Welkom bij het leerarrangement vergaderen en notuleren. Hierin vind je alle theorie en opdrachten die we in jaar 1 gaan behandelen.
Het arrangement is opgedeeld in hoofdstukken, net als in een boek. Per hoofdstuk vind je theorie en opdrachten. De theorie wordt ook uitgelegd in de lessen, maar hier kun je dus alles terugvinden en uitgebreid nalezen.
Hoofdstuk 1
1.1 inleiding
Vergaderen is een vorm van mondelinge communicatie die zich afspeelt in een groep van drie tot hooguit twintig personen. Deze groep gaat om de tafel zitten met het doel om met elkaar te overleggen en om informatie uit te wisselen. Het uiteindelijke doel is:
het oplossen van een probleem
het bepalen van een standpunt of
het nemen van een besluit.
Alle vergaderingen hebben een min of meer formeel karakter; ze verlopen volgens een vast patroon. De opbouw van de vergadering is vooraf vastgesteld en de rolverdeling van de deelnemers is bekend.
De kunst van vergaderen is om in minimale tijd een maximaal resultaat te behalen in een zo prettig mogelijk vergaderklimaat. Dat vereist van de voorzitter, de deelnemers en de notulist de juiste mentaliteit. In concreto betekent dit:
goed voorbereiden van de vergaderingen
doelgericht leiden van en deelnemen aan vergaderingen
zich houden aan de vergaderspelregels.
1.2 vergaderdoelen
In een vergadering komt een groep mensen bij elkaar voor een bepaald doel. Afhankelijk van dat doel onderscheiden we vier soorten vergaderingen. In de praktijk komen ze zelden in hun zuivere vorm voor. Bijna altijd bestaan ze uit een mengsel van verschillende vergadersoorten. De volgende soorten komen voor:
Informeren
De deelnemers ontvangen informatie, gegevens over een bepaalde zaak. Natuurlijk moeten zij voldoende informatie krijgen.
Mening vormen
De deelnemers worden in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van elkaars standpunten en de daarbij behorende argumentatie. Tijdens dit soort vergaderingen wordt veel gediscussieerd en daarom is de kans op ontsporing groot.
Men dient elkaars standpunten te respecteren en de voorzitter moet ervoor zorgen dat iedereen zich in voldoende mate kan uiten. Discussietrucs zal hij/zij moeten ontmaskeren.
Probleem oplossen en besluit vormen
Gezamenlijk moeten de deelnemers komen tot de oplossing van een probleem.
Belangrijk is dat het probleem nauwkeurig geformuleerd wordt.
Daarna bespreken de aanwezigen de mogelijke oplossingen en kiezen daaruit de beste. Eigenlijk is de besluitvorming de laatste fase van de probleemoplossende vergadering, maar er zijn ook vergaderingen waarin alleen besluiten genomen worden.
1.3 vergadervormen
Tijdens een vergadering bespreekt een aantal mensen een of meer onderwerpen. We kennen verschillende vergadervormen. De belangrijkste zijn de volgende:
Bestuursvergadering e.d.:
Deze vergadering worden genoemd naar de deelnemers: de bestuursvergadering; de directievergadering; de commissievergadering; de ledenvergadering.
Jaarvergadering:
Veel instellingen en clubs houden één keer per jaar een algemene vergadering, vaak voor alle betrokkenen. Men spreekt ook wel van algemene jaarvergadering. Vennootschappen en verenigingen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks ten minste één algemene vergadering te beleggen.
Plenaire vergadering:
Plenair betekent ‘voltallig’. Bij een plenaire vergadering moeten alle betrokkenen aanwezig zijn.
Besloten en openbare vergaderingen:
Bij een besloten vergadering mogen alleen genodigden aanwezig zijn. Bij een openbare vergadering mag in principe iedereen aanwezig zijn. Deze ‘toehoorders’ mogen over het algemeen niet meepraten; ze mogen alleen luisteren. Denk maar aan de tribunes van de gemeenteraad of aan de loges van de Tweede Kamer.
Werkbespreking:
Afdelingen van een organisatie houden vaak op een vast tijdstip in de week een werkbespreking. Meestal wordt hier niet speciaal een agenda voor gemaakt, maar bestaat er een vaste procedure volgens welke men gewoonlijk vergadert. Het gaat hier altijd om een klein aantal deelnemers.
Conferentie:
Een conferentie is een groepsgesprek tussen een meestal groot aantal deelnemers. Zij informeren elkaar over een bepaald onderwerp en bespreken hoe een probleem het beste kan worden aangepakt. Universiteiten bijvoorbeeld organiseren vaak conferenties tussen deskundigen uit het land of uit allerlei landen.
Debat:
Het debat is een groepsgesprek tussen een beperkt aantal personen of belangengroepen. Een debat is geen echte vergadering, het is meer een ‘discussiewedstrijd’ waarin een persoon of partij als winnaar uit de bus wil komen.
Podiumdiscussie:
Een podiumdiscussie bestaat uit twee fasen. Men begint met de ‘paneldiscussie’: een kleine, geselecteerde groep (het panel) discussieert voor publiek over een onderwerp. Daarna volgt de ‘forumdiscussie’: het publiek mag nu aan de discussie meedoen. Meestal stelt men dan vragen aan de leden van het forum.
Symposium:
Ook bij een symposium zitten er op het podium enkele geselecteerde deskundigen (meestal wetenschappers). Zij houden toespraken voor een publiek (vakgenoten), en zij reageren op vragen die het publiek stelt. Het publiek stelt bijna uitsluitend informatieve vragen. Het gaat daarbij niet om een discussie.
1.4 Opdrachten
Opdracht 1.1
Hieronder staat steeds een vergaderonderwerp. Kies daarbij steeds het juiste vergaderdoel dat ermee bereikt wordt.
Hoofdstuk 2
2.1 Convocatie
Het geheim van succesvol vergaderen schuilt in een goede voorbereiding. Daartoe behoort het opstellen van een convocatie en een agenda. Een convocatie is een schriftelijke uitnodiging voor een vergadering. In de praktijk zendt men de deelnemers deze uitnodiging samen met de agenda van de vergadering toe. De convocatie bevat:
de uitnodiging: datum, tijd, plaats, duur, onderwerp en soms doel van de vergadering
de bijlagen: hier is dus altijd de agenda te vinden samen met eventuele soms andere relevante documentatie (rapporten, verslagen en dergelijke).
De opbouw is als volgt:
Inleiding:
Nodig de ontvanger uit. Geef hierbij aan voor welke vergadering op welke datum.
Kern:
Geef eerst in de vorm van een opsomming (zie voorbeeld) aanvangstijd, eindtijd en plaats. Wees bij de plaats zo specifiek als nodig is. Mensen van buitenaf hebben een adres nodig, maar collega's hebben aan de naam van de ruimte genoeg.
Geef vervolgens in de volgende alinea andere belangrijke informatie. Bijvoorbeeld dat mensen zich moeten af- of aanmelden voor een bepaalde datum, dat er een bestuursverkiezing is waar mensen zich voor kunnen aanmelden of dat er een gastspreker langskomt.
Slot:
Geef aan wat er in de bijlagen staat. Eventueel kun je nog iets zeggen over dat je hoopt de persoon te zien tijdens de vergadering.
Een uitnodiging moet tijdig verzonden worden. De deelnemers kunnen dan tijd voor de vergadering in hun agenda reserveren en hebben zo ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden.
Voor een convocatie gelden dezelfde regels als voor alle andere formele brieven en e-mails.
Voorbeeld van een convocatie:
Aan: de leden van de Vereniging ‘Lokale Omroep Kersteren’
Betreft: convocatie ledenvergadering
Geachte leden/ Beste leden,
Namens het bestuur/Graag/Bij dezen/Hierbij nodig ik u uit voor de ledenvergadering op donderdag 21 september a.s.
Met vriendelijke groet,
Vereniging ‘Lokale Omroep Kersteren’
(handtekening)
E. Berends,
Secretaris
Bijlage: agenda
2.2 Agenda
De agenda is een overzicht van de onderwerpen die tijdens een vergadering aan de orde komen. Het woord agenda komt uit het Latijn en betekent ‘dat wat gedaan moet worden’.
De diverse onderwerpen heten agendapunten. Meestal bepaalt de voorzitter (eventueel na overleg met een aantal deelnemers) welke punten op de agenda worden geplaatst.
De agenda kan bestaan uit enkel een nuchtere opsomming van agendapunten.
De agendapunten kunnen ook van een toelichting worden voorzien, zodat de deelnemers gemotiveerd worden zich goed voor te bereiden. In dit verband kunnen ook bijlagen aan de agenda worden toegevoegd.
Een agenda bestaat uit vaste punten en wisselende punten. Vaste punten zijn algemeen vastaande punten die een agenda moet hebben. Wisselende punten zijn punten die per vergadering verschillen. Dit zijn punten die verband houden met de actuele gebeurtenissen binnen een bedrijf of vereniging.
Op basis van de vaste punten worden er twee vormen van de agenda onderscheiden. Een eenvoudige en een uitgebreide agenda.
2.3 Eenvoudige agenda
De eerste agendavorm is dus een eenvoudige agenda. Deze wordt meestal gebruikt bij werkoverleggen en verenigingsvergaderingen.
Een eenvoudige agenda heeft de volgende vaste punten:
1. Opening
De voorzitter verklaart de vergadering voor geopend en geeft daarmee aan dat de vergadering kan (moet) beginnen.
2. Notulen vorige vergadering
De notulen van de vorige vergadering worden besproken. Fouten daarin worden verbeterd en de vergadering gaat na of de toen genomen besluiten zijn uitgevoerd. Na goedkeuring worden de notulen vastgesteld. Bij het bespreken van de notulen is de volgende driedeling gebruikelijk:
Tekstueel: zijn er opmerkingen over de vorm (formuleringskwesties)?
Inhoudelijk: zijn er opmerkingen over de inhoud?
‘Naar aanleiding van’: zijn er opmerkingen naar aanleiding van wat er staat?
Als het om een lang verslag gaat, kan de voorzitter deze driedeling per pagina toepassen. Bij punt 1 en 2 gaat het om kritiek of een aanvulling op het verslag; bij punt 3 betreft het vragen of mededelingen die bij de deelnemers opkomen naar aanleiding van het verslag. Als dat onderwerp niet verderop in de vergadering aan de orde komt, kan de voorzitter kort gelegenheid geven om ‘naar aanleiding van’ het verslag iets te bespreken.
3. Mededelingen
De voorzitter vertelt wie er bericht van verhindering hebben gezonden en doet tevens enkele mededelingen over de tijdsplanning, koffiepauze en eventueel andere huishoudelijke zaken. Ook kan hij op dit punt enkele korte mededelingen doen over onderwerpen die niet apart als agendapunt zijn opgevoerd.
4. Ingekomen stukken
Dit punt heeft betrekking op de brieven en stukken die aan de vergadering zijn gericht. De secretaris of voorzitter kan ze voorlezen of samenvatten. De voorzitter stelt tevens vast of er naar aanleiding van zo’n stuk iets moet gebeuren of al gebeurd is bijvoorbeeld bloemetje zenden vanwege geboortebericht).
Stel dat er 4 wisselende agendapunten zijn, dan ga je door met nummer 9
9. Rondvraag
Ieder krijgt de gelegenheid vragen te stellen of opmerkingen te maken.
Als de vergadering niet te groot is (maximaal 20 personen) vraagt de voorzitter aan ieder persoonlijk of hij van de rondvraag gebruik wil maken. Bij grote groepen (bijvoorbeeld meer dan 25) inventariseert men eerst wie tijdens de rondvraag iets naar voren wil brengen. Tijdens de rondvraag mogen geen besluiten meer genomen worden. Als er toch belangrijke punten op tafel komen, moeten deze op de agenda van de volgende vergadering geplaatst worden.
