# Tutorial: Direct aan de slag met Applicatielandschap in kaart

# In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat met de tool. In acht opdrachten leer je hoe je jouw applicatielandschap in kaart kunt brengen en beheren.

## Opdracht 1: Maak een account aan

Waarom heb je een account nodig?

Om de tool te gebruiken, heb je een account op het platform KennisnetWijzer nodig. KennisnetWijzer biedt diverse gratis tools waarmee onderwijsinstellingen hun ict-infrastructuur kunnen professionaliseren. Met een persoonlijk account worden jouw ingevoerde gegevens opgeslagen. Zo kun je later verder werken zonder dat gegevens verloren gaan.

Zo maak je een account aan

Controleer op KennisnetWijzer of je al een account hebt. Heb je nog geen account? Volg dan deze instructies om je te registreren. Zodra je een account hebt aangemaakt, kun je verdergaan met opdracht 2.

## Opdracht 2: Log in op KennisnetWijzer en start de tool

##

Log in op KennisnetWijzer

Ga naar KennisnetWijzer en klik rechtsboven op de inlogknop. Ben je ingelogd, dan zie je jouw gebruikersnaam rechtsboven in het scherm.

Ga naar Applicatielandschap in kaart en start een nieuwe sessie

Klik op de tegel van Applicatielandschap in kaart of gebruik je deze directe link: Applicatielandschap in kaart. Klik hier op de knop 'Naar mijn sessies'. Je ziet dan alle sessies die je eerder bent gestart met de tool. Om een nieuwe sessie te starten klik je op de knop 'Start nieuwe sessie'.

Tip:

Bewaar de URL van je sessie als bladwijzer in je browser. Dit maakt het eenvoudiger om later terug te keren naar jouw applicatielandschap.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 3: Maak alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling aan (stap 1 en 2)

##

Wanneer je opdracht 2 hebt voltooid, wordt de tool geopend en begin je in stap 1 van de tool.

Bepaal de scope van jouw applicatielandschap

Door de vragen in stap 1 te beantwoorden, definieer je welke onderwijsinstelling je in kaart wilt brengen.

Scholen toevoegen als groepen

In stap 2 vul je de namen in van alle scholen binnen jouw onderwijsinstelling. Deze worden als ‘groepen’ aangemerkt. Je kunt hier ook een andere onderverdeling maken van gebruikers, maar hou het in eerste instantie bij de namen van de scholen. Later kun je altijd extra groepen toevoegen of aanpassingen doen. Let op dat je nieuwe groepen handmatig aan de applicaties in jouw landschap moeten koppelen.

Klik na het invoeren van de scholen op “Volgende” om verder te gaan. Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 4: Voeg de bekende applicaties toe (stap 3)

##

In stap 3 voeg je applicaties toe aan jouw applicatielandschap. Je kunt ook aanvullende informatie over applicaties invullen en jouw applicatielandschap in verschillende weergaven bekijken.

Voeg applicaties toe

Begin met het toevoegen van de applicaties waarvan je weet dat ze gebruikt worden. Dit doe je door rechtsboven op de knop Applicatie toevoegen te klikken. Er opent een venster waarin je de naam van de applicatie kunt invoeren. Vul de naam in en klik op Opslaan.

Suggesties bij het invullen van een applicatienaam

Wanneer je begint te typen, toont de tool suggesties op basis van ingevoerde letters. Kies bij voorkeur een naam uit de suggestielijst als deze overeenkomt met de applicatie die je wilt toevoegen. De tool vult dan waar mogelijk andere velden automatisch voor je in.

De applicatielijst

Alle toegevoegde applicaties worden alfabetisch weergegeven in de applicatielijst. Hier zie je per applicatie ook aanvullende informatie, zoals welke groepen de applicatie gebruiken en waarvoor de applicatie wordt ingezet.

Tip:

Je kunt bij het toevoegen van een applicatie direct aanvullende informatie invullen, zoals de scholen die de applicatie gebruiken en een korte beschrijving van de applicatie. Dit wordt verder uitgelegd in opdracht 5.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 5: Vul informatie over de applicaties verder aan (stap 3)

##

Informatie over een applicatie beheren

Klik op een applicatie in de applicatielijst om aanvullende informatie toe te voegen of bestaande informatie te wijzigen. In het venster dat opent, zie je links een menu en rechts invoervelden voor specifieke informatievelden die je kunt aanpassen.

Toepassingsinformatie beheren

Onder het menu-item Toepassing zie je een lijst met taken en verantwoordelijkheden waarvoor de applicatie wordt gebruikt. Alleen voor applicaties die zijn toegevoegd via de suggestielijst zie je al enkele gekoppelde taken. Je kunt in dit venster nog geen wijzigingen doorvoeren. In de volgende opdracht leggen we uit hoe je dit wel kunt doen.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 6: Ga naar de bedrijfsfunctie-weergave en vul het model verder aan (stap 3)

##

Selecteer een weergave

Linksboven in de tool kun je een weergave selecteren. Standaard wordt de weergave Applicatielijst getoond. Je kunt hier ook kiezen voor de weergave Bedrijfsfuncties.

