblad
- affiches ophangen bij middenstand
|
|
|
|
|
|
|
- Buitenterrein
- Eventueel rommel verwijderen
- Glazenwasser
- Brandweervlag en nationale vlag gereed leggen
|
|
|
|
|
|
|
|
Demonstraties
- Worden er demonstraties gehouden
- Wie bereidt de demonstraties voor?
- Wie moeten daarbij worden ingezet?
- Wat hebben we daarvoor nodig?
- Welk deel van het terrein richten we daarvoor in?
|
|
|
|
|
|
|
|
Parkeerruimte
- Voldoende parkeerruimte voor aantal gasten
- Parkeerplaatsen reserveren voor vip's
- Brandweermaterieel buiten tentoonstellen
|
|
|
|
|
|
|
|
Gebouw binnen
- Rommel uit de gangen
- Bureaus opgeruimd
- Prullenmand leeg
|
|
|
|
|
|
|
|
Ontvangst/begeleiding gasten
- Zijn er gasten die opgehaald moeten worden? (jubilaris)
- Waar vindt de ontvangst plaats?
- Wie ontvangt de vip's?
- Wie ontvangt de overige gasten?
- Wie ontvangt de laatkomers?
|
|
|
|
|
|
|
|
Binnen handbereik tijdens ontvangst
- Gastenlijst
- Vip-lijst / perslijst
- Eventueel tafel voor geschenken
- Lijstje met telefoon/semafoonnummers: betrokken medewerkers, ontvangers gasten
- Handypack: paperclips, plakband, schaar etc.
|
|
|
|
|
|
|
|
Catering
- Bij binnenkomst: koffie, thee, cake / waar?
- Receptie na afloop (waar?)
- Welke drankjes worden er geschonken?
- Worden de drankjes geserveerd of komt er een buffet?
- Statafels?
- Hapjes (warm, koud)
|
|
|
|
|
|
|
|
Divers
- Wie verricht(en) tijdens evenement algemene hand- en spandiensten?
- Fotograaf
- Bij open dag ruimte inrichten voor allerkleinsten, waar ze bijvoorbeeld kunnen tekenen, filmpjes kunnen kijken. De ouders kunnen dan rustig in de kazerne rondlopen.
|
|
|
|
|
|
|
Downloads draaiboek
Voobeeld draaiboek in PDF
Format draaiboek in Word
TWIXX opdrachten
Opdracht 1 Theorie draaiboek
- Wat heeft een bedrijf/organisatie nodig als een evenement georganiseerd gaat worden?
- Waarom heb je bij de organisatie van een evenement een budgetverantwoordelijke nodig?
- Wat is een deadline?
- Hoe ziet een draaiboek uit?
- Waarom heb je een kolom AANTEKENINGEN nodig?
- Heeft het zin om met behulp van het draaiboek de organisatie van het evenement te evalueren? Motiveer je antwoord.
- Maak een draaiboek voor het organiseren van een klassenfeest.
Vragen bij twixx Draaiboek
Opdracht 2 Draaiboek
