Beursplan

Autorai 2012

Promotie TomTom Autorai 2012

Inhoud LWP Beursplan Landstede CAR

Planning Beursplan

week	twixx	opdracht	iinlevermoment opdracht	controle logboek
1	Beurs	Opdracht 1 (kennisvragen, toepassingsopdrachten en calculaties)
2	Organisatie beurs	Opdracht 2	Opdracht 1 (kennisvragen, toepassingsopdrachten en calculaties)?	controle
3	Draaiboek evenement	Opdracht 3	Opdracht 2
4	Schrijven van wervende teksten	Opdracht 4	Opdracht 3	controle
5	Promotie	Opdracht 5	Opdracht 4
6	Presentatie	Opdracht 6	Opdracht 5	controle
7	Omgangsvormen	Opdracht 7	Opdracht 6
8	Evaluatie		Opdracht 7	inleveren logboek

TWIXX-en

De Beurs

De Beurs

1. Het beursplan

In de zakelijke markt (b2b) maak je als bedrijf veel gebruik van het promotie-instrument BEURS. Het gaat dan vooral om de vakbeurs. De beslissing om aan een beurs deel te nemen is in principe aan de salesmanager. Als hij daartoe besloten heeft, gaat hij een beursplan opstellen. Hierbij neemt hij zelf de voorbereiding voor zijn rekening. Voor de implementatie (uitvoering), de follow-up en de evaluatie zal hij een beroep doen op de commerciële binnendienst. Tijdens de beurs kan naast de buitendienstmedewerker ook de binnendienstmedewerker deel uitmaken van de standbemanning.

2. De voorbereiding

Bij de voorbereiding stel je onder andere de doelstelling en de doelgroep van de beurs vast. Als je4 aan een vakbeurs deelneemt, kun je verschillende hoofddoelen nastreven. Je kunt deelnemen om aan nieuwe bestaande klanten producten te verkopen, om prospects te werven of om de relatie met klanten te verstevigen. Bovendien draagt een beurs bij aan de bekendheid en het imago van de zaak.

Nadat de doelstelling is vastgesteld, ga je de doelgroep voor de beurs bepalen. De doelstelling en de doelgroep vormen de basis voor de est van het beursplan. Bij de meeste dingen die je gaat regelen moet je hierom denken.

3. De implementatie of uitvoering van de planning

Bij de implementatie krijg je als binnendienstmedewerker mogelijk te maken met de volgende werkzaamheden:
- bewaking van het beursbudget
- verzorging van de externe communicatie
- verzorging van het documentatiemateriaal
- opstellen van roosters voor de standbezetting
- aan- en afvoer van standmateriaal
- contacten onderhouden met de beursorganisatie
- opstellen bezoekersregistratie

Het bewaken van het beursbudget

Een bedrijf dat aan een beurs gaat deelnemen, wil vooraf de kosten van deelname kunnen inschatten. Hiervoor gebruik je een overzicht van de belangrijkste kostenposten en je gaat zo goed mogelijk inschatten wat de kosten per onderdeel zullen zijn. Heb je al eerder aan een beurs deelgenomen, dan maak je natuurlijk gebruik van de aanwezig informatie.

Met behulp van een kostenoverzicht ben je in staat om vooraf de kosten in te schatten, de verschillen te evalueren en de kosten per contact te bepalen. De kosten per contact bereken je door de totale beurskosten te delen door het aantal bezoekers aan je stand.

De kosten per contact kun je weer gebruiken om de beurs als promotiemiddel te vergelijken met andere promotiemiddelen of met een andere beurs.

Het verzorgen van de externe communicatie

Gierbij maak je een onderscheid in de berichtgeving naar je klanten en naar je prospects. Als de beurs vooral gericht is op je huidige klanten, ga je deze door middel van een direct mailing op de hoogte stellen. Hierbij maak je gebruik van een beursnieuwsbrief en een uitnodiging. In de beursnieuwsbrief wek je de interesse om de beurs te bezoeken en vooral om de stand van jouw bedrijf te bezoeken. Om te tonen dat je het op prijs stelt, voeg je er ten minste een uitnodiging met toegangskaart aan toe. Of je dit totale pakket aan al je klanten stuurt of dat je selecteert, hangt weer af van de doelstelling, doelgroep en de omvang van het klantenbestand van je bedrijf.

Is de beursdeelname vooral gericht op prospectwerving, dan is het moeilijk om mogelijke prospects vooraf uit te nodigen. Je beschikt immers nog niet over NAW-gegevens van deze mogelijke prospects. Daarom maak je hiervoor gebruik van reclame n een vakblad.

Het verzorgen van het documentatiemateriaal voor de beurs

Tijdens de beurs met je bezoekers informatie mee kunnen geven. Welke informatie dat is, hangt weer samen met de doelstelling. In zijn algemeenheid kun je denken aan: brochures waarin je het bedrijf voorstelt, folders van bepaalde artikelen, prijslijsten, bestelformulieren en niet te vergeten je visitekaartje.

De planning van de standbezetting

Om al het personeel gemotiveerd te houden, is een goede planning van de bezetting noodzakelijk. Een goede planning betekent hier dat je de personeelbezetting afstemt op het druktebeeld van de beurs. Bij deze personeelsplanning hoort ook de zorg voor naamkaartjes, entreekaarten en parkeerkaarten voor het personeel van de beursstand.

De standbouw

Bij deelname aan een beurs kun je gebruik maken van een standaardstand en een stand op maat gemaakt die eventueel meerdere keren gebruikt kan worden. Als je een eigen stand hebt die je wilt gebruiken op een buite4nlandse beurs, vergeet dan niet om de nodige formulieren te regelen. Ditzelfde geldt voor de beursgoederen die je meeneemt om in je stand te presenteren.

Bezoekersregistratie

Dit is een heel belangrijk onderdeel van de organisatie van een beursdeelname. Door middel van een goed registratiesysteem ben je in staat om je prospect- en klantenbestandbij te werken, de juiste follow-up te ondernemen, de kosten per contact te bepalen en een goede planning voor een volgende beursdeelname te maken.

Om de bezoekers van je stand te registreren, kun je meestal kiezen uit twee systemen: handmatig ingevulde gespreksrapporten of een visi-card. Een visi-card is een bezoekerspas die een klant uitgereikt krijgt nadat hij bij binnenkomst een formulier heeft ingevuld. Op dit formulier noteert hij bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens. Deze informatie wordt via een barcode of door middel van een chip vastgelegd op de bezoekerspas. Als een bezoeker nu jouw stand bezoekt, haal je deze bezoekerspas door een speciale printer en alle bezoekergegevens krijg je uitgeprint. Steeds meer bureaus die beurzen organiseren bieden aan deelnemende bedrijven deze service aan.

In de praktijk kom je ook nog andere manieren van bezoekersregistratie tegen, zoals brievenbussen voor visitekaartjes en antwoordkaarten die bezoekers kunnen invullen en achterlaten. Deze manieren van registreren hebben nogal wat tekortkomingen ten opzichte van de hiervoor besproken methoden. Ze zijn eventueel wel geschikt om te gebruiken als aanvulling op de twee genoemde volwaardige methoden.

4. De deelname

Een goede voorbereiding is het halve werk, dat geldt zeker ook voor de beurs. Toch kan er nog veel misgaan als je tijdens de beurs zelf niet op de volgende punten let:

- het gedrag in de stand door de medewerkers
- de inrichting van de stand
- dekenmerken van het verkoopgesprek op een beurs

Het gedrag in de stand

Het spreekt voor zich dat elke aanwezige in de stand zich realiseert dat hij direct het beeld van het bedrijf weergeeft. Je zorgt er dus voor dat je goed gekleed bent en er verzorgd uitziet. Ook je houding in de stand is belangrijk. Hangen, languit op een stoel liggen en dergelijke zijn taboe. Hetzelfde geldt voor eten, roken en de krant lezen, dit doe je buiten het gezichtsveld van bezoekers.

Wees er altijd op attent dat je aandacht hebt voorbezoekers van je stand. Toon je gastvrij en geïnteresseerd in de klant. Dat betekent om te beginnen dat je je voorstelt aan beursbezoekers. Dit voorstellen kan heel natuurlijk overgaan in het stellen van vragen waaruit je belangstelling voor bezoekers blijkt. Denk hierbij aan vragen als: “Werkt u al met dergelijke producten?”of “Kent u ons bedrijf?”Belangstelling tonen voor je bezoekers betekent ook dat je niet met een groepje collega’s bij elkaar gaat staan praten terwijl de bezoekers niet worden aangesproken. Blijf ook niet te lang plakken bij bekende relaties.

De inrichting van de stand

We willen hier even stilstaan bij presentatieaspecten van je documentatiemateriaal. Soms zie je stands waarin brochures heel vrij waaiervormig zijn uitgestald. Het is dan zo mooi dat bezoekers niets mee durven te nemen omdat ze bang zijn het patroon te verstoren. Presenteer op een uitnodigende manier, bijvoorbeeld door het materiaal gewoon op stapels te leggen. Sa tok eens stil bij de vraag of je altijd elke soort (dure) documentatie aan elke standbezoeker mee moet geven of dat je deze misschien achterhoudt voor de werkelijk geïnteresseerde bezoeker.

Kenmerken verkoopgesprek op een beurs

In principe zien we op een beurs een normaal verkoopgesprek. Toch is een beurs een bijzondere verkoopsituatie ten opzichte van een verkoopgesprek dat bij de klant op kantor plaatsvindt.

Omdat er dus enkele verschillen bestaan, moet je op de volgende punten letten:
- Laat een bezoeker eerst even acclimatiseren en zich oriënteren.
- Spreek de bezoeker aan, stel je voor, identificeer de bezoeker en achterhaal de interesse van de bezoeker voor de stand.
- Maak gebruik van de stand.

5. De follow-up van de beurs

Stel, je hebt een succesvolle beurs gehad, gelet op het aantal personen dat je stand bezocht heeft of het aantal registratieformulieren dat ingevuld is. Dit is dan de eerste stap in de goede richting: namelijk naar meer orders. Maar hoe zorg je er nu voor dat je uit dit eerste succes meer orders haalt? Hiervoor heb je een goede follow-up nodig. Hierbij staan de volgende aandachtspunten centraal:
- Een snel antwoord op reacties van bezoekers die om een vervolgactie van jouw kant gevraagd hebben. Bijvoorbeeld het toesturen van informatie of een bezoek door een vertegenwoordiger.
- Een follow-up voor bezoekers die niet om een vervolg hebben gevraagd.

Een follow-up kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de reactie van prospect of klant op het beursbezoek. De meest gebruikelijke vormen zijn:
- Het toesturen van de gevraagde informatie. Na het toesturen volgt dan een telefonische follow-up. Doel hiervan is om een telefonische afspraak te maken voor een vertegenwoordigerbezoek, iets te verkopen, aanvullende informatie te gaven of gewoon om het contact warm te houden.
- Je neemt op verzoek van de beursbezoeker telefonisch contact met het doel het verstrekken van aanvullende informatie of het maken van een afsprak voor een verkoper.

6. De evaluatie

Bij de evaluatie ga je kijken in hoeverre je beursdoelstelling gehaald hebt en wat het uiteindelijke effect van de beurs is geweest op het aantal prospects, het aantal klanten en de omzet. Om de beurs te evalueren kun je de volgende kengetallen bepalen:

		Aantal standbezoekers
% standbezoekers	=	-------------------------	x	100%
		Totaal aantal beursbezoekers

		Aantal geregistreerde standbezoekers
% beurscontacten	=	-------------------------------------------	x	100%
		Aantal standbezoekers

		Aantal directe orders
% conversies	=	---------------------------------------------	x	100%
		Aantal geregistreerde standbezoekers

		Totale beurskosten
Kosten per bezoeker	=	--------------------------------------------------------
		Aantal standbezoekers

		Totale beurskosten
Kosten per contact	=	---------------------------------------------------
		Aantal geregistreerde standbezoekers

Organisatie beurs

Beursdeelname

Beursdeelname

Een bijzondere plaats binnen de evenementen wordt ingenomen door beurzen en tentoonstellingen. Dit zijn evenementen die gedurende een beperkte tijd op een vaste locatie gehouden worden. Op een beurs presenteren zich meestal meerdere instellingen en bedrijven, die een commercieel doel hebben met hun beursdeelname. Op een tentoonstelling staat over het algemeen een onderwerp centraal, waarvan de doelstelling informatief of voorlichtend is.

De Vakantiebeurs is een publieksbeurs en richt zich voornamelijk op consumenten

Aan beurzen en tentoonstellingen wordt jaarlijks voor honderden miljoenen euro’s uitgegeven.

De beursbezoeker wordt ontvangen in een speciaal ingerichte ruimte, de beursstand, om het aanbod van producten of diensten te bekijken.

In korte tijd bezoeken vaak tienduizenden potentiële klanten een beurs.

Beurzen en tentoonstellingen

In de loop van de tijd zijn er, afhankelijk van de doelgroep en het assortiment, diverse beurzen en tentoonstellingen ontstaan. Het belang hiervan is steeds verder toegenomen, met name omdat in korte tijd veel potentiële klanten bereikt worden. Door het persoonlijke contact met de klant kan worden ingespeeld op individuele wensen en behoeften.

We onderscheiden de volgende zeven soorten:

1. Algemene tentoonstellingen en beurzen. à Richten zich met een breed assortiment op een breed publiek. Door de enorme ruimte die hiervoor nodig is komen deze niet of nauwelijks in Nederland voor.

2. Gerichte publiekstentoonstellingen en gerichte publieksbeurzen. à

Richten zich met een gevarieerd of een specifiek assortiment op een breed consumentenpubliek.

3. Horizontale vakbeurzen. à Ondernemers uit één branche bieden hun producten/diensten aan afnemers uit verschillende branches aan.

4. Verticale vakbeurzen. à Ondernemers uit verschillende branches bieden hun producten/diensten aan bedrijven in dezelfde bedrijfskolom aan, bijvoorbeeld de horeca.

5. Trade Marts (Soort beurzen gericht op de verkoop tussen ondernemers in de detailhandel.)à Ondernemers bieden hun producten aan de detailhandel aan. De nadruk ligt hierbij op de verkoop.

6. Congresgebonden vaktentoonstellingen. à Kleinschalige beurs als aanvulling op een congres, dat meestal rond een bepaald thema is georganiseerd.

7. Reizende tentoonstellingen of road-shows. à Kleinere beurzen die zich verplaatsen naar verschillende steden.

Om een overzicht te krijgen van wat voor beurzen er in Nederland zoal gehouden worden is het interessant eens een kijkje te nemen op de beurzen startpagina.nl. Ook op de homepage van de RAI en de Jaarbeurs Utrecht vind je overzichten van beurzen die daar gehouden worden.

De belangrijkste soorten beurzen en tentoonstellingen zijn:

1. Algemene tentoonstellingen en – beurzen

Gericht op: Een breed publiek

Presentatie: Een breed assortiment

Voorbeeld(en): Hannover Messe

2. Gerichte publiekstentoon-stellingen en gerichte publieksbeurzen

Gericht op: Een breed publiek

Presentatie: Producten van één bedrijfstak

Voorbeeld(en): Personenauto-RAI, Hiswa, Vakantiebeurs, Tuinbeurs,

Huishoudbeurs

3. Horizontale vakbeurzen

Gericht op: Meerdere bedrijfstakken

Presentatie: Producten van één bedrijfstak

Voorbeeld(en): Efficiencybeurs, Bouwbeurs

4. Verticale vakbeurzen

Gericht op: Eén bedrijfstak

Presentatie: Producten van meerdere bedrijfstakken

Voorbeeld(en): Horecava

5. Trade marts
Gericht op: Detailhandel

Presentatie: Een breed assortiment

Voorbeeld(en): Trade Mart Utrecht

6. Congresgebonden vaktentoonstellingen
Gericht op: Congresdeelnemers
Presentatie: Producten rond thema van congres
Voorbeeld(en): Nationaal Marketing congres

7. Reizende tentoonstellingen of road shows

Gericht op: Publiek in meerdere steden
Presentatie: Bedrijven of instellingen
Voorbeeld(en): IBM Exhibition

Voor- en nadelen van beursdeelname

Als een organisatie zich de vraag stelt of ze wel of niet moet deelnemen aan een beurs of een tentoonstelling, kunnen de volgende argumenten bij die beslissing een rol spelen:

Positieve argumenten:

Door een direct contact met de doelgroepen wordt de relatie versterkt.
Er kunnen nieuwe contacten (afnemers, collega’s) gelegd worden.
Er is gelegenheid om (nieuwe) producten of diensten aan een groot publiek te presenteren.
De eigen medewerkers raken extra gemotiveerd door de sfeer van een beurs.
De organisatie profiteert mee van de belangstelling van de media.
Door een fraaie vormgeving van de stand worden doelgroepen sterker aangesproken.
Een bezoeker kan in alle vrijheid ‘shoppen’ en materiaal meenemen.

Negatieve argumenten:

Bezoekers krijgen (te) veel informatie in een korte tijd.
Contacten zijn vaak kort en oppervlakkig.
Eigen klanten kunnen tijdens de beurs overlopen naar een concurrent.
Bezoekers raken vermoeid door het aanbod en bezoeken daarom niet alle stands.
Deelname kost veel geld en tijd.

Werkplan beursdeelname

Werkplan beursdeelname

De organisatie die besluit om deel te nemen aan een beurs of een tentoonstelling, stelt een werkplan (= Overzicht van de organisatie van werkzaamheden, waaruit o.a. blijkt door wie, waar en wanneer de verschillende activiteiten worden uitgevoerd.) op. Dit plan wordt door de afdeling Communicatie uitgewerkt. In de vier fasen houden ze zich bezig met de volgende kwesties:

Voorbereidingsfase

In deze fase worden de nodige voorbereidingen getroffen. Er worden keuzes gemaakt wat betreft:

de samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt;
het bepalen van de doelstellingen voor de beurs;
de omschrijving van de doelgroep;
de uitwerking van de ideeën;
het opstellen van de checklist;
het opstellen van de begroting;
het opstellen van het draaiboek.

Voorbereidingsfase

Stappen:
1. Samenstellen van een projectgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, marketing, communicatie.

2. Uitwerken van de beursdoelstellingen

Enkele keuzemogelijkheden: Nieuw product lanceren, imago versterken.

3. Vaststellen van de doelgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Afnemers/branchegenoten/algemeen publiek.

4. Uitwerken beursidee

Enkele keuzemogelijkheden: Productpresentatie, demonstratie, ontvangst, verkoop, foldermateriaal.

5. Opstellen checklist

Enkele keuzemogelijkheden: Inschrijving beurs, uitnodigingen, standbouw, materialen, rooster standbemanning, maaltijden, apparatuur, transport, overnachtingen, opbouwen en afbreken stand, publiciteit, drukwerk.

6. Opstellen begroting

Enkele keuzemogelijkheden: Standhuur, standontwerp, standbouw, transport, verlichting, personeel, catering, reis- en verblijfkosten, publiciteit.

7. Opstellen draaiboek Tijdsplanning, taakverdeling.

De ontwerpfase

In deze fase worden de benodigde materialen ontworpen. De volgende activiteiten vinden plaats:

de keuze van de stand;
de ontwikkeling van beeldmateriaal;
het ontwerpen van presentatiemateriaal;
het ontwerp van de inrichting van de stand;
het ontwerpen van communicatiemiddelen.

Ontwerpfase

Stappen:
1. Keuze stand
Enkele keuzemogelijkheden: Kopstand (drie zijden open), tussenstand (een zijde open), doorloopstand (twee zijden open), hoekstand (twee zijden open), eilandstand (vier zijden open).

2. Gebruik beeldmateriaal
Enkele keuzemogelijkheden: Foto’s, dia’s, video, beeldscherm, beamer, opschriften.

3. Gebruik presentatiemateriaal
Enkele keuzemogelijkheden: Modellen, maquettes, producten.

4. Inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden: Meubels, verlichting, decoratie, bloemen.

5. Ontwerp communicatiemiddelen
Enkele keuzemogelijkheden: Folder, brochure, nieuwsbrief, advertentie, persbriefing, mailing.

Productie- en inrichtingsfase

In deze fase worden de benodigde materialen ontwikkeld. De volgende activiteiten vinden plaats:

de uitvoering van de ontwerpen (het vervaardigen van de materialen);
het maken van het draaiboek voor de inrichting van de beursstand;
het regelen van aanvullende faciliteiten (electriciteit, internet enzovoort)..

Productie- en inrichtingsfase

Stappen:

1. Uitvoering ontwerpen
Enkele keuzemogelijkheden: Standbouw, beeldmateriaal, presentatiemateriaal, communicatiemiddelen.

2. Draaiboek inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden: Tijdsplanning, standbouwers, gereedschap, vervoer.

3. Aanvullende faciliteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Elektriciteit, gas, water, telefoon, fax, modem, internetaansluitingen.

Op de assist-stand.nl kun je via een test kijken of je helemaal klaar bent om een beurs te draaien en je kunt er ook een gratis beursdraaiboek aanvragen om je te helpen bij de voorbereiding.

De uitvoeringsfase en evaluatie

In deze fase worden de plannen uitgevoerd en geëvalueerd. De volgende activiteiten vinden plaats:

de bemensing van de beursstand;
het uitvoeren van de beursactiviteiten, zoals ontvangst van bezoekers;
het uitvoeren van follow-up activiteiten;
het ontwerp en de inrichting van de stand;
de evaluatie van de beursdeelname.

Uitvoeringsfase en evaluatie

Stappen:

1. Standbemanning
Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, communicatie, marketing, financiën, technische mensen, hostesses.

2. Beursactiviteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Gesprekken voeren met bezoekers, voorlichting aan groepen, rondgaan met foldermateriaal, concurrentie bekijken, tussentijdse evaluaties, catering stand verzorgen, registratie bezoekers.

3. Follow-up activiteiten.
Enkele keuzemogelijkheden: a. Plan extra mankracht in voor het verzorgen van de follow-up: zorg dat iedereen die zijn gegevens heeft achtergelaten de beloofde informatie krijgt toegestuurd.

b. Zorg dat eventuele bestellingen stipt worden opgevolgd.

c. Verzorg de na-beurs mailing indien nodig, in vervolg op een actie tijdens de beurs.

d. Regel een bedankje voor het beursteam, dat zich zo heeft ingespannen.

Evaluatie
Aantal genodigden, aantal werkelijke bezoekers, opmerkingen beursganger, beoordeling stand, controleren verwachtingen, enquêtes, problemen in de verschillende fasen.

De evaluatie en follow-up van een beurs bepalen in belangrijke mate het succes van deze en eventuele toekomstige beursdeelnames. Op standmakelaar.com volgen een aantal tips die je helpen bij het succesvol omgaan met de opgedane contacten tijdens de beurs.

Doelen van een beurs

Doelen van een beursdeelname:

Sales

- Sales leads genereren

- Directe orders afsluiten

- Een database met contactpersonen opbouwen

Klantrelaties

- Relaties met huidige klanten ontwikkelen

- Klanten informeren

- Upselling en cross-selling

- Testimonials van klanten verzamelen

- Nieuwe orders van voormalige klanten binnenhalen

Marktonderzoek

- Een nieuw product in de markt testen

- Uw marketingcampagne onderzoeken

- Merkbewustzijn en –percepties toetsen

Brand building

- Merkbewustzijn creëren of vergroten

- Uw merk positioneren of herpositioneren

- Informeren door te demonstreren

- Percepties van financiële analisten/ investeerders verbeteren

- Nieuwe markten ontwikkelen

Kanaalbeheer

- Nieuwe distributeurs of partners benoemen en rekruteren

- Uw huidige verkoopkanaal ondersteunen

- Uw reputatie als partner versterken

Mediarelaties

- Aandacht in de pers/ artikelen genereren

- Relaties opbouwen met belangrijke redacteuren en journalisten

Dertig geheimen voor een succesvolle beurs

Dertig geheimen voor een succesvolle beurs

1.Vijfenzeventig procent van de bezoekers wil iets kopen of is ernaar op zoek.

2.Op beurzen staan is de effectiefste manier om uw doelgroep te bereiken.

3. Alleen op een beurs kunt u communiceren met uw klant, via alle vijf de zintuigen.

4. Bepaal waarom u naar de beurs gaat, wat u er hoopt te bereiken en stel specifieke doelen. Bijvoorbeeld ‘300 potentiële klanten binnenhalen’ of ‘vijftig research- interviews houden’.

5. De stand moet worden ontworpen voor uw doel.

6. Eén iemand moet alles voor de beurs regelen.

7. Tachtig procent van het succes van uw stand hangt af van uw personeel, dus train ze.

8. Nodig vooral mensen uit. Anders zullen uw concurrenten dat zeker doen.

9. Maak een plan om contact te houden met potentiële klanten.

10. Laat mensen weten dat u op de beurs staat.

11. Stel geen gesloten vragen.

12. Houd uw gesprekken met klanten kort en beknopt.

13. Zet uw telefoon uit en laat hem uit.

14. Laat niemand vertrekken voor u alles heeft wat u van ze wil.

15. Maak een rooster, zodat iedereen weet wat hij moet doen.

16. Maak oogcontact en glimlach.

17. Luister naar uw klant en verkoop voordelen, geen techniek. Bijvoorbeeld: Dit is goed voor u, want...

18. Zet hem op! Neem medewerkers die uitstralen dat ze willen praten.

19. U en uw medewerkers moeten er fris uitzien en u fris voelen.

20. Gebruik alle zintuigen om mensen aan te trekken.

21. Houd dagelijks overleg.

22. Deel uw contacten in als u in de stand staat.

23. Eet niet in de stand.

24.Begin geen gesprekken over dingen die u niet kent, vraag een collega om hulp/te demonstreren.

25. Houd het doel in gedachten.

26. Praat minder, luister meer.

27. Een nabespreking is zeer belangrijk.

28. Volg leads op, u moet minstens zes keer contact met hen opnemen.

29. Zet alles in wat je hebt.

30. Boek vroeg voor volgend jaar.

Beursgesprek

Hoe voer ik een beursgesprek?

Han, zou je eens een stuk willen schrijven over het beursgesprek? Want hoe voer je nou precies zo’n beursgesprek? Het antwoord op deze korte vraag hield me lang bezig. Of beter gezegd, er borrelde bij mij meteen een groot aantal nieuwe vragen op.

Is een beursgesprek hetzelfde als een standaard verkoopgesprek?

Een van de vragen die ik mij stelde was in hoeverre een beursgesprek nou anders is als een “normaal” verkoopgesprek? Maar er waren ook vele andere vragen die ik mezelf stelde:

• Welke aandacht krijgt het beursgesprek vooraf?
• Wat maakt zo’n beursgesprek gemakkelijker?
• Welke druk ervaart de verkoper?
• Is er een structuur aan te brengen?
• Hoe kun je je er het beste op voorbereiden?
• Hoe lang duurt een gemiddeld beursgesprek eigenlijk?
• Waar binnen de stand vindt het beursgesprek plaats?
• Hoeveel soorten beursgesprekken zijn er?
• Is zo’n beursgesprek wel in te delen?
• Wat is precies het doel van een beursgesprek?

Het beursgesprek: “we agree to continue”

Gezien de hoeveelheid vragen mag je concluderen dat het hier om een interessant onderwerp gaat. Misschien is de laatste vraag in het bovenstaande rijtje wel de belangrijkste; wat willen we bereiken met het gesprek op de beurs?

De Engelse taal is vaak geschikter om een boodschap over te brengen: We agree to continue! Want dat zou voor de meeste exposanten eigenlijk de doelstelling moeten zijn. Want na de beurs willen we een vervolg geven aan het contact dat we op de beurs hebben opgedaan met onze (potentiële) klant.

Hierop doorredenerend is het lijdend voorwerp van het beursgesprek, je klant of je bezoeker, dus het belangrijkste. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

1. Wat beweegt mijn klant om naar de beurs te komen?
2. Wat zoekt hij daar precies en wanneer gaat hij tevreden naar huis?

Om hier goed antwoord op te kunnen geven is het dus belangrijk om je te verdiepen in de drijfveren van de bezoeker; waar is onze bezoeker precies mee bezig op het moment dat hij niet de beurs bezoekt maar gewoon aan het werk is?

Want daar staan we vaak niet bij stil. We staan veel meer stil bij wat wij als exposant allemaal willen laten zien aan deze bezoeker en wat er allemaal in onze beursstand moet komen.

Het beursgesprek binnen de verkoopcyclus

In feite heeft het bezoek aan de beurs en dus het beursgesprek een plaats binnen de zogenaamde ‘Verkoopcyclus’ van een klant. Waarbij de term ‘verkoopcyclus’ eigenlijk een verwarrende term is. Want uiteindelijk vindt verkoop plaats in het hoofd van de klant. En als verkoper faciliteer je slechts (goed of slecht) dit proces. Het is dus eigenlijk meer een inkoopproces dan een verkoopproces of -cyclus. Want het is de klant die inkoopt. Maar hoe past het beursgesprek dan in dit proces of deze cyclus?

Vier inkoopfases

Laten we dit eens koppelen aan de vier “inkoopfases” van een (potentiële) klant. Fases dus die zich afspelen in zijn/haar hoofd. En laten wij daaraan voor onszelf (als standbemanning) eens een actie koppelen:

1. He, dat ken ik niet. Zou het wat voor me zijn? > Openen
2. Wat wil ik eigenlijk ? > inventariseren
3. Bij wie zal ik het gaan doen? (onze klant gaat opties vergelijken) > Offerte of aanbieding doen
4. Ik wil een opdracht plaatsen > vragen om de opdracht! (of zoals de Amerikanen zeggen “always be closing” )

Het beursgesprek heeft in elke fase van het inkoopproces een andere rol en andere accenten.

1. Gesprek openen

Een (potentiële) klant is nog onwetend en ziet iets op een beursstand. Zijn/haar aandacht wordt getrokken en een actieve standbemanning die hem wijst op zijn product of dienst. Mogelijk komt de klant in beweging.

In deze fase moet het beursgesprek, nadat je de aandacht van je klant eenmaal hebt, direct terug naar de beweegredenen van de bezoeker. Voordat je als standbemanning uitgebreid je verhaal en toelichting gaat doen moet je weten wie je precies tegenover je hebt. Een snelle omschakeling richting je klant is hier het belangrijkste.

2. Behoefte inventariseren

De klant besluit om in beweging te komen en geeft aan dat deze een aanschaf overweegt. Op dat moment is het voor de standbemanning van belang om te achterhalen wat je klant belangrijk vind. Niet alle standaard product- kenmerken vertaald naar mogelijke voordelen voor de klant zullen relevant zijn. Ook hier is dus het stellen van de juiste vragen belangrijk. De beursstand kan hierbij helpen door de voordelen visueel en/of tastbaar te maken.

3. Aanbieding doen

In deze fase komt een bezoeker op de beursstand in de fase dat hij al een shortlist heeft en dus gaat kijken wie voor hem de beste deal heeft. Het beursgesprek zal zich hier richten op het onderscheidend vermogen dat je te bieden hebt. Voor veel verkopers eindelijk het moment dat ze op “zenden” kunnen overschakelen. Belangrijk is wel dat je relevant gaat zenden. Alleen die redenen noemen die de klant raken. Noodzakelijk is dus dat je de vorige fases goed hebt doorlopen. Zelden heeft het beantwoorden van de vraag: ‘Ik ken jullie niet, maar vertel eens waarom zou ik voor jullie moet kiezen’ geleid tot een opdracht. Vaak hebben we als verkoper heus wel het goede antwoord gegeven maar als die te algemeen is zal een klant hierdoor maar zelden geraakt worden. Dus bij een dergelijke vraag is het belangrijk eerst terug te keren naar het inventariseren van de behoeften, om dan pas concreet de behoeften in te vullen.

4. Om de order vragen

Er worden ook deals gesloten op beurzen. Dat is dan de bekroning van een proces wat vaak al een tijdje loopt. Niet zelden komen er in deze laatste fase alsnog bezwaren op tafel. In het beursgesprek moet je hier wel op voorbereid zijn. Denk aan je eigen laatste aankoop. Wat was je gevoel vlak voor de aankoop? Als je daaraan denkt begrijp je de klant ook. Het is normaal dat er twijfel is en deze is dus voorspelbaar. Hou daar rekening mee en neem die twijfel weg. En vraag daarna om de order.

Ik verwacht dat fases 1 t/m 3 het meest voorkomen op beurzen en dat we te snel in 3 verzeild raken. Onze beursgesprekken blijken in de praktijk vaak een grote waterval te zijn van wat we allemaal kunnen bieden.

Wat is de beste openingszin?

Hoe open je het gesprek? Wat zeg je tegen een langsloper, een kijker van afstand of een graaier ( iemand die zich tegoed doet aan gadgets ).

Nog voor dat je er achter komt in welke inkoopfase de klant zit moet je de communicatie openen. De openingszinnen die je hoort zijn vaak gesloten: Kent u ons bedrijf…….?? Mag ik u wat vertellen……??

Terwijl we eigenlijk heel andere dingen willen weten; Waarom bent u hier…? Wanneer gaat u tevreden naar huis? Stel dat je antwoord krijgt op dergelijke vragen, dan is het gesprek echt begonnen.

Het vervolg

Maak een korte lijst met dingen die je in volgorde van belangrijkheid echt wil weten.

Wie bent U?
Waar werkt U?
Wat is uw verantwoordelijkheid?
Wat is de rede van uw bezoek?
Waar liggen uw specifieke interesses vandaag?
Hoe kunnen wij verder gaan?

Hulpmiddelen en gadgets op uw beursstand

Gadgets

Een goede gadget is niet alleen aardig voor de bezoeker maar kan het gesprek ook openen.

Beursstand concept

Laten we die niet vergeten. Een goede en aantrekkelijke stand die de drijfveren van bezoekers in zich draagt zal mensen doen stoppen en aantrekken. De bemanning doet dan de rest.

Acts

Een goede act doet stoppen en geeft de bemanning een lagere drempel om in contact te treden.

Vier stappen voor het genereren van zoveel mogelijk business tijdens een beursgesprek.

Vier stappen voor het genereren van zoveel mogelijk business tijdens een beursgesprek.

Bij de meeste beurzen is het doel het verkrijgen van een afspraak. Gebruik hiervoor dit systeem:

1. Aantrekken

Zorg dat de mensen bij uw stand stil blijven staan. Gebruik kleur, bewegende onderdelen, geluid, opvallende afbeeldingen en voordeeluitspraken.

2. Afwijzen

Filter de verkeerde mensen er beleefd uit. Stel een paar kwalificatievragen (‘Koopt u gloeilampen voor uw organisatie?’) en als ze geen prospects zijn, ga dan verder met de volgende (‘Dan zal ik uw tijd niet verspillen. Veel plezier verder!’)

3. Uitleggen

Ga gelijk verder met de voordelen. Geef een korte demonstratie. Houd een goed verhaal. En sluit af.

4. Afspraak

Als ze eenmaal hebben ingestemd met een afspraak, geeft u hen door aan iemand die de afspraak kan maken (zodat de tijd van de verkoper niet verspild wordt). Als u geen afspraak kunt krijgen, noteer dan hun gegevens voor follow-up.

Effectiviteit Beurs

Beurzen zijn effectief voor:

Persoonlijke verkoop aan potentiële klanten
Een database van prospects opbouwen
Relaties met huidige klanten ontwikkelen
De markt informeren
Sales leads genereren
Producten of diensten demonstreren
Publiciteit in de media genereren
Merkbewustzijn ontwikkelen
Nieuwe producten lanceren
Organisatie als marktleider positioneren

Evaluatie beurs in een verslag

De evaluatie van de beurs in een verslag.

Er zijn vier belangrijke redenen voor het meten van de resultaten van elke beurs waaraan u deelneemt:

- Uw investering rechtvaardigen

Elk onderdeel van uw marketingbudget moet een ‘return on investment’ laten zien. Meten geeft u de feiten die u nodig heeft om de juiste marketingmix te maken.

- Helpen de beste beurzen voor u te kiezen

Niet alle beurzen zijn hetzelfde. Meten helpt uw ‘winnaars’ te achterhalen.

- Uw eigen activiteiten verbeteren

Wat u voor, tijdens en na elke beurs doet kan net zo belangrijk zijn als welke beurs u uitkiest. Door te meten kunt u de prestaties en resultaten van uw eigen team verbeteren.

- Doelgedreven activiteiten stimuleren

Wat gemeten wordt, wordt gedaan. Als u wilt dat uw team gericht is op resultaat, vertel hen dan welke resultaten u bedoelt en laat hen zien dat u ze meet!

E = mc2?

Marketing is dan wel een wetenschap, maar het is slechts zelden een perfecte wetenschap. Telkens wanneer u een beurs evalueert meet u een heleboel dingen tegelijk, inclusief de beurs zelf, het marktklimaat, uw eigen activiteiten en de activiteiten van uw concurrenten.

Het is gevaarlijk om een voorbarige conclusie te trekken over een evenement op basis van slechts één ervaring. U kunt concluderen dat een evenement verkeerd was voor uw organisatie terwijl het in werkelijkheid de speciale aanbieding van een concurrent was die roet in het eten gooide. Of u kunt denken dat uw mailing voorafgaand aan de beurs een groot succes was, terwijl het in werkelijkheid kwam doordat het bezoekersaantal van de beurs verdubbeld is. Het is belangrijk dat u leert van uw ervaringen zodat u uw beursplannen steeds verder kunt verbeteren.

Het goede nieuws is, dat het gedaan kan worden. Veel van de succesvolste beursexploitanten hebben een effectieve manier gevonden om beursresultaten te meten. De methodologie die u ontwikkelt hoeft niet uitgebreid of complex te zijn. Soms werken de simpelste systemen het beste en worden het meest gebruikt. Maar het meten van beursresultaten is niet zo simpel als het tellen van visitekaartjes, en er bestaat niet één oplossing die voor iedereen past.

		Aantal standbezoekers
% standbezoekers	=	-------------------------	x	100%
		Totaal aantal beursbezoekers

		Aantal geregistreerde standbezoekers
% beurscontacten	=	-------------------------------------------	x	100%
		Aantal standbezoekers

		Aantal directe orders
% conversies	=	---------------------------------------------	x	100%
		Aantal geregistreerde standbezoekers

		Totale beurskosten
Kosten per bezoeker	=	--------------------------------------------------------
		Aantal standbezoekers

		Totale beurskosten
Kosten per contact	=	---------------------------------------------------
		Aantal geregistreerde standbezoekers

Format beursverslag

Format Beursverslag

Naam van de organisatie: __________________________________________

Datum / data: __________________________________________________

Plaats: _________________________________________________________

Bezoekersaantal: ________________________________________________

Beurs/standmanager: ____________________________________________

Auteur van het verslag: ___________________________________________

Datum van het verslag: ___________________________________________

1. Beursgerelateerde marketingactiviteiten

a. Vóór de beurs

(Noteer advertenties, artikelen, mailings, e-mail, enzovoort)

b. Op de beurs

(Beschrijf standgrootte, thema, activiteiten, wedstrijden, sponsorships – voeg indien mogelijk een foto bij)

c. Na de beurs

(Beschrijf mailings, artikelen, enzovoort)

2. Overige marketingnotities

(Beschrijf activiteiten van concurrenten, problemen met de locatie van de stand, enzovoort)

3, Gestelde doelen

(Bijvoorbeeld : Nieuw product demonstreren aan 35 bestaande klanten en drie artikelen en vijf productrecensies verkrijgen in de zes toonaangevendste tijdschriften):

4. Werkelijke resultaten:

(Geef specifieke details, dat wil zeggen de waarde van gegenereerde nieuwe business door uitwerking van de volgende kengetallen % standbezoekers , % beurscontacten, % conversies, kosten per bezoeker en kosten per contact

Notities over resultaten:

5. Conclusies en aanbevelingen:

Draaiboek evenement (Beurs)

Draaiboek evenement

Checklist en draaiboek

Het besluit is genomen om een evenement te organiseren. Dan moet er iemand binnen je bedrijf worden aangewezen die de organisatie en de verantwoording op zich neemt. Je kunt deze taak uitbesteden aan de afdeling (marketing)communicatie. Ook de afdeling personeelszaken is een geschikte keuze, zeker als het evenement voor interne doelgroepen wordt georganiseerd. Het komt ook voor dat de administratie, het (directie-)secretariaat of de directie zelf de organisatie op zich neemt. Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Stel daarom altijd naast de verantwoordelijke ook een organisatieteam samen. Dit is niet alleen praktisch, want ook beslissingen krijgen hierdoor meer draagkracht.

Checklist
Om je goed voor te bereiden kun je gebruik maken van de onderstaande checklist. Voor het verkrijgen van meer informatie of om ideeën op te doen, is het aan te raden de betreffende hoofdstukken in dit boek door te nemen. Deze bevatten meer gedetailleerde checklisten.

Samenstelling organisatieteam
• Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.

• Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
• Stel de budgetverantwoordelijke aan.
• Definieer de taken van de overige leden.
• Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, enzovoort.
• Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
• Stel deadlines.

Voor aanvang

• Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
• Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
• Stel het beschikbaar budget vast.
• Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
• Benoem de aard of het karakter van het evenement.
• Maak een profiel van de gasten.

Intern organiseren of uitbesteden

• Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
• Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
• Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
• Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.

Leveranciers inschakelen
• Vraag referenties van leveranciers en check deze.

• Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften, zoek op internet, pluis dit jaarboek en dergelijke uit op potentiële leveranciers.
• Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.

• Vraag verschillende offertes aan.
• Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.

• Stel een begroting op.

Draaiboek samenstellen
• Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.

• Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
• Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

• Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer.
• Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
• Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen.
• Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
• Zorg voor gastheren/-vrouwen.

Na afloop

• Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, enzovoort.
• Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
• Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.

• Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
• Maak een financieel eindverslag.
• Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.

Draaiboek

Met alleen een lijstje met programmaonderdelen ben je er nog lang niet. Het is belangrijk een draaiboek op te stellen. Een goed lopend programma valt of staat met goede voorbereiding en perfecte afstemming tijdens het evenement zelf. Een draaiboek bevat een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van het evenement. Het is verstandig twee draaiboeken te maken; een beknopte voor de leveranciers en een meer uitgebreide voor de betrokken medewerkers. Het beste kun je werken met de volgende kolommen:

1 2 3 4
Wanneer

(tijd)
Waar

(locatie)
Wie

(verantwoordelijke)
Wat

(activiteit)

Denk ook aan...

De meeste medewerkers die betrokken zijn bij een evenement kennen elkaar in veel gevallen niet. Het beste kun je vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook nog eens de samenwerking tijdens het evenement.

Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen), en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit (met vluchtwegen). Ook stellen gasten van buitenaf het altijd op prijs om meer te weten van het bedrijf en de reden van het evenement. Op één A-4tje kun je kort en bondig de belangrijkste punten vermelden.

Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen.

Voorbeeld draaiboek evenement

Draaiboek: (naam evenement)	Wie verantw	Waar	wat	Hoe?	Wanneer gereed?	Bijzonderheden
Betrokken medewerkers Briefing betrokken medewerkers Wie coördineert alle activiteiten
Programma Om misverstanden te voorkomen is het goed om in het draaiboek te beginnen met het programma. Alle betrokkenen gaan dan uit van dezelfde tijden, locaties en andere belangrijke punten die in het programma staan						Soms zijn er bepaalde punten die extra aandacht vragen of waar rekening mee moet worden gehouden. Het is goed om dit ook in het draaiboek vast te leggen
Activiteiten in chronologische volgorde Alle activiteiten en zaken die moeten worden geregeld, kunt u het beste in chronologische volgorde in het draaiboek opnemen. Hieronder volgt een algemene opsomming waaraan u moet denken bij de organisatie van een evenement. Dit kan bijvoorbeeld een open dag zijn, de opening van een nieuwe kazerne of de viering van een jubileum U kunt deze lijst natuurlijk helemaal aanpassen aan uw eigen organisatie.
Programma Vaststellen datum en tijdstip Vaststellen definitief programma Wie verricht de openingshandeling Benaderen van de sprekers Welke ruimtes hebben we nodig voor het evenement Inrichting ruimten: AV apparatuur Microfoon Katheder Bloemstukjes Kan water/glazen voor sprekers Verder afhankelijk van evt. demonstraties
Uitnodiging Vaststellen gastenlijst Opstellen VIP-lijst Vaststellen soort uitnodiging (brief, kaart, antwoordkaart) Ontwerp uitnodiging Registratie binnenkomende antwoordkaarten Denk bij het uitnodigen ook aan de pers! Voor open dag: huis-aan-huisblad affiches ophangen bij middenstand
Buitenterrein Eventueel rommel verwijderen Glazenwasser Brandweervlag en nationale vlag gereed leggen
Demonstraties Worden er demonstraties gehouden Wie bereidt de demonstraties voor? Wie moeten daarbij worden ingezet? Wat hebben we daarvoor nodig? Welk deel van het terrein richten we daarvoor in?
Parkeerruimte Voldoende parkeerruimte voor aantal gasten Parkeerplaatsen reserveren voor vip's Brandweermaterieel buiten tentoonstellen
Gebouw binnen Rommel uit de gangen Bureaus opgeruimd Prullenmand leeg
Ontvangst/begeleiding gasten Zijn er gasten die opgehaald moeten worden? (jubilaris) Waar vindt de ontvangst plaats? Wie ontvangt de vip's? Wie ontvangt de overige gasten? Wie ontvangt de laatkomers?
Binnen handbereik tijdens ontvangst Gastenlijst Vip-lijst / perslijst Eventueel tafel voor geschenken Lijstje met telefoon/semafoonnummers: betrokken medewerkers, ontvangers gasten Handypack: paperclips, plakband, schaar etc.
Catering Bij binnenkomst: koffie, thee, cake / waar? Receptie na afloop (waar?) Welke drankjes worden er geschonken? Worden de drankjes geserveerd of komt er een buffet? Statafels? Hapjes (warm, koud)
Divers Wie verricht(en) tijdens evenement algemene hand- en spandiensten? Fotograaf Bij open dag ruimte inrichten voor allerkleinsten, waar ze bijvoorbeeld kunnen tekenen, filmpjes kunnen kijken. De ouders kunnen dan rustig in de kazerne rondlopen.

Downloads

Open bestand Voorbeeld draaiboek evenement in pdf

Open bestand Format draaiboek in Word

Schrijven van wervende teksten

Wervende tekst

Het geheim van wervende kopij: hoe schrijf je teksten die interesse wekken en overtuigen?

Een beschrijving van jouw dienst op één of twee A-4tjes is een belangrijke basis voor je marketingcommunicatie. Met deze basistekst voorhanden heb je snel een pakkende brochure of folder gemaakt om aan je klanten te geven. Een beetje ingekort kun je de tekst ook op de eerste pagina van je website zetten.

Aan deze tekst kun je natuurlijk nog allerlei informatie toevoegen: casebeschrijvingen, referenties van klanten, artikelen etc. Maar met de basistekst heb je in veel gevallen al voldoende marketingmateriaal in handen.
De vraag is: hoe schrijf je een effectieve tekst? De grootste fout die dienstverleners in marketingteksten maken, is dat ze zich in hun tekst teveel richten op wat ze doen – en niet op wat het oplevert. Ook maken ze vaak niet duidelijk voor welk probleem of behoefte ze een oplossing bieden. De tekst heeft daardoor onvoldoende overtuigingskracht.
Goede, overtuigende teksten beschrijven het probleem, de vraag, de zorg of frustratie waar de klant mee zit (waarmee je laat zien dat je hem/haar begrijpt) en geven hoop dat jij dit voor hem/haar kunt oplossen. Besteed daarom aandacht aan de volgende vijf elementen:

Probleem: beschrijf het probleem, de vraag, de zorg of frustratie waar de klant mee zit.
De oplossing: beschrijf wat er mogelijk is, of hoe het ook kan zijn, als de klant zijn probleem heeft opgelost.
Hoe komt het eigenlijk? Beschrijf waarom de klant zijn probleem nu nog heeft en nog niet opgelost heeft.
Wat er nodig is. Beschrijf wat de klant nodig heeft om van zijn probleem af te komen.
Let uit wat jij hierbij kan betekenen en vraag om actie en vraag om actie. Beschrijf wie je bent en waarom jíj degene bent die de klant moet hebben. En leg precies uit wat hij/zij moet doen om met jou in contact te komen.

Een voorbeeld. Stel dat jouw dienst het geven van presentatietrainingen is. Je tekst zou kunnen luiden:

“In twee dagen leren presenteren met gemak” (begin met je kernboodschap in een volzin)

(Probleem)

Vrijwel iedereen die een toespraak wil houden, voelt zich nerveus of onzeker. Bent u bang om te blozen, dat uw handen gaan trillen en dat iedereen dit merkt? Bent u bezorgd dat u iets verkeerd gaat zeggen, dom overkomt of onvoldoende de aandacht van de toehoorders kunt vasthouden?

(De oplossing: hoe het ook kan)

U bent niet de enige. Uit cijfers blijkt dat meer dan 95% van de mensen angst voelt bij het houden van presentaties. Toch hoeft het niet zo te zijn: ook u kunt leren om met gemak een presentatie te houden, waar u zelfs van kunt genieten. Presentaties waarop u zich minimaal voorbereidt, maar met een maximaal effect.

(Hoe komt het eigenlijk?)

Het probleem bij presentaties is vaak niet alleen een gebrek aan vaardigheden. Deze zijn relatief gemakkelijk te leren: oogcontact maken, op de juiste toonhoogte spreken, de juiste lichaamshouding etc. Wat mensen vooral parten speelt, is de manier waarop ze denken over hun presentatie. Bewust of onbewust hebben ze allemaal voorstellingen in hun hoofd, die van de presentatie een angstaanjagende ervaring maken. Veronderstellingen die vaak niet kloppen, en die als sneeuw voor de zon verdwijnen als u ze kritisch gaat onderzoeken.

(Wat er nodig is)

In de training “Leren presenteren met gemak” wordt aan beide aspecten aandacht besteed: zowel aan vaardigheden als aan onderliggende overtuigingen. In twee dagen leren de cursisten technieken om beter te spreken, en krijgen ze persoonlijke begeleiding bij het overwinnen van hun blokkades.

(Waarom moeten ze bij jou zijn en een vraag om actie)

Bureau “Spreek en Boei” heeft zich sinds 1980 toegelegd op het geven van presentatietrainingen. Het heeft duizenden mensen de weg gewezen hoe ze boeiende presentaties kunnen houden.

Heeft u interesse? Via bijgevoegd inschrijfformulier kunt u zich opgeven voor de training. Neem voor vragen contact op met …

Pas dit stramien toe op je eigen aanbod en laat het eens lezen aan anderen. Je zult zien dat het werkt! Veel succes ermee.

Advertentie

Advertentie (uit Wikipedia)

Een advertentie is een publicatie die bedoeld is de lezer ervan te verleiden tot een bepaalde actie, zoals het kopen van een product of deelnemen aan een actie. Meestal gaat het hier om het promoten van commerciële producten en/of diensten. Er bestaan echter ook advertenties voor producten en/of diensten zonder winstoogmerk.

Advertenties worden ook gebruikt om bijzondere gebeurtenissen aan te kondigen, zoals bij het overlijden van iemand, door middel van een rouwadvertentie.

Vormen

Advertenties wordt in verschillende media gevonden. Zo zijn er onder andere:

advertenties in kranten en tijdschriften
televisie- en radioadvertenties (reclamespotje)
internetadvertenties (waaronder Speurders.nl en Marktplaats.nl).
advertenties in reclamefolders.

Sommige krantenadvertenties zijn bewust geschreven alsof het een krantenartikel is. De redactie van de krant plaatst dan meestal daarboven de tekst "(advertentie)".

In vakbladen komt men ook vaak de "advertorial" tegen. De samenvoeging van advertentie en "editorial" geeft aan dat de advertentietekst geschreven is door de redactie met het doel reclame te maken voor de adverteerder.

Advertentievormen binnen de nieuwe media

Links : Een tekst die linkt naar de website van de adverteerder kan worden aangeklikt. Veelal is de tekst een enkel woord of een webadres.

Banner: Dit is een balk over nagenoeg de hele breedte van het beeldscherm boven aan de pagina. Kent eventueel doorklikmogelijkheid.

Skyscraper: Een verticale banner aan de linker- of rechterkant van de website.

Expandable banner: De banner wordt automatisch vergroot zodra de websitebezoeker met zijn cursor over de banner komt.

Button: Dit is een kleine banner en is daardoor gemakkelijker in te passen op een website.

DHTML: Advertentie op een website die zich over het beeld van de website plaatst. Dit beeld kan na enkele seconden verdwijnen of gesloten worden door actieve ingreep ('klik op sluiten') van de websitebezoeker.

Interstitial: Dit is het beeld dat bij een websitebezoek voorafgaand aan de verdere content wordt getoond. Daarmee is het vergelijkbaar met een billboard op televisie waarbij sponsoren van een tv-programma zijn opgenomen.

Splash: Dit is vergelijkbaar met een interstitial, maar verdwijnt pas wanneer de websitebezoeker er op heeft geklikt.

Nieuwsbrief: Advertentie in een e-zine of digitale nieuwsbrief.

Ingezonden Mededeling (I.M.) : Bij een IM wordt de commerciële uiting geïntegreerd opgenomen in de redactionele omgeving. Vaak valt erboven 'advertentie' te lezen. De uiting linkt door naar de site van de adverteerder.

Streamspot: Dit is een commercial die voorafgaand aan een internetfilmpje of livestream wordt vertoond. Ook zijn hier interactieve reclames mogelijk met zowel doorklikken alsook wegklikken.

Gesponsorde omgeving: Een rubriek/artikel op de website over het product van de adverteerder dat inhoudelijk aansluit op de verdere content van de website van het bedrijf die deze mogelijkheid aanbiedt.

Dayvertising: Wanneer alle advertenties van een adverteerder zich richten op een bepaalde (feest)dag.

Sms: Aan de sms-berichten die vanuit het mediabedrijf worden verzonden kan een commerciële boodschap (bij wijze van zowel extra service aan de ontvanger als advertentie) worden gekoppeld.

Webvertorial: Hierbij wordt er gelinkt binnen de website van de partij die de advertentieruimte aanbiedt naar een uitgebreid artikel op dezelfde website waarin dan vervolgens gelinkt wordt naar de adverteerder. Deze advertentievorm heeft gelijkenis met een redactioneel artikel.

Mailing

Wat is een mailing?

Een mailing is een brief, brochure of catalogus die je op basis van een adressenbestand verstuurt naar een bepaalde doelgroep. Je verstuurt hem per post of per e-mail.

De (digitale) nieuwsbrief is een bekende soort mailing. Het is een eenvoudig opgemaakte brief, bestaande uit een of enkele korte nieuwsberichten.

Een belangrijk verschil tussen mailings en andere marketingcommunicatie-uitingen is dat mailings geadresseerd zijn. Ook hebben mailings vaak een responsmogelijkheid.

Wanneer verstuur je een mailing?

Een mailing verstuur je niet zomaar. Net als bij andere soorten brieven, zoals een klachtenbrief of een verkoopbrief, heeft een mailing een aanleiding.

Regelmaat
Voor ontvangers is het prettig om te weten hoe vaak ze bericht kunnen verwachten. Maak een haalbare planning voor jezelf en maak aan de ontvangers duidelijk wat de frequentie is van verzending.

Of je nu een nieuw product hebt ontwikkeld, een prijsvraag hebt gewonnen of nieuws hebt te melden: een mailing verstuur je met enige regelmaat. Hoe vaak je precies een mailing verstuurt, hangt van je doel en je onderneming af. Stuur vooral niet klakkeloos berichten rond om in de aandacht te blijven, dat kan irritatie opwekken. Irritatie is schadelijk voor je zorgvuldig opgebouwde naam en imago. Hoe vaak wil jij zelf berichten ontvangen van instanties waar je klant van bent? Houd dit in gedachten wanneer je jouw mailing stuurt. Bedenk ook dat een mailing maken en verzenden tijd kost, net als het verwerken van de respons. Heb je regelmatig nieuws, dan kun je een paar keer per jaar een mailing versturen, bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks. Voor de meeste eenmanszaken is eens per kwartaal een mailing versturen al voldoende.

Wat is je relatie met de ontvanger?

Een klachtenbrief of een verkoopbrief stuur je naar een persoon of bedrijf waarmee je een relatie hebt; je hebt er iets gekocht of verkocht. Bij een mailing hoeft dat niet het geval te zijn. Een mailing kun je (ook) naar personen en bedrijven sturen met wie je nog geen commerciële relatie hebt.

Wetten en regels

Zomaar een mailing rondsturen hoort niet. Ook al vind jij de aanleiding nog zo belangrijk, de ontvanger kan het gevoel hebben dat je zijn of haar privacy schendt. Een professionele marketeer is op de hoogte van wetten en regels omtrent gegevensbestanden, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet.

Twee belangrijke regels

Voordat je nieuwe klanten een mailing per e-mail stuurt, heb je eerst hun expliciete toestemming nodig. Dit zogenaamde opt-in principe staat opgenomen in de Telecommunicatiewet.
Verder dien je alle ontvangers een mogelijkheid te bieden om van je mailinglijst te worden verwijderd.

Nieuwsbrief

Nieuwsbrief (uit Wikipedia)

Een nieuwsbrief is een regelmatige publicatie, over het algemeen rond een hoofdthema, waar al dan niet gratis op geabonneerd kan worden. Veel nieuwsbrieven worden uitgegeven door verenigingen of commerciële instellingen, zoals bedrijven, om informatie te verstrekken aan de leden of werknemers. Een uitgebreide versie van de nieuwsbrief wordt bedrijfsblad genoemd, meestal is dat een personeelsblad of een relatiemagazine.

Traditioneel werden nieuwsbrieven per post verstuurd naar de abonnees, tegenwoordig kan dit ook per e-mail. De nieuwsbrief heeft als doel abonnees op de hoogte te brengen van het laatste nieuws. Een nieuwsbrief per e-mail wordt ook wel eens met 'elektronische nieuwsbrief', 'e-mailnieuwsbrief', 'e-nieuws' of 'e-nieuwsbrief' aangeduid.

Online nieuwsbrieven

Veel websites en bedrijven hebben tegenwoordig ook online nieuwsbrieven (vaak aangeduid met de Engelse term newsletter) die via e-mail worden verstuurd naar mensen op een mailinglist. Deze nieuwsbrieven informeren de lezers over updates van de website en/of leveren informatie die eraan verbonden is. Bovendien kunnen nieuwsbrieven een rol spelen in het opbouwen en in stand houden van de relatie van de gebruikers met een website.

Een nieuwsbrief maken om contact te houden met klanten

Van toepassing op: Microsoft Office Publisher 2007

Veel marketingexperts zeggen dat het binnenhalen van een nieuwe klant zes- tot zevenmaal zoveel kost als het behouden van een bestaande klant. Houd contact met uw klanten door een nieuwsbrief te verzenden zodat uw klanten eerst aan uw bedrijf denken wanneer ze een nieuwe aankoop willen doen of wanneer ze een vriend een leverancier aanbevelen.

Met Microsoft Office Publisher 2007 kunt u de nieuwsbrief precies zo maken zoals u dat wilt en kunt u uw klanten de informatie geven die ze nodig hebben.

De sleutel tot een geslaagde nieuwsbrief

Een geslaagde nieuwsbrief moet waardevolle informatie bevatten en kort en zakelijk zijn. Hiervoor is het belangrijk dat u uw publiek kent en hun biedt waar ze op zitten te wachten.

Korte nieuwsbrieven die elkaar sneller opvolgen en actuele informatie bevatten, hebben de voorkeur boven langere nieuwsbrieven waar meer tijd tussen zit, volgens Roger C. Parker, de auteur van Looking Good in Print en Design to Sell. Nieuwsbrieven moeten precies genoeg informatie bieden om uw klanten te stimuleren contact met u op te nemen of uw bedrijf te bezoeken om meer te weten te komen.

Probeer voor iedereen iets interessants in de nieuwsbrief te zetten door in elke editie verschillende korte artikelen op te nemen. Door het gevarieerde aanbod verhoogt u de kans dat uw publiek minimaal geïnteresseerd is in één artikel en dat ze worden gestimuleerd om contact met u op te nemen. Als u weet tot welk klantsegment elke ontvanger behoort, kunt u er ook voor kiezen de inhoud van verschillende edities van uw nieuwsbrief te richten op bepaalde klantsegmenten.

De inhoud van uw nieuwsbrief plannen

Houd contact met uw klanten en vergroot uw geloofwaardigheid en autoriteit door informatie te bieden in plaats van alleen te denken aan verkopen. Schrijf vanuit het perspectief van uw klanten. Door u te richten op wat uw klanten willen weten in plaats van wat u ze wilt vertellen, kunt u de impact van de nieuwsbrief vergroten.

Wanneer u elke editie van uw nieuwsbrief plant, kunt u het beste denken in categorieën. Maak een lijst met typen informatie die uw klantenbestand het meest zinvol vindt. Probeer vervolgens in elke editie een artikel op te nemen uit elke categorie. Uw lijst kan de volgende items bevatten:

Tips of artikelen over hoe uw klanten meer kunnen halen uit uw producten of services
Een redactioneel artikel over een actueel onderwerp
Recensies van nieuwe producten of aankondigingen van nieuwe services
Speciale aanbiedingen
Nieuws over klanten of succesverhalen
Het profiel van een werknemer of een interview met een expert

Zie Tips voor het schrijven van effectieve marketingpublicaties en Tips voor het werken met afbeeldingen voor informatie over het ontwikkelen van de inhoud van uw nieuwsbrief.

Beslissen hoe u de nieuwsbrief wilt distribueren

U kunt ervoor kiezen uw nieuwsbrief te verzenden per e-mail of om deze te publiceren op een website. Als u de nieuwsbrief wilt afdrukken, moet u beslissen hoe u deze wilt afdrukken voordat u de nieuwsbrief maakt en aanpast.

Als u maar een klein aantal exemplaren van uw nieuwsbrief wilt afdrukken, kunt u ze waarschijnlijk het beste afdrukken met uw eigen bureauprinter. Als u echter een groot aantal exemplaren wilt afdrukken, is het misschien beter om uw nieuwsbrief te laten afdrukken door een copyshop of een drukker. Zie Tips voor het afdrukken van publicaties als u wilt bepalen hoe uw de nieuwsbrief het beste kunt afdrukken.

Als u besluit met de nieuwsbrief naar een copyshop of een drukker te gaan, moet u het project eerst tot in detail met de drukker bespreken. Voordat u met het project begint, moet u het project en de doelstellingen beschrijven en uitzoeken wat de vereisten van uw printer zijn. Zo voorkomt u dat u ontwerpbeslissingen neemt die u later weer moet wijzigen. Houd gedurende het hele ontwerpproces contact met de drukker zodat u later tijd en geld kunt besparen.

Zie Tips voor het voorbereiden van uw publicatie voor de drukker voor een lijst met de belangrijkste dingen waarop u moet letten. Wanneer het tijd is om uw publicatie klaar te maken voor de overdracht aan de drukker, moet u Uw Publisher-bestand naar een drukker brengen raadplegen.

De nieuwsbrief maken

Nadat u hebt beslist welke artikelen en foto's u wilt plaatsen, is het tijd om de nieuwsbrief te gaan maken door een ontwerp te kiezen en te verfijnen en vervolgens de inhoud toe te voegen. Hoewel u volledig nieuwe nieuwsbrieven (of andere publicaties) kunt maken in Office Publisher 2007 en deze kunt distribueren in gedrukte vorm, per e-mail of via internet, richt dit artikel zich op het gebruik van een Publisher-nieuwsbriefsjabloon om een nieuwsbrief te maken die u wilt afdrukken.

Het nieuwsbriefontwerp kiezen en aanpassen

Start Publisher.
Klik in de lijst Typen publicaties op Nieuwsbrieven.
Klik onder Nieuwsbrieven op Nieuwere ontwerpen of Klassieke ontwerpen.
Voer een of meer van de volgende bewerkingen uit:

Klik op het voorbeeld van het gewenste nieuwsbriefontwerp.

De nieuwsbriefsjabloon Profiel is het beginpunt voor de nieuwsbrief die wordt weergegeven in dit artikel.

Zoek extra ontwerpsjablonen voor nieuwsbrieven op Microsoft Office Online.

Kies de gewenste opties voor het aanpassen van uw ontwerp.

Opmerking Als u een sjabloon gebruikt die u hebt gedownload van Office Online, kunt u het ontwerp pas aanpassen wanneer u de publicatie opent.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

Klik onder Aanpassen op het gewenste kleurenschema en lettertypeschema.
Klik onder Aanpassen op de gewenste set met bedrijfsgegevens of maak een nieuwe set.
Klik onder Opties op Over één pagina als u de nieuwsbrief wilt afdrukken op één zijde, of klik op Over twee pagina's als u de nieuwsbrief dubbelzijdig wilt afdrukken of op papier van tabloidformaat.
Schakel onder Opties het selectievakje Adres van de klant toevoegen in als u het adres van de klant op de nieuwsbrief zelf wilt afdrukken in plaats van op een envelop.

Klik op Maken.

Ontwerpwijzigingen aanbrengen in de lay-out

Klik in het taakvenster Paginaopties onder Kolommen op het aantal kolommen dat u wilt weergeven op elke pagina.

Op de binnenpagina's (bijvoorbeeld pagina 2 en 3 van een nieuwsbrief van 4 pagina's) verschijnt de lijst Selecteer een te wijzigen pagina. Klik op Linkerbinnenpagina of Rechterbinnenpagina, en klik vervolgens voor elke pagina op een van de volgende indelingen: 3 artikelen, Kalender, Bestelformulier, Antwoordformulier of Inschrijfformulier.

Als u meer te weten wilt komen over het werken met kolommen moet u Tekstkolommen instellen met lay-outhulplijnen raadplegen.

Klik onder Suggesties voor objecten op een optie om deze in te voegen op de pagina.

Werken met de tekst

Als u al een set met bedrijfsgegevens hebt gemaakt, wordt bepaalde tekst in de tijdelijke aanduiding vervangen door de contactgegevens en het logo van uw bedrijf.

Opmerking Bedrijfsgegevens vervangen niet automatisch de tijdelijke tekst in sjablonen die u van Office Online downloadt. Als u de tijdelijke aanduidingen voor namen, adressen en logo's wilt vervangen door uw bedrijfsgegevens, klikt u op de infolabelknop voor een item in de bedrijfsgegevens, zoals de naam of het adres van het bedrijf, en klikt u vervolgens op Bijwerken op basis van set met bedrijfsgegevens. (De infolabelknop verschijnt wanneer u tekst of een logo aanwijst.)

Voer voor elk blok met tijdelijke tekst een van de volgende handelingen uit:

Selecteer de tekst van de tijdelijke aanduiding en typ uw gegevens.
Klik met de rechtermuisknop om de tijdelijke tekst te selecteren, wijs Tekst wijzigen aan in het snelmenu, klik op Tekstbestand, klik op het bestand dat de tekst bevat die u wilt gebruiken en klik vervolgens op OK.

Opmerking In de meeste gevallen wordt het formaat van de tekst automatisch aangepast aan het formaat van het tekstvak. Als de titel van een artikel bijvoorbeeld te lang is, wordt het formaat van de tekst automatisch verkleind zodat deze past.

Pas de grootte van de tekst aan. Voer een van de volgende handelingen uit:

Als u wilt voorkomen dat de grootte van de tekst automatisch wordt aangepast aan de grootte van een tekstvak dat niet gekoppeld is aan andere tekstvakken, klikt u op het tekstvak, wijst u Tekst AutoAanpassen aan in het menu Opmaak en klikt u vervolgens op AutoAanpassen niet gebruiken.
Als u de tekengrootte handmatig wilt wijzigen, selecteert u de tekst en klikt u vervolgens op een nieuwe tekengrootte in de lijst Tekengrootte op de werkbalk Opmaak.

Zie Automatisch passend maken van tekst in- en uitschakelen voor meer informatie over het aanpassen van tekst in tekstvakken.

Met Office Publisher 2007 kunt u uw nieuwsbrieven moeiteloos aan elke ontvanger aanpassen, bijvoorbeeld door de naam en het adres van de klant, een persoonlijke groet of informatie over het laatste bezoek van de klant aan uw bedrijf op te nemen. Zie Een afdruk samenvoegen en Tips voor het aanpassen van publicaties voor meer informatie over het personaliseren van uw nieuwsbrieven.

Zie Tekst op de pagina plaatsen in Publisher en Tekst uit een ander bestand importeren in een publicatie voor meer informatie over het werken met tekst.

Werken met de afbeeldingen

Klik met de rechtermuisknop op de tijdelijke afbeelding, wijs Afbeelding wijzigen aan in het snelmenu en klik vervolgens op de bron van de afbeelding.

Tip Als u Afbeelding wijzigen niet ziet wanneer u met de rechtermuisknop klikt, klikt u op de tijdelijke aanduiding totdat de rand van de afbeelding wordt omgeven door witte rondjes. Klik opnieuw op de afbeelding totdat de afbeelding zelf wordt omringd door grijze rondjes met kruisjes erin en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de afbeelding.

Kies de nieuwe afbeelding en klik vervolgens op Invoegen.
Herhaal deze stappen zo nodig voor de andere afbeeldingen in uw publicatie.
Wanneer de nieuwsbrief eruitziet zoals u wilt, klikt u op Opslaan in het menu Bestand.

Zie Tips voor het werken met afbeeldingen voor meer informatie over het werken met afbeeldingen.

De distributie van uw nieuwsbrief voorbereiden en reacties hierop bijhouden

Als uw mailing bij de juiste mensen terechtkomt, heeft deze het meeste effect, hoe informatief uw nieuwsbrief ook is. Door de namen van klanten in uw adressenlijst zorgvuldig te controleren en uw mailing alleen te richten aan klanten die mogelijk geïnteresseerd zijn in uw bedrijf, kunt u het succes van uw marketinginspanningen maximaliseren.

Nadat u de namen in de adressenlijst hebt gecontroleerd, kunt u Office Publisher 2007 gebruiken om één klantenlijst te maken, te beheren en op te slaan door klantenlijsten uit meerdere bronnen te combineren en te bewerken. Zie Tips voor adressenlijsten voor meer informatie over het voorbereiden en verfijnen van de adressenlijst.

Door bij te houden hoe groot de respons op uw nieuwsbrief is en te bepalen wat de reden voor deze respons is, kunt u aangeven welke verhalen, aanbiedingen en strategieën werken en welke niet. Zie Tips voor effectief zoeken voor meer informatie over hoe u de respons op uw directmailcampagnes op een doeltreffende manier kunt bijhouden.

De nieuwsbrief distribueren

Nadat u een publicatie hebt gemaakt in Office Publisher 2007, hebt u veel opties om deze te distribueren:

U kunt de nieuwsbrief verzenden in een e-mailbericht, waarbij u deze kunt plaatsen in de hoofdtekst van het bericht of kunt toevoegen als bijlage, zoals een PDF- of XPS-bestand.
U kunt de nieuwsbrief publiceren op een website.
U kunt deze afdrukken op een bureauprinter.
U kunt een pakket maken met alle bestanden waaruit de nieuwsbrief bestaat en dit pakket verzenden naar een drukker.

De nieuwsbrief per e-mail verzenden

Met e-mail kunt u zich richten op een publiekssegment dat via andere methoden moeilijk te bereiken is, zoals bezoekers van een website of webwinkel die hun e-mailadres geven. Met E-mail samenvoegen kunt u een persoonlijker e-mailbericht verzenden naar elke ontvanger. U kunt uw nieuwsbrief ook converteren naar een e-mailbericht en zodoende een meer uniforme marketingcampagne maken. U kunt uw nieuwsbrief zelfs publiceren als een PDF- of XPS-bestand en dit toevoegen aan een e-mailbericht.

