Inleiding
PowerPoint is een programma waarmee je op een handige manier presentaties kunt maken. Je kunt bijvoorbeeld tekst combineren met beeld en geluid en dit in de vorm van een serie dia’s projecteren met een beamer in een klaslokaal. PowerPoint behoort tot de meest veelzijdige professionele presentatiepakketten. Door de verschillende onderdelen waaruit het programma bestaat kun je de meest uiteenlopende presentaties volledig naar eigen inzicht ontwerpen.
In dit arrangement wordt uitgegaan van Powerpoint 2016.
SBU: 8
Dit arrangement maakt deel uit van de digitale leerlijn "De docent competent!" van het Nova College. Klik hier voor het hoofdarrangement.
Op dit werk rust een Creative Commons CC BY-SA licentie.
Auteur: Annet Smith, ROC Nova College
De basis
Wanneer je een presentatie maakt is het belangrijk van tevoren een aantal zaken goed in de gaten te houden. De hoofdzaak van presentaties is het overbrengen van informatie. Het is daarom belangrijk dat je de tijd neemt om te bedenken hoe je dit wilt gaan doen. Zet eerst in grote lijnen je presentatie op papier, een soort inhoudsopgave waarin je opschrijft wat je wilt vertellen, in welke volgorde, wat de kernboodschap is, enzovoort. Aan de hand van deze aantekeningen kun je de presentatie in PowerPoint ontwerpen.
Oefening: PowerPoint openen (let op: deze opdracht gaat uit van een standaardinstallatie van Powerpoint)
1. Klik op het PowerPoint icoon in de werkbalk onderin je scherm.
PowerPoint wordt gestart en het onderstaande venster verschijnt:
Dit beginscherm bestaat uit 2 vensters:
|
Hoofdvenster
|
De dia waar je nu in werkt
|
|
Dia’s
|
Een overzicht van alle dia’s in het klein, links in het scherm
|
Wil je notities kunnen invoeren onder iedere dia, klik dan onderin het scherm op Notities.
De werkbalken: Hieronder zie je de opties van alle werkbalken. In de plaatjes is ook een werkbalk ViewOffice te zien, maar deze wordt in dit arrangement verder niet behandeld. Ook is er een extra werkbalk Mix, waarover meer in een apart hoofdstuk in dit arrangement.
Menubalk
Het tabblad Bestand:
Onder de menuoptie Bestand (linksboven) zijn de meest gebruikte opties te vinden zoals Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan als en Afdrukken. Bij Openen zijn de locaties te zien waar presentaties kunnen worden opgeslagen en vind je rechts de laatst geopende bestanden, zodat je snel verder kan met waar je gebleven was.
Het is altijd verstandig om aan het begin, tijdens het werken en natuurlijk aan het eind de presentatie op te slaan. Het opslaan van een presentatie is hetzelfde als het opslaan van een bestand. We gaan de presentatie opslaan in de OneDrive.
Oefening: Presentatie opslaan
1. Klik op het tabblad >Bestand
2. Klik op >Opslaan als. De naam van de presentatie (de titel op de eerste dia) is al ingevuld.
3. Selecteer in OneDrive de map waarin je de presentatie wilt opslaan.
4. Klik >Opslaan.
Presentatie maken
1. Klik op het tabblad >Bestand en klik vervolgens op >Nieuw.
2. Er verschijnt een taakvenster met de verschillende opties die je nu hebt:
3. Klik op een voorbeeld naar keuze en er wordt een nieuwe presentatie aangemaakt. TIP: gebruik ook het zoekvenster bovenaan het scherm om op trefwoord naar een bepaald ontwerp te zoeken.
Het hoofdvenster is weer te zien met daarin een blanco titeldia. Een presentatie begint altijd met de Titeldia.
Op dit moment hebben we nog een compleet wit vlak, met twee tekstvakken voor een titel en een ondertitel.
Oefening: Een Titeldia maken
1. Klik op >Klik om een titel te maken.
2. Voer hier de titel van de presentatie in.
3. Klik vervolgens op >Klik om een ondertitel te maken.
4. Voer een tekst in.
(!) Aan de linkerkant van het scherm zie je gedurende het in elkaar zetten van de presentatie een overzicht van alle gemaakte dia's, inclusief hun tekst.
Oefening: Nieuwe dia
1. Klik op >Nieuwe Dia in de werkbalk Start. PowerPoint