Excel op school
Excel is software waarmee zogenaamde spreadsheets worden gemaakt. Kennis van spreadsheets maakt via het onderdeel 'digitale basisvaardigheden' deel uit van de 21e eeuwse vaardigheden voor de leerling. Ook in de kennisbasis ICT van ADEF, gericht op digitale vaardigheden van de docent, wordt het kunnen omgaan met spreadsheets specifiek genoemd. En dat is niet voor niks: Excel wordt enorm veel gebruikt voor veel verschillende doeleinden en binnen een breed scala aan beroepsgroepen.
Als docent kun je Excel goed gebruiken bij (het organiseren van) je eigen werk. Daarnaast is het van belang de leerling kennis van Excel bij te brengen en vervolgens de opgedane vaardigheden te verwerken in het curriculum.
Klik op de afbeelding van de mindmap hierboven om naar de interactieve versie te gaan.
0. Tabel (basis)
a. Tabel maken
Tabel cijfers
- Maak de tabel hierboven na in Excel. Denk erom dat je de kolommen breed genoeg maakt.
- Sorteer daarna de tabel op alfabetische volgorde
- Zorg dat de kopregel opvalt
Open indien nodig het bestand hieronder voor aanwijzingen
Opdracht 1 Maak tabel cijfers.pdf
1. Excel denkt met je mee
a. Splitsen in kolommen: typen
Excel zal altijd proberen 'mee te denken'. Soms gebeuren er daardoor dingen die je niet had bedoeld, maar heel vaak kan het je juist enorm helpen.
Voornaam en achternaam scheiden
- Download het bestand 'namenlijst' en sla het op als <jouwnaam>namenlijst
namenlijst.xlsx
- Open het bestand. Je ziet nu een lijst met namen (samengesteld uit de meest voorkomende voor- en achternamen). Voor- en achternaam staan samen in één veld.
- Typ nu de eerste voornaam in de kolom 'voornaam'. Typ daarna de tweede: je ziet nu dat Excel je heeft begrepen: in grijs verschijnen alle andere voornamen.
- Geef <enter> en alle voornamen zijn zwart.
- Doe nu hetzelfde met de achternamen. Je zult zien dat het nu iets langer duurt voor Excel je begrijpt. Dat komt door de voorvoegsels:
- Typ bij de eerste naam 'de Jong', en bij de tweede 'Jansen'. Typ nu bij de derde naam 'de Vries'. Nu zie je dat Excel heeft gesnapt wat je bedoelt. Geef <enter>
- Er is nu wel een probleempje: stel dat je straks de achternamen alfabetisch wilt sorteren? Dat gaat niet goed, want 'de Jong' komt nu bij de D terecht. Het kan ook anders. Ook hier denkt Excel weer mee.
- Maak een nieuwe kolom. Noem de kolom 'achternaam 2'
- Typ bij de eerste naam 'Jong, de' en bij de tweede 'Jansen'. Typ nu bij de derde naam 'Vries, de'. Je ziet dat Excel je heeft begrepen.
OPMERKING: je merkt dat Excel soms te snel probeert mee te denken. Dat geeft niet, typ gewoon een extra naam en je ziet dat Excel je daarna wél goed begrijpt.
Sla je werk op.
b. Splitsen: 'tekst naar kolommen'
In het lint vind je een groot aantal handige mogelijkheden. Vaak kun je dan m.b.v. een 'wizard' waarbij je stap voor stap de juiste keuze kunt maken, veel bereiken.
Kolommen splitsen via wizard
- Open het spreadsheet <jouwnaam>Namenlijst
- Selecteer de inhoud van de kolom achternaam 2
- Ga nu in het lint naar het onderdeel gegevens
- Kies voor tekst naar kolommen. Er verschijnt een popupschermpje met de wizard.
- Kies in scherm 1 van de wizard voor gescheiden en klik op volgende
- Zet in scherm 2 van de wizard vinkjes bij komma, spatie en 'dubbele scheidingstekens als één beschouwen'..
Wij hebben nl. de achternamen en de voorvoegsels door een komma en een spatie van elkaar gescheiden. Excel 'weet' dan dat er na een komma en een spatie een voorvoegsel volgt.
- Klik op voltooien.
- Je ziet nu dat de voorvoegsels netjes in een aparte kolom terecht gekomen zijn.
- Maak de kolom netjes door er lijntjes omheen te zetten en een passende kolomkop te maken.
- Sla je werk op .
c. De vulgreep
De vulgreep kan je helpen bij bijvoorbeeld het nummeren van lijsten.
Een reeks vullen met de vulgreep: 1,2
- Open het bestand <jouwnaam>namenlijst
- Voeg helemaal vooraan een nieuwe kolom in
- Noem de kolom volgnr.
