6.2 Opdrachten actie- en besluitenlijst

Opdracht 6.1
Tijdens een MT-vergadering wordt de situatie rond een eventueel rookverbod voor de hoofdingang van het pand besproken. Na een discussie tussen voor- en tegenstanders wordt de knoop doorgehakt: de hoofdingang van het pand wordt geheel rookvrij gemaakt. Er zullen 'Niet roken'-bordjes worden opgehangen en de asbakken zullen er worden weggehaald. Het rookverbod zal worden aangekondigd in het personeelsblad en op intranet. De rokers krijgen achter het pand de gelegenheid om te roken. Hiervoor zal een afdakje worden gemaakt. De facilitair beheerder zal de benodigde maatregelen uitvoeren.

De MT-leden zijn:

 

Vragen:
1. Noem de vijf actiepunten uit dit stukje.

2. Weet je ook welke actiepunten op de actielijst horen en welke je moet weglaten?

3. Hoe herken je een besluit?

4. Welke besluiten zet je níét op de besluitenlijst?

5. Hoe verwerk je besluiten over de vergaderorde?

6. Wat hebben actiepunten en besluiten met elkaar te maken?

7. Wat is het besluit in het voorbeeld?

 

Opdracht 6.2
Maak een actie- en besluitenlijst van het volgende agendapunt.

Agendapunt 2: Buurtpark

De bewoners van het ouderencentrum klagen al enige tijd over overlast door hondenpoep in het buurtpark. Veel bewoners wandelen daar, al dan niet met een rollator of in een rolstoel, het is vervelend dat de wielen soms onder de hondenpoep zitten. Lisa zal nagaan welke mogelijke oplossingen hiervoor voorhanden zijn en of er kosten aan verbonden zijn.

Voorlopig wordt aan de beheerder gevraagd om een oogje in het zeil te houden en wellicht een bordje te plaatsen met daarop het verzoek de honden elders te laten poepen.

Enkele berkenbomen in het park worden te groot en hebben grote overhangende takken. Hierdoor raken goten verstopt en hebben bewoners last van berkenzaadjes die rondvliegen. Jan Bonte neemt contact op met de gemeente met de vraag of de takken kunnen worden gesnoeid.

De bewoners van het ouderencentrum hebben in een enquête aangegeven dat ze in het buurtpark graag speelvoorzieningen zien voor de aanwonende kinderen. Zo hebben ouderen en jongeren allen baat bij het buurtpark. Zij hebben daar de oostkant van het park voor in gedachten. Dit punt wordt echter doorgeschoven naar volgend jaar, omdat geen budget meer beschikbaar is voor dit jaar. Bovendien is voor volgend jaar mogelijk subsidie beschikbaar voor dergelijke zaken. Lisa zal dit onderzoeken.


Opdracht 6.3
Maak een actie- en besluitenlijst bij onderstaande notulen.
___________________________________________________________________
Agendapunt            Rookpauzes
Datum:                   30 november 2017
Tijd:                        11.35-11.45 uur
Plaats:                   lokaal 1.030
Aanwezigen:           Annelies, Arielle, Henry, Voorzitter en Willem
Afwezigen:              -
Notulist:                  Claudia Drent
Voorzitter:               Voorzitter
___________________________________________________________________

Discussie over de omgang met het rookhok, over roken en tijd die mensen hiermee bezig zijn. Er zijn verschillende visies over en vandaag willen we met elkaar tot een besluit komen om de problemen op te lossen

Argumenten voor behouden van het rookhok:
- Stoppen met roken is erg moeilijk, je kunt niet van de een op de andere dag stoppen.
- De rokers lopen heen en weer, waardoor de geur van rook uit hun kleding gaat.
- Als rokers niet kunnen roken, dan worden ze gestrest.
- Tijdens het roken wordt er wel gewerkt, er wordt overlegd en telefoons worden meegenomen.
- Niet rokers bellen veel privé, gaan vaak naar wc of staan te kletsen bij het koffiezetapparaat.
- Rokers blijven ’s avonds langer om hun werk af te maken.
- Je bent lang op je werk en dus kun je roken niet zomaar verbieden op het werk.

Tegen:
- Er mag niet gerookt worden op de werkplek, dit staat in de Arbowet.
- In de samenleving is het normaal dat je op bepaalde plekken niet rookt, het is niet meer van deze
  tijd.
- Roker zijn lang weg tijdens het werk. Het kost veel tijd om te roken.
- Er zijn mensen te kort en als rokers weg gaan tijdens het werk dan moeten anderen hun werk doen,
  waardoor zij extra werk doen en de rokers minder werk doen.
- Niet alleen rokers blijven langer om ’s avonds hun werk af te maken.
- Er moeten grenzen gesteld worden aan de tijd die rokers weg mogen zijn om te roken.
- Rokers stinken, dit is niet hygiënisch, terwijl de bedrijfscultuur is dat je hygiënisch naar je werk
  moet komen.
- Het bedrijf kan cursussen opzetten om mensen te helpen om te stoppen met roken
- Rokers kunnen tijdens gewone pauzes roken, in plaats van extra onder werktijd.


We blijven doorgaan met roken zoals we nu doen. Tijd die rokers roken moeten ze niet te lang maken. We moeten mensen afrekenen op hun productie en op het aantal minuten dat ze hun werk doen. Er moet uitgezocht worden bij de directie of er mogelijkheden zijn om cursussen om te stoppen met roken te sponsoren. Over halfjaar komen we weer op terug op dit probleem.
___________________________________________________________________

 

Opdracht 6.4

Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst.
__________________________________________________________________

Verslag jaarvergadering manege

1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

2. Notulen vorige algemene jaarvergadering
Op de eerste pagina staat een 70-jarig jubileum twee keer zonder streepje geschreven. De secretaris zal dit aanpassen. Na wijzing worden notulen goedgekeurd.

3. Jaarverslag
Het jaarverslag wordt voorgelezen. Hier zijn geen vragen over.

4. Financieel verslag
De penningmeester geeft een toelichting op het verslag. Hieruit blijkt dat het resultaat wat achterblijft bij vorig jaar. Door het teruglopend ledenaantal kwamen er minder lesgelden binnen. Ook waren er minder inkomsten van de reclameborden en de bakverhuur. De opbrengst van de kantine viel tegen door een stroomstoring waarbij een diepvries is ontdooit en dit te laat werd ontdekt. We kwamen uit op een positief resultaat van 2382,20 euro.

Om het ledental op te krikken wordt er besloten om tijdens de clubkampioenschappen ook shows en rondleidingen te geven. Voor de invulling en reclame hiervan zal een commissie worden opgesteld die hier in overleg met het bestuur invulling aan zal geven. Geïnteresseerden kunnen zich tot het einde van de maand aanmelden bij de secretaris.

5. Verslag kascommissie en déchargeverlening bestuursbeleid
De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en alles in orde bevonden. De leden verlenen décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid.

6. Bestuursverkiezingen
Mevrouw Smit is aftredend en herkiesbaar.
Mevrouw Jansen is aftredend en herkiesbaar.

Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld en dus stelt het bestuurd voor om beiden te herbenoemen. Tevens stelt het bestuur voor om de heer Blom te benoemen tot bestuurslid. Beide voorstellen worden aanvaard door de vereniging. De heer Blom stelt zich nader voor; hij zal de taken op financieel gebied overnemen van de heer De Vries.

7. Benoeming kascommissie
De heer Haan blijf kascommissielid. Mevrouw Kip is aftredend en herkiesbaar. Zij wordt opnieuw benoemt.

8. Verslag activiteitencommissie
Binnenkort zullen er weer paasbakjes gemaakt worden met de jeugdleden. Precieze data en verdere informatie zullen gedeeld worden via de website en facebook en op het prikbord bij de poetsplaats geplaatst worden. Ook zal de activiteitencommissie een jeugduitje naar Drouwenerzand voor het 70-jarig bestaan organiseren. Daarnaast zijn zij weer betrokken bij de Poiesz-actie waarvan de opbrengst binnenkort bekend zal worden. Zodra de opbrengst bekend is, zal de commissie dit delen via de website en facebook. Het ponykamp werd dit jaar gehouden in Zwiggelte. Dit is allemaal goed en gezellig verlopen. Dit jaar gaat het ponykamp naar Wateren. De opgave loopt goed. Er is geld nodig voor een nieuw paard. De activiteitencommissie wil hier geld voor gaan inzamelen. Ideeën hiervoor zijn welkom. Ze kunnen worden ingeleverd in de ideeëndoos op de bar in de kantine.

