3.1 Soorten notulen

Notuleren is schriftelijk verslag doen van een vergadering. De notulist geeft een samenvatting van wat er tijdens een vergadering besproken is. Zo’n samenvatting kan variëren van vrijwel een volledige weergave tot niet meer dan een lijstje afspraken of besluiten.

De opzet van de notulen wordt vaak bepaald door de soort vergadering en de functie van de notulen. De notulen van een gemeenteraadsvergadering dienen bijvoorbeeld ook als informatie voor de politieke achterban, terwijl die van een werkbespreking meer een geheugensteuntje vormen.

Er zijn drie basisvormen.

 

Het uitvoerige verslag

Dit is een verslag waarin zeer gedetailleerd de vergadering wordt weergegeven. Er zijn twee varianten:

Het woordelijke verslag
Dat is een verslag van alles wat er door wie gezegd is weergegeven volgens het verloop van de vergadering. Dit komt zelden voor. De tweede kamer heeft dergelijke notulen.

Een samenvatting per spreker
Dit is een weergave van de essenties uit de betogen van elke spreker. Dit wordt vaak gedaan per agendapunt. Er kan dan per agendapunt een samenvatting per spreker of per spreekbeurt worden gegeven.

 

Het beknopt verslag/ verslag per onderwerp

Hierbij gaat het om een weergave van de belangrijkste punten per behandeld agendapunt. Oftewel er wordt een samenvatting per agendapunt gegeven.

Er wordt gehergroepeerd. Wat bij elkaar hoort, wordt bij elkaar gezet. De opmerkingen, oorzaken, oplossingen, voor- en nadelen, afspraken enzovoort worden in een logische, juiste volgorde gezet.

De notulist moet in eigen woorden de inhoud van de vergadering weergeven.

 

De actie- en besluitenlijst

In de praktijk hebben vergadergroepen eigen namen bedacht voor zo’n verslag. Bijvoorbeeld: besluitenlijst, actielijst, huiswerklijst of afsprakenlijst.

 

De besluiten en acties worden per agendapunt aangegeven. Daarnaast staat er altijd bij wie de actie moet uitvoeren en voor wanneer. Het meest overzichtelijk is het de verschillende punten in kolommen weer te geven. Zie Hoofdstuk 5 voor meer uitleg over het maken van een actie- en besluitenlijst.