Het geheim van succesvol vergaderen schuilt in een goede voorbereiding. Daartoe behoort het opstellen van een convocatie en een agenda. Een convocatie is een schriftelijke uitnodiging voor een vergadering. In de praktijk zendt men de deelnemers deze uitnodiging samen met de agenda van de vergadering toe. De convocatie bevat:
De opbouw is als volgt:
Inleiding:
Nodig de ontvanger uit. Geef hierbij aan voor welke vergadering op welke datum.
Kern:
Geef eerst in de vorm van een opsomming (zie voorbeeld) aanvangstijd, eindtijd en plaats. Wees bij de plaats zo specifiek als nodig is. Mensen van buitenaf hebben een adres nodig, maar collega's hebben aan de naam van de ruimte genoeg.
Geef vervolgens in de volgende alinea andere belangrijke informatie. Bijvoorbeeld dat mensen zich moeten af- of aanmelden voor een bepaalde datum, dat er een bestuursverkiezing is waar mensen zich voor kunnen aanmelden of dat er een gastspreker langskomt.
Slot:
Geef aan wat er in de bijlagen staat. Eventueel kun je nog iets zeggen over dat je hoopt de persoon te zien tijdens de vergadering.
Een uitnodiging moet tijdig verzonden worden. De deelnemers kunnen dan tijd voor de vergadering in hun agenda reserveren en hebben zo ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden.
Voor een convocatie gelden dezelfde regels als voor alle andere formele brieven en e-mails.
Voorbeeld van een convocatie:
Aan: de leden van de Vereniging ‘Lokale Omroep Kersteren’
Betreft: convocatie ledenvergadering
Geachte leden/ Beste leden,
Namens het bestuur/Graag/Bij dezen/Hierbij nodig ik u uit voor de ledenvergadering op donderdag 21 september a.s.
Aanvang: 12.30 uur
Einde: 14.30 uur
Plaats: Hotel-Restaurant Juliana, Dorpsweg 15, Kersteren
In de bijlagen vindt u de agenda.
Met vriendelijke groet,
Vereniging ‘Lokale Omroep Kersteren’
(handtekening)
E. Berends,
Secretaris
Bijlage: agenda