Zie E-mailpublicaties maken en verzenden met Publisher als u meer wilt weten over het verzenden van e-mailpublicaties. Bekijk de demo Nieuwsbrieven aanpassen met E-mail samenvoegen in Publisher 2007 als u wilt zien hoe u een nieuwsbrief die oorspronkelijk was bedoeld voor verspreiding als drukwerk kunt converteren voor verspreiding via E-mail samenvoegen.

Zie Publisher-bestanden opslaan in indelingen die anderen kunnen weergeven als u wilt weten hoe u de nieuwsbrief kunt opslaan als een PDF- of XPS-bestand. Zie Tips voor e-mailmarketing voor meer informatie over het gebruik van e-mail als onderdeel van uw marketingcampagne.

De nieuwsbrief op het web plaatsen

Als u een Publisher-nieuwsbriefsjabloon hebt gebruikt om uw nieuwsbrief te maken, kunt u de nieuwsbrief converteren naar een website. Zie Een afdruknieuwsbrief converteren naar een webpublicatie als u wilt weten hoe.

Als u geen afzonderlijke pagina's van meerdere nieuwsbriefedities wilt toevoegen aan uw website, kunt u elke nieuwsbriefeditie publiceren als een PDF- of XPS-bestand en een koppeling naar uw nieuwsbrieven plaatsen op een pagina op uw website. Zie Publisher-bestanden opslaan in indelingen die anderen kunnen weergeven voor informatie over het opslaan van een publicatie als een PDF- of XPS-bestand.

De nieuwsbrief afdrukken

Als u maar een paar exemplaren afdrukt, kunt u de nieuwsbrief afdrukken op uw bureauprinter. Als uw printer afdrukken op tabloidformaat (11 bij 17 inch) ondersteunt, kunt u een gevouwen nieuwsbrief maken met pagina's van 8,5 bij 11 inch. U kunt deze techniek gebruiken voor elk publicatieformaat dat de helft is van het papierformaat.

De nieuwsbrief instellen voor afdrukken op een bureauprinter

Open de nieuwsbriefpublicatie die u wilt afdrukken als gevouwen boekje.
Klik in het taakvenster Publicatie opmaken onder Opties Nieuwsbrief op Paginaformaat wijzigen.
Klik in het dialoogvenster Pagina-instelling onder Lege paginaformaten op Boekjes en klik vervolgens op Letter-boekje 8,5 x 11".
Klik op OK.
Klik in het menu Bestand op Printerinstelling en klik vervolgens op het tabblad Publicatie- en papierinstellingen.
Selecteer in de lijst Naam van de printer een printer waarmee u kunt afdrukken op papier van 11 bij 17 inch of op tabloidpapier.
Controleer of onder Papier het formaat 11 bij 17 inch of tabloidpapier is geselecteerd.
Controleer of onder Afdrukstand de optie Liggend is geselecteerd.
Klik onder Afdrukopties op Boekje, zijvouw.

Als de optie Boekje, zijvouw niet beschikbaar is, is het geselecteerde papierformaat mogelijk te klein voor de pagina's. Controleer of het papierformaat tweemaal het paginaformaat is.

Onder Voorbeeld kunt u zien hoe twee van de pagina's eruitzien wanneer ze worden afgedrukt op één tabloidblad.

Klik op OK.

De nieuwsbrief op een bureauprinter afdrukken

Klik op Afdrukvoorbeeld in het menu Bestand om uw werkstuk te controleren en klik vervolgens op Sluiten.
Klik in het menu Bestand op Afdrukken en klik vervolgens op het tabblad Publicatie- en papierinstellingen.
Als uw printer dubbelzijdig afdrukken ondersteunt, moet u controleren of Dubbelzijdig of Dubbelzijdig, korte kant draaien is geselecteerd onder Opties voor 2-zijdig afdrukken.
Geef onder Aantal het aantal exemplaren op dat u wilt afdrukken.

Opmerking Als u meerdere exemplaren afdrukt van een nieuwsbrief waarvoor meerdere bladen papier nodig zijn, schakelt u het selectievakje Sorteren in om de volgorde van de pagina's te behouden in elk exemplaar van de gedrukte publicatie.

Klik onder Afdrukbereik op Alle pagina's.
Selecteer eventueel nog andere opties en klik vervolgens op Afdrukken om de publicatie af te drukken.

Als u afdrukt op tabloidpapier, worden in Office Publisher 2007 de eerste en de laatste pagina afgedrukt op de ene kant van het blad papier, de tweede en een-na-laatste pagina op de andere kant van het blad, enzovoort, zoals u hier kunt zien.

Als dubbelzijdig afdrukken niet wordt ondersteund op uw computer, wordt de wizard Printerinstellingen van Publisher gestart. Deze helpt u bij het in de juiste volgorde afdrukken van een exemplaar van uw publicatie zodat de eerste en laatste pagina worden afgedrukt op één blad papier, de tweede en de een-na-laatste pagina op een ander blad, enzovoort. De pagina's liggen zo in de juiste volgorde wanneer u ze kopieert, vouwt en van nietjes voorziet of bindt.

Uw merk uitbouwen met uw eigen nieuwsbriefsjabloon

Nadat u uw eerste nieuwsbrief hebt voltooid, kunt u deze opslaan als een sjabloon dat u opnieuw kunt gebruiken. Als u een sjabloon maakt, kunt u volgende edities van uw nieuwsbrief sneller maken en zorgt u voor een consistente indeling voor toekomstige edities.

In een sjabloon worden al uw eerdere opmaakbeslissingen opgeslagen. U kunt het sjabloonbestand openen en bewerken, maar u moet de nieuwe publicatie opslaan onder een andere bestandsnaam om te voorkomen dat u de oorspronkelijke nieuwsbriefsjabloon per ongeluk wijzigt.

Een nieuwsbriefsjabloon maken op basis van een bestaande publicatie

Open de nieuwsbrief waarop u de sjabloon wilt baseren in Publisher.
In het menu Bestand klikt u op Opslaan als.
Klik in het vak Opslaan als op Publisher-sjabloon.
Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor de sjabloon.
Klik op Opslaan.

Als u de sjabloon wilt weergeven die u net hebt gemaakt, sluit u Publisher af, start u het programma opnieuw en klikt u op Mijn sjablonen.

Opmerkingen

In Windows Vista is de standaardmaplocatie voor Microsoft Office Publisher-sjablonen C:UsersgebruikersnaamAppDataRoamingMicrosoftTemplates. Als u de sjabloon opslaat op een andere locatie, kan Publisher deze mogelijk niet vinden.
In Microsoft Windows XP is de standaardmaplocatie voor Microsoft Office Publisher-sjablonen C:Documents and SettingsgebruikersnaamApplication DataMicrosoftTemplates. Als u de sjabloon opslaat op een andere locatie, kan Publisher deze mogelijk niet vinden.

De volgende editie van uw nieuwsbrief maken op basis van uw sjabloon

Start Publisher.
Klik boven de lijst Typen publicaties op Mijn sjablonen en dubbelklik vervolgens op de naam van de gewenste sjabloon.

Als uw sjabloon niet wordt weergegeven, hebt u deze mogelijk niet opgeslagen in de standaardsjabloonmap.

Als u een sjabloon hebt opgeslagen op een andere locatie dan de standaardsjabloonlocatie, moet u bladeren naar de locatie waar u de sjabloon hebt opgeslagen of deze verplaatsen naar de standaardsjabloonlocatie op uw computer.

Voeg nieuwe inhoud toe door de stappen te volgen in het gedeelte De nieuwsbrief maken van dit artikel.

Opmerkingen

In Windows Vista is de standaardmaplocatie voor Microsoft Office Publisher-sjablonen C:UsersgebruikersnaamAppDataRoamingMicrosoftTemplates. Als u de sjabloon opslaat op een andere locatie, kan Publisher deze mogelijk niet vinden.
In Microsoft Windows XP is de standaardmaplocatie voor Microsoft Office Publisher-sjablonen C:Documents and SettingsgebruikersnaamApplication DataMicrosoftTemplates. Als u de sjabloon opslaat op een andere locatie, kan Publisher deze mogelijk niet vinden.

10 Basisregels voor een goede nieuwsbrief

Een goede nieuwsbrief is aantrekkelijk voor de lezer en leidt tot actie, waardoor de doelstelling van de uitgever gerealiseerd wordt. Hieronder bespreken we kort en bondig 10 punten waaraan een goede nieuwsbrief minimaal moet voldoen.

1. Inhoud is waardevol voor doelgroep
Een goede nieuwsbrief sluit aan bij de behoefte van de lezer. Hij of zij heeft bijvoorbeeld behoefte om iets te leren over een bepaald onderwerp, is zich aan het oriënteren, zoekt nieuwe trends of producten of gaat juist voor de aanbiedingen.

2. De nieuwsbrief is overzichtelijk
Dat wil zeggen dat de teksten eenvoudig te lezen zijn en aangepast zijn voor het lezen op een beeldscherm. Korte overzichtelijke teksten, waarbij de onderwerpen of de producten direct opvallen. De vormgeving is prettig. Ook kan er bewust voor worden gekozen om de vormgeving achterwege te laten en een nieuwsbrief opgesteld als een tekstmail te versturen.

3. De nieuwsbrief is gebruiksvriendelijk
Je kunt de website snel openen, omdat het bestand niet te zwaar is. Kun je geen html openen, dan dient er een goede alternatieve tekstversie aanwezig te zijn. Ook moet de balans goed zijn tussen informatie op de nieuwsbrief zelf en het doorklikken naar de website. Je hebt kans dat als men bij het eerste artikel al klikt naar de site, men de rest van de nieuwsbrief niet meer leest! Beperk daarom het aantal onderwerpen.

4. Geen taalfouten
Niets staat zo slordig als taalfouten in een nieuwsbrief. Laat de nieuwsbrief altijd voor de zekerheid nog door anderen lezen die de (Nederlandse) taal goed beheersen. Bovendien levert zo'n check soms waardevolle informatie op, als de corrector niet direct begrijpt wat er bedoeld wordt. De tekst kan dan nog herschreven worden.

5. Gebruik een goede titel
Val op tussen alle bedrijven die een nieuwsbrief sturen door een uitnodigende en/of prikkelende titel aan de nieuwsbrief mee te geven. De lezer heeft een hoog aanbod en meestal weinig tijd. De titel kan het verschil maken of jouw nieuwsbrief wel of niet gelezen wordt. Dus niet: "nieuwsbrief augustus 2009", maar bijvoorbeeld "15 Gouden Tips voor een Opgeruimd Bureau". Of: "Wat hebben wij met meneer Janssen gedaan?" (Ja dat zou ik ook wel eens willen weten!).

6. Afmeldoptie
Een nieuwsbrief wordt gewaardeerd als men ziet dat men desgewenst zeer snel ook weer het toezenden van de nieuwsbrief kan stopzetten. De consument en zakelijke gebruiker houdt graag de touwtjes in handen en dit is echt een basiseis van een nieuwsbrief / e-zine.
Vergeet overigens ook niet om het de bezoeker op de website makkelijk te maken om zich in te schrijven op de nieuwsbrief. Kies voor een uitnodigende tekst.

7. Nieuwsbrief nodigt uit tot actie
Een nieuwsbrief wordt met een bepaalde bedoeling uitgegeven. Stel dat doel goed vast. Bijvoorbeeld het verhogen van de naamsbekendheid, een groter klantennetwerk, producten promoten, enzovoort. Zorg dat het doel bereikt wordt, door het duidelijk te communiceren. Vermeld bijvoorbeeld dat men de nieuwsbrief naar andere geïnteresseerden kan doorsturen, nodig uit om contact op te nemen, of verbindt een speciale aanbieding / prijsvraag aan de nieuwsbrief.

8. Vergeet de contactinfo niet
Een veelgemaakte fout is om alleen het logo van het bedrijf in de nieuwsbrief te zetten. En verder geen contactgegevens. Maak een betrouwbare indruk en vermeld de contactgegevens en het Kamer van Koophandel nummer.

9. Zorg voor een regelmatige verschijning
Bij aanmelden moet bekend zijn hoe vaak de nieuwsbrief of e-zine/e-folder uit wordt gegeven. Dat hoeft echt niet per se wekelijks, vier keer per jaar een bijzondere nieuwsbrief met interessante informatie of een artikel is ook waardevol. Maar kom wel na wat je belooft!

10. Zorg voor herkenbaarheid
De nieuwsbrief heeft duidelijke overeenkomsten met de huisstijl en heeft elke keer dezelfde stijl. Natuurlijk kan je wel eens iets veranderen, maar doe dat niet bij elke nieuwe nieuwsbrief. Zorg voor een betrouwbaar en herkenbaar imago.

Suggesties voor een aantrekkelijke nieuwsbrief

U weet inmiddels hoe u een goede nieuwsbrief maakt en waarom het versturen van een nieuwsbrief zin heeft. Maar hoe houdt u de nieuwsbrief inhoudelijk aantrekkelijk, waardoor mensen uw nieuwsbrief graag lezen?

Actuele informatie
U schrijft over nieuwe trends, nieuwe ontwikkelingen binnen uw vakgebied. Is het een lastige materie, dan legt u het ook nog eens begrijpelijk uit, afhankelijk van uw doelgroep. Maak het niet te lang, verwijs dan naar een artikel op uw website.

Actuele bedrijfsinformatie
Ga hier zorgvuldig mee om, want overdaad schaadt. U kunt best een medewerker noemen die met pensioen gaat, maar doe dit alleen als het ook handig is voor uw lezers om dit te weten. Bijvoorbeeld als het iemand is die veel contact had met klanten. Een bedrijfsverhuizing is natuurlijk ook belangrijk om te noemen, maar dat de directeur jarig is, is niet echt interessant.

Agenda
Een agenda vinden veel mensen handig. De agenda kan een open huis, workshops en actieperiodes van uw eigen bedrijf omvatten, maar ook activiteiten binnen uw vakgebied of die aansluiten bij dit thema.

Tips
Zoals bijvoorbeeld een recept. Of een instructie hoe de lezer zelf iets kan maken of verbeteren. Je geeft iets weg, zonder een bepaalde bedoeling erbij te hebben. Dit is zeer aantrekkelijk voor de lezer en wordt erg gewaardeerd. Geef je interessante tips, dan is zelfs de kans groot dat mensen uw nieuwsbrief bewaren!

Nog meer voorbeelden van tips:

Tuinonderhoud januari (hovenier)
Hoe verwissel ik een band (autobedrijf)
Energiebesparende tips (loodgieter, installateur)
Hoe leer ik mijn hond iets aan (dierenarts, dierenwinkel)
Recepten (groenteman, restaurant, slager)
Klein borduurpatroon (hobbywinkel)
Tips tegen werkstress (coach)
Sollicitatietip (loopbaanbegeleider)
Stylingtip (styliste, kledingwinkel)
Schoonmaaktip (fabrikant, sanitairwinkel)
Tijdbesparende tips (coach)
Leuke online tools
Stappenplan muurtje metselen (doe-het-zelfwinkel, klussenbedrijf)

Het is een misverstand dat als je tips weggeeft, je jezelf tekort doet. Mensen waarderen het en ze zien ook direct in u de expert die veel verstand van deze materie heeft. Mensen willen echt niet alles zelf doen, dat doet u zelf toch ook niet?

Interactie
Vraag voor de invulling van uw nieuwsbrief input van uw lezers. Laat hen bijvoorbeeld een recept doorgeven, hun mooiste foto over een bepaald thema, de beste opruimtip, enzovoort. Zij kunnen ook hun eigen verhaal opschrijven over bijvoorbeeld het coachingstraject of die bijzondere vakantie.

Beeldmateriaal
Giel Beelen stopt in zijn nieuwsbrief een uniek videofilmpje dat alleen de nieuwsbrieflezers te zien krijgen. Maar uiteraard kan dit ook met foto's. Een nieuwsbrief hoeft niet alleen uit tekst te bestaan. Bedenk goed wat past binnen uw branche!

Aanbiedingen
Uiteraard kan u in uw nieuwsbrief een aanbieding verwerken. Volgens sommige marketeers een must, maar daar ben ik het niet mee eens. Het is namelijk alleen al goed als men regelmatig iets over uw bedrijf of persoon leest, waardoor u een bekende voor de lezer wordt. Heeft men u nodig, dan weet men u te vinden! Maar natuurlijk kan een aanbieding in sommige branches zeer aantrekkelijk zijn. Maak het exclusief door de aanbieding alleen aan de nieuwsbrieflezers te geven. U kunt bijvoorbeeld een waardebon toevoegen.

Uitzonderingen zijn e-folders, die natuurlijk bol staan van de aanbiedingen en hier speciaal voor worden gemaakt!

Productvergelijkingen
Zowel interessant voor e-folders als voor informatieve nieuwsbrieven. Bespreek bijvoorbeeld diverse wasmiddelen, fototoestellen, enzovoort.
Eerlijke informatie is momenteel heel belangrijk, dus verkoop geen gebakken lucht! De consument laat zich niet meer misleiden en laat u dan gegarandeerd vallen...

Prijsvraag
Verbind een prijsvraag aan de nieuwsbrief waarmee mensen iets kunnen winnen. Een prijsvraag kan heel eenvoudig zijn (beantwoord de drie vragen, de antwoorden zijn in deze nieuwsbrief te vinden), of iets arbeidsintensiever: wie maakt het mooiste moodboard... Er zijn natuurlijk talloze variaties, die u ook vast zelf wel kunt bedenken. Houd u wel rekening met de Wet op de Kansspelen?

Brochure

?In Publisher brochures maken die bijdragen aan de verkoop

Van toepassing op: Microsoft Office Publisher 2007

Microsoft Office Publisher bevat vooraf ontworpen brochurepublicaties die speciaal zijn gemaakt om informatie over uw bedrijf te geven. Als u start met een vooraf ontworpen brochure, kunt u de volgende handelingen uitvoeren:

De brochure maken op basis van een publicatie met een kant-en-klaar professioneel ontwerp.
Met slechts één klik op de knop de brochure opnieuw opmaken om te schakelen van een in drieën gevouwen brochure naar een in vieren gevouwen brochure.
Een sectie voor het adres van de klant en een bestel-, antwoord- en inschrijfformulier opnemen.
Er voor zorgen dat het marketingmateriaal van uw bedrijf een consistent beeld uitstraalt door voor alle publicaties gebruik te maken van hetzelfde lettertype- en kleurenschema en dezelfde set met bedrijfsgegevens.

Een brochureontwerp kiezen

Als u een brochure maakt, kunt u de gewenste opties opgeven, zoals een pagina voor de adressen van klanten, een set met bedrijfsgegevens, een lettertypeschema en een inschrijfformulier.

Start Publisher.
Klik op Brochures onder Typen publicaties.
Klik in de catalogus Brochures op het gewenste ontwerp.
Selecteer het gewenste kleurenschema onder Kleurenschema.
Selecteer het gewenste lettertypeschema onder Lettertypeschema.
Selecteer de gewenste set met bedrijfsgegevens onder Bedrijfsgegevens of maak een nieuwe set met bedrijfsgegevens.
Selecteer In drieën gevouwen of In vieren gevouwen onder Paginaformaat.
Schakel het selectievakje Adres van de klant toevoegen in of uit, afhankelijk van of u de brochure naar klanten wilt verzenden.

Als u deze optie inschakelt, wordt een tekstvak voor het adres, retouradres en de bedrijfsnaam op één van de pagina's ingevoegd.

Klik onder Formulier op een type antwoordformulier dat u wilt toevoegen, of selecteer Geen.
Klik op Maken.

Brochureopties wijzigen

Als u een publicatie hebt opgeslagen, kunt u de publicatieopties wijzigen. Klik op Sjabloon wijzigen in het taakvenster Publicaties opmaken en wijzig de opties in het dialoogvenster Sjabloon wijzigen.

Als u een in vieren gevouwen brochure wijzigt in een in drieën gevouwen brochure, wordt de extra inhoud in het taakvenster Extra inhoud geplaatst. Zie Van het ene type publicatie overschakelen naar het andere voor meer informatie over het taakvenster Extra inhoud.

Klik op Bedrijfsgegevens in het menu Bewerken als u een andere set met bedrijfsgegevens wilt gebruiken. Klik vervolgens op de gewenste set.

Tijdelijke tekst vervangen

Klik op de tijdelijke tekst en typ de nieuwe tekst.

Opmerkingen

Als u al een set met bedrijfsgegevens hebt gemaakt, wordt de tekst in sommige tekstvakken automatisch vervangen door uw gegevens en bedrijfslogo.
In de meeste gevallen wordt het formaat van de tekst automatisch aangepast aan het formaat van het tekstvak.

Het formaat van tekst in tekstvakken wijzigen

In de meeste gevallen wordt de tekst automatisch aangepast aan het tekstvak. U kunt de tekstgrootte echter handmatig wijzigen.

Klik in het tekstvak.
Wijs Tekst AutoAanpassen aan in het menu Opmaak en klik op AutoAanpassen niet gebruiken.
Selecteer de tekst en selecteer een nieuwe grootte in de lijst Tekengrootte op de werkbalk Opmaak.

Tijdelijke afbeeldingen vervangen

Klik met de rechtermuisknop op de tijdelijke afbeelding, klik op Afbeelding wijzigen en klik vervolgens op de bron van de nieuwe afbeelding.

Opmerking Als u Illustraties selecteert, wordt het taakvenster Illustraties geopend.

Zoek de afbeelding die u wilt invoegen in de publicatie en en dubbelklik op de afbeelding. De afbeelding wordt automatisch aangepast aan het tekstvak.

Herhaal dit desgewenst voor de rest van de afbeeldingen in de publicatie.

Opmerking Als u Afbeelding wijzigen niet ziet, is de afbeelding mogelijk gegroepeerd met andere objecten. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en klik op Groep opheffen in het snelmenu. Klik opnieuw met de rechtermuisknop op de afbeelding, zodat alleen de afbeelding is geselecteerd en wijs Afbeelding wijzigen aan.

De brochure voltooien

Als de brochure er naar wens uitziet, slaat u het bestand op door te klikken op Opslaan als in het menu Bestand.
Als u de brochure naar klanten wilt verzenden, de brochure wilt voorbereiden om af te drukken door gebruik te maken van een samenvoegbewerking om het adres toe te voegen aan exemplaren van de brochure. Zie Een afdruk samenvoegen voor meer informatie over het gebruiken van een samenvoegbewerking.
Druk de brochures af. Zie Aan weerszijden van het papier afdrukken (dubbelzijdig afdrukken) voor meer informatie over dubbelzijdig afdrukken.

Folder

Klanten lokken en uw omzet verhogen met Publisher-folders

Van toepassing op: Microsoft Office Publisher 2007

Stel, u hebt net een nieuwe winkel geopend of de uitverkoop staat voor de deur. Of misschien hebt u prachtige nieuwe producten binnengekregen waarvoor u reclame wilt maken. Zorg ervoor dat dit nieuws snel de juiste mensen bereikt door een folder te maken die u kunt versturen, uitdelen of overal ophangen.

In Microsoft Office Publisher 2007 vindt u vooraf ontworpen folderpublicaties waarmee u informatie over nieuwtjes en speciale aanbiedingen kunt verspreiden. Door met een vooraf ontworpen publicatie te beginnen kunt u zich concentreren op de boodschap en tegelijkertijd effectief promotiemateriaal maken voor uw bedrijf.

Het ontwerp kiezen en aanpassen

Start Publisher.
Klik in de lijst Typen publicaties op Folders.
Klik onder Folders op Nieuwere ontwerpen of Klassieke ontwerpen.
Voer een van de volgende handelingen uit:

Klik op het voorbeeld van het folderontwerp dat u wilt gebruiken.
Zoek extra ontwerpsjablonen voor folders op Microsoft Office Online.

Kies de gewenste opties.

Voordat u de publicatie opent, kunt u tal van ontwerpkenmerken wijzigen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

Klik onder Aanpassen op het gewenste kleurenschema en lettertypeschema.
Klik onder Aanpassen op de gewenste set met bedrijfsgegevens of maak een nieuwe set.
Selecteer onder Opties de optie Postadres toevoegen om een tweede pagina aan de publicatie toe te voegen met tekstvakken voor uw postadres en retouradres.
Selecteer onder Opties de optie Afbeelding toevoegen om een tijdelijke afbeelding in de folder in te voegen.

Opmerking Deze optie is niet alle sjablonen beschikbaar. Als u deze optie niet ziet, wordt deze mogelijk niet ondersteund door de sjabloon.

Selecteer onder Scheurstroken de bon of het formulier dat u wilt toevoegen.

Opmerking Deze optie is niet alle sjablonen beschikbaar. Als u deze optie niet ziet, wordt deze mogelijk niet ondersteund door de sjabloon.

Opmerking Als u een sjabloon gebruikt die u hebt gedownload van Office Online, kunt u het ontwerp pas aanpassen wanneer u de publicatie opent.

Klik op Maken.

Globale wijzigingen in het ontwerp doorvoeren

Wanneer u de publicatie op volle grootte ziet, kan het zijn dat u wijzigingen wilt aanbrengen die van invloed zijn op de publicatie als geheel. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat u een ander lettertype- of kleurenschema wilt gebruiken, het paginaformaat wilt wijzigen of alsnog uw bedrijfsgegevens wilt invoegen. (Als u dat in het begin niet hebt gedaan.) Dergelijke wijzigingen kunt u te allen tijde aanbrengen, maar bij voorkeur voordat u de tekst en de afbeeldingen invoegt.

Ga op een van de volgende manieren te werk:

Als u een ander kleurenschema wilt proberen, klikt u op Kleurenschema's in het taakvenster Publicatie opmaken en klikt u vervolgens op het gewenste kleurenschema.
Als u een ander lettertypeschema wilt proberen, klikt u op Lettertypeschema's in het taakvenster Publicatie opmaken en klikt u vervolgens op het gewenste lettertypeschema. Zie Een lettertypeschema toepassen voor meer informatie over lettertypeschema's.
Als u het paginaformaat wilt wijzigen, klikt u op Opties type publicatie in het taakvenster Publicatie opmaken, klikt u op Paginaformaat wijzigen en selecteert u een ander paginaformaat in het dialoogvenster Pagina-instelling. Zie Het paginaformaat, het papierformaat of de afdrukstand wijzigen voor meer informatie.
Als u bedrijfsgegevens wilt invoegen, klikt u op Bedrijfsgegevens in het menu Invoegen en sleept u het gewenste item vervolgens vanuit het taakvenster Bedrijfsgegevens naar de pagina van uw publicatie.

Als u de bedrijfsgegevens wilt wijzigen, klikt u op Bedrijfsgegevens wijzigen in het taakvenster Bedrijfsgegevens. Zie Zakelijke gegevens maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie.

Werken met de tekst

Als u al een set met bedrijfsgegevens hebt gemaakt, wordt bepaalde tekst in de tijdelijke aanduiding vervangen door de contactgegevens en het logo van uw bedrijf.

Opmerking Bedrijfsgegevens vervangen niet automatisch de tijdelijke tekst in sjablonen die u van Office Online hebt gedownload. Als u de tijdelijke aanduidingen voor namen, adressen en logo's wilt vervangen door uw bedrijfsgegevens, klikt u op de infolabelknop voor een item in de bedrijfsgegevens, zoals de naam of het adres van het bedrijf, en klikt u vervolgens op Bijwerken op basis van set met bedrijfsgegevens. (De infolabelknop verschijnt wanneer u op tekst of een logo klikt.)

Selecteer de tekst van de tijdelijke aanduiding en typ uw gegevens.

Pas de grootte van de tekst aan. Voer een van de volgende handelingen uit:

Als u wilt voorkomen dat de grootte van de tekst automatisch wordt aangepast aan de grootte van een tekstvak dat niet gekoppeld is aan andere tekstvakken, klikt u op het tekstvak, wijst u Tekst AutoAanpassen aan in het menu Opmaak en klikt u vervolgens op AutoAanpassen niet gebruiken.
Als u de tekengrootte handmatig wilt wijzigen, selecteert u de tekst en kiest u vervolgens een nieuwe tekengrootte in de lijst Tekengrootte op de werkbalk.

Zie Automatisch passend maken van tekst in- en uitschakelen voor meer informatie over het aanpassen van tekst in tekstvakken.

Als u het selectievakje Postadres toevoegen hebt ingeschakeld en uw folder een tweede pagina bevat met het postadres, herhaalt u de stappen 1 en 2 voor die pagina.

Zie Werken met tekst in Publisher voor meer informatie over het werken met tekst.

Werken met de afbeeldingen

Klik met de rechtermuisknop op de tijdelijke afbeelding, klik in het snelmenu op Afbeelding wijzigen en kies vervolgens de bron van de nieuwe afbeelding.

Herhaal deze stappen zo nodig voor de andere afbeeldingen in uw publicatie.

Zie Tips voor het werken met afbeeldingen voor meer informatie over het werken met afbeeldingen.

De folder verder verfijnen

Het toevoegen of wijzigen van ontwerpkenmerken in een publicatie is kinderspel. Stel, in plaats van de afscheurstrookjes die u eerst wilde gebruiken, hebt u besloten een afscheurbon, bestelformulier of antwoordformulier toe te voegen zodat u beter kunt nagaan hoe groot de respons op uw folder is.

U kunt de ontwerpkenmerken toevoegen of vervangen met behulp van de Publisher-ontwerpgalerie. Daarnaast kunt u ontwerpkenmerken toevoegen door een of meer objecten te kiezen die worden voorgesteld in het taakvenster Publicatie opmaken. Als u een vooraf ontworpen sjabloon gebruikt in Publisher, kunt u ook de opdracht Sjabloon wijzigen gebruiken.

Elementen uit de Ontwerpgalerie gebruiken

Als u het object voor de afscheurstroken wilt verwijderen, selecteert u het en druk u vervolgens op DEL.
Klik op de werkbalk Objecten op Ontwerpgalerie-object en klik vervolgens op het gewenste type object, zoals Bonnen.

Klik op het gewenste ontwerp, selecteer de gewenste opties voor afbeeldingen en tekst — bijvoorbeeld de randstijl — en klik vervolgens op Object invoegen.
Sleep het object naar de positie waar u het op de pagina wilt opnemen.
Als u de tijdelijke tekst in het toegevoegde object wilt vervangen, selecteert u de tekst in het tekstvak en typt u vervolgens de gewenste tekst.
Als u de tijdelijke afbeelding in het toegevoegde object wilt vervangen, klikt u op het frame van de afbeelding in het logo, klikt u met de rechtermuisknop op de afbeelding, klikt u op Afbeelding wijzigen in het snelmenu en selecteert u vervolgens de gewenste afbeelding.
Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.

Elementen uit de lijst met voorgestelde objecten gebruiken

Welke voorgestelde objecten u in een publicatie kunt invoegen, is afhankelijk van de gebruikte sjabloon.

Als u het object voor de afscheurstroken wilt verwijderen, selecteert u het en druk u vervolgens op DEL.
Klik in het taakvenster Publicatie opmaken, onder Paginaopties, op een van de items onder Suggesties voor objecten.
Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.

De sjabloon wijzigen

Klik in het taakvenster Publicatie opmaken, onder Opties voor folder, op Sjabloon wijzigen.
Kies in het dialoogvenster Sjabloon wijzigen, onder Opties, een andere optie bij Scheurstroken.
Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.

De laatste hand leggen aan de folder

Als u de folder per post wilt versturen, kunt u deze voorbereiden en afdrukken door de adressen van de klanten samen te voegen in de publicatie.

Tip Als uw adressen niet in een gegevensbestand zitten, kunt u een nieuwe adreslijst maken in Office Publisher 2007. Wijs Mailings en catalogussen aan in het menu Extra en klik vervolgens op Adreslijst maken.

Als u de folder wilt afdrukken, klikt u op Afdrukken in het menu Bestand, wijzigt u eventueel de afdrukopties (bijvoorbeeld het aantal exemplaren) en klikt u vervolgens op Afdrukken.

Tip Als uw informatie niet allemaal ín een folder past, kunt u in plaats daarvan een brochure maken en profiteren van de grotere flexibiliteit die dit type publicatie biedt. Een brochure kan een in drieën gevouwen of een in vieren gevouwen ontwerp hebben. Op een van de zijden kunt u het adres van een klant opnemen en daarnaast een formulier-, antwoord- of aanmeldingsformulier toevoegen.

Promotie

Promotie

Promotie is één van de verkoopbevorderende maatregelen die een bedrijf kan treffen. Promotie is een instrument waarmee men probeert de verkoop van producten te bevorderen en de naamsbekendheid van het bedrijf te vergroten. Door middel van het marketinginstrument 'promotie' communiceert het bedrijf met zijn doelgroep. Deze doelgroep kan bestaan uit klanten en potentiële klanten, en zelfs uit het publiek in het algemeen. Met behulp van promotie werf je klanten en probeer je ze vast te houden. Omdat het bedrijf voor het overbrengen van de communicatieboodschap verschillende promotiemiddelen gebruikt, spreek je van een promotiemix.

Promotie betekent letterlijk stimuleren of bevorderen. In de marketing betekent promotie: bevordering van de omzet.

Doelstellingen van de promotie

Om zijn ondernemingsdoelstellingen te kunnen bereiken, is ieder bedrijf afhankelijk van het publiek. Om winst te kunnen maken, heeft het bedrijf klanten nodig. Je kunt het meest geweldige bedrijf hebben, maar als niemand de producten koopt, zal het bedrijf het toch niet lang volhouden. Om te stimuleren dat klanten komen kopen en blijven kopen, informeren ondernemingen hun klanten en potentiële klanten over de onderneming. Promotie speelt daarbij een belangrijke rol.

Een bedrijf zal duidelijke doelstellingen voor het promoten van het bedrijf moeten stellen. Zonder duidelijke doelstellingen is promotie gedoemd te mislukken. Het moet altijd duidelijk zijn wat je met promotie wilt bereiken. Bovendien is het belangrijk dat doelstellingen meetbaar zijn, anders kun je niet zien of je promotie-inspanningen succes hebben gehad.

Promotie is geen doel op zich, maar wordt ingezet om andere middelen in de marketingmix te ondersteunen. In het algemeen kun je zeggen dat het doel van promotie het bevorderen van de verkoop is. Dit is echter moeilijk te meten. De verkoop kan bijvoorbeeld bevorderd worden door bij een tegenvallende maandomzet nog snel extra artikelen te verkopen. Dan hanteer je doelen op korte termijn. Je kunt echter ook doelen stellen voor de lange termijn, zoals het krijgen en vooral het vasthouden van klanten. In het algemeen kun je zeggen dat het doel van een winkel is om zo veel mogelijk klanten in de winkel te krijgen, die ieder zo veel mogelijk producten kopen. Deze doelstelling is zowel te bereiken door promotie met doelen voor de korte termijn als voor de lange termijn.

Kortetermijndoelstellingen

Deze doelstellingen zijn gericht op een snel resultaat. De effecten van de promotie moeten op korte termijn te zien zijn. Het gaat dus om direct-meetbare effecten, zoals meer klanten en/ of meer omzet gedurende de komende maand. Zo kan bijvoorbeeld de slager donderdagavond bij het opmaken van de kassa al zien of zijn actie 'donderdag gehaktdag' succes heeft gehad. Het primaire doel van deze actie is het verhogen van de omzet op donderdag. Daarnaast kan een langetermijndoel zijn om mensen regelmatige klanten van de slager te laten worden of blijven.

Kortetermijndoelstellingen kunnen zijn:

- aantrekken van klanten

Dit is een kortetermijndoelstelling met een breedtewerking. Een verhoging van het aantal klanten heeft niet alleen effect op de korte termijn maar, als de winkel de klanten aan zich weet te binden, ook op de lange termijn.

