Inleiding
OneDrive is een opslagruimte "in the cloud" die binnen Office 365 voor iedere medewerker en student te gebruiken is. In dit arrangement leggen we uit wat je met OneDrive kunt doen. Zo kun je documenten delen met anderen of samen tegelijk werken in hetzelfde document met behulp van de Office Web Apps.
OneDrive openen
OneDrive maakt deel uit van de Office 365 omgeving waarvoor je een inlogaccount nodig hebt. Je hebt hier opslagruimte van 1TB (terabyte).
Je kunt je Onedrive op verschillende manieren openen
- door in Noorderportal te klikken op de app Onedrive
- Vanuit de app launcher (wafel) van Office 365 kun je OneDrive openen door op het icoon te klikken.
- Ook kun je je OneDrive openen via een speciale app voor op de tablet of mobiele telefoon. Kijk bij de bronnen voor de downloadlinks voor die app.
Er zijn meerdere manieren om je OneDrive te openen. In onderstaande video worden ze toegelicht.
In onderstaande video van Microsoft wordt een uitleg gegeven van OneDrive voor bedrijven.
Oefening
Ga naar de Office 365 omgeving (www.noorderportal.nl) en log in met je Office 365 account (inlognaam@st.noorderpoort.nl voor de student en inlognaam@noorderpoort.nl voor de medewerker
Je komt binnen op je startpagina van Office 365 met daarop de diverse tegels voor de Office 365 apps. Open je OneDrive door op de tegel OneDrive te klikken.
Documenten
Nieuwe documenten plaatsen en mappen maken
Documenten plaats je in je OneDrive door bovenaan te klikken op Nieuw. Je hebt dan de optie om een volledig nieuw document aan te maken (de keuze is een Word, Excel of Powerpoint document, een OneNote notitieblok of een Excel-enquete) of je kunt een koppeling toevoegen naar bijvoorbeeld een website.
Menu na klikken op Nieuw
Het aanmaken van een nieuwe map en een nieuw document kun je in onderstaande video zien.
Documenten (ver)plaatsen via de Verkenner
In onderstaande screencast wordt het uploaden en slepen vanuit de verkenner uitgelegd.
Kijk onderstaand filmpje van ROC Noorderpoort om enkele basisacties voor het werken met bestanden te zien.
In OneDrive heb je bovenaan rechts enkele opties voor de weergave van je OneDrive. 1 daarvan is In Verkenner weergeven:
Klik je op die optie, dan wordt de inhoud van je OneDrive in de Windows Verkenner geopend en kun je op deze manier bestanden verwijderen of verplaatsen, zonder dat je daarvoor iets hoeft te downloaden.
De OneDrive in Windows Verkenner
Door deze link aan te klikken open je de OneDrive in de Verkenner en zie je de mappen en bestanden die ook in de cloudomgeving staan. Via de Verkenner kun je bestanden en mappen kopieren of verplaatsen van en naar de OneDrive zoals dat ook met andere locaties op de pc kan. Hoe je werkt met de Verkenner vind je in het Windows 7 arrangement.
Synchroniseren
Je kunt je online documenten ook naar je laptop/pc synchroniseren door in OneDrive bovenaan te klikken op >Synchroniseren. In de Windows Verkenner is de OneDrive dan ook te vinden:
Documenten plaatsen vanuit Office 2016
Zowel in Word, Excel en PowerPoint, is het menu Opslaan als gekoppeld aan je OneDrive, je hoeft alleen nog maar de map op te geven in je OneDrive! Kies je voor Opslaan als dan zie je de meest recente mappen waarin je hebt gewerkt en hoef je dus niet lang te zoeken. Datzelfde overzicht zie je ook wanneer je een document wilt openen.
Oefening
Bestaande documenten uploaden
Nu gaan we oefenen met een document uploaden in een nieuwe map.
Oefening: een document plaatsen in een documentenbibliotheek- mijn documenten-
1. Open je OneDrive.
2. Klik op >Nieuw en kies >Map.
3. Geef de map de naam Persoonlijke documenten en klik op >OK.
4. Open de map door er 1x op te klikken.
5. Klik op de menu-optie >Uploaden. De Verkenner wordt geopend.
6. Zoek het bestand op je pc op en klik op >Openen.
7. Klik op >Openen en je bestand is geplaatst.
Oefening: meerdere bestanden tegelijk plaatsen door te slepen
1. Open de Verkenner. Zoek enkele bestanden die je wilt uploaden naar je OneDrive en selecteer deze.
2. Zorg dat het Verkenner scherm en ook je OneDrive in beeld zijn en sleep de geselecteerde bestanden van de Verkenner naar de OneDrive. De bestanden worden nu naar de OneDrive gekopieerd.
Delen
Een document delen
Je kunt een document eenvoudig delen door het in OneDrive te selecteren of te openen en vervolgens te kiezen voor Delen bovenaan in het menu.
Delen in OneDrive
Delen bij een pdf document
Delen bij een Word document
Delen bij een PowerPoint presentatie
In het scherm dat verschijnt moet je namen toevoegen van de personen die het document mogen bewerken.
Wil je dat de ontvangers het document alleen maar kunnen lezen, klik dan op de zin "Iedereen met deze koppeling kan dit item bewerken" en rechts opent een nieuw paneel. Hierin kun je het vinkje bij Bewerken toestaan uitvinken.
Standaard staat geselecteerd dat iedereen met de koppeling het document kan openen. Hierboven zie je dat je ook kan kiezen voor "Alleen personen in ROC Nova College" of "Alleen personen in de regel Aan:". Dat zijn de personen waarvan je de namen hebt ingevoerd in het vorige venster.
Je kunt ook een verloopdatum aan de link koppelen door een vinkje te zetten bij Koppeling verloopt. Je krijgt dan de mogelijkheid om een aantal dagen in te vullen, waarna de koppeling voor de ontvangers niet meer zal werken.
Koppeling ophalen
In plaats van gericht bepaalde personen uit te nodigen door te klikken op Delen kun je ook een koppeling ophalen naar het bestand, die je vervolgens naar iedereen mailt die bij het bestand moet kunnen. Die koppeling moet je eerst aanmaken via >Koppeling ophalen. Selecteer daarvoor eerst het bestand dat je wilt delen en klik dan op de optie Koppeling ophalen bovenaan in het menu.
Na een klik op deze optie verschijnt onderstaand scherm:
Net als bij Delen kun je klikken op de zin "Iedereen met deze koppeling kan dit item bewerken" om de instellingen aan te passen. Er veschijnt dan rechts een nieuw paneel. Dit werkt verder hetzelfde als bij Delen hierboven.
Heb je alle opties goed gezet, klik dan op OK in het paneel en op Koppeling ophalen in het kleine venster van hierboven. Je krijgt dan een link die je kan kopieren en plakken in bijvoorbeeld een mail of je kunt de koppeling delen via bijvoorbeeld Noorderportal of een Group.
Een map delen
Wanneer je meerdere documenten met een bepaalde groep collega's of studenten wilt delen, is het handiger om deze in een aparte map te zetten en dan de map te delen. Alle documenten die je daarna in de map zet zijn dan automatisch gedeeld. Het delen van een map gaat vrijwel net zo als het delen van een document. Het enige verschil is dat je hierbij de map moet selecteren om de optie Delen bovenaan te vinden. Ook bij een map kan je ervoor kiezen om een koppeling op te halen deze verder te verspreiden via bijvoorbeeld mail of NovaPortal. De stappen hiervoor zijn verder gelijk aan het delen van een document.
Kijk ook de video hieronder om de stappen te zien.
Een document mailen
Als je een bijlage meestuurt vanuit de mail, naar een bestand op je OneDrive is er een nieuwe, betere optie bijgekomen, dan traditioneel een bestand meesturen.
NB: deze methode werkt niet voor het sturen van documenten naar een gedeelde mailbox van bijvoorbeeld de administratie of het examenbureau. Stuur daar altijd een kopie van het bestand naartoe, omdat de machtigingen alleen voor personen werken.
Zo ga je te werk bij het mailen van een bijlage zonder dat je een kopie opstuurt:
In Outlook webmail kies >Bijvoegen.
Selecteer het bestand en kies >Volgende.
Hier krijg je een nieuwe optie: Bijvoegen als OneDrive bestand:
Als je de bovenste opties kiest komt er een wolkje bij het bestand te staan.
Op het bijgevoegde bestand worden standaard de rechten "Geadresseerden kunnen bewerken" toegepast. Dat zie je ook staan onder de bestandsnaam. Wil je dit wijzigen, klik dan op het pijltje bij de bestandsnaam en kies voor Machtigingen wijzigen.
|
Het voordeel van deze manier van delen is dat het bestand op zijn plek blijft en er dus maar 1 versie is!
|
Een document delen naar een teamsite
Alles op je OneDrive is van jou. Jij bepaalt met wie en of je een bestand of map deelt met je collega(s) of studenten. Documenten waaraan jij werkt komen dus, in eerste instantie, op je OneDrive.
Selecteer het document en kies Kopiëren naar.
Oefeningen
1. Open een document dat in je OneDrive staat, bijvoorbeeld een Word document. Dit wordt in de Word Web App geopend.
Klik boven het document op Delen.
Vul een naam of e-mailadres is van iemand waarmee je het document wilt delen.
Pas eventueel nog de optie "Mag worden bewerkt" aan naar "Mag worden weergegeven".
Voeg eventueel nog een persoonlijk bericht toe in het vak dat daarvoor bedoeld is.
Klik tenslotte op Delen en de persoon die je hebt gemachtigd ontvangt een e-mailbericht met een link naar je document.
2. Maak een nieuwe map en geef deze de naam Opdrachten met daarbij je eigen voor- en achternaam.
Deel deze map met een student en geef hem/haar bewerkrechten
Plaats in deze map een opdracht die bij 3 beoordeeld wordt door je medestudent
3. Deze medestudent gaat nu beoordelen en plaatst opmerkingen in de zijlijn (klik op controleren, nieuwe opmerking)
4. Je bekijkt deze opdrachten en verwerkt de feedback
5. Je medestudent bekijkt versie 2
E-mailbijlages opslaan
Wanneer je bij een e-mail in de Outlook online webapp een bijlage ontvangt staat daarbij ook de optie Opslaan in OnDrive - ROC Nova College.
