Inleiding
Met Microsoft Forms kun je een online vragenlijst, enquête of quizz maken. Het is een onderdeel van Office 365 welke door onze school gebruikt wordt. Dat betekent dat het een veilige tool is. Google Forms mag om die reden niet gebruikt worden!
Bij gebruik van Microsoft Forms ontvangen deelnemers een link, vullen de Forms in, en versturen hun antwoorden.
De antwoorden kunnen in Forms zelf bekeken worden en komen in een (Excel-) spreadsheet beschikbaar.
Forms in Office 365
Op dit werk rust een Creative Commons CC By licentie. Lees hier de voorwaarden.
Auteurs: I-coaches Noorderpoort
Leerdoelen
Leerdoelen
1. Het maken van digitale vragenlijsten
2. Het maken van korte toetsjes om in je lessen te gebruiken om na te gaan wie wat van de leerstof begrepen heeft.
Wat kan ik er mee?
Forms is een tool voor een online vragenformulier of quizz. Je kunt meerkeuzevragen, open vragen en vragen met een 'schaalwaardering' gebruiken.
In het Forms-venster kun je kiezen voor een nieuw formulier, een nieuwe quiz, of een Forms openen ie je eerder hebt gemaakt.
Elke Forms heeft een unieke link voor deelnemers om de vragenlijst in te vullen. Als auteur kun je het resultaat op bekijken in Forms, waarbij je het totaaloverzicht of resutaten per respondent kunt zien, of de kale resultaten in Excel
Van ingestuurde formulieren worden datum en tijdstip van insturen automatisch vastgelegd.
Van invullers met een Noorderpoort account (mailadres) kunnen naam en mailadres automatisch bij de resultaten worden weergegeven. Dit moet je vooraf instellen.
De link voor het invullen van een formulier of quizz kun je bijvoorbeeld delen via mail of chat.
Voorbeeld totaalresultaat van een meerkeuzevraag
Met Microsoft Forms kun je op zeer eenvoudige wijze digitale vragenlijsten maken en verspreiden om informatie te verzamelen. De vragenlijsten bevatten meerdere vraagvormen (denk aan meerkeuzevragen, open vragen en "rating" vragen). Alle vraagvormen worden verderop in dit arrangement behandeld.
In de toepassing zit de mogelijkheid om de vragenlijst een aantrekkelijk uiterlijk te geven.
Vragenlijsten kunnen zowel anoniem als op naam worden uitgezet.
De tweede toepassing van Forms is die van - eenvoudige - toets. Er bestaan meer geavanceerde toetsprogramma's met een veelheid aan vraagvormen en analysemogelijkheden, zoals de toetstoepassing van Its Learning of het online toetsprogramma Quayn. Het voordeel van een toetsje gemaakt in Forms zit vooral in de eenvoud waarmee het is te maken en te verspreiden. Geen ingewikkelde programma's en veel mogelijkheden, maar eenvoudig en voor iedereen toepasbaar. Dat maakt Forms bij uitstek geschikt als wrap-up mogelijkheid van een les. Vooral bij lessen met een hoog kennis-overdracht gehalte is Forms een prachtig middel om de leerstof aan het eind van de les in een actieve vorm nog eens door het werkgeheugen van de student te laten gaan. Door het beantwoorden van vragen over de zojuist aangeboden leerstof wordt deze als het ware nog eens herhaald, waardoor de onthoud factor aanzielijk stijgt.
Uitvoering
Forms starten
Als auteur start je Forms vanuit Office 365 Bijvoorbeeld in de NoorderPortal of een andere Office 365 toepasing klik je linksboven op de 9 puntjes (in vierkantje) en dan kiezen voor Forms. Of start Forms op de Portal via de tegel in Mijn apps.
Kies voor een nieuw formulier of nieuwe quizz,
Start met het geven van een Naam en een toelichting of omschrijving van het formulier.
Een nieuw formulier
Kies de optie 'Nieuwe formulier' en vul hierop de titel in en eventueel een toelichting.
Het formulier wordt automatisch opgeslagen met de titel als naam. Bestaat de naam al, dan komt er een volgnummer bij.
Rechtsboven (3 puntjes) is een menu voor (meer) instellingen.
De knop [+ Nieuwe toevoegen] is voor het toovoegen van Vragen of tekst
Vragen invoeren
Het onderdeel [ + Nieuwe toevoegen] opent een menu voor het toevoegen van onderdelen op de vragenlijst.
