Over Applicatielandschap in kaart
Breng alle applicaties van jouw onderwijsinstelling inzichtelijk in kaart.
Applicatielandschap in kaart is een tool van Kennisnet om onderwijsinstellingen te ondersteunen bij het inzichtelijk houden van alle digitale middelen die worden ingezet. In deze handleiding vind je meer informatie over het gebruik van de tool.
Wat kan ik met deze tool?
Inzicht in welke applicaties gebruikt worden op jouw scholen is essentieel voor een verantwoord ict-gebruik. Met deze tool breng je op een makkelijke manier in kaart welke applicaties worden gebruikt in welke school en voor welke taken. Gebruik dit inzicht als startpunt om bijvoorbeeld vraagstukken over veranderingen in het applicatielandschap op te pakken of IBP-risico’s scherper in beeld te krijgen.
Wat levert deze tool op?
- Een overzicht van alle applicaties die binnen jouw school of onderwijsinstelling worden gebruikt.
- Meer regie om een samenhangend applicatielandschap te creëren op basis van de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA).
- Meer grip op het beheer en management van applicaties.
Aan de slag?
Volg de tutorial om wegwijs te worden met Applicatielandschap in kaart.
Of start direct een nieuwe sessie met applicatielandschap in kaart.
Meer informatie
Tutorial: Direct aan de slag met Applicatielandschap in kaart
In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat met de tool. In acht opdrachten leer je hoe je jouw applicatielandschap in kaart kunt brengen en beheren.
Opdracht 1: Maak een account aan
Waarom heb je een account nodig?
Om de tool te gebruiken, heb je een account op het platform KennisnetWijzer nodig. KennisnetWijzer biedt diverse gratis tools waarmee onderwijsinstellingen hun ict-infrastructuur kunnen professionaliseren. Met een persoonlijk account worden jouw ingevoerde gegevens opgeslagen. Zo kun je later verder werken zonder dat gegevens verloren gaan.
Zo maak je een account aan
Controleer op KennisnetWijzer of je al een account hebt. Heb je nog geen account? Volg dan deze instructies om je te registreren. Zodra je een account hebt aangemaakt, kun je verdergaan met opdracht 2.
Indien je bent ingelogd zie je de knop Naar mijn sessies
Opdracht 2: Log in op KennisnetWijzer en start de tool
Log in op KennisnetWijzer
Ga naar KennisnetWijzer en klik rechtsboven op de inlogknop. Ben je ingelogd, dan zie je jouw gebruikersnaam rechtsboven in het scherm.
Ga naar Applicatielandschap in kaart en start een nieuwe sessie
Klik op de tegel van Applicatielandschap in kaart of gebruik je deze directe link: Applicatielandschap in kaart. Klik hier op de knop 'Naar mijn sessies'. Je ziet dan alle sessies die je eerder bent gestart met de tool. Om een nieuwe sessie te starten klik je op de knop 'Start nieuwe sessie'.
Tip:
Bewaar de URL van je sessie als bladwijzer in je browser. Dit maakt het eenvoudiger om later terug te keren naar jouw applicatielandschap.
Ga door naar de volgende opdracht.
Vul de naam van de stichting/het schoolbestuur in waarvoor je het applicatielandschap in kaart gaat brengen
Vul hier de namen in van elke school binnen jouw bestuur
Opdracht 3: Maak alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling aan (stap 1 en 2)
Wanneer je opdracht 2 hebt voltooid, wordt de tool geopend en begin je in stap 1 van de tool.
Bepaal de scope van jouw applicatielandschap
Door de vragen in stap 1 te beantwoorden, definieer je welke onderwijsinstelling je in kaart wilt brengen.
Scholen toevoegen als groepen
In stap 2 vul je de namen in van alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling. Deze worden als ‘groepen’ aangemerkt. Je kunt hier ook een andere onderverdeling maken van gebruikers, maar hou het in eerste instantie bij de namen van de scholen. Later kun je altijd extra groepen toevoegen of aanpassingen doen. Let op dat je nieuwe groepen handmatig aan de applicaties in jouw landschap moeten koppelen.
Klik na het invoeren van de scholen op “Volgende” om verder te gaan. Ga door naar de volgende opdracht.
Klik rechtsboven op de knop Applicatie toevoegen om een nieuwe applicatie aan jouw applicatielandschap toe te voegen
Applicatielandschap in kaart geeft suggesties van applicatienamen tijdens het typen
Voeg de applicatie toe door rechtsonder op opslaan te klikken
Opdracht 4: Voeg de bekende applicaties toe (stap 3)
In stap 3 voeg je applicaties toe aan jouw applicatielandschap. Je kunt ook aanvullende informatie over applicaties invullen en jouw applicatielandschap in verschillende weergaven bekijken.
Voeg applicaties toe
Begin met het toevoegen van de applicaties waarvan je weet dat ze gebruikt worden. Dit doe je door rechtsboven op de knop Applicatie toevoegen te klikken. Er opent een venster waarin je de naam van de applicatie kunt invoeren. Vul de naam in en klik op Opslaan.
