3.2 Opdrachten

Opdracht 3.1
In het volgende overzicht staan de verschillende verslagvormen en enkele kenmerken daarvan. kopieer de tabel en vul hem in.

Als een kenmerk altijd op een verslagvorm van toepassing is, zet je in die kolom een +. Als een kenmerk soms op een verslagvorm van toepassing is, zet je een +/-. Als een kenmerk nooit op een verslagvorm van toepassing is, zet je een -.

 

 

Woorden worden letterlijk weergegeven

Discussies worden samengavat

Discussies worden geheel weggelaten

Notulist selecteert tijdens het notuleren

Notuleren kost veel tijd

Uitwerken kost veel tijd

Woordelijk verslag

 

 

 

 

 

 

Verslag per spreker

 

 

 

 

 

 

Verslag per onderwerp

 

 

 

 

 

 

Actie- en besluitenlijst

 

 

 

 

 

 

 

 

Opdracht 3.2

Hierna staan 5 voorbeelden van notulen. Bepaal welk soort notulen het zijn. 1 optie gebruik je dus 2 keer.

________________________________________________________________________________________

Voorbeeld 1

Agendapunt Rookpauzes
Datum: 18 september 2017
Tijd: 16.14-16.24
Plaats: Onbekend
Aanwezigen: Annelies, Arielle, Erik, Harry en Willem
Notulist: Jezelf
Voorzitter: Erik
__________________________________________________________________________________

Discussie over de omgang met het rookhok, over roken en tijd die mensen hiermee bezig zijn. Er zijn verschillende visies over en vandaag willen we met elkaar tot een besluit komen om de problemen op te lossen

Argumenten voor behouden van het rookhok:
- Stoppen met roken is erg moeilijk, je kunt niet van de een op de andere dag stoppen.
- De rokers lopen heen en weer, waardoor de geur van rook uit hun kleding gaat.
- Als rokers niet kunnen roken, dan worden ze gestrest.
- Tijdens het roken wordt er wel gewerkt, er wordt overlegd en telefoons worden meegenomen.
- Niet rokers bellen veel privé, gaan vaak naar wc of staan te kletsen bij het koffiezetapparaat.
- Rokers blijven ’s avonds langer om hun werk af te maken.
- Je bent lang op je werk en dus kun je roken niet zomaar verbieden op het werk.

Tegen:
- Er mag niet gerookt worden op de werkplek, dit staat in de Arbowet.
- In de samenleving is het normaal dat je op bepaalde plekken niet rookt, het is niet meer van deze
  tijd.
- Rokers zijn lang weg tijdens het werk. Het kost veel tijd om te roken.
- Er zijn mensen te kort en als rokers weg gaan tijdens het werk dan moeten anderen hun werk doen,
  waardoor zij extra werk doen en de rokers minder werk doen.
- Niet alleen rokers blijven langer om ’s avonds hun werk af te maken.
- Er moeten grenzen gesteld worden aan de tijd die rokers weg mogen zijn om te roken.
- Rokers stinken, dit is niet hygiënisch, terwijl de bedrijfscultuur is dat je hygiënisch naar je werk
  moet komen.
- Het bedrijf kan cursussen opzetten om mensen te helpen om te stoppen met roken
- Rokers kunnen tijdens gewone pauzes roken, in plaats van extra onder werktijd.


We blijven doorgaan met roken zoals we nu doen. Tijd die rokers roken moeten ze niet te lang maken. We moeten mensen afrekenen op hun productie en op het aantal minuten dat ze hun werk doen. Er moet uitgezocht worden bij de directie of er mogelijkheden zijn om cursussen stoppen met roken te sponsoren. Over halfjaar komen we weer terug op dit probleem.

____________________________________________________________________________________________

Voorbeeld 2

Agendapunt kerstbonus
Datum: 8 december 2016
Tijd: 13.55-14.02
Plaats: lokaal 1.075
Aanwezigen: Annelies, Arienne, Erik, Harry en Willem
Voorzitter: Erik
Notulist: Claudia Drent
­­­­­­­­­­­­­­­­­­_________________________________________________________________________________

Erik:
Erik zegt dan we het vandaag  gaan hebben over de kerstbonus. Het is dit jaar anders dan afgelopen jaren gegaan, in plaats van een pakket en een geldbedrag is het geldbedrag nu naar een goed doel, green peace en wnf, gegaan. Dit is niet overal goed gevallen. Hij wil vandaag proberen alle meningen boven water te krijgen, zodat hij in discussie kan gaan met de directie.

