Theorie
Indeling
Een e-mail is eigenlijk een brief die je via de computer verstuurt. E-mails zijn meestal korter dan brieven.
Een zakelijke e-mail heeft een aantal vaste onderdelen:
De onderdelen staan altijd in deze volgorde. Na ieder onderdeel maak je een witregel.
In de inleiding leg je uit waarom je de e-mail schrijft. De lezer moet meteen begrijpen waarom hij de e-mail moet lezen, of wat hij met het berichtje moet doen.
In de kern vertel je waar het echt om gaat. Op welke vragen wil je een antwoord? Waar en wanneer is het feest? In de kern schrijf je de boodschap. De kern is langer dan de inleiding en bestaat uit minstens drie volle regels.
In het slot schrijf je wat je van de lezer verwacht of je bedankt de lezer alvast. Het slot is ook weer kort en kan soms gewoon de afsluiting van de e-mail zijn.
Extra aandachtspunten
Bij het schrijven van een zakelijke e-mail moet je op een paar dingen letten.
-
als je de aanhef ‘Geachte’ gebruikt, schrijf je daarna nooit een voornaam en je gebruikt ook geen voorletter(s);
-
na de aanhef krijg je een komma en sla je een regel over;
-
na de aanhef begin je met een hoofdletter;
-
‘mevrouw’ of ‘heer’ schrijf je voluit;
-
je schrijft ‘u’;
-
na ‘Met vriendelijke groet’ schrijf je een komma en sla je een regel over.
Adressering
hebt vast weleens een e-mail verstuurd. Als je een e-mail naar iemand stuurt, is het belangrijk dat je de e-mail goed adresseert. Als je een klein foutje maakt, gaat het al mis en krijg je de e-mail terug. De e-mail adresseren doe je in de adresbalk. Bij een e-mail is dat de bovenste invulbalk.
-
In de eerste balk schrijf je achter ‘Aan’ het e-mailadres. In een e-mailadres zie je altijd een @. Dat heet een apenstaartje, maar je mag ook ‘at’ (dat is Engels, spreek uit: et) zeggen. Een e-mail kun je naar één persoon sturen, maar ook naar meer mensen tegelijk. In deze balk kun je heel veel adressen kwijt. Tussen de verschillende namen zet je een puntkomma (;). Veel computers doen dat automatisch.
Bijvoorbeeld: j.dewit@orange.nl; marsha007@dds.nl; jojodejo@gmail.com.
-
In de tweede balk, achter CC, kun je nog een adres kwijt. Dit gebruik je niet zo vaak. CC betekent copie conforme (Frans) en carbon copy (Engels). Het betekent dat je een kopie van het bericht stuurt naar de mensen die je hierachter invult. Meestal blijft deze regel leeg.
- In de derde balk ten slotte type je wat het onderwerp van je e-mail is. De ontvanger van je e-mail kan dan direct zien waar het over gaat. Vul hier altijd iets in, want mensen die veel e-mails krijgen, vinden dat erg fijn.
Opdracht
Deze week ga je een e-mail maken. Je gebruikt de theorie hieronder.
Je maakt de email in WORD ( zie format)
Onderwerpen
1. Je schrijft naar een uitgeverij, omdat je jouw recept in een kookboek wilt.
2. Je schrijft naar een restaurant, omdat je een dagje in de keuken wilt meelopen
3. Je schrijft naar RTL, omdat je mee wil doen met Junior masterchef.
Format
Als je klaar bent met je e-mail, lees je hem nog een keer door. Heb je niks vergeten? Staan er geen fouten in? Denk ook aan hoofdletters. Als de e-mail helemaal goed is, lever hem dan via de ELO in.
Format e-mail
