Werkplan beursdeelname

Werkplan beursdeelname

De organisatie die besluit om deel te nemen aan een beurs of een tentoonstelling, stelt een werkplan (= Overzicht van de organisatie van werkzaamheden, waaruit o.a. blijkt door wie, waar en wanneer de verschillende activiteiten worden uitgevoerd.) op. Dit plan wordt door de afdeling Communicatie uitgewerkt. In de vier fasen houden ze zich bezig met de volgende kwesties:

 

Voorbereidingsfase

In deze fase worden de nodige voorbereidingen getroffen. Er worden keuzes gemaakt wat betreft:

 

Voorbereidingsfase

Stappen:
1. Samenstellen van een projectgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, marketing, communicatie.


2. Uitwerken van de beursdoelstellingen

Enkele keuzemogelijkheden: Nieuw product lanceren, imago versterken.

 

3. Vaststellen van de doelgroep

Enkele keuzemogelijkheden: Afnemers/branchegenoten/algemeen publiek.

 

4. Uitwerken beursidee

Enkele keuzemogelijkheden: Productpresentatie, demonstratie, ontvangst, verkoop, foldermateriaal.

 

5. Opstellen checklist

Enkele keuzemogelijkheden: Inschrijving beurs, uitnodigingen, standbouw, materialen, rooster standbemanning, maaltijden, apparatuur, transport, overnachtingen, opbouwen en afbreken stand, publiciteit, drukwerk.

 

6. Opstellen begroting

Enkele keuzemogelijkheden: Standhuur, standontwerp, standbouw, transport, verlichting, personeel, catering, reis- en verblijfkosten, publiciteit.

7. Opstellen draaiboek Tijdsplanning, taakverdeling.

  

De ontwerpfase

In deze fase worden de benodigde materialen ontworpen. De volgende activiteiten vinden plaats:

 

Ontwerpfase

 

Stappen:
1. Keuze stand
Enkele keuzemogelijkheden:  Kopstand (drie zijden open), tussenstand (een zijde open), doorloopstand (twee zijden open), hoekstand (twee zijden open), eilandstand (vier zijden open).

2. Gebruik beeldmateriaal
Enkele keuzemogelijkheden: Foto’s, dia’s, video, beeldscherm, beamer, opschriften.

3. Gebruik presentatiemateriaal
Enkele keuzemogelijkheden:  Modellen, maquettes, producten.

4. Inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden:  Meubels, verlichting, decoratie, bloemen.

5. Ontwerp communicatiemiddelen
Enkele keuzemogelijkheden:  Folder, brochure, nieuwsbrief, advertentie, persbriefing, mailing.

 

Productie- en inrichtingsfase

In deze fase worden de benodigde materialen ontwikkeld. De volgende activiteiten vinden plaats:

 

Productie- en inrichtingsfase

 

Stappen:

1. Uitvoering ontwerpen
Enkele keuzemogelijkheden: Standbouw, beeldmateriaal, presentatiemateriaal, communicatiemiddelen.

2. Draaiboek inrichting stand
Enkele keuzemogelijkheden: Tijdsplanning, standbouwers, gereedschap, vervoer.

3. Aanvullende faciliteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Elektriciteit, gas, water, telefoon, fax, modem, internetaansluitingen.

 

Op de assist-stand.nl kun je via een test kijken of je helemaal klaar bent om een beurs te draaien en je kunt er ook een gratis beursdraaiboek aanvragen om je te helpen bij de voorbereiding.

 

De uitvoeringsfase en evaluatie

In deze fase worden de plannen uitgevoerd en geëvalueerd. De volgende activiteiten vinden plaats:

 

Uitvoeringsfase en evaluatie

 

Stappen:

1. Standbemanning
Enkele keuzemogelijkheden: Verkoop, communicatie, marketing, financiën, technische mensen, hostesses.

2. Beursactiviteiten
Enkele keuzemogelijkheden: Gesprekken voeren met bezoekers, voorlichting aan groepen, rondgaan met foldermateriaal, concurrentie bekijken, tussentijdse evaluaties, catering stand verzorgen, registratie bezoekers.

3. Follow-up activiteiten.
Enkele keuzemogelijkheden: a. Plan extra mankracht in voor het verzorgen van de follow-up: zorg dat iedereen die zijn gegevens heeft achtergelaten de beloofde informatie krijgt toegestuurd.

b. Zorg dat eventuele bestellingen stipt worden opgevolgd.

c. Verzorg de na-beurs mailing indien nodig, in vervolg op een actie tijdens de beurs.

d. Regel een bedankje voor het beursteam, dat zich zo heeft ingespannen.

 

Evaluatie 
Aantal genodigden, aantal werkelijke bezoekers, opmerkingen beursganger, beoordeling stand, controleren verwachtingen, enquêtes, problemen in de verschillende fasen.

 

De evaluatie en follow-up van een beurs bepalen in belangrijke mate het succes van deze en eventuele toekomstige beursdeelnames. Op standmakelaar.com volgen een aantal tips die je helpen bij het succesvol omgaan met de opgedane contacten tijdens de beurs.