10. Sluiting
De voorzitter dankt de deelnemers voor hun aanwezigheid. Alles wat nog gezegd wordt na de formele sluiting van de vergadering wordt niet meer genotuleerd.
Voorbeeld eenvoudige agenda:
2.4 Uitgebreide agenda
De tweede agendavorm is dus de uitgebreide agenda. Dit is de agendavorm die bij officiële vergaderingen wordt gebruikt. Hij wordt dan ook bij de meeste bedrijven gebruikt voor hun vergaderingen.
Een uitgebreide agenda bevat de volgende vaste punten:
1. Opening
De voorzitter verklaart de vergadering voor geopend en geeft daarmee aan dat de vergadering kan (moet) beginnen.
2. Vaststelling agenda
Als de voorzitter de agenda discutabel vindt, of als hij inspraak wil geven, plaatst hij dit punt op de agenda. Deelnemers die vinden dat een punt er ten onrechte wel of niet op staat, of die vinden dat een punt op de verkeerde plaats staat, kunnen reageren.
3. Notulen vorige vergadering
De notulen van de vorige vergadering worden besproken. Fouten daarin worden verbeterd en de vergadering gaat na of de toen genomen besluiten zijn uitgevoerd. Na goedkeuring worden de notulen vastgesteld. Bij het bespreken van de notulen is de volgende driedeling gebruikelijk:
Tekstueel: zijn er opmerkingen over de vorm (formuleringskwesties)?
Inhoudelijk: zijn er opmerkingen over de inhoud?
‘Naar aanleiding van’: zijn er opmerkingen naar aanleiding van wat er staat?
Als het om een lang verslag gaat, kan de voorzitter deze driedeling per pagina toepassen. Bij punt 1 en 2 gaat het om kritiek of een aanvulling op het verslag; bij punt 3 betreft het vragen of mededelingen die bij de deelnemers opkomen naar aanleiding van het verslag. Als dat onderwerp niet verderop in de vergadering aan de orde komt, kan de voorzitter kort gelegenheid geven om ‘naar aanleiding van’ het verslag iets te bespreken.
4. Mededelingen
De voorzitter vertelt wie er bericht van verhindering hebben gezonden en doet tevens enkele mededelingen over de tijdsplanning, koffiepauze en eventueel andere huishoudelijke zaken. Ook kan hij op dit punt enkele korte mededelingen doen over onderwerpen die niet apart als agendapunt zijn opgevoerd
5. Ingekomen stukken
Dit punt heeft betrekking op de brieven en stukken die aan de vergadering zijn gericht. De secretaris of voorzitter kan ze voorlezen of samenvatten. De voorzitter stelt tevens vast of er naar aanleiding van zo’n stuk iets moet gebeuren of al gebeurd is bijvoorbeeld bloemetje zenden vanwege geboortebericht).
6. Uitgegane stukken
Vermelding belangrijke stukken die verzonden zijn De voorzitter kan hier nog een korte toelichting bij geven.
Soms worden deze laatste punten gecombineerd tot bijvoorbeeld ingekomen/uitgegane post of zelfs tot ingekomen/uitgegane post en mededelingen.
Stel dat er 5 wisselende agendapunten zijn, dan wordt W.v.t.t.k. nummer 12
12. W.v.t.t.k.
‘Wat verder ter tafel komt”: onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen op deze plek aandacht krijgen. Meestal zal de voorzitter aan het begin, bij ‘vaststelling agenda’ of bij ‘mededelingen’ vragen wie iets heeft voor ‘w.v.t.t.k.’. Een punt voor ‘w.v.t.t.k.’ moet altijd gemeld worden voorafgaande aan de vergadering, zodat de voorzitter tijd kan inruimen voor bespreking van het onderwerp. Dit agendapunt heeft dus een andere status dan de rondvraag. Men legt als het ware vooraf aandacht voor het onderwerp vast. Bij de rondvraag is het stellen van de vraag of het plaatsen van de opmerking meer van het moment afhankelijk en is het ook niet de bedoeling dat er een bespreking of discussie volgt.
‘W.v.t.t.k.’ is een gebruikelijke afkorting in de vergaderwereld. Een inzichtelijker formulering is: ‘overige in te brengen punten’.
13. Rondvraag
Ieder krijgt de gelegenheid vragen te stellen of opmerkingen te maken.
Als de vergadering niet te groot is (maximaal 20 personen) vraagt de voorzitter aan ieder persoonlijk of hij van de rondvraag gebruik wil maken. Bij grote groepen (bijvoorbeeld meer dan 25) inventariseert men eerst wie tijdens de rondvraag iets naar voren wil brengen. Tijdens de rondvraag mogen geen besluiten meer genomen worden. Als er toch belangrijke punten op tafel komen, moeten deze op de agenda van de volgende vergadering geplaatst worden.
14. Datum volgende vergadering
Via een mededeling of na overleg kan bij dit punt de datum van de volgende vergadering worden vastgesteld.
15. Sluiting
De voorzitter dankt de deelnemers voor hun aanwezigheid. Alles wat nog gezegd wordt na de formele sluiting van de vergadering wordt niet meer genotuleerd.
Voorbeeld uitgebreide agenda:
2.5 Opdrachten
Opdracht 2.1
In onderstaande convocatie staan fouten. Geef aan wat die fouten zijn.
Opdracht 2.2
Het bestuur van de body-buildingsclub Goliat organiseert op donderdag 12 november de jaarvergadering in de kantine van sporthal De Kubus. De secretaris mevrouw Schattenkeinder stelt de convocatie op.
Bij body-buildingsclub Goliat staat men op het standpunt dat ieder lid de jaarvergadering dient te bezoeken. Helaas is de praktijk meestal anders. Op de jaarvergadering word het beleid van het bestuur toegelicht. Tevens zal men op deze vergadering een nieuw bestuur moeten kiezen. Kandidaten?
Meestal nodigt men voor de jaarvergadering ook een spreker uit om de bijeenkomst wat aantrekkelijker te maken. Momenteel bestaat er in de club een discussie rond de vraag hoe ver kun je gaan met spierversterkende middelen. Het bestuur heeft de heer De Bree , arts en hoofd Medische Zaken van de Koninklijke Nederlandse Sportfederatie, bereid gevonden die donderdag een lezing te houden met als titel “Verantwoord gebruik van spierversterkende middelen”. Het bestuur verwacht dat hij om ongeveer 21.30 uur kan beginnen.
Wat er precies op de agenda komt, bespreekt het bestuur op de volgende bestuursvergadering. Men heeft besloten de convocatie alvast op te stellen en naar de leden te sturen, zodat ze die avond vrij kunnen houden. Alle financiële overzichten en eventuele andere vergaderstukken zullen op de vergadering worden uitgedeeld. De vergadering begint om 19.30 uur (sluiting rond 22.30 uur).
Stel de convocatie op voor de jaarvergadering van Goliat.
Opdracht 2.3
De convocatie voor de vergadering van body-buildingclub Goliat is verstuurd. Het bestuur verzamelt alle punten die op de agenda moeten en geeft mevrouw Schattenkeinder de opdracht de agenda te maken en op te sturen. De volgende punten mogen volgens het bestuur niet op de agenda ontbreken:
Jaarverslag van de secretaris en van de penningmeester (hierbij behorende stukken worden op de vergadering uitgereikt);
Decharge kascontrolecommissie;
Bestuursverkiezing: de voorzitter, de heer Klotterbooke, en een lid, de heer Van Der Karbargenbok, moeten volgens de reglementen aftreden, maar ze stellen zich herkiesbaar. Namen van eventuele tegen kandidaten kunnen tot 10 dagen voor de jaarvergadering, met handtekeningen van tenminste 10 leden , bij de secretaris ingeleverd worden;
De organisatie van het Meirelbeke-toernooi;
Het rooster voor de wintertrainingen, zoals opgesteld door Taas Daamde (kopie meezenden met agenda).
Maak de agenda voor de jaarvergadering van Goliat.
Opdracht 2.4
Leerlingenraad
De leerlingenraad van het Alkmaars Economisch Lyceum is een actieve raad die regelmatig bij elkaar komt. De raad is zowel vertegenwoordigd in de MR van het lyceum als ook in de Commissie beheer Stagegelden.
De voorzitter van de leerlingenraad is Jolanda Caspari, de secretaris is John Zuidermeer.
John belt Jolanda op. Het volgende gesprek vind plaats:
Jolanda: ‘Há, die John, hoe is het ermee?’
John: ‘Prima, dankje. Zeg luister: heb je het plan van Robert Schelvort al gehoord. Hij wil de stagegelden gaan beleggen in aandelen. Hij wil daarvoor een apart clubje in het leven roepen. Deze club moet de gelden zo gunstig mogelijk zien te beleggen. Enkele economieleraren hebben al enthousiast gereageerd en hun medewerking toegezegd.’
Jolanda: ‘Leuk hoor. Dat kan Robert wel willen, maar we zullen het toch eerst moeten bespreken in de leerlingenraad.’
John: ‘Ik zal Robert vragen zijn plan op papier te zetten.’
Jolanda: ‘Dat lijkt me een goed idee. Zijn plan moet dan wel volgende week dinsdag 7 mei ingeleverd zijn want een week later hebben we een vergadering gepland.’
John: ‘Ik zal ervoor zorgen dat het er op tijd is. Als de raad akkoord gaat, kunnen onze vertegenwoordigers in de Commissie Beheer Stagegelden het nog deze maand aan de orde stellen.’
Jolanda: ‘Op de vergadering wil ik ook aan bod laten komen de organisatie van de jaarmarkt. Vorig jaar verliep deze niet geheel vlekkeloos.’
John: ‘We moeten ook onze voorkeur uitspreken over welk beeld wij geplaatst willen zien op het schoolplein. Het ontwerp van Verstegen vind ik wel aardig.’
Jolanda: ‘Voeg de ontwerpen ook maar toe, dan kiezen we op de vergadering.’
John: ‘Ik heb ook nog een brief van de milieucommissie ontvangen; ik weet niet precies wat ik er mee moet.’
Jolanda: ‘Stop de brief maar in het postvak, dan vind ik hem morgen wel. Overigens heeft de afdelingsdirecteur me opmerkzaam gemaakt op een landelijke cursus Inspraak en Medezeggenschap. Misschien is er wel belangstelling vanuit de vergadering.’
John: ‘Lijkt me iets voor onze MR-vertegenwoordigers.’
Jolanda: ‘Nou, dat was het geloof ik. We vergaderen weer in lokaal 007 en wel om 16.00 uur: Maak jij het een en ander in orde?’
John: ‘Goed, tot ziens. Doei!’
Verplaats je in de schoenen van John en stel de agenda van deze vergadering op.
Opdracht 2.5
Eindelijk is het dan zover de Dorpsaccomodatie voor cultuur en sport (DACS) kan geopend worden. Maar voordat deze feestelijke opening plaats kan vinden, moet hij wel geregeld worden. Daarom moet de DACS-commissie samen komen om te vergaderen. Als secretaresse van de afdeling omgeving en sport van de gemeente is jou gevraagd de convocatie en agenda op te stellen.
De vergadering zal plaatsvinden op de tweede maandagavond van november in het gemeentehuis Merenborg in de kleine vergaderzaal. De vergadering begint om 20.00 uur en zal ongeveer 2 uur duren.