9. Bestuursbeleid en -plannen
De bodem van de tweede hal zal worden aangepakt. Er zullen nieuwe windveren aan de boerderij komen. Het plafond van de kantine zal worden geïsoleerd. De meterkast zal worden aangepast in geval van stroomuitval om problemen zoals de vriezer van dit jaar te voorkomen.

10. Exploitatie- en investeringsbegroting
De penningmeester geeft nog een toelichting en spreekt de verwachting uit dat er ook het komend jaar een licht positief resultaat te zien zal zijn.

11. Rondvraag
- Er wordt gevraagd waarom de baten van de kniepertjesactie en de worstverkoop alleen ten goede komt aan de meertallen en waar de opbrengst is gebleven van de bloemenactie. Het bestuur denkt dat dit komt, omdat de activiteitencommissie niet zo actief was, maar neemt deze vragen mee naar de komende bestuursvergadering.

- Er wordt aangegeven dat niet alle activiteiten op de website worden vermeld. Dit is vervelend, omdat dit problemen oplevert voor het ‘vrij rijden’. Ook dit heeft de aandacht van het bestuur, maar het is erg lastig te controleren of de organiserende commissies alles doorgeven aan de websitebeheerder.

12. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor z’n komst, wenst allen een sportief jaar en sluit de vergadering.
___________________________________________________________________

 

Opdracht 6.5
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst.
___________________________________________________________________
Notulen algemene meeting MT locatie Rotterdam Hennis en Mauwen

Aanwezigen: Donna, Iris en Harm

  1. Opening
    Donna opent de vergadering en heet iedereen welkom.
     
  2. Notulen vorige vergadering
    De notulen worden onveranderd vastgesteld.
     
  3. Mededelingen
    - We moeten wachten op het financieel jaarverslag. Die wordt waarschijnlijk aanstaande dinsdag door het MT beschikbaar gesteld.
     
  4. Ingekomen stukken
    Er is een brief binnengekomen van Gemeente Rotterdam. De gemeente heeft vriendelijke verzocht het flyeren te beperken tot eenmaal per maand en er een week van tevoren melding van te maken bij de gemeenteafdeling vergunningen. Iris stelt voor om elke eerste zaterdag van de maand te gaan flyeren. Iedereen gaat hiermee akkoord. Iris zal hierover contact opnemen met de gemeente en een berichtje op intranet laten plaatsen. Iris zal ook contact opnemen met het promotiebureau, dat er betere instructies gegeven moeten worden aan de mensen die flyers uitdelen.
     
  5. Evaluatie partnerprogramma’s
    Dit is dit jaar georganiseerd door de stagiaire management assistent. Dit is uitermate goed bevallen. We kregen een dikke pluim van de opdrachtgevers. We kunnen dit dus voortaan prima aan de stagiaires overlaten.
     
  6. Fietsplan
    Een stagiaire wil gebruik maken van ons fietsplan. Dit fietsplan is echter alleen voor medewerkers en niet voor stagiaires. Harm wil er nog even goed naar kijken en komt hier de volgende vergadering op terug.
     
  7. Vacature storemanager
    We willen de vacature  eerst als interne vacature op intranet plaatsen, omdat we eerst ons eigen personeel de kans willen geven. Als blijkt dat er niemand geschikt is, dan willen we een externe kandidaat gaan zoeken. De advertentie is vorige week geredigeerd en als het goed is staat hij klaar om geplaatst te worden. Iedereen is akkoord  met deze gang van zaken. Donna zal de office assistent de opdracht geven de advertentie op intranet te plaatsen.
     
  8. Kantineprijzen
    De kantinebeheerder heeft laten weten dat de grondstofprijzen van veel artikelen een stuk duurder zijn geworden. Hij is daarom genoodzaakt om de prijzen met 5 procent te verhogen. Hij wil weten of wij hiermee akkoord gaan. Iedereen is het hier niet mee eens, omdat het twee maanden geleden ook al verhoogd is en ze de prijzen al te hoog vinden. Donna zal met de afdeling facilitair overleggen en hier de volgende vergadering op terugkomen.
     
