De kop van de notulen
De kop van de notulen is het bovenste gedeelte van de notulen. Hier staat alle algemene informatie. Dit zijn vaste onderdelen die boven alle notulen moeten staan. Soms is er al een vaste indeling (een sjabloon) die je kunt overnemen en soms zul je hem zelf moeten maken. De kop ziet er als als volgt uit:
Naam/titel vergadering
Datum:
Tijd:
Plaats:
Aanwezigen:
Afwezigen:
voorzitter:
Notulist:
Kopie aan:
De titel komt er dikgedrukt boven te staan. Hierin staan altijd de naam van de vergadering en de naam van het bedrijf. Bijvoorbeeld: Managementoverleg Efteling Golfpark.
De datum is de datum van de vergadering. De maand schrijf je uit in letters. Bijvoorbeeld: 24 april 2021.
Bij tijd zet je de begin- en eindtijd van de vergadering. Bijvoorbeeld: 10.00-10.30 uur.
Bij plaats zet je de plek van de vergadering. Deze kun je overnemen uit de convocatie.
Bij aanwezigen zet je de voor- en achternaam van iedereen die deelnam aan de vergadering. De namen zet je op alfabetische volgorde van achternaam. Mensen die te laat komen, zet je hier gewoon neer zonder dat te vermelden.
Bij afwezigen zet je de voor- en achternaam van iedereen die wel was uitgenodigd voor de vergadering maar die er niet was. Ook dit doe je op alfabetische volgorde van achternaam. Achter elke naam zet je tussen haakjes mk of zk. Mk= met kennisgeving en zk = zonder kennisgeving.
Bij voorzitter zet je de voor- en achternaam van de voorzitter. Deze naam zet je dus zowel bij aanwezigen als hier neer.
Bij notulist zet je de voor- en achternaam van degene die de notulen maakt, oftewel je eigen naam. Let op! De notulist is vaak een apart iemand die bij de vergadering zit en neemt dan zelf geen deel. Pas als een notulist mee mag praten over de onderwerpen komt de naam net als die van de voorzitter ook bij aanwezigen. Praat de notulist niet mee, dan komt de naam alleen hier te staan.
Bij kopie aan zet je de voor- en achternaam neer van mensen die een kopie van de notulen krijgen, maar die niet waren uitgenodigd. Als dit het geval is staat dit in de convocatie aangegeven of zegt de voorzitter dit.
Voor kopie aan en afwezigen geldt, dat het kopje leeg kan blijven opdat het niet van toepassing is. Je zet dan wel altijd het kopje neer.
Inhoud van de notulen
De rest van de notulen maak je op basis van de agenda. Elk agendapunt wordt een tussenkopje. Hij wordt dus dikgedrukt en eronder zet je de inhoud neer. Bij beknopte notulen zet je de inhoud in eigen woorden neer. De inhoud schrijf je in hele zinnen in tegenwoordige tijd. Mocht er niets aan de orde komen bij een agendapunt, er zijn bijvoorbeeld geen mededelingen, dan zet je of een hele zin met die boodschap neer of een x of -. 'geen medelingen' mag dus bijvoorbeeld niet, want dat is geen hele zin.
Bijvoorbeeld:
Je krijgt deze periode 2 verschillende soorten samenvattingen, teksten en filmpjes. De linkjes naar de filmpjes staan hier. De teksten krijg je tijdens de les.