- Typ in de kolom op de eerste regel onder de kop een 1 en op de tweede regel onder de kop een 2
- Selecteer de cellen met de 1 en de 2
- Zet je cursor op de vulgreep rechtsonderin het geselecteerde gebied
- Sleep naar beneden tot het eind van je tabel
- Laat de linker muisknop los
- Je ziet dat alle namen nu voorzien zijn van een volgnummer.
- Haal de nummertjes weg en probeer de vulgreep uit met andere reeksen, bijvoorbeeld: 1,3,5 of 0,2 0,4, 0,6
Een reeks vullen met de vulgreep: a, b
- Zorg dat er geen gegevens meer staan in de kolom volgnr
- Typ in de kolom op de eerste regel onder de kop een a en op de tweede regel onder de kop een b
- Selecteer de cellen met de a en de b
- Gebruik de vulgreep om alle namen van je tabel te voorzien van een a of een b.
- Sla je bestand op.
OPMERKING: ook bij het kopiëren van formules (zie hiervoor het betreffende hoofdstuk) kun je de vulgreep gebruiken.
d. uitkomsten tonen
Excel probeert je zoveel mogelijk informatie te geven. Als je een gebied in een spreadsheet selecteert, laat Excel je rechtsonder in de balk informatie zien.
Aantal gevulde cellen, gemiddelde en totaal
- Download het bestand namenlijst_2 hieronder en open het.
Je ziet nu een bestand van leerlingen met daarachter een getal. Er is een vrijwillige bijdrage gevraagd voor een uitje. Ouders/leerlingen konden kiezen om een bedrag te kiezen incluisef vervoer (€ 25,--), exclusief vervoer (€ 13,--) of om geen bijdrage te betalen (€ 0,--). Het bedrag dat ouders hebben overgemaakt zie je in de kolom met de titel 'bijdrage'. Sommige ouders hebben nog niet gereageerd. Dat kun je zien omdat de cel nog leeg is.
namenlijst_2.xlsx
Selecteer de gegevens uit de laatste kolom (de getallen). Let op: selecteer de titel niet.
- Kijk naar de informatie in de grijze balk rechtsonder. Kijk goed naar de aantallen. Er is verschil tussen een LEGE cel en een cel met een 0 erin. Noteer het aantal. Een cel met een 0 erin is niet leeg en wordt dus wel meegeteld.
- Selecteer nu alle gegevens uit de kolom volledige naam (niet de titel). Noteer het aantal.
- Hoeveel mensen hebben nog niet gereageerd?
- Kun je nu ook snel zien hoeveel mensen een achternaam hebben met een achtervoegsel?
2. Celeigenschappen
a. Valuta en datum
Via 'celeigenschappen' kun je cellen op allerlei manieren opmaken. Veel van de mogelijkheden zijn overigens ook via knopjes in het lint te vinden. Heb je meer mogelijkheden nodig, dan verwijst Excel je alsnog naar het scherm 'celeigenschappen'.
Valuta en datum
- Download en open het bestand namenlijst_3
- Selecteer de kolom met de getallen
- Ga naar de tab 'start' in het lint en klik op het pijltje naast 'standaard'.
- Kies voor valuta en klik op ok.
- Kijk wat er gebeurt.
- Selecteer nu de kolom met de datums
- Ga naar de tab 'start' in het lint en klik op het pijltje naast 'standaard'.
- Kies voor lange datumnotatie
- Klik op ok en kijk wat er gebeurt.
- Tip: mogelijk is je kolom te smal: maak hem dan breder.
- Sla het bestand op als <jouwnaam>namenlijst_3
OPMERKING: zie voor meer mogelijkheden met celeigenschappen het onderdeel 'formules'
namenlijst_3.xlsx
b. Achter de komma en % ***
Cijfers achter de komma en procenten
Er zijn (naast valuta/financieel en datum) nog andere mogelijkheden om cellen op te maken.
- Download en open het spreadsheet 'steden'
- Selecteer de getallen die je in het spreadsheet ziet.
- Zorg dat alle getallen met 1 cijfer achter de komma worden getoond. Gebruik de knopjes 'meer' en 'minder decimalen' uit het tabje 'start'
- Maak nu achteraan een nieuwe kolom aan.
- Deel in de nieuwe kolom de waardes uit kwart 2 door die van kwart 1.
- Excel kan nu de uitkomst van de deling ook als percentage weergeven. Let op: Excel zet er dan niet gewoon een procenttekentje voor, maar vermenigvuldigt ook direct met 100. Dat hoef je dus niet zelf te regelen.
- Gebruik het knopje 'procentnotatie' om de getallen als percentage weer te geven. Experimenteer met de knoppen meer of minder decimalen om het gewenste aantal cijfers achter de komma te laten zien.
steden.xlsx
3. Voorwaardelijke opmaak
a. Cellen markeren
Markeren cellen
Je gaat weer verder met het excelsheet met de ouderbijdragen. Het is de bedoeling dat je alle bijdragen van € 25,-- voorziet van een lichtgroene kleur met donkergroene tekst.
