Wij gaan werken met SharePoint. Via SharePoint hebben we vanaf iedere plek en op ieder tijdstip via internet toegang tot EHL- en locatienieuws, documenten en kunnen we gemakkelijker samenwerken.
Binnen SharePoint is het mogelijk om met collega's in een groep samen te werken. Groepsleden kunnen:
zien welke collega's er in de groep zitten
nieuws en informatie delen
bestanden maken, delen en er gezamenlijk in werken
notities maken en delen
afspraken maken in een gezamenlijke agenda
een gezamenlijke planner, to-do-list maken en delen
Deze wikiwijs is bedoeld om je te helpen bij het werken binnen de SharePointgroepen. Vind je het prettiger een filmpje te kijken, dan zijn er twee korte filmpjes beschikbaar:
Heb je suggesties en/of verbeteringen voor deze wiki? Klik in de colofon op de naam van de auteur en stuur een e-mailbericht naar de auteur Anne-Marie Ophoff.
SharePoint of OneDrive?
Op dit moment heb je op veel verschillende plekken bestanden staan (H-schijf, I-schijf en overige opslag). Deze informatie moet overgezet worden naar OneDrive of SharePoint. Onderstaand schema helpt je te bepalen of het bestand naar SharePoint of naar OneDrive overgezet moet worden:
Voordat je alles overzet naar SharePoint of OneDrive is het verstandig te bepalen of je het bestand uberhaupt overgezet moet worden. Die onderstaand schema om te bepalen of het bestand weg kan of overgezet moet worden:
Tip: Staan de bestanden nu ook al op een gezamenlijke plek (vakgroep/team/collega's), spreek dan af wie de migratie gaan uitvoeren!
Het intranet van Carmel verschijnt. Aan de rechterzijde zie je een aantal ‘tegels’. Klik rechts op de tegel van het Etty Hillesum Lyceum.
Je komt nu op de SharePoint omgeving van het Etty Hillesum Lyceum. Links zie je het EHL/schoolnieuws. Je ziet het EHL-nieuws en het nieuws van de locatie (of locaties) waar jij werkt.
Via Office 365/webmail
Naast de ‘officiële route’ zijn er ook meerdere mogelijkheden om snel verschillende groepen te bereiken:
Via website EHL
Je kunt via de website van Etty Hillesum Lyceum op SharePoint komen:
Je komt nu op een pagina waarin de door jou veel gebruikte- en aanbevolen sites staan. Klik op de tegel van de de omgeving waar je heen wilt. Als je geen tegels ziet, kun je de groep volgen [LINK].
Het tabblad 'nieuws' bevat EHL/schoolnieuws. Documenten is een EHL/schooldocumentenbank. Binnen de tabbladen 'organisatie', 'vaksecties', 'projecten' en 'onderwijs' is het mogelijk om samen te werken binnen een groep.
Nieuws
Als je de SharePoint omgeving van het Etty Hillesum Lyceum binnenkomt, zie je links het EHL/schoolnieuws. Je ziet het EHL-nieuws en het nieuws van de locatie (of locaties) waar jij werkt. Je ziet geen nieuws van locaties waar je niet werkt.
Dit interne nieuws is bedoeld voor medewerkers van de eigen school, niet voor bijvoorbeeld ouders of leerlingen.
Klik op het het tabblad ‘nieuws’.
Je ziet nu de nieuwspagina. Op de pagina wordt het EHL-nieuws (links) apart getoond van het schoolnieuws. Klik op de schoolnaam, in dit geval 'Arkelstein'.
Nu kom je op de nieuwspagina van Arkelstein en zie je recente en oudere nieuwsberichten.
Opmerking: Om terug te gaan naar het beginscherm, klik op het Etty Hillesum Lyceum-logo of op 'startpagina'.
Documenten
In het onderdeel 'documenten' kun je alle locatie(overstijgende) algemene documenten van je school vinden. Dit zijn documenten die definitief zijn en voor iedereen van belang om te weten. Denk bijvoorbeeld aan de schoolgids, jaarplanning, etcetera. Je kunt hier zelf wel documenten bekijken en lezen, maar niet wijzigen of uploaden.
Klik op het tabblad ‘documenten’.
Je ziet nu links de links naar de schooldocumenten en middenin de EHLdocumenten:
Zoek het document dat je nodig hebt. Gebruik eventueel het zoekvenster 'zoek documenten'.
Een beperkt aantal medewerkers heeft rechten om documenten te plaatsen in dit onderdeel. Bijgaand de handleiding hiervoor.
Organisatie
Met name de OOP-ers zullen samenwerken binnen het tabblad 'organisatie'. Denk hierbij aan de administratie, roostermakers, etc.