Bij het aantrekken van klanten kun je onderscheid maken in:

– bewerken van de primaire (vaste) klanten, die dus uit het hele winkelassortiment kopen
– stimuleren van secundaire (toevallige)klanten om vaker in jouw winkel te kopen
– overhalen van niet-klanten om in jouw winkel te kopen

Wil je genoemde doelstellingen bereiken, dan moet je de klanten als het ware een uitnodiging aan huis bezorgen om eens langs te komen. Je maakt in dit geval gebruik van externe communicatie. Hiervoor kun je gebruikmaken van advertenties in dagbladen of in huis-aan-huisbladen, folders, radio- of tv-spotjes.

- opvoeren van de gemiddelde besteding

Dit is een doelstelling met een dieptewerking. In dit geval zijn de klanten al in de winkel, dus zul je gebruikmaken van interne communicatie. De hele interne winkelpresentatie is hierop gericht. Je kunt specifiek gebruikmaken van displays, plafondhangers, raambiljetten, prijskaarten, demonstraties enzovoort.

Door gebruik te maken van externe communicatie wordt de klant naar de winkel gelokt. De interne communicatie (winkelpresentatie) moet daarna de klant tot kopen verleiden. Een goede combinatie van externe en interne communicatie heeft meestal het meeste effect. Externe en interne communicatie moeten uiteraard goed op elkaar afgestemd zijn.

Langetermijndoelstellingen

Gaat het bij de kortetermijndoelstellingen om directe resultaten, de langetermijndoelstellingen zijn meer gericht op het uitdragen en promoten van de winkelformule. Bij langetermijndoelstellingen ligt de nadruk vooral op het bereiken van een blijvend effect. Door interne en externe promotie wordt een bepaald winkelbeeld geschapen en instandgehouden. Dit kun je bereiken door steeds weer gebruik te maken van een bepaalde stijl, een bepaalde sfeer, een herkenbaar muziekje, een thema of slogan.

Voorbeelden van dergelijke slogans zijn:

- ‘Ik ga voor Edah’ (zelfs op muziek!)

- ‘'s Lands grootste kruidenier’ (Albert Heijn) n ‘Let's make things better’ (Philips)

- ‘Doe het Praxis’ (Praxis)

- ‘De normaalste zaak van de wereld’ (Hema).

Langetermijndoelstellingen kunnen betrekking hebben op:

- het overbrengen van het winkelimago

Hierbij is themareclame (het steeds weer herhalen en benadrukken van formule-elementen, zoals herkenbare huiskleuren en thema's) een belangrijk hulpmiddel.

- het bevorderen van winkeltrouw

Vaste klanten win je niet zozeer door reclame te maken, maar meer door het inzetten van de hele marketingmix en door hen te belonen met onder andere spaaracties, klantenkaarten en bedrijfsgebonden creditcards.

Het indelen van doelstellingen voor de korte en de lange termijn is een beetje kunstmatig. In de
praktijk is het effect niet volledig te scheiden. De advertentie met aanbiedingen van discounters als Aldi of Zeeman heeft primair directe verkoop als doel. Door de stijl en de toon van de advertenties ontstaat naast het kortetermijneffect ook een het-goedkoopste-zijn imago; het langetermijneffect. Het is belangrijk om bij het bepalen van de kortetermijndoelstellingen de langetermijndoelstellingen in acht te nemen. De doelstellingen voor de lange termijn zijn bepalend voor de kortetermijndoelstellingen. De kortetermijndoelstellingen dragen op hun beurt weer bij aan het bereiken van de langetermijndoelstellingen. Er moet dus een wisselwerking zijn tussen langetermijnactiviteiten en de werkwijze op de korte termijn.

De promotiemix

Zoals je al hebt gelezen, is promotie een middel om de omzet te bevorderen. Promotie vergroot daarmee de kans op meer winst en is tevens een manier van beïnvloeding. Je gebruikt promotie

om mensen te overtuigen en over te halen bij jou te kopen. Voor promotie kun je gebruikmaken van verschillende technieken, die ieder eigen kenmerken hebben. En omdat je altijd meerdere technieken tegelijkertijd gebruikt, spreek je van de promotiemix.

Maar waarop moet de nadruk liggen bij de promotie? Een winkelier zal promotie onder andere gebruiken om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Hij moet echter wel:

- de meest kenmerkende elementen uit de winkelformule benadrukken

- zich goed realiseren op wie de promotie wordt gericht en precies omschrijven wat de kenmerken van de doelgroep zijn

- een eigen promotiestijl gebruiken.

Je hebt al gezien dat een winkelbedrijf meerdere promotietechnieken kan gebruiken. Voor het bereiken van de doelgroep kun je gebruikmaken van de volgende technieken:

- persoonlijke verkoop

- reclame

- publiciteit en public relations

- promotions

- winkelpresentatie.

Deze technieken vormen samen de promotiemix. Een winkelbedrijf zal altijd gebruikmaken van een combinatie van verschillende promotietechnieken. De verschillende technieken hebben ieder hun sterke en zwakke eigenschappen en zullen dus ook voor verschillende doeleinden ingezet worden. De verschillende technieken worden hierna behandeld.

Persoonlijke verkoop

Persoonlijke verkoop kom je hoofdzakelijk in speciaalzaken tegen. Maar ook in de grote zelfbedieningswinkels zijn medewerkers actief en hebben in veel gevallen direct contact met de klant. De motivatie en vakbekwaamheid van de verkoopmedewerkers kunnen een positieve bijdrage aan het winkelimago leveren. Vanwege de hoge kosten voor personeel maak je hoofdzakelijk gebruik van verkoopmedewerkers als:

- afstemming van het artikel op de individuele behoefte nodig is, zoals bij kleding en meubelen

- het gaat om dure, exclusieve of specialistische artikelen waarbij artikelinformatie voor de klant belangrijk is

-artikelen gedemonstreerd moeten worden

- er onderhandeld moet worden over de (inruil)prijs

- er kwetsbare artikelen worden verkocht, zoals AGF-producten

- er onverpakte levensmiddelen worden aangeboden. Daarvoor geldt zelfs een wettelijke verplichting, net zoals voor geneesmiddelen. De verkoop van onverpakte levensmiddelen in de zelfbediening (BUZ-systeem) is aan strikte regels gebonden.

Een goede verkoopmedewerker kan goed luisteren naar de klant en direct reageren op zijn vragen en bezwaren. De verkoopmedewerker kan dus een bijdrage leveren aan de promotie van de winkel of van een bepaald artikel. Wanneer de verkoopmedewerker deskundig en de klanten goed van dienst is, kan dat een promotie zijn voor het winkelbedrijf.

Reclame

Reclame gebruik je voor het overbrengen van een boodschap aan het publiek. Een boodschap gericht aan het publiek is niet persoonlijk maar meer algemeen van aard. Omdat je een grote groep mensen wilt bereiken, kies je meestal een massamedium voor de verspreiding. Voorbeelden van massamedia zijn: radio, televisie en de gedrukte pers. Omdat je met een massacommunicatiemiddel veel mensen bereikt, zijn de kosten per contact laag. Reclame maken op radio en televisie kost op zich wel veel geld. Niet iedereen kan daarom reclame op radio en televisie maken. Voor een dorpsbakker is het helemaal niet rendabel om reclame op televisie te maken. De kosten zijn voor hem veel hoger dan de opbrengsten. Een winkelbedrijf zal alleen reclame maken als de opbrengsten groter zijn dan de kosten.

Reclame is niet flexibel, omdat je de inhoud van de boodschap niet persoonlijk kunt afstemmen. Uiteraard kun je ook niet direct reageren op vragen en opmerkingen van de klant, zoals bij het verkoopgesprek.

Bij reclame kun je verschillende vormen onderscheiden:

- actiereclame

- themareclame

- collectieve reclame.

Actiereclame

Door winkelbedrijven wordt veel gebruik gemaakt van actiereclame. Actiereclame is bedoeld voor de korte termijn. In deze reclame wordt een tijdelijke actie aangekondigd, bijvoorbeeld een weekaanbieding. Er wordt gecommuniceerd over artikelen, maar vooral over de prijs. Winkels die aan prijsconcurrentie doen, maken veel gebruik van week- of maandaanbiedingen, denk maar aan supermarkten en discountwinkels die audioapparatuur en huishoudelijke apparaten verkopen. Met een aardige korting wordt de klant naar de winkel gelokt en als hij daar eenmaal is, neemt hij meestal ook andere artikelen mee. Door deze weekaanbiedingen en een herkenbare stijl van reclame maken, komt ook het lageprijzenimago van deze winkels naar voren. De nadruk ligt bij actiereclame dus vooral op kortetermijneffecten.

Themareclame

Vooral fabrikanten van merkartikelen en grootwinkelbedrijven aan de bovenkant van de markt, maken gebruik van themareclame. Door een bepaald thema lang genoeg te herhalen wordt het artikel of de winkel bij het publiek bekend. Themareclame is een belangrijk middel in het opbouwen van een bepaald winkelbeeld. Winkels met servicedistributie onderscheiden zich van prijsdistribuanten. Dit doen ze door de keuzemogelijkheden in het assortiment, vakkennis, behulpzame bediening en het serviceniveau te benadrukken. De nadruk zal bij themareclame meer liggen op langetermijneffecten.

Als basis voor themareclame worden vaak grote evenementen gebruikt, zoals bijvoorbeeld de Olympische Spelen. Heel veel bedrijven gebruiken de Olympische Spelen voor grote reclamecampagnes.
Collectieve reclame

Reclame kan worden ingedeeld naar de inhoud van de boodschap. Maar je kunt ook een indeling maken naar de afzender. Als ondernemingen een gemeenschappelijke doelstelling hebben, kiezen ze soms voor een gezamenlijke reclame-inspanning. In zo’n geval spreken we van collectieve reclame. Motieven voor een dergelijke samenwerking kunnen zijn:
- een betere verkoop door de verschillende partijen
- een groter effect van de reclame; samen kun je vaker, groter of indringender reclame maken
- een betere besteding van het reclamebudget ofeen kostenbesparing.

Bij collectieve reclame is er dus sprake van een gezamenlijke reclameactiviteit. Maar wie zijn dan de afzenders van de reclameboodschap? We kunnen verschillende groepen afzenders onderscheiden. De afzender van een reclameboodschap kan zijn:

- de fabrikant of leverancier van een artikel
- de winkel die het artikel verkoopt.

Wanneer er sprake is van collectieve reclame zijn er dus meerdere afzenders betrokken bij een bepaalde reclameboodschap. In die samenwerking kun je verschillende vormen onderscheiden. We kunnen onderscheid maken tussen horizontale collectieve reclame en verticale collectieve reclame. Bij horizontale collectieve reclame is er sprake van een samenwerking tussen ondernemingen op hetzelfde niveau in de bedrijfskolom. Bijvoorbeeld een gezamenlijke advertentie of reclamekrant van een winkelcentrum. Als de samenwerking zich afspeelt tussen ondernemingen op verschillende niveaus in de bedrijfskolom, noem je dat verticale collectieve reclame. Een samenwerking tussen bijvoorbeeld fabrikant, importeur, groothandel en winkel is een voorbeeld van verticale collectieve reclame. Dit wordt ook wel coöperatieve reclame genoemd.

Publiciteit en public relations

Door publiciteit en public relations in één adem te noemen, wordt misschien de indruk gewekt dat er geen verschil is. Er bestaat echter wel degelijk verschil. In het geval van publiciteit of free publicity krijgt een product of bedrijf redactionele aandacht van een nieuwsmedium (bijvoorbeeld krant, tijdschrift, radio of televisie). Die redactionele aandacht is gratis, maar kan door een onafhankelijke (neutrale) opstelling van de journalist positief of negatief uitpakken voor het bedrijf. De journalist schrijft namelijk het artikel en niet het bedrijf zelf.

Goede public relations zijn met name voor bedrijven belangrijk. Door public relations (pr) werkt de onderneming aan een goede relatie tussen het bedrijf en groepen mensen die voor de winkel belangrijk zijn. Public relations betekent dat er een relatie met het publiek aangegaan wordt. Het is erop gericht een goede verhouding met het publiek te creëren en in stand te houden.

Je kunt onderscheid maken tussen interne pr en externe pr. Door interne pr 'verkoopt' het bedrijf zich aan zijn medewerkers. Het bouwt op deze manier aan het 'wijgevoel'. Je kunt via een personeelsblad of infoblad de medewerkers op de hoogte houden van het wel en wee in het bedrijf en de plannen van het bedrijf. Ook de kerstgratificatie voor de medewerkers is een voorbeeld van interne pr.
Het externe-pr-beleid richt zich op derden die voor het bedrijf belangrijk zijn. Een goede reputatie bij de klanten, overheid, aandeelhouders, banken, leveranciers, omwonenden en journalisten is voor een bedrijf noodzakelijk. Public relations kan daarbij helpen. Door de pers te informeren (pr) over trends, een modeshow, nieuwe producten of een (her)opening, krijg je vanzelf publiciteit. Nodig daarom bij gebeurtenissen die ook maar enige nieuwswaarde hebben, altijd journalisten uit. Een ander voorbeeld van externe pr is bijvoorbeeld het thuisbrengen van de boodschappen.

Promotions

Promotions, ook wel salespromotion (sp) genoemd, is een marketingtechniek die wordt gebruikt om op korte termijn het verkoopresultaat te vergroten. Deze techniek is, net als actiere clame, gericht op actie. Het snelle resultaat wordt bereikt door het tijdelijk aantrekkelijker maken van de prijs/waardeverhouding van een artikel. Dat kan op twee manieren, namelijk door:
- de prijs tijdelijk te verlagen (de klant krijgt korting),

- de waarde van het artikel tijdelijk te verhogen (meer product voor hetzelfde geld).

Het tijdelijke karakter dwingt de klant die op voordeel uit is tot snel handelen. Veel fabrikanten en winkelbedrijven maken meestal gebruik van promotions in combinatie met andere onderdelen van de promotiemix. Fabrikanten en winkelbedrijven geven zeer veel geld uit aan promotions. Voorbeelden van promotions zijn:

- gratis monsters

- coupons

- zegelsystemen

- prijskortingen

- prijsvragen

- hoeveelheidacties (drie halen, twee betalen)
- premiums

- demonstraties

- evenementen

- hergebruik van verpakkingen

- winkeldisplays

- beurzen en tentoonstellingen.

Zowel fabrikanten als winkelbedrijven maken veelvuldig gebruik van promotionele acties. Bijna iedereen is daar gevoelig voor. Vrijwel iedere klant zal reageren op actieartikelen, ongeacht zijn inkomen. Iedereen is immers wel geïnteresseerd in een voordeeltje of doet wel eens mee aan een spelletje of loterij. Gebruik je creativiteit, maar kijk ook eens hoe andere bedrijven promotionele acties voeren. Grote bedrijven als Coca Cola, Grolsch en McDonald's blijven het publiek verrassen.

Er zijn prijsacties in vele varianten. Met leuke kortingen weten Albert Heijn en Kruidvat elke week opnieuw klanten te lokken. En als die klanten eenmaal binnen zijn, kopen ze meestal niet alleen het voordelige actieartikel, maar nemen ook andere artikelen mee.

Winkelbedrijven maken ook veel gebruik van spaaracties. Denk maar eens aan Air Miles, (koop)zegels van supermarkten en klantenspaarkaarten van kledingzaken. Spaaracties zijn bedoeld om trouwe klanten te binden. Hoe langer de actie duurt, hoe sterker de binding.

Promotiemateriaal

Promotiemateriaal

De presentatie speelt een belangrijke rol inde promotie. Het exterieur en het interieur bepalen het gezicht van de bedrijf en dragen bij aan het beeld dat de klant van het bedrijf heeft. Een bedrijf zal dit beeld proberen te versterken door gebruik te maken van promotiematerialen. Door het gebruik van promotiematerialen kan het bedrijf extra aandacht op (delen van) de presentatie vestigen en de klant informeren over prijzen, artikelen en acties. Denk bijvoorbeeld maar aan Adidas-posters in een sportwinkel en een speciale display van Grolsch om de lancering van het nieuwe bokbier te ondersteunen.

Posters en displays zijn slechts twee voorbeelden van promotiematerialen die door bedrijven worden gebruikt. Het is onmogelijk om een volledige lijst met alle promotiematerialen te geven, omdat er een enorme diversiteit is. We kunnen de promotiematerialen echter wel verdelen in twee groepen, namelijk:

- promotiematerialen voor extern gebruik

- promotiematerialen voor intern gebruik.

Voorbeelden van promotiematerialen voor extern gebruik zijn de eigen verpakkingen van winkels, zoals plastic en papieren draagtasjes en inpakpapier. De meeste winkelbedrijven maken gebruik van verpakkingen waarop de naam van het bedrijf is afgedrukt. Deze eigen verpakkingen worden vooral gebruikt om de naamsbekendheid van de winkel bij de klant te vergroten.
Promotiematerialen voor intern gebruik noem je ook wel point-of-salemateriaal (POS-materiaal, materiaal dat direct op de verkoopplek wordt gebruikt). POS-materiaal is het materiaal en dient om de verkoop van artikelen in de winkel te bevorderen. POS-materiaal is meestal gericht op een artikel, een artikelgroep of een merk. Voorbeelden van POS-materialen zijn:

- plafondhangers

- raambiljetten

- prijs- en tekstkaarten

- schapkaarten

-mobiles

- lichtbakken.

POS-materialen spelen een belangrijke rol bij de verkoop van artikelen. Ze vestigen de aandacht van de klant op de artikelen. Uit onderzoek is gebleken dat de klant steeds vaker pas in de winkel beslist wat hij wil kopen. POS-materialen hebben invloed op die beslissing. Het zijn echte verleiders.

Een nieuwe trend op het gebied van POS-materialen is het gebruik van videopresentaties en interactieve computerprogramma's. Een bekend voorbeeld is de ‘receptomaat’ in de supermarkt. Een receptomaat kun je vergelijken met een elektronisch kookboek vol recepten. De klant kan door het kookboek ‘bladeren’ en verschillende recepten opvragen. Heeft hij eenmaal zijn keuze bepaald, dan kan hij met een simpele druk op de knop het recept en het bijbehorende boodschappenlijstje uitprinten.

Promotiematerialen kunnen dus worden gebruikt om de naamsbekendheid van de winkel te vergroten en om de aandacht van de klanten op de artikelen te vestigen. De promotiematerialen kunnen daarbij zowel een decoratieve als een informatieve functie hebben. Door een artikelpresentatie ‘aan te kleden’ met promotiemateriaal, wordt de aandacht extra op een bepaald artikel of bepaalde artikelgroep gevestigd. Daarnaast kan promotiemateriaal een duidelijk informatieve functie hebben. Goede voorbeelden daarvan zijn raambiljetten en prijs-/tekstkaarten. Deze promotiematerialen geven informatie over de artikelen.

Promotiematerialen zijn er in verschillende soorten en maten:
-In grootwinkelbedrijven kom je vaak kant-en-klare materialen tegen. Deze worden door het hoofdkantoor verstrekt.
- Veel winkels maken ook gebruik van zelfgemaakte materialen of laten deze maken.
-Winkels krijgen veel promotiematerialen van fabrikanten.

Het voordeel van kant-en-klare materialen is, dat ze er verzorgd uitzien en goed leesbaar zijn. Het enige wat je nog moet doen, is ze op de juiste plaats aanbrengen. Een nadeel is echter dat ze niet altijd volledig afgestemd zijn op het winkeltype en de situatie in de winkel. Zelfgemaakte materialen daarentegen kunnen volledig worden afgestemd op het winkeltype. Nadeel is echter dat een individuele winkel niet altijd de middelen heeft om promotiemateriaal te maken dat er professioneel uitziet.

Een winkel kan dus beschikken over een enorme hoeveelheid promotiematerialen. Dit betekent dat er een keuze moet worden gemaakt. Je kunt immers niet de hele winkel volhangen met promotiematerialen, omdat dan het effect verloren gaat. Bij het selecteren van promotiematerialen spelen twee factoren een belangrijke rol:

- de winkelformule

De promotiematerialen moeten passen bij de winkelformule en dus ontworpen en gemaakt worden op basis van de huisstijl. Bij een prijsformule passen ‘schreeuwerige’ en 'goedkope' promotiematerialen die gericht zijn op acties. Bij een kwaliteitsformule zullen wat 'luxere' promotiematerialen gebruiken.

- het doel

Elk doel vraagt om passende promotiematerialen. Van het doel hangt af of je promotiematerialen gebruikt om de naamsbekendheid van de winkel te vergroten, om het winkelbeeld te bevestigen, om een promotionele actie te ondersteunen of om de aandacht van de klanten te vestigen op een artikel, een artikelgroep of een bepaald merk.

Presentatie en demonstratie

Presentatie

Presenteren

Overtuigende presentatie

Als je iets verkoopt, moet je eerst jezelf verkopen en ook tijdens een presentatie presenteer je eerst jezelf.

Het geven van een voordracht aan een grote groep is een activiteit die door mensen die dat niet elke dag doen, soms als een lastige klus wordt ervaren. Dagen is men zich aan het inlezen op de teksten, om op de dag supreme een goed verhaal te kunnen houden. Helaas wordt vaak verondersteld dat de inhoud van het betoog het belangrijkste is en dat hetgeen wat uitgedragen moet worden, het enige is waar het bij de voorbereiding om gaat. We vergeten vaak dat het even zo belangrijk is om ook een goede presentatie neer te zetten. Het gaat dus niet alleen om de woorden, maar ook om de manier waarop je het brengt.

Waar gaat het over?

Het is een gegeven feit dat wanneer iemand een toespraak houdt, en de presentatie niet goed is, er bij de toehoorders weinig blijft hangen van waar het nu eigenlijk over gaat. Als de presentatie op een eentonige manier wordt gegeven, zakt de concentratie van de toehoorders erg naar beneden. Ook verkrampte houdingen en onrustige bewegingen van een spreker, kunnen de concentratie van de luisteraar afleiden. Kennis van lichaamstaal helpt bij het neerzetten van een goede presentatie.

Let op de non-verbale aspecten

Bij een goede voorbereiding van een toespraak is het belangrijk ook te letten op de non-verbale aspecten. Een goed gebruik van lichaamstaal tijdens de voordracht zal ook de belangstelling voor het onderwerp doen vergroten. Zeker bij een voordracht waarbij het doel is het publiek ergens van te overtuigen, is de manier van presenteren zeer bepalend voor de manier waarop de inhoud over komt. Door gebaren, lichaamsexpressie, gelaatsuitdrukking en toonhoogte geeft, ondersteunt of bekritiseert een spreker voortdurend hetgeen hij zegt. Bewust toegepaste pauzes behoren ook tot het non-verbale deel van het verhaal.

Contact en interactie

Tijdens een presentatie is het allereerst belangrijk om contact te maken met je publiek en met hen te interacteren. Dat betekent dat je niet alleen iets voordraagt, maar dat je werkelijk met je publiek communiceert. Je wisselt dus iets uit in plaats van dat je hen passief laat luisteren. Deze interactie kun je sturen door de keuze van plaats, het aannemen van een passende houding, een juiste afstemming van je bewegingen, een variërend stemvolume en een goede timing van aankijken en wegkijken. Expressieve mimiek en ondersteunende gebaren bevorderen het contact met de groep en verhogen de levendigheid van het verhaal.

De grootte van de groep

Als je je toespraak voorbereidt is het belangrijk dat je weet wanneer en waar deze zal plaatsvinden en wat de grootte van de groep zal zijn. Met deze kennis kun je de opstelling van de groep en je eigen plaats bepalen. De grootte van de groep is ook belangrijk voor de keuze van de (visuele) hulpmiddelen die je gebruikt tijdens je toespraak.

Het gebruik van de ruimte

Bij een voordracht voor een kleine groep, is het prettig om de stoelen in een halve kring neer te zetten. Zelf neem je plaats in het midden van het open deel van deze kring. Hierdoor heb je een centrale plaats van waaruit je eenieder makkelijk kunt aankijken. De halve kring-opstelling zorgt er voor dat de deelnemers, bijvoorbeeld wanneer een van hen een vraag stelt, zich ook makkelijk op elkaar kunnen richten. Dit nodigt uit tot actieve deelname. Bij een groter publiek is deze hoefijzervormige opstelling meestal niet erg praktisch. Noodgedwongen zullen mensen hier vaak achter elkaar zitten. Belangrijk is hier dat je zelf kiest voor een plaats waar iedereen je goed kan zien. Bij een groep tot zo'n 100 personen is het voldoende om zelf te staan tijdens de voordracht, terwijl de anderen zitten. Bij een grotere groep kun je beter vanuit een hogere positie spreken. Overigens is staan voor een grote groep altijd te prefereren boven zitten. Als je staat ben je goed te zien en het geeft je goede mogelijkheid tot bewegen en veranderen van positie. Dit houdt het betoog levendig. Een zittende spreker heeft sneller een slapend gehoor, want hij doet afstand van vrijwel alle mogelijkheden van inspirerende dynamiek.

Vermijd barricades!

Zorg bij de keuze van de plaats van waaruit je spreekt dat er zo min mogelijk barricades zijn tussen jou en je publiek. Het toespreken van mensen vanachter een tafel of spreekgestoelte is iets heel anders dan vanuit een open ruimte. Veel mensen verkiezen een tafel voor zich, omdat dit hen steun geeft. Je kunt tenslotte je handen ergens laten; je kunt iets vastpakken als ze gaan trillen. Vrije ruimte daarentegen duidt op openheid (eerlijkheid), dat is al een voordeel. Verder kun je in een vrije ruimte beter gebruik maken van gebaren en kun je makkelijker van plaats veranderen (zonder te ijsberen). Dit houdt de voordracht levendiger. En bij een lezing dan? Daarbij heb je toch iets nodig om je papieren op te leggen? Ja, dat is zo, maar niets is saaier dan een voordracht waarbij de spreker gedurende lange tijd iets opleest, waarbij hij alleen zo af en toe eens over zijn bril blikt om te zien of zijn gehoor nog luistert. Soms kan het niet anders, maar als het niet nodig is, laat dan de papieren achterwege. Schrijf je spiekblaadje van te voren op een flip-over. Dat iedereen kan meelezen op je 'spiekblaadje', helpt hen bij de concentratie op het onderwerp.

Ondersteunende gebaren

Het is goed om tijdens je betoog veel gebruik te maken van ondersteunende gebaren. Let er wel op welke gebaren je maakt. Het is bijvoorbeeld erg goed om je zinnen te ondersteunen met naar voren gerichte open handpalmen. Dit geeft eerlijkheid en oprechtheid weer. Een in de richting van het publiek prikkende wijsvinger daarentegen wordt vaak gevoeld als een beschuldiging (het beschuldigende vingertje). Er zijn heel veel gebaren, en deze hebben meestal alleen betekenis in bepaalde combinaties en binnen een bepaalde context. Om nu precies te weten welke gebaren je nu wel of niet moet gebruiken, is het goed om eens tijdens de voordracht van een ander bewust naar zijn gebaren te kijken. Let er eens op hoe je je zelf voelt wanneer hij bepaalde gebaren maakt. Je eigen gevoel is een goede graadmeter. We zijn echter vaak beter in staat om betekenis te geven aan de houdingen en gebaren van anderen, dan aan die van onszelf. Als we ons hier meer bewust van worden, kunnen we dit veranderen.

Gebaren aanpassen aan de afstand

Bij het toespreken van een grote groep moeten je gebaren en bewegingen worden aangepast aan de grotere afstand. Je gebaren moeten nu groter en krachtiger worden gemaakt. Het maken van kleine handbewegingen moet je hier zien als fluisteren. Mensen die verder van je verwijderd zijn, kunnen ze niet goed waarnemen. Houd er rekening mee dat ook het effect van je mimiek wegvalt. Je zult dus meer ondersteunende armbewegingen moeten maken. Wil je boosheid in je zin leggen, maak dan een gebaar met een gebalde vuist. Je verbaasde gezicht kun je bekrachtigen met twee uitgespreide handen. Het is even wennen om zoveel gebaren te maken tijdens het toespreken van een groep. Het voelt wat onecht. Je kunt echter bij een grote groep nauwelijks te veel gebaren maken.

Intonatie

Je stem is ook een belangrijk non-verbaal hulpmiddel tijdens de voordracht. Je kunt er niet alleen de woorden mee uitspreken, maar met behulp van intonatie kun je accent en levendigheid in je verhaal brengen. Zorg bij het toespreken van een grote groep voor een microfoon. Dit bevordert niet alleen de verstaanbaarheid, maar geeft je ook de mogelijkheid om optimaal gebruik te maken van je intonatie. Zonder microfoon klinken de zinnen die met groot volume worden uitgesproken allemaal gelijk. Het is juist de afwisseling van volume en toonhoogte die de toespraak levendig houdt. Je kunt er iets mee accentueren of mee afzwakken. Met een microfoon kun je zelfs fluisteren over grote afstand en dit kan soms heel nuttig zijn in het spel om de menigte te bereiken en om de aandacht vast te houden.

Oogcontact.

Tijdens een gesprek met iemand is oogcontact erg belangrijk. Het patroon van aankijken en wegkijken regelt onder andere het verloop van het gesprek. Bij spreken in het openbaar is het eigenlijk niet veel anders, alleen richt je je tot een grotere groep. Door oogcontact te maken met de toehoorders, kun je een indruk krijgen van hoe je over komt. Oogcontact maken met iemand die actief luistert, een persoon die wat naar voren leunt en af en toe instemmend knikt, stimuleert je om verder te spreken. Het is goed om regelmatig je blik te verplaatsen naar een andere persoon, bij voorkeur iemand die aan een andere kant van de groep zit. Als iemand een vraag stelt, richt je doorgaans eerst je blik op de vraagsteller, terwijl je begint met antwoorden. Vervolgens richt je je blik naar anderen en je beëindigt je antwoord weer met een blik naar de vraagsteller. Vanaf een afstand van zo'n acht meter is oogcontact niet meer echt goed mogelijk. Richt je daarom bij je interactie vooral op de voorste rijen. Werp wel af en toe een blik naar boven (achteren) om ook de achterste mensen te betrekken. Op grote afstand weten de mensen niet precies meer naar wie je kijkt. Als je echter hun richting opkijkt, voelt iedereen zich aangesproken.

Houding en bewegingen

Tijdens het houden van een toespraak zijn de houding die je aanneemt en de bewegingen die je maakt, erg belangrijk. Veel mensen die een voordracht moeten houden, vragen zich vooral af waar ze hun handen moeten laten. Aan hun handen is het eerst hun gespannenheid te zien en daarom worden de handen eerder als een last ervaren dan als een handig hulpmiddel.

Wat doet de spreker met zijn handen?

Het veel en onrustig bewegen van de handen geeft niet alleen de gespannenheid van de spreker weer, maar kan de luisteraars afleiden van het verhaal. Nerveuze gebaren zoals krabben aan je armen of aan je gezicht, draaien aan een ring, strijken over je haren en friemelen aan je kleding kun je dus maar beter niet maken tijdens het spreken. Let er ook op wat je met voorwerpen doet die je in je hand houdt. Er zijn mensen die steeds hun bril op en af zetten, of voortdurend de pootjes van de bril open en dicht vouwen. Dit soort bewegingen kunnen de luisteraars erg afleiden. Ook het klikken met het knopje van een pen of het voortdurend lostrekken en terugplaatsen van een viltstiftdopje kun je maar beter laten.

Statische houdingen

Veel sprekers in het openbaar vrezen de zenuwachtige bewegingen, die onze handen spontaan lijken te maken. Om handen beter onder controle te houden, zijn we daarom eerder geneigd om ze onbeweeglijk te fixeren. Om de handen stil te kunnen houden, zoeken we steun. Als onze handen geen tafel of ander voorwerp vinden waaraan ze zich kunnen vasthouden, zoeken ze elkaar. Hierdoor ontstaan de statische, vaak gesloten houdingen die we soms bij sprekers zien. De houding die je aanneemt geeft de luisteraars een indruk van hoe je zelf in het verhaal staat. Hier volgen enkele voorbeelden van de houdingen die we aannemen tijdens een voordracht.

De armen over elkaar

Gekruiste ledematen duiden in de meeste situaties op geslotenheid. Zo ook het over elkaar slaan van de armen tijdens een toespraak. Luisteraars die automatisch deze houding spiegelen zullen hierdoor ook minder open staan voor het verhaal.

Handen in de zak

Sprekers die hun handen in hun broekzak houden tijdens hun toespraak kunnen hierdoor nonchalant, ongeïnteresseerd, onverschillig, slordig of dominant over komen. Dit betekent niet dat de spreker dat ook is, maar het geeft wel aan hoe deze houding door anderen wordt ervaren. Vrouwen hebben het voordeel dat ze meestal niet in het bezit zijn van wijde broekzakken en komen dus niet zo snel in de verleiding om deze houding aan te nemen. Overigens is dit ook geen houding die veel door vrouwen wordt aangenomen. Een enkele hand in een zak, bijvoorbeeld van het kolbert, is wel acceptabel wanneer de andere hand actief wordt gebruikt voor het maken van ondersteunende gebaren.

De handen op de heupen

Vooral als de spreker daarbij wat naar voren leunt, kan de houding met beide handen op de heupen uitdagend, eigenwijs of zelfs agressief over komen. Het geeft een indruk van: 'ik weet het wel!'. Het publiek zal zich hierdoor eerder in de verdediging opstellen. Het is dan ook lastig om iemand vanuit deze houding te overtuigen of beïnvloeden. Je kunt deze houding wel gebruiken om een bepaald deel uit het verhaal te benadrukken. In dat geval zal deze houding kortdurend moeten worden aangenomen. Evenals bij de handen in de zak, is een enkele hand op de heup wel acceptabel omdat de andere hand vrij is om iets aan te duiden of te accentueren. De asymmetrische houding die dan ontstaat, duidt op ontspanning. Een hand op de heup of in de zak heeft dus een heel ander effect dan beide handen. Het is ook goed om de houdingen tijdens de presentatie af te wisselen.

'Het vijgeblad'.

Veel sprekers, zowel mannen als vrouwen, grijpen hun eigen handen in elkaar en houden die voor zich, op dezelfde manier en plaats als voetballers hun handen houden als bescherming tegen een hard aangeschoten bal. Adam en Eva droegen op die plaats een vijgeblad ter bescherming van hun edele delen. Vandaar deze naam die door verschillende schrijvers over lichaamstaal voor deze houding wordt gebruikt. Om in de religieuze sfeer te blijven, strengelen sommige mensen hun vingers in elkaar, alsof ze in gebed zijn. Sprekers die deze houdingen aannemen, komen erg stijf en gereserveerd over. Deze houdingen nodigen ook weinig uit tot het maken van ondersteunende gebaren.

'Rugdekking'

De handen kunnen elkaar ook op de rug vasthouden. Hierbij kan men ook een erg geremde indruk maken. Dit 'omgekeerde vijgeblad' kan de spreker ook een soort heersersallure verschaffen, zeker als hij daarbij zijn kin omhoog steekt.

De handen langs het lichaam

De handen kunnen natuurlijk ook gewoon langs het lichaam worden gehouden. Veel mensen vrezen dat ze er als een houten klaas uitzien als ze hun handen langs hun lichaam houden, en vermijden daarom liever deze houding. Toch is deze houding in de meeste gevallen te verkiezen boven alle andere. Deze houding nodigt het meest uit tot het maken van ondersteunende handbewegingen en dit maakt de toespraak dynamisch. Het houten-klaas-effect kan ook worden verminderd door de rest van je houding: het hoofd opgericht en de schouders naar achteren.

Wat doen je voeten?