- Open het bestand <jouwnaam>namenlijst_3.
- Selecteer de kolom met bedragen.
- Ga in het lint naar tab 'start' en kies voor 'voorwaardelijke opmaak'
- Je ziet een uitklaplijst. Kies voor 'markeringsregels voor cellen'.
- Kies daarna voor 'gelijk aan'
- Er verschijnt een popup scherm
- Typ 25 of € 25,00 aan de linkerkant en kies rechts voor: groene opvulling met donkergroene rand
- Klik daarna op <ok> en bekijk het resultaat
- Sla je bestand op.
TIP: wil je een markeringsregel aanpassen of verwijderen dan doe je dat via: 'voorwaardelijke opmaak' en kies je daarna voor 'regels beheren' of 'regels verwijderen'.
b. Verschil 'leeg' en '0' ***
Excel maakt in veel gevallen netjes onderscheid tussen 'lege cellen' en 'cellen waarin een 0 staat'. Maar bij het opstellen van celmarkeringsregels maakt Excel dat onderscheid niet automatisch. Gelukkig kun je het wel zelf regelen.
Verschil tussen 0 en lege cel bij markeringsregels
Je gaat verder met het bestand met de vrijwillige bijdragen van ouders.
De bedoeling is dat je m.b.v. voorwaardelijke opmaak nu verschil gaat maken tussen een lege cel en een cel met € 0,00 erin.
- Maak m.b.v. voorwaardelijke opmaak alle cellen met waarde 0 uit de kolom 'bijdragen' lichtrood met donkerrode tekst.
- Je ziet nu dat zowel cellen met € 0,00 als lege cellen rood gekleurd zijn.
- Kies nu voor voorwaardelijke opmaak
- Kies voor regels beheren
- Selecteer de juiste regel (met 'celwaarde = 0')
- Kies voor 'regel bewerken'
- Er verschijnt nu een popupscherm. Kies hier voor 'alleen cellen opmaken met'
- Kies onder 'alleen cellen opmaken met' voor 'lege waarden'
- Klik daarna op 'ok' en bekijk het resultaat: alleen de cellen die echt leeg zijn, zijn nu rood gekleurd.
c. Maak een quiz ***
Maak een quiz met 'voorwaardelijke opmaak'
- Verzin 5 vragen. Let op: zorg ervoor dat je vragen bedenkt waar een kort antwoord op gegeven kan worden, dus bijvoorbeeld ja/nee, een getal of een kort woord.
- Zet de vragen onder elkaar in een Excel-spreadsheet. Geef de kolom als titel vragen.
- Maak een tweede kolom en geef die als titel antwoorden.
- Zorg er nu met behulp van voorwaardelijke opmaak voor dat de cel achter je vraag groen wordt bij het juiste antwoord.
- Laat de cel 'antwoord' blanco.
- Kies voor 'voorwaardelijke opmaak', 'markeringsregels voor cellen' en dan voor 'is gelijk aan'.
- Typ bij de voorwaarde het juiste antwoord en zorg dat de cel dan lichtgroen wordt met een donkergroene rand.
- Probeer je quiz uit.
- Sla je quiz op onder je eigen naam.
4. Filteren en sorteren
a. Filteren
Filteren is een gemakkelijke manier in Excel om alleen rijen zichtbaar te maken die aan bepaalde voorwaarden voldoen.
werken met filters
- Open het bestand <jouwnaam>namenlijst_3
- Selecteer de titelgegevens
- Klik in het tabblad 'start' op 'filteren en sorteren'
- Klik nu op 'filter'. Je ziet in iedere kolom in de titel een tekentje staan
- Ga naar de kolom volgnr. Klik op het tekentje. Je ziet nu een uitklaplijst. Zorg dat alleen 'a' is aangevinkt.
- Klik daarna op ok.
- Er worden nu alleen leerlinggegevens getoond met 'a' in de kolom.
- Kun je zien om hoeveel leerlingen het gaat? (de grijze balk onderin geeft je het antwoord)
- Doe nu hetzelfde voor groep b.
- Selecteer daarna weer alles in de kolom 'volgnr'.
- Filter op de datum 18-12-2016.
- Filter op de kleur groen in de kolom bijdragen
- Verwijder het filter door de titelgegevens in je spreadsheet te selecteren, te kiezen voor 'sorteren en filteren' en 'filter' aan te klikken.
b. Sorteren
Sorteren is een manier om de rijen in een tabel in een bepaalde volgorde te zetten. Denk bijvoorbeeld aan het alfabetisch sorteren van een lijst met namen, of het op volgorde zetten van een lijst met cijfers. Je kunt ook sorteercriteria met elkaar combineren door bijvoorbeeld éérst per klas te sorteren en binnen de klas alfabetisch op achternaam.
Sorteren van je gegevens
- Download en open het bestand namenlijst_4 hieronder
namenlijst_4.xlsx
Klik in het tabje 'start' op 'sorteren en filteren' en kies voor 'aangepast sorteren'
- Sorteer alfabetisch op achternaam:
- zet een vinkje in 'mijn gegevens bevatten kopteksten'. Het bestand bevat nl. een regel waarin de titels van de kolommen staan. Die regel wil je niet meesorteren. Bovendien worden de kopteksten nu gebruikt als sorteeraanduiding.
- Kies bij 'sorteren op' voor 'achternaam', 'waarden' en een volgorde van 'A naar Z'
- Klik daarna op 'OK'.
- Kijk naar je spreadsheet. Is de sortering goed gegaan?
- Sorteer nu je spreadsheet éérst op klas en daarna op achternaam. Bekijk het resultaat.
c. Sorteren op kleur/combi ***
Sorteren op kleur / combineren
Net als je kunt filteren op kleur, kun je dat ook doen bij sorteren. Je kunt daarbij kiezen welke kleur 'bovenop' komt te liggen, Stel dat je wilt regelen dat éérst rode cellen worden getoond en daarna groene, dan kan dat, door twee regels aan te maken. In de eerste regel leg je vast dat rood bovenop komt, en in de volgende regel dat groen bovenop komt. Het resultaat is dat eerst rood wordt getoond en daarna groen.
Je kunt nog verder gaan en dit óók nog combineren met een sortering van hetzelfde veld op waarde.
- Sorteer je spreadsheet op 'bijdrage' maar kies voor 'celkleur' in plaats van 'waarden'
- Kies de lichtrode celkleur en klik op ok.
- Maak een nieuwe regel aan, op dezelfde manier maar kies voor de groene celkleur.
- Maak nog een nieuwe regel aan en sorteer op waarde, van klein naar groot.
- Klik op ok.
- Bekijk het resultaat.
5. Formules
a. Manieren om te rekenen
Excel is goed in rekenen. Om te rekenen maak je in Excel formules. Een formule begint altijd met een =teken. Zo 'weet' Excel dat je een formule aan het typen bent.
Globaal gesproken kun je op drie verschillende manieren een formule opbouwen:
- Manier 1: Door de getallen en rekensymbolen in te typen. (optellen: +, aftrekken -, vermenigvuldigen * en delen /) Bijvoorbeeld
=3700*3 of =34+345-4
- Manier 2: Door de cellen waarop je de berekening wilt loslaten, aan te wijzen of in te typen. Bijvoorbeeld:
=B1+B2 of =B1*B4-C34
- Manier 3: Door een gebied waarop je de berekening wilt loslaten, aan te wijzen of in te typen. Bijvoorbeeld:
=SOM(B1:B68)
Een berekening maken
Gebruik formules om de volgende opdracht te maken:
# Tel 503994 en 60993 bij elkaar op
# Trek 3009 af van 644399
# Vermenigvuldig 3002345 en 43 met elkaar
# Deel 42000 door 6
Tel nu de antwoorden van de bovenstaande sommen bij elkaar op.
(Als alles goed gegaan is komt er 130314212 uit)
b. Veel voorkomende formules
Bij veel gebruikte formules voor een 'gebied': optellen, gemiddelde bepalen, aantal, maximumwaarde en minimumwaarde maakt Excel het je nog gemakkelijker: die formules vind je onder de 
knop in het tabje 'start'.
Totaal en gemiddelde via in tabje start
- Download en open namenlijst_5
- Selecteer alle gegevens uit de kolom 'bijdragen'.
- Plaats onderaan de kolom 'bijdragen' het totaal en het gemiddelde van de kolom. Gebruik
- Zet vóór het berekende totaal de tekst 'totaal'
- Zet vóór het berekende gemiddelde de tekst 'gemiddelde'
- Sla het bestand op als <jouwnaam>namenlijst_5>
namenlijst_5.xlsx
c. Formules kopiëren
- Je kunt een heleboel cellen tegelijk vullen met de vulgreep, het kleine vierkantje dat je rechtsonder ziet als je op een cel gaat staan. Excel denkt bij het vullen met je mee.
- Je kunt ook de inhoud van cellen kopieren (net als in Word) met kopieren en plakken. Ook dan denkt Excel mee.
Tafel van 79
- Begin met een nieuw spreadsheet.
- Maak de tafel van 79 in Excel.
- Maak de kolommen breed of smal genoeg
- Maak de tekst bovenaan vet
- Geef de kop bovenaan een kleur
- Let op: in de kolom antwoord gebruik je een formule.
- Typ niet alles in maar kopieer wat je nodig hebt of gebruik de vulgreep.