De mogelijkheden zijn:
- Antwoorden met keuzerondjes (Multiple Choice); Je kunt instellen dat aanvinken van meerdere antwoorden mogelijk is (keuzevierkantjes) Bij en Quizz gebruik je deze vraagvorm ook en moet je tevens het correcte antwoord meegeven. Dit is de meest gebruikte vraagvorm.
- Anwoorden met tekst (Open vraag'); Je kunt instellen of het antwoord in korte tekst moet (max. 255 karakters) of lange tekst mag bevatten.
- Beoordeling (like/unlike); In feite een Ja /Nee antwoord.
- Een datum; Met deze optie wordt het antwoord in het Microsoft datumformaat opgeslagen.
- Uit het menu met extra opties:
- Classificatie geeft de mogeliijkheid om een rangschikking aan te geven (bijv, Prioriteit)
- De 'Likert' soms handig als voor meerdere onderwerpen steeds dezelfde waarderingsschaal wordt gebruikt. Bijvoorbeeld bij de antwoordschaal: Onbelangrijk - Neutraal - Belangrijk, kan een deelnemer/respondent voor meerdere onderwerpen aangeven hoe belangrijk iets wordt gevonden. Het is een compacte manier om meerdere keren een vergelijkbare vraag te stellen.
- De Sectie geeft de mogelijkheid de vragenlijst op te delen. Dit kan handig zijn als je (op basis van een Ja/Nee-antwoord) een 'sprong' in de lijst laat maken (een deel van de lijst kan overgeslagen worden)
Toepassing
Waar vind ik Forms?
Waar vind ik Forms?
Forms is toegankelijk via de Noorderportal. Ergens op je startpagina staat de knop Office 365 installeren. Dat is een wat verwarrende naam voor de toegang tot alle apps die Microsoft aanbiedt. Het aantal apps neemt nog steeds toe, dus het loont om af en toe eens te kijken welke apps beschikbaar zijn.
Nadat je op bovenstaande knop hebt geklikt kom je deze apps tegen. Veel ervan zul je al direct herkennen.
Helemaal rechts staat de toepassing Forms.
De digitale vragenlijst
Maken van een digitale vragenlijst
Het maken van een digitale vragenlijst
Stap 1 Ga naar Forms
Stap 2 Kies Nieuw Formulier
Stap 3 Geef je vragenlijst een naam. Het is handig om een naam te bedenken die het onderwerp van je vragenlijst weergeeft. Onder het veld van de naam van de vragenlijst kun je in het veld Beschrijving desgewenst een beschrijving zetten.
Je kunt elke vraag voorzien van een afbeelding met deze knop, die rechts boven aan de vraag te vinden is.. 
Stap 4 Maken van vragen. Klik op Nieuwe toevoegen.
Je kunt de volgende vraagvormen kiezen.
- Keuze. Dit is de bekende meerkeuzevraag.
- Tekst. Hiermee stel je een open vraag.
- Beoordeling. Hiermee vraag je de respondent om een beoordeling.
Er zijn twee schalen, namelijk beoordeling op een schaal van 1 tot 5 en
beoordeling op een schaal van 1 - 10. Je kunt kiezen voor sterren of voor
een cijfermatige beoordeling (denk aan een rapportcijfer).
- Datum. Hierbij kan de respondent een datum invullen als antwoord.
Bijvoorbeeld op de vraag: "Wat is uw geboortedatum?
- Classificatie. Hierbij kun je de respondent vragen om items in volgorde van belangrijkheid te zetten.
- Likert vraag. Hiermee kun je een rastervraag maken. Bijvoorbeeld de vraag met welke frequentie een aantal sociale media worden gebruikt. Of hoe belangrijk een respondent een serie items voor de respondent is.
- De Netpromoter score. Dit is een prefab vraag die je vaak tegenkomt in klantenenquetes.
Per vraag kun je verder instellen of de vraag verplicht is of niet. Dit kan via de knop Vereist.
Uitleg per vraagvorm
Meerkeuzevraag
Formuleer de vraag. Voeg eventueel een afbeelding toe.
Standaard staan er 3 antwoordmogelijkheden klaar.
Via Optie toevoegen kun je meer toevoegen. Daarnaast kun je ook een optie Anders toevoegen. Bepaal tot slot of de vraag wel of niet vereist is.
Rechts onder, naast de knop vereist, staan drie puntjes. Daar is onder andere de optie beschikbaar om de antwoorden in een willekeurige volgorde weer te geven.
Meerdere antwoorden mogelijk
Een speciale vorm van de meerkeuzevraag is de mogelijkheid om vragen te stellen waarbij meerdere antwoorden mogelijk zijn.
