## Werkplan beursdeelname

Werkplan beursdeelname
De organisatie die besluit om deel te nemen aan een beurs of een tentoonstelling, stelt een werkplan (= Overzicht van de organisatie van werkzaamheden, waaruit o.a. blijkt door wie, waar en wanneer de verschillende activiteiten worden uitgevoerd.) op. Dit plan wordt door de afdeling Communicatie uitgewerkt. In de vier fasen houden ze zich bezig met de volgende kwesties:

Voorbereidingsfase
In deze fase worden de nodige voorbereidingen getroffen. Er worden keuzes gemaakt wat betreft:

- de samenstelling van de groep medewerkers die de organisatie op zich neemt;
- het bepalen van de doelstellingen voor de beurs;
- de omschrijving van de doelgroep;
- de uitwerking van de ideeën;
- het opstellen van de checklist;
- het opstellen van de begroting;
- het opstellen van het draaiboek.

Voorbereidingsfase

Stappen:
1. Samenstellen van een projectgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, marketing, communicatie.

2. Uitwerken van de beursdoelstellingen

Enkele keuzemogelijkheden: Nieuw product lanceren, imago versterken.

3. Vaststellen van de doelgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Afnemers/branchegenoten/algemeen publiek.

4. Uitwerken beursidee

Enkele keuzemogelijkheden: Productpresentatie, demonstratie, ontvangst, verkoop, foldermateriaal.

5. Opstellen checklist

Enkele keuzemogelijkheden: Inschrijving beurs, uitnodigingen, standbouw, materialen, rooster standbemanning, maaltijden, apparatuur, transport, overnachtingen, opbouwen en afbreken stand, publiciteit, drukwerk.

6. Opstellen begroting

Enkele keuzemogelijkheden: Standhuur, standontwerp, standbouw, transport, verlichting, personeel, catering, reis- en verblijfkosten, publiciteit.

7. Opstellen draaiboek Tijdsplanning, taakverdeling.

De ontwerpfase
In deze fase worden de benodigde materialen ontworpen. De volgende activiteiten vinden plaats:

- de keuze van de stand;
- de ontwikkeling van beeldmateriaal;
- het ontwerpen van presentatiemateriaal;
- het ontwerp van de inrichting van de stand;
- het ontwerpen van communicatiemiddelen.

Ontwerpfase

Stappen:
1. Keuze stand
Enkele keuzemogelijkheden: Kopstand (drie zijden open), tussenstand (een zijde open), doorloopstand (twee zijden open), hoekstand (twee zijden open), eilandstand (vier zijden open).

2. Gebruik beeldmateriaal
Enkele keuzemogelijkheden: Foto’s, dia’s, video, beeldscherm, beamer, opschriften.

3. Gebruik presentatiemateriaal
Enkele keuzemogelijkheden: Modellen, maquettes, producten.

4. Inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden: Meubels, verlichting, decoratie, bloemen.

5. Ontwerp communicatiemiddelen
Enkele keuzemogelijkheden: Folder, brochure, nieuwsbrief, advertentie, persbriefing, mailing.

Productie- en inrichtingsfase
In deze fase worden de benodigde materialen ontwikkeld. De volgende activiteiten vinden plaats:

- de uitvoering van de ontwerpen (het vervaardigen van de materialen);
- het maken van het draaiboek voor de inrichting van de beursstand;
- het regelen van aanvullende faciliteiten (electriciteit, internet enzovoort)..

Productie- en inrichtingsfase

Stappen:

1. Uitvoering ontwerpen
Enkele keuzemogelijkheden: Standbouw, beeldmateriaal, presentatiemateriaal, communicatiemiddelen.

2. Draaiboek inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden: Tijdsplanning, standbouwers, gereedschap, vervoer.

3. Aanvullende faciliteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Elektriciteit, gas, water, telefoon, fax, modem, internetaansluitingen.

Op de assist-stand.nl kun je via een test kijken of je helemaal klaar bent om een beurs te draaien en je kunt er ook een gratis beursdraaiboek aanvragen om je te helpen bij de voorbereiding.

De uitvoeringsfase en evaluatie
In deze fase worden de plannen uitgevoerd en geëvalueerd. De volgende activiteiten vinden plaats:

- de bemensing van de beursstand;
- het uitvoeren van de beursactiviteiten, zoals ontvangst van bezoekers;
- het uitvoeren van follow-up activiteiten;
- het ontwerp en de inrichting van de stand;
- de evaluatie van de beursdeelname.

Uitvoeringsfase en evaluatie

Stappen:

1. Standbemanning
Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, communicatie, marketing, financiën, technische mensen, hostesses.

2. Beursactiviteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Gesprekken voeren met bezoekers, voorlichting aan groepen, rondgaan met foldermateriaal, concurrentie bekijken, tussentijdse evaluaties, catering stand verzorgen, registratie bezoekers.

3. Follow-up activiteiten.
Enkele keuzemogelijkheden: a. Plan extra mankracht in voor het verzorgen van de follow-up: zorg dat iedereen die zijn gegevens heeft achtergelaten de beloofde informatie krijgt toegestuurd.

b. Zorg dat eventuele bestellingen stipt worden opgevolgd.

c. Verzorg de na-beurs mailing indien nodig, in vervolg op een actie tijdens de beurs.

d. Regel een bedankje voor het beursteam, dat zich zo heeft ingespannen.

Evaluatie
Aantal genodigden, aantal werkelijke bezoekers, opmerkingen beursganger, beoordeling stand, controleren verwachtingen, enquêtes, problemen in de verschillende fasen.

De evaluatie en follow-up van een beurs bepalen in belangrijke mate het succes van deze en eventuele toekomstige beursdeelnames. Op standmakelaar.com volgen een aantal tips die je helpen bij het succesvol omgaan met de opgedane contacten tijdens de beurs.