Willem:
Willem vindt het aan de ene kant goed om iets nuttigs te doen met de kerstbonus, maar over de manier waarop heeft hij vragen. Hij vindt dat het zonder aan de medewerkers te vragen is gedaan. Hij vindt dat dit niet zou mogen kunnen. Hij wil dat de medewerkers meer inspraak krijgen in naar welk goede doel het geld gaat.

Erik:
Erik zegt dat Willem wil dat de medewerkers mogen meedenken over naar welk goede doel het geld gaat en dat Willem de manier waarop niet goed vindt.

Willem:
Willem vindt dat het hen wordt opgelegd, hierdoor gaat het bonusaspect weg. Hij vindt het een vreemde constructie hoe het nu is gegaan.

Annelies:
Annelies is het niet eens met besteding van de  kerstbonus. Ze vindt dat het geld van de medewerkers is en dat ze er recht op hebben. Ze vindt het niet goed dat het bedrijf bepaald wat er met het geld gebeurt, ze wil het liever zelf bepalen.

Erik:
Erik zegt dat Annelies dus het geld zelf wil hebben en wil besteden.

Arienne:
Arienne is het met Annelies eens. Ze vindt niet dat iemand anders mag bepalen hoe zij haar geld uitgeeft. Ze vindt dat ondanks dat je op een bonus niet echt recht hebt, het al jaren zo gaat en dat je er daardoor op rekent.  Ze vindt niet dat iemand anders dit geld voor haar uit kan geven.

Erik:
Erik zegt dat Arienne dus hetzelfde vindt als Annelies. Hij legt uit dat de directie het geld niet van de medewerkers beschouwt.

Henry:
Henry zegt dat hij blij is dat de directie eindelijk overstag is gegaan, hij vindt het goed dat de directie dit heeft gedaan. Hij zegt dat het gekozen goede doel wel fout kan zijn. Hij vindt het besluit op zich goed en vindt het een voorbeeldfunctie hebben.

Willem:
Willem zegt dat hij niet tegen is, maar dat hij graag inspraak had gehad.

Annelies:
Annelies vindt dat de medewerkers de kerstbonus verdiend hebben als cadeautje en dat ze het graag zelf wil krijgen. Ze vindt het een slecht idee om het geld aan een goed doel te besteden, omdat het dan geen bonus meer is.

Erik:
Erik concludeert dat een deel van de leden van de vergadering vindt dat het karakter van de bonus is aangetast en die mensen willen het zelf besteden. Hij concludeert dat het ander deel van de leden van de vergadering meer willen meedenken over naar welk goed doel de kerstbonus gaat.

Willem:
Willem geeft hierop aan dat ze niet alleen willen meedenken, maar ook meebeslissen, omdat het anders van bovenaf wordt opgelegd en hij vindt dat geen goede bedrijfscultuur.

Erik:
Erik zegt dat hij dit verhaal terug gaat brengen naar directie en dat er volgende keer op dit onderwerp wordt teruggekomen.

___________________________________________________________________________________

Voorbeeld 3

Notulen werkbespreking

Datum: 11 september 2017
Plaats: Grote vergaderzaal
Tijd: 10.00-10.30

Aanwezigen: Lisa Bakker, Rick Huizing, Nick Nieman, Julia wevers

Afwezigen: -

Voorzitter: Rick Huizing
Notulist: Lena Smit

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­

1. Opening

Frans opent de vergadering om 9.30 u.

2. Notulen vorige vergadering

Op pagina 1 ontbreken Anne en Thérèse onder het kopje “Kopie aan”. Dit wordt gewijzigd en

daarna worden de notulen vastgesteld.

3. Mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

4. Ingekomen stukken

Het functieprofiel filiaalmanager is binnengekomen en ligt voor iedereen ter inzage.

5. Koopzondagen

Het gemeentebestuur van Zwolle heeft besloten elke maand twee koopzondagen toe te

staan. Soir de Paris Zwolle doet hieraan mee. Mirte en Dorothy protesteren tegen het feit dat

ze dan meer uren zouden moeten werken. Dorothy stelt voor een extra kracht aan te nemen voor de zondagen. Volgens Frans vindt het hoofdkantoor dat niet goed. Wel mag een parttimer worden aangenomen voor donderdagavonden en zaterdagen. Verder hoeft niet iedereen op koopzondag te werken: Frans werkt elke zondag met twee

medewerksters. Op verzoek van Dorothy vraagt Frans bij het hoofdkantoor of overuren ook uitbetaald kunnen worden.