De wijze van maken van de vraag is als die van de meerkeuzevraag, alleen moet onder aan de vraag de optie "Meerdere antwoorden mogelijk" worden aangezet. 
Het resultaat kan er dan uit zien zoals hier onder.
Tekst
Bij deze vraag hoe je alleen de vraag in het vraagveld te zetten. De respondent krijgt een leeg tekstveld te zien waarin deze een eigen antwoord kan typen. Voor vragen waarbij de respondent met een kort antwoord kan volstaan is dit genoeg.
Als de respondent om een lang antwoord wordt gevraagd is het verstandig om de optie Lang antwoord aan te zetten.
Beoordeling
De vraagvorm Beoordeling is heel geschikt om de tevredenheid over een onderwerp, een les, een presentatie of een dienst te achterhalen.
Je kunt kiezen voor een beoordeling in sterren of een beoordeling met een getal. Het aantal sterren of de cijfermatge beoordeling kun je instellen tussen 2 en 10.
Datum
Deze vraag is alleen geschikt om te vragen naar een datum. Bijvoorbeeld wanneer de respondent geboren is. De respondent ziet direct op welke wijze de datum moet worden ingevuld.
Classificatie
Deze vraagvorm is niet direct zichtbaar maar kun je vinden via de naar beneden gerichte pijl rechts van Datum.
Daar staan ook nog twee andere vraagsoorten, namelijk de Likert vraag en de Net promoter score.
Likert vraag
De Likert vraag wordt ook wel rastervraag genoemd. Deze vraagvorm is erg geschikt om in één vraag de score op een aantal items uit te vragen. Bijvoorbeeld zoals in onderstaand voorbeeld over de frequentie van het gebruik van een aantal sociale media. Ook is de vraagvorm heel geschikt om houdingen en meningen over een bepaald onderwerp te meten.
Een vragenlijst met vertakkingen
Forms kent de mogelijkheid om een vragenlijst met vertakkingen te maken.
Dit is handig in situaties waarin wordt gevraagd of iemand wel of niet met een bepaalde situatie te maken heeft (gehad). Bijvoorbeeld bij onderstaande vraag.
Als een respondent op deze vraag bevestigend antwoordt is het de bedoeling dat de volgende vraag een vraag is die opvraagt welke vormen van overlast dan worden ervaren. Dit is dan vrijwel een meerkeuzevraag met meerdere antwoorden mogelijk. Bijvoorbeeld onderstaande vraag.
Het is in deze situatie echter niet de bedoeling dat een respondent die het antwoord "Nee" heeft gegeven deze vraag onder ogen krijgt.
Die moet direct op de volgende vraag terechtkomen. Bijvoorbeeld de vraag hieronder.
Hoe maak je een vertakking?
In bovenstaande situatie is het de bedoeling dat de vertakking in vraag 1 wordt aangebracht. Een respondent die "Ja" heeft geantwoord moet gewoon naar vraag 2 worden gebracht. Maar een respondent die "Nee" heeft gezegd moet vraag 2 overslaan (in de zien van niet eens te zien krijgen) en direct bij vraag 3 terecht komen.
Helemaal rechts staan 3 puntjes. 
Het stappenplan voor de vertakking is als volgt.
1. Ga in vraag 1 staan zodat deze actief te bewerken is.
2. Klik op de 3 puntjes helemaal rechts en kies Vertakking.
3. Achter de antwoordmogelijkheden wordt zichtbaar Ga naar Volgende.
4. Vervang bij "Nee" volgende door Vraag 3. Hoe is de relatie met uw buren?
5. De vertakking is nu gemaakt. De respondent die "Nee" heeft geantwoord ziet vraag 2 niet en gaat direct door naar vraag 3.
6. Het spreekt vanzelf dat deze mogelijkheid meerdere keren in een vragenlijst kan worden toegepast.
Opmaak van de vragenlijst
Het delen van de vragenlijst
De vragenlijst is helemaal klaar en je bent tevreden over het uiterlijk. Het is tijd om de vragenlijst uit te zetten en antwoorden te verzamelen.
Allereerst moet je de keuze maken of de antwoorden anoniem worden ingeleverd of dat de naam van de respondent via het mailadres zichtbaar wordt bij de antwoorden.
Hiervoor gaan we naar Instellingen. De instellingen vind je via de drie puntjes helemaal rechts boven aan.
De optie Iedereen met de koppeling kan antwoorden is de manier om de antwoorden anoniem te verzamelen.
