Nieuw materiaal invoeren
Start
- Meld je aan bij surfsharekit.nl Na aanmelden verschijnt het dashboard. Kies hier aan de linkerkant voor 'publicaties'.
|
- Het scherm 'publicaties' verschijnt in beeld. Hier worden alle publicaties getoond waarvoor je rechten voor metadatering hebt ontvangen.
|
- Klik rechtsboven op 'publicatie toevoegen'.
|
- Heb je rechten om te metadateren voor meerdere organisatie-onderdelen dan verschijnt een popup. Maak hierin de keuze namens welk organisatie-onderdeel je het lesmateriaal gaat toevoegen.
|
- Er verschijnt nu een popup waarin het type materiaal dat wordt gemetadateerd dient te worden aangegeven. Kies in dit geval voor 'leermateriaal' en klik daarna op 'bevestigen'.
|
- Het scherm 'stap 1 Uploads' wordt getoond.
|
In SURFsharekit geldt het volgende:
- het invullen van velden met een sterretje is verplicht.
- Tussentijds kan het record via de knop rechtsboven altijd worden opgeslagen. Het record heeft dan de status 'concept'.
- Via de 'i' achter een veld kan aanvullende informatie worden opgevraagd.
- Een publicatierecord heeft de status 'concept' tot het is gepubliceerd. De status is te zien in de tab bovenin het scherm.
Stap 1: uploads
|
In het scherm stap 1 uploads kunnen één of meerdere bestanden en links worden toegevoegd.
Bestanden toevoegen
- Sleep (indien van toepassing) onder bestanden het bestand of de bestanden die je wilt toevoegen of klik op de plus en selecteer vanuit de bestandsindeling van je device. Nadat het bestand is geselecteerd of naar de juiste plaats is gesleept verschijnt een popup.
- Geef in de popup de naam van het bestand en het gebruiksrecht aan. Let op: de maximale grootte van een toegevoegd bestand bedraagt 500 MB.
- Klik op 'opslaan'. De popup sluit en het toegevoegde bestand wordt zichtbaar.
Opmerking: worden meerdere bestanden toegevoegd, dan kan de volgorde van deze bestanden gemakkelijk worden gewijzigd door ze naar de juiste positie te verslepen.
Links toevoegen
- Klik (indien van toepassing) op het plus-teken 'links toevoegen' om een link naar het leermateriaal toe te voegen.
- Er verschijnt een popup. Neem hier de url van het leermiddel op, geef de link een naam mee en leg het gebruiksrecht vast.
- Klik daarna op 'opslaan'. De popup sluit en de toegevoegde link wordt zichtbaar.
Opmerking: worden meerdere links toegevoegd, dan kan de volgorde van deze links gemakkelijk worden gewijzigd door ze naar de juiste positie te verslepen.
Volgende stap
- Zijn alle bestanden en links ingevoerd, klik dan op 'volgende stap' onderin het scherm
|
Stap 2: gegevens
Stap 2 Gegevens wordt nu getoond. Onderin het scherm wordt de voortgang van het metadateerproces aangegeven.
Algemene gegevens
- Vul de titel en naar keuze een ondertitel in. Geef een betekenisvolle, bondige samenvatting van het lesmateriaal.
|
- Vul betekenisvolle trefwoorden in.
Trefwoorden kunnen kommagescheiden worden opgegeven. Na <enter> of klikken op het +-teken worden de trefwoorden apart opgeslagen.
|
- Vul bij publicatiedatum de publicatiedatum in zoals deze bij het leermateriaal vermeld staat.
|
- Vul desgewenst een afdeling/lectoraat/opleiding toe.
|
- Vul desgewenst de uitgever van het materiaal in.
|
- Kies het juiste vakgebied en het juiste niveau.
|
- Selecteer de taal. Het betreft hier de hoofdtaal die in het leermateriaal wordt gebruikt.
|
- Selecteer het gebruiksrecht dat van toepassing is op het leermateriaal.
|
- Klik op + om een auteur/betrokkene toe te voegen. Er verschijnt een popupscherm.
- Zoek in het scherm de juiste auteur op.
- Desgewenst kan buiten de eigen organisatie worden gezocht door het vinkje 'zoeken buiten instelling' aan te klikken.
- Selecteer de betreffende auteur. Selecteer desgewenst de juiste rol en klik op 'opslaan'.
- Zijn de gegevens van de auteur (nog) niet bekend binnen SURFsharekit, dan kunnen deze worden toegevoegd door te klikken op 'handmatig'.
- vul de gegevens in. (Naam, email en organisatie is verplicht). Is het mailadres van de auteur niet bekend dan kan een vinkje worden gezet bij 'ik weet niet wat het e-mailadres van deze persoon is. Klik daarna op 'volgende'.
- De auteur/betrokkene kan worden toegevoegd door op volgende/opslaan te klikken.
Opmerking: worden meerdere auteurs/betrokkenen ingevoerd, dan is het mogelijk de volgorde waarin deze auteurs getoond worden, te wijzigen door de regels te verslepen.
|
Aanvullende gegevens
- Kies bij 'bruikbaar als' het aggregatieniveau van het leermateriaal. Betreft het een element (zoals bijvoorbeeld een afbeelding), een lesonderdeel (denk hierbij aan een video, een losse opdracht, een artikel), een les of een serie lessen.
|
- Kies indien gewenst bij 'soort leermateriaal' via de uitklaplijst het type materiaal, denk hierbij aan een toets, een experiment, een game.
|
- Kies indien gewenst bij 'technisch formaat' via de uitklaplijst het type materiaal. Denk hierbij aan een 3600 video, een app, een open tekstboek.
|
- Geef bij 'beoogde eindgebruiker' via de uitklaplijst aan voor welke type eindgebruiker (docent, student, auteur) het materiaal bedoeld is.
|
- Voor sommige vakgebieden is een 'vakvocabulaire' ontwikkeld. Indien toegang tot een vakvocabulaire is verstrekt wordt deze hier getoond.
- Klik indien van toepassing op 'vakvocabulaire toevoegen'. Het meest globale niveau van de vakvocabulaire wordt zichtbaar. Hier kan één keuze worden gemaakt. Door op volgende te klikken wordt (binnen de keuze) het volgende niveau zichtbaar.
- Ook op het volgende niveau kan één keuze worden gemaakt. Door op 'volgende te klikken' wordt binnen die keuze het volgende niveau zichtbaar.
- Op het laagste niveau kunnen meerdere keuzes tegelijk worden gemaakt. Dit is zichtbaar doordat de vinkvelden hier de vorm van een vierkant hebben i.p.v. een rondje.
- Het is niet nodig om tot op het laagste niveau een keuze te maken: op ieder gewenst moment kan worden geklikt op 'toevoegen'. De tot dan toe gemaakte keuzes worden dan zichtbaar in SURFsharekit.
|
Opmerking: het onderdeel 'gekoppelde lesmaterialen' wordt apart behandeld.
Volgende stap
Zijn alle gegevens ingevoerd, klik dan op 'volgende stap' onderin het scherm.
Stap 3: publiceren
Het scherm stap 3 publiceren wordt bereikt. Hier kan worden aangegeven via welke kanalen en per wanneer het materiaal vindbaar moet worden.
- Zet bij kanalen, om materiaal vindbaar te maken via het zoekportaal van SURF, het schuifje Edusources op aan.
|
- Onder het kopje 'publiceren op datum' kan een datum worden meegegeven waarop het materiaal vindbaar dient te zijn. Wordt de datum leeggelaten, dan wordt het materiaal zo spoedig mogelijk gepubliceerd. Bij een keuze voor Edusources en ook bij een keuze voor Wikiwijs is het materiaal binnen enkele minuten vindbaar via het zoekportaal van SURF (en van Wikiwijs).
- Klik op 'publiceren'.
- Zijn nog niet alle verplichte velden gevuld, dan verschijnt hiervan een melding. Bij terugbladeren naar het begin van het record wordt aangegeven welke verplichte metadata nog ontbreekt.
- Is alle verplichte metadata aanwezig dan verschijnt na klikken op publiceren de melding dat de publicatie gelukt is. Naar keuze kan nu het dashboard worden bereikt of kan een nieuw publicatierecord worden toegevoegd.
|
Een template gebruiken
Bij het toevoegen van een nieuw publicatierecord kan gebruik gemaakt worden van een 'template'. Ieder al bestaand publicatierecord waarvoor de metadateerder toegang heeft, kan als template worden gebruikt. Wordt gebruik gemaakt van een template dan wordt alle metadata van het template gekopieerd naar het nieuwe publicatierecord.
Tip: werken met een template spaart tijd en is bijzonder praktisch als een groot aantal materialen met gedeeltelijk dezelfde kenmerken moet worden ingevoerd. Maak in zo'n geval eerst een (concept) publicatierecord aan waarin alléén de gedeelde metadata is opgenomen. Geef het record een onderscheidende naam, bijvoorbeeld 'template project xxx'. Het is dan gemakkelijk op te zoeken en te gebruiken.
- Klik op 'publicatie toevoegen' en kies voor het juiste organisatie-onderdeel. Het volgende scherm komt in beeld. Kies voor leermateriaal en klik onderaan op 'template gebruiken'.
- Kies nu voor 'leermateriaal' en klik onderaan op 'template gebruiken'.
- Er wordt nu een overzicht getoond van alle leermaterialen die als template gebruikt kunnen worden. Indien een specifiek template is aangemaakt kan dit gemakkelijk worden gevonden door (een deel van) de titel in te typen
- Selecteer het juiste template en klik op 'bevestigen'.