- Kopieer ook je formule
Tafel van 54301
- Verander je tabel uit de vorige opdracht zo dat je de tafel van 54301 krijgt.
d. Tekst samenvoegen
In Excel kan je op een handige manier tekst samenvoegen in één veld met behulp van een formule. Je kunt daarbij de inhoud van cellen combineren met vaste tekst.
Tekst samenvoegen m.b.v. een formule
Je gaat nu het emailadres van de leerlingen m.b.v. een formule toevoegen aan het spreadsheet met bijdragen voor het uitje.
- Gebruik <jouwnaam>namenlijst_5
- maak aan het eind een nieuwe kolom aan. Geef als titel 'email'.
- ga in de eerste cel staan en kies in het lint voor de tab 'formules'
- klik op het blokje 'tekst'
- Kies nu voor 'TEKST.SAMENV'
- Er verschijnt nu een popupscherm. Je weet dat het mailadres is opgebouwd uit het leerlingnummer en daarachter @hethooghuis.nl. Het leerlingnummer is uiteraard voor iedere leerling anders. Het staat in kolom C. De tekst @hethooghuis.nl is voor iedereen hetzelfde.
- Wijs, om het eerste invulveld van het scherm te vullen, cel C2 aan.
- Typ in het tweede veld de tekst @hethooghuis.nl
- Klik daarna op OK.
- Gebruik de vulgreep om de formule naar de hele kolom te kopiëren.
- Sla het resultaat op.
e. Formules en opmaak ***
Collectanten:combineer je kennis over formules, opmaak en voorwaardelijke opmaak
Een aantal leerlingen heeft gecollecteerd voor een goed doel. Ze hebben allemaal in twee straten geld opgehaald. De bedragen die ze hebben opgehaald, zijn in een Excel spreadsheet gezet.
Alle collectanten die € 20,-- of meer hebben opgehaald, krijgen een sleutelhanger. Collectanten die minder dan € 20,-- hebben opgehaald, krijgen nog een extra straat om te collecteren.
- Open het Excelbestand collectanten en sla het op als <jouwnaam>collectanten.
- Zorg dat alle bedragen worden getoond met twee cijfers achter de komma en een euroteken.
- Bereken met formules het totaal opgehaalde bedrag per leerling.
- Bereken met een formule hoeveel geld er totaal is opgehaald. Zet de formule onderaan in je spreadsheet.
- Bereken met een formule hoeveel geld er gemiddeld per leerling is opgehaald. Zet de formule onderaan in je spreadsheet.
- Laat met een formule zien wat het hoogste bedrag is dat een leerling heeft opgehaald.
- Gebruik voorwaardelijke opmaak om alle bedragen van meer dan € 20,-- lichtgroen met donkergroene rand te tonen.
- Gebruik voorwaardelijke opmaak om alle bedragen van minder dan € 10,-- lichtrood met donkerrode rand te tonen.
- Test je voorwaardelijke opmaak door het bedrag van Dounia te veranderen naar € 41,70. Als het goed is, wordt de achtergrond nu groen in plaats van rood.
- Vergeet niet om je werk op te slaan.
collectanten.xlsx
Temperatuur: combineer je kennis over formules, opmaak en voorwaardelijke opmaak
- Download en open het bestand 'temperatuur'
- Pas de tabel aan, zodat overal één cijfer achter de komma staat
- Maak een nieuwe kolom aan. Geef de kolom als kopje 'Gemiddeld'. Maak de kolom op zodat deze past bij de overige kolommen
- Bereken het gemiddelde m.b.v. een formule in de nieuwe kolom.
- Zorg dat temperaturen van boven de 18 graden een rode achtergrondkleur krijgen
- Bepaal met een formule het maximum van iedere kolom. Zet de formule onderaan iedere kolom
- Bepaal met een formule het minimum van iedere kolom. Zet de formule onderaan iedere kolom
temperatuur.xlsx
f. Relatief en absoluut ***
Als je een formule kopieert, veranderen de verwijzingen binnen de kopie. Als een formule op de eerste regel verwijst naar A1, dan verwijst de kopie op de tweede regel automatisch naar A2. Meestal is dit ook wat je wilt, maar niet altijd. Er zijn gevallen waarin je wilt dat de kopie blijft verwijzen naar de oorspronkelijke cel. Dat kan, door de cel absoluut te maken.
Absolute en relatieve verwijzingen
- Download en open het bestand 'facturen'
- Zet in D3 de juiste formule om het bedrag aan BTW te berekenen.
- Als je met je cursor achter de celverwijzing D1 staat, druk dan op F4. Je ziet nu een $-teken voor de D en voor de 1 staan.
- Klik nu op enter.
- Zet ook de juiste formule in cel E3.
- Kopieeer de formules.
- Controleer het resultaat
- Sla het bestand op als <jouwnaam>facturen
facturen.xlsx
g. Beveiligen ***
Als jij je best hebt gedaan om handige formules te verzinnen en een mooi spreadsheet te maken, wil je niet dat iemand anders je formules per ongeluk kan wijzigen of wissen.