Wat je voeten doen tijdens de toespraak lijkt misschien van minder belang te zijn. Als we ons bewust bezighouden met het controleren van onze houding en bewegingen, worden onze voeten vaak vergeten. Toch kun je aan de stand en de bewegingen van de voeten soms nog meer aflezen dan aan het gezicht of aan de rest van het lichaam. De steun die mensen met hun handen zoeken, om zich stevig te voelen, zouden ze beter met hun voeten kunnen zoeken. Met je voeten bepaal je namelijk (bijna letterlijk) de stevigheid en stabiliteit van je voordracht. Dezelfde mensen die hun handen ineenstrengelen om steun te zoeken, staan soms maar op een enkele voet terwijl van de andere voet alleen de teenspitsen op de grond rusten. Of ze staan met de voeten zo dicht bij elkaar, dat dit ook weinig stabiel is. Het kruisen van de enkels, wat overigens meer door vrouwen wordt gedaan dan door mannen, duidt op onzekerheid en geslotenheid. Het geeft stevigheid als de voeten iets uit elkaar staan en het gewicht gelijk verdeeld is over beide benen. Iemand die zo staat komt ook overtuigend en zeker van zichzelf over. Hoewel veel mensen het gewend zijn om regelmatig hun gewicht van het ene been op het andere plaatsen, om vermoeidheid te voorkomen, hebben mensen met staande beroepen (zoals kappers) de ervaring, dat gelijke gewichtsverdeling over beide voeten op de lange duur de minste vermoeidheid geeft. Door deze houding aan te wennen voorkom je ook het zenuwachtig overkomende heen en weer wippen. Het naast elkaar plaatsen van de voeten biedt ook mogelijkheid om even door je knieïn te gaan of op de tenen te staan. Deze verandering in hoogte tijdens het spreken, beïnvloedt ook de stemmelodie, waardoor het verhaal veel enthousiaster over komt.

Wanneer je iets uitlegt aan de hand van een flip-over of schrijfbord, is het makkelijk om een voet dwars achter de ander te zetten. De achterste voet wijst dan in de richting van het schrijfbord en de voorste voet blijft naar je publiek wijzen. Hierdoor blijf je de aandacht op de toehoorders richten en word je niet verleid om hen je rug toe te draaien.

Gebruik van visuele hulpmiddelen

Bij de voorbereiding van je toespraak is het ook belangrijk om te kijken naar de hulpmiddelen die je zult gebruiken. Het is slim om je boodschap via de verschillende zintuigen van de toehoorders te laten binnenkomen. Probeer tijdens de voordracht zowel iets te laten zien als te laten horen. Beter nog is het als je ook iets kunt laten voelen, hoewel dat niet altijd even praktisch is. Onderzoek heeft uitgewezen dat een boodschap het best blijft hangen als deze via verschillende kanalen binnen komt. Tijdens een voordracht wordt daarom vaak gebruik gemaakt van een flip-over, een overhead-projector, een presentatie-programma of dia's. Als de groep niet te groot is, heeft een flip-over de voorkeur. Allereerst biedt een flip-over een uitstekend geldige reden om de groep staande toe te spreken. Verder biedt het, daarbij horende, vasthouden van een viltstift een nuttige verlenging van de hand. Als je namelijk met je wijsvinger iemand uit het publiek aanwijst, terwijl je in je toespraak terugverwijst naar iets dat deze persoon zojuist gevraagd heeft, kan dit als verwijtend overkomen. Als kind is ons al geleerd dat wijzen naar andere mensen niet zo netjes is, en blijkbaar zit dit ingebakken. In dezelfde situatie wijzen met een viltstift heeft een heel ander, niet negatief effect. Met de viltstift kun je ook op de flip-over iets aanwijzen of onderstrepen.

Andere voordelen van de flip-over

Het gebruik van de flip-over maakt je ook bewegelijk op een goede manier. Je plaats naast de flip-over vormt dan je basis. Van daaruit kun je op je publiek toelopen, bijvoorbeeld om een vraag aan te horen en weer terug te keren. Het effect dat je met deze beweging teweegbrengt is te vergelijken met het inzoemen van een camera. Dit komt heel anders over dan het onrustige effect van een spreker die voortdurend heen en weer loopt (te ijsberen).

Bij het gebruik van een schrijfbord of flip-over is het belangrijk om te kijken waar en hoe je staat ten opzichte van het bord. Je moet voorkomen dat je met je rug naar de toehoorders komt te staan. Zoals eerder genoemd kan je voetpositie hierbij behulpzaam zijn. Als je een voet dwars achter de ander te zet waarbij de achterste voet in de richting van het schrijfbord wijst en de voorste voet naar je publiek is de verleiding om hen de rug toe te draaien klein. Maak ook een goede keuze aan welke kant van het bord je gaat staan. Als je rechtshandig bent, is het goed om ook aan de (voor de kijkers) rechter kant van het bord te gaan staan. Als je dan iets schrijft of aanwijst met je rechter hand, hoef je dit niet voorlangs te doen en blijf je vanzelf met je gezicht richting publiek. Het helpt om af en toe met de hand waar je niet mee wijst een ondersteunend gebaar te maken. De wijzende hand is dan schuin omhoog gericht en de andere hand is open, schuin naar beneden in de richting van het publiek. Je hebt dan een hand die iets aanduidt en een hand die iets uitlegt.

Let op non-verbale feedback!

Behalve aandacht te besteden aan je eigen lichaamstaal tijdens de voordracht, is het belangrijk te letten op de lichaamstaal van je toehoorders. Aan de manier waarop ze zitten, kijken en bewegen, kun je een indruk krijgen van hoe jouw verhaal bij hen over komt. Zit het publiek onderuit of op het puntje van de stoel? Hebben ze een open houding of zitten ze stijf met hun armen over elkaar? Een belangrijke graadmeter is ook of hun houding verandert gedurende jouw presentatie. Zitten ze stil of maken ze rusteloze bewegingen? Waar is hun blik op gericht? Op jou, op de vloer of op de binnenkant van hun oogleden? Bewustzijn van de lichaamstaal van je publiek geeft je de mogelijkheid om je presentatie te sturen. Zo kun je bijvoorbeeld door wisseling in stemvolume of door het maken van een humoristische opmerking over hun houding de induttende mensen er weer bij halen. Wanneer je een actieve deelname van mensen verwacht is het ook belangrijk op de lichaamstaal van de toehoorders te letten omdat dit je de mogelijkheid geeft om de interacties te sturen. Zo kun je bijvoorbeeld zien wie er op het punt staat om te reageren en daar direct op inspelen. Iemand die wat wil zeggen, richt zich wat naar voren en strekt zijn rug. Ook haalt hij diep adem alvorens hij wat zegt. Voordat hij wat heeft uitgebracht kun je op hem reageren. Bijvoorbeeld door hem even te stoppen met een voorwaarts gestrekte hand (met handpalm naar beneden) als je zelf nog wilt uitspreken, of door hem uit te nodigen met geopende handpalm.

tekst: Frank van Marwijk.
© Bodycom Lichaamscommunicatie

Presentatiehulpmiddelen

Presentatiehulpmiddelen:

Flap-over

De flap-over is niet meer weg te denken uit conferentiezalen. Het is een medium dat zich prima leent voor presentaties in een kleine groep (circa 15 mensen). Wanneer je de flap-over gebruikt voor het noteren van enkele termen of eenvoudige tekeningen, is het simpel en doeltreffend.

Voordelen

Door woorden op een flap-over te schrijven, bedrijf je life action. En life action, zo weten ervaren sprekers, houdt de aandacht vast.
Het gebruik van een flap-over is goedkoop. Het is makkelijk in gebruik en geeft de spreker optimale flexibiliteit en spontaniteit.

Nadelen

Een slecht leesbaar handschrift, wreekt zich onmiddellijk.
Tijdens het schrijven sta je met de rug naar het publiek. Bovendien kost het schrijven (kostbare) tijd.

Overheadprojector en beamer

De overheadprojector of de beamer is geschikt als hulpmiddel om onderwerpen te behandelen voor een wat groter publiek (circa 50 mensen). De overheadprojector is inmiddels ingehaald door zijn concurrent: de pc met beamer. Met Powerpoint maakt zelfs de minst geoefende pc-gebruiker in een handomdraai prachtige presentaties.

En daar zit nu juist de valkuil. In de presentaties met beamer gaat de inhoud vaak ten koste van de vorm: de overvloeiende beelden, vallende letters en veelkleurige presentaties vertroebelen het zicht op het werkelijke verhaal.

Voordelen

Met sheets of een visuele presentatie houd je de lijn van het betoog vast.
De presentatie biedt houvast aan het publiek en fungeert voor de spreker als spiekbrief.
Je kunt de sheets of Powerpoint-presentatie als hand-out verstrekken.

Nadelen

Een presentatie met de beamer vraagt enige technische kennis. En techniek is, hoe simpel ook, vaak de zwakke schakel.
De neiging is groot teveel informatie op een sheet te zetten.

Audiovisuele middelen

Audiovisuele middelen ontbreken tegenwoordig zelden bij mondelinge presentaties, maar worden niet altijd op doordachte wijze ingezet. Voor slim gebruik van media moet je je altijd afvragen of zij de kwaliteit van je presentatie daadwerkelijk verhogen, en wat precies de relatie is tussen dat wat je zegt en dat wat je laat zien.

Redenen & valkuilen

Redenen om hulpmiddelen in te zetten	Valkuilen
Visualisering Je wilt voor jezelf en je publiek bepaalde gegevens visualiseren ter ondersteuning, aanvulling of illustratie van je betoog.	Zorg dat de hulpmiddelen deze ondergeschikte functie houden; verhef ze niet tot leidraad van je betoog en gebruik ze nooit als 'spiekbriefje' voor jezelf om de lijn van je verhaal vast te kunnen houden.
Afwisseling Je wilt de aandacht van je publiek vasthouden door zo nu en dan informatie via andere kanalen aan te bieden.	Bedenk altijd goed wat de relatie is tussen dat wat je vertelt en dat wat je toont, en aan het gewenste effect op het publiek
Overzicht Je wilt het publiek een overzicht geven van de inhoud en de structuur van je betoog.	Als je denkt dat het publiek dit nodig heeft om je verhaal te kunnen begrijpen is dat meestal een symptoom van een te complexe structuur.

De keuze van middelen

Wees je bewust van de voor- en nadelen van de verschillende vormen van audiovisuele ondersteuning:

Middel	Nadeel
Flipover, bord Geschikte middelen voor een klein publiek. Kunnen zorgen voor een rustpunt in je presentatie, doordat je zo nu en dan aan het schrijven of tekenen bent. Je hoeft daarnaast niet bang te zijn voor falende techniek.	Een slecht bordschrift en onleesbare flipovers werken onrust in de hand. Zorg ervoor dat je leesbaar schrijft en dat er goede verlichting is. Praat en schrijf niet tegelijk!
Sheets of dia's Sheets en dia's kun je van tevoren maken, zodat je zeker bent dat de gewenste afbeelding te zien is.	Veel sprekers hebben de neiging met de beelden in dialoog te gaan. Ook hier geldt dat een spreker die met zijn rug naar het publiek staat, het contact met het publiek verliest. Met deze media ben je afhankelijk van goed werkende apparatuur.
Computerprojecties (PowerPoint, Harvard Graphics) Computerprojecties hebben alle voordelen van dia's en sheets en kunnen bovendien makkelijk bewerkt worden.	Computerprojecties hebben de neiging de sterrol of zelfs de regie over te nemen. Houd de beelden functioneel en zorg ervoor dat je jezelf niet tot voice-over bij de beelden reduceert. Met deze media ben je afhankelijk van goed werkende apparatuur.
Video Met videomateriaal kun je bewegende beelden laten zien: processen, gedragingen etc.	Het gebruik van videoapparatuur is redelijk riskant en vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. Met deze media ben je afhankelijk van goed werkende apparatuur.
Handouts Handouts kunnen worden gebruikt om informatie te verstrekken die niet direct tijdens de presentatie wordt verteld. Ook kan een handout een samenvatting bevatten van de lezing voor geïnteresseerden.	Als je handouts tijdens je presentatie uitdeelt, is de kans groot dat je naar kruinen staat te kijken in plaats van naar aandachtige gezichten.

Tips

Controleer van tevoren altijd of de apparatuur die je wilt gebruiken aanwezig is, of je er gebruik van mag maken en of je begrijpt hoe het werkt. Zo kom je tijdens de presentatie niet voor onaangename verassingen te staan.
Nummer altijd je sheets; mochten ze vallen dan heb je ze snel weer op volgorde.
Geef je publiek geen overdosis aan sheets. 5 sheets in 15 minuten is meer dan genoeg.
Prop niet teveel informatie op een sheet of slide. Zorg voor een lettergrootte van 24pnt; houd je aan een maximum van zes regels per beeld.
Bij het tonen van resultaten in grafieken wordt relatief veel informatie op hetzelfde moment weergegeven; anticipeer vooraf op de vragen die zo'n grafiek kan oproepen; vereenvoudig de afbeelding zonodig om je gehoor niet te overvoeren met informatie.
Luisteraars/kijkers hebben vaak een voorkeur voor sheets of slides met een rustige en consequente opmaak.
Gebruik animaties uitsluitend als ze functioneel zijn; als dat niet het geval is, leiden ze af of wekken ze ergernis.
Als je op het bord of op een flip-over schrijft geldt: praat óf schrijf. Als je tegelijk praat en schrijft ziet het publiek alleen je rug en ben je moeilijk verstaanbaar.
Als je veel informatie op hand-outs plaatst, loop je het gevaar dat je gedurende het hele verhaal naar kruinen kijkt in plaats van naar aandachtige gezichten. Reik handouts uit als naslagwerk en deel ze bij voorkeur na je presentatie uit. Als je de handout wel nodig hebt tijdens je presentatie, geef het publiek dan de tijd om de handout te lezen. Luisteren en lezen tegelijk is vaak lastig.
Ga ervan uit dat er met technische hulpmiddelen altijd iets mis kan gaan. Je beperkt de kans op kleine en grote rampen door te checken en dubbelchecken of je alles op orde hebt.
Let op de zichtlijn vanuit het publiek naar het hulpmiddel dat je gebruikt. Publiek dat helemaal rechts of links zit, ziet een scherm vaak vanuit een oncomfortabele hoek. Let ook op of de lamp van een overheadprojector niet hinderlijk terugschijnt in de ogen van het publiek, bijvoorbeeld als er alleen maar geprojecteerd kan worden op een whiteboard. Zorg in dat geval voor een los projectiescherm.

PowerPoint

Een basispresentatie maken in PowerPoint 2007

Van toepassing op: Microsoft Office PowerPoint 2007

In dit artikel leert u snel en eenvoudig een basispresentatie te maken in Microsoft Office PowerPoint 2007 en worden extra functies beschreven waarmee uw werk kunt verfraaien en verbeteren.

Stel dat u een PowerPoint-presentatie moet maken voor het einde van de dag en u hebt nog nooit een PowerPoint-presentatie gemaakt of u hebt deze lang geleden gemaakt, maar u weet niet meer hoe.

In dit artikel kunt u vertrouwd raken met PowerPoint. Aan het einde van dit artikel beschikt u over een nieuwe PowerPoint-presentatie en hebt u voldoende basiskennis van en ervaring met Office PowerPoint 2007.

Opmerkingen

Als u al bekend met Office PowerPoint 2003 of eerder en informatie wilt over de nieuwe functies in Office PowerPoint 2007, raadpleegt u het artikel Nieuw in Microsoft Office PowerPoint 2007.
Mogelijk vindt u het handig om dit artikel af te drukken voordat u aan het werk gaat, zodat u niet hoeft te schakelen tussen het artikel op het scherm en het PowerPoint-venster. Druk op CTRL+P als u dit artikel wilt afdrukken.

Vertrouwd raken met de PowerPoint-werkruimte

Voer een van de volgende handelingen uit:

Als Office PowerPoint 2007 al wordt uitgevoerd, slaat u de geopende presentaties op, sluit u deze, sluit u PowerPoint 2007 af en start u het programma opnieuw.

Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar informatie over het opslaan van presentaties.

Als Office PowerPoint 2007 nog niet wordt uitgevoerd, start u het programma nu.

Wanneer u PowerPoint start, wordt het programma geopend in de normale weergave, waarin u dia's maakt en bewerkt.

In het diavenster kunt u afzonderlijke dia's direct bewerken.

Tijdelijke aanduidingen worden aangegeven met gestippelde randen. Hierin kunt u tekst typen of afbeeldingen, diagrammen en andere objecten invoegen.

Op het tabblad Dia's wordt een miniatuurversie van elke dia weergegeven in het diavenster. Wanneer u andere dia's toevoegt, kunt u op een miniatuur klikken op het tabblad Dia's, zodat de dia wordt weergegeven in het diavenster. U kunt ook miniaturen verslepen om de dia's in de presentatie opnieuw te ordenen. Daarnaast kunt u dia's toevoegen of verwijderen op het tabblad Dia's.

In het notitievenster kunt u notities typen over de huidige dia. U kunt de notities uitdelen aan uw publiek of hiernaar verwijzen in de weergave voor presentator wanneer u de presentatie houdt.

Opmerking Standaard wordt in Office PowerPoint 2007 de slabloon Lege presentatie toegepast op nieuwe presentaties. Zie de vorige afbeelding. Lege presentatie is de eenvoudigste en algemeenste sjabloon in Office PowerPoint 2007. Lege presentatie is een goede sjabloon wanneer u voor het eerst met PowerPoint werkt, omdat deze duidelijk is en kan worden aangepast aan een groot aantal presentatietypen. Als u een nieuwe presentatie wilt maken op basis van de sjabloon Lege presentatie klikt u op de Microsoft Office-knop , klikt u op Nieuw en klikt u op Leeg en recent onder Slablonen en dubbelklikt u op Lege presentatie onder Leeg en recent.

Wanneer u de sjabloon Lege presentatie hebt geopend, is slechts een klein deel van het notitievenster zichtbaar. Als u een groter deel van het notitievenster wilt weergeven, zodat u meer ruimte hebt om te typen, voert u de volgende handelingen uit:

Wijs de bovenrand van het notitievenster aan.
Wanneer de aanwijzer verandert in een , sleept u de rand omhoog om meer ruimte te creëren voor de sprekersnotities, zoals wordt weergegeven in de volgende afbeelding.

De formaat van de dia in het diavenster wordt automatisch aangepast aan de beschikbare ruimte.

Boven in het scherm zijn drie handige knoppen beschikbaar:

Ongedaan maken : hiermee wordt de laatste wijziging ongedaan gemaakt. (Als u scherminfo wilt weergeven over de actie die ongedaan wordt gemaakt, plaatst u de aanwijzer op de knop. Als u een menu wilt weergeven met andere recente wijzigingen die ook ongedaan kunnen worden gemaakt, klikt u op de pijl rechts van Ongedaan maken ). U kunt een wijziging ook ongedaan maken door op CTRL+Z te drukken.
Opnieuw of Herhalen : hiermee wordt de laatste wijziging herhaald of opnieuw uitgevoerd, afhankelijk van de uitgevoerde actie. (Als u scherminfo wilt weergeven over de actie die wordt herhaald of opnieuw uitgevoerd, plaatst u de aanwijzer op de knop). U kunt een wijziging ook herhalen of opnieuw uitvoeren door op CTRL+Y te drukken.
Help bij Microsoft Office PowerPoint : hiermee wordt het Help-venster van PowerPoint geopend. U kunt de Help ook openen door op F1 te drukken.

Koppelingen naar meer informatie

De presentatie een naam geven en opslaan

Zoals bij elk softwareprogramma's is het een goed idee om de presentatie direct een naam te geven en op te slaan en de wijzigingen tijdens het werk regelmatig op te slaan:

Klik op de Microsoft Office-knop , wijs Opslaan als aan en voer een van de volgende handelingen uit:

Klik op PowerPoint-presentatie voor een presentatie die alleen kan worden geopend in Office PowerPoint 2007.
Klik op PowerPoint 97-2003-presentatie voor een presentatie die kan worden geopend in Office PowerPoint 2007 of eerdere versies van PowerPoint.

Als u deze optie kiest, kunt u de nieuwe functies in Office PowerPoint 2007 niet gebruiken.

Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als in de lijst Opslaan in de map of een andere locatie waarin u de presentatie wilt opslaan.
Typ in het vak Bestandsnaam een naam voor de presentatie of accepteer de standaardbestandsnaam en klik op Opslaan.

Vanaf nu kunt u op CTRL+S drukken of boven aan het scherm op Opslaan klikken om de presentatie op elk gewenst moment snel op te slaan.

Koppelingen naar meer informatie

Dia's toevoegen, opnieuw ordenen en verwijderen

De dia die automatisch in de presentatie wordt weergegeven, bevat twee tijdelijke aanduidingen: voor de titel en de ondertitel. De rangschikking van tijdelijke aanduidingen in een dia wordt een indeling genoemd. Office PowerPoint 2007 bevat ook andere typen tijdelijke aanduidingen, zoals voor afbeeldingen en SmartArt-afbeeldingen.

Wanneer u een dia toevoegt aan de presentatie kunt u als volgt tegelijk een indeling kiezen voor de nieuwe dia:

Klik op het tabblad Dia's net onder de dia die al wordt weergegeven.
Klik op het tabblad Start in de groep Dia's op de pijl naast Nieuwe dia.

Er wordt een galerie weergegeven met miniaturen van de verschillende beschikbare dia-indelingen.

De naam geeft de inhoud aan waarvoor elke indeling is gemaakt.

Tijdelijke aanduidingen waarin gekleurde pictogrammen worden weergegeven, kunnen tekst bevatten, maar u kunt ook op de pictogrammen klikken om automatisch objecten, inclusief SmartArt-afbeeldingen en illustraties, in te voegen.

Klik op de gewenste indeling voor de nieuwe dia.

De nieuwe dia wordt nu weergegeven op het tabblad Dia's, waarop deze is gemarkeerd als de huidige dia, en in het diavenster. Herhaal deze procedure voor elke nieuwe dia die u wilt toevoegen.

Tip Als de nieuwe dia dezelfde indeling moet hebben als de vorige dia, kunt u op Nieuwe dia klikken in plaats van op de pijl ernaast.

Aangeven hoeveel dia's u nodig hebt

Als u het aantal dia's wilt berekenen dat u nodig hebt, maakt u een overzicht van het materiaal dat u wilt gebruiken en verdeelt u het materaal in afzonderlijke dia's. U hebt minimaal nodig:

Een hoofdtiteldia
Een inleidende dia met belangrijke punten of gebieden in de presentatie
Eén dia voor elk punt of gebied dat wordt weergegeven op de inleidende dia
Een samenvattingsdia waarop de lijst met belangrijke punten of gebieden in de presentatie worden herhaald

Als u drie belangrijke punten of gebieden wilt presenteren, kunt u aan de hand van deze basisstructuur uitgaan van minimaal zes dia's: een titeldia, een inleidende dia, één dia voor elk van de drie belangrijke punten of gebieden en een samenvattingsdia.

Als u veel materiaal moet presenteren in een van de belangrijke punten of gebrieden, wilt u de dia's mogelijk onderverdelen in subgroepen voor het materiaal aan de hand van dezelfde basisstructuur.

Tip Bepaal hoe lang elke dia moet worden weergegeven op het scherm tijdens de presentatie. Gemiddeld wordt een dia twee tot vijf minuten weergegeven.

Een nieuwe indeling toepassen op een dia

U kunt de indeling van een bestaande dia als volgt wijzigen:

Klik op het tabblad Dia's en klik op de dia waarop u een nieuwe indeling wilt toepassen.
Klik op het tabblad Start in de groep Dia's op Indeling en klik vervolgens op de gewenste nieuwe indeling.

Opmerking Als u een indeling toepast met onvoldoende juiste tijdelijke aanduidingen voor de bestaande inhoud van de dia, worden er automatisch extra tijdelijke aanduidingen gemaakt voor deze inhoud.

Een dia kopiëren

Als u twee dia's met vergelijkbare inhoud en een vergelijkbare indeling wilt maken, kunt u tijd besparen door een dia te maken met alle opmaak en inhoud die voor beide dia's worden gebruikt en vervolgens een kopie te maken van deze dia voordat u de dia's voltooit.

Klik op het tabblad Dia's met de rechtermuisknop op de dia die u wilt kopiëren en klik op Kopiëren in het snelmenu.
Klik op het tabblad Dia's met de rechtermuisknop op de positie waarop u de nieuwe kopie van de dia wilt toevoegen en klik vervolgens op Plakken in het snelmenu.

U kunt ook een kopie van de dia vanuit een presentatie invoegen in een andere presentatie.

De diavolgorde opnieuw schikken

Klik op het tabblad Dia's op de dia die u wilt verplaatsen en sleep deze naar de gewenste locatie.

Als u meerdere dia's wilt selecteren, klikt u op een dia die u wilt verplaatsen en houdt u CTRL ingedrukt terwijl u op alle andere dia's klikt die u wilt verplaatsen.

Een dia verwijderen

Klik op het tabblad Dia's met de rechtermuisknop op de dia die u wilt verwijderen en klik vervolgens op Dia verwijderen in het snelmenu.

Koppelingen naar meer informatie

Tekst toevoegen en opmaken

De meest voorkomende inhoud voor dia's in een PowerPoint-presentatie is tekst: in titels, koppen en lijsten met opsommingstekens.

Als u tekst aan een dia wilt toevoegen, klikt u op de tijdelijke aanduiding waaraan u de tekst wilt toevoegen en typt of plakt u de tekst die u wilt toevoegen.

Lijsten met opsommingstekens opmaken

Via een aantal tijdelijke aanduidingen wordt de tekst automatisch opgemaakt als lijst met opsommingstekens, terwijl dit bij andere tijdelijke aanduidingen niet het geval is. Voer op het tabblad Start in de groep Alinea een van de volgende handelingen uit:

Als u wilt schakelen tussen een lijst met opsommingstekens en tekst zonder opsommingstekens, selecteert u de tekst en klikt u op Opsommingstekens .
Als u de stijl van de opsommingstekens in een lijst met opsommingstekens wilt wijzigen, klikt u op de pijl naast Opsommingstekens en klikt u op het gewenste opsommingsteken.

U kunt deze wijzigingen ook aanbrengen via de miniwerkbalk. Dit is een handige, halfdoorzichtige miniatuurwerkbalk die beschikbaar wordt wanneer u tekst selecteert. Als u de miniwerkbalk duidelijk wilt zien, plaatst u de aanwijzer hierop. Als u de miniwerkbalk wilt gebruiken, klikt u op een van de beschikbare opdrachten.

Tip U kunt de miniwerkbalk ook weergeven door met de rechtermuisknop op niet-geselecteerde tekst te klikken.

De weergave van tekst wijzigen

U kunt de weergave van tekst op een dia op diverse manieren wijzigen, van de basisknoppen op het tabblad Start voor de opmaak van kenmerken voor lettertype, stijl, formaat, kleur en alinea tot geavanceerdere opties, zoals animatie of de conversie naar SmartArt-afbeeldingen.

Sprekersnotities toevoegen

Door te veel tekst wordt een dia onoverzichtelijk voor het publiek. Hoe kunt u echter bepaalde informatie die u nodig hebt, bijhouden als deze niet op het scherm wordt weergegeven voor uw publiek?

U kunt dit probleem oplossen via sprekersnotities. U kunt deze voor elke dia typen in het notitievenster. Via sprekersnotities kunt u ervoor zorgen dat uw presentatie op het scherm geen overbodige inhoud bevat en dat u alle informatie die u nodig hebt tijdens de presentatie kunt bijhouden.

Tip U kunt uitzonderlijk gedetailleerde tekst eenvoudig op elk gewenst moment knippen in het diavenster en deze tekst direct plakken in het notitievenster ter referentie.

U kunt de sprekersnotities afdrukken en vervolgens gebruiken tijdens de presentatie. Als u de Office PowerPoint 2007-presentatie uitvoert via een scherm (bijvoorbeeld op een podium) en het publiek de presentatie bekijkt via een ander scherm, kunt u ook de weergave voor presentator gebruiken om de notities alleen weer te geven op uw scherm tijdens de presentatie.

Koppelingen naar meer informatie

Uw presentatie verfraaien

Tot nu toe hebt u zich gericht op de indeling en basisinhoud van uw dia's. Hierna gaat u het algehele uiterlijk van uw presentatie aanpassen. Welke visuele stijl wilt u toepassen? Met welk uiterlijk is de presentatie duidelijk en aantrekkelijk voor het publiek?

Office PowerPoint 2007 bevat diverse ontwerpthema's waarmee u het uiterlijk van de presentatie eenvoudig kunt wijzigen. Een thema is een set ontwerpelementen waarmee u een specifiek, eenduidig uiterlijk kunt geven aan alle Office-documenten via bepaalde combinaties van kleuren, lettertypen en effecten.

In Office PowerPoint 2007 wordt het Office-thema automatisch toegepast op presentaties die worden gemaakt met de sjabloon Lege presentatie. U kunt het uiterlijk van de presentatie echter eenvoudig op elk gewenst moment wijzigen door een ander thema toe te passen.

Een ander thema toepassen op de presentatie

Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Thema's op het documentthema dat u wilt toepassen.

Opmerkingen

Plaats de aanwijzer op de miniatuur van een thema als u een voorbeeld van de huidige dia wilt bekijken waarop een bepaald thema is toegepast.
Klik op de pijlen naast de rij miniaturen als u miniaturen van extra thema's wilt weergeven.

In Office PowerPoint 2007 worden thema's toegepast op de hele presentatie, tenzij u iets anders opgeeft. Als u alleen het uiterlijk van de geselecteerde dia's wilt wijzigen, houdt u op het tabblad Dia's CTRL ingedrukt en klikt u op elke dia die u wilt wijzigen. Wanneer u alle dia's hebt geselecteerd, klikt u met de rechtermuisknop op het thema dat u op de dia's wilt toepassen en klikt u op Toepassen op geselecteerde dia's in het snelmenu.
Als u later een ander thema wilt toepassen, klikt u op het desbetreffende thema om dit toe te passen.

Koppelingen naar meer informatie

Illustraties, SmartArt-afbeeldingen en andere objecten toevoegen

U wilt een effectieve visuele presentatie maken. Vaak is een reeks dia's met alleen lijsten met opsommingstekens niet de meest dynamische keuze. Het publiek kan worden afgeleid als er te weinig visuele variatie is. Bovendien wordt bepaalde informatie niet duidelijk weergegeven in een alinea of lijst met opsommingstekens.

In Office PowerPoint 2007 kunt u ook allerlei audiovisuele inhoud toevoegen, waaronder tabellen, SmartArt-afbeeldingen, illustraties, vormen, diagrammen, muziek, films, geluiden en animaties. Daarnaast kunt u hyperlinks toevoegen , zodat u flexibeler kunt navigeren in de presentatie en naar locaties hierbuiten . U kunt ook fraaie overgangen tussen dia's toevoegen.

In deze sectie wordt een aantal van de basisobjecten en -effecten beschreven die u kunt toevoegen aan de dia's.

Illustraties toevoegen

Klik op de tijdelijke aanduiding waaraan u illustraties wilt toevoegen.

Als u geen tijdelijke aanduiding selecteert of als u een tijdelijke aanduiding selecteert waarin geen afbeelding kan worden opgenomen, wordt de illustratie ingevoegd in het midden van de dia.

Klik op het tabblad Invoegen in de groep Illustraties op Illustraties.

Het taakvenster Illustraties wordt geopend.

Zoek in het taakkvenster Illustraties naar de gewenste illustratie en klik hierop.

U kunt de illustratie nu verplaatsen, het formaat wijzigen, de illustratie draaien, tekst toevoegen en andere wijzigingen aanbrengen.

Tip Als u naar extra de illustraties wilt zoeken op de website Microsoft Office Online, klikt u op de koppeling Illustraties op Office Online onder aan get taakvenster Illustraties.

Diatekst converteren naar een SmartArt-afbeelding

Een SmartArt-afbeelding is een visuele weergave van de informatie die u volledig kunt aanpassen. Als u de tekst converteert naar een SmartArt-afbeelding kunt u bestaande dia's snel converteren naar professionele illustraties. U kunt bijvoorbeeld met één klik een agendadia converteren naar een SmartArtt-afbeelding.

U kiezen uit een groot aantal ingebouwde indelingen, zodat u uw boodschap of ideeën effectief kunt overbrengen.

U kunt als volgt bestaande tekst converteren naar een SmartArt-afbeelding:

Klik op de tijdelijke aanduiding met de tekst die u wilt converteren.
Klik op het tabblad Start in de groep Alinea op Converteren naar SmartArt-afbeelding .
Als u in de galerie wilt bekijken hoe een SmartArt-afbeelding eruitziet met uw tekst, plaatst u de aanwijzer op de miniatuur voor de SmartArt-afbeelding. De galerie bevat indelingen voor SmartArt-afbeeldingen die het beste werken met lijsten met opsommingstekens. Klik op Meer SmartArt-afbeeldingen als u de hele set indelingen wilt bekijken.

Wanneer u de gewenste SmartArt-afbeelding hebt gevonden, klikt u hierop om deze toe te passen op de tekst.

U kunt de SmartArt-afbeelding nu verplaatsen, draaien, het formaat wijzigen, tekst toevoegen, een andere snelle stijl hierop toepassen en andere wijzigingen aanbrengen.

Hoewel het zeer eenvoudig is om een SmartArt-afbeelding te maken voor bestaande tekst, kunt u ook omgekeerd te werk gaan, door eerst de gewenste SmartArt-afbeelding in te voegen en vervolgens hieraan tekst toe te voegen:

Klik op de tijdelijke aanduiding waaraan u een SmartArt-afbeelding wilt toevoegen.

Als u geen tijdelijke aanduiding selecteert of als u een tijdelijke aanduiding selecteert waarin geen afbeelding kan worden opgenomen, wordt de SmartArt-afbeelding ingevoegd in het midden van de dia.

Klik op het tabblad Invoegen in de groep Illustraties op SmartArt.
Klik in het dialoogvenster SmartArt-afbeelding kiezen in het linkervenster op het gewenste type SmartArt-afbeelding.
Zoek in het middelste venster naar de gewenste indeling, klik hierop en klik op OK.

Tip Klik op een indeling als u hiervan een voorbeeld wilt bekijken. Het voorbeeld wordt weergegeven in het rechtervenster.

Een diaovergang toevoegen

Diaovergangen zijn animatie-effecten die optreden wanneer u naar de volgende dia gaat. Office PowerPoint 2007 bevat een groot aantal typen diaovergangen, waaronder standaardvervagingen, overvloeiers, scherpe overgangen en wiseffecten en meer opvallende overgangen, zoals wielen en schaakborden.

Klik op het tabblad Animaties in de groep Overgang naar deze dia op de gewenste overgang.

Opmerkingen

Als u wilt bekijken hoe de huidige dia eruitziet wanneer u een bepaalde overgang hebt toegepast, plaatst u de aanwijzer op de miniatuur voor de overgang.
Klik op de pijlen naast de rij miniaturen als u miniaturen van extra overgangen wilt bekijken.

Als u later een andere overgang wilt gebruiken, klikt u op de desbetreffende overgang om deze toe te passen.

U kunt andere opties kiezen in de groep Overgang naar deze dia om de overgangssnelheid te bepalen, een geluid toe te voegen en dezelfde overgang toe te passen op alle dia's in de presentatie.

Koppelingen naar meer informatie

Hyperlinks toevoegen

Via hyperlinks kunt u naar een andere dia, netwerk- of internetlocatie of naar een ander bestand of programma gaan.

Selecteer de tekst waarop u wilt klikken om de hyperlink te activeren.

U kunt ook een object (bijvoorbeeld een illustratie of een SmartArt-afbeelding) selecteren.

Klik op het tabblad Invoegen in de groep Koppelingen op Hyperlink.
Klik in het dialoogvenster Hyperlink invoegen op de gewenste knop in het vak Mijn locaties voor het doel van de koppeling (dat wil zeggen de locatie waarnaar de koppeling verwijst).

Als u naar een andere dia in de presentatie wilt gaan, klikt u bijvoorbeeld op Plaats in dit document.

Zoek naar de doellocatie en klik hierop, breng de gewenste wijzigingen aan in de vakken Weer te geven tekst en Adres en klik op OK.

Koppelingen naar meer informatie

De spelling controleren en de presentatie bekijken

Wanneer alle dia's er optimaal uitzien, moet u nog twee stappen uitvoeren om de presentatie te voltooien.

