Een voorzitter moet altijd proberen te bereiken dat de behandeling van een agendapunt uitmondt in een besluit. Dat besluit kan een actiepunt zijn. Het besluit kan ook slechts de mening van de vergadering weergeven.
Wanneer de vergadering een besluit neemt, moet de voorzitter dat besluit duidelijk en nadrukkelijk uitspreken.
Zo’n duidelijke vastlegging van een besluit is tevens een signaal naar de notulist.
Vaak weet de voorzitter dat er tegen een besluit geen bezwaren zijn; hij kijkt dan even rond en neemt het besluit aan. Maar soms merkt hij dat de meningen verdeeld zijn. Hij zal dan het ‘besluit’ als voorstel in stemming brengen. Hij moet dan wel alle argumenten voor of tegen hebben gehoord. Een voorstel moet niet te vlug in stemming gebracht worden.
Stemverklaring
De voorzitter kondigt aan dat hij een voorstel in stemming wil brengen. Deelnemers kunnen als ze daar behoefte aan hebben, verzoeken om een stemverklaring af te leggen. Ze leggen dan uit waarom ze onder voorbehoud voor of tegen stemmen, of waarom ze zich van stemming onthouden. Een stemverklaring moet kort en duidelijk zijn. Ze mag geen aanleiding vormen tot een nieuwe discussie. De overige deelnemers moeten de stemverklaring voor kennisgeving aannemen.
Hoofdelijke stemming
Nadat er eventueel stemverklaringen zijn gegeven, vraagt de voorzitter wie er hoofdelijke stemming wenst. Bij hoofdelijke stemming worden de stemmen, zowel voor als tegen, exact geteld. Zodra minstens een deelnemer hoofdelijke stemming wil, zal de voorzitter daaraan tegemoet moeten komen. Allereerst komt dan het probleem of er schriftelijk of mondeling moet worden gestemd. Als hierover niets in de statuten (de reglementen) geregeld is, zal de vergadering eerst daarover moeten beslissen. De gewoonte is dat over personen schriftelijk – en dus geheim – wordt gestemd en over zaken mondeling.
Wanneer wordt een voorstel nu aangenomen? We kennen verschillende soorten van besluitvorming.
Democratisch besluit
Bij een democratisch besluit wordt een voorstel aangenomen, als het de helft plus een van het totaal aantal stemmen krijgt. Deze besluitvorming wordt veel toegepast.
Meerderheidsbesluit
Bij het meerderheidsbesluit is van tevoren een bepaalde verhouding van de stemmen vastgesteld. Bijvoorbeeld, het voorstel moet een tweederde of 75% van het aantal stemmen krijgen. Men kan ook een ander aantal afspreken.
Unanimiteitsbesluit
Een unanimiteitsbesluit is een besluit waar iedereen het mee eens is.
Compromis
Bij het compromis past men het voorstel zelf aan. Zou men dit niet doen, dan blijven mensen dwarsliggen en krijgt men geen meerderheid die voor dit voorstel is.
Consensus-besluit
Consensus betekent ‘overeenstemming van meningen en gevoelens’ (Van Dale). Bij een consensus-besluit is niemand echt tegen. Men heeft misschien wel opmerkingen over details, maar men is het met de geest van het voorstel eens. Hoewel niet ieder lid er volledig achterstaat, vindt men dit besluit het best haalbare. Als iemand een principieel bezwaar heeft, kan er natuurlijk geen consensus-besluit genomen worden.
Minderheidsbesluit
Men kan zelfs een besluit nemen als slechts een minderheid voor is. Als de meerderheid zich niet tegen het voorstel verzet, bijvoorbeeld omdat er geen echt alternatief is, wordt zo’n voorstel aangenomen met een minderheidsbesluit.