De actie- en besluitenlijst is de kortste vorm van notuleren. Bij overleggen en werkbesprekingen wordt hij soms alleen gebruikt, maar meestal is het een bijlage bij een andere vorm van notulen. Jullie moeten hem bij je examen maken als bijlage bij je beknopte notulen.
Op een actie- en besluitenlijst is snel zichtbaar welke dingen gedaan moeten worden en welke afspraken er zijn gemaakt en wie het moet doen. Het is dus makkelijker om te controleren wie wat voor wanneer moet doen als er een actielijst is, dan als de hele notulen moeten worden doorgelezen. Hetzelfde geldt voor besluiten. Je kunt zo makkelijker terugvinden wat er wanneer is besloten.
Actiepunten
Een actiepunt is een handeling, een taak die iemand moet uitvoeren. In een actielijst staan alle actiepunten/taken die uitgevoerd moeten worden of die aandacht vragen. Voorzien van de naam van de uitvoerenden en streefdata.
Alleen mensen die in de vergadering aanwezig zijn, kunnen een actie krijgen. Moet iemand buiten de vergadering om iets doen, dan moet iemand van de vergadering dus een actie krijgen om te regelen dat die andere persoon het doet. Bijvoorbeeld: er is een managementoverleg en daaruit komt naar voren dat de secretaresse van de manager verkoop een brief moet maken en versturen. Dan komt er dus een actie voor de manager verkoop dat hij ervoor moet zorgen dat zijn secretaresse een brief moet maken en versturen.
Als er geen einddatum wordt genoemd in de vergadering, schrijf dan zo snel mogelijk, deze week of voor de volgende vergadering op.
Besluiten
Besluiten zijn voorstellen waarover een beslissing wordt genomen. Een besluit geeft meestal een oordeel over of een keuze voor een manier van werken aan.
Op de besluitenlijst komen zaken als:
- Een keuze uit een aantal alternatieven
- Een keuze voor een bepaalde werkwijze of een te volgen strategie
- Het innemen van bepaalde standpunten
- Dingen die in een latere vergadering moeten worden besproken
Als er wordt gekozen wie wat gaat doen, komt dit niet terug op de besluitenlijst. Dit kun je namelijk al terugzien in de acties.
Voor zowel acties als besluiten geldt dat dingen over de vergaderorde niet terugkomen. Dus notulen goedkeuren, agenda’s vaststellen, notulen aanpassen en punten op de agenda zetten komen niet in de actie- en besluitenlijst.
Voorbeeld schema:
Hieronder staat een voorbeeld van een schema die je kunt gebruiken om een actie- en besluitenlijst te maken. Bedrijven kunnen ook zelf zo'n schema hebben die je kunt gebruiken.
Naam vergadering
Datum:
Plaats:
Begin- en eindtijd:
Aanwezigen:
Afwezigen met kennisgeving:
Afwezigen zonder kennisgeving:
Voorzitter:
Notulist:
__________________________________________________________________________
Actielijst
Nr. |
Actie |
Naam |
Datum gepland |
Datum gereed |
1 |
Hier komen de taken die uitgevoerd moeten worden in een bepaalde periode te staan |
Naam verant-woordelijke |
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
Of
Nr. |
Actie |
Naam |
Termijn |
1 |
Hier komen de taken die uitgevoerd moeten worden in een bepaalde periode te staan. |
Naam verant-woordelijke |
De tijd/periode waarbinnen de actie uitgevoerd moet worden |
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
4 |
|
|
|
Besluitenlijst
Nr. |
Besluit |
Datum |
1 |
Hier komen de besluiten te staan die zijn genomen tijdens het overleg |
Datum van het besluit |
2 |
|
|
3 |
|
|
4 |
|
|