6. Winkeldiefstal

Frans geeft aan dat er een behoorlijk verlies van omzet is door winkeldiefstal (ook landelijk

gezien). De directie van Soir de Paris wil maatregelen treffen om winkeldiefstal terug te

dringen. Op advies van een bureau dat door de directie is ingeschakeld, worden enkele

maatregelen genomen. Er staan nu enkele kleine stellingen vooraan in de winkel;

deze worden vervangen door een langere stelling die in de lengterichting geplaatst wordt. Daarnaast worden ook spiegels opgehangen, zodat de klanten beter in de gaten gehouden kunnen worden. Bovendien hebben spiegels die duidelijk zijn opgehangen, een preventieve werking. Er komen vooralsnog geen camera’s, omdat die erg duur zijn. Als verplaatsen van de stelling en het ophangen van spiegels geen of te weinig resultaat hebben, komen er misschien alsnog camera’s. Verder komt er een cursus voor het personeel. Deze cursus bestaat uit theorie en een groot deel praktijk. De cursus wordt gegeven op vier woensdagmiddagen. Frans maakt een rooster voor de personeelsleden, die elk een woensdagmiddag moeten bijwonen.

7. Reorganisatie bevoorrading winkels

Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering, wegens tijdgebrek.

10. W.v.t.t.k.

Niemand heeft een nieuw agendapunt ingebracht.

11. Rondvraag

Niemand maakt gebruik van de rondvraag.

12. Sluiting

Frans sluit de vergadering onder dankzegging voor de aanwezigheid van iedereen.

____________________________________________________________________________________________
Voorbeeld 4

1 Opening

Bente: Goedendag allemaal, ik open hierbij ons werkoverleg. Om te beginnen een hartelijk welkom voor onze notulist, die ook al gezorgd heeft voor een mooie agenda. Die agenda deel ik nu even uit. (deelt agenda uit) Jullie hebben hem ook al per mail gekregen, samen met het verslag van vorig werkoverleg. (kijkt naar de notulist). In alle interne verslagen gebruiken we de voornamen, dus ook in de verslagen van werkoverleg en vergaderingen. Laten we ons allemaal even voorstellen aan de notulist. Ik ben Bente Steenbergen, samen met Bart eigenaar van Steenberg Evenementen, en altijd druk bezig met het organiseren van vanalles. Bart, wil jij verdergaan?

Bart: Ja graag, ik ben dus Bart Sterkenburg, maar dat had Bente ook al gezegd.

Cees: En ik ben Cees, Cees Koning, ik werk hier inmiddels 3 jaar.

Amke: Amke Kerenswei met ei, wordt altijd fout geschreven. Ik werk hier nog maar kort, 1 maand,

maar ik vind het heel erg leuk.

Dirkje Veelenturf: Dirkje Veelenturf, met 4 e’s, al 2 jaar hier werkzaam.

Bente: En dan missen we nog een paar collega’s, maar die zijn allemaal extern aan het werk, dat is

hier de normale situatie. Des te belangrijker dat er een goed verslag komt. (kijkt naar

notulist) Je hoeft ze niet te noteren bij de afwezigen. Ik zorg ervoor dat je verslag op de site

komt te staan, dan kan iedereen het lezen, dat zijn we zo gewend.

(Kijkt naar de notulist)Ik wil graag een beknopt verslag met daarbij extra een aparte actie‐

/besluitenlijst. Dan is straks iedereen goed op de hoogte. Als je een voorbeeld wilt hebben,

kun je na de vergadering even langskomen.

Dan zijn we bij agendapunt 2: Verslag vorig werkoverleg Ik heb alles wat erin stond gecheckt,

is allemaal gebeurd. Wie heeft vragen of opmerkingen?

Amke: Ja, mijn naam bij de aanwezigen. Nu was mijn achternaam goed gespeld maar ik heet Amke

en niet Antje.

Bente: Dank je , (kijkt naar notulist) Wil jij dat in het verslag opnemen? Verder niemand?