Tijdens de vergadering moet in elk geval worden besproken wat de naam wordt van het nieuwe complex. Daarnaast moet er worden besproken wat er tijdens de opening en het feest erna zal worden gedaan en wat er nog allemaal geregeld moet worden. Ten slotte moet er een (tijdelijk) nieuw lid worden benoemd voor de commissie, omdat een van de leden zwanger is. Hiervoor zijn er nog geen kandidaten bekend, dus suggesties zijn welkom.
Schrijf de convocatie en stel de agenda op.
Opdracht 2.6
Het MT van het bedrijf waar je werkt (Redon) is door ontslagen en een gewijzigde bezetting van samenstelling veranderd. De huidige MT-overleggen zijn daarmee komen te vervallen. Je leidinggevende heeft jou gevraagd een nieuwe uitnodiging te versturen. De MT-overleggen worden verplaatst van maandag naar dinsdag en vinden één keer in de twee weken plaats op dinsdag van 09.30 tot 11.00 uur in de Union Square Boardroom (vergaderzaal).
De volgende onderwerpen worden besproken:
korte presentatie door de hr-manager over de aanpassing van het functiegebouw
presentatie door de financieel manager over de voortgang van de organisatie in relatie tot cijfers, omzet, verlies en winst
korte presentatie door de commercieel manager over de te lanceren mediacampagne
knelpunten productie.
Schrijf de convocatie en agenda voor deze vergaderingen.
Opdracht 2.7
Bekijk de volgende willekeurige agendapunten en maak de agenda:
Rondvraag
Kosten/haalbaarheid
Ingekomen stukken
Agenda vergadering organisatie modeshow
Vaststellen agenda
Indeling zaal
Tijdschema modeshow
Afspraken over de opbouw
Sluiting
Notulen vorige vergadering
Uitgegane stukken
Opening
W.v.t.t.k.
Mededelingen
Opdracht 2.8
Je zit met je medestudenten in het bestuur van de studentenraad van ROC Molenbeek (Hoofdstraat 3, Molenbeek). Jullie mogen het Kerstgala organiseren. Dit is natuurlijk erg leuk, maar het moet wel veel geregeld worden. Daarom moeten jullie gaan vergaderen. Aan jou is gevraagd om voor de eerste vergadering de convocatie en agenda te maken.
Tijdens de vergadering moeten jullie in elk geval bespreken welk thema jullie willen voor het kerstgala. Daarnaast moeten jullie overleggen over de muziek: komt er een band, een dj of gaan jullie zelf een usb-stick met muziek maken en wat voor soort muziek moet dit dan worden? ER moet gesproken worden over het eten en drinken op de avond. Jullie moeten ook niet vergeten te bespreken hoe het zit met chaperonnes. De locatie is gelukkig al wel bekend, maar de datum en tijden nog niet.
De vergadering zal plaatsvinden op 8 november om 15.00 uur. De vergadering vindt plaats in lokaal 1.070 en zal ongeveer 2,5 uur duren.
Maak de convocatie en agenda voor deze vergadering.
Hoofdstuk 3
3.1 Soorten notulen
Notuleren is schriftelijk verslag doen van een vergadering. De notulist geeft een samenvatting van wat er tijdens een vergadering besproken is. Zo’n samenvatting kan variëren van vrijwel een volledige weergave tot niet meer dan een lijstje afspraken of besluiten.
De opzet van de notulen wordt vaak bepaald door de soort vergadering en de functie van de notulen. De notulen van een gemeenteraadsvergadering dienen bijvoorbeeld ook als informatie voor de politieke achterban, terwijl die van een werkbespreking meer een geheugensteuntje vormen.
Er zijn drie basisvormen.
Het uitvoerige verslag
Dit is een verslag waarin zeer gedetailleerd de vergadering wordt weergegeven. Er zijn twee varianten:
Het woordelijke verslag
Dat is een verslag van alles wat er door wie gezegd is weergegeven volgens het verloop van de vergadering. Dit komt zelden voor. De tweede kamer heeft dergelijke notulen.
Een samenvatting per spreker
Dit is een weergave van de essenties uit de betogen van elke spreker. Dit wordt vaak gedaan per agendapunt. Er kan dan per agendapunt een samenvatting per spreker of per spreekbeurt worden gegeven.
Het beknopt verslag/ verslag per onderwerp
Hierbij gaat het om een weergave van de belangrijkste punten per behandeld agendapunt. Oftewel er wordt een samenvatting per agendapunt gegeven.
Er wordt gehergroepeerd. Wat bij elkaar hoort, wordt bij elkaar gezet. De opmerkingen, oorzaken, oplossingen, voor- en nadelen, afspraken enzovoort worden in een logische, juiste volgorde gezet.
De notulist moet in eigen woorden de inhoud van de vergadering weergeven.
De actie- en besluitenlijst
In de praktijk hebben vergadergroepen eigen namen bedacht voor zo’n verslag. Bijvoorbeeld: besluitenlijst, actielijst, huiswerklijst of afsprakenlijst.
De besluiten en acties worden per agendapunt aangegeven. Daarnaast staat er altijd bij wie de actie moet uitvoeren en voor wanneer. Het meest overzichtelijk is het de verschillende punten in kolommen weer te geven. Zie Hoofdstuk 5 voor meer uitleg over het maken van een actie- en besluitenlijst.
3.2 Opdrachten
Opdracht 3.1
In het volgende overzicht staan de verschillende verslagvormen en enkele kenmerken daarvan. kopieer de tabel en vul hem in.
Als een kenmerk altijd op een verslagvorm van toepassing is, zet je in die kolom een +. Als een kenmerk soms op een verslagvorm van toepassing is, zet je een +/-. Als een kenmerk nooit op een verslagvorm van toepassing is, zet je een -.
Woorden worden letterlijk weergegeven
Discussies worden samengavat
Discussies worden geheel weggelaten
Notulist selecteert tijdens het notuleren
Notuleren kost veel tijd
Uitwerken kost veel tijd
Woordelijk verslag
Verslag per spreker
Verslag per onderwerp
Actie- en besluitenlijst
Opdracht 3.2
Hierna staan 5 voorbeelden van notulen. Bepaal welk soort notulen het zijn. 1 optie gebruik je dus 2 keer.
Agendapunt Rookpauzes
Datum: 18 september 2017
Tijd: 16.14-16.24
Plaats: Onbekend
Aanwezigen: Annelies, Arielle, Erik, Harry en Willem
Notulist: Jezelf
Voorzitter: Erik
__________________________________________________________________________________
Discussie over de omgang met het rookhok, over roken en tijd die mensen hiermee bezig zijn. Er zijn verschillende visies over en vandaag willen we met elkaar tot een besluit komen om de problemen op te lossen
Argumenten voor behouden van het rookhok:
- Stoppen met roken is erg moeilijk, je kunt niet van de een op de andere dag stoppen.
- De rokers lopen heen en weer, waardoor de geur van rook uit hun kleding gaat.
- Als rokers niet kunnen roken, dan worden ze gestrest.
- Tijdens het roken wordt er wel gewerkt, er wordt overlegd en telefoons worden meegenomen.
- Niet rokers bellen veel privé, gaan vaak naar wc of staan te kletsen bij het koffiezetapparaat.
- Rokers blijven ’s avonds langer om hun werk af te maken.
- Je bent lang op je werk en dus kun je roken niet zomaar verbieden op het werk.
Tegen:
- Er mag niet gerookt worden op de werkplek, dit staat in de Arbowet.
- In de samenleving is het normaal dat je op bepaalde plekken niet rookt, het is niet meer van deze
tijd.
- Rokers zijn lang weg tijdens het werk. Het kost veel tijd om te roken.
- Er zijn mensen te kort en als rokers weg gaan tijdens het werk dan moeten anderen hun werk doen,
waardoor zij extra werk doen en de rokers minder werk doen.
- Niet alleen rokers blijven langer om ’s avonds hun werk af te maken.
- Er moeten grenzen gesteld worden aan de tijd die rokers weg mogen zijn om te roken.
- Rokers stinken, dit is niet hygiënisch, terwijl de bedrijfscultuur is dat je hygiënisch naar je werk
moet komen.
- Het bedrijf kan cursussen opzetten om mensen te helpen om te stoppen met roken
- Rokers kunnen tijdens gewone pauzes roken, in plaats van extra onder werktijd.
We blijven doorgaan met roken zoals we nu doen. Tijd die rokers roken moeten ze niet te lang maken. We moeten mensen afrekenen op hun productie en op het aantal minuten dat ze hun werk doen. Er moet uitgezocht worden bij de directie of er mogelijkheden zijn om cursussen stoppen met roken te sponsoren. Over halfjaar komen we weer terug op dit probleem.
Agendapunt kerstbonus
Datum: 8 december 2016
Tijd: 13.55-14.02
Plaats: lokaal 1.075
Aanwezigen: Annelies, Arienne, Erik, Harry en Willem
Voorzitter: Erik
Notulist: Claudia Drent
_________________________________________________________________________________
Erik:
Erik zegt dan we het vandaag gaan hebben over de kerstbonus. Het is dit jaar anders dan afgelopen jaren gegaan, in plaats van een pakket en een geldbedrag is het geldbedrag nu naar een goed doel, green peace en wnf, gegaan. Dit is niet overal goed gevallen. Hij wil vandaag proberen alle meningen boven water te krijgen, zodat hij in discussie kan gaan met de directie.
Willem:
Willem vindt het aan de ene kant goed om iets nuttigs te doen met de kerstbonus, maar over de manier waarop heeft hij vragen. Hij vindt dat het zonder aan de medewerkers te vragen is gedaan. Hij vindt dat dit niet zou mogen kunnen. Hij wil dat de medewerkers meer inspraak krijgen in naar welk goede doel het geld gaat.
Erik:
Erik zegt dat Willem wil dat de medewerkers mogen meedenken over naar welk goede doel het geld gaat en dat Willem de manier waarop niet goed vindt.
Willem:
Willem vindt dat het hen wordt opgelegd, hierdoor gaat het bonusaspect weg. Hij vindt het een vreemde constructie hoe het nu is gegaan.
Annelies:
Annelies is het niet eens met besteding van de kerstbonus. Ze vindt dat het geld van de medewerkers is en dat ze er recht op hebben. Ze vindt het niet goed dat het bedrijf bepaald wat er met het geld gebeurt, ze wil het liever zelf bepalen.
Erik:
Erik zegt dat Annelies dus het geld zelf wil hebben en wil besteden.
Arienne:
Arienne is het met Annelies eens. Ze vindt niet dat iemand anders mag bepalen hoe zij haar geld uitgeeft. Ze vindt dat ondanks dat je op een bonus niet echt recht hebt, het al jaren zo gaat en dat je er daardoor op rekent. Ze vindt niet dat iemand anders dit geld voor haar uit kan geven.
Erik:
Erik zegt dat Arienne dus hetzelfde vindt als Annelies. Hij legt uit dat de directie het geld niet van de medewerkers beschouwt.
Henry:
Henry zegt dat hij blij is dat de directie eindelijk overstag is gegaan, hij vindt het goed dat de directie dit heeft gedaan. Hij zegt dat het gekozen goede doel wel fout kan zijn. Hij vindt het besluit op zich goed en vindt het een voorbeeldfunctie hebben.
Willem:
Willem zegt dat hij niet tegen is, maar dat hij graag inspraak had gehad.
Annelies:
Annelies vindt dat de medewerkers de kerstbonus verdiend hebben als cadeautje en dat ze het graag zelf wil krijgen. Ze vindt het een slecht idee om het geld aan een goed doel te besteden, omdat het dan geen bonus meer is.
Erik:
Erik concludeert dat een deel van de leden van de vergadering vindt dat het karakter van de bonus is aangetast en die mensen willen het zelf besteden. Hij concludeert dat het ander deel van de leden van de vergadering meer willen meedenken over naar welk goed doel de kerstbonus gaat.