Door op deze link te klikken wordt de bijlage in een aparte map E-mailbijlagen opgeslagen in je OneDrive. Van daaruit kun je het document eventueel nog verplaatsen naar een andere map of teamsite.
In onderstaande screencast worden alle opties voor het opslaan van e-mailbijlages uitgelegd.
Samenwerken
Hoe je bestanden op je OneDrive kunt delen met anderen heb je in het vorige hoofdstuk kunnen lezen. Vervolgens is het mogelijk om samen aan deze documenten te werken, mits je de ander rechten hebt gegeven voor bewerken. Je kunt op deze manier ook tegelijkertijd werken in een document. Maak daarvoor wel afspraken over wie welk deel doet.
Studenten delen gemaakt werk
Studenten en docenten hebben een eigen Onedrive. Studenten en docenten kunnen hier hun schoolwerk / werkmateriaal op plaatsen en dat is ook altijd toegankelijk op elk device. Maak verschillende mappen aan, om de bestanden netjes te ordenen. Studenten kunnen de Onedrive ook kunnen gebruiken als Digitaal Portfolio. Studenten kunnen zelf bepalen met wie ze de bestanden delen. Ze kunnen ze privé houden, of delen met medestudenten als ze samen aan een project werken.
Opdrachten die de docent moet nakijken kunnen ze delen met hun docent. Het beste deelt een student een map die een duidelijke naam heeft ( vak + de naam van de student) met de docent en de docent kan deze in zijn/haar eigen OneDrive terugvinden via de link Gedeeld met mij. Ook ontvangt hij/zij een mailtje met een link naar de map.
Beoordelen
Het ingeleverde werk kun je als docent nakijken zonder het te moeten downloaden of opslaan. Het bestand blijft in de map van de student staan en je opent het in de cloud in de web app van het programma waarmee het is gemaakt (bijvoorbeeld Word of PowerPoint). Je kunt bijvoorbeeld opmerkingen in de kantlijn toevoegen die de student vervolgens terug zal vinden in het document. Selecteer hiervoor een stuk tekst en klik op het tabblad >Controleren en kies daar voor >Nieuwe opmerking. In de PowerPoint web app zit deze optie onder het tabblad >Invoegen.
Werk kwijt raken van studenten kan op deze manier niet meer, omdat het voor beide te vinden is in OneDrive. Mocht de student een nieuwe docent of SLB-er krijgen, dan kan hij de map delen met de nieuwe docent.
Versiegeschiedenis
Versiegeschiedenis wordt voor al je documenten automatisch bijgehouden. Maak om die reden geen aparte documenten meer aan. Het is eenvoudig om te zien wie het document gewijzigd heeft en welke versie het meest recent is.
Versies worden bijgehouden of je nu werkt in Office 2016 of Office online (via de browser).
Met onderstaande stappen kun je een vorige versie terugzetten.
-
Ga naar OneDrive.
-
Selecteer het document waar je de versiegeschiedenis van wil zien. Dat doe je door voor de naam van je document 1x in het rondje te klikken.
-
Vervolgens krijg je in de balk bovenaan de optie met drie puntjes met daaronder ‘versiegeschiedenis’. Een andere mogelijkheid is via de drie puntjes achter de naam van een document. Dit is een snelkoppeling.
4. Wil je een versie terugzetten, klik dan achter de datum op het lijstpijltje en kies voor >Herstellen.
Prullenbak
Links in het menu van je OneDrive staat ook de link voor de prullenbak. Hierin vind je alle documenten/mappen/koppelingen die je in de laatste 6 maanden hebt verwijderd. Je documenten staan in de prullenbak eerst 3 maanden in het zogenaamde eerste stadium en vervolgens nog 3 maanden in het tweede stadium. Klik je op Prullenbak dan wordt het eerste stadium zichtbaar.
Wil je een document/map/koppeling terugzetten, selecteer het dan en klik bovenaan op Terugzetten.
Office 365 zet het bestand op de oorspronkelijke locatie weer terug.
Tweede stadium
Klik je op OneDrive en dan prullenbak en je ziet niet je document dan kan je nog kijken in je prullenbak ‘Tweede stadium’. Scroll hiervoor eerste helemaal naar onderen. Daar staat de zin:
Kan je het bestand/de map/koppeling in beide stadia niet terugvinden dan is dat bestand/die map/koppeling echt verwijderd en kan niemand deze meer terug plaatsen.
Eindopdracht
Eindopdracht:
Maak een map aan in je OneDrive en zet in die map een document.
Deel deze map met een collega/meerdere collega's of met je studenten.
Deel de map in ieder geval ook met 1 van de begeleiders van deze leerlijn. Geef alleen leesrechten (= weergeven).
Stuur een persoonlijk bericht mee aan de begeleiders waarin je aangeeft dat dit voor de eindopdracht bedoeld is.
Bronnen
Dit arrangement is gemaakt door Nova College en vervolgens bewerkt door Noorderpoort.