(Iedereen knikt nee) Gaan we naar het volgende agendapunt: mededelingen, agendapunt 3 Ik ben deze week veel weg: een lijstje met mijn afspraken hangt op mijn deur. In dringende gevallen kun je Bart raadplegen of mij bellen. Nog iemand een mededeling?

Bart: Ja, iets belangrijks: ik wil graag alle declaratieformulieren hebben, anders kan ik niet op tijd

betalen. Uiterlijk 2 april.

Bente (kijkt naar notulist) : Oké, laat dat er even uitspringen in het verslag en zet de datum er

ook bij, dan valt het eerder op. De post dan, punt 4 Ik schuif dit punt heel graag door naar de volgende bijeenkomst, precies over een week, op 3 april, dan hebben we iets meer tijd. Er zijn geen heel bijzondere zaken dus het heeft geen haast en dan kunnen we snel naar punt 5, de lopende zaken: wat gebeurt er deze week? Belangrijk punt. Bart en ik hebben gekeken en de meeste projecten lopen heel erg goed. Er is één knelpunt en dat gaat om het Smartlappenfestival dat Bart coördineert. Bart zingt al de hele week onder de douche, dus ik zal blij zijn als het achter de rug is. (Bart doet alsof hij gaat zingen.)Oh nee Bart, niet zingen nu.

Bart: Punt is dat ik er zaterdag over een week om 5 uur ’s middags moet zijn om de techniek te

controleren, maar ik heb een familiefeestje waar ik graag heen wil, met Bente natuurlijk. Kan

iemand het van mij overnemen?

Cees: Waar is het festival?

Bart: In Amsterdam, in het centrum.

Cees: Oké. Kan ik wel doen hoor. Geef jij mij dan uiterlijk morgen wat meer uitleg, dat ik weet wat

ik moet doen?

Bart: Morgen 11.00 uur, hier ?

Cees: (kijkt in zijn agenda/telefoon) kwart over 11 is prima, ik heb tijd tot kwart over 12, dat moet

lukken toch?

Bart: Ja, makkelijk. Vraag maar of Robbie er ook bij kan zijn, die is goed in de techniek en die kan

dan met je mee zaterdag.

Cees: Wil je Robbie er morgen ook bij hebben?

Bart: Ja, als het een beetje kan graag. Bel jij hem?

Cees: Prima, doe ik.

Bente: Geregeld! Dan nu punt 6, afronding autoshow Dirkje en Cees, ik kreeg telefoon van Olaf

Barends en die wil graag morgen de uitkomsten van de enquête die jullie toen hebben

gehouden. Hebben jullie die al klaar?

Dirkje: Ik ben ermee bezig, ik kan het morgen af hebben als Amke iets van mijn babybeurswerk wil

doen. Kan dat Amke?

Amke: Ja hoor, als je me dat straks uitlegt, doe ik dat.

Bente: Dan leggen we vast dat Dirkje zorgt voor een kant‐ en‐klare rapportage voor Barends. Dirkje,

stuur je hem zelf op en neem je vandaag even contact op met Barends? Dan weet hij dat de

rapportage eraan komt.

Dirkje: Prima, komt in orde.

Bente: Nog iemand voor de rondvraag? Moet wel kort, gezien de tijd. Maakt rondje = noemt alle namen, men knikt van nee Niemand durft, zie ik. Fijn, dan zijn we er bijna. (kijkt naar notulist) Ik ga ervan uit dat jij meteen aan het werk gaat met het verslag met daarbij een aparte actie‐/besluitenlijst. Dan zet ik alles vandaag nog op de site en is iedereen op de hoogte. Krijg ik dan een print van je? En dan sluit ik nu de bijeenkomst met hartelijke dank aan alle aanwezigen.

 

_________________________________________________________________________________________

Voorbeeld 5

Actielijst

Nr.

Actie

Naam

Datum gepland

Datum gereed

1

Overleggen met het bestuur over de mogelijkheden om cursussen om te stoppen met roken te sponsoren.

Erik

24 november 2016

Mei 2017

 

Besluitenlijst

Nr.

Besluit

Datum

1

We blijven doorgaan met roken, zoals we nu doen. Rokers zorgen ervoor dat de tijd die ze roken niet te lang is.

 

 

 

24 november 2016

2

We moeten mensen afrekenen op hun productie en niet op hoelang ze aan het werk zijn.

24 november 2016

3

Over een halfjaar zullen we terugkomen op dit probleem.

24 november 2016