Recordkeeping- De praktijk van digitaal archiveren
Inleiding
In deze cursus onderzoeken we de veranderingen in het vakgebied en de gevolgen daarvan voor de uitvoering van de informatiedienstverlening.
We gaan in deze cursus uit van het kader van de NEN-ISO 15489-1 norm voor informatie- en archiefmanagement.
Voor wie?
De cursus is bedoeld voor medewerkers die betrokken zijn bij post- en archiefzaken en die ambities hebben op het gebied van elektronische documentverwerking en archivering. Ook voor de medewerkers die de omslag van een analoge naar een digitale informatievoorziening moeten uitvoeren.
Uw resultaat
Na afloop van deze cursus
- heeft u inzicht in de actuele ontwikkelingen op gebeid van informatie- en archiefbeheer
- heeft u inzicht in de gevolgen die deze ontwikkelingen hebben voor uw taken
- bent u op de hoogte van de mogelijkheden en onmogelijkheden van documentmanagementsystemen, zaaksystemen en recordsmanagement applicaties
- kunt u de ontwikkelingen vertalen naar uw eigen organisatie, werkplek en taken.
Kader van de cursus
We gaan in deze cursus uit van de NEN-ISO 15489-1, norm voor informatie- en archiefmanagement. In deze norm worden alle aspecten van een moderne (veelal digitale) informatiehuishouding behandeld. In de toelichting op de Archiefregeling wordt bijvoorbeeld ook verwezen naar deze norm.
De kern van artikel 16 van de Archiefregeling is dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is de internationale standaard NEN-ISO 15489-1:2001, aangevuld met andere internationale standaarden voor kwaliteitsmanagement, zoals de ISO 9000-serie. In Nederland bestaat ook het INK-model (van het Instituut voor Nederlandse Kwaliteitszorg) dat als kwaliteitskader gebruikt kan worden.”
Lees het artikel en de toelichting.
De Archiefregeling vind je op http://wetten.overheid.nl/zoeken/
De toelichting vind je hier hier
Op YouTube zijn enkele Engelstalige filmpjes te vinden over o.a. de ISO 15489, zie bijvoorbeeld dit filmpje van de AIIM http://www.youtube.com/watch?v=9vsZgqjIBQ0
Waarom zijn normen belangrijk en hoe komen ze tot stand?
We weten nu waarom normen worden ontwikkeld.
In het dagelijks leven, zowel in de privé- als de werkomgeving, kun je producten en diensten terugvinden waarbij normen worden toegepast.
Kun je verschillende toepassingen noemen??
Kun je een situatie benoemen waarbij een norm handig zou zijn???
De processen van informatie- en archiefmanagement
Om ons vak goed te kunnen uitoefenen is het van belang te weten wat we nu eigenlijk doen. Dit is beschreven in de NEN ISO 15489-1 en in de uitgave 'Digitaal archiveren'.
Bekijk de presentatie.
Opdracht
In de publicatie ‘Digitaal archiveren; Het recordkeeping systeem als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden’ worden 8 recordkeeping processen beschreven. Lees deze publicatie.
In 'Digitaal archiveren' heb je uitgebreider kennis gemaakt met de processen van (digitaal) archiefbeheer.
Beschrijf op welke manier je de processen in de eigen organisatie uitvoert.
We bespreken de opdracht in dagdeel 1.
Uitwerkingen training-on-the-job
De training-on-the-job van de cursus recordkeeping in mei/juni 2013 telde leidde tot twee uitwerkingen. De ene spitste toe op auditing en digitaal archief. De andere op ordening en metadata.
Ordening en metadata
In het dagdeel is nader ingegaan op de verschillende vormen waarin een taxonomie voor kan komen en op de rol en betekenis van metadata.
Er zijn twee presentaties doorgenomen en na afloop zijn bijgaande artikelen ter informatie toegevoegd.
Uitwerking Auditing en ICT
Waarom worden normen ontwikkeld?
