Tutorial: Direct aan de slag met Applicatielandschap in kaart

In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat met de tool. In acht opdrachten leer je hoe je jouw applicatielandschap in kaart kunt brengen en beheren. 

 

Opdracht 1: Maak een account aan

 

Waarom heb je een account nodig?

Om de tool te gebruiken, heb je een account op het platform KennisnetWijzer nodig. KennisnetWijzer biedt diverse gratis tools waarmee onderwijsinstellingen hun ict-infrastructuur kunnen professionaliseren. Met een persoonlijk account worden jouw ingevoerde gegevens opgeslagen. Zo kun je later verder werken zonder dat gegevens verloren gaan.

 

Zo maak je een account aan

Controleer op KennisnetWijzer of je al een account hebt. Heb je nog geen account? Volg dan deze instructies om je te registreren. Zodra je een account hebt aangemaakt, kun je verdergaan met opdracht 2.

 


Indien je bent ingelogd zie je de knop Naar mijn sessies

Opdracht 2: Log in op KennisnetWijzer en start de tool

 

Log in op KennisnetWijzer

Ga naar KennisnetWijzer en klik rechtsboven op de inlogknop. Ben je ingelogd, dan zie je jouw gebruikersnaam rechtsboven in het scherm.

 

Ga naar Applicatielandschap in kaart en start een nieuwe sessie

Klik op de tegel van Applicatielandschap in kaart of gebruik je deze directe link: Applicatielandschap in kaart. Klik hier op de knop 'Naar mijn sessies'. Je ziet dan alle sessies die je eerder bent gestart met de tool. Om een nieuwe sessie te starten klik je op de knop 'Start nieuwe sessie'. 

 

Tip:

Bewaar de URL van je sessie als bladwijzer in je browser. Dit maakt het eenvoudiger om later terug te keren naar jouw applicatielandschap. 

 

Ga door naar de volgende opdracht.

 


Vul de naam van de stichting/het schoolbestuur in waarvoor je het applicatielandschap in kaart gaat brengen

Vul hier de namen in van elke school binnen jouw bestuur

Opdracht 3: Maak alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling aan (stap 1 en 2)

 

Wanneer je opdracht 2 hebt voltooid, wordt de tool geopend en begin je in stap 1 van de tool. 

 

Bepaal de scope van jouw applicatielandschap

Door de vragen in stap 1 te beantwoorden, definieer je welke onderwijsinstelling je in kaart wilt brengen.

 

Scholen toevoegen als groepen

In stap 2 vul je de namen in van alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling. Deze worden als ‘groepen’ aangemerkt. Je kunt hier ook een andere onderverdeling maken van gebruikers, maar hou het in eerste instantie bij de namen van de scholen. Later kun je altijd extra groepen toevoegen of aanpassingen doen. Let op dat je nieuwe groepen handmatig aan de applicaties in jouw landschap moeten koppelen.

 

Klik na het invoeren van de scholen op “Volgende” om verder te gaan. Ga door naar de volgende opdracht.

 


Klik rechtsboven op de knop Applicatie toevoegen om een nieuwe applicatie aan jouw applicatielandschap toe te voegen

Applicatielandschap in kaart geeft suggesties van applicatienamen tijdens het typen

Voeg de applicatie toe door rechtsonder op opslaan te klikken

Opdracht 4: Voeg de bekende applicaties toe (stap 3)

 

In stap 3 voeg je applicaties toe aan jouw applicatielandschap. Je kunt ook aanvullende informatie over applicaties invullen en jouw applicatielandschap in verschillende weergaven bekijken.

 

Voeg applicaties toe

Begin met het toevoegen van de applicaties waarvan je weet dat ze gebruikt worden. Dit doe je door rechtsboven op de knop Applicatie toevoegen te klikken. Er opent een venster waarin je de naam van de applicatie kunt invoeren. Vul de naam in en klik op Opslaan.

 

Suggesties bij het invullen van een applicatienaam

Wanneer je begint te typen, toont de tool suggesties op basis van ingevoerde letters. Kies bij voorkeur een naam uit de suggestielijst als deze overeenkomt met de applicatie die je wilt toevoegen. De tool vult dan waar mogelijk andere velden automatisch voor je in.

 

De applicatielijst

Alle toegevoegde applicaties worden alfabetisch weergegeven in de applicatielijst. Hier zie je per applicatie ook aanvullende informatie, zoals welke groepen de applicatie gebruiken en waarvoor de applicatie wordt ingezet.

 

Tip:

Je kunt bij het toevoegen van een applicatie direct aanvullende informatie invullen, zoals de scholen die de applicatie gebruiken en een korte beschrijving van de applicatie. Dit wordt verder uitgelegd in opdracht 5.

 

Ga door naar de volgende opdracht.

 

 


Geef zelf een beschrijving aan de applicatie

Hier worden de bedrijfsfuncties getoond waarvoor de applicatie wordt toegepast. Dit kun je aanpassen in de Bedrijfsfuncties-weergave.