Klik op het tabblad ‘organisatie’.
Je ziet nu organistiegerelateerde groepen waartoe jij behoort.
Stel: Je werkt op de administratie bij Arkelstein, dan kan het zo zijn dat je onder het tabblad 'organisatie' deze drie tegels ziet:
Algemene informatie:
Een groep binnen SharePoint kun je zien als een website op zichzelf. Iedere groep heeft een eigen tegel. Je ziet alleen de tegels/groepen waar jij aan gekoppeld bent.
Alleen leden van de betreffende groep kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie samenwerken in een groep.
Eén of meerdere collega's uit de groep heeft/hebben rechten om andere medewerkers toegang te geven tot deze map (of de toegang weer in te trekken). Dit zijn de groepseigenaren.
Voor de goede orde: documenten die volgens procedures in andere systemen dienen te worden geplaatst of die een wettelijke bewaartermijn hebben, worden niet (alleen) op de SharePoint geplaatst.
Vaksecties
Het tabblad 'vaksecties' is de plek voor de sectie(s) om samen te werken. Iedere groep is een samenwerkomgeving voor een vaksectie. Binnen de groep is plaats voor alle documenten die docenten maken t.b.v. het onderwijs. Denk hierbij aan lesmateriaal, notulen van vergaderingen, proefwerken, werkbladen en opdracht-/toetsuitwerkingen.
Klik op het tabblad ‘vaksecties’.
Je ziet nu een tegel staan voor iedere vaksectie-groep waar je toegang toe hebt. Zo’n tegel geeft toegang tot een groep.
Stel: Je geeft aardrijkskunde op De Boerhaave. Je hebt dan toegang tot de tegel 'Aardrijkskunde BRH' en 'Aardrijkskunde EHL'.
Algemene informatie:
Een groep binnen SharePoint kun je zien als een website op zichzelf. Iedere groep heeft een eigen tegel. Je ziet alleen de tegels/groepen waar jij aan gekoppeld bent.
In ieder geval is de sectievoorzitter ‘eigenaar’ van de groep. Hij/zij heeft rechten om collega's toegang te geven (of de toegang weer in te trekken).
Alleen leden van de betreffende groep kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie samenwerken in een groep.
Eén of meerdere collega's uit de groep heeft/hebben rechten om andere medewerkers toegang te geven tot deze map (of de toegang weer in te trekken). Dit zijn de groepseigenaren.
Voor de goede orde: documenten die volgens procedures in andere systemen dienen te worden geplaatst of die een wettelijke bewaartermijn hebben, worden niet (alleen) op de SharePoint geplaatst.
Projecten
Voor projecten is het wenselijk een tijdelijke samenwerkomgeving te hebben, daarom is er een tabblad 'projecten'. Binnen de groep is plaats voor alle documenten die gemaakt worden in het kader van het project. Dit kunnen bijvoorbeeld verslagen zijn, concepten of definitieve stukken die in het kader van het project worden opgeleverd.
Klik op het tabblad 'projecten'.
Je ziet nu (g)een of meerdere tegels staan waar je toegang toe hebt. Zo’n tegel geeft toegang tot een groep.
Stel: Je zit in de groep Etty goes Uganda, zal zul je onderstaande tegel zien onder het tabbad 'projecten'.
LET OP: een project kan op ieder moment in de tijd beginnen en ook weer stoppen. Bij de inrichting zijn uiteraard alleen voor lopende projecten groepen gemaakt. Begin je met een project dan kun je via TOPdesk een groep voor je project aanvragen. De groep wordt vervolgens aangemaakt door Carmel-ICT.
Algemene informatie:
Een groep binnen SharePoint kun je zien als een website op zichzelf. Iedere groep heeft een eigen tegel. Je ziet alleen de tegels/groepen waar jij aan gekoppeld bent.
De projectleider van de projectgroep is ‘eigenaar’ van de groep. Hij/zij heeft rechten om andere medewerkers toegang te geven (of de toegang weer in te trekken).
Alleen leden van de betreffende groep kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie samenwerken in een groep.
Eén of meerdere collega's uit de groep heeft/hebben rechten om andere medewerkers toegang te geven tot deze map (of de toegang weer in te trekken). Dit zijn de groepseigenaren.
Voor de goede orde: documenten die volgens procedures in andere systemen dienen te worden geplaatst of die een wettelijke bewaartermijn hebben, worden niet (alleen) op de SharePoint geplaatst.
Onderwijs
Onder het tabbad ‘onderwijs’ zijn samenwerkomgevingen gemaakt voor een onderwijs(gerealeerde) teams. Je ziet alleen onderwijsteams waar je lid van bent. Binnen de groep is plaats voor alle documenten die gemaakt worden door het onderwijsteam. Denk bijvoorbeeld aan teamplannen of notulen van teamvergaderingen.
Klik op het tabblad 'onderwijs'.
Je ziet nu de tegels van de teams waar jij in zit.
Stel je zit op Het Vlier in team havo (maatschappijvakken), dan heb je toegang tot verschillende groepen:
Algemene informatie:
Een groep binnen SharePoint kun je zien als een website op zichzelf. Iedere groep heeft een eigen tegel. Je ziet alleen de tegels/groepen waar jij aan gekoppeld bent.
Alleen leden van de betreffende groep kunnen de documenten in hun groep zien en bewerken. Naast het delen van documenten is er binnen een groep nog veel meer mogelijk. Zie samenwerken in een groep.
Eén of meerdere collega's uit de groep heeft/hebben rechten om andere medewerkers toegang te geven tot deze map (of de toegang weer in te trekken). Dit zijn de groepseigenaren.
Voor de goede orde: documenten die volgens procedures in andere systemen dienen te worden geplaatst of die een wettelijke bewaartermijn hebben, worden niet (alleen) op de SharePoint geplaatst.
Wat moet ik weten en/of kunnen?
Samenwerken in een groep
Binnen de tabbladen 'organisatie', 'vaksectie', 'projecten' en 'onderwijs' is het mogelijk om groepen aan te maken. Een groep binnen SharePoint kun je zien als een website op zichzelf. Er zijn veel mogelijkheden, groepsleden kunnen:
zien welke collega's er in de groep zit
nieuws en informatie delen
bestanden maken, delen en er gezamenlijk in werken
notities maken en delen
afspraken maken in een gezamenlijke agenda
een gezamenlijke planner, to-do-list maken en delen
Binnen een groep bestaan er drie rollen: eigenaar, lid en gast/bezoeker. Een eigenaar kan anderen lid maken van een groep en ook weer als lid verwijderen. Het is handig als binnen een groep in ieder geval 2 personen de rol van eigenaar hebben.
Zowel een lid als een eigenaar kunnen de onderdelen van de groep die aan de linkerkant getoond worden (notities, gesprekken, planner etc.) zichtbaar en onzichtbaar maken. Ook kunnen zij nieuwe pagina’s toevoegen aan de groep. Daarnaast kunnen zij uiteraard bestanden uploaden en bewerken, nieuws voor de groep toevoegen, berichten sturen, notities maken, de agenda beheren, etc. Het is ook mogelijk een gast/bezoeker toe te voegen aan de groep. Een gast/bezoeker kan alleen de documenten en de teamsite bekijken. Hij/zij kan de gezamenlijke noties, agenda en planner niet inzien.
Groep(en) volgen
Om in de Office365/webmail variant (snel) naar de groepen in SharePoint te gaan, moet de groep gevolgd worden.
Dit kun je doen door:
Klik rechtsbovenin op 'niet volgend'
Er verschijnt nu 'volgend'
Links staat 'volgen' en 'recent'. Bij 'volgen' vind je de groepen die je volgt. Bij 'recent' vind je groepen waar onlangs in gewerkt is.
Documenten overzetten & opslaan
Binnen een groep kun je documenten (word, Excel, PowerPoint, etc.) maken of uploaden. Documenten waarin je samenwerkt (H-schijf) kunnen naar SharePoint. Documenten van jezelf of concepten die je nog niet wilt delen (I-schijf) kunnen naar OneDrive.
Nieuw document aanmaken
Ga naar de desbetreffende groep en klik op 'nieuw'
Kies welk type bestand je wilt aanmaken
Opslaan gebeurt automatisch
Uploaden bestand
Ga naar de desbetreffende groep en klik op 'uploaden', vervolgens op 'bestanden'
Zoek het bestand en klik op 'openen'
Het bestand is geupload
Bestanden slepen
Bij het plaatsen van meerdere bestanden in SharePoint is het 'slepen' van bestanden een makkelijke en snelle manier over het overzetten van de bestanden. Dit werkt vooral goed als je bestanden van je computer of bijv. de h-schijf naar SharePoint wil overzetten. Slepen van OneDrive naar SharePoint is niet mogelijk. Deze methode werkt het best in de browsers Firefox en Crome.
Volgen voortgang: Als je meerdere bestanden in één keer sleept naar SharePoint kun je de voortgang checken door:
klik rechts op '... items uploaden'. Je ziet nu alle bestanden één voor één uploaden.
Zie je de bestanden en/of mappen nog niet staan? Klik op F5. Als het goed is staan nu alle bestanden in SharePoint.
Bestanden overzetten van OneDrive naar SharePoint
Om bestanden over te zetten van OneDrive naar SharePoint, klik je in OneDrive met de rechtermuisknop op de map of het bestand dat je wilt overzetten. Je klikt op 'kopiëren naar' en kiest vervolgs de groep in SharePoint waar je de bestanden heen wilt kopiëren.
In de documenten in je groep kun je (net zoals je dat in OneDrive gewend bent met gedeelde bestanden) online en realtime samenwerken. Voordeel hiervan is: collega's zien direct de nieuwste (online) versie en je hoeft de bestanden niet (opnieuw) op te slaan en te uploaden.
Ga naar het document dat je online wilt bewerken
Er zijn twee varianten:
Nieuw bestand: Begin je in OneDrive met een nieuw document/spreadsheet/presentatie, dan kun je direct gaan typen: je staat meteen in ‘wijzigmodus’.
Bewerken bestaand bestand: Open je een bestaand document/spreadsheet/presentatie, dan start je in weergavemodus.
Klik bovenin op ‘document bewerken’
Klik op ‘bewerken in browser’.
Hieronder een voorbeeld van hoe 'realtime samenwerken' eruit kan zien:
Het document kun je bewerken én je kunt zien wie er nog meer aan het werk is in het document (op hetzelfde moment).
Documenten/mappen delen
De eigenaar en groepsleden (en eventuele gasten/bezoekers) hebben toegang tot alle documenten van de groep. Het kan handig zijn om met een persoon of meerdere personen een document en/of map te delen. Daarbij moet je je eerst afvragen of je alleen wilt dat diegene(n) het document en/of de map kan inzien of moet hij deze ook kunnen bewerken (dit kan alleen bij Office-bestanden).
Delen van de huidige versie van een document en/of map doe je door:
Selecteer het document of de map die je wilt delen
Klik op: koppeling kopieeren
klik op: Alleen de door u opgegeven personen kunnen bewerken...
Vul emailadres in
klik op vinkje aan/uit m.b.t. bewerken
Klik op: toepassen
Selecteer het document dat je wilt delen.
Klik op: delen
Vul emailadres in
Klik op: verzenden
De optie ‘delen’ is op allerlei plaatsen in SharePoint beschikbaar.
In het overzicht selecteer je een bestand of map en klikt op de 3 puntjes erachter. Er verschijnt een uitklaplijstje met de optie ‘delen’. Of: je selecteert het bestand of map en klikt in de balk erboven op 'delen'.
Bij het delen van Excel, Word of PowerPoint-bestanden kan je ervoor kiezen om die bestanden alleen in weergavemodus te delen of ook bewerkrechten toe te staan.
Daarnaast kun je ervoor kiezen om specifieke personen uit te nodigen om met een specifiek document of specifieke map mee te kijken of te bewerken. Je kunt ook mensen van buiten Carmel hiervoor uitnodigen: er verschijnt dan wel een waarschuwingstekst in beeld.
Bij het uitnodigen van personen kun je ervoor kiezen automatisch een mail met een uitnodiging te laten verzenden.
Het maakt niet uit vanuit welke plek je op de knop ‘delen’ klikt: je krijgt dezelfde opties te zien.
Als je een bestand gedeeld hebt dan kun je zien met welke mensen je het bestand gedeeld hebt. Dit kun je hier zien:
Kun je dit niet zien, dan kun je dit aanpassen in de instellingen door te klikken op:
Alle documenten (rechtsbovenin)
Huidige weergave wijzigen
'Gedeeld met' aanvinken
Document terugvinden
Wil je een document terugvinden dan kun je natuurlijk je mappen langsgaan. Maar je kunt ook met behulp van een filter of het zoekvenster je bestand terugzoeken.
Filter
Klik aan de rechterzijde op het ‘filter’ tekentje. Het deelvenster ‘filters’ wordt geopend.
Je kunt nu aanklikken in welke periode het bestand voor het laatst gewijzigd moet zijn, wie het gemaakt heeft en van welk type het moet zijn. Op die manier kun je ook gemakkelijk een bepaald bestand terugvinden.
Zoekvenster
Typ je zoekwoord of zoekwoorden in het zoekvenster linksboven en klik op het vergrootglas. De bestanden waarin het zoekwoord voorkomt worden getoond.
Standaard worden resultaten uit je eigen groep getoond, maar onderaan de pagina vindt je de optie ‘zoekopdracht uitbreiden tot heel SharePoint. Klik op deze optie om door de hele SharePoint-site van je school te zoeken.
Wat is verder handig om te kunnen?
Zoeken
SharePoint biedt mogelijkheden om alle onderdelen van een 'sitecollectie' te doorzoeken. Daarbij kun je instellen of het gaat om gegevens, personen of allebei.
Je kunt natuurlijk ook op de 'traditionele' manier zoeken, waarbij je je herinnert waar je ongeveer je spullen hebt opgeslagen en via steeds verder klikken op mappen/tegels uiteindelijk op de juiste plek terecht komt. Maar werken via het zoekvak in SharePoint zou weleens veel sneller kunnen gaan. Zeker het proberen waard! Zie ook document terugvinden.
Selecteer het bestand door het bolletje voor de bestandsnaam aan te vinken
Klik op 'verwijderen'
Nu verschijnt de vraag "Weet u zeker dat u dit item of deze items naar de Prullenbak wilt verzenden?"
Klik op 'verwijderen'
Voordat het document naar de prullenbak verplaatst, wordt eerst een controlevraag gesteld. Heb je toch op verwijderen geklikt, maar dit per ongeluk gedaan? Niets aan de hand! Het document staat in principe 30 dagen in de prullenbak. Je kunt het document dus gemakkelijk weer terugplaatsen:
Klik links op 'prullenbak'
Selecteer het bestand door het bolletje voor de bestandsnaam aan te vinken
Klik op 'terugzetten'.
Het bestand staat nu weer op de oude plek.
Let op! Als je i.p.v. op 'terugzetten' op 'verwijderen' klikt verwijder je het document ook uit de prullenbak.
‘Achter’ deze prullenbak zit een tweede prullenbak van de beheerder. Heb je dus een bestand weggegooid, kom je daar te laat achter (na 30 dagen) en staat het bestand niet meer in je eigen prullenbak, neem dan via TOPdesk contact op met de beheerder van de SharePoint-site van je school, Carmel-ICT. Daar is het bestand nog eens 30 extra dagen beschikbaar.
Document herstellen
Heb je een fout gemaakt in je document, dan heb je ook versiebeheer tot je beschikking.
Zoek het betreffende document op en klik op de drie puntjes erachter. De mogelijkheden worden nu zichtbaar. Kies voor ‘versiegeschiedenis’
Er verschijnt een overzichtsscherm waar alle versies van je document onder elkaar op datum gesorteerd worden getoond.
Ga met je muis over de datum om de opties zichtbaar te maken: je kunt kiezen tussen het weergeven van de betreffende versie of het herstellen. Bij oudere versies van je document kun je ook nog kiezen voor verwijderen.
Notitieblok (OneNote)
Via het onderdeel notitieblok kun je een gezamenlijke aantekeningen maken:
Klik op ‘notitieblok'. Je komt in de OneNote-omgeving terecht.
Voor het maken van de eerste sectie (tabblad) klik op de tekst die in beeld verschijnt of druk op enter. Als er al één sectie is, klik op '+sectie' voor een nieuwe sectie.
Geef een naam voor de sectie op.
Geef vervolgens een naam aan de pagina. Tip: datum overleg.
De aantekeningen die je maakt zijn zichtbaar voor alle groepsleden (eigenaren en leden). Gasten zien het notitieblok van de groep niet.
Groepsnieuws
Klik in het onderdeel ‘start’ van je groep op de tegel met ‘nieuws’ of op het plusje onder het kopje ‘nieuws’
Je ziet een pagina waarin je een titel kunt opgeven.
Klik daarna op het plusje onder de titel om via elementen je nieuwsitem vorm te geven.
Sla als je klaar bent je nieuwsitem op en klik rechtsboven op 'publiceren'. Je nieuwsitem wordt nu in de sectie nieuws weergegeven als bovenste of meest prominente (is meest recente) artikel.
Nieuws verwijderen
Ga naar het onderdeel ‘pagina’s’
Je ziet de verschillende nieuwsberichten staan
Selecteer de nieuwsberichten die je wilt verwijderen door ervóór te klikken. Klik daarna op ‘verwijderen’. Er verschijnt een controlevraag. Geef aan de je de artikelen echt wilt verwijderen.
Gesprekken (groepsberichten)
Via het onderdeel gesprekken kun je een bericht sturen aan iedereen in de groep:
Klik op ‘gesprekken’. Je komt in een Outlook-omgeving terecht.
Klik op nieuw om een bericht te maken. Het is automatisch geadresseerd aan iedereen in de groep.
Ook berichten die andere groepsleden versturen, worden in het onderdeel ‘gesprekken’ getoond. Beantwoord je een mail, dan is dit ook automatisch aan ‘iedereen’.
Agenda
Via het onderdeel ‘agenda’ zie je de groepsagenda van de groep naast die van jezelf. Je kunt dit doen door:
Klik op 'agenda'. Je komt in je eigen outlook gecombineerd met de agenda die je zojuist hebt aangeklikt.
Een nieuwe afspraak in de groep kun je maken door de agenda van de groep te selecteren en een afspraak in te plannen.
Persoonlijke instellingen
Groep volgen
Het kan handig zijn om groepen waar je veel in werkt, te volgen. Wanneer je via Office 365/Outlook klikt op 'SharePoint' komen de groepen die jij volgt links bovenin te staan (met een snelkoppeling).
Je kunt groepen volgen door:
Klik in een groep rechtsboven op het sterretje bij 'niet volgend'
'niet volgend' wijzigt na een tijdje in 'volgend'
Je ziet nu bij het opstarten van SharePoint dat je deze groep 'volgt'
Als je via de landingspagina in SharePoint bent gekomen, klik links op 'gesprekken'.
Je kunt instellen of je een melding van groepsmail wilt krijgen in je normale mailbox. Dat gaat als volgt:
Klik rechtsboven op ‘instellingen’ (het tandwieltje). Je ziet het volgende scherm. Klik hier op ‘groeps-email beheren’.
Er wordt nu een keuzescherm zichtbaar waarin kan worden aangegeven of/welke mail je ook in je ‘postvak-in’ wilt zien.
Waarschuwing bij nieuwe documenten en documentwijzigingen
Het is mogelijk om via een mailtje in je inbox een waarschuwing te ontvangen wanneer er in een bepaalde map een nieuw document geplaatst wordt, een wijziging wordt doorgevoerd of een bestand wordt verwijderd. Het is ook mogelijk, een dergelijke waarschuwing op een specifiek bestand in te stellen. Handig bijvoorbeeld, als je direct wilt weten wanneer een verslag is toegevoegd.
Zoek in het onderdeel 'documenten' van je groep de betreffende map of het bestand op.
Klik achter de naam van het bestand of de map op de drie puntjes. Er verschijnt een uitgebreid menu.
Kies hier voor 'waarschuw me'.
Er verschijnt een scherm waarin heel veel kan worden ingesteld: of je de waarschuwing via de mail wilt ontvangen of via een sms, of de link naar het document erbij moet zitten, of je de waarschuwing direct wilt krijgen of later, enzovoorts. Stel het scherm in zoals jij dat wilt en klik op ok.
Link naar functionaliteit toevoegen
Aan de linkerzijde van je groep vindt je navigatie-elementen naar de verschillende functionaliteiten.
Via de ‘editknop’ onderaan kun je elementen toevoegen of onzichtbaar maken.
Klik op ‘edit’. De knoppen ‘save’ en ‘cancel’ verschijnen. Beweeg je cursor iets naar boven zodat de roze plus-knop zichtbaar wordt:
Klik op het plusje.
Er verschijnt een scherm met keuzemogelijkheden: klik op het pijltje in het roze vak om deze zichtbaar te maken.
Maak je keuze en klik op ‘ok’.
Klik daarna op ‘save’.
LET OP: zowel de eigenaar van een groep als leden van een groep kunnen functionaliteiten aan de groep toevoegen of verwijderen. Deze functionaliteiten worden daarmee zichtbaar of onzichtbaar voor de hele groep. Het is dus geen persoonlijke instelling. Denk goed na voor je iets toevoegt of weghaalt!
Link naar functionaliteit bewerken of verwijderen
Klik in de linkerkant onder je kolom met functionaliteiten op ‘edit’. Achter iedere functionaliteit zie je drie puntjes.
Klik op de puntjes achter de functionaliteit die je wilt bewerken of verwijderen.
Er verschijnt nu een popup-menu met de mogelijkheden. Je kunt de link naar de bestaande functionaliteit bewerken, de plaats waar de link getoond wordt beïnvloeden, er een sublink van maken zodat de link inspringt ten opzichte van de link erboven en pas zichtbaar wordt wanneer op de bovenliggende link wordt geklikt, of de hele link naar de functionaliteit verwijderen.
LET OP: zowel de eigenaar van een groep als leden van een groep kunnen functionaliteiten aan de groep toevoegen of verwijderen. Deze functionaliteiten worden daarmee zichtbaar of onzichtbaar voor de hele groep. Het is dus geen persoonlijke instelling. Denk goed na voor je iets weghaalt!
Wat moet ik als groepseigenaar kunnen?