De optie "Alleen personen in mijn organisatie kunnen antwoorden" kan zowel anoniem als niet anoniem. Als je deze optie aanvinkt komt eerst automatisch een vinkje te staan bij "Naam opnemen". Dat vinkje kun je weer uitzetten. De optie "Een antwoord per persoon" is alleen mogelijk bij "Alleen personen in mijn organisatie".
Opties voor antwoorden.
De optie "Antwoord accepteren" is feitelijk overbodig, want dat is bij een vragenlijst vast de bedoeling. Via de mogelijkheden daaronder kan een begin- en een einddatum aan de vragenlijst worden gegeven. Vóór dan wel na de ingevulde datum is het dan niet mogelijk om antwoorden in te vullen.
Verder kan het bedanktbericht naar eigen smaak worden aangepast.
Indien je het gewenst vindt dat een respondent een bedankbericht krijgt na het inuvllen van de vragenlijst kun je deze optie aanzetten. De laatste optie lijkt me erg vermoeiend voor de respondent.
De vragenlijst verzenden naar de respondenten.
De vragenlijst is klaar, het uiterlijk is naar wens en de juiste instellingen zijn aan de vragenlijst meegegeven. Nu kan de vragenlijst daadwerkelijk worden verspreid. Dit kan met de knop 
Onderstaande mogelijkheden komen tevoorschijn.
De mogelijkheden om de vragenlijst aan respondenten aan te bieden zijn (van links naar rechts):
- de koppeling per e-mail versturen. Om dit snel te doen gebruik de knop "Kopiëren". Plak de link in een e-mail en verstuur deze.
- een QR code maken
De QR code die ontstaat kan worden gedownload en verspreid. Respondenten kunnen de QR code scannen op hun telefoon of tablet en de vragenlijst invullen.
- de vragenlijst insluiten op een webpagina. Kopieer de insluitcode en plak deze in een webpagina of Sway.
Andere mogelijkheden om de vragenlijst te delen.
De vragenlijst kan als sjabloon worden gedeeld. Anderen kunnen de vragenlijst dan dupliceren en zelf gebruiken voor hun eigen doelgroepen.
De vragenlijst kan worden gedeeld met anderen zodat deze ook aan de vragenlijst kunnen werken. Ze kunnen dan vragen bewerken en toevoegen, antwoorden bekijken en de vragenlijst op hun beurt delen met anderen.
Als de vragenlijst helemaal klaar is, wordt het tijd om aan het uiterlijk te werken.
Via de knop 
krijg je al een eerste indruk van de manier waarop de vragenlijst er uit komt te zien.
Daarbij zijn er twee preview mogelijkheden, namelijk voor Computer en voor Mobiele telefoon.
Om de vragenlijst er echt mooi uit te laten zien is de knop Thema beschikbaar.
Er zijn meerdere vlakke achtergronden er voorgemaakte thema's beschikbaar. Het volstaat om er één aan te klikken om de vragenlijst het gekozen thema te geven. Het Plusteken geeft de mogelijkheid om een zelfgekozen afbeelding (online of vanaf de computer of One Drive) aan de vragenlijst toe te voegen als thema.
Forms als toets
Het maken van een toets
Uitleg maken van een toets
1. Voor het maken van een toets is de eerste stap de keuze Nieuwe quiz op de startpagina van Forms.
2. Geef je toets een naam en desgewenst een beschrijving in de regel er onder.
3. Maak de vragen. De quiz heeft dezelfde vraagmogelijkheden als de vragenlijst (zie hierboven).
Niet alle mogelijkheden zijn echter even relevant voor een toets.
Net als bij de digitale vragenlijst is het mogelijk om een afbeelding toe te voegen aan de toetsvraag.
Multiple Choice
De meest gebruikte mogelijkheid is "Keuze".
Hiermee kunnen meerkeuzevragen worden gemaakt.
Om een echte toetsvraag te krijgen moeten de volgende zaken worden ingesteld:
- het juiste antwoord moet worden gemarkeerd.
- de te behalen punten moeten worden ingevuld.
- de vraag moet op vereist worden gezet.
Per antwoord kun je nog feedback toevoegen.
Vraagvorm Tekst
Deze vraagvorm is een open vraag. Je kunt het te geven antwoord invullen. Indien de student dan exact dat antwoord geeft scoort de student het te verdienen punt. Het is wel mogelijk alternatieve antwoorden toe te voegen die dan ook goed worden gerekend.
Classificatievraag
Bij deze vraagvorm kan worden gevraagd om zaken in een rangorde te zetten (bijvoorbeeld van groot naar klein). Ook kun je vragen om de stappen van een bepaald proces in de juiste volgorde te zetten.