  9. Communicatiecursus
    Vanuit Stockholm is er bericht gekomen dat de MT-leden een communicatiecursus moeten gaan volgen. Het is de bedoeling dat er meer conference calls plaatsvinden en dat er meer digitaal vergaderd moet gaan worden. De reiskosten worden namelijk veel te hoog en Stockholm ziet meer toekomst in de nieuwe manieren. Donna zal wat cursussen laten analyseren door haar office assistent en daar een selectie uit laten maken. Ze zal dan binnenkort een voorstel doen.
     
  10. Rondvraag
    Harm vraagt of er meer afwisseling in de traktaties op kantoor kan. Er is nu bijna elke dag gebak. Volgens Iris moet hij dit overleggen met kantinebeheer. Harm zal het met hen bespreken. Iris gaat volgende week op vakantie, maar haar vaste invaller heeft het te druk. Ze wil daarom weten of iemand van de locatie Amsterdam wat werkzaamheden kan overnemen. Donna geeft aan dat dit mogelijk zou moeten zijn. Iris moet zelf naar de mogelijkheden informeren.
     
  11. Sluiting
    Donna sluit de vergadering.

__________________________________________________________________________________

 

 

 

 

Opdracht 6.6
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst.
__________________________________________________________________

Notulen MT overleg ROC met or

 

             Datum: 24 april 2017                        Tijd: 15.00-17.00 uur   Locatie: Vergaderzaal Madrid

Aanwezig:

Karin de Groot (algemeen directeur ROC)

Jan de Lange (adjunct directeur ROC)

Lindy Balatoni (lid or)

Frits Bolkensteijn (docent, lid or)

Tamira Fernandes (docent, secretaris or)

Pieter Veenstra (docent, voorzitter or)

Klaas Abma (docent, lid or)

Afwezig:

Miriam van Beek (docent, lid or), m.k.a.

Voorzitter:

Walter Rijk (directeur facilitaire zaken)

  Notulist:                                               Roos van Dijk

  Datum volgende vergadering:       29 mei 2017

___________________________________________________________________________________

1 Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering om 15.00 uur. Er worden geen nieuwe agendapunten aan de agenda toegevoegd. Wel komt agendapunt 4, opleiding Beeld & Geluid, te vervallen. Er spelen nog enkele zaken waar nog geen definitief besluit over is genomen. Dit agendapunt schuift door naar de volgende vergadering op 29 mei a.s.
 

2 Mededelingen en ingekomen stukken
Er zijn geen mededelingen.

Er zijn twee ingekomen stukken.

3 Vaststelling verslag vorige vergadering
Verslag vergadering van 20 maart 2017
Redactioneel: geen opmerkingen.

Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de notulist.

Inhoudelijk:
p1, agendapunt 2, Stand van zaken inschrijvingen opleiding Secretarieel. Het aantal inschrijving loopt gestaag door en de verwachting is dat er meer inschrijvingen zullen zijn dan vorig jaar.
P2, agendapunt 6, Reglement or. De definitieve versie zal deze maand nog worden verspreid onder de personeelsleden van het roc.

4 Tussentijdse verkiezingen or
Er zijn twee vacatures voor de or omdat er twee leden met pensioen gaan. Voor deze twee vacatures hebben zich inmiddels twee kandidaten gemeld. Dat betekent dat de vacatures ingevuld kunnen worden en dat geen verkiezingen plaats zullen vinden. Per 1 mei zullen de nieuwe leden toetreden.

5 Bezuinigingen
Over twee jaar heeft het roc 750.000 euro minder aan inkomsten door vermindering van subsidie van het ministerie van OC&W. Het aantal fte’s neemt alleen niet af. De directie heeft een voorstel neergelegd bij de or. De vraag is nu of de or akkoord gaat met het bezuinigingsvoorstel in de afvloeiing van personeel. De or heeft de stukken uitvoering doorgenomen en plaatst enkele cruciale kanttekeningen. De or wil wat meer tijd om de onderliggende stukken te bestuderen en om de cijfers en verschillende scenario’s nog eens door te rekenen. De directie en de or willen de instemming hierover uitstellen. Er worden afspraken gemaakt om de verschillende scenario’s nogmaals door te rekenen. Streefdatum is om voor 1 juni tot een uitspraak te komen.