Suggesties bij het invullen van een applicatienaam
Wanneer je begint te typen, toont de tool suggesties op basis van ingevoerde letters. Kies bij voorkeur een naam uit de suggestielijst als deze overeenkomt met de applicatie die je wilt toevoegen. De tool vult dan waar mogelijk andere velden automatisch voor je in.
De applicatielijst
Alle toegevoegde applicaties worden alfabetisch weergegeven in de applicatielijst. Hier zie je per applicatie ook aanvullende informatie, zoals welke groepen de applicatie gebruiken en waarvoor de applicatie wordt ingezet.
Tip:
Je kunt bij het toevoegen van een applicatie direct aanvullende informatie invullen, zoals de scholen die de applicatie gebruiken en een korte beschrijving van de applicatie. Dit wordt verder uitgelegd in opdracht 5.
Ga door naar de volgende opdracht.
Geef zelf een beschrijving aan de applicatie
Hier worden de bedrijfsfuncties getoond waarvoor de applicatie wordt toegepast. Dit kun je aanpassen in de Bedrijfsfuncties-weergave.
Opdracht 5: Vul informatie over de applicaties verder aan (stap 3)
Informatie over een applicatie beheren
Klik op een applicatie in de applicatielijst om aanvullende informatie toe te voegen of bestaande informatie te wijzigen. In het venster dat opent, zie je links een menu en rechts invoervelden voor specifieke informatievelden die je kunt aanpassen.
Toepassingsinformatie beheren
Onder het menu-item Toepassing zie je een lijst met taken en verantwoordelijkheden waarvoor de applicatie wordt gebruikt. Alleen voor applicaties die zijn toegevoegd via de suggestielijst zie je al enkele gekoppelde taken. Je kunt in dit venster nog geen wijzigingen doorvoeren. In de volgende opdracht leggen we uit hoe je dit wel kunt doen.
Ga door naar de volgende opdracht.
Linksboven kun je de weergave selecteren. In deze Bedrijfsfunctie-weergave kun je applicaties koppelen aan bedrijfsfuncties door op het plus-symbool rechts te klikken.
Nadat je op het plus-symbool hebt geklikt kun je hier de applicatie selecteren die je wil koppelen aan de bedrijfsfunctie.
Klik op een applicatie om de bedrijfsfunctie te ontkoppelen.
Opdracht 6: Ga naar de bedrijfsfunctie-weergave en vul het model verder aan (stap 3)
Selecteer een weergave
Linksboven in de tool kun je een weergave selecteren. Standaard wordt de weergave Applicatielijst getoond. Je kunt hier ook kiezen voor de weergave Bedrijfsfuncties.
Bedrijfsfunctiemodel van de FORA
In de weergave Bedrijfsfuncties zie je het bedrijfsfunctiemodel van de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA). Dit model geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden waarvoor applicaties binnen jouw landschap worden ingezet.
Controleer automatische koppelingen
Sommige applicaties die je hebt toegevoegd, zijn mogelijk automatisch gekoppeld aan bedrijfsfuncties op basis van eerdere verzamelde gegevens van Kennisnet. Controleer of deze koppelingen juist zijn voor jouw situatie. Zo niet, dan kun je deze koppelingen aanpassen door op de naam van de applicatie binnen een bedrijfsfunctie te klikken.
Koppel applicaties handmatig aan bedrijfsfuncties
Doorloop het model om bedrijfsfuncties zonder gekoppelde applicatie te controleren. Als je een applicatie hebt die bij een bedrijfsfunctie hoort, koppel je deze. Dit doe je door op het plus-icoon rechts van de bedrijfsfunctie te klikken en de gewenste applicatie uit de lijst te selecteren.
Koppel nieuwe applicaties aan een bedrijfsfunctie
Om een nieuwe applicatie aan een bedrijfsfunctie te koppelen, moet de applicatie eerst zijn toegevoegd aan jouw applicatielandschap. Dit doe je door op de knop Applicatie toevoegen te klikken, zoals beschreven in Opdracht 4. Zodra de applicatie is toegevoegd, kun je deze koppelen aan een bedrijfsfunctie.
Ga door naar de volgende opdracht.
Schrijf een voorwoord voor de rapportage. Dit is optioneel.
Met deze knop genereer je een nieuwe rapportage.
Opdracht 7: Maak een rapportage (stap 4)
Nadat je (een deel van) het applicatielandschap in kaart hebt gebracht, kun je een rapportage delen met collega’s.
Rapportages in KennisnetWijzer
Een rapportage is een PDF die jouw input van alle stappen weergeeft in een leesbaar en printbaar document. Dit is een standaardfunctie binnen KennisnetWijzer. De functie is beschikbaar nadat alle stappen zijn doorlopen.
Een rapportage voorbereiden en genereren
In stap 4 kun je een voorwoord schrijven dat in de inleiding van de rapportage wordt opgenomen. Klik vervolgens linksboven op Naar rapportage en daarna op Genereer nieuw rapport om de PDF aan te maken. De rapportage bevat alle gegevens tot dat moment en is altijd beschikbaar onder Vorige versies. Latere wijzigingen in het applicatielandschap worden pas opgenomen wanneer je een nieuwe rapportage genereert.
Ga door naar de volgende opdracht.
Opdracht 8: Sluit af en keer terug naar jouw applicatielandschap
Na afronding van deze eerste stappen blijft jouw applicatielandschap automatisch bewaard, ook als je je browser afsluit. Het applicatielandschap kan later worden aangevuld of gecorrigeerd, zodat het steeds nauwkeuriger wordt.
Terugkeren naar jouw applicatielandschap
Log in via Applicatielandschap in kaart en ga naar het sessieoverzicht om eerder gestarte sessies te openen.
Handige vragen en antwoorden
Dit is een lijst van vragen van gebruikers van Applicatielandschap in kaart. Heb je een vraag die hier niet tussen staat? Laat het ons weten via support@kennisnet.nl.
Zijn er kosten verbonden aan deze tool?
Nee, er zijn geen kosten verbonden aan deze tool. De tool wordt door Stichting Kennisnet aangeboden als publieke voorziening voor het onderwijs.
Wat moet ik voorbereiden voordat ik start met deze tool?
Applicatielandschap in kaart is een tool dat je steeds verder kunt aanvullen met informatie die je tot je beschikking hebt. Alhoewel het zinvol is om ter voorbereiding de nodige informatie te verzamelen over het gebruik van applicaties op scholen, kun je altijd zelf alvast invullen wat je al wel weet.
Kan ik ook applicaties toevoegen die niet in de lijst van suggesties staan?
Ja dat kan! Je kunt zelf de naam van de applicatie bepalen en aanpassen. Let er wel op dat wanneer je zelf een applicatienaam bepaalt, wij geen suggesties meer kunnen geven voor aanvullende informatie zoals gekoppelde bedrijfsfuncties.
Klopt het dat het bedrijfsfunctiemodel niet terugkomt in de rapportage?
Ja, dat klopt. De rapportage is momenteel nog erg beknopt en verwerkt op dit moment nog niet de bedrijfsfuncties. Op dit moment zijn we aan het onderzoeken welke behoeften er zijn rondom de rapportage, zodat we deze zo goed mogelijk kunnen realiseren. We verwachten hier in 2025 een update voor te kunnen maken.
Er is wel een CSV export van je data mogelijk. Deze exporteert alle data, ook de bedrijfsfuncties. Je hebt dan alleen nog geen visueel model zoals in de tool zelf.
Hoe kan ik andere personen binnen mijn organisatie uitnodigen om het applicatielandschap verder in te vullen?
Op dit moment is het nog niet mogelijk om met meerdere gebruikers binnen één sessie van Applicatielandschap in kaart te werken. Deze functionaliteit zijn we momenteel wel aan het bouwen en zal gerealiseerd worden in twee fasen:
Fase 1: De beheerder (de gebruiker die een sessie is gestart) kan andere personen per mail uitnodigen om deel te nemen aan de sessie. Deelnemers kunnen geen aanpassingen doen en kijken alleen mee met de beheerder. De beheerder kan de rol van beheerder overdragen naar een deelnemer in de sessie en verliest daarmee zelf de rol van beheerder.
Fase 2: Deelnemers kunnen ook applicaties toevoegen en bepaalde informatie toevoegen of wijzigen.
Fase 1 zal in naar verwachting in Q1 van 2025 gerealiseerd worden. Er is nog geen planning voor fase 2 bekend.
Wat is het verschil tussen Leeromgeving in kaart en Applicatielandschap in kaart?
Leeromgeving in kaart is een oudere tool op KennisnetWijzer en alleen nog beschikbaar via Mijn sessies om eerdere sessies te kunnen openen. Applicatielandschap in kaart vervangt de functionaliteit van Leeromgeving in kaart en biedt bovendien meer mogelijkheden. Leeromgeving in kaart richt zich uitsluitend op de digitale leeromgeving, terwijl Applicatielandschap in kaart een tool is om het volledige applicatielandschap van de onderwijsinstelling in beeld te krijgen. Wanneer je Leeromgeving in kaart nog gebruikt adviseren we je over te stappen naar Applicatielandschap in kaart.
Feedback: Geef je mening over Applicatielandschap in kaart
Heb jij vragen, suggesties, ideeën of loop je tegen iets aan?
Applicatielandschap in kaart is vanaf februari 2025 publiek beschikbaar en wordt de komende jaren verder doorontwikkeld. Wij zijn daarom op zoek naar jouw feedback. Loop je tegen iets aan dat beter kan, mis je nog iets aan functionaliteit of heb je ideeën over welke informatievelden nog meer zinvol kunnen zijn?
Laat het ons weten via support@kennisnet.nl.