Willem:
Willem geeft hierop aan dat ze niet alleen willen meedenken, maar ook meebeslissen, omdat het anders van bovenaf wordt opgelegd en hij vindt dat geen goede bedrijfscultuur.
Erik:
Erik zegt dat hij dit verhaal terug gaat brengen naar directie en dat er volgende keer op dit onderwerp wordt teruggekomen.
Datum: 11 september 2017 Plaats: Grote vergaderzaal Tijd: 10.00-10.30
Aanwezigen: Lisa Bakker, Rick Huizing, Nick Nieman, Julia wevers
Afwezigen: -
Voorzitter: Rick Huizing Notulist: Lena Smit
1. Opening
Frans opent de vergadering om 9.30 u.
2. Notulen vorige vergadering
Op pagina 1 ontbreken Anne en Thérèse onder het kopje “Kopie aan”. Dit wordt gewijzigd en
daarna worden de notulen vastgesteld.
3. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
4. Ingekomen stukken
Het functieprofiel filiaalmanager is binnengekomen en ligt voor iedereen ter inzage.
5. Koopzondagen
Het gemeentebestuur van Zwolle heeft besloten elke maand twee koopzondagen toe te
staan. Soir de Paris Zwolle doet hieraan mee. Mirte en Dorothy protesteren tegen het feit dat
ze dan meer uren zouden moeten werken. Dorothy stelt voor een extra kracht aan te nemen voor de zondagen. Volgens Frans vindt het hoofdkantoor dat niet goed. Wel mag een parttimer worden aangenomen voor donderdagavonden en zaterdagen. Verder hoeft niet iedereen op koopzondag te werken: Frans werkt elke zondag met twee
medewerksters. Op verzoek van Dorothy vraagt Frans bij het hoofdkantoor of overuren ook uitbetaald kunnen worden.
6. Winkeldiefstal
Frans geeft aan dat er een behoorlijk verlies van omzet is door winkeldiefstal (ook landelijk
gezien). De directie van Soir de Paris wil maatregelen treffen om winkeldiefstal terug te
dringen. Op advies van een bureau dat door de directie is ingeschakeld, worden enkele
maatregelen genomen. Er staan nu enkele kleine stellingen vooraan in de winkel;
deze worden vervangen door een langere stelling die in de lengterichting geplaatst wordt. Daarnaast worden ook spiegels opgehangen, zodat de klanten beter in de gaten gehouden kunnen worden. Bovendien hebben spiegels die duidelijk zijn opgehangen, een preventieve werking. Er komen vooralsnog geen camera’s, omdat die erg duur zijn. Als verplaatsen van de stelling en het ophangen van spiegels geen of te weinig resultaat hebben, komen er misschien alsnog camera’s. Verder komt er een cursus voor het personeel. Deze cursus bestaat uit theorie en een groot deel praktijk. De cursus wordt gegeven op vier woensdagmiddagen. Frans maakt een rooster voor de personeelsleden, die elk een woensdagmiddag moeten bijwonen.
7. Reorganisatie bevoorrading winkels
Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering, wegens tijdgebrek.
10. W.v.t.t.k.
Niemand heeft een nieuw agendapunt ingebracht.
11. Rondvraag
Niemand maakt gebruik van de rondvraag.
12. Sluiting
Frans sluit de vergadering onder dankzegging voor de aanwezigheid van iedereen.
Bente: Goedendag allemaal, ik open hierbij ons werkoverleg. Om te beginnen een hartelijk welkom voor onze notulist, die ook al gezorgd heeft voor een mooie agenda. Die agenda deel ik nu even uit. (deelt agenda uit) Jullie hebben hem ook al per mail gekregen, samen met het verslag van vorig werkoverleg. (kijkt naar de notulist). In alle interne verslagen gebruiken we de voornamen, dus ook in de verslagen van werkoverleg en vergaderingen. Laten we ons allemaal even voorstellen aan de notulist. Ik ben Bente Steenbergen, samen met Bart eigenaar van Steenberg Evenementen, en altijd druk bezig met het organiseren van vanalles. Bart, wil jij verdergaan?
Bart: Ja graag, ik ben dus Bart Sterkenburg, maar dat had Bente ook al gezegd.
Cees: En ik ben Cees, Cees Koning, ik werk hier inmiddels 3 jaar.
Amke: Amke Kerenswei met ei, wordt altijd fout geschreven. Ik werk hier nog maar kort, 1 maand,
maar ik vind het heel erg leuk.
Dirkje Veelenturf: Dirkje Veelenturf, met 4 e’s, al 2 jaar hier werkzaam.
Bente: En dan missen we nog een paar collega’s, maar die zijn allemaal extern aan het werk, dat is
hier de normale situatie. Des te belangrijker dat er een goed verslag komt. (kijkt naar
notulist) Je hoeft ze niet te noteren bij de afwezigen. Ik zorg ervoor dat je verslag op de site
komt te staan, dan kan iedereen het lezen, dat zijn we zo gewend.
(Kijkt naar de notulist)Ik wil graag een beknopt verslag met daarbij extra een aparte actie‐
/besluitenlijst. Dan is straks iedereen goed op de hoogte. Als je een voorbeeld wilt hebben,
kun je na de vergadering even langskomen.
Dan zijn we bij agendapunt 2: Verslag vorig werkoverleg Ik heb alles wat erin stond gecheckt,
is allemaal gebeurd. Wie heeft vragen of opmerkingen?
Amke: Ja, mijn naam bij de aanwezigen. Nu was mijn achternaam goed gespeld maar ik heet Amke
en niet Antje.
Bente: Dank je , (kijkt naar notulist) Wil jij dat in het verslag opnemen? Verder niemand?
(Iedereen knikt nee) Gaan we naar het volgende agendapunt: mededelingen, agendapunt 3 Ik ben deze week veel weg: een lijstje met mijn afspraken hangt op mijn deur. In dringende gevallen kun je Bart raadplegen of mij bellen. Nog iemand een mededeling?
Bart: Ja, iets belangrijks: ik wil graag alle declaratieformulieren hebben, anders kan ik niet op tijd
betalen. Uiterlijk 2 april.
Bente (kijkt naar notulist) : Oké, laat dat er even uitspringen in het verslag en zet de datum er
ook bij, dan valt het eerder op. De post dan, punt 4 Ik schuif dit punt heel graag door naar de volgende bijeenkomst, precies over een week, op 3 april, dan hebben we iets meer tijd. Er zijn geen heel bijzondere zaken dus het heeft geen haast en dan kunnen we snel naar punt 5, de lopende zaken: wat gebeurter deze week? Belangrijk punt. Bart en ik hebben gekeken en de meeste projecten lopen heel erg goed. Er is één knelpunt en dat gaat om het Smartlappenfestival dat Bart coördineert. Bart zingt al de hele week onder de douche, dus ik zal blij zijn als het achter de rug is. (Bart doet alsof hij gaat zingen.)Oh nee Bart, niet zingen nu.
Bart: Punt is dat ik er zaterdag over een week om 5 uur ’s middags moet zijn om de techniek te
controleren, maar ik heb een familiefeestje waar ik graag heen wil, met Bente natuurlijk. Kan
iemand het van mij overnemen?
Cees: Waar is het festival?
Bart: In Amsterdam, in het centrum.
Cees: Oké. Kan ik wel doen hoor. Geef jij mij dan uiterlijk morgen wat meer uitleg, dat ik weet wat
ik moet doen?
Bart: Morgen 11.00 uur, hier ?
Cees: (kijkt in zijn agenda/telefoon) kwart over 11 is prima, ik heb tijd tot kwart over 12, dat moet
lukken toch?
Bart: Ja, makkelijk. Vraag maar of Robbie er ook bij kan zijn, die is goed in de techniek en die kan
dan met je mee zaterdag.
Cees: Wil je Robbie er morgen ook bij hebben?
Bart: Ja, als het een beetje kan graag. Bel jij hem?
Cees: Prima, doe ik.
Bente: Geregeld! Dan nu punt 6, afronding autoshow Dirkje en Cees, ik kreeg telefoon van Olaf
Barends en die wil graag morgen de uitkomsten van de enquête die jullie toen hebben
gehouden. Hebben jullie die al klaar?
Dirkje: Ik ben ermee bezig, ik kan het morgen af hebben als Amke iets van mijn babybeurswerk wil
doen. Kan dat Amke?
Amke: Ja hoor, als je me dat straks uitlegt, doe ik dat.
Bente: Dan leggen we vast dat Dirkje zorgt voor een kant‐ en‐klare rapportage voor Barends. Dirkje,
stuur je hem zelf op en neem je vandaag even contact op met Barends? Dan weet hij dat de
rapportage eraan komt.
Dirkje: Prima, komt in orde.
Bente: Nog iemand voor de rondvraag? Moet wel kort, gezien de tijd. Maakt rondje = noemt alle namen, men knikt van nee Niemand durft, zie ik. Fijn, dan zijn we er bijna. (kijkt naar notulist) Ik ga ervan uit dat jij meteen aan het werk gaat met het verslag met daarbij een aparte actie‐/besluitenlijst. Dan zet ik alles vandaag nog op de site en is iedereen op de hoogte. Krijg ik dan een print van je? En dan sluit ik nu de bijeenkomst met hartelijke dank aan alle aanwezigen.
Overleggen met het bestuur over de mogelijkheden om cursussen om te stoppen met roken te sponsoren.
Erik
24 november 2016
Mei 2017
Besluitenlijst
Nr.
Besluit
Datum
1
We blijven doorgaan met roken, zoals we nu doen. Rokers zorgen ervoor dat de tijd die ze roken niet te lang is.
24 november 2016
2
We moeten mensen afrekenen op hun productie en niet op hoelang ze aan het werk zijn.
24 november 2016
3
Over een halfjaar zullen we terugkomen op dit probleem.
24 november 2016
Hoofdstuk 4
4.1 De rolverdeling
We onderscheiden 3 rollen bij vergaderingen.
De voorzitter
De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen de gelegenheid krijgt zijn standpunt of argument naar voren te brengen. Wijkt een van de deelnemers te ver af van het agendapunt of laat men elkaar niet uitpraten, dan kan de voorzitter ingrijpen en de deelnemers tot de orde roepen.
De voorzitter leidt elk agendapunt in en geeft zo nodig een toelichting. Als een agendapunt voldoende besproken is, geeft de voorzitter een korte samenvatting van het besprokene. Deze samenvatting zal met een conclusie eindigen: de oplossing die men gevonden heeft, het standpunt dat men inneemt of het besluit dat men neemt. Is dit uit de discussie niet af te leiden, dan zal de voorzitter tot stemming overgaan. Daarna zal dan zijn conclusie volgen.
De deelnemers
De deelnemers dienen de vergaderstukken vooraf goed bestudeerd te hebben. Om een visie goed te kunnen uitdragen, moeten ze hun standpunt helder formuleren. Ze moeten oplettend naar de andere deelnemers luisteren en kritisch de samenvatting van de voorzitter volgen. Geeft deze de stand van zaken niet correct weer, dan dienen ze dit aan te geven. Het belangrijkste is dat de deelnemers een constructieve houding aannemen en deze ook uitdragen.
Secretaris
Indien er een secretaris benoemd is, zorgt deze voor het technische gedeelte van de vergadering. Hij/zij heeft ervoor gezorgd dat de convocatie met agenda (met bijlagen) en de notulen van de vorige vergadering op tijd verstuurd zijn. Allerlei andere praktische zaken zoals het reserveren van een vergaderruimte, het laten tekenen van een presentielijst als dat vereist wordt, worden ook door de secretaris verzorgd.