In Excel is het daarom mogelijk om bepaalde stukken van je spreadsheet te beschermen.
Sommige cellen in je spreadsheet beschermen
Vaak wil je dat mensen die je spreadsheet gaan gebruiken WEL bij sommige cellen kunnen om daar bijvoorbeeld gegevens in te voeren, maar NIET bij andere. Dat regel je als volgt:
- Gebruik <jouwnaam>namenlijst_5
- Bedenk bij jezelf welke cellen je zou willen beveiligen
- Selecteer nu de cellen die WEL mogen worden bereikt
- Klik op de rechter muisknop en kies 'celeigenschappen'
- Kies voor 'bescherming'
- Zet het vinkje 'geblokkeérd' uit en klik op 'ok'.
- Ga nu in het lint naar het tabje 'controleren' en klik op 'blad beveiligen'
- Zorg dat ontgrendelde cellen selecteren aangevinkt is.
- Geef een wachtwoord op. Daardoor kun jij alleen zelf de beveiliging weer opheffen.
6. Exceltabel in Word invoegen
Excel werkbladen gebruiken
Je kunt in Word ook tabellen maken, maar Excel heeft veel meer mogelijkheden, zoals je gezien hebt. Wil je daarom werken met getallen, dan is het logischer dit in Excel te doen en de tabel vervolgens in Word te tonen.
- Zet je cursor op de plek waar je een Excel werkblad wilt invoegen
- Klik op het tabblad 'invoegen' en daarna op 'objeçt'.
- Er verschijnt een nieuw venster:
Je kunt nu een bestaand bestand gebruiken en dit opzoeken, maar me ziet dat je in dit venster ook het tabblad Nieuw kan kiezen om een nieuw Microsoft Excel Worksheet (werkblad) in te voegen. Daarin moet je dan vervolgens nog de getallen invoeren.
- Scroll in het venster naar beneden en kies 'Microsoft Excel Worksheet'
- Klik op OK en het bestand wordt ingevoegd.
Een klein werkblad verschijnt en de kleur van de werkbalk verandert in groen om aan te geven dat je nu in Excel aan het werk bent. Om het Excel werkblad staat een lijn (zie hieronder). Aan de zijkanten en hoeken kun je het object nog groter of kleiner maken door te slepen. Als je naast het object klikt verdwijnt de mogelijkheid om het te bewerken. Als je weer dubbel klikt op het werkblad verandert het object weer in een Excel werkblad. Zo kun je dus binnen Word ook in Excel werken en de tabel die je op deze manier hebt gemaakt aanpassen zoals je dat in Excel ook kan doen.
7. Grafieken
Grafieken zijn een goed hulpmiddel om gegevens in één klap duidelijk te presenteren. Er zijn verschillende soorten grafieken. De bekendste soorten zijn de kolomgrafiek, de lijngrafiek en het cirkeldiagram. In Excel kun je die grafieken gemakkelijk maken. In het filmpje zie je:
- Gemakkelijk een grafiek maken
- Werken met 'aanbevolen grafieken'
- De opmaak van een grafiek aanpassen
a. Grafiek maken
Grafiek maken o.b.v. tabel
Antoinette meet een aantal weken haar bloedsuikersspiegel. Ze vult de scores elke keer in een spreadsheet in. Om de waarden te kunnen bepalen prikt ze iedere dag twee keer bloed: vóór het avondeten en ná het avondeten.
- Open het excelbestand bloedsuiker. Je ziet dit bestand onderaan deze pagina.
- In het excelbestand bloedsuiker vind je een tabel. Maak op basis van die tabel onderstaande grafiek.
- Hoe het moet lees je in het worddocument bloedsuiker onderaan de pagina.
Excelbestand bloedsuiker
Bloedsuiker (handleiding)
Grafiek aanpassen
In de vorige opgave heb je een kolomgrafiek gemaakt van de bloedsuikerspiegel van Antoinette. Je hebt alleen de bloedsuikerspiegel vóór het eten in de grafiek gezet. Je gaat nu verder met de grafiek die je hebt gemaakt in opgave 5.
- Nu ga je de grafiek uitbreiden. Je gaat óók de bloedsuikerspiegel na het eten in je grafiek opnemen. Je gebruikt daarvoor een ander grafiektype: de gegroepeerde kolomgrafiek.
- Hoe het moet lees je in het wordbestand onderaan deze bladzijde.
- Als je klaar bent ziet je grafiek er ongeveer zo uit:
Bloedsuiker voor en na (handleiding)
b. Tabel en grafiek maken ***
Tabel en grafiek maken
De diepste goudmijn van de wereld ligt in Zuid-Afrika. Deze mijn is op het diepste punt 3,9 km diep. Hoe dieper je in de aarde komt, hoe warmer het wordt en die warmte is voor de mijnwerkers een groot probleem. Aan de oppervlakte is de temperatuur 20o C.