6 Invoering Centraal Reglement Werkoverleg
In het centraal reglement werkoverleg staat dat van elke afdeling verwacht wordt dat zij een plan opstellen voor een gestructureerd werkoverleg waarin procedures t.a.v. besluitvorming en taakverdeling worden vastgelegd. De directie moet ervoor zorgdragen en erop toezien dat iedere afdeling dit werkoverleg vaststelt. De directie zal de afdelingen vragen hoe zij dit hebben vormgegeven. De or pleit voor een format reglement voor de vorm van het werkoverleg. Daarin staan centrale richtlijnen die voor de afdelingen aangeven hoe zij moeten voldoen aan de wettelijke criteria. De or wil ervoor zorgdragen dat iedere afdeling hierover geïnformeerd wordt.

7 Planning begroting 2018
Er zijn geen wijzigingen. De kwartaalcijfers en de opstelling van de jaarcijfers en begroting zullen met de afdeling Finance & Control en de or besproken worden.

8 Afscheid Pieter Veenstra als OR-lid
De leden van de or richten een persoonlijk woordje tot Pieter Veenstra. Hij gaat met pensioen. En wordt bedankt voor zijn inzet voor de or. Pieter dankt de or voor de mooie en hectische jaren en wenst de or-leden nog veel succes.

9. Wat verder ter tafel komt
Er zijn geen punten

10. Rondvraag
Het is het onderwijsondersteunend personeel niet duidelijk wat nu precies het effect is van de wijzigingen op de subsidie voor de WVA (Wet vermindering afdracht). Op verzoek van de or zal de directie hierover een informerende brief opstellen richting de medewerkers.

11. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 17.00.
___________________________________________________________________________

 

 

Opdracht 6.7
Maak bij onderstaande notulen een actie- en besluitenlijst
___________________________________________________________________________
Verslag bestuursvergadering DIOK van 10 april 2018, 9.00 uur

Aanwezig: allen (dagelijks en algemeen bestuur). Bovendien is aanwezig de secretaresse van Johan Bacghus, die de vergadering zal notuleren.

 

  1. Opening
    Marga heet een ieder welkom op dit vroege uur. Zij legt uit waarom de secretaresse van Johan Bacghus aanwezig is. Zij zal deze vergadering notuleren en alleen vandaag nog enige werkzaamheden verrichten ter voorbereiding van het internationaal toernooi dat op stapel staat. Vanaf maandag a.s. zal een uitzendkracht gedurende enkele weken voor de nodige secretariële ondersteuning zorgen. Deze uitzendkracht zal ook het werk moeten doen waaraan Johans secretaresse vandaag niet toekomt. De laatste zal haar daarbij aansturen.
     
  2. Trainingen
    De trainingen van de jeugdteams verlopen een stuk beter nu de nieuwe trainer met zijn werk begonnen is. Enkele junioren hebben gevraagd of de training een half uur later kan beginnen. Dit is helaas niet mogelijk, omdat het trainingsprogramma nu al overvol is. De laatste training kan echt niet verder opgeschoven worden. Ruud zal dit aan de junioren en aan de betreffende ouders meedelen tijdens de eerstvolgende training.
     
  3. Technische zaken
    Eric-Jan gaat met een aantal vrijwilligers het materiaal inventariseren. Wat gerepareerd moet worden, wordt apart gelegd. De reparaties moeten voor eind juni klaar zijn i.v.m. het kleine clubtoernooi.
    Een lijst met gewenste aankopen zal in de volgende bestuursvergadering aan de orde komen.
     
  4. Internationaal toernooi
    In het derde weekend van mei 20.. willen we een internationaal toernooi houden. We nodigen daartoe bevriende clubs uit Engeland, Duitsland, Frankrijk en Spanje uit. Martine zal een lijst aanleveren met adressen en telefoonnummers.
    Reis en overnachtingen zijn voor rekening van de gasten. Wij regelen wel de reserveringen voor verblijf (met de hele club in een kampeerboerderij in de buurt of in een- of tweepersoons kamers in hotels in de stad). Voor de reis moeten de clubs zelf zorgen. Vervoer ter plekke kunnen wij verzorgen. De clubs moeten wel aangeven of zij daarvan gebruik zullen maken.
    Martine zal het officiële programma opstellen. Vrijdagavond ontvangst van de gasten, zaterdag en zondag wedstrijden (halverwege de middag prijsuitreiking en afsluiting van het officiële gedeelte). Zaterdagavond bieden we ontspannende activiteiten, met de mogelijkheid om de stad in te gaan met leden van DIOK.
    Johans secretaresse zal vandaag alvast een wervende uitnodigingsbrief opstellen. Naast de gebruikelijke praktische info over datum en plaats moeten we ingaan op mogelijkheden voor overnachting en vervoer en op het voorlopige programma. Omdat de clubs mogelijk al benaderd zijn voor een ander toernooi of zelf in die periode iets organiseren, is het zinvol ze van tevoren telefonisch te benaderen. Vandaag nog zal Johans secretaresse alvast onderzoeken of ze belangstelling hebben voor het toernooi van DIOK, hun enthousiasme peilen.
     
  5. Sponsoring
    Voor het internationale toernooi zullen we sponsors moeten vinden. We informeren allemaal in onze eigen kring of bedrijven bereid zijn een bijdrage te leveren. Johan zal eind juni een bijeenkomst met potentiële sponsors (laten) organiseren. Iedereen moet dus uiterlijk 15 mei bedrijfsgegevens doorgeven. Ruud zal de gasten in ons clubhuis ontvangen en vertellen wat de mogelijkheden zijn. We moeten zorgen voor een goede catering, want dat onthouden de mensen. Deze bijeenkomst duurt van 16.00 uur in de middag tot ongeveer 18.30 uur. De secretaresse van Johan zal vandaag nog wat voorbereidingen treffen voor die sponsorbijeenkomst. Zo zal zij een draaiboek maken voor de voorbereiding ervan. Verder maakt zij een wervende brief om eventueel nog andere sponsors te verkrijgen. Daarin staat b.v. iets over de opzet en de bedoeling van het toernooi. Ook wordt de bijeenkomst van eind juni aangekondigd. Bij die wervende brief komt een bijlage (boekje of zo) met informatie over rugby in het algemeen en over DIOK. Een voorwoord daarvoor heeft Marga al gemaakt (memo).

    Bovendien regelt zij alvast de catering voor 30 personen. Wordt dat een high tea of toch iets met een borrel? Tenslotte stelt zij een voorcalculatie op voor deze bijeenkomst. Voorstel catering (Marga/Jan) en voorcalculatie (Jan) komen op een memootje voor hen.
     
  6. Inzet vrijwilligers
    Om de kosten van het toernooi tot een minimum te beperken, zal er een beroep worden gedaan op de leden om hand- en spandiensten ten behoeve van de toernooiorganisatie te verlenen. Er zal een toernooiwerkgroep in het leven worden geroepen onder voorzitterschap van Nico.
    De secretaresse van Johan zal een brief aan sommige leden schrijven om te vragen of ze een bijdrage willen leveren aan het internationale toernooi. We hebben mensen nodig voor de voorbereiding, ontvangst van de gasten, tijdens de wedstrijden, voor het avondprogramma e.d. In het ledenbestand staat aangegeven wie van de leden bij een vorig toernooi een bijdrage hebben geleverd en in welke “functie” dat was. Voorlopig worden alleen die leden benaderd met een brief die aan de gegevens van het ledenbestand gekoppeld kan worden. Die brief hoeft vandaag niet de deur uit.
    De uitzendkracht die DIOK de komende weken inhuurt, zal de aanmeldingen voor deelname aan deze werkgroep registreren, de afspraken die door de werkgroep worden gemaakt, schriftelijk vastleggen en de voortgang van de gemaakte afspraken bewaken.
     
  7. Rondvraag
    Er zijn geen bijdragen.
     
  8. Sluiting
    Marga sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn/haar bijdrage.

___________________________________________________________________________