Alle ingekomen stukken, zoals kopieën van uitgaande post e.d., dienen tijdens de vergadering in zijn/haar bezit te zijn. Hij/zij verzorgt de notulen of laat dit verzorgen door een notulist (zie notuleren, verderop). De secretaris ziet er tenslotte op toe dat alle besluiten uitgevoerd worden. Indien er geen secretaris benoemd is/wordt, komen deze taken voor rekening van de voorzitter.
4.2 Besluiten nemen
Een voorzitter moet altijd proberen te bereiken dat de behandeling van een agendapunt uitmondt in een besluit. Dat besluit kan een actiepunt zijn. Het besluit kan ook slechts de mening van de vergadering weergeven.
Wanneer de vergadering een besluit neemt, moet de voorzitter dat besluit duidelijk en nadrukkelijk uitspreken.
Zo’n duidelijke vastlegging van een besluit is tevens een signaal naar de notulist.
Vaak weet de voorzitter dat er tegen een besluit geen bezwaren zijn; hij kijkt dan even rond en neemt het besluit aan. Maar soms merkt hij dat de meningen verdeeld zijn. Hij zal dan het ‘besluit’ als voorstel in stemming brengen. Hij moet dan wel alle argumenten voor of tegen hebben gehoord. Een voorstel moet niet te vlug in stemming gebracht worden.
Stemverklaring
De voorzitter kondigt aan dat hij een voorstel in stemming wil brengen. Deelnemers kunnen als ze daar behoefte aan hebben, verzoeken om een stemverklaring af te leggen. Ze leggen dan uit waarom ze onder voorbehoud voor of tegen stemmen, of waarom ze zich van stemming onthouden. Een stemverklaring moet kort en duidelijk zijn. Ze mag geen aanleiding vormen tot een nieuwe discussie. De overige deelnemers moeten de stemverklaring voor kennisgeving aannemen.
Hoofdelijke stemming
Nadat er eventueel stemverklaringen zijn gegeven, vraagt de voorzitter wie er hoofdelijke stemming wenst. Bij hoofdelijke stemming worden de stemmen, zowel voor als tegen, exact geteld. Zodra minstens een deelnemer hoofdelijke stemming wil, zal de voorzitter daaraan tegemoet moeten komen. Allereerst komt dan het probleem of er schriftelijk of mondeling moet worden gestemd. Als hierover niets in de statuten (de reglementen) geregeld is, zal de vergadering eerst daarover moeten beslissen. De gewoonte is dat over personen schriftelijk – en dus geheim – wordt gestemd en over zaken mondeling.
Wanneer wordt een voorstel nu aangenomen? We kennen verschillende soorten van besluitvorming.
Democratisch besluit
Bij een democratisch besluit wordt een voorstel aangenomen, als het de helft plus een van het totaal aantal stemmen krijgt. Deze besluitvorming wordt veel toegepast.
Meerderheidsbesluit
Bij het meerderheidsbesluit is van tevoren een bepaalde verhouding van de stemmen vastgesteld. Bijvoorbeeld, het voorstel moet een tweederde of 75% van het aantal stemmen krijgen. Men kan ook een ander aantal afspreken.
Unanimiteitsbesluit
Een unanimiteitsbesluit is een besluit waar iedereen het mee eens is.
Compromis
Bij het compromis past men het voorstel zelf aan. Zou men dit niet doen, dan blijven mensen dwarsliggen en krijgt men geen meerderheid die voor dit voorstel is.
Consensus-besluit
Consensus betekent ‘overeenstemming van meningen en gevoelens’ (Van Dale). Bij een consensus-besluit is niemand echt tegen. Men heeft misschien wel opmerkingen over details, maar men is het met de geest van het voorstel eens. Hoewel niet ieder lid er volledig achterstaat, vindt men dit besluit het best haalbare. Als iemand een principieel bezwaar heeft, kan er natuurlijk geen consensus-besluit genomen worden.
Minderheidsbesluit
Men kan zelfs een besluit nemen als slechts een minderheid voor is. Als de meerderheid zich niet tegen het voorstel verzet, bijvoorbeeld omdat er geen echt alternatief is, wordt zo’n voorstel aangenomen met een minderheidsbesluit.
4.3 Vergadertermen
Behalve de termen uit de vorige paragraaf zijn er meer vergadertermen of –begrippen. Voor een buitenstaander zijn ze niet altijd even duidelijk. Hieronder staan de belangrijkste.
Ad hoc
Voor deze zaak. Voor deze aangelegenheid. Een ‘commissie ad hoc’ is een commissie die speciaal voor een bepaald doel in het leven is geroepen. Als de taak volbracht is, wordt de commissie weer ontbonden.
Ad interim
Tijdelijk waarnemend. Bijvoorbeeld een voorzitter ad interim of een interim-voorzitter: een tijdelijk (waarnemend) voorzitter.
Agenderen
Het plaatsten van punten op de agenda.
Algemene vergadering
Een vergadering waaraan alle leden van een instelling deelnemen. Verenigingen en vennootschappen zijn wettelijk verplicht één maal per jaar een algemene vergadering te houden. Men spreekt ook wel van de (algemene) ‘jaarvergadering’.
Amendement
Een amendement is een voorstel om een ander voorstel dat de vergadering behandelt te wijzigen (amenderen). Men wil dit voorstel ‘verbeteren’.
Arresteren
Notulen arresteren: het goedkeuren, vaststellen van de notulen door de vergadering.
Asap
As soon as possible (zo snel mogelijk)
Ballotage
Procedure bij het toelaten van een nieuw lid.
Bij acclamatie
Alle deelnemers stemmen in met een voorstel of besluit, vaak door handgeklap; er vindt geen hoofdelijke stemming plaats.
Blanco stemmen
Wie geen mening heeft, kan ‘blanco stemmen’. Er is een verschil tussen blanco stemmen en niet stemmen. Een niet-uitgebrachte stem telt niet mee, een blanco stem wel. Door blanco te stemmen kan men voorkomen dat een minderheid haar mening doordrukt.
Toelichting: bij een vergadering met 10 aanwezigen stemmen 4 mensen voor, 3 tegen, 3 niet: het voorstel heeft een meerderheid (4: 3) en wordt aangenomen.
Nu stemmen 4 mensen voor, 3 tegen, 3 blanco: het voorstel wordt afgewezen (4: 6).
Dagelijks bestuur
Dit is het deel van het bestuur dat zorgt voor de dagelijkse gang van zaken. Afkorting: D.B.
Decharge
Decharge verlenen betekent ‘ontheffen, ontlasten’. Men verleent bijvoorbeeld aan de penningmeester decharge. Dit betekent dat de penningmeester van zijn taak wordt ontheven. Dit gebeurt altijd nadat de boeken door een kascontrolecommissie zijn gecontroleerd. Als zij constateert dat alles klopt, wordt de penningmeester vriendelijk bedankt (=decharge).
Demissionair
Aftredend. Wie demissionair is, oefent zijn functie nog uit tot er een opvolger is, maar hij zal binnenkort aftreden. Hij mag geen belangrijke besluiten meer nemen.
Embargo
Verbod tot het bekendmaken en/of publiceren van nieuws voor een bepaalde datum of gebeurtenis. Algemeen: verbod (handelsembargo).
Hamerstuk
Een voorstel waarover niet gediscussieerd of gestemd hoeft te worden. Het punt kan snel en zonder stemming afgehandeld worden.
Interruptie
Een onderbreking. Interrumperen betekent ‘onderbreken’, ‘in de rede vallen’. Meestal is dit niet netjes, maar men kan er ook toestemming voor vragen: “Mag ik u interrumperen?”
Jaarverslag
Schriftelijk verslag over het afgelopen jaar. Activiteiten en financiële resultaten zijn hierin opgenomen.
Mandaat
Een volmacht. Wanneer een vergadering een mandaat geeft, mag deze persoon (zonder nieuw overleg met de vergadering) beslissingen nemen. Als iemand een mandaat krijgt, krijgt hij een speciale bevoegdheid of een machtiging om zonder overleg met anderen een beslissing te nemen. Als de ontvanger daar geen gebruik meer van wenst te maken, ‘stelt hij zijn mandaat ter beschikking’ (aan de vergadering).
Motie
Wie van de vergadering een standpunt wil hebben over een of andere kwestie, kan een motie indienen, bijvoorbeeld een motie van wantrouwen. Door de motie aan te nemen of te verwerpen geeft de vergadering haar standpunt weer. Moties hebben een vaste opbouw: eerst de argumentatie, daarna het standpunt of het voorstel tot actie. Moties hebben een standaardvorm. Ze beginnen altijd met: “De vergadering (of de commissie) in vergadering bijeen op … (datum) constaterende dat … / overwegende dat … , is van mening dat … / spreekt als haar oordeel dat … (eventueel:) vraagt het bestuur … / draagt het bestuur op … (vast slot:) en gaat over tot de orde van de dag.”
Off the record
Vertrouwelijk. Mag niet vastgelegd worden. Wanneer iemand iets ‘off the record’ vertelt, stopt de notulist met schrijven.
Plenair
Plenair betekent voltallig . Bij een plenaire vergadering moet iedereen die bij een organisatie betrokken is, aanwezig zijn.
Presentielijst
Lijst waarop de aanwezigen aangeven dat ze aan de vergadering deelnemen.
Quorum
het quorum is het aantal leden dat aanwezig moet zijn om besluiten te kunnen nemen. In de statuten moet vastgelegd zijn om welke aantal het gaat. “Het vereiste quorum is niet aanwezig”
Reces
Dure term voor “vakantie” van belangrijk vergaderend orgaan.
Royement
Het schrappen van een persoon als lid.
Schorsing
Een onderbreking van de vergadering. De voorzitter kan een vergadering schorsen. Een deelnemer kan de voorzitter hier om vragen. Bijvoorbeeld voor intern overleg, of voor een kleine afkoeling na een verhit debat.
Statuten
Reglementen, voorschriften van een vennootschap of vereniging. Deze voorschriften zijn bindend.
Stemmen staken
Er zijn evenveel voor- als tegenstemmers. Er kan geen beslissing genomen worden.
Veto
Veto betekent letterlijk: ik verbied. Wanneer iemand veto - recht heeft, kan hij “zijn veto ergens over uitspreken”. Het voorstel mag dan in geen geval aangenomen worden, ook al zijn alle andere deelnemers voor. (Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsraad.)
Verborgen agenda
Soms hebben deelnemers hun eigen ‘doelen’ waar ze tijdens een vergadering aan ‘werken’. Er kan bijvoorbeeld rivaliteit bestaan tussen twee deelnemers die beide een bepaalde positie in het bedrijf willen bereiken. Tijdens de discussies doen ze zo goed mogelijk hun best om elkaar in diskrediet te brengen. Wanneer deelnemers (of de voorzitter!) hun eigen vergaderdoelen hebben, spreken we van een verborgen agenda.
Verdagen
Wanneer tijdens de vergadering blijkt dat men lang niet alle agendapunten behandeld krijgt, kan men de vergadering afbreken en op een andere datum voortzetten. Het verdagen van de vergadering.
Voorstel
Wanneer de voorzitter of een lid wil dat de vergadering iets besluit, doet deze een voorstel. Naast inhoudelijke voorstellen (voorstellen over het onderwerp van gesprek) bestaan er ordevoorstellen. Deze laatste hebben betrekking op de vergaderorde: de volgorde van behandeling, een stemming. Ook een deelnemer kan een ordevoorstel indienen. Aan een ordevoorstel moet altijd onmiddellijk aandacht besteed worden. Voorstellen kunnen worden aangenomen en ze kunnen worden verworpen.