Het afnemen van de toets.
De toetsinstellingen zijn beperkt. Bij toetsen die onderdeel zijn van het eren is het belangrijk dat de student zelf na afloop kan zien welke antwoorden goed en fout waren en wat de juiste antwoorden op de vragen zijn.
Automatisch geeft Forms onderstaande instelling. Uiteraard is het van belang dat de docent kan zien welke student welke antwoorden heeft gegeven. Een toets is nooit anoniem. Dit geeft de mogelijkheid om per student gepersonaliseerd extra leerstof of uitleg aan te bieden. Als het een toets is die echt gericht is op het leren van feiten is het mogelijk om de toets meerdere keren te laten maken. In dat geval het onderste vinkje weghalen.
Ook de antwoordopties kunnen worden ingesteld. De begin- en einddatum kunnen worden ingevuld, de toets is beschikbaar gedurende de ingestelde periode.
De optie "Vragen in willekeurige volgorde weergeven" is nuttig in een klassikale situatie als de studenten naast elkaar zitten in de klas en de toets gelijktijdig maken.
Het aanbieden van de toets
De meest gebruikte manier om de toets aan studenten aan te bieden is via de link die een electronische leeromgeving wordt geplaatst. Studenten klikken op de link en maken de toets.
Het is ook mogelijk om de link per e-mail of Whats app aan de studenten te sturen. In het geval van Whats app moet dan wel eerst aan een aantal voorwaarden uit de AVG - de privacy wetgeving - zijn voldaan, omdat Whats app data van gebruikers verzamelt.
De toetsresultaten
Als de toets gemaakt is kan de docent de antwoorden van de klas bekijken. Studenten kunnen - indien ingesteld - direct na het maken van de toets hun resultaat bekijken.
Student ziet eigen resultaat
Na het maken van de toets ziet de student onderstaand bericht. Via de knop "Resultaat weergeven" kan de student het behaald aantal punten zien, welke vragen juist dan wel onjuist zijn beantwoord en wat de juiste antwoorden zijn per vraag.
Docent ziet de antwoorden
De docent ziet na afloop van de toets de volgende informatie:
- het aantal personen dat de toets heeft gemaakt.
- een grafische weergave per vraag van de verhouding tussen goede en foute antwoorden.
De antwoorden en scores per student kunnen worden gedowload in Excel.
Meer informatie
Meer informatie over het gebruik van Forms vind je oa. op:
Er zijn nog veel meer sites die informatie bieden
De antwoorden op de vragenlijst
Forms verzamelt de gegeven antwoorden en maakt daar automatisch een grafische weergave van. Hieronder staan een aantal voorbeelden van deze weergaven.
Meerkeuzevraag
Zowel de absolute aantallen als de procentuele verdeling wordt zichtbaar.
Beoordelingsvraag
Het aantal antwoorden en de gemiddelde score is direct zichtbaar.
Meerkeuzevraag meerdere antwoorden mogelijk
Open vraag/Tekst vraag
Bij deze vraagvorm is het niet mogelijk om een grafische weergave te maken. De meest recent gegeven antwoorden worden direct zichtbaar, via "Meer details" worden alle gegeven antwoorden zichtbaar.
Likert vraag
De score per item wordt direct zichtbaar. Door te hooveren over een balk wordt ook het percentage gegeven.
Classificatievraag
De gemaakte keuzes van de respondenten worden zichtbaar, door te hooveren wordt ook het percentage van de keuzes zichtbaar.
Tips en trucs
- Bedenk goed wat voor jouw doelgroep goede en begrijpelijke vragen zijn.
- Houdt de vragenlijst zo kort mogelijk
- Gebruik gelijksoortige vragen (antwoorden in vergelijkbare vogorde (bijv. onvold -- goed)
- Zet vragen die niet voor iedereen van toepasing zijn bij elkaar en laat ze met een Ja/Nee vraag overslaan.
- Laat bij vragenlijsten voor Noorderpoort (als ze niet anoniem moeten) direct de naam en het mailadres meekomen met de antwoorden.(Dan hoeft dat niet gevraagd/ingevuld)
Bronnen
De volgende sites en documenten zijn geraadpleegd en in meerdere gevallen is hiervan materiaal opgenomen in dit arrangement of 1 van de onderdelen daarvan.
Contact
Heb je aanvullingen op de beschreven werkvormen?
Neem contact op met de I-coaches van Noorderpoort via dit e-mailadres
Op dit werk rust een Creative Commons CC By licentie. Lees hier de voorwaarden.
Auteurs: I-coaches Noorderpoort