De spelling in de presentatie controleren

Hoewel de spellingcontrole automatisch wordt ingeschakeld in Office PowerPoint 2007, is het een goed idee om de spelling nogmaals te controleren wanneer u de presentatie hebt voltooid:

Druk op CTRL+HOME om naar het begin van de presentatie te gaan.
Klik op het tabblad Revisie in de groep Controle op Spelling.

Als via Office PowerPoint 2007 spelfouten worden gevonden, wordt er een dialoogvenster weergegeven en wordt het eerste fout gespelde woord dat door de spellingcontrole is gevonden, geselecteerd. U kunt aangeven hoe u elke gevonden fout wilt oplossen. Wanneer u een fout gespeld woord hebt opgelost, wordt het volgende woord geselecteerd, enzovoort.

Uw presentatie weergeven als diavoorstelling

Voer de volgende handellingen uit als u de presentatie op het computerscherm precies zo wilt weergeven als tijdens de presentatie voor het publiek:

Voer een van de volgende handellingen uit op het tabblad Diavoorstelling in de groep Diavoorstelling starten:

Klik op Vanaf begin als u wilt beginnen met de eerste dia in de presentatie.
Als u wilt beginnen met de dia die momenteel wordt weergegeven in het diavenster, klikt u op Vanaf huidige dia.

De presentatie wordt geopend in de diavoorstellingsweergave.

Klik als u wilt doorgaan naar de volgende dia.

Tip Druk op ESC om op elk gewenst moment terug te gaan naar de normale weergave.

U kunt de presentatie tijdens het maken natuurlijk op elk gewenst moment bekijken.

Koppelingen naar meer informatie

Informatie over de voorbereiding van de presentatie

Nu de presentatie is voltooid, is de volgende stap afhankelijk van de persoon die de presentatie houdt, de locatie en de gebruikte apparatuur:

Wordt de presentatie uitgevoerd op de computer waarop deze is gemaakt, op een andere computer of via een cd of netwerklocatie?
Wordt de presentatie door uzelf of iemand anders gegeven als deze live is of wordt de presentatie automatisch uitgevoerd?

Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen, moet u de volgende procedures mogelijk in de opgegeven volgorde, in een andere volgorde of (in een aantal gevallen) helemaal niet uitvoeren:

Oefening en timing Het is belangrijk dat de persoon die de presentatie houdt voldoende tijd heeft, zodat de presentatie in de planning past (inclusief tijd voor eventuele vragen aan het einde) en de persoon kan oefenen met de presentatie. Het is een goed idee om te oefenen met de presentatie in de ruimte waarin deze wordt gehouden, de apparatuur die wordt gebruikt, het liefst voor minimaal een of twee personen. Op deze manier kan de presentator vertrouwd raken met de faciliteiten en een live publiek. Feedback van het publiek kan nuttig zijn om elementen aan te geven die u wilt aanpassen voordat u de werkelijke presentatie houdt.
Hand-outs en sprekersnotities afdrukken U kunt de presentatie afdrukken als sprekersnotities of hand-outs:

Bij sprekersnotities wordt één dia boven aan elke afgedrukte pagina weergegeven, samen met de inhoud van het notitievenster voor deze dia onder aan de pagina. Deze kunnen door de spreker worden gebruikt als script of overzicht tijdens de presentatie. Deze kunnen worden uitgedeeld aan het publiek, zodat iedereen over volledige informatie over de presentatie beschikt.
Op hand-outs worden één, twee, drie, vier, zes of negen dia's per afgedrukte pagina weergegeven. Deze zijn bedoeld voor gevallen waarin de inhoud van het notitievenster niet aan het publiek moet worden uitgedeeld. (De hand-out met drie dia's per pagina bevat ruimte waarin het publiek notities kan maken.)

Inpakken voor cd- of webdistributie Wanneer u de voltooide PowerPoint-presentatie met de functie Inpakken voor cd kopieert naar een cd, een netwerklocatie of de vaste schijf van de computer, worden de Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007 en alle bestanden die zijn gekoppeld aan de presentatie (zoals films of geluiden) ook gekopieerd. Op deze manier worden alle elementen van de presentatie opgenomen en kunnen personen die Office PowerPoint 2007 niet op de computer hebben geïnstalleerd, de presentatie toch bekijken.

Open bestand Basispresentatie in PowerPoint in pdf

Omgangsvormen

Taal van kleding

De taal van kleding

De kleren maken de man (of vrouw). Wat mensen aantrekken zegt iets over hun persoonlijkheid. Wat is hun dagelijkse garderobe? Wat trekken ze aan bij een gelegenheid? Hebben ze een eigen kleedstijl of fluctueren ze met de mode? Gaan ze casual of overdressed door het leven?

Wat iemand aan heeft geeft een indruk van de omgeving waar hij of zij in leeft of werkt. Bij veel bedrijven dragen alle mannen een pak en veel vrouwen een rok of jurk. Deze kleding hoort bij de bedrijfscultuur. Anderzijds zijn er ook beroepen waar de kleding niet zo netjes "hoort" te zijn. Werkers in de sociale sector waren in de jaren 70 bekend om de spijkerbroek, de trui en vooral de geitenwollen sokken. De laatste jaren is deze associatie er minder maar toch zou er daar vreemd worden opgekeken wanneer er ineens een collega in pak met stropdas verschijnt.

De thuiskleding hoeft niet dezelfde te zijn als de werkkleding. Er zijn mannen die zich altijd direct verlossen van de stropdas als ze thuis komen. Ze doen dan iets "makkelijks" aan. Deze kleding mag hen dan "lekker zitten", maar het heeft ook te maken met hoe ze door anderen gezien willen worden. Over hoe "goed gekleed" er uit ziet kun je discussieren. Welke kleding er gedragen wordt heeft veel te maken met cultuur, omgeving en levenssituatie. Toch bestaan er in onze maatschappij ideeën over wat hoort. Het is nuttig om daar kennis van te hebben.

Zo geeft kleding bijvoorbeeld status. De man met de stropdas wordt in de maatschappij hoger gewaardeerd en heeft, vermoedelijk, een betere baan met een hoger salaris. Een verkoper in pak wordt als serieuzer aangezien dan dezelfde man in trui. Uniformen geven herkenbaarheid, status en macht. Dit geldt niet alleen voor uniformen van politie en conducteur. Ook een verpleegkundige ontleent status aan haar witte jurk. Zo krijgt zij door haar verschijning van de patiënten de bevoegdheid om hen aan te raken.

Wat is representatief?

Veel mensen vragen zich soms af wat ze moeten aantrekken tijdens een speciale gelegenheid, bijvoorbeeld bij een sollicitatiegesprek. Worden ze daar in een pak met stropdas, nette jurk of mantelpakje verwacht, ook al hebben ze dat anders nooit aan? Of zal de ander het meer waarderen als ze zichzelf zijn en aantrekken wat ze elke dag dragen? Als je gaat solliciteren, wordt het over het algemeen wel gewaardeerd dat je aandacht aan je uiterlijk besteedt. Hiermee geef je te kennen dat je moeite doet om goed over te komen en dat de baan waar je op solliciteert belangrijk voor je is. Het is echter niet altijd nodig - of zelfs gewenst - daar je "zondagse tenue" voor uit de kast te halen. Meer wordt er tegenwoordig gekeken of een kandidaat in een team past. Iemand die "poepie chic" ten tonele verschijnt, kan wel stijver overkomen dan hij werkelijk is. Afstemming is hier een magisch woord.

Voel je prettig

Zorg dus dat je aandacht aan je uiterlijk besteedt, maar probeer je wel te kleden in de stijl die bij je toekomstige werkgever en team past. Belangrijk is ook dat je je zelf prettig voelt in de kleding die je aantrekt. Hierdoor kom je zelfverzekerder over. De gekozen kleding kan dus variëren van een kostuum tot een (nette) spijkerbroek, afhankelijk van je persoonlijkheid en van de baan die je kiest. Let bij je keuze van kleding in ieder geval ook op je schoenen. De keuze van de schoenen is een detail dat wel eens te weinig aandacht krijgt, maar waar je wel op beoordeeld kunt worden. Laat je schoenen passen bij het soort kleding dat je aantrekt en zorg ook dat ze er verzorgd uitzien.

Let op details

Smaken kunnen natuurlijk verschillen in kledingkeuze. Wel is het belangrijk om erop te letten dat je kleding altijd schoon en heel is. Dit laatste lijkt vanzelfsprekend. Toch zijn vele meisjes afgeknapt bij het zien van de kapotte sokken of het kapotte ondergoed van hun nieuwe geliefde. Niet iedereen let evengoed op details, maar juist deze zijn van essentieel belang bij het maken van een goede indruk.

Kleding en cultuur

Er zijn op wereldniveau veel cultuurverschillen met betrekking tot kleden In warmere landen is het bijvoorbeeld gewoonte eerder meer kleding te dragen. De westerlingen die op vakantie gaat naar die landen lopen er vaak "bloot" bij. Zo is de korte broek geen algemeen cultuurgoed. In Europa hebben de mensen al snel de jas uit als het al een beetje warm wordt. Ook religie draagt bij aan andere kleedgewoonten. De cultuurverschillen geven soms onbegrip bij mensen die de cultuurgewoonten niet kennen.

Lichamelijke verzorging en make up

Ook door onze lichamelijke verzorging en hygiëne geven we aan hoe we door anderen gezien willen worden. De hoeveelheid make up, de kleuren daarvan en het tijdstip dat het gedragen wordt; het zijn allemaal signalen. Sommige vrouwen dragen alleen make up bij een "gelegenheid", andere vrouwen hebben zijn altijd opgemaakt. Ze zouden zich bloot voelen zonder make up.

Voor het contact maken met anderen is het belangrijk dat je aandacht besteed aan je uiterlijk. Let op welke kleding en make up de ander gebruikt. Om goed bij de ander over te komen kun je proberen af te stemmen op de ander.

Wat hoort er eigenlijk?

Kleding en uiterlijke verzorging zijn afhankelijk van de situatie, context en smaak. Toch bestaan er wel bepaalde regeltjes. Soms zijn dit ongeschreven regels maar zeker voor speciale gelegenheden is er wel een en ander op papier (of beeldscherm) gezet. De etiquette beschrijft bijvoorbeeld wat je het beste kunt aantrekken bij een begrafenis of tijdens een chic feest.

Groeten

Groeten bij komen en gaan

Begroetingsrituelen

Als we ons in een gezelschap mengen is het de gewoonte dat we de anderen groeten, waarbij een simpel "hallo" meestal niet afdoende is. Tijdens een verjaardagsfeest bijvoorbeeld, gaan we de ronde langs, feliciteren de ander met de jarige en geven hem of haar een hand, eventueel gepaard gaand met twee of drie kussen op de wangen. Het zal maar zelden voorkomen dat we ons bij een gelegenheid onder het gezelschap mengen zonder begroetingsritueel. In de etiquette staat enigzins beschreven wat daarbij "hoort" en wat "niet hoort".

Ongeschreven regels

Toch haalt de beschrijving van de etiquette het nog lang niet bij de vele ongeschreven regels die daarover bestaan in de lichaamstaal. Zo beschrijft de etiquette misschien wel in welke situatie er gekust dan wel handengeschud dient te worden, maar niet hoe lang een kus mag duren en waar men elkaar mag aanraken tijdens het kussen. De etiquette beschrijft ook niet precies hoe een handdruk er uit ziet. Hoe lang mag je de hand vasthouden en hoe hard mag je knijpen? Waar pak je de hand vast, bij de duim of bij de vingertoppen?

Voor de kenner van de lichaamstaalregels - en hoewel daarvan onbewust, is iedereen dat - zijn deze regels wel duidelijk. We doen immers gewoon wat ons als kind is geleerd en we herkennen feilloos wanneer iemand anders afwijkt van wat gewoon is. Elk subtiel verschil merken we op. Als we dit ons bewust worden kunnen we gebruik maken van deze kennis. We kunnen de ander en onszelf dan beter leren kennen.

Hoe geef je een hand?

Allan Peace heeft in zijn boek Lijfspraak wel tien bladzijden gevuld met de verschillende manieren om een hand te geven en de mogelijke betekenissen daarvan. Aan de manier waarop iemand een hand geeft kun je bijvoorbeeld merken of hij gespannen is of dat hij wil domineren. Dominantie wordt overgedragen door de hand zo te draaien dat deze boven ligt, dus met de palm naar beneden. Ook het geven van een hand met een ongebogen, stijve arm wordt vaak gebruikt door dominante personen, bedoeld om de ander van zich af te houden, buiten hun intieme zone. Een stijf uitgestoken arm met een duidelijk naar beneden gerichte handpalm dwingt de ontvanger dus in een onderworpen houding.

Duwen en trekken

Behalve het van je af duwen van de hand, kun je hem ook naar je toe trekken. Ook door de ander binnen te trekken in je intieme zone kun je machtsverschil laten blijken. Het kan ook zijn dat de ander je na aan het hart ligt en dat je hem het liefst dicht bij je wilt houden. In dat geval gaat de handdruk gepaart met andere lichaamssignalen die dit bevestigen zoals een vriendelijke blik of een klopje op de schouder.

Sommige mensen pakken in plaats van de hele hand slechts de vingertoppen van de ander. De ontvanger kan de hand van de gever dan niet beetgrijpen. Dit geeft de handgever controle over de handdruk. Ook hier drukt de handgever de ander meestal van zich af. Al lijkt zijn houding hier positief en enthousiast, het ontbreekt hem hier in feite aan zelfvertrouwen.

Groeten met twee handen

Het met twee handen omsluiten van de hand van de ander noemt Peace de gehandschoende handdruk. Deze wordt wel eens gegeven door goede vrienden onder elkaar. Ook politici gebruiken deze manier van handschudden. De gever van de hand tracht op de ander de indruk van betrouwbaarheid te maken. Toch kan deze manier juist averechts werken, zeker toegepast bij iemand die hij voor het eerst ontmoet. Deze kan wel eens met achterdocht reageren en denken dat de bedoelingen van de handgever minder goed zijn dan hij wil doen overkomen. De tweede hand kan ook de pols, de bovenarm of de schouder van de ander omsluiten. Hiermee wordt nog meer gevoel in de handdruk gelegd, maar ook de onderlinge machtspositie wordt ermee vastgesteld. De initiatiefnemer dringt binnen in de intieme zone van de ander. Dit kan hij alleen doen wanneer hij een vriendschappelijke band heeft of een hogere positie. Een chef zou zijn werknemer zo kunnen feliciteren met zijn verjaardag, maar andersom kan dat niet zomaar. Wanneer twee vrienden elkaar bij de schouder beetpakken is er wel sprake van gelijkheid en is het een indicatie van hun vriendschapsband.

Slap of krachtig

Een slap handje wordt door bijna iedereen als erg onprettig ervaren. Zeker wanneer die hand ook nog koud en klam is, omdat hij dan net als een dode vis aanvoelt. Er wordt soms van uitgegaan dat iemand die een slap handje geeft dan ook wel een slap karakter zal hebben. Het is in ieder geval niet aan te raden om zo'n hand te geven bij je sollicitatiegesprek. Een andere handdruk die de sollicitant beter niet kan geven is de verbrijzelende handdruk. Zelf heb ik die ook met regelmaat van mannen, maar tegenwoordig ook steeds meer vrouwen, mogen ontvangen. De handgever knijpt daarbij zo hard, dat je je hand daarna even moet uitschudden om de pijn te laten zakken. Zeker de ringdragers onder ons zijn niet altijd gecharmeerd wanneer ze een handdruk van dit type ontvangen. De handdruk is een teken van welkom. Het is daarom ook belangrijk om te zien wie als eerste zijn hand uitsteekt.

Hoe doe jij het zelf?

Heb je er enig idee van hoe de handdruk die jij zelf geeft overkomt? Gek genoeg zijn veel mensen zich niet bewust van de manier waarop zij een hand geven. De knijper heeft er geen besef van dat hij iemand anders hand bijna verbrijzelt en zelfs degene die een slap handje aanbiedt voelt dat niet zelf. Het is daarom verstandig om eens aan je vrienden te vragen hoe ze jouw manier van handen geven ervaren. Als je weet hoe je het doet, kun je er misschien wat aan veranderen.

De sympathieke handdruk

Zoals met veel lichaamstaal is ook het handen geven aan cultuur gebonden. In het Midden Oosten geven mannen die elkaar kennen een hand bij elke ontmoeting. Zelfs op straat begint het gesprek met een handdruk. Vrouwen mogen mannen vaak geen hand geven. In het Westen hebben we andere gewoontes. Het is voor ons wel normaal dat we een hand geven tijdens een bepaalde gelegenheid of bij een eerste ontmoeting, maar niet elke keer. De etiquette beschrijft hoe een hand moet worden gegeven en wanneer. De volgende passage over groeten op straat heb ik geciteerd uit: Etiquette; Universiteit voor zelfstudie. Dit is een zeer oud boekje dat ik in de kast vond en dat helaas niet is gedateerd. De tekst vind ik echter aardig en hier ook zeker passend. (De passage over het afnemen van de hoed wil ik hier toch maar overslaan)

Wanneer geeft men op straat bij een toevallige ontmoeting een hand, en wanneer niet?

Er zijn landen - België en Frankrijk bijvoorbeeld - waar men altijd handen schudt, al ontmoet men elkaar drie maal per dag. In Amerika daarentegen geeft men elkaar maar hoogst zelden een hand, de heren wisselen onder elkaar een handdruk, maar maken alleen een buiging voor de dames. Nederland houdt ongeveer het midden. Wanneer men elkaar maar zelden ontmoet, zal men elkaar de hand toesteken. Ontmoeten een dame en een heer elkaar op straat. dan is het aan haar om de hand uit te steken. Ontmoeten meerdere mensen elkaar en worden er handen geschud, vermijd dan het kruisen van de handen. Eerst geven de dames elkaar een hand, daarna de heren.

Let erop dat u een sympathieke handdruk geeft, en niet een vervelend slap handje of een zó krachtige druk, dat de ander zijn pijnlijke vingers moet wrijven. Kinderen mogen "zwengelen", volwassenen niet. Houd een hand ook niet extra lang vast, dat is vervelend. Maar kijk de ander als u hem de hand reikt wel even aan. Tenslotte: nonchalance bij een begroeting of afscheid, zo'n onverschillige handdruk die er nauwelijks af kan, doet onplezierig aan.

Een kus als groet

In onze cultuur is het niet gebruikelijk dat mannen elkaar kussen, tenzij ze een hechte familierelatie hebben. Zij mogen wel vrouwen kussen. Vrouwen mogen zowel elkaar, als mannen kussen. Er zijn verschillende manieren van kussen die "passend" zijn binnen de verschillende relaties, subcultuur en context. Laten we voor het gemak ons verjaardagspartijtje maar weer eens bezien. Vrouwen en mannen die elkaar kennen, kunnen elkaar tijdens de begroeting op de wangen kussen (mannen onderling dus uitgezonderd). De kussen moeten daarbij wel oppervlakkig zijn. Dit wordt bepaald door de duur van de kus, de druk en het gepaard gaande lichaamscontact. De kussen moeten dus kort zijn en bij het kussen mogen de wangen slechts licht beroerd worden. Er is overigens maar een fractie van een seconde tijdsverschil tussen een oppervlakkige en een intiemere kus. Tijdens het kussen mogen de handen de armen en de schouders worden aangeraakt, maar je mag niet tegen de ander aan staan. Je buigt je dus naar voren om het lichaam van de ander niet te raken.

Waar zullen we beginnen?

Voordat we kussen kijken we de ander aan. Met de richtig waarin we daarna onze ogen draaien, geven we aan aan welke kant we beginnen met kussen. Dit is een heel subtiel oogteken dat we niet bewust waarnemen. Hier gaat het nog wel eens fout. Als we ons in de kant hebben vergist komen we terecht in een soort dans, heen en weer, waarin we nog moeten voorkomen dat onze neuzen tegen elkaar botsen of dat we elkaar op de mond kussen. Een ander aspect dat nogal eens verwarring geeft is het aantal kussen. Sommige mensen geven drie kussen, andere twee. Hier gaat het om een verschil in gebruik binnen een subcultuur. Als hier geen afstemming is, komt het wel voor dat een van beide nog in de lucht aan het kussen is terwijl de ander al doorloopt. Ook dit is soms aanleiding voor een ongemakkelijke, soms komische situatie. Een enkele kus op de wang is intiemer dan twee of drie. Een moeder die haar kind kust bijvoorbeeld, geeft maar een enkele kus en geen drie.

Actief luisteren

Actief luisteren

Ben je een goede luisteraar?

Heb je wel eens het gevoel gehad dat je tegen een muur aan het praten was, terwijl je juist behoefte had aan een luisterend oor? Degene tegen wie je sprak keek je niet aan, hij leek telkens afgeleid door de gebeurtenissen om hem heen. "Ik hoor je wel", zei hij, telkens wanneer je je zin onderbrak om te testen of hij nog luisterde. Toch kwam dit niet erg geloofwaardig bij je over.

Misschien was het iemand die werkelijk niet zoveel interesse had in wat je vertelde, maar mogelijk sprak je tegen iemand die slechts de kunst van het actief luisteren niet zo goed beheerste. Tijdens de interactie tussen twee mensen wordt ook van de luisteraar actieve deelname verwacht. Ben jij een goede luisteraar?

Meer dan met je oren.

Actief luisteren doe je met meer dan alleen je oren. Actief luisteren doe je ook met je ogen je wenkbrauwen, je handen, je lichaam en je stem. Door actief te luisteren laat je de ander blijken dat je hem niet alleen hoort, maar ook verstaat. Door actief te luisteren kom je begripvol over en maak je bovendien optimaal gebruik van de mogelijkheid om het verloop van een gesprek te regelen. Door actief te luisteren nodig je de ander uit om ook naar jou te luisteren. Zo kun je het contact en de interactie met de ander verbeteren, zowel in een sollicitatiegesprek, bij een verkooppraatje, tijdens een beoordeling als binnen het gezin.

Kijk de ander aan!

Veel mensen hebben er geen idee van dat ze tijdens het gesprek met een ander een aantal ongeschreven regels volgen. Degene die spreekt begint altijd met aankijken van de ander, kijkt vervolgens weg terwijl hij doorspreekt en eindigt zijn verhaal weer met aankijken. Door tussentijds te kijken kan de spreker accenten leggen in zijn zinnen, als het ware de punten en komma's, en kijken of de ander nog luistert. Degene die luistert, moet de ander blijven aankijken terwijl deze spreekt. Als hij tussendoor wegkijkt, kan dat de indruk geven dat het verhaal zijn belangstelling niet heeft. Als de spreker bemerkt dat de ander niet kijkt, zal deze zijn verhaal onderbreken en pas verder spreken als de aandacht van de luisteraar weer terug is. Mensen die snel zijn afgeleid door de dingen om hen heen zullen hier zeker extra op moeten letten.

Non-verbale feedback

Dit patroon van aankijken en wegkijken verloopt in de meeste gesprekken onbewust en meestal ook zonder problemen. We hebben het dan alleen nog steeds niet over actief luisteren. Actief luisteren laat aan de spreker niet alleen zien dat de ander hem hoort, maar ook of hij het interessant vindt, en of hij het begrijpt. Actief luisteren is het voortdurend geven van non-verbale feedback. Hierdoor weet de spreker dat zijn boodschap over komt en wordt hij aangemoedigd om door te spreken. Ook weet hij wanneer hij iets moet herhalen, wanneer hij zijn spreektempo moet aanpassen en wanneer hij de ander ruimte moet geven om iets in te brengen.

Knikken, hummen en spreken.

Door regelmatig te knikken kun je laten merken dat je de gedachtengang van de ander kunt volgen. Tijdens een ontkennende zin van de ander, schud je je hoofd. Deze bewegingen van je hoofd kun je ondersteunen met je stem. Door te hummen of door "ja" te zeggen, terwijl je knikt, moedig je de ander aan om door te spreken. Een gesprekstechniek om de ander te laten zien dat je hem begrijpt en die hem aanmoedigt om verder te spreken is het herhalen van woorden of stukjes uit zijn zin. Als iemand bijvoorbeeld zegt: 'Ik ben drie weken op vakantie geweest in Oostenrijk', Kun je zeggen: 'oh, Oostenrijk'. Je moedigt hem zo aan om over zijn vakantie te spreken. Ook kun je er het gesprek mee sturen, want als je zou zeggen: 'oh, drie weken' dan vertelt hij misschien verder waarom hij zo'n lange vakantie had.

Reageren door je houding.

Door je houding laat je de mate van aandacht en betrokkenheid blijken. Door iets naar voren te leunen, in de richting van de spreker, geef je blijk van interesse. Het is daarbij belangrijk ook te letten op de stand van je voeten. Als deze naar de spreker wijzen, dan is het goed, maar wijzen ze de andere kant op, dan lijkt je aandacht op andere zaken te zijn gericht. Als je voeten van de spreker afgekeerd zijn, is het erg verleidelijk om je concentratie te laten afdwalen. Probeer het maar eens uit, bijvoorbeeld op een verjaardagsfeestje. Zet je voeten eens in een andere richting dan naar de persoon met wie je aan het praten bent. Sowieso is het op deze manier al lastig praten, want je moet dan je bovenlijf draaien in de tegengestelde richting als de stand van je voeten. Ditzelfde geldt voor het wegkruisen van je benen wanneer je naast iemand zit: als je met je rechterbeen over je linker gekruist zit, kun je makkelijk luisteren naar iemand die links naast je zit. Kruis je naar de andere kant dan moet je je schouders naar achteren keren om hem aan te kijken. Dit is alleen strategisch als je liever niet naar de ander luistert. Het is in dat geval namelijk erg makkelijk om ook je aandacht naar de andere zijde te verplaatsen.

Wat vind je er van?

Door je houding reageer je ook inhoudelijk op het verhaal van de ander. Je houding geeft aan of je je kunt vinden in hetgeen de ander zegt. Als je bijvoorbeeld naar achteren leunt met je armen over elkaar kun je erg sceptisch over komen. Hiermee beïnvloed je ook de manier waarop er tegen je gesproken wordt. De spreker zal hierdoor op een verdedigende manier gaan praten. Het kruisen van de armen of benen staat bekend als teken van weerstand. Let hierop als je naar iemand luistert, want je doet dit snel ongemerkt. Veranderingen in houding geven het duidelijkst je mening weer. Als je rechtop in een stoel zit met je armen los naast je, en je vouwt ineens je armen over elkaar, dan komt dit over alsof je het minder met de spreker eens bent, zeker als je daarbij ook fronst en zucht. Het aannemen van gelijke houding als de spreker, duidt op overeenstemming. Dit wordt ook wel spiegelen genoemd. Overeenstemming klinkt goed, maar toch moet je opletten dat je niet blindelings alle houdingen en bewegingen van anderen spiegelt. Een kritische houding met de armen over elkaar of een superieure houding met beide handen in de nek, kun je beter niet spiegelen. Deze houdingen zijn 'read only'! Ook moet je opletten dat je niet te veel spiegelt. Als dit opvalt bij de ander, kan deze zich juist erg onprettig gaan voelen.

Het gezicht spreekt boekdelen.

Als de spreker wil weten wat je vindt van zijn verhaal, kijkt hij het eerst naar je gezicht. Frons je terwijl je dit leest? Sommige mensen zijn gewoontefronsers en hebben zelf niet eens in de gaten dat ze fronsen. Ze moeten met hun hand aan hun voorhoofd voelen of deze zich in een plooi gevouwen heeft. Het klinkt gek, maar het voelen aan je voorhoofd is een goede manier om jezelf deze ongemerkte gewoonte af te leren. Andere trekjes die sommige mensen laten zien, is het knijpen met de ogen en het samenpersen van lippen. Als je deze trekjes bij jezelf herkent, kun je ook die maar beter afleren. Ze komen namelijk weinig positief over bij anderen. De spieren van je gezicht kunnen je helpen bij het sturen van het gesprek. Met een frons laat je zien dat je kritisch of verbaasd bent. Het verschil daartussen kan iedereen onbewust herkennen. Bewust weten we niet dat er dan een verschil is te zien in de plooien van ons voorhoofd. Oefen maar eens voor de spiegel om te zien hoe je over komt. Door het opensperren van de ogen en omhoog trekken van de wenkbrauwen kunnen we ook verbazing laten blijken. Deze is echter van een ander type. De eerste (met frons) is kritische verbazing en de tweede verwondering. Door het geven van deze tekens met ons gezicht nodigen we de spreker uit tot het verduidelijken van zijn verhaal.

Glimlach op het juiste moment.

Een glimlach is een goede manier om instemming te laten zien en de ander uit te nodigen om verder te spreken. Zorg er echter wel voor dat je op het goede moment glimlacht. Als je de ander toelacht, terwijl hij juist een serieuze toon in zijn verhaal wil brengen, dan is dat slechte timing. Glimlachen kan een goede manier zijn om het gesprek te sturen maar kan ook juist een averechts effect te weeg brengen. Je kunt glimlachen als je het er mee eens bent en dan zeggen: 'Leuk dat u dit noemt, zo denk ik er ook over'. Als je echter glimlacht en daarna zegt: 'tja, dat zegt u nu wel....', dan zit je op het verkeerde spoor. Ook voortdurend glimlachen is niet de bedoeling. Door zo'n lachebek voelt niemand zich serieus genomen.

Wat doen je handen?

Tijdens spreken hebben de handen een belangrijke rol bij het aanduiden van hetgeen je zegt. De bewegende handen kunnen de zinnen ook accent geven. Tijdens het luisteren zijn de handen meestal minder bewegelijk. Hoogstens kunnen ze een keer in de lucht wijzen terwijl je knikt. Dit is dan een expressieve aanduiding om te zeggen: 'ik begrijp het' of 'dat is zo'. Een vlak uitgestrekte hand kan gebruikt worden om de ander, desnoods midden in zijn zin, te onderbreken. Je moet je dan afvragen of dat echt is wat je wilt. Ook als je het niet met hem eens bent, is het namelijk vaak beter de ander te laten uitspreken. Hij zal dan eerder bereid zijn om ook jou aan te horen. Tijdens het luisteren moet je er eens op letten waar je handen zich bevinden. Handen aan het gezicht geven in het algemeen de indruk van een kritische luisteraar. De meest kenmerkende houding daarbij is denk ik, die met de duim onder de kin en de wijsvinger gestrekt langs de wang. Maar ook de hand voor de mond en de hand aan het oor geven zo'n uitstraling. Spelen met voorwerpen of met je ring geeft indruk van verveling. Het over elkaar vouwen van je armen vertolkt, zoals al eerder genoemd, weerstand en de handen in de nek superioriteit.

Geen eenduidige betekenis.

Tijdens actief luisteren is het belangrijk om te zien welke boodschappen je door middel van je lichaamstaal weergeeft. De beschrijving van verschillende houdingen, gebaren en andere bewegingen kan daarbij van hulp zijn. Toch kan niet vaak genoeg benadrukt worden dat alleen de combinatie van al deze tekens betekenis heeft en dat ook lichaamstaal niet op zichzelf staat. We hebben het niet over pantomimespel. Het is dus ook belangrijk wat iemand er bij zegt. De communicatie van mensen moet dus als een geheel gezien worden. Geen enkele houding heeft altijd dezelfde betekenis, maar de combinatie is veelzeggend. Als iemand fronst, zijn armen over elkaar heeft, zijn benen heeft weggekruist en ook weinig spreekt, mogen we aannemen dat hij boos is. Los van elkaar hoeven deze tekens echter niet deze betekenis te hebben. Je kunt ook fronsen vanwege scherp licht, je armen vouwen vanwege de kou of je benen kruisen omdat je nu eenmaal op die manier lekker zit. Echter, als lichaamstaal onbewust wordt geïnterpreteerd, worden mensen toch beoordeeld op deze houdingen, gezichtsuitdrukking en bewegingen. Bewustwording van lichaamstaal betekent dus niet alleen kennis van de verschillende tekens die we met ons lichaam geven, maar ook kennis van de betekenissen die mensen misschien ten onrechte geven aan een houding of uitdrukking. Met kennis hiervan kun je daar rekening mee houden, bijvoorbeeld tijdens het voorbereiden van een gesprek. Als je vriendelijker kunt overkomen door met je rug naar de zon te gaan zitten of door de verwarming hoger te draaien, moet je dit zeker niet laten.

Luisterhouding

Sommige mensen weten niet goed waar ze hun handen moeten laten als ze met iemand in gesprek zijn. Hou jij je armen over elkaar als je luistert, plaats je je handen op je heupen, of laat je je handen gewoon bungelen?

Verkopen en lichaamstaal

Lichaamstaal en verkoop

Heb je wel eens van een afstand iemand gadegeslagen die iets aan het verkopen was? Van afstand kreeg je misschien al de indruk dat hij daarbij succes boekte.

Je kon niet horen wat hij vertelde, maar toch had je het idee dat hij nu bezig was met het afsluiten van een succesvolle deal. Waar zag je dat aan?

Waarschijnlijk zag je dat aan zijn houding, aan zijn gezicht en aan zijn gebaren. Misschien zag je het ook aan de reacties van de klant en aan de manier waarop de verkoper daarop weer inspeelde.

Een overtuigde verkoper

Een goede verkoper straalt overtuigingskracht uit. Hij laat merken dat zijn product goed is en de moeite waard om te kopen. Zo'n verkoper zou ook echt ijsjes aan de eskimo's kunnen verkopen want het gaat er niet eens zo zeer om wat hij precies verkoopt. Ook wat hij precies zegt is vaak nog niet het belangrijkste. Deze verkoper weet hoe hij zich moet afstemmen op de klant. Hij verstaat de kunst om zich in te leven in de ander en hij kiest de juiste momenten, de juiste gebaren en de juiste toon om aan de klant te laten weten dat hij betrouwbaar is. Hij kan duidelijk maken, dat wat de klant koopt niet alleen goed is of goedkoop, maar dat het ook iets is wat bij hem past.

Wat doet deze goede verkoper?

We kunnen een goede verkoper dus herkennen, maar wat doet hij nu precies waardoor hij zijn producten zo makkelijk aan de man brengt? Kunnen we zelf leren om zo'n succesvolle onderhandelaar te worden? Wat de goede verkoper hier doet, is gebruik maken van zijn kennis van lichaamstaal. Allereerst blijkt hij in staat om de klant te observeren en daar conclusies uit te trekken. Vervolgens past hij daar zijn eigen lichaamstaal op aan, waardoor hij afstemming bereikt. Door je bewust te worden van de tekens die mensen door middel van het gebruik van hun lichaam geven, en daar op een juiste manier op in te spelen, kan ook jij zo'n goede verkoper worden!

Een voorbeeld

Mijn neef verkoopt auto's en is daar ook erg goed in. Hij is werkelijk een topverkoper. Toen ik hem vroeg wat hij doet om zo succesvol te zijn bij zijn verkopen, vertelde hij op welke wijze hij zijn kennis van lichaamstaal gebruikt in de dagelijkse praktijk. Als voorbeeld wil ik hier zijn verhaal vertellen. Het geeft een goed idee van de manier waarop je een goede verkoper kunt worden door juiste interpretatie en gebruik van lichaamstaal.

Het eerste contact

Waneer er bezoekers binnenlopen in de showroom, begroet mijn neef hen met een vriendelijke glimlach en met open handen. Hij nodigt hen uit om rustig rond te kijken en geeft daarbij aan waar hij te vinden is voor het beantwoorden van eventuele vragen. Op deze wijze heet hij de klanten welkom, maar geeft hen ook de ruimte en tijd om zich te oriënteren. Terwijl de klanten rondlopen houdt hij hen onopvallend in de gaten. Wat hij ziet geeft hem informatie die hij gebruikt om een relatie met hen op te bouwen, want dat is wat belangrijk is: een relatie met de klant opbouwen! Soms komen mensen alleen, maar vaker komen klanten samen naar een auto kijken, bijvoorbeeld een man met zijn vrouw, een vrouw met haar collega of een vader met zijn zoon. Aan de manier waarop ze naar auto's kijken en hoe ze samen over een auto praten, kan mijn neef inschatten wie van beiden vermoedelijk de belangrijkste stem zal hebben met betrekking tot de aankoop. Dit hoeft niet persé degene te zijn die in de auto zal gaan rijden. Aan de houding waarop de klanten in een auto gaat zitten kan mijn neef zien of ze deze auto misschien willen kopen. Bij een auto die ze wel even willen bezichtigen, maar die ze tóch niet willen kopen, zitten ze mogelijk op de bestuurdersstoel met hun benen nog buiten het portier. Als ze echter in de auto plaatsnemen zoals ze dat zouden doen wanneer ze rijden: recht in de stoel met het stuur in de handen, terwijl ze ondertussen de versnelling proberen of het spiegeltje stellen, dan zijn ze waarschijnlijk echt geïnteresseerd. Ze geven hiermee ook aan dat ze zich voldoende op hun gemak voelen. Op dit moment zal mijn neef hen benaderen voor verdere informatie.

Je klant leren kennen

Door gebruik te maken van lichaamstaal, stemt mijn neef af op de klanten. Hij neemt hun houdingen en manieren van doen als het ware over. Hij gebruikt ook gelijke intonatie en dezelfde soort woorden als de klanten. Om dit op een goede manier te kunnen doen, wil hij hen eerst beter leren kennen. Hiertoe stelt hij hen een paar eenvoudige vragen, vaak over hun vorige auto of met betrekking tot hun wensen. Als hij bijvoorbeeld aan een klant een vraag stelt over de autoradio, let hij op zijn ogen. Richt de klant zijn ogen naar boven, terwijl hij nadenkt, dan is het iemand die vooral visueel is ingesteld. Hij ziet als het ware de autoradio voor zich en telt misschien in zijn gedachtegeest hoeveel knopjes er op zitten. Richt de klant zijn ogen zijwaarts, dan is het iemand die eerder op geluiden gericht is. Dit wordt auditief genoemd. Hij hoort in gedachten de klanken van de radio of het klikken van de knopjes. Een klant die zich het eerst op zijn gevoel richt tenslotte, zal naar beneden kijken en terwijl hij over het antwoord nadenkt, voelt hij in zijn gedachte de knopjes van de radio, die hij altijd blindelings weet te vinden. Dit type mens is kinesthetisch ingesteld.

Deze lichaamstaaltechniek uit het Neuro Linguïstisch Programmeren gebruikt mijn neef om zijn klanten beter te leren kennen. Zo kan hij makkelijker op hen afstemmen en beter beantwoorden aan hun vraag. Iemand die visueel is ingesteld vindt schoonheid belangrijk. Bij zo iemand praat mijn neef het eerst over de kleur van de auto en de leuke snufjes. Iemand die auditief is ingesteld zit daar niet op te wachten. Zo iemand is veel rationeler ingesteld en wil antwoord op praktische vragen. Bij hem heeft het zin om de motor even te laten draaien en om het geluid van de dichtklappende portier een paar keer te laten horen. Iemand die kinesthetisch is ingesteld, is een gevoelsmens. Eigenlijk is hij nog erg gehecht aan zijn oude auto, en kan daar nog maar moeilijk afscheid van nemen. Hem laat mijn neef in ieder geval de bekleding voelen en het stuur vasthouden. Hij praat dan ook in termen als: 'aan deze auto zult u zich snel hechten'.

Actief luisteren

Als verkoper kun je advies geven die de klant zal helpen bij zijn keuze. Belangrijker echter nog is om actief te luisteren. Luister naar de wensen van de klant, luister naar zijn ervaringen met auto's en laat ook merken dat je luistert. Als mijn neef luistert, kijkt hij zijn klant altijd in zijn ogen zolang hij spreekt. Hij laat zijn aandacht dan ook niet afdwalen naar andere zaken, zoals een andere bezoeker die binnen komt of een telefoon(!) die gaat. Zo zorgt hij dat de klant steeds voelt dat zijn aandacht op hem gericht is. De klant is belangrijk! Om zijn aandacht duidelijk te maken, houdt mijn neef zijn hoofd soms een beetje schuin als hij luistert en knikt hij instemmend. Soms humt hij of herhaalt stukjes uit de zin van de klant. Hij valt de klant niet in de rede maar sluit zijn eigen verhaal aan op dat van hem. Hij zorgt er voor dat zijn woorden en zijn gebaren overeenstemmen. Hij zegt dus niet: 'ik zal u een eerlijk voorstel doen', met zijn handen op zijn rug of over elkaar. Dit zou weinig geloofwaardig overkomen. Het liefst maakt hij gebaren met open handpalmen. Hij raakt zichzelf, vooral zijn gezicht, niet te veel aan. Dit komt onzeker over. Wanneer je iets vertelt terwijl je steeds wrijft aan je neus, je mond of je oor, dan krijgen veel mensen het gevoel dat je de waarheid niet spreekt. Mijn neef is veel in beweging tijdens zijn verhaal, dat houdt het gesprek ook levendig. Dit betekent niet dat hij zenuwachtig van de ene voet op de andere wipt, maar dat hij illustrerende gebaren maakt, soms een andere houding aanneemt of met de klant ergens heen loopt. Hierbij let hij natuurlijk ook op de klant. Is dat een bewegelijk persoon dan beweegt mijn neef ook meer. Maakt de klant weinig bewegingen, dan doet hij dat ook minder.

Feedback

Afstemmen op je klanten is belangrijk. Dit betekent niet dat je alles wat de klant doet of zegt als een papegaai moet imiteren. Vaak is het prima om een zelfde houding aan te nemen als de klant. Dit geeft aan dat je op dezelfde gedachtegolf zit. Afstemmen is echter meer dan dit! Het betekent ook dat je de lichaamstaal van de klant waarneemt en daar rekening mee houdt. Door afstand, houdingen, bewegingen en oogcontact geeft de klant voortdurend feedback. Je kunt zien of een klant nog aandachtig luistert. Je kunt zien of een klant je misschien niet begrijpt. Je kunt ook aan zijn non-verbale reacties merken of je hem irriteert. Hiermee kun je je verkoopstrategie sturen. Dit houdt misschien in dat je iets zult moeten herhalen of dat je je spreektempo moet aanpassen. In sommige gevallen kan het zelfs betekenen dat je een collega moet vragen om het van je over te nemen. Soms kan het gewoon 'niet klikken' met iemand. Dit heeft alles met lichaamstaal te maken, maar het is niet altijd te voorkomen. Het inschakelen van je collega is geen falen in je lichaamstaalkennis, maar juist een optimaal gebruik maken van je observatie, waardoor je de klant kunt behouden.

Verkoop jezelf!

Bij mijn neef gaan de auto's als broodjes over de toonbank, maar zoals eerder gezegd gaat het er niet om wat je verkoopt. Het begint eigenlijk altijd met het verkopen van jezelf. Ken je klant en stem je daarop af. Benader de klant vriendelijk maar glimlach ook niet voortdurend, waardoor de klant zich niet serieus genomen voelt. Geef de klant voldoende aandacht, maar dring je niet op. Geef hem tijd en ruimte. Bemerk welke lichamelijke afstand de klant op prijs stelt en pas je eigen afstand daarop aan. Straal zelfverzekerdheid uit door je houding (rechtop) en door de manier waarop je een hand geeft (stevig). Neem een open houding aan. (dus geen gekruiste armen en benen).

Blijf klantvriendelijk!

Als je je bewust bent van de lichaamstaal van je klanten en die van jezelf, en goed gebruik maakt van deze kennis, zul je zeker meer verkopen. Toch zal het nog steeds voorkomen dat je niets verkoopt. Ook dan blijft een klantvriendelijke benadering belangrijk. Respecteer de mening van een klant wanneer deze niet van je wil kopen. Verwijs hem zelfs naar de concurrent als deze een beter aanbod voor hem heeft. De kans bestaat tenslotte altijd dat hij een volgende keer bij je terug komt of je aanbeveelt bij iemand anders. En zo niet: iedereen heeft recht op jouw eerlijke, vriendelijke en respectvolle benadering.

Vergaderen

Vergaderen zonder woorden

Tijdens een vergadering wordt voortdurend gecommuniceerd en niet alleen door de mensen die aan het woord zijn. Alle aanwezigen geven tijdens de bijeenkomst non-verbaal te kennen hoe ze in de bespreking zitten. Ze laten voortdurend blijken of ze het gespreksonderwerp interessant vinden en of ze het met de sprekers eens zijn.

Lichaamstaaltechnieken

Zonder woorden bepalen de aanwezigen ook hoe het gesprek verloopt en wie er aan het woord komen. Het lijkt vaak dat de mensen die het meest spreken, ook de meeste invloed hebben op het verloop van het gesprek en uiteindelijk op de besluitvorming. Dit is echter niet altijd het geval. Mensen die weinig zeggen kunnen soms alleen al door de manier waarop ze aanwezig zijn, het verloop van het gesprek sturen of juist verstoren. Als voorzitter van zo'n bijeenkomst is het belangrijk om kennis te nemen van de lichaamstaal van de gespreksdeelnemers. Bij het sturen van het gesprek, kan je als voorzitter ook gebruikmaken van lichaamstaaltechnieken.

Bovenkant formulier

Onderkant formulier

Betrokkenheid

Als de gespreksdeelnemers over een onderwerp discussiëren, is de betrokkenheid van eenieder zichtbaar aan hun houding. De mensen die het niet zo heel interessant vinden, zitten achteruit in hun stoel, en maken vaak de mooiste tekeningen, terwijl ze anderen het idee geven dat ze aantekeningen maken. De echte ongeïnteresseerden staren doelloos voor zich uit of kijken wat in het rond. Als alle aanwezigen er op deze manier bij zitten, is het tijdstip van de dag misschien verkeerd gekozen of is er weinig belangstelling voor het onderwerp. Over zo'n onderwerp hoeft dan niet lang gesproken te worden.

Non-verbaal volgen

Gespreksdeelnemers die het onderwerp belangrijk vinden, volgen de sprekers non-verbaal. Als ze het met de spreker eens zijn, knikken ze veel. Ze nemen een open, luisterende houding aan waarbij ze zich iets naar voren buigen. Het komt ook opvallend vaak voor dat toehoorders een gelijke houding aannemen als een spreker, waarmee zij het eens zijn. Door te letten op de houdingen van de aanwezigen, kun je een idee krijgen over hoe de meningen verdeeld zijn. Misschien neemt de helft van de luisteraars de houding van de spreker over en zit de andere helft in een afwerende houding. De mensen die het niet eens zijn met de spreker, bewegen hun hoofd nauwelijks. Ze zitten achteruit en nemen een starre, gesloten houding aan. Vaak hebben ze hun armen over elkaar of bedekken hun mond met hun hand. Als ze nee schudden, staan ze vermoedelijk op het punt om iets in te brengen.

Wie heeft het woord?

Het is een taak van de voorzitter om er voor te zorgen dat de gespreksdeelnemers evenredig aan het woord komen en dat de verschillende standpunten ten aanzien van een onderwerp worden gehoord. Ook hierbij kun je gebruik maken van je kennis van lichaamstaal. Als iemand iets wil inbrengen, laat hij dat merken door zijn ademhaling. Een diepe inademing is vaak een teken dat iemand de spreker wil onderbreken en het woord wil overnemen. Als voorzitter is het belangrijk dat je dit teken herkent. Oogcontact en kleine gebaren met je hoofd en je handen zijn vaak voldoende om het verloop van het gesprek te sturen; lichaamscontact is schreeuwen. Soms kan het echter nuttig zijn om iemand even aan te raken om hem te onderbreken.

Betrek iedereen!

Het is belangrijk om iedereen te betrekken bij de vergadering. Mensen die zwijgen hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt vaak voor dat mensen in de vergadering zelf hun mond houden en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Tijdens de vergadering reageren de zwijgende mensen wel non-verbaal op wat er wordt gezegd. Een goede manier om hen te betrekken in een gesprek is door te reageren op hun lichaamstaal. Je kunt het non-verbale gedrag benoemen en er een vraag aan koppelen zoals: "ik zie je knikken, waarom vind jij het belangrijk dat deze verandering wordt doorgevoerd?" of "wat een diepe zucht, heb je moeite met deze stelling?".

Inhoud en betrekking

Tijdens een vergadering vindt behalve discussie over het onderwerp, ook communicatie plaats die zich op betrekkingsniveau afspeelt. Daarbij gaat het niet zozeer om wat een spreker precies zegt maar meer om wat hij "eigenlijk" bedoelt met wat hij zegt. Er kan bijvoorbeeld een onderliggende boodschap worden gegeven over de relatie met een andere gespreksdeelnemer. De bedoeling van een opmerking wordt soms duidelijker door de lichaamstaal van de spreker dan door de woorden. Vooral door variatie in intonatie en mimiek kan een uitspraak een totaal verschillende betekenis krijgen. Kennis van lichaamstaal helpt je als voorzitter van de bijeenkomst om dit tijdig te herkennen en er op te reageren.

Gevoelsaspecten in de vergadering

Bij communicatie tussen mensen is behalve ons denken ook ons gevoel betrokken. Wat we denken uit zich doorgaans verbaal, wat we voelen en willen tijdens een groepsactiviteit uiten we doorgaans non-verbaal: blozen, stemverheffing, boos gezicht, nors zwijgen, met de vuist op tafel slaan, weglopen uit de bespreking enzovoort. Het is belangrijk dat je de emotionele betrokkenheid van mensen herkent en rekening houdt met de invloed die deze ook weer op andere gespreksdeelnemers heeft. Als een vergaderpunt te veel emotionele geladenheid heeft, kan het soms beter zijn dit punt tot een volgende vergadering op te schorten. Er bestaan gevoelsmensen die snel emotioneel reageren. Andere mensen kunnen enorme gevoelsuitingen tonen tijdens een vergadering, alleen met het doel om iets voor elkaar te krijgen. Over bewustzijn van lichaamstaal gesproken....(!)

Spiegelen

Spiegelen

Een levende spiegel

Heb je er wel eens opgelet hoe mensen op elkaar reageren als ze het tijdens een gesprek geheel met elkaar eens zijn? Deze mensen zullen elkaar aanvullen en veel knikken. Maar behalve dit is er nog iets anders waaraan je hun overeenstemming kunt zien. Deze mensen, die qua gedachten op elkaar zijn afgestemd, nemen in veel gevallen automatisch elkaars houding en manier van doen over: de een houdt zijn hand aan zijn wang; de ander doet het ook.

De een wrijft in zijn nek; de ander doet dat op gelijke wijze. De een leunt naar voren en de ander volgt hem in deze beweging. Op deze manier zeggen ze tegen elkaar: "ik begrijp je; ik voel je helemaal aan; ik ben het geheel met je eens!" Beiden zullen het gesprek dat ze voeren als prettig ervaren. Het kopiëren van houding en bewegingen zal tot het einde van het gesprek voortduren; pas dan wordt dit patroon doorbroken.

Het aannemen van een gelijke houding bij een gesprek tussen twee mensen is een natuurlijk patroon dat gewoonlijk onbewust verloopt. Hoewel de gesprekspartners niet beseffen dat ze elkaars bewegingen volgen, voelen ze wel aan dat het klikt of dat ze op gelijke gedachtengolf zitten. Overigens kun je bij een groepsgesprek zoals een vergadering iets soortgelijks waarnemen. De mensen die het met een spreker eens zijn kopiëren zijn houding; de anderen doen dat niet. Ook dit verloopt onbewust en ook hier wordt wel aangevoeld met wie men onderlinge afstemming heeft en met wie niet.

De kunst van het spiegelen

Als je iemand zijn houding en bewegingen nadoet, ervaart de ander dus overeenstemming. Hij voelt dat je met hem op één lijn zit en ook dat je hem aardig vindt. Het gevolg daarvan is dat hij jou ook aardig zal vinden. Nu je weet dat een ander het als positief ervaart als jij zijn houding en bewegingspatroon kopieert, kun je het ook bewust toepassen: steun op dezelfde manier op je arm als de ander dat doet; en strek je rug op gelijke wijze. En als het je lukt om ook je mimiek, je ademhaling en de snelheid van oogknipperen op die van de ander af te stemmen, dan heb je het helemaal gemaakt. "Dat klinkt simpel"- denk je misschien - "maar wat nu als de ander merkt dat ik hem nadoe?!" Als de ander het zou merken, zou het inderdaad niet werken. Toch heeft de ander dat zelden in de gaten omdat, zoals gezegd, het aannemen van gelijke houding en bewegingen een natuurlijk iets is, dat mensen spontaan doen als ze qua ideeën overeenstemmen en als persoon goed met elkaar overweg kunnen.

Vreemde houdingen

Mensen kunnen zelfs behoorlijk vreemde houdingen aannemen en merken dan nog steeds niet dat hun gesprekspartner dat (meestal onbewust) spiegelt. Soms zie je wel eens mensen in dit soort rare houdingen staan als ze met elkaar spreken. Let er maar eens op! Je ziet dan bijvoorbeeld iemand staan, steunend met zijn elleboog in zijn hand en een ander die ook zo staat. Je ziet iemand zitten die zijn oorlel of zijn neus vasthoudt en een ander die dat eveneens doet. Of je ziet twee mensen die tegelijkertijd aan hun schouder krabben. Hebben ze allebei jeuk?

Er bestaan trouwens wel uitzonderingen! Een journalist van een tijdschrift, die ik had verteld over het bovenstaande, stuurde mij een concept van een artikel dat hij voor zijn blad had geschreven. Daarin schreef hij: " Je kunt nóg zo'n gekke houding bedenken die iemand aanneemt; als je hem nadoet, merkt hij dat niet. Iemand houdt bijvoorbeeld zijn vinger in zijn oor...". Hierop heb ik toch laten weten dat dit niet geheel het goede voorbeeld was. Als je iemand zou nadoen die met zijn vinger in zijn oor staat, accentueer je deze vreemde houding waardoor hij het juist wel zou merken. De journalist heeft het op mijn advies veranderd in ...bij zijn oor... en dan klopt het weer wel. Te overdreven alles spiegelen wat iemand doet werkt trouwens ook averechts. Dit is iets waar sommige verkopers zich nog wel eens schuldig aan maken. Ze hebben in hun opleiding geleerd dat spiegelen een goede techniek is om de klant een gevoel van veiligheid en vertrouwdheid te geven en passen dit gretig toe. Ze apen werkelijk alles na wat de klant doet. Als de klant gaat verzitten doen zij dit ook; als de klant aan zijn mond wrijft volgt de verkoper. Elk beweginkje met het hoofd wordt nagedaan en als de klant verkouden is, houdt de verkoper bij wijze van spreken zijn zakdoek ook paraat. Het mag duidelijk zijn dat dit niet helemaal goed is. De klant kan zich er behoorlijk opgelaten door voelen. Simultaan volgen van elke beweging van de klant is dus niet raadzaam. Toch kan deze verkoper er voor zorgen dat de klant zijn kopieergedrag veel minder bemerkt. Hiervoor zou hij verschillende manieren van spiegelen kunnen afwisselen.

Vormen van spiegelen

Direct spiegelen
Hier voer je de houdingen en bewegingen spiegelbeeldig uit. Een linkerhand in iemands nek wordt door de ander nagedaan met zijn rechterhand in zijn nek. Deze techniek is vooral prettig in de positie waarin je tegenover je gesprekspartner zit. Het lijkt hierbij net of de ander letterlijk in de spiegel kijkt. Hij of zij zal niet zo snel merken dat je hem nadoet. Toch is het hierbij aan te raden om het rustig op te bouwen. Begin er niet meteen mee aan het begin van een contact maar pas als het gesprek al een natuurlijke vertrouwelijkheid heeft gekregen.

Nabootsen
Bij nabootsen doe je precies wat de ander doet. Heeft de ander zijn rechterbeen over zijn linkerbeen gekruist dan kruis jij ook je rechterbeen over je linker. Beweegt hij zijn rechter arm, dan beweeg jij ook je rechter arm. Draait hij zijn hoofd naar links, dan kijk jij ook naar links. Neemt hij een slok van zijn koffie, dan doe jij dat ook. Als twee mensen naast elkaar zitten die elkaar nabootsen, zie je ze exact hetzelfde doen. Als ze tegenover elkaar zitten is het niet spiegelbeeldig. Om deze reden valt nabootsen vaak nog minder op dan spiegelen. Als je over je rechterwang wrijft en iemand tegenover je wrijft ook over zijn rechterwang, lijkt het minder dat hij je nadoet dan wanneer hij over zijn linkerwang zou wrijven. Dan is het namelijk alsof je in de spiegel kijkt.

Uitgesteld spiegelen
Als je dezelfde houding aanneemt als je gesprekspartner zal hij dat meestal niet merken. Als hij gaat verzitten en een andere houding aanneemt, kun jij volgen. Lastiger is het met gebaren. Gebaren hebben vaak direct verband met hetgeen iemand zegt. Een collega zegt bijvoorbeeld dat hij zich zorgen maakt over hetgeen zich onlangs op de afdeling heeft afgespeeld en wrijft daarbij in zijn nek. Het kan vreemd overkomen als jij tegelijkertijd ook in je nek wrijft. Wat je wel kan doen is het volgende: je laat je collega uitspreken en als jij het woord overneemt, wrijf je in je nek en zegt: "Ik kan me zeker goed voorstellen dat je je zorgen maakt over wat er zich op de afdeling afspeelt..." Hier spiegel je wel, maar op een later tijdstip. Uitgesteld spiegelen is nadoen van een bepaalde houding of beweging, maar iets later: je partner slaakt een zucht en iets daarna doe jij dat ook; een hoogleraar op de universiteit maakt een handgebaar bij het uitspreken van zijn mening en bij het antwoorden gebruik je hetzelfde gebaar. Uitgesteld spiegelen is een goede techniek die je kunt gebruiken bij actief luisteren. Je herhaalt iemands woorden om blijk te geven dat je hem verstaan hebt en je gebruikt dezelfde bewegingen om te laten zien dat je ook de gevoelslading hebt begrepen.

Overlangs spiegelen
Eigenlijk spiegel je hierbij helemaal niet, maar laat je alleen een bewegingspatroon zien die dezelfde gevoelslading dekt. Bijvoorbeeld een patiënt gaat naar achteren zitten en kruist zijn benen. De arts zucht: "ik begrijp hoe u zich voelt" en gaat ook naar achteren gaat zitten maar kruist daarbij zijn armen. Het kruisen van de armen van de patiënt en het kruisen van de benen van de arts dekken dezelfde gevoelslading. Hierdoor zal de patiënt zich beter begrepen voelen. Als een klant hartelijk lacht en de verkoper als reactie glimlacht, sluit dit toch aan op het gevoel van de klant. Jouw leidinggevende wrijft bezorgd in zijn nek; jij fronst en brengt je hand naar je wang. Doordat je hierbij niet precies de houdingen en bewegingen van de ander nabootst is deze manier van spiegelen minder opvallend dan alle bovengenoemde. Toch kun je hiermee wel overeenstemming bereiken.

Half spiegelen
Door te spiegelen bereik je afstemming met betrekking tot het gevoel van de ander. Soms wil je dat helemaal niet! Een verkoper die te maken heeft met een weerstandige klant die achterover leunt met zijn armen over elkaar, verkoopt weinig als hij deze - negatieve- houding van zijn klant spiegelt. Hij krijgt dan wel dezelfde (weerstandige) gedachtenlijn, maar dat is nu net niet wat hij wilde bereiken. Gaat hij daarentegen met open armen, enthousiast gebarend verder met zijn verhaal, dan bereikt hij geen afstemming. Wat hij hier zou kunnen doen is half spiegelen. Dit zou je kunnen zien als het tegenovergestelde van overlangs spiegelen. Bij overlangs spiegelen doe je iets anders waarmee eenzelfde gevoelslading bereikt. Bij half spiegelen probeer je door een gelijksoortige houding een andere gevoelslading over te brengen. De bovengenoemde verkoper kan zijn klant het best benaderen door zijn houding bijna - maar niet geheel - over te nemen. In plaats van zijn armen te kruisen, legt hij ze losjes op elkaar. Vanuit deze "gesloten", maar toch losse houding ondersteunt hij zijn verhaal met handbewegingen. En wat belangrijk is: hij kopieert de houding van de klant weliswaar gedeeltelijk; de mimiek van de klant doet hij beslist niet na! Als bij een echtelijke ruzie een van de partners briesend naar voren leunt met de kin omhoog en beide handen in de zij, zou het averechts werken als de ander dezelfde houding aanneemt. Als de ander echter een tegenovergestelde houding aanneemt, bijvoorbeeld met zijn hoofd naar beneden en open handpalmen dan zou dit duiden op onderdanigheid en weinig assertiviteit. Ook dan is er geen sprake van afstemming. Opnieuw is hier het half-spiegelen het antwoord. De tweede partner zou bijvoorbeeld een houding kunnen aannemen met een hand op een heup en de schouders en het hoofd een beetje gekanteld. Op deze manier wordt op een goede manier afstemming bereikt. De partner toont zich gelijkwaardig, open voor contact en bereidwillig om te luisteren.

Accentueren
Bij deze vorm van spiegelen doe je de ander ook na, maar nu wel met de bedoeling dat hij of zij het merkt. Hierbij overdrijf je de houding, gebaren of mimiek en zet als het ware een karikatuur van de ander neer. Vaak wordt dit in een kortdurend moment gedaan, om de ander een reflectie te geven van hoe jij hem ziet. Om dit succesvol te gebruiken is het meestal wel noodzakelijk dat je elkaar kent en ook een bepaalde verstandhouding hebt opgebouwd. Als accentueren verkeerd wordt toegepast kan het zelfs als kwetsend worden ervaren. Voorbeelden van accentueren zijn: een trainer die een slappe vaatdoek nabootst in de richting van een speler die niet zo actief meedoet of een student die fronst en zijn onderlip optrekt om een medestudent te wijzen op zijn ochtendhumeur. Het hoeft trouwens niet altijd negatief te zijn. Een medewerker kan aan een collega die hij in de gang tegenkomt laten blijken dat hij zijn vrolijke humeur heeft bemerkt door hem wat overdreven na te doen, bijvoorbeeld door te glimlachen en vrolijk de schouders heen en weer te bewegen. Deze laatste, speelse manier van met elkaar omgaan, komt vaak voor tussen mannen en vrouwen onderling. Er wordt een vorm van sympathie mee uitgedrukt, zoals ik die beschreven heb op de pagina over flirten

Mismatchen
Dit is eigenlijk het tegenovergestelde van spiegelen. Hierbij probeer je niet af te stemmen - te matchen - op de ander, maar wil je juist het tegenovergestelde bereiken. Je spiegelt hier dus niet, maar doet juist precies iets anders. Als je gesprekspartner naar voren leunt, ga jij naar achteren zitten. Als hij met open handen overtuigend iets wil vertellen, kruis jij je armen. Als hij je aankijkt, kijk jij de andere kant op. Mismatchen kan een goede manier zijn om aan iemand, die maar door blijft praten, te laten weten dat jij het gesprek wel wilt beëindigen.

Spiegelen van mimiek, ademhaling, oogknipperen

Tot nu toe heb ik vooral gesproken over het spiegelen van houding en beweging. Dit is echter maar een deel van wat je door middel van spiegelen kunt bereiken. Een meester in het luisteren weet dat je ook door spiegelen van de mimiek aan de ander kunt laten merken dat je zijn gevoelsbelevingen kunt volgen. Praat hij over iets zorgelijks, volg dan zijn gezichtsuitdrukking en kijk ook bezorgd. Spreekt hij over een blijde gebeurtenis, glimlach dan met hem mee!

Fijne afstemming op de ander kun je bereiken door ook het tempo en de diepte van zijn ademhaling te volgen. Volg zijn schokkerige ademhaling bij verdriet, zijn korte ademhalingen bij boosheid en zijn diepe zuchten tijdens een romantische ontmoeting en hij voelt zich helemaal begrepen.

Tenslotte kun je het tempo waarmee iemand met zijn ogen knippert volgen om fijne afstemming te bereiken. We knipperen niet alleen om de ogen te beschermen tegen stof en droge lucht. De oogknipperingen reflecteren ook onze gevoelens en ons denken. Hoe meer er door ons heen gaat, des te sneller onze wimpers op en neer gaan. Zo is bijvoorbeeld bij president Bill Clinton vastgesteld dat hij frequenter met zijn ogen knipperde toen hij sprak tijdens de Lewinsky affaire. Het knipperen van iemands ogen volgt zijn denkpatroon. Als jouw ogen even snel knipperen als die van je gesprekspartner voel je elkaar goed aan. Daarbij is het belangrijk te weten dat mensen vaak sneller met hun ogen knipperen als ze spreken dan wanneer ze luisteren. Overigens is het wel een goede vraag of je het kopiëren van de wimperbewegingen van een ander werkelijk zo goed kunt leren beheersen. We zijn het niet zo gewend ons te concentreren op het oogknipperen van anderen. Zou je dit wel doen, dat bestaat de kans dat je je niet zo goed meer concentreert op wat je gesprekspartner eigenlijk zegt.

Sympathie, overeenstemming en macht

Spiegelen heeft vele kanten en als je het beheerst biedt het ook vele mogelijkheden. Kijk eens om je heen of je bij anderen bemerkt dat ze bijvoorbeeld eenzelfde houding aannemen of elkaars bewegingen volgen. Als je dit waarneemt kun je er genoegenlijk van uitgaan dat zij zich daar nauwelijks van bewust zijn. Jij weet nu: deze mensen voelen elkaar aan en begrijpen elkaar.

Let er vervolgens ook eens op wie er het eerst zijn houding verandert en wie er volgt. Misschien kun je een patroon herkennen: telkens geeft de een aan, terwijl de ander volgt. Degene die steeds volgt, uit daarmee niet alleen overeenstemming met de ander, maar geeft hem ook de leiding in de communicatie. Soms is er in de communicatie tussen twee personen een voortdurende afwisseling van leiderschap maar soms ook is er een duidelijke leider. Het patroon van spiegelen van de houdingen en bewegingen geeft je daar inzicht in. Deze observaties leren jou ook hoe je zelf de leiding in een gesprek over kunt nemen. Je kunt dit doen door eerst de houding van de ander te spiegelen waardoor je afstemming bereikt. Daarna neem je geleidelijk een andere houding aan, waarna de ander niet alleen jouw bewegingspatroon volgt, maar ook open staat voor jouw argumenten.

Voor de zekerheid: let op wat je spiegelt

Bij spiegelen is het belangrijk om in de gaten te houden wat je precies spiegelt. Een negatieve opstelling kun je beter niet spiegelen omdat je deze dan versterkt. Als je gesprekspartner een ongebruikelijke houding aanneemt, bijvoorbeeld het puntje van zijn neus vasthoudt terwijl hij nadenkt, kun je dit vanwege de opvallendheid beter niet spiegelen. Als je de techniek van het spiegelen nog niet eerder hebt toegepast kun je je er misschien toch wat ongemakkelijk bij voelen en het idee hebben dat je gesprekspartner het zal merken. Om wat meer zekerheid te krijgen en zelf te ervaren dat anderen zich niet bewust zijn van jouw imitaties, is het goed eerst wat oefenen in je familie of vriendenkring.

Interculturele omgangsvaardigheden

Hoe benader ik mijn buitenlandse collega?

13 juli 2007 door Paul Deckers

In het zakelijke leven zijn wij Nederlanders tegenover buitenlandse contacten over het algemeen trots op onze bedrijfscultuur, onze open overlegeconomie en onze talenkennis. Veel buitenlanders zien dat anders en vinden ons in het commerciële verkeer maar bot en lomp. Beschaving komt van binnenuit, maar gedragsregels zijn te leren.

Een beetje rekening houden met bepaalde cultuurverschillen kan ervoor zorgen dat onze contacten heel wat soepeler verlopen. Etiquette, ook op zakelijk gebied, is altijd cultuurgebonden. Wat in het ene land heel normaal is, bijvoorbeeld boeren bij de maaltijd in China, is in de meeste andere landen ronduit beledigend. Als je deel uitmaakt van een cultuur, dan ervaren we bepaalde waarden die daarbij horen als vanzelfsprekend. Zo kennen we in Nederland een aantal vaste gebruiken waaraan de meeste mensen zich houden. Omdat het nu eenmaal zo hoort. Maar voor buitenlanders zijn die niet altijd te begrijpen.

Anticiperen op cultuurverschillen
Het feit dat Nederlanders bij de lunch vaak uitsluitend een broodje eten is voor veel andere Europeanen een vreemde gewoonte. Maar dat wij bij die lunch ook nog eens een glaasje melk drinken is voor bijvoorbeeld Italianen zelfs onbegrijpelijk. In de ogen van Italianen is melk een kinderdrankje. Wanneer een volwassen zakenrelatie in Italië melk drinkt, dan geeft dat bepaald geen positief beeld van hem als onderhandelingspartner. Terwijl de gemiddelde Amerikaan weer wél melk drinkt en er niets vreemds in zal zien als zijn Nederlandse partner dat dus ook doet.

Non-verbale gebaren hebben in diverse culturen een andere betekenis. Wees daar dus voorzichtig mee. Zo betekent het Nederlandse handgebaar voor oké in het Japans bijvoorbeeld een teken voor geld. Wij vinden het heel normaal elkaar aan te kijken als we met elkaar praten, wat men in Suriname weer heel onbeleefd vindt. De verschillen in cultuur maken het moeilijk om algemene richtlijnen voor het zakelijk verkeer met het buitenland te geven.

Toch een paar algemene tips:

Pas je kleding aan bij de gelegenheid. Verzorgde kleding en zelfs de kleurstelling stralen ook een boodschap uit. Gedekte kleuren, zoals een donkerblauw of grijs kostuum maken duidelijk dat jij en je gast of gastheer op gelijk niveau staan en het verder over de inhoud kunnen hebben. Een spijkerbroek, sportschoenen of ongepoetst schoeisel toont juist dat het jou allemaal niet zo interesseert.
Begroet in het buitenland, maar ook als jouw gasten hier langere tijd verblijven, iedereen elke dag individueel. In veel landen, bijvoorbeeld Frankrijk, is het gewoonte om elkaar elke dag de hand te schudden bij binnenkomst, zelfs als je jouw bekende op een terrasje tegenkomt.
Ben je tijdens bijeenkomsten of vergaderingen bewust van de verschillende culturen die aanwezig zijn. Vat veel samen en gebruik als dat even kan een (powerpoint) presentatie met dia's of illustraties, die zijn voor iedereen duidelijk.
Toon respect en zet vooroordelen op het gebied van ras, religie of afkomst overboord. Wees vooral voorzichtig met 'grappige opmerkingen', want humor is zéér cultuurgebonden.
Probeer aan het verwachtingspatroon van de ander te voldoen. Zoals geen alcohol gebruiken in islamitische landen of geen alcohol presenteren aan islamitische gasten; zelf eten wat je krijgt voorgezet. Als je om religieuze of gezondheidsredenen iets moet laten staan, dien je dat zeer bescheiden aan te geven.
Houd zelf ook rekening met jouw gasten waar het om voedsel gaat, bijvoorbeeld met gebruiken of spijswetten. Maar ook de al eerder genoemde ‘Hollandse lunch’ met broodjes en melk is voor een buitenlander onbegrijpelijk. In vrijwel alle andere culturen wordt ’s middags warm gegeten.

Formele Duitstalige landen
In het Duitstalige bedrijfsleven ziet men er over het algemeen goed verzorgd uit. Men kleedt zich gewoonlijk vrij formeel: mannen in gedekt pak, vrouwen in mantelpak of jurk. Het is aan te bevelen bij zakelijke contacten correcte conventionele kleding te dragen. Dus geen trui met broek of overhemd met stropdas op een spijkerbroek.

Hoewel over het algemeen op Duitse visitekaartjes de volledige voornamen zijn vermeld, betekent dit niet dat je Duitse zakenrelaties ook bij de voornaam noemt. In gesprekken wordt de achternaam altijd door 'Herr' of 'Frau' voorafgegaan. Wanneer iemand een titel heeft ('Doktor' of 'Professor') moet die titel voor de achternaam worden gebruikt: 'Herr Doktor XYZ'.

In het algemeen zijn onze oosterburen, maar ook de Zwitsers en Oostenrijkers, vriendelijk en hoffelijk. Zakelijk gedragen ze zich in tegenstelling tot de 'losse' Nederlander tamelijk afstandelijk en formeel. Enkele voorbeelden van het formelere gedrag:

In de regel wordt er niet getutoyeerd, je tutoyeert elkaar pas als je op heel vertrouwelijke voet met elkaar verkeert en dan nog pas op aangeven van de oudste of hiërarchisch hoogste gesprekspartner.
In tegenstelling tot wat in Nederland gebruikelijk is, verloopt een eerste zakelijk contact bij voorkeur schriftelijk, in plaats van telefonisch. Bij afspraken moet men zich stipt aan de afgesproken tijd houden.
In de Nederlandse bedrijfscultuur is men van nature ingesteld op consensus, in het Duitse bedrijfsleven heersen een sterke hiërarchie en afgebakende verantwoordelijkheden. Door die sterke hiërarchie moet je op het juiste niveau binnenkomen. Als communicatiespecialist komt je niet automatisch terecht bij de hoogste directie.

Traditioneel Groot Brittannië
In het Britse zakenleven zijn de verhoudingen over het algemeen traditioneler, conventioneler en meer gereserveerd dan in Nederland. In het Verenigd Koninkrijk kleedt men zich gewoonlijk vrij formeel, hoewel er uitzonderingen bestaan. Het is niet verstandig om in een oker of bruin jasje te verschijnen. Of met dassen en sokken met Mickey Mouse. Of zelfs maar bruine schoenen. “A gentleman never wears brown when he goes to town” is een bekende uitdrukking. Je kan als man het beste enigszins conservatieve, niet opvallende kleding dragen. Dames zijn iets vrijer in hun kledingkeuze.

Toch vormt de kledingkeuze niet het grootste probleem. Dat is – hoe vreemd het klinkt – vaak de taal, hoewel we toch allemaal goed Engels denken te spreken. Helaas denken de meeste Britten daar anders over, al zijn ze te beleefd om dat duidelijk te maken. Ze begrijpen best dat jouw Engels niet van hun niveau zal zijn, maar ze verwachten wel dat men zich vlot en ‘to the point’ kan voorstellen in een gesprek. Dit wordt ook wel 'pitchtalk' genoemd.

Nederlanders die met Britten werken kunnen vaak geen wijs worden uit de verkapte boodschappen. Een Engelsman, Ier, Schot of Welshman toont zelden openlijk dat hij het met zijn gesprekspartner oneens is. Als jouw Nederlandse baas aan je vraagt of je ook andere dingen leuk vindt, is dat een blijk van interesse. Een Engelsman die dat te horen krijgt gaat meteen solliciteren. Dit soort interpretatieverschillen zijn er legio. Een uitdrukking als "This looks very interesting" betekent meestal dat de ander geen interesse heeft: volgende onderwerp graag! “You might consider going there” is een bevel en géén suggestie. Daarentegen betekent een opmerking als "We must meet sometime" in feite niets; vrijblijvender kan haast niet.

Aandachtspunten voor de omgang met Britse contactpersonen:

Bedenk bij het maken van afspraken dat jouw Britse contactpersoon erg stipt is en verwacht dat jij dat ook bent. Hoewel het in Londen niet altijd meevalt om goed in te schatten hoeveel tijd je met vervoer kwijt bent, moet elke eventuele vertraging onmiddellijk worden gemeld.
Lunchafspraken zijn in Engeland zeer gebruikelijk. Een dergelijke uitgebreide lunch begint vaak tussen 12.30 en 13.00 uur en kan lang duren. Bij zakelijke bezoeken neemt men in het Verenigd Koninkrijk doorgaans geen cadeau mee. Maar de kans bestaat ook dat je thuis wordt uitgenodigd. Het is dan gebruikelijk om wél een kleinigheid mee te nemen, zoals een souvenir uit Nederland, bloemen of chocolade. Na afloop wordt een kort bedankbriefje op prijs gesteld!
In het Verenigd Koninkrijk spreekt men elkaar vaak direct met de voornaam aan. Toch kan je beter in eerste instantie de aanspreekvorm Mr, Mrs of Miss gebruiken. Laat je door de gastheer voorstellen aan andere aanwezigen.
Je kunt niet beleefd genoeg zijn. Uitdrukkingen als 'please' (alleen als 'graag' of 'a.u.b.'!) en 'thank you' kunnen niet vaak genoeg worden gebruikt.

Smiling Verenigde Staten
Amerikanen zijn vaak formeler gekleed dan we denken, al hangt het sterk af van de branche. Het dragen van een pak door heren en een mantelpak door dames is in het Amerikaanse zakenleven aan te bevelen en standaard voor diners met potentiële klanten en/of partners.
Sommige bedrijven kennen de ‘casual Friday’ of ‘dress down Friday’. Dit houdt in dat men informeel gekleed gaat en geen afspraken maakt met mensen van buiten het bedrijf. Ook ’s avonds en in het weekend gaat men casual gekleed.

Amerikanen spreken elkaar al snel bij de voornaam aan, ook ouderen stellen dit op prijs. Beide partijen stellen zich voor met voor- en achternaam. Het uitwisselen van visitekaartjes is hierbij heel gebruikelijk. Gebruik visitekaartjes op het kleinere Amerikaanse formaat en besteed voldoende aandacht aan de vormgeving en titulatuur. Zakelijke titels zijn gebruikelijk, maar het is niet verstandig Nederlandse titels als drs., mr. of ing. op het visitekaartje te vermelden.

De meeste Amerikanen gedragen zich gastvrij en open. Buitenlandse partners die contact willen maken met hun Amerikaanse collega’s moeten zelf een formele of terughoudende opstelling zoveel mogelijk vermijden. 'Smile and keep smiling' is het beste devies. Amerikanen benaderen elkaar op een positieve en vriendelijke manier. Het contact gaat meestal niet zo diep, maar is wel hartelijk.

Amerikanen vatten het gezegde 'time is money' letterlijk op. Wees niet te langdradig en kom zo snel mogelijk 'to the point'. Bij het eerste zakengesprek valt men gelijk met de deur in huis. Je vertelt wie je bent en wat je doet, waarover het gesprek gaat, wat je wil en wat de voorstellen zijn.

Aandachtspunten:

Bevestig afspraken altijd, telefonisch of schriftelijk.
Kom in elk geval op tijd of bij voorkeur zelfs iets te vroeg. Amerikanen zijn stipt en nauwgezet.
In Amerika zijn werkontbijten en de lunch belangrijk voor het leggen van sociale contacten en voor de afronding van zaken.
Het diner is meer gereserveerd voor sociale contacten. Indien er sprake is van een uitnodiging bij een zakenrelatie thuis, dan is het gebruikelijk een kleinigheid mee te nemen en de volgende dag een bedankbriefje te sturen.

Het Middenoosten
Reken er niet op dat men in het Middenoosten stipt is, maar zorg ervoor zelf op tijd te zijn. Voor Arabieren kan het gewoon zijn een ander te laten wachten. Eén afspraak per dag, 's ochtends, is het beste.

Het zakenleven is een mannenwereld. Ga ervan uit dat uw partner een hoge status heeft. De gastheer stelt iedereen voor met academische en/of overgeërfde titel(s) en achternaam. Men geeft elkaar een hand. Na begroeting wijst de gastheer iedereen een zitplaats aan, met de belangrijkste persoon aan zijn rechterhand.

Het gesprek begint eerst met algemene beleefdheden: formaliteit, afstand en respect zijn geboden. Visitekaartjes – in tweetalig Engels/Arabisch – worden uitgewisseld, met de Arabische tekst aan de bovenzijde gepresenteerd.

Aandachtspunten:

Op vrijdag (gewijde dag) worden geen zaken gedaan.
In Arabische landen is het niet netjes om met de benen over elkaar te zitten: het is namelijk beledigend om de ander jouw schoenzolen te tonen.
Geef in islamitische landen niets aan met je linkerhand en raak ook voedsel niet aan met je linkerhand. Dat is namelijk de hand waarmee je je reinigt en dus onrein. Wie met twee handen eet, heeft duidelijk geen manieren.
Voor sommige moslimvrouwen is elk lichamelijk contact ongepast, ook een hand geven.

Het Verre Oosten
Steek een van een Japanner gekregen visitekaartje niet achteloos weg, maar lees zorgvuldig wat erop staat en berg het in de binnenzak of tas. Stop het niet in de achterzak. Dat is daar een teken van minachting: je gaat er op zitten! Bij een Japanse gast behoor je het kaartje overigens met twee handen aan te pakken.

In zakenrelaties met Japanners speelt het geven en ontvangen van cadeaus een belangrijke rol. Aandachtspunten hierbij:

Het cadeau wordt pas overhandigd aan het eind van het bezoek. De reden daarvan is dat een cadeau staat voor vriendschap – en die groeit pas tijdens het onderhandelen.
In de Japanse cultuur is de wijze waarop iets wordt gegeven vaak belangrijker dan het cadeau zelf. Volgens Japanse begrippen dient een cadeau altijd fraai ingepakt te worden overhandigd. Japanners staan bekend om hun mooie inpak- en verpakmethoden.
Evenals in veel andere Aziatische culturen worden cadeaus nooit uitgepakt in het bijzijn van anderen.
· Geef een Japanner nooit iets wits cadeau, want dat wordt geassocieerd met de dood.

Wat betreft maaltijden: vergeet in Japan of China niet om na het eten duidelijk hoorbaar te boeren. Eet in China je bord niet helemaal leeg; het zal onmiddellijk weer gevuld worden.

LWP Beursplan

Opdrachten

Voorbereidingsfase

Opdracht 1: Landstede CAR - Scholing voor deelname aan een beurs

1. Landstede CAR : Scholing voor deelname aan een beurs

Tim en Bettus Landstede stappen jullie kantoortje binnen. “Het is prachtig dat autobedrijven de nieuwe autoverlichting kopen. Maar hiermee bereiken we toch maar een beperkt deel van de markt.”

Tim Landstede: “De grootste groep consumenten bereiken we niet. Dat klopt.”

Jij kijkt hen vragend aan. Bettus kijkt jou aan: “Wie kopen nu de meeste auto-onderdelen? Nou?” Jij: “Mannen?... denk ik, hoor.”

Bettus: “Juist! Binnenkort is de Autobeurs er weer. Ik wil daar met een stand staan en de bezoekers kennis laten maken met onze nieuwe autoverlichting.”

Han weet er al meer van. “De Autobeurs duurt een week en er komen altijd veel bezoekers. Er moet een aantrekkelijke stand komen.”

Jij durft nu ook weer: “De mensen kunnen flyers van de nieuwe autoverlichting mee naar huis kunnen nemen. Ook kunnen we de nieuwe verlichting d.m.v. een demonstratie laten zien”

Han: “Leuk toch. We gaan uit van een stand van acht vierkante meter. Misschien moeten we ook een speelse actie bedenken. Trouwens, er is één dag speciaal voor eindconsumenten en die is voor ons heel belangrijk, daar moeten we een goede beurt maken.”

Jij en Han hebben er zin in. Bettus: “Mooi, maar hebben jullie voldoende kennis om een beursdeelname te organiseren?

Han: "Nou, om eerlijk te zijn! De kennis is wel een beetje vervaagd. Laten we eerst maar weer eens in de schoolbanken gaan zitten en de kennis met betrekking tot de beurs weer opfrissen."

Op te leveren producten:

Antwoorden op kennisvragen, toepassingsopdrachten en calculaties.

Eisen aan de op te leveren producten:

Antwoorden maken met Word en daarna opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2
Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X

Kennnisvragen

Kennisvragen Beurs:

1. Welk kenmerk van de beurs zorgt ervoor dat de beurs als promotie-instrument zo goed scoort?

2. Uit welke onderdelen is een beursplan opgebouwd?

3. Wat kan de rol van de binnendienst zijn bij beursdeelname?

4. Noem vijf soorten kosten die samenhangen met de standexploitatie.

5. Hoe berekenen we de kosten per contact?

6. Waarom is een goede bezoekersregistratie noodzakelijk?

7. a. Welke twee registratiesystemen komen we in de praktijk tegen?

b. Leg elk systeem in het kort uit.

8. Waarom is een goede follow-up noodzakelijk om de beurs echt tot een succes te maken?

9. Waar bestaat de evaluatie van een beursdeelname uit?

Toepassingsopdrachten

Toepassingsopdrachten Beurs:

1.a.Welke informatie heb je nodig om de uitnodigingen voor een beurs aan je klanten te versturen?
1.b.Hoe kom je aan deze informatie?

2.Je wilt op een beurs vooral prospects werven. De toegangsprijs voor deze beurs bedraagt € 12,50 per persoon. Om de effectiviteit te vergroten wil je vooraf prospects identificeren. Deze stuur je een uitnodiging en een gratis toegangskaart in combinatie met een give-away die af te halen is bij je stand.
Op welke manier kun je vooraf prospects identificeren om deze persoonlijk een uitnodiging plus overige informatie toe te kunnen sturen?

3. Waarom kan het zinvol zijn om naast een geautomatiseerd beursregistratiesysteem door middel van een visi-card een brievenbus te plaatsen waarbij je iedereen aanmoedigt om hierin zijn visitekaartje achter te laten?

4.Je staat op een vakbeurs. Op een bepaald moment is het niet erg druk. Om toch klanten in je stand te krijgen, ga je samen met twee andere collega’s op het randje van de stand naast elkaar staan. Zo kunnen de klanten je goed zien. De vierde collega vult de bakken met informatiemateriaal bij en gaat dan even lekker de krant lezen.

a. Welke goede gedragsaspecten zie je in deze situatieschets?
b. Welke foutieve gedragsaspecten zie je in deze situatieschets?

5.Noem twee verschillen tussen de verkoopsituatie op een beurs en bij de klant op zijn bedrijf.

6. Wat kan een probleem zijn als men de medewerkers van de verkoopbinnendienst inzet bij de standbezetting?

7. Een fabrikant van metaalverwerkende machines doet mee aan een vakbeurs in Duitsland. Vorig jaar ontving men op diezelfde beurs 40 klanten en 20 mogelijke prospects. De stand die men opbouwt wordt dit jaar tweemaal zo groot als vorig jaar. De Duitse beursorganisatie verwacht dat het totaal aantal bezoekers met 20% zal toenemen.
Formuleer een goede beursdoelstelling voor de machinefabrikant.

8. Wat is het gevaar voor de beursdoelstelling van erg aantrekkelijke give-aways?

9. Een bedrijf heeft de bezetting voor de beursstand berekend. Per dag is er een bezetting nodig van zes man. Omdat men de verkoop binnen- en de verkoop buitendienst niet extra wil belasten, wil men via een uitzendbureau de bezetting regelen. Wat vind jij van dit plan?

10. Zoek op internet en noteer vijf grote internationale beurzen voor een branche naar jouw keuze (dus kies of audio, auto’s, mode, boten, fietsen, etc.).

Calculaties

Calculaties Beurs

1. Aventus is een groothandel in auto-onderdelen. Men importeert deze auto-onderdelen uit aziatische landen. Om ook op de Belgische markt voet aan de grond te krijgen heeft men deelgenomen aan de vakbeurs voor auto-onderdelen in het Beurscentrum te Antwerpen. Deze driedaagse beurs werd door 6.500 mensen bezocht. De totale beurskosten voor Aventus bedroegen € 15.000,-. In totaal bezochten 325 mensen de stand. Alleen van de mensen die echt belangstelling toonden heeft men een beursrapport opgesteld. In totaal waren dat 210 bezoekers.

Uit analyse van de beursrapporten blijkt dat men tijdens de beurs 15 orders geboekt heeft.

Met 20 mensen is een bezoekafspraak gemaakt in de week volgend op de beurs. Deze leveren 10 orders op.

Met 60 mensen is afgesproken om in de eerste twee weken na de beurs telefonisch contact op te nemen. Dit resulteert in 20 bezoekafspraken. Deze afspraken leveren direct 5 orders op.

Aan de resterende 115 is alleen een uitgebreide documentatiemap meegegeven. Deze groep wordt in de derde tot en met zesde week na de beurs telefonisch benaderd. Het resultaat is 30 bezoekafspraken. Ook uit deze groep komen als direct resultaat 5 orders.

De gemiddelde ordergrootte is € 430,-.

a. Hoeveel bedragen de kosten per geregistreerd contact?
b. Hoeveel bedraagt het totale omzetresultaat van deze beursdeelname?

2. De volgende gegevens zijn bekend van een bedrijf dat aan een beurs deelneemt. De exposant heeft een stand laten maken van € 12.500,-. De stand wordt voor twee verschillende beurzen gebruikt. De kosten voor deelname aan de eerste beurs zijn € 120,- per m2. Er wordt 40 m2 gehuurd. De personeelskosten bedragen € 225,- per uur. De beurs duurt 30 uur. De beurs levert 350 bruikbare contacten op.

Wat zijn de kosten per contact?

3. De kosten per contact van een bepaalde beurs zijn door een bedrijf berekend op € 65,-. Men heeft in totaal op de beurs 210 bruikbare contacten gehad. Bestaande klanten vormden 60% van deze contacten. De overige contacten hadden plaats met prospects. De follow-up die in eerste instantie heeft plaatsgehad onder de prospects kostte € 25,- per prospect. Daarna heeft men bij 11 prospects een persoonlijk verkoopgesprek gehouden. De kosten hiervan bedragen € 150,- per bezoek. De brutowinstmarge op de omzet bedraagt voor dit bedrijf gemiddeld 22% van de omzet.

Welke omzet moet het bedrijf minimaal bij de prospects halen om uit de totale wervingskosten te komen?

4. De Autorai trok 430.000 bezoekers met een gemiddelde bezoekduur van 3,5 uur. Van de bezoekers kwam 49% uit de Randstad. De helft was jonger dan 35 jaar en 25% was man. Het bedrijf waar je voor werkt richt zich op jonge mannen (onder de 35 jaar) uit de Randstad. Van de totale hoeveelheid beursbezoekers die tot de doelgroep behoren, verwacht men 10% in de stand te verwelkomen.

Hoeveel mensen uit de doelgroep zullen de stand van dit bedrijf bezoeken?

5. Een bedrijf in auto-onderdelen verwacht dat in vier dagen beurs 600 mensen de stand zullen bezoeken. De beurs is gemiddeld 8 uur per beursdag open. Op basis van het verleden verwacht men dat 40% van de standbezoekers alleen een folder zal meenemen. Van de rest zal 30% een gesprek hebben van tien minuten en 70% een gesprek van gemiddeld 20 minuten.

Hoeveel medewerkers heeft het bedrijf per dag nodig als we ervan uitgaan dat de bezoekers gelijkmatig over de dagen en de dag verdeeld zijn?

Opdracht 2: Landstede CAR - Voorbereidingsfase

2. Landstede CAR : Voorbereidingsfase van de beurs

Tim en Bettus Landstede stappen jullie kantoortje binnen. “Hoe is de scholing verlopen? Weten jullie nu genoeg voor de voorbereiding van de beurs?”

Han: “Ja zeker, we zijn weer volledig op de hoogte van de theorie van het organiseren van een beursdeelname. Het is van groot belang dat we een goede voorbereiding op de beursdeelname hebben.”

Jij knikt instemmend. Bettus kijkt jou aan en jij zegt:”We hebben een aantal zaken van te voren te regelen.”

Bettus: “Juist! Waaraan denk je dan.”

Han neemt het woord en zegt: “Het gaat om de volgende zaken: samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt; het bepalen van de doelstellingen voor de beurs; de omschrijving van de doelgroep en de uitwerking van de beursideeën.”

Jij durft nu ook weer: “ Daarbij komt nog het opstellen van de checklist beurs; het opstellen van de begroting; het opstellen van het draaiboek.

Han: “Leuk toch. We hebben er zin in.

Bettus: “Mooi, na de voorbereidingsfade komen we erop terug!

Han en jij: "We laten jullie weten, wanneer de voorbereiding klaar is.”

Op te leveren producten:

1. De samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt.
2. Het bepalen van de doelstellingen voor de beurs.
3. De omschrijving van de doelgroep.
4. Uitwerking van de ideeën voor de beurs.
5. Het opstellen van de checklist beurs.
6. Het opstellen van de begroting.
7. Het opstellen van het draaiboek.

Eisen aan de op te leveren producten:

1. In Word een beschrijving van de samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt; de doelstellingen voor de beurs; een omschrijving van de doelgroep en een uitwerking van de ideeën voor de beurs.

2. In Excel een checklist beurs voor alle fasen van de beursdeelname.

3. In Excel (met formules) een begroting voor de beurs.

4. Een draaiboek voor de beursdeelname waarin alle fasen van de beurs zijn opgenomen

5. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2
Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X

Ontwerpfase

Opdracht 3: Landstede CAR - Ontwerpfase

3. Landstede CAR : Ontwerpfase beurs

Tim en Bettus Landstede stappen jullie kantoortje weer binnen. “Hoe is de voorbereidingsfase verlopen? Weten jullie nu precies wat jullie allemaal nodig hebben?”

Han: “Ja zeker, we zijn volledig op de hoogte. Hier hebben we een aantal zaken die we met jullie willen doornemen.”

Jij knikt instemmend. Bettus en Tim kijken verbaasd.

Bettus: “Juist ja! Dat is een hoop voorbereidingswerk geweest.”

Han neemt het woord en zegt: “ Als jullie alle stukken die hier liggen goedkeuren, kunnen we weer verder met de volgende fase van het beursplan.”

Tim: “En dat is?” Jij zegt:”De ontwerpfase!

Bettus: “Mooi, aan welke zaken moet ik dan denken?”

Han en jij: "Hierbij moet je denken aan de keuze en inrichting van de stand, het gebruik van beeld- en presentatiemateriaal en de inzet van communicatiemiddelen.”

Tim en Bettus: “De hier voor ons liggende stukken zien er goed uit. Jullie hebben onze goedkeuring voor de volgende fase.”

Han en jij: “Mooi dan gaan we weer gelijk aan de slag!”

Op te leveren producten:

1. Een beschrijving een plattegrond van de stand.
2. De keuze voor beeld- en presentatiemateriaal
3. De keuze voor de communicatiemiddelen.

Eisen aan de op te leveren producten:

1. In Word een beschrijving van de stand.

2. Een plattegrond van de stand (Paint)

3. In Word een beschrijving van de keuze van de te gebruiken communicatiemiddelen.

4. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2
Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X

Productie- en inrichtingsfase

Opdracht 4: Landstede CAR - Productie- en inrichtingsdfase

4. Landstede CAR : Productie- en inrichtingsfase beurs

Tim en Bettus Landstede hebben de resultaten van de ontwerpfase bekeken en zijn tevreden over het geleverde werk.

Han: “De volgende fase, de productie- en inrichtingsfase, is een leuke fase. Hierin kunnen we laten zien waar we goed in zijn”

Bettus: “Juist ja! Dat is fijn om te horen.”

Han zegt tegen jou: “We zullen een mooie stand bouwen met een achterwand waarop ons logo een prominente plaats in zal nemen. Ook zullen we een mooie brochure van ons assortiment met prijslijst maken. ”

Jij zegt: “We moeten natuurlijk niet vergeten om zaken als elektriciteit, gas, water, telefoon, fax en internetaansluitingen te regelen.”

Bettus: “Ik hoor wel dat ik alles gerust aan jullie kan overlaten!”

Tim valt Bettus en zegt: "De scholing vooraf werpt zijn vruchten af. Succes gewenst bij de volgende fase.”

Han zegt: “Bedankt, snel naar het kantoor om een draaiboek te maken voor het bouwen van de stand. Daarna ga ik de standwand maken!”

Jij vult aan: “ Ik kan dan beginnen met het maken van de brochure inclusief prijslijst. Ook een mooie folder van de assortimentgroep verlichting moet nog gemaakt worden. Daarna komen de overige zaken aan bod.”

Han vraagt: "Heb je ook aan de bemensing van de stand gedacht. Het gaat om 5 dagen. Elke dag om 9.00 uur gaat de beurs open en deze sluit om 20.00 uur.

Op te leveren producten:

1. Beurswand met logo (Paint of ander tekenprogramma)
2. Brochure auto-onderdelen
3. Een prijslijst van auto-onderdelen
4. Folder van de assortimentsgroep verlichting
5. Schema voor de bemensing van de beurs

Eisen aan de op te leveren producten:

1. Beurswand met logo gemaakt met Paint of een ander tekenprogramma

2. Brochure auto-onderdelen met Publisher

3. Een prijslijst van auto-onderdelen in Excel.

4. Folder van de assortimentsgroep met Publisher

5. Schema standbemensing voor de beurs in Excel

6. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2

Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X?

Uitvoeringsfase

Opdracht 5: Landstede CAR - Uitvoeringsfase

5. Landstede CAR : Uitvoeringsfase

Tim en Bettus Landstede zijn al een aantal dagen op de beurs druk met allerlei gesprekken met prospects en klanten. Ze zijn zeer tevreden over de stand van Landstede CAR. Heel veel bezoekers komen op de mooie inrichting af. Het einde van de beurs in zicht.

Han: “We hebben al heel bezoekers geregistreerd. Handmatig registreren samen met de visi-card werkt uitstekend”

Bettus: “Juist ja! Dat is fijn om te horen.”

Han zegt tegen jou: “Heb je alle gegevens van deze beursweek op een rijtje gezet. ”

Jij zegt: “Natuurlijk. Ik kan allerlei gegevens ophoesten.

Bettus: “Ik hoor wel dat ik alles gerust aan jou kan overlaten!”

Jij geeft het volgende overzicht:
Deze vijfdaagse beurs werd door 13.000 mensen bezocht. De totale beurskosten voor Landstede CAR bedroegen € 20.000,-. In totaal bezochten 650 mensen de stand. Alleen van de mensen die echt belangstelling toonden heeft men een gespreksrapport opgesteld. In totaal waren dat 420 bezoekers.

Uit analyse van de gespreksrapporten blijkt dat men tijdens de beurs 45 orders geboekt heeft.

Met 40 mensen is een bezoekafspraak gemaakt in de week volgend op de beurs. Deze leveren 20 orders op.

Met 90 mensen is afgesproken om in de eerste twee weken na de beurs telefonisch contact op te nemen. Dit resulteert in 40 bezoekafspraken. Deze afspraken leveren direct 10 orders op.

Aan de resterende bezoekers is alleen een uitgebreide documentatiemap meegegeven. Deze groep wordt in de derde tot en met zesde week na de beurs telefonisch benaderd. Het resultaat is 30 bezoekafspraken. Ook uit deze groep komen als direct resultaat 10 orders. De gemiddelde ordergrootte is € 860,-.

Landstede CAR heeft een stand laten maken van € 12.500,-. De stand wordt nog voor drie andere beurzen gebruikt. De kosten voor deelname aan deze beurs zijn € 120,- per m2. Er is 40 m2 gehuurd. De personeelskosten bedragen € 225,- per uur. De beurs duurt 5 dagen (9.00 – 20.00 uur). De beurs levert 110 bruikbare contacten op.

Tim zegt:”Op het eerste gezicht hebben we het goed gedaan!

Han: “Laten we eerst de berekeningen afwachten en de evaluatie, voordat we conclusies trekken!”

Bettus: “Dat lijkt me een goed idee!”

Op te leveren producten:

1. Calculaties naar aanleiding van beursgegevens:

a. Hoeveel bedragen de kosten per geregistreerd contact?
b. Hoeveel bedraagt het totale omzetresultaat van deze beursdeelname?
c. Wat zijn de kosten per contact?
d. Bereken het percentage standbezoekers.
e. Bereken het percentage beurscontacten.
f. Bereken het percentageconversies.
g. Bereken de kosten per bezoeker.

Eisen aan de op te leveren producten:

1. Calculaties in Word of Excel.

2. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2
Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X

Evaluatiefase

Opdracht 6: Landstede CAR - Evaluatiefase

6. Landstede CAR : Evaluatiefase

Tim en Bettus Landstede hebben alle personen die namens Landstede CAR aan de beurs hebben deelgenomen, bij elkaar geroepen.

Tim en Bettus bedanken alle aanwezige personen voor hun fantastische inzet voor en tijdens de beurs.

Han:”Het was wel een heel leuke ervaring om eens aan een beurs deel te nemen. Ik heb wel veel nieuwe prospects gesproken.”

Tim en Bettus hebben dezelfde ervaring. Bettus zegt: “Moeten we volgende jaar weer aan de beurs deelnemen?”

Tim: “Ik weet dat pas zeker als ik het beursverslag onder ogen heb gehad. Hieruit kan ik een conclusie met betrekking tot de deelname van volgende jaar trekken.”

Han: “Als alles op rolletjes verloopt, kan ik het beursverslag volgende week maandag afhebben. Zullen we dinsdag morgen om 9.00 uur dit beursverslag bespreken?”

Tim en Bettus vinden dit een goed idee!

Op te leveren producten:

1. Beursverslag

Eisen aan de op te leveren producten:

1. Beursverslag in Word.

2. Beursverslag in goed geformuleerd en foutloos Nederlands

3. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2

Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X?

Open bestand Leeg format beursverslag in Word

Follow-up fase

Opdracht 7: Landstede CAR - Follow-up-fase

7. Landstede CAR : Follow-up-fase

Tim en Bettus Landstede hebben zojuist de bijeenkomst waarin het beursverslag besproken is, verlaten.

Han: “Er is nog veel werk aan de winkel. We hebben nog informatie te versturen en een aantal bezoekers van de beurs te bellen. Ook moeten er een aantal prospects door de medewerkers van de buitendienst bezocht worden. Wil jij de informatie versturen? Ik zal dan een aantal telefoontjes plegen.”

Jij: “Juist ja! Ik ga gelijk aan de slag. Moet ik na het versturen van de informatie een bezoekschema maken voor de medewerkers van de buitendienst?”

Han zegt tegen jou: “Als je dat vandaag nog redt, zou dat fijn zijn. De bezoekers van de beurs moeten snel iets van Landstede CAR vernemen, want anders gaan ze naar de concurrent.”

Jij: “Hoe zit het met de bezoekers waarvan we wel gegevens hebben, maar met wie we geen afspraak gemaakt hebben?”

Han: ‘Goed zeg dat jij aan deze groep denkt! Deze groep moet ook een telefonische follow-up hebben. Zorg jij voor een telefoonscript voor deze gesprekken?”

Jij: “Dat wordt wel pas morgen. Is dat goed?”

Han: “Natuurlijk, jij hebt ook maar twee handen.”

Op te leveren producten:

1. Bezoekschema's voor de follow-up

- Kies 5 bedrijven van auto-onderdelen in Limburg.
- Kies 5 bedrijven van auto-onderdelen in Noord-Brabant.

2. Telefoonscript voor de follow-up

Eisen aan de op te leveren producten:

1. Bezoekschema 's in Word of Excel met NAW-gegevens prospect, bezoekdag, bezoektijd en routeplanning

2. Telefoonscript in Word.

3. Producten opsturen naar landstede.beurs@gmail.com

Werkproces: 3.2

Competenties: A, E, G, H, I, J, K, M, O, Q, R, S, T, X?

Op te leveren producten

Landstede CAR beursplan op te leveren producten

Opdracht 1

Kennisvragen
Toepassingsopdrachten
Calculaties

Opdracht 2

De samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt.
Het bepalen van de doelstellingen voor de beurs.
De omschrijving van de doelgroep.
Uitwerking van de ideeën voor de beurs.
Het opstellen van de checklist beurs.
Het opstellen van de begroting.
Het opstellen van het draaiboek.

Opdracht 3

Een beschrijving een plattegrond van de stand.
De keuze voor beeld- en presentatiemateriaal
De keuze voor de communicatiemiddelen.

Opdracht 4

Beurswand met logo (Paint of ander tekenprogramma)
Brochure auto-onderdelen
Een prijslijst van auto-onderdelen
Folder van de assortimentsgroep verlichting
Schema voor de bemensing van de beurs

Opdracht 5

Calculaties naar aanleiding van beursgegevens:
a. Hoeveel bedragen de kosten per geregistreerd contact?
b. Hoeveel bedraagt het totale omzetresultaat van deze beursdeelname?
c. Wat zijn de kosten per contact?
d. Bereken het percentage standbezoekers.
e. Bereken het percentage beurscontacten.
f. Bereken het percentageconversies.
g. Bereken de kosten per bezoeker.

Opdracht 6

Beursverslag in Word.
Beursverslag in goed geformuleerd en foutloos Nederlands

Opdracht 7

Bezoekschema's voor de follow-up
Telefoonscript voor de follow-up??

Voortgangsformulier in Excel

Vootgangsformulier Beursplan in Excel

Open bestand Voortgangsformulier in Excel beursplan

Logboek

Open bestand Format logboek in Word v2

Colofon
Het arrangement Beursplan is gemaakt met Wikiwijs van Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt, maakt en deelt.

Auteurs

Cor de Jong Je moet eerst inloggen om feedback aan de auteur te kunnen geven.

Laatst gewijzigd

2012-08-03 08:31:08

Licentie

Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:

het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat

het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken

voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.

Meer informatie over de CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie.

Aanvullende informatie over dit lesmateriaal

Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:

Eindgebruiker

leerling/student

Moeilijkheidsgraad

gemiddeld

Gebruikte Wikiwijs Arrangementen

de Jong, Cor. (z.d.).

Voert promotieactiviteiten uit - v2

https://maken.wikiwijs.nl/37376/Voert_promotieactiviteiten_uit___v2

Beursplan

nl

Cor de Jong

2012-08-03 08:31:08

leerling/student
Opties
Gebruik
- Download arrangement
- Kopieer arrangement
Weergave
Wikiwijs is een dienst van

Beursplan

Inhoud LWP Beursplan Landstede CAR

Planning Beursplan

TWIXX-en

De Beurs

De Beurs

Organisatie beurs

Beursdeelname

Werkplan beursdeelname

Doelen van een beurs

Dertig geheimen voor een succesvolle beurs

Beursgesprek

Vier stappen voor het genereren van zoveel mogelijk business tijdens een beursgesprek.

Effectiviteit Beurs

Evaluatie beurs in een verslag

Format beursverslag

Draaiboek evenement (Beurs)

Draaiboek evenement

Voorbeeld draaiboek evenement

Downloads

Schrijven van wervende teksten

Wervende tekst

Advertentie

Mailing

Nieuwsbrief

Brochure

Folder

Promotie

Promotie

Promotiemateriaal

Presentatie en demonstratie

Presentatie

Presentatiehulpmiddelen

PowerPoint

Omgangsvormen

Taal van kleding

Groeten

Actief luisteren

Verkopen en lichaamstaal

Vergaderen

Spiegelen

Interculturele omgangsvaardigheden

LWP Beursplan

Opdrachten

Voorbereidingsfase

Opdracht 1: Landstede CAR - Scholing voor deelname aan een beurs

Kennnisvragen

Toepassingsopdrachten

Calculaties

Opdracht 2: Landstede CAR - Voorbereidingsfase

Ontwerpfase

Opdracht 3: Landstede CAR - Ontwerpfase

Productie- en inrichtingsfase

Opdracht 4: Landstede CAR - Productie- en inrichtingsdfase

Uitvoeringsfase

Opdracht 5: Landstede CAR - Uitvoeringsfase

Evaluatiefase

Opdracht 6: Landstede CAR - Evaluatiefase

Follow-up fase

Opdracht 7: Landstede CAR - Follow-up-fase

Op te leveren producten

Op te leveren producten

Voortgangsformulier in Excel

Vootgangsformulier Beursplan in Excel

Logboek

Logboek

Gebruik

Weergave