4.4 Opdrachten
Opdracht 4.1
Lees het volgende fragment uit een vergadering. Geef aan welke fouten er worden gemaakt.
Een afdeling van een klein bedrijf vergadert. De voorzitter is de chef van de afdeling.
Vz: Dan komen we nu bij agendapunt 3: het inkorten van de middagpauze met 15 minuten. Wie
kan ik het woord geven?
A: Ik ben er tegen. Tot nu toe kon ik in de middagpauze altijd met de fiets even naar huis. Met een
kwartier minder lukt dat niet meer.
B: Goed voorstel. Als we korter pauzeren, kunnen we eerder ophouden. Dan hebben we ’s
avonds wat meer tijd voor andere dingen.
C: Het lijkt me voor de productie geen nadelige gevolgen te hebben.
A: Op het werk bij mijn broer hebben ze nog een korter pauze. Dat is trouwens helemaal een gek
bedrijf. De ene keer besluiten ze dit, de andere keer dat. Mijn broer zei laatst “Jullie moeten me
maar een spoorboekje cadeau doen”.
Vz: Laten we stemmen. Wie is ervoor, wie is er tegen?
D: Mij is niet duidelijk waarom de pauze gewijzigd moet worden. Wie kan me dat uitleggen.
Vz: Er komen voortdurend verzoeken bij mij binnen. Ook de directie dringt er op aan. Het zou aan
de eind van de middag wat meer ruimte geven voor verzending.
E: Ik zou al aan een half uur pauze genoeg hebben.
F: Met de verzending kunnen ze ook gewoon wat vroeger beginnen. Daar hoeven wij onze pauze
niet voor te veranderen.
Eensamenvattingisen verkorte weergave in eigen woorden van de hoofdzaken. Het doel van een samenvatting is ervoor zorgen dat iemand die de tekst niet heeft gelezen te laten begrijpen waar de tekst over gaat. Die persoon wil niet de hele tekst zelf doorlezen, maar wil snel de belangrijkste dingen weten. Die moet jij dus in een samenvatting zetten. Notulen hebben dezelfde functie bij een vergadering.
De belangrijkste dingen worden ook wel hoofdzaken genoemd. Dit zijn het onderwerp en alle belangrijke dingen over het onderwerp. Alle hoofdzaken in 1 zin noem je de hoofdgedachte. Hoofdzaken staan meestal in de kernzinnen van de tekst. De kernzin is de belangrijkste zin van de alinea. Dit is vaak de eerste, tweede of laatste zin. Bij notulen zijn dit vaak de zinnen die de voorzitter zegt om uit te leggen waar een agendapunt over gaat en waarin hij samenvat en acties en besluiten noemt.
Naast hoofdzaken hebben we ook bijzaken dit zijn de onbelangrijke dingen in een tekst. Bijzaken staan in teksten om de tekst leuker te maken, om dingen uit te leggen of om dingen te verduidelijken met bijvoorbeeld voorbeelden. Bijzaken horen niet een samenvatting thuis.
In alinea's staan vaak structuurwoorden. Dit zijn woorden die ervoor zorgen dat de losse zinnen en alinea's van een tekst een geheel worden. Voorbeelden zijn: ten eerste, ten tweede, omdat, ook, maar, bijvoorbeeld. Zelf kun je deze woorden gebruiken om ook jouw samenvatting een geheel te maken ipv losse zinnen.
5.2 Opdrachten
Hoofdstuk 6
6.1 Actie- en besluitenlijst
De actie- en besluitenlijst is de kortste vorm van notuleren. Bij overleggen en werkbesprekingen wordt hij soms alleen gebruikt, maar meestal is het een bijlage bij een andere vorm van notulen. Jullie moeten hem bij je examen maken als bijlage bij je beknopte notulen.
Op een actie- en besluitenlijst is snel zichtbaar welke dingen gedaan moeten worden en welke afspraken er zijn gemaakt en wie het moet doen. Het is dus makkelijker om te controleren wie wat voor wanneer moet doen als er een actielijst is, dan als de hele notulen moeten worden doorgelezen. Hetzelfde geldt voor besluiten. Je kunt zo makkelijker terugvinden wat er wanneer is besloten.
Actiepunten
Een actiepunt is een handeling, een taak die iemand moet uitvoeren. In een actielijst staan alle actiepunten/taken die uitgevoerd moeten worden of die aandacht vragen. Voorzien van de naam van de uitvoerenden en streefdata.
Alleen mensen die in de vergadering aanwezig zijn, kunnen een actie krijgen. Moet iemand buiten de vergadering om iets doen, dan moet iemand van de vergadering dus een actie krijgen om te regelen dat die andere persoon het doet. Bijvoorbeeld: er is een managementoverleg en daaruit komt naar voren dat de secretaresse van de manager verkoop een brief moet maken en versturen. Dan komt er dus een actie voor de manager verkoop dat hij ervoor moet zorgen dat zijn secretaresse een brief moet maken en versturen.
Als er geen einddatum wordt genoemd in de vergadering, schrijf dan zo snel mogelijk, deze week of voor de volgende vergadering op.
Besluiten
Besluiten zijn voorstellen waarover een beslissing wordt genomen. Een besluit geeft meestal een oordeel over of een keuze voor een manier van werken aan.
Op de besluitenlijst komen zaken als:
- Een keuze uit een aantal alternatieven
- Een keuze voor een bepaalde werkwijze of een te volgen strategie
- Het innemen van bepaalde standpunten
- Dingen die in een latere vergadering moeten worden besproken
Als er wordt gekozen wie wat gaat doen, komt dit niet terug op de besluitenlijst. Dit kun je namelijk al terugzien in de acties.
Voor zowel acties als besluiten geldt dat dingen over de vergaderorde niet terugkomen. Dus notulen goedkeuren, agenda’s vaststellen, notulen aanpassen en punten op de agenda zetten komen niet in de actie- en besluitenlijst.
Voorbeeld schema:
Hieronder staat een voorbeeld van een schema die je kunt gebruiken om een actie- en besluitenlijst te maken. Bedrijven kunnen ook zelf zo'n schema hebben die je kunt gebruiken.
Naam vergadering
Datum:
Plaats:
Begin- en eindtijd:
Aanwezigen:
Afwezigen met kennisgeving:
Afwezigen zonder kennisgeving:
Voorzitter:
Notulist:
Hier komen de taken die uitgevoerd moeten worden in een bepaalde periode te staan
Naam verant-woordelijke
2
3
4
Of
Nr.
Actie
Naam
Termijn
1
Hier komen de taken die uitgevoerd moeten worden in een bepaalde periode te staan.
Naam verant-woordelijke
De tijd/periode waarbinnen de actie uitgevoerd moet worden
2
3
4
Besluitenlijst
Nr.
Besluit
Datum
1
Hier komen de besluiten te staan die zijn genomen tijdens het overleg
Datum van het besluit
2
3
4
6.2 Opdrachten actie- en besluitenlijst
Opdracht 6.1
Tijdens een MT-vergadering wordt de situatie rond een eventueel rookverbod voor de hoofdingang van het pand besproken. Na een discussie tussen voor- en tegenstanders wordt de knoop doorgehakt: de hoofdingang van het pand wordt geheel rookvrij gemaakt. Er zullen 'Niet roken'-bordjes worden opgehangen en de asbakken zullen er worden weggehaald. Het rookverbod zal worden aangekondigd in het personeelsblad en op intranet. De rokers krijgen achter het pand de gelegenheid om te roken. Hiervoor zal een afdakje worden gemaakt. De facilitair beheerder zal de benodigde maatregelen uitvoeren.
De MT-leden zijn:
Henk Bouwman (MT-lid/hoofd Facilitaire dienst)
Marianne Snel (MT-lid/hoofd Communicatie)
Frank de Jonge (MT-lid/hoofd Financiën)
Karel Kooimans (MT-lid/directeur).
Vragen:
1. Noem de vijf actiepunten uit dit stukje.
2. Weet je ook welke actiepunten op de actielijst horen en welke je moet weglaten?
3. Hoe herken je een besluit?
4. Welke besluiten zet je níét op de besluitenlijst?
5. Hoe verwerk je besluiten over de vergaderorde?
6. Wat hebben actiepunten en besluiten met elkaar te maken?
7. Wat is het besluit in het voorbeeld?
Opdracht 6.2
Maak een actie- en besluitenlijst van het volgende agendapunt.
Agendapunt 2: Buurtpark
De bewoners van het ouderencentrum klagen al enige tijd over overlast door hondenpoep in het buurtpark. Veel bewoners wandelen daar, al dan niet met een rollator of in een rolstoel, het is vervelend dat de wielen soms onder de hondenpoep zitten. Lisa zal nagaan welke mogelijke oplossingen hiervoor voorhanden zijn en of er kosten aan verbonden zijn.
Voorlopig wordt aan de beheerder gevraagd om een oogje in het zeil te houden en wellicht een bordje te plaatsen met daarop het verzoek de honden elders te laten poepen.
Enkele berkenbomen in het park worden te groot en hebben grote overhangende takken. Hierdoor raken goten verstopt en hebben bewoners last van berkenzaadjes die rondvliegen. Jan Bonte neemt contact op met de gemeente met de vraag of de takken kunnen worden gesnoeid.
De bewoners van het ouderencentrum hebben in een enquête aangegeven dat ze in het buurtpark graag speelvoorzieningen zien voor de aanwonende kinderen. Zo hebben ouderen en jongeren allen baat bij het buurtpark. Zij hebben daar de oostkant van het park voor in gedachten. Dit punt wordt echter doorgeschoven naar volgend jaar, omdat geen budget meer beschikbaar is voor dit jaar. Bovendien is voor volgend jaar mogelijk subsidie beschikbaar voor dergelijke zaken. Lisa zal dit onderzoeken.
Opdracht 6.3
Maak een actie- en besluitenlijst bij onderstaande notulen.
___________________________________________________________________
Agendapunt Rookpauzes
Datum: 30 november 2017
Tijd: 11.35-11.45 uur
Plaats: lokaal 1.030
Aanwezigen: Annelies, Arielle, Henry, Voorzitter en Willem
Afwezigen: -
Notulist: Claudia Drent
Voorzitter: Voorzitter
___________________________________________________________________
Discussie over de omgang met het rookhok, over roken en tijd die mensen hiermee bezig zijn. Er zijn verschillende visies over en vandaag willen we met elkaar tot een besluit komen om de problemen op te lossen
Argumenten voor behouden van het rookhok:
- Stoppen met roken is erg moeilijk, je kunt niet van de een op de andere dag stoppen.
- De rokers lopen heen en weer, waardoor de geur van rook uit hun kleding gaat.
- Als rokers niet kunnen roken, dan worden ze gestrest.
- Tijdens het roken wordt er wel gewerkt, er wordt overlegd en telefoons worden meegenomen.
- Niet rokers bellen veel privé, gaan vaak naar wc of staan te kletsen bij het koffiezetapparaat.
- Rokers blijven ’s avonds langer om hun werk af te maken.
- Je bent lang op je werk en dus kun je roken niet zomaar verbieden op het werk.
Tegen:
- Er mag niet gerookt worden op de werkplek, dit staat in de Arbowet.
- In de samenleving is het normaal dat je op bepaalde plekken niet rookt, het is niet meer van deze
tijd.
- Roker zijn lang weg tijdens het werk. Het kost veel tijd om te roken.
- Er zijn mensen te kort en als rokers weg gaan tijdens het werk dan moeten anderen hun werk doen,
waardoor zij extra werk doen en de rokers minder werk doen.
- Niet alleen rokers blijven langer om ’s avonds hun werk af te maken.
- Er moeten grenzen gesteld worden aan de tijd die rokers weg mogen zijn om te roken.
- Rokers stinken, dit is niet hygiënisch, terwijl de bedrijfscultuur is dat je hygiënisch naar je werk
moet komen.
- Het bedrijf kan cursussen opzetten om mensen te helpen om te stoppen met roken
- Rokers kunnen tijdens gewone pauzes roken, in plaats van extra onder werktijd.
We blijven doorgaan met roken zoals we nu doen. Tijd die rokers roken moeten ze niet te lang maken. We moeten mensen afrekenen op hun productie en op het aantal minuten dat ze hun werk doen. Er moet uitgezocht worden bij de directie of er mogelijkheden zijn om cursussen om te stoppen met roken te sponsoren. Over halfjaar komen we weer op terug op dit probleem.
___________________________________________________________________
Opdracht 6.4
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst.
__________________________________________________________________
Verslag jaarvergadering manege
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.
2. Notulen vorige algemene jaarvergadering
Op de eerste pagina staat een 70-jarig jubileum twee keer zonder streepje geschreven. De secretaris zal dit aanpassen. Na wijzing worden notulen goedgekeurd.
3. Jaarverslag
Het jaarverslag wordt voorgelezen. Hier zijn geen vragen over.
4. Financieel verslag
De penningmeester geeft een toelichting op het verslag. Hieruit blijkt dat het resultaat wat achterblijft bij vorig jaar. Door het teruglopend ledenaantal kwamen er minder lesgelden binnen. Ook waren er minder inkomsten van de reclameborden en de bakverhuur. De opbrengst van de kantine viel tegen door een stroomstoring waarbij een diepvries is ontdooit en dit te laat werd ontdekt. We kwamen uit op een positief resultaat van 2382,20 euro.
Om het ledental op te krikken wordt er besloten om tijdens de clubkampioenschappen ook shows en rondleidingen te geven. Voor de invulling en reclame hiervan zal een commissie worden opgesteld die hier in overleg met het bestuur invulling aan zal geven. Geïnteresseerden kunnen zich tot het einde van de maand aanmelden bij de secretaris.
5. Verslag kascommissie en déchargeverlening bestuursbeleid
De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en alles in orde bevonden. De leden verlenen décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid.
6. Bestuursverkiezingen
Mevrouw Smit is aftredend en herkiesbaar.
Mevrouw Jansen is aftredend en herkiesbaar.
Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld en dus stelt het bestuurd voor om beiden te herbenoemen. Tevens stelt het bestuur voor om de heer Blom te benoemen tot bestuurslid. Beide voorstellen worden aanvaard door de vereniging. De heer Blom stelt zich nader voor; hij zal de taken op financieel gebied overnemen van de heer De Vries.
7. Benoeming kascommissie
De heer Haan blijf kascommissielid. Mevrouw Kip is aftredend en herkiesbaar. Zij wordt opnieuw benoemt.
8. Verslag activiteitencommissie
Binnenkort zullen er weer paasbakjes gemaakt worden met de jeugdleden. Precieze data en verdere informatie zullen gedeeld worden via de website en facebook en op het prikbord bij de poetsplaats geplaatst worden. Ook zal de activiteitencommissie een jeugduitje naar Drouwenerzand voor het 70-jarig bestaan organiseren. Daarnaast zijn zij weer betrokken bij de Poiesz-actie waarvan de opbrengst binnenkort bekend zal worden. Zodra de opbrengst bekend is, zal de commissie dit delen via de website en facebook. Het ponykamp werd dit jaar gehouden in Zwiggelte. Dit is allemaal goed en gezellig verlopen. Dit jaar gaat het ponykamp naar Wateren. De opgave loopt goed. Er is geld nodig voor een nieuw paard. De activiteitencommissie wil hier geld voor gaan inzamelen. Ideeën hiervoor zijn welkom. Ze kunnen worden ingeleverd in de ideeëndoos op de bar in de kantine.
9. Bestuursbeleid en -plannen
De bodem van de tweede hal zal worden aangepakt. Er zullen nieuwe windveren aan de boerderij komen. Het plafond van de kantine zal worden geïsoleerd. De meterkast zal worden aangepast in geval van stroomuitval om problemen zoals de vriezer van dit jaar te voorkomen.
10. Exploitatie- en investeringsbegroting
De penningmeester geeft nog een toelichting en spreekt de verwachting uit dat er ook het komend jaar een licht positief resultaat te zien zal zijn.
11. Rondvraag
- Er wordt gevraagd waarom de baten van de kniepertjesactie en de worstverkoop alleen ten goede komt aan de meertallen en waar de opbrengst is gebleven van de bloemenactie. Het bestuur denkt dat dit komt, omdat de activiteitencommissie niet zo actief was, maar neemt deze vragen mee naar de komende bestuursvergadering.
- Er wordt aangegeven dat niet alle activiteiten op de website worden vermeld. Dit is vervelend, omdat dit problemen oplevert voor het ‘vrij rijden’. Ook dit heeft de aandacht van het bestuur, maar het is erg lastig te controleren of de organiserende commissies alles doorgeven aan de websitebeheerder.
12. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor z’n komst, wenst allen een sportief jaar en sluit de vergadering.
___________________________________________________________________
Opdracht 6.5
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst.
___________________________________________________________________ Notulen algemene meeting MT locatie Rotterdam Hennis en Mauwen
Aanwezigen: Donna, Iris en Harm
Opening
Donna opent de vergadering en heet iedereen welkom.
Notulen vorige vergadering
De notulen worden onveranderd vastgesteld.
Mededelingen
- We moeten wachten op het financieel jaarverslag. Die wordt waarschijnlijk aanstaande dinsdag door het MT beschikbaar gesteld.
Ingekomen stukken
Er is een brief binnengekomen van Gemeente Rotterdam. De gemeente heeft vriendelijke verzocht het flyeren te beperken tot eenmaal per maand en er een week van tevoren melding van te maken bij de gemeenteafdeling vergunningen. Iris stelt voor om elke eerste zaterdag van de maand te gaan flyeren. Iedereen gaat hiermee akkoord. Iris zal hierover contact opnemen met de gemeente en een berichtje op intranet laten plaatsen. Iris zal ook contact opnemen met het promotiebureau, dat er betere instructies gegeven moeten worden aan de mensen die flyers uitdelen.
Evaluatie partnerprogramma’s
Dit is dit jaar georganiseerd door de stagiaire management assistent. Dit is uitermate goed bevallen. We kregen een dikke pluim van de opdrachtgevers. We kunnen dit dus voortaan prima aan de stagiaires overlaten.
Fietsplan
Een stagiaire wil gebruik maken van ons fietsplan. Dit fietsplan is echter alleen voor medewerkers en niet voor stagiaires. Harm wil er nog even goed naar kijken en komt hier de volgende vergadering op terug.
Vacature storemanager
We willen de vacature eerst als interne vacature op intranet plaatsen, omdat we eerst ons eigen personeel de kans willen geven. Als blijkt dat er niemand geschikt is, dan willen we een externe kandidaat gaan zoeken. De advertentie is vorige week geredigeerd en als het goed is staat hij klaar om geplaatst te worden. Iedereen is akkoord met deze gang van zaken. Donna zal de office assistent de opdracht geven de advertentie op intranet te plaatsen.
Kantineprijzen
De kantinebeheerder heeft laten weten dat de grondstofprijzen van veel artikelen een stuk duurder zijn geworden. Hij is daarom genoodzaakt om de prijzen met 5 procent te verhogen. Hij wil weten of wij hiermee akkoord gaan. Iedereen is het hier niet mee eens, omdat het twee maanden geleden ook al verhoogd is en ze de prijzen al te hoog vinden. Donna zal met de afdeling facilitair overleggen en hier de volgende vergadering op terugkomen.
Communicatiecursus
Vanuit Stockholm is er bericht gekomen dat de MT-leden een communicatiecursus moeten gaan volgen. Het is de bedoeling dat er meer conference calls plaatsvinden en dat er meer digitaal vergaderd moet gaan worden. De reiskosten worden namelijk veel te hoog en Stockholm ziet meer toekomst in de nieuwe manieren. Donna zal wat cursussen laten analyseren door haar office assistent en daar een selectie uit laten maken. Ze zal dan binnenkort een voorstel doen.
Rondvraag
Harm vraagt of er meer afwisseling in de traktaties op kantoor kan. Er is nu bijna elke dag gebak. Volgens Iris moet hij dit overleggen met kantinebeheer. Harm zal het met hen bespreken. Iris gaat volgende week op vakantie, maar haar vaste invaller heeft het te druk. Ze wil daarom weten of iemand van de locatie Amsterdam wat werkzaamheden kan overnemen. Donna geeft aan dat dit mogelijk zou moeten zijn. Iris moet zelf naar de mogelijkheden informeren.
1 Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering om 15.00 uur. Er worden geen nieuwe agendapunten aan de agenda toegevoegd. Wel komt agendapunt 4, opleiding Beeld & Geluid, te vervallen. Er spelen nog enkele zaken waar nog geen definitief besluit over is genomen. Dit agendapunt schuift door naar de volgende vergadering op 29 mei a.s.
2 Mededelingen en ingekomen stukken
Er zijn geen mededelingen.
Er zijn twee ingekomen stukken.
Een brief van een uitgeverij over een nieuwe digitale lesmethode Secretarieel.info. Deze wordt opgepakt door de accountmanager van de sector Economie.
Een e-mail van de or van ROC Aventus. Ze willen graag in overleg met or. De secretaris zal deze brief beantwoorden en een afspraak plannen.
3 Vaststelling verslag vorige vergadering
Verslag vergadering van 20 maart 2017
Redactioneel: geen opmerkingen.
Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de notulist.
Inhoudelijk:
p1, agendapunt 2, Stand van zaken inschrijvingen opleiding Secretarieel. Het aantal inschrijving loopt gestaag door en de verwachting is dat er meer inschrijvingen zullen zijn dan vorig jaar.
P2, agendapunt 6, Reglement or. De definitieve versie zal deze maand nog worden verspreid onder de personeelsleden van het roc.
4 Tussentijdse verkiezingen or
Er zijn twee vacatures voor de or omdat er twee leden met pensioen gaan. Voor deze twee vacatures hebben zich inmiddels twee kandidaten gemeld. Dat betekent dat de vacatures ingevuld kunnen worden en dat geen verkiezingen plaats zullen vinden. Per 1 mei zullen de nieuwe leden toetreden.
5 Bezuinigingen
Over twee jaar heeft het roc 750.000 euro minder aan inkomsten door vermindering van subsidie van het ministerie van OC&W. Het aantal fte’s neemt alleen niet af. De directie heeft een voorstel neergelegd bij de or. De vraag is nu of de or akkoord gaat met het bezuinigingsvoorstel in de afvloeiing van personeel. De or heeft de stukken uitvoering doorgenomen en plaatst enkele cruciale kanttekeningen. De or wil wat meer tijd om de onderliggende stukken te bestuderen en om de cijfers en verschillende scenario’s nog eens door te rekenen. De directie en de or willen de instemming hierover uitstellen. Er worden afspraken gemaakt om de verschillende scenario’s nogmaals door te rekenen. Streefdatum is om voor 1 juni tot een uitspraak te komen.
6 Invoering Centraal Reglement Werkoverleg
In het centraal reglement werkoverleg staat dat van elke afdeling verwacht wordt dat zij een plan opstellen voor een gestructureerd werkoverleg waarin procedures t.a.v. besluitvorming en taakverdeling worden vastgelegd. De directie moet ervoor zorgdragen en erop toezien dat iedere afdeling dit werkoverleg vaststelt. De directie zal de afdelingen vragen hoe zij dit hebben vormgegeven. De or pleit voor een format reglement voor de vorm van het werkoverleg. Daarin staan centrale richtlijnen die voor de afdelingen aangeven hoe zij moeten voldoen aan de wettelijke criteria. De or wil ervoor zorgdragen dat iedere afdeling hierover geïnformeerd wordt.
7 Planning begroting 2018
Er zijn geen wijzigingen. De kwartaalcijfers en de opstelling van de jaarcijfers en begroting zullen met de afdeling Finance & Control en de or besproken worden.
8 Afscheid Pieter Veenstra als OR-lid
De leden van de or richten een persoonlijk woordje tot Pieter Veenstra. Hij gaat met pensioen. En wordt bedankt voor zijn inzet voor de or. Pieter dankt de or voor de mooie en hectische jaren en wenst de or-leden nog veel succes.
9. Wat verder ter tafel komt
Er zijn geen punten
10. Rondvraag
Het is het onderwijsondersteunend personeel niet duidelijk wat nu precies het effect is van de wijzigingen op de subsidie voor de WVA (Wet vermindering afdracht). Op verzoek van de or zal de directie hierover een informerende brief opstellen richting de medewerkers.
11. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 17.00.
___________________________________________________________________________
Opdracht 6.7
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst ___________________________________________________________________________ Verslag bestuursvergadering DIOK van 10 april 2018, 9.00 uur
Aanwezig: allen (dagelijks en algemeen bestuur). Bovendien is aanwezig de secretaresse van Johan Bacghus, die de vergadering zal notuleren.
Opening
Marga heet een ieder welkom op dit vroege uur. Zij legt uit waarom de secretaresse van Johan Bacghus aanwezig is. Zij zal deze vergadering notuleren en alleen vandaag nog enige werkzaamheden verrichten ter voorbereiding van het internationaal toernooi dat op stapel staat. Vanaf maandag a.s. zal een uitzendkracht gedurende enkele weken voor de nodige secretariële ondersteuning zorgen. Deze uitzendkracht zal ook het werk moeten doen waaraan Johans secretaresse vandaag niet toekomt. De laatste zal haar daarbij aansturen.
Trainingen
De trainingen van de jeugdteams verlopen een stuk beter nu de nieuwe trainer met zijn werk begonnen is. Enkele junioren hebben gevraagd of de training een half uur later kan beginnen. Dit is helaas niet mogelijk, omdat het trainingsprogramma nu al overvol is. De laatste training kan echt niet verder opgeschoven worden. Ruud zal dit aan de junioren en aan de betreffende ouders meedelen tijdens de eerstvolgende training.
Technische zaken
Eric-Jan gaat met een aantal vrijwilligers het materiaal inventariseren. Wat gerepareerd moet worden, wordt apart gelegd. De reparaties moeten voor eind juni klaar zijn i.v.m. het kleine clubtoernooi.
Een lijst met gewenste aankopen zal in de volgende bestuursvergadering aan de orde komen.
Internationaal toernooi
In het derde weekend van mei 20.. willen we een internationaal toernooi houden. We nodigen daartoe bevriende clubs uit Engeland, Duitsland, Frankrijk en Spanje uit. Martine zal een lijst aanleveren met adressen en telefoonnummers.
Reis en overnachtingen zijn voor rekening van de gasten. Wij regelen wel de reserveringen voor verblijf (met de hele club in een kampeerboerderij in de buurt of in een- of tweepersoons kamers in hotels in de stad). Voor de reis moeten de clubs zelf zorgen. Vervoer ter plekke kunnen wij verzorgen. De clubs moeten wel aangeven of zij daarvan gebruik zullen maken.
Martine zal het officiële programma opstellen. Vrijdagavond ontvangst van de gasten, zaterdag en zondag wedstrijden (halverwege de middag prijsuitreiking en afsluiting van het officiële gedeelte). Zaterdagavond bieden we ontspannende activiteiten, met de mogelijkheid om de stad in te gaan met leden van DIOK.
Johans secretaresse zal vandaag alvast een wervende uitnodigingsbrief opstellen. Naast de gebruikelijke praktische info over datum en plaats moeten we ingaan op mogelijkheden voor overnachting en vervoer en op het voorlopige programma. Omdat de clubs mogelijk al benaderd zijn voor een ander toernooi of zelf in die periode iets organiseren, is het zinvol ze van tevoren telefonisch te benaderen. Vandaag nog zal Johans secretaresse alvast onderzoeken of ze belangstelling hebben voor het toernooi van DIOK, hun enthousiasme peilen.
Sponsoring
Voor het internationale toernooi zullen we sponsors moeten vinden. We informeren allemaal in onze eigen kring of bedrijven bereid zijn een bijdrage te leveren. Johan zal eind juni een bijeenkomst met potentiële sponsors (laten) organiseren. Iedereen moet dus uiterlijk 15 mei bedrijfsgegevens doorgeven. Ruud zal de gasten in ons clubhuis ontvangen en vertellen wat de mogelijkheden zijn. We moeten zorgen voor een goede catering, want dat onthouden de mensen. Deze bijeenkomst duurt van 16.00 uur in de middag tot ongeveer 18.30 uur. De secretaresse van Johan zal vandaag nog wat voorbereidingen treffen voor die sponsorbijeenkomst. Zo zal zij een draaiboek maken voor de voorbereiding ervan. Verder maakt zij een wervende brief om eventueel nog andere sponsors te verkrijgen. Daarin staat b.v. iets over de opzet en de bedoeling van het toernooi. Ook wordt de bijeenkomst van eind juni aangekondigd. Bij die wervende brief komt een bijlage (boekje of zo) met informatie over rugby in het algemeen en over DIOK. Een voorwoord daarvoor heeft Marga al gemaakt (memo).
Bovendien regelt zij alvast de catering voor 30 personen. Wordt dat een high tea of toch iets met een borrel? Tenslotte stelt zij een voorcalculatie op voor deze bijeenkomst. Voorstel catering (Marga/Jan) en voorcalculatie (Jan) komen op een memootje voor hen.
Inzet vrijwilligers
Om de kosten van het toernooi tot een minimum te beperken, zal er een beroep worden gedaan op de leden om hand- en spandiensten ten behoeve van de toernooiorganisatie te verlenen. Er zal een toernooiwerkgroep in het leven worden geroepen onder voorzitterschap van Nico.
De secretaresse van Johan zal een brief aan sommige leden schrijven om te vragen of ze een bijdrage willen leveren aan het internationale toernooi. We hebben mensen nodig voor de voorbereiding, ontvangst van de gasten, tijdens de wedstrijden, voor het avondprogramma e.d. In het ledenbestand staat aangegeven wie van de leden bij een vorig toernooi een bijdrage hebben geleverd en in welke “functie” dat was. Voorlopig worden alleen die leden benaderd met een brief die aan de gegevens van het ledenbestand gekoppeld kan worden. Die brief hoeft vandaag niet de deur uit.
De uitzendkracht die DIOK de komende weken inhuurt, zal de aanmeldingen voor deelname aan deze werkgroep registreren, de afspraken die door de werkgroep worden gemaakt, schriftelijk vastleggen en de voortgang van de gemaakte afspraken bewaken.
Rondvraag
Er zijn geen bijdragen.
Sluiting
Marga sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar bijdrage.
De kop van de notulen is het bovenste gedeelte van de notulen. Hier staat alle algemene informatie. Dit zijn vaste onderdelen die boven alle notulen moeten staan. Soms is er al een vaste indeling (een sjabloon) die je kunt overnemen en soms zul je hem zelf moeten maken. De kop ziet er als als volgt uit:
De titel komt er dikgedrukt boven te staan. Hierin staan altijd de naam van de vergadering en de naam van het bedrijf. Bijvoorbeeld: Managementoverleg Efteling Golfpark.
De datum is de datum van de vergadering. De maand schrijf je uit in letters. Bijvoorbeeld: 24 april 2021.
Bij tijd zet je de begin- en eindtijd van de vergadering. Bijvoorbeeld: 10.00-10.30 uur.
Bij plaats zet je de plek van de vergadering. Deze kun je overnemen uit de convocatie.
Bij aanwezigen zet je de voor- en achternaam van iedereen die deelnam aan de vergadering. De namen zet je op alfabetische volgorde van achternaam. Mensen die te laat komen, zet je hier gewoon neer zonder dat te vermelden.
Bij afwezigen zet je de voor- en achternaam van iedereen die wel was uitgenodigd voor de vergadering maar die er niet was. Ook dit doe je op alfabetische volgorde van achternaam. Achter elke naam zet je tussen haakjes mk of zk. Mk= met kennisgeving en zk = zonder kennisgeving.
Bij voorzitter zet je de voor- en achternaam van de voorzitter. Deze naam zet je dus zowel bij aanwezigen als hier neer.
Bij notulist zet je de voor- en achternaam van degene die de notulen maakt, oftewel je eigen naam. Let op! De notulist is vaak een apart iemand die bij de vergadering zit en neemt dan zelf geen deel. Pas als een notulist mee mag praten over de onderwerpen komt de naam net als die van de voorzitter ook bij aanwezigen. Praat de notulist niet mee, dan komt de naam alleen hier te staan.
Bij kopie aan zet je de voor- en achternaam neer van mensen die een kopie van de notulen krijgen, maar die niet waren uitgenodigd. Als dit het geval is staat dit in de convocatie aangegeven of zegt de voorzitter dit.
Voor kopie aan en afwezigen geldt, dat het kopje leeg kan blijven opdat het niet van toepassing is. Je zet dan wel altijd het kopje neer.
Inhoud van de notulen
De rest van de notulen maak je op basis van de agenda. Elk agendapunt wordt een tussenkopje. Hij wordt dus dikgedrukt en eronder zet je de inhoud neer. Bij beknopte notulen zet je de inhoud in eigen woorden neer. De inhoud schrijf je in hele zinnen in tegenwoordige tijd. Mocht er niets aan de orde komen bij een agendapunt, er zijn bijvoorbeeld geen mededelingen, dan zet je of een hele zin met die boodschap neer of een x of -. 'geen medelingen' mag dus bijvoorbeeld niet, want dat is geen hele zin.
Bijvoorbeeld:
1. Opening
De voorzitter opent om 9.00 uur de vergadering en heet iedereen welkom.
2. Notulen vorige vergadering
De notulen worden onveranderd vastgesteld.
3. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen./ - / X
Je krijgt deze periode 2 verschillende soorten samenvattingen, teksten en filmpjes. De linkjes naar de filmpjes staan hier. De teksten krijg je tijdens de les.
Het arrangement Vergaderen en notuleren jaar 1 is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Auteur
Claudia Drent
Je moet eerst inloggen om feedback aan de auteur te kunnen geven.
Laatst gewijzigd
2021-07-15 15:18:33
Licentie
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationale licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Leeromgevingen die gebruik maken van LTI kunnen Wikiwijs arrangementen en toetsen afspelen en resultaten
terugkoppelen. Hiervoor moet de leeromgeving wel bij Wikiwijs aangemeld zijn. Wil je gebruik maken van de LTI
koppeling? Meld je aan via info@wikiwijs.nl met het verzoek om een LTI
koppeling aan te gaan.
Maak je al gebruik van LTI? Gebruik dan de onderstaande Launch URL’s.
Arrangement
IMSCC package
Wil je de Launch URL’s niet los kopiëren, maar in één keer downloaden? Download dan de IMSCC package.
Wikiwijs lesmateriaal kan worden gebruikt in een externe leeromgeving. Er kunnen koppelingen worden gemaakt en
het lesmateriaal kan op verschillende manieren worden geëxporteerd. Meer informatie hierover kun je vinden op
onze Developers Wiki.