Opdracht 5: Vul informatie over de applicaties verder aan (stap 3)

 

Informatie over een applicatie beheren

Klik op een applicatie in de applicatielijst om aanvullende informatie toe te voegen of bestaande informatie te wijzigen. In het venster dat opent, zie je links een menu en rechts invoervelden voor specifieke informatievelden die je kunt aanpassen.

 

 

Toepassingsinformatie beheren

Onder het menu-item Toepassing zie je een lijst met taken en verantwoordelijkheden waarvoor de applicatie wordt gebruikt. Alleen voor applicaties die zijn toegevoegd via de suggestielijst zie je al enkele gekoppelde taken. Je kunt in dit venster nog geen wijzigingen doorvoeren. In de volgende opdracht leggen we uit hoe je dit wel kunt doen.

 

 

Ga door naar de volgende opdracht.

 


Linksboven kun je de weergave selecteren. In deze Bedrijfsfunctie-weergave kun je applicaties koppelen aan bedrijfsfuncties door op het plus-symbool rechts te klikken.

Nadat je op het plus-symbool hebt geklikt kun je hier de applicatie selecteren die je wil koppelen aan de bedrijfsfunctie.

Klik op een applicatie om de bedrijfsfunctie te ontkoppelen.

Opdracht 6: Ga naar de bedrijfsfunctie-weergave en vul het model verder aan (stap 3)

 

Selecteer een weergave

Linksboven in de tool kun je een weergave selecteren. Standaard wordt de weergave Applicatielijst getoond. Je kunt hier ook kiezen voor de weergave Bedrijfsfuncties.

 

Bedrijfsfunctiemodel van de FORA

In de weergave Bedrijfsfuncties zie je het bedrijfsfunctiemodel van de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA). Dit model geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden waarvoor applicaties binnen jouw landschap worden ingezet.

 

Controleer automatische koppelingen

Sommige applicaties die je hebt toegevoegd, zijn mogelijk automatisch gekoppeld aan bedrijfsfuncties op basis van eerdere verzamelde gegevens van Kennisnet. Controleer of deze koppelingen juist zijn voor jouw situatie. Zo niet, dan kun je deze koppelingen aanpassen door op de naam van de applicatie binnen een bedrijfsfunctie te klikken.

 

Koppel applicaties handmatig aan bedrijfsfuncties

Doorloop het model om bedrijfsfuncties zonder gekoppelde applicatie te controleren. Als je een applicatie hebt die bij een bedrijfsfunctie hoort, koppel je deze. Dit doe je door op het plus-icoon rechts van de bedrijfsfunctie te klikken en de gewenste applicatie uit de lijst te selecteren.

 

Koppel nieuwe applicaties aan een bedrijfsfunctie

Om een nieuwe applicatie aan een bedrijfsfunctie te koppelen, moet de applicatie eerst zijn toegevoegd aan jouw applicatielandschap. Dit doe je door op de knop Applicatie toevoegen te klikken, zoals beschreven in Opdracht 4. Zodra de applicatie is toegevoegd, kun je deze koppelen aan een bedrijfsfunctie.

 

Ga door naar de volgende opdracht.

 

 

 

 

 

 

 


 

Schrijf een voorwoord voor de rapportage. Dit is optioneel.

Met deze knop genereer je een nieuwe rapportage.

Opdracht 7: Maak een rapportage (stap 4)

 

Nadat je (een deel van) het applicatielandschap in kaart hebt gebracht, kun je een rapportage delen met collega’s.

 

Rapportages in KennisnetWijzer

Een rapportage is een PDF die jouw input van alle stappen weergeeft in een leesbaar en printbaar document. Dit is een standaardfunctie binnen KennisnetWijzer. De functie is beschikbaar nadat alle stappen zijn doorlopen.

 

Een rapportage voorbereiden en genereren

In stap 4 kun je een voorwoord schrijven dat in de inleiding van de rapportage wordt opgenomen. Klik vervolgens linksboven op Naar rapportage en daarna op Genereer nieuw rapport om de PDF aan te maken. De rapportage bevat alle gegevens tot dat moment en is altijd beschikbaar onder Vorige versies. Latere wijzigingen in het applicatielandschap worden pas opgenomen wanneer je een nieuwe rapportage genereert.

 

Ga door naar de volgende opdracht.

 

 

 


Opdracht 8: Sluit af en keer terug naar jouw applicatielandschap

 

Na afronding van deze eerste stappen blijft jouw applicatielandschap automatisch bewaard, ook als je je browser afsluit. Het applicatielandschap kan later worden aangevuld of gecorrigeerd, zodat het steeds nauwkeuriger wordt.

 

Terugkeren naar jouw applicatielandschap

Log in via Applicatielandschap in kaart en ga naar het sessieoverzicht om eerder gestarte sessies te openen.