Vergaderen is een vorm van mondelinge communicatie die zich afspeelt in een groep van drie tot hooguit twintig personen. Deze groep gaat om de tafel zitten met het doel om met elkaar te overleggen en om informatie uit te wisselen. Het uiteindelijke doel is:
Alle vergaderingen hebben een min of meer formeel karakter; ze verlopen volgens een vast patroon. De opbouw van de vergadering is vooraf vastgesteld en de rolverdeling van de deelnemers is bekend.
De kunst van vergaderen is om in minimale tijd een maximaal resultaat te behalen in een zo prettig mogelijk vergaderklimaat. Dat vereist van de voorzitter, de deelnemers en de notulist de juiste mentaliteit. In concreto betekent dit: