## Nieuwe leden en gasten toevoegen

Als eigenaar van een groep kun je nieuwe leden toevoegen. Het is de bedoeling dat jij als eigenaar zorgt dat de juiste mensen in de groep zitten. Krijg je een nieuwe collega? Voeg hem of haar dan toe aan de groep. Als iemand uit dienst gaat bij de stichting, zal hij of zij vanzelf uit de groep verdwijnen.

Je kunt collega's van Carmel, maar ook externen (buiten Carmel) toevoegen. Let bij externen wel goed op wat je deelt! (bijvoorbeeld i.k.h.v. de nieuwe privacywetgeving). Als je iemand toevoegt als lid van de groep, kan hij/zij alles in de groep zien en bewerken.

Er zijn verschillende manieren om een lid, collega of gast toe te voegen. Zie hieronder optie 1 en optie 2:

Optie 1: Via de groep

- Ga naar je groep
- Klik rechtsboven op ‘leden’

· Klik op ‘leden toevoegen’

- Er verschijnt nu een schermpje met een invulveld.

Vul het mailadres in en klik op opslaan. Betreft het mailadres een collega van binnen Carmel dan is hij/zij direct als lid toegevoegd. Betreft het mailadres een persoon van buiten Carmel, dan werkt deze methode niet.

Gasten toevoegen

- Klik om gasten van buiten je eigen organisatie toe te voegen op ‘ga naar Outlook’. Volg daarna de stappen zoals eerder beschreven.

Optie 2: via Outlook

- Ga naar Ofice365 email. Outlook opent
- Klik onderaan op ‘personen’

- Zoek de juiste groep aan de linkerkant en klik erop.

- Het volgende scherm verschijnt:

- Je kunt nu collega’s (van binnen Carmel) of gasten (van buiten Carmel) toevoegen.

Let op: een gast van buiten Carmel dient wél de beschikking te hebben over een Microsoft-Office account dat hoort bij het mailadres waarop hij/zij wordt uitgenodigd.

Leden toevoegen

- Klik vanuit dit scherm op ‘leden toevoegen’. Je ziet het volgende scherm:

- Typ nu het mailadres van degene die je wilt toevoegen.

Toevoegen collega

- Klik op ‘opslaan’. Je collega is toegevoegd als lid. Je ziet de naam van je collega staan in het overzicht
- Klik op de drie puntjes achter de naam om je collega weer als lid te verwijderen of om je collega ‘eigenaar’ te maken van je groep.

Toevoegen gast

- Na invoer van het mailadres zie je een tekst die je waarschuwt dat een gast een wat beperkter toegang zal hebben tot de groep. De gast kan in ieder geval wél groepsmail verzenden en de bestanden bekijken die in de groep zijn gedeeld.

- Klik nu op ‘opslaan’.
- De gast ontvangt een mail dat hij/zij vanaf nu lid is van een SharePoint groep en kan vanuit deze mail direct doorklikken naar de groep.

Opmerking: de gast dient wel de beschikking te hebben over een microsoftaccount dat behoort bij het emailadres waarmee hij/zij is uitgenodigd. Een gast kan documenten bewerken, uploaden en downloaden.