- Er wordt nu een publicatierecord zichtbaar waarin alle waarden uit het template zijn overgenomen. (let op: is er een publicatierecord gebruikt waaraan al bestanden en links gekoppeld zijn, dan worden deze óók overgenomen). Bij de titel is 'copy of .....<oorspronkelijke titel> ingevoerd.
- De rest van de metadata kan nu worden aangevuld en het record kan worden gepubliceerd.
Een verzameling maken via gekoppelde lesmaterialen
Inleiding
Een bijzondere functionaliteit van SURFsharekit is de mogelijkheid om gemetadateerd lesmateriaal (publicatierecords) in een hiërarchische verhouding aan elkaar te verbinden. Op deze wijze is het mogelijk een verzameling van lesmaterialen aan te leggen.
Een verzameling heeft de volgende kenmerken:
- Meerdere lesmaterialen die samen één geheel vormen
- Die in een hiërarchische/volgordelijke verhouding tot elkaar staan
- Waarbij alle niveaus individueel gevonden moeten kunnen worden: zij zijn gekenmerkt zijn door unieke metadata
Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld een lessenserie zoals een MOOC die bestaat uit verschillende lessen. Deze lessen zijn ook los bruikbaar en zijn apart gemetadateerd. Door de MOOC en de onderliggende lessen aan elkaar te verbinden ontstaat een verzameling die uit twee of meer lagen kan bestaan.
In het zoekportaal van SURF wordt zowel de MOOC als geheel getoond, met de daaronder liggende laag, als de individuele lessen. Steeds is de verbinding met het boven- en onderliggende niveau duidelijk weergegeven.
Schematisch voorbeeld:
Voorbereiding
Vóór de daadwerkelijke koppeling van het lesmateriaal in SURFsharekit tot stand wordt gebracht is het aan te raden de structuur van het materiaal volledig helder te hebben.
- Hoeveel niveaus moeten worden onderscheiden?
- Welk materiaal hoort op welk niveau?
- Dient op ieder niveau ook een bestand/link te worden toegevoegd?
Werk de volledige structuur uit, bijvoorbeeld in een spreadsheet.
Koppeling lesmateriaal
| a. |
Voer alle materialen van het laagste niveau in SURFsharekit in en publiceer deze. |
| b. |
- Voer nu één van de materialen van een niveau hoger in SURFsharekit in.
- Ga bij dit materiaal bij 'aanvullende gegevens' naar 'koppelen leermateriaal' en klik op 'leermateriaal toevoegen'.
- Er verschijnt een popup in beeld. Zoek hier het eerste materiaal dat dient te worden gekoppeld door een deel van de titel in de zoekbalk te typen. Let op: het materiaal dat je hier koppelt, valt hiërarchisch ONDER het betreffende publicatierecord.
- Selecteer het juiste lesmateriaal en klik op 'volgende'.
- De 'relatie' van het lesmateriaal komt in beeld. Deze staat standaard op 'is onderdeel van'. Momenteel is nog geen andere keuze mogelijk: klik dus op 'opslaan'.
- Zoek nu het volgende materiaal dat onder dit record dient te worden gekoppeld en voer dezelfde handelingen uit. Herhaal dit tot alle materialen die onder dit record moeten vallen, gekoppeld zijn.
- Publiceer het record.
|
| c. |
Herhaal stap b. tot de gehele structuur verwerkt is. |
De volgorde waarin de gekoppelde lesmaterialen worden getoond is wijzigbaar door slepen.
Gepubliceerd materiaal bewerken
Verwijderen
Materiaal met status 'concept'
Opmerking: heeft het materiaal dat verwijderd moet worden de status 'concept' dan is ook in het overzicht van publicaties al direct het 'vuilnisbakje' zichtbaar. het materiaal kan dan direct verwijderd worden.
Wijzigen
| Materiaal dat is ingevoerd in SURFsharekit kan uiteraard ook achteraf gewijzigd worden. |
- Ga naar het onderdeel 'publicaties'.
|
- Zoek het publicatierecord dat je wilt wijzigen. Door in de zoekbalk een deel van de titel of trefwoord in te typen kun je het gewenste publicatierecord terugvinden.
- Alleen een record dat NIET de status 'gepubliceerd' heeft, kan direct worden gewijzigd. Heeft het te wijzigen record NIET de status gepubliceerd en klik je op het gewenste record, dan kun je direct je wijzigingen aanbrengen.
|
- Heeft het te wijzigen record WEL de status gepubliceerd, klik dan op het record en daarna rechtsboven op de knop 'wijzigen'. Daarna kun je je wijzigingen aanbrengen.
LET OP: na klikken op de knop 'wijzigen' krijgt je publicatierecord automatisch de concept-status. Ben je klaar met je wijzigingen, klik dan op 'publiceren' om de status gepubliceerd te behouden.
Wil je het record niet publiceren, klik dan als je klaar bent op 'opslaan'.
|
