4.1 De rolverdeling

We onderscheiden 3 rollen bij vergaderingen.

De voorzitter
De voorzitter zorgt ervoor dat iedereen de gelegenheid krijgt zijn standpunt of argument naar voren te brengen. Wijkt een van de deelnemers te ver af van het agendapunt of laat men elkaar niet uitpraten, dan kan de voorzitter ingrijpen en de deelnemers tot de orde roepen.

De voorzitter leidt elk agendapunt in en geeft zo nodig een toelichting. Als een agendapunt voldoende besproken is, geeft de voorzitter een korte samenvatting van het besprokene. Deze samenvatting zal met een conclusie eindigen: de oplossing die men gevonden heeft, het standpunt dat men inneemt of het besluit  dat men neemt. Is dit uit de discussie niet af te leiden, dan zal de voorzitter tot stemming overgaan. Daarna zal dan zijn conclusie volgen.

 

 

De deelnemers
De deelnemers dienen de vergaderstukken vooraf goed bestudeerd te hebben. Om een visie goed te kunnen uitdragen, moeten ze hun standpunt helder formuleren. Ze moeten oplettend naar de andere deelnemers luisteren en kritisch de samenvatting van de voorzitter volgen. Geeft deze de stand van zaken niet correct weer, dan dienen ze dit aan te geven. Het belangrijkste is dat de deelnemers een constructieve houding aannemen en deze ook uitdragen.


Secretaris
Indien er een secretaris benoemd is, zorgt deze voor het technische gedeelte van de vergadering. Hij/zij heeft ervoor gezorgd dat de convocatie met agenda (met bijlagen) en de notulen van de vorige vergadering op tijd verstuurd zijn. Allerlei andere praktische zaken zoals het reserveren van een vergaderruimte, het laten tekenen van een presentielijst als dat vereist wordt, worden ook door de secretaris verzorgd.

Alle ingekomen stukken, zoals kopieën van uitgaande post e.d., dienen tijdens de vergadering in zijn/haar bezit te zijn. Hij/zij verzorgt de notulen of laat dit verzorgen door een notulist (zie notuleren, verderop). De secretaris ziet er tenslotte op toe dat alle besluiten uitgevoerd worden. Indien er geen secretaris benoemd is/wordt, komen deze taken voor rekening van de voorzitter.