Iedere 100 meter dieper is het 0,979o C warmer.
|
Diepte in meters
|
Temperatuur in o C
|
|
0
|
20
|
|
100
|
20,979
|
|
200
|
|
|
300
|
|
|
|
|
|
|
|
- Neem de bovenstaande tabel over in Excel en maak de tabel verder af.
- Begin voor de diepte in meters met 0 meter, dan 100, 200 enzovoorts, tot 3900 meter.
- Bereken voor iedere regel in de tabel de temperatuur. Gebruik een formule om de temperatuur uit te rekenen.
- Maak op basis van je tabel een lijngrafiek. Zorg hierbij voor een grafiektitel, astitels en een legenda.
- Geef de grafiek rast rasterlijnen
c. Verdeling maken ***
Maak een cirkeldiagram o.b.v. gegevens uit SOMtoday
Maak een cirkeldiagram waarin je de verdeling laat zien van de aantallen leerlingen per jaarlaag voor jouw locatie.
- Haal uit SOMtoday voor jouw locatie de gegevens die je nodig hebt.
- Plaats de gegevens in een duidelijke tabel. Geef zowel aantallen weer als percentages t.o.v. het totaal.
- Maak op basis van de gegevens in je tabel een cirkeldiagram
8. Draaitabellen ***
Een draaitabel is een zeer uitgebreid hulpmiddel van Excel om gegevens uit (grote) tabellen die je hebt gemaakt, samen te vatten en te analyseren.
Een draaitabel maakt gebruik van allerlei functies uit Excel die je al kent, zoals het filteren, optellen, tellen, gemiddeldes bepalen en dergelijke, maar je hoeft de betreffende formules en opties dan niet zelf in te richten: ze staan al voor je klaar.
Een draaitabel dankt zijn naam aan het feit dat je enorm gemakkelijk, nl. door te slepen, kolommen en rijen van plaats kunt laten veranderen of kunt filteren.
Werken met een draaitabel is alleen zinvol als er daadwerkelijk iets te analyseren valt: een namenlijst in een draaitabel plaatsen heeft geen zin. Een tabel waarin alle uitgaven van de verschillende locaties staan, wel. Hoe meer kolommen in de tabel staan, hoe meer mogelijkheden de draaitabel je geeft voor verdere analyses.
Een draaitabel maken
- Download en open het spreadsheet 'oefening draaitabel' hieronder
- Zorg dat je met je cursor in je tabel staat
- Kies voor de tab ‘invoegen’ en daarna voor ‘draaitabel’
- Je ziet een scherm verschijnen waarin je kunt aangeven welke gegevens als basis gaan dienen voor je draaitabel (standaard neemt Excel je hele spreadsheet mee. Normaal gesproken is dit ok) en waar je draaitabel gemaakt zal worden (kies hier voor ‘nieuw tabblad’).
- Laat de standaardinstellingen staan en klik op OK. Je komt nu terecht in een nieuw tabblad waar je de mogelijkheden van je draaitabel al ziet.
- Klik aan de rechterkant het draaitabelveld ‘locatie’ aan. Excel heeft met je meegedacht: het aangeklikte draaitabelveld staat direct in één van de 4 vakken, nl. ‘rijen’. Excel toont de betreffende informatie nu ook direct in het rapport.
- Klik nu het veld ‘uitgaven’ aan. Excel herkent dat het hier om ‘waarden’ gaat en plaatst dit draaitabelveld automatisch in het vak ‘waarden’. In de schermprints hieronder zie je het resultaat én de stand van zaken in de vier vakken
- Klik op het veldje datum en bekijk het resultaat. Je ziet dat er per locatie een vakje 2015 en 2016 is ontstaan. Die veldjes kun je vervolgens openklappen naar kwartaal en uiteindelijk naar datum.
- Verander nu zelf in het vak ‘rijen’ de volgorde van de draaitabelvelden: zet ‘jaar’ bovenaan. Bekijk het resultaat.
- Experimenteer met het veranderen van de volgorde uit het vak ‘rijen’ en bekijk steeds het resultaat. Zo krijg je een indruk van de mogelijkheden.
- Je ziet nu netjes de som van de uitgaven, per locatie en per jaar en je kunt via de plusknopjes verder in detail. Maar de uitgaven zijn ook gedaan in verschillende categorieën. Om de indeling in categorieën zichtbaar te maken, klik je bij de draaitabelgegevens het veld ‘categorie’ aan. Bekijk het resultaat.
- Excel heeft nu de categorie opgenomen in het vak ‘rijen’. Je kunt de gegevens steeds verder openklikken, maar er zijn mooiere vormen om de gegevens te presenteren. Sleep het draaitabelveld ‘categorie’ van het vak ‘rijen’ naar het vak ‘kolommen’. Bekijk het resultaat.
- Je ziet dat automatisch een filter is geplaatst op ‘kolomlabels’ net zoals dat het geval was bij ‘rijlabels’. Experimenteer met deze filters. Zet de filters weer uit als je klaar bent.
- Sleep nu het draaitabelveld locatie naar het vak ‘filters’. Bekijk het resultaat en experimenteer ermee.
Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints
oefening draaitabel.xlsx
De Slicer gebruiken
- Gebruik het spreadsheet <jouwnaam>oefening draaitabel
- Zorg dat het draaitabelveld ‘locatie’ bij ‘rijen’ staat
- Ga naar de tab ‘invoegen’
- Zorg dat je met de cursor in je draaitabel staat
- Kies voor ‘slicer’
- Je krijgt een overzicht te zien met velden waaruit je kunt kiezen. Kies bijvoorbeeld voor categorie en daarna voor locatie. Probeer de mogelijkheden uit.
- Merk op dat de verschillende slicers ‘samenwerken’. Op die manier kun je op meer dan één aspect filteren.
- Sla je werk op als <jouwnaam>slicerentijdlijn
Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.
De Tijdlijn gebruiken
- Gebruik het spreadsheet <jouwnaam>slicerentijdlijn
- Ga in je draaitabel staan.
- Ga naar de tab invoegen.
- Kies voor tijdlijn. Er verschijnt een overzicht van de velden waaruit je kunt kiezen voor je tijdlijn. In ons geval is de keuze beperkt tot één. Kies (dus) voor 'datum'.
- De tijdlijn verschijnt. Merk op dat standaard ‘maanden’ worden getoond. Dit is instelbaar. Stel de tijdlijn in op een andere periode.
- Merk op dat je door slepen de grootte van slicers en tijdlijn kunt aanpassen zodat je ‘bedieningspaneel’ er mooi uit gaat zien. Probeer dit uit. Merk op dat de verschillende slicers ‘samenwerken’. Op die manier kun je op meer dan één aspect filteren.
- Sla je werk op.
Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.
Bijwerken draaitabel als je basistabel is aangepast
Het is natuurlijk mogelijk dat je de gegevens in de onderliggende tabel (de tabel waarop je hele draaitabel is gebaseerd) wilt aanpassen. Het kan ook zijn dat er nieuwe gegevens zijn bijgekomen.
Je moet dan de draaitabel vernieuwen.
|
29-08-16
|
TBL
|
€ 34,32
|
professionalisering
|
- Zet de datum op 29-08-15
- Kijk nu in je draaitabel. Je ziet nog steeds geen gemaakte kosten voor het TBL in 2015.
- Vernieuw de draaitabel: klik met de rechtermuisknop in je draaitabel. Kies voor vernieuwen
- Je ziet nu dat TBL alsnog verschenen is in de lijst van 2015.
Tip: onderaan de pagina vind je een handleiding inclusief schermprints.
Werken met een draaitabel (handleiding)
9. Samenwerken
a. Samenwerken
Op het Hooghuis werken we met Office365. Je kunt Office365 gebruiken om excelsheets te delen met anderen. Als je een document deelt, kun je regelen dat anderen het document ook kunnen aanpassen. Je kunt zelfs samen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.
Samenwerken in Office365 via gedeelde map
Je workshopbegeleider heeft een map met je gedeeld:
- Ga naar https://login.microsoftonline.com
- Meld je aan met je mailadres van school en je wachtwoord van school
- Ga naar OneDrive
- Kies nu aan de linkerkant voor 'gedeeld met mij'
- Je ziet nu een map staan met de naam Workshop Excel
- Klik op de map
- In de map zie je een excelspreadsheet staan met de naam samenwerken. Klik hierop om het bestand te openen.
- Rechtsboven kan je kiezen voor werkmap bewerken. Kies daarna voor 'bewerken in browser'.
- Typ een aantal cijfers onder elkaar. Als het goed is, melden de andere deelnemers aan de workshop zich ook aan en bewerken hetzelfde spreadsheet. Let op wat er gebeurt.
- Opmerking: bij bewerken in browser hoef je het spreadsheet niet zelf op te slaan. Dat regelt Excel automatisch.
Uploaden
- Sluit het spreadsheet 'samenwerken'.
- Je staat nu weer in het overzichtje van de inhoud van de map Workshop Excel
- Klik op Uploaden
- Zoek het bestandje <naam>opdracht1.xlsx dat je hebt gemaakt. Dubbelklik.
- Het bestandje wordt nu geupload. Dat betekent dat een kopie van het bestand in de map Maatwerk Excel OOP terecht komt.
- Alle andere deelnemers aan de workshop kunnen je bestand nu zien en aanpassen.
Door te werken met een gedeelde map kun je gemakkelijk samenwerken.