Bedrijfsfunctiemodel van de FORA

In de weergave Bedrijfsfuncties zie je het bedrijfsfunctiemodel van de Funderend Onderwijs Referentie Architectuur (FORA). Dit model geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden waarvoor applicaties binnen jouw landschap worden ingezet.

Controleer automatische koppelingen

Sommige applicaties die je hebt toegevoegd, zijn mogelijk automatisch gekoppeld aan bedrijfsfuncties op basis van eerdere verzamelde gegevens van Kennisnet. Controleer of deze koppelingen juist zijn voor jouw situatie. Zo niet, dan kun je deze koppelingen aanpassen door op de naam van de applicatie binnen een bedrijfsfunctie te klikken.

Koppel applicaties handmatig aan bedrijfsfuncties

Doorloop het model om bedrijfsfuncties zonder gekoppelde applicatie te controleren. Als je een applicatie hebt die bij een bedrijfsfunctie hoort, koppel je deze. Dit doe je door op het plus-icoon rechts van de bedrijfsfunctie te klikken en de gewenste applicatie uit de lijst te selecteren.

Koppel nieuwe applicaties aan een bedrijfsfunctie

Om een nieuwe applicatie aan een bedrijfsfunctie te koppelen, moet de applicatie eerst zijn toegevoegd aan jouw applicatielandschap. Dit doe je door op de knop Applicatie toevoegen te klikken, zoals beschreven in Opdracht 4. Zodra de applicatie is toegevoegd, kun je deze koppelen aan een bedrijfsfunctie.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 7: Nodig collega’s uit als deelnemer in jouw sessie

##

Om samen met collega’s aan een applicatielandschap te werken, kun je hen uitnodigen om als deelnemer toegang te krijgen tot jouw sessie.

Collega uitnodigen als deelnemer

Klik rechtsboven in het scherm op het + icoon naast het bolletje met jouw initialen. Er opent een venster waarin je het e-mailadres van je collega invoert. Na bevestiging ontvangt diegene een e-mail met een link om als deelnemer aan jouw sessie deel te nemen.

Let op: alle informatie die je invoert, is zichtbaar voor deze deelnemers. Het is dus belangrijk om hier bewust mee om te gaan, vooral als je gevoelige of interne informatie vastlegt. Die afweging ligt bij jou als beheerder.

De rol van deelnemer en beheerder

Een deelnemer heeft leesrechten in de sessie. Dat betekent dat een deelnemer alles van het applicatielandschap kan bekijken en vrij gebruik kan maken van de filters en weergaven van de tool, maar geen wijzigingen kan doorvoeren.

De beheerder is de enige met rechten om gegevens te bewerken en applicaties toe te voegen. Als beheerder kun je ook andere gebruikers uitnodigen of verwijderen uit de sessie.

Beheerdersrol overdragen

Een beheerder kan de beheerdersrol overdragen aan een deelnemer. Dit doe je door op de naam van de deelnemer te klikken in het overzicht van uitgenodigde personen. Let op: na het overdragen van de beheerdersrol, wordt de oorspronkelijke beheerder automatisch deelnemer. Dit is een actie die je zorgvuldig moet overwegen en niet zomaar moet uitvoeren.

Deelnemer verwijderen

Wil je een deelnemer uit de sessie verwijderen? Dit kan als je beheerder bent. Klik op het overzicht van deelnemers en gebruik de verwijderoptie bij de betreffende persoon.

Tip: Betrek collega’s actief bij het in kaart brengen van het applicatielandschap. Door samen te kijken naar de applicaties en het bedrijfsfunctiemodel ontstaat een vollediger en actueler beeld.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 8: Gebruik de data uit Applicatielandschap in kaart (stap 4 en rapportage)

##

Er zijn twee manieren om de data uit Applicatielandschap in kaart te exporteren:

- Rapportage (PDF) - Een door de tool gegenereerde rapportage in een opgemaakt en printbaar document in PDF.
- CSV rapportage - Een export van alle ingevoerde data van jouw applicatielandschap in een csv-bestand (te gebruiken in bijvoorbeeld MS Excel)

Een rapportage voorbereiden en genereren

In stap 4 kun je een voorwoord schrijven dat in de inleiding van de rapportage wordt opgenomen. Klik vervolgens linksboven op Naar rapportage en daarna op Genereer nieuw rapport om de PDF aan te maken. De rapportage bevat gegevens tot dat moment en is altijd beschikbaar onder Vorige versies. Latere wijzigingen in het applicatielandschap worden pas opgenomen wanneer je een nieuwe rapportage genereert.

Op dezelfde pagina en wijze kun je ook CSV rapportages genereren.

Ga door naar de volgende opdracht.

## Opdracht 9: Sluit af en keer terug naar jouw applicatielandschap

##

Na afronding van deze eerste stappen blijft jouw applicatielandschap automatisch bewaard, ook als je je browser afsluit. Het applicatielandschap kan later worden aangevuld of gecorrigeerd, zodat het steeds nauwkeuriger wordt.

Terugkeren naar jouw applicatielandschap

Log in via Applicatielandschap in kaart en ga naar het sessieoverzicht om eerder gestarte sessies te openen.