Behalve de termen uit de vorige paragraaf zijn er meer vergadertermen of –begrippen. Voor een buitenstaander zijn ze niet altijd even duidelijk. Hieronder staan de belangrijkste.
Ad hoc
Voor deze zaak. Voor deze aangelegenheid. Een ‘commissie ad hoc’ is een commissie die speciaal voor een bepaald doel in het leven is geroepen. Als de taak volbracht is, wordt de commissie weer ontbonden.
Ad interim
Tijdelijk waarnemend. Bijvoorbeeld een voorzitter ad interim of een interim-voorzitter: een tijdelijk (waarnemend) voorzitter.
Agenderen
Het plaatsten van punten op de agenda.
Algemene vergadering
Een vergadering waaraan alle leden van een instelling deelnemen. Verenigingen en vennootschappen zijn wettelijk verplicht één maal per jaar een algemene vergadering te houden. Men spreekt ook wel van de (algemene) ‘jaarvergadering’.
Amendement
Een amendement is een voorstel om een ander voorstel dat de vergadering behandelt te wijzigen (amenderen). Men wil dit voorstel ‘verbeteren’.
Arresteren
Notulen arresteren: het goedkeuren, vaststellen van de notulen door de vergadering.
Asap
As soon as possible (zo snel mogelijk)
Ballotage
Procedure bij het toelaten van een nieuw lid.
Bij acclamatie
Alle deelnemers stemmen in met een voorstel of besluit, vaak door handgeklap; er vindt geen hoofdelijke stemming plaats.
Blanco stemmen
Wie geen mening heeft, kan ‘blanco stemmen’. Er is een verschil tussen blanco stemmen en niet stemmen. Een niet-uitgebrachte stem telt niet mee, een blanco stem wel. Door blanco te stemmen kan men voorkomen dat een minderheid haar mening doordrukt.
Toelichting: bij een vergadering met 10 aanwezigen stemmen 4 mensen voor, 3 tegen, 3 niet: het voorstel heeft een meerderheid (4: 3) en wordt aangenomen.
Nu stemmen 4 mensen voor, 3 tegen, 3 blanco: het voorstel wordt afgewezen (4: 6).
Dagelijks bestuur
Dit is het deel van het bestuur dat zorgt voor de dagelijkse gang van zaken. Afkorting: D.B.
Decharge
Decharge verlenen betekent ‘ontheffen, ontlasten’. Men verleent bijvoorbeeld aan de penningmeester decharge. Dit betekent dat de penningmeester van zijn taak wordt ontheven. Dit gebeurt altijd nadat de boeken door een kascontrolecommissie zijn gecontroleerd. Als zij constateert dat alles klopt, wordt de penningmeester vriendelijk bedankt (=decharge).
Demissionair
Aftredend. Wie demissionair is, oefent zijn functie nog uit tot er een opvolger is, maar hij zal binnenkort aftreden. Hij mag geen belangrijke besluiten meer nemen.
Embargo
Verbod tot het bekendmaken en/of publiceren van nieuws voor een bepaalde datum of gebeurtenis. Algemeen: verbod (handelsembargo).
Hamerstuk
Een voorstel waarover niet gediscussieerd of gestemd hoeft te worden. Het punt kan snel en zonder stemming afgehandeld worden.
Interruptie
Een onderbreking. Interrumperen betekent ‘onderbreken’, ‘in de rede vallen’. Meestal is dit niet netjes, maar men kan er ook toestemming voor vragen: “Mag ik u interrumperen?”
Jaarverslag
Schriftelijk verslag over het afgelopen jaar. Activiteiten en financiële resultaten zijn hierin opgenomen.
Mandaat
Een volmacht. Wanneer een vergadering een mandaat geeft, mag deze persoon (zonder nieuw overleg met de vergadering) beslissingen nemen. Als iemand een mandaat krijgt, krijgt hij een speciale bevoegdheid of een machtiging om zonder overleg met anderen een beslissing te nemen. Als de ontvanger daar geen gebruik meer van wenst te maken, ‘stelt hij zijn mandaat ter beschikking’ (aan de vergadering).
Motie
Wie van de vergadering een standpunt wil hebben over een of andere kwestie, kan een motie indienen, bijvoorbeeld een motie van wantrouwen. Door de motie aan te nemen of te verwerpen geeft de vergadering haar standpunt weer. Moties hebben een vaste opbouw: eerst de argumentatie, daarna het standpunt of het voorstel tot actie. Moties hebben een standaardvorm. Ze beginnen altijd met: “De vergadering (of de commissie) in vergadering bijeen op … (datum) constaterende dat … / overwegende dat … , is van mening dat … / spreekt als haar oordeel dat … (eventueel:) vraagt het bestuur … / draagt het bestuur op … (vast slot:) en gaat over tot de orde van de dag.”
Off the record
Vertrouwelijk. Mag niet vastgelegd worden. Wanneer iemand iets ‘off the record’ vertelt, stopt de notulist met schrijven.
Plenair
Plenair betekent voltallig . Bij een plenaire vergadering moet iedereen die bij een organisatie betrokken is, aanwezig zijn.
Presentielijst
Lijst waarop de aanwezigen aangeven dat ze aan de vergadering deelnemen.
Quorum
het quorum is het aantal leden dat aanwezig moet zijn om besluiten te kunnen nemen. In de statuten moet vastgelegd zijn om welke aantal het gaat. “Het vereiste quorum is niet aanwezig”
Reces
Dure term voor “vakantie” van belangrijk vergaderend orgaan.
Royement
Het schrappen van een persoon als lid.
Schorsing
Een onderbreking van de vergadering. De voorzitter kan een vergadering schorsen. Een deelnemer kan de voorzitter hier om vragen. Bijvoorbeeld voor intern overleg, of voor een kleine afkoeling na een verhit debat.
Statuten
Reglementen, voorschriften van een vennootschap of vereniging. Deze voorschriften zijn bindend.
Stemmen staken
Er zijn evenveel voor- als tegenstemmers. Er kan geen beslissing genomen worden.
Veto
Veto betekent letterlijk: ik verbied. Wanneer iemand veto - recht heeft, kan hij “zijn veto ergens over uitspreken”. Het voorstel mag dan in geen geval aangenomen worden, ook al zijn alle andere deelnemers voor. (Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsraad.)
Verborgen agenda
Soms hebben deelnemers hun eigen ‘doelen’ waar ze tijdens een vergadering aan ‘werken’. Er kan bijvoorbeeld rivaliteit bestaan tussen twee deelnemers die beide een bepaalde positie in het bedrijf willen bereiken. Tijdens de discussies doen ze zo goed mogelijk hun best om elkaar in diskrediet te brengen. Wanneer deelnemers (of de voorzitter!) hun eigen vergaderdoelen hebben, spreken we van een verborgen agenda.
Verdagen
Wanneer tijdens de vergadering blijkt dat men lang niet alle agendapunten behandeld krijgt, kan men de vergadering afbreken en op een andere datum voortzetten. Het verdagen van de vergadering.
Voorstel
Wanneer de voorzitter of een lid wil dat de vergadering iets besluit, doet deze een voorstel. Naast inhoudelijke voorstellen (voorstellen over het onderwerp van gesprek) bestaan er ordevoorstellen. Deze laatste hebben betrekking op de vergaderorde: de volgorde van behandeling, een stemming. Ook een deelnemer kan een ordevoorstel indienen. Aan een ordevoorstel moet altijd onmiddellijk aandacht besteed worden. Voorstellen kunnen worden aangenomen en ze kunnen worden verworpen.