Afstemming binnen de groep
Het is belangrijk om binnen de groep een aantal afspraken te maken. Tijdens een (sectie- en/of team)overleg is het verstandig onderstaande vragen te bespreken (en samen te beantwoorden):
Welke afspraken maken we m.b.t. het opslaan van documenten:
Welke documenten/mappen waar? (mappenstructuur)
Welke naam geven we de mappen? Tip: denk aan schooljaren, voorbeeld 2018-2019 of 2016-2017
Welke naam geven we documenten? Denk na over de vindbaar- en herleidbaarheid van de titel. Het is verstandig hier de bewerkingsdatum, schoolnaam, leerweg, leerjaar, vak en concept/definitief hierin te verwerken. Een voorbeeld is: 2018-06-21 MRK 3 mavo AK toets p1_concept
Hoe maken we het verschil duidelijk tussen definitief bestand en concept bestand?
Iedereen in de groep kan documenten bewerken. Welke afspraken maken we over het bewerken van de documenten in onze groep?
Welke functionaliteiten gebruiken we? Meer informatie:
Welke afspraken maken we met elkaar over het delen van bestanden en/of mappen met collega's buiten 'onze SharePoint-groep'? Kijk ook bij documenten en mappen delen.
Tip: Zet de beamer aan, zodat je met elkaar de groep kan 'doorlopen'. Op deze manier weet je zeker dat iedereen hetzelfde bedoelt en dat iedereen ziet waar het over gaat.
Nieuwe leden en gasten toevoegen
Als eigenaar van een groep kun je nieuwe leden toevoegen. Het is de bedoeling dat jij als eigenaar zorgt dat de juiste mensen in de groep zitten. Krijg je een nieuwe collega? Voeg hem of haar dan toe aan de groep. Als iemand uit dienst gaat bij de stichting, zal hij of zij vanzelf uit de groep verdwijnen.
Je kunt collega's van Carmel, maar ook externen (buiten Carmel) toevoegen. Let bij externen wel goed op wat je deelt! (bijvoorbeeld i.k.h.v. de nieuwe privacywetgeving). Als je iemand toevoegt als lid van de groep, kan hij/zij alles in de groep zien en bewerken.
Er zijn verschillende manieren om een lid, collega of gast toe te voegen. Zie hieronder optie 1 en optie 2:
Optie 1: Via de groep
Ga naar je groep
Klik rechtsboven op ‘leden’
· Klik op ‘leden toevoegen’
Er verschijnt nu een schermpje met een invulveld.
Vul het mailadres in en klik op opslaan. Betreft het mailadres een collega van binnen Carmel dan is hij/zij direct als lid toegevoegd. Betreft het mailadres een persoon van buiten Carmel, dan werkt deze methode niet.
Gasten toevoegen
Klik om gasten van buiten je eigen organisatie toe te voegen op ‘ga naar Outlook’. Volg daarna de stappen zoals eerder beschreven.
Optie 2: via Outlook
Ga naar Ofice365 email. Outlook opent
Klik onderaan op ‘personen’
Zoek de juiste groep aan de linkerkant en klik erop.
Het volgende scherm verschijnt:
Je kunt nu collega’s (van binnen Carmel) of gasten (van buiten Carmel) toevoegen.
Let op: een gast van buiten Carmel dient wél de beschikking te hebben over een Microsoft-Office account dat hoort bij het mailadres waarop hij/zij wordt uitgenodigd.
Leden toevoegen
Klik vanuit dit scherm op ‘leden toevoegen’. Je ziet het volgende scherm:
Typ nu het mailadres van degene die je wilt toevoegen.
Toevoegen collega
Klik op ‘opslaan’. Je collega is toegevoegd als lid. Je ziet de naam van je collega staan in het overzicht
Klik op de drie puntjes achter de naam om je collega weer als lid te verwijderen of om je collega ‘eigenaar’ te maken van je groep.
Toevoegen gast
Na invoer van het mailadres zie je een tekst die je waarschuwt dat een gast een wat beperkter toegang zal hebben tot de groep. De gast kan in ieder geval wél groepsmail verzenden en de bestanden bekijken die in de groep zijn gedeeld.
Klik nu op ‘opslaan’.
De gast ontvangt een mail dat hij/zij vanaf nu lid is van een SharePoint groep en kan vanuit deze mail direct doorklikken naar de groep.
Opmerking: de gast dient wel de beschikking te hebben over een microsoftaccount dat behoort bij het emailadres waarmee hij/zij is uitgenodigd. Een gast kan documenten bewerken, uploaden en downloaden.
Lay-out aanpassen
De lay-out van de groepen is automatisch gegenereerd. Je kunt als eigenaar zelf een ander uiterlijk kiezen. Zorg dat je je in de groep bevindt waarvan je het uiterlijk wilt aanpassen. Klik rechtsboven op het tandwieltje, er klapt dan een menu uit.
Groep aanmaken
Aanmaken van een nieuwe groep binnen de SharePoint kun je niet zelf: dit gebeurt door Carmel-ICT. Heb je een nieuwe groep nodig dan kun je deze aanvragen bij Carmel-ICT (via Topdesk). Geef duidelijk aan wat de naam van de groep moet zijn (EHL_naamgroep_afkortinglocatie). Geef ook de e-mailadressen door van de collega's die eigenaar moeten zijn van de groep. De helpdesk checkt of je alle benodigde informatie hebt doorgegeven en kijkt of er niet al een vergelijkbare groep bestaat. Carmel-ICT maakt dan de nieuwe groep voor je aan. Doorlooptijd is maximaal week, maar vaak gaat het sneller.
Groep 'vernieuwen'
Iedere 180 dagen moet de eigenaar van de groep de groep ‘vernieuwen’. Eigenaren krijgen een e-mail met de vraag de samenwerking te vernieuwen. De eigenaar krijgt daarna nog 2 herinneringse-mails. Je hoeft alleen op ‘vernieuwen’ in de mail te klikken. Vanaf dat moment gaat de teller weer terug naar 180 dagen.
Is de groep verwijderd, terwijl dat niet de bedoeling was? Carmel kan de groep nog 30 dagen weer terughalen. Daarna is de groep definitief verwijderd.
Hoe kom ik in contact met collega's?
Je hebt dat zelf vast ook weleens: Je hebt een vraag over iets en vraagt je af of er collega's zijn die hier iets van weten. Eigenlijk weet je wel zeker dat die collega's er moeten zijn. Je kunt ze alleen niet vinden...
Wanneer we gezamenlijk: op de eigen locatie, schoolbreed én Carmelbreed volgens dezelfde richtlijnen profielgegevens in Office365 vullen, ontstaat daarmee de mogelijkheid om collega's te vinden, direct via mail of telefoon contact te zoeken en ons met elkaar te verbinden. Op die manier kunnen we van elkaar leren en elkaar versterken.
Collega's zoeken en vinden
Je kunt natuurlijk iemand zoeken op naam, maar (wanneer iedereen relevante profielgegevens heeft ingevuld) kun je veel meer! Je kunt bijvoorbeeld zoeken op je vak, zodat je gemakkelijk contacten kunt leggen met collega's die hetzelfde vak geven. Of je kunt zoeken op een bepaalde expertise. Stel dat jij wilt beginnen met formatief werken en je bent op zoek naar collega's die daar al ervaring mee hebben? Op deze manier kun je (Carmel-)collega's makkelijk vinden.
Hoe zoek je een collega?
Klik hier voor een handleiding voor het zoeken naar (Carmel-)collega's:
In Office365 kun je profielgegevens invullen. Hierin kun je bepaalde zaken over jezelf kwijt die van nut kunnen zijn voor collega's. Het kan gaan om het vak dat je geeft, de opleidingen die je volgt of gevolgd hebt, de expertise die je hebt verworven. Je profielgegevens vul je eenmalig en zijn daarna binnen alle onderdelen van Office365 bruikbaar.
Hoe vul je je profiel?
Klik hier voor een handleiding voor het vullen van het profiel:
Het arrangement Werken met SharePoint Etty Hillesum Lyceum is gemaakt met
Wikiwijs van
Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt,
maakt en deelt.
Auteur
Anne-Marie Ophoff
Je moet eerst inloggen om feedback aan de auteur te kunnen geven.
Laatst gewijzigd
2018-06-14 08:41:05
Licentie
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationale licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
Leeromgevingen die gebruik maken van LTI kunnen Wikiwijs arrangementen en toetsen afspelen en resultaten
terugkoppelen. Hiervoor moet de leeromgeving wel bij Wikiwijs aangemeld zijn. Wil je gebruik maken van de LTI
koppeling? Meld je aan via info@wikiwijs.nl met het verzoek om een LTI
koppeling aan te gaan.
Maak je al gebruik van LTI? Gebruik dan de onderstaande Launch URL’s.
Arrangement
IMSCC package
Wil je de Launch URL’s niet los kopiëren, maar in één keer downloaden? Download dan de IMSCC package.
Wikiwijs lesmateriaal kan worden gebruikt in een externe leeromgeving. Er kunnen koppelingen worden gemaakt en
het lesmateriaal kan op verschillende manieren worden geëxporteerd. Meer informatie hierover kun je vinden op
onze Developers Wiki.
