2.4 Uitgebreide agenda

De tweede agendavorm is dus de uitgebreide agenda. Dit is de agendavorm die bij officiële vergaderingen wordt gebruikt. Hij wordt dan ook bij de meeste bedrijven gebruikt voor hun vergaderingen.

 

Een uitgebreide agenda bevat de volgende vaste punten:

1. Opening
De voorzitter verklaart de vergadering voor geopend en geeft daarmee aan dat de vergadering kan (moet) beginnen.

 

2. Vaststelling agenda

Als de voorzitter de agenda discutabel vindt, of als hij inspraak wil geven, plaatst hij dit punt op de agenda. Deelnemers die vinden dat een punt er ten onrechte wel of niet op staat, of die vinden dat een punt op de verkeerde plaats staat, kunnen reageren.

3. Notulen vorige vergadering

De notulen van de vorige vergadering worden besproken. Fouten daarin worden verbeterd en de vergadering gaat na of de toen genomen besluiten zijn uitgevoerd. Na goedkeuring worden de notulen vastgesteld. Bij het bespreken van de notulen is de volgende driedeling gebruikelijk:

  1. Tekstueel: zijn er opmerkingen over de vorm (formuleringskwesties)?
  2. Inhoudelijk: zijn er opmerkingen over de inhoud?
  3. ‘Naar aanleiding van’: zijn er opmerkingen naar aanleiding van wat er staat?

Als het om een lang verslag gaat, kan de voorzitter deze driedeling per pagina toepassen. Bij punt 1 en 2 gaat het om kritiek of een aanvulling op het verslag; bij punt 3 betreft het vragen of mededelingen die bij de deelnemers opkomen naar aanleiding van het verslag. Als dat onderwerp niet verderop in de vergadering aan de orde komt, kan de voorzitter kort gelegenheid geven om ‘naar aanleiding van’ het verslag iets te bespreken.

 

4. Mededelingen
De voorzitter vertelt wie er bericht van verhindering hebben gezonden en doet tevens enkele mededelingen over de tijdsplanning, koffiepauze en eventueel andere huishoudelijke zaken. Ook kan hij op dit punt enkele korte mededelingen doen over onderwerpen die niet apart als agendapunt zijn opgevoerd

 

5. Ingekomen stukken
Dit punt heeft betrekking op de brieven en stukken die aan de vergadering zijn gericht. De secretaris of voorzitter kan ze voorlezen of samenvatten. De voorzitter stelt tevens vast of er naar aanleiding van zo’n stuk iets moet gebeuren of al gebeurd is bijvoorbeeld bloemetje zenden vanwege geboortebericht).

 

6. Uitgegane stukken

Vermelding belangrijke stukken die verzonden zijn De voorzitter kan hier nog een korte toelichting bij geven.

 

Soms worden deze laatste punten gecombineerd tot bijvoorbeeld ingekomen/uitgegane post of zelfs tot ingekomen/uitgegane post en mededelingen.

 

12. W.v.t.t.k.

‘Wat verder ter tafel komt”: onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen op deze plek aandacht krijgen. Meestal zal de voorzitter aan het begin, bij ‘vaststelling agenda’ of bij ‘mededelingen’ vragen wie iets heeft voor ‘w.v.t.t.k.’. Een punt voor ‘w.v.t.t.k.’ moet altijd gemeld worden voorafgaande aan de vergadering, zodat de voorzitter tijd kan inruimen voor bespreking van het onderwerp. Dit agendapunt heeft dus een andere status dan de rondvraag. Men legt als het ware vooraf aandacht voor het onderwerp vast. Bij de rondvraag is het stellen van de vraag of het plaatsen van de opmerking meer van het moment afhankelijk en is het ook niet de bedoeling dat er een bespreking of discussie volgt.

 

‘W.v.t.t.k.’ is een gebruikelijke afkorting in de vergaderwereld. Een inzichtelijker formulering is: ‘overige in te brengen punten’.

 

13. Rondvraag
Ieder krijgt de gelegenheid vragen te stellen of opmerkingen te maken.

Als de vergadering niet te groot is (maximaal 20 personen) vraagt de voorzitter aan ieder persoonlijk of hij van de rondvraag gebruik wil maken. Bij grote groepen (bijvoorbeeld meer dan 25) inventariseert men eerst wie tijdens de rondvraag iets naar voren wil brengen. Tijdens de rondvraag mogen geen besluiten meer genomen worden. Als er toch belangrijke punten op tafel komen, moeten deze op de agenda van de volgende vergadering geplaatst worden.

 

14. Datum volgende vergadering

Via een mededeling of na overleg kan bij dit punt de datum van de volgende vergadering worden vastgesteld.

 

15. Sluiting
De voorzitter dankt de deelnemers voor hun aanwezigheid. Alles wat nog gezegd wordt na de formele sluiting van de vergadering wordt niet meer genotuleerd.

 

 

Voorbeeld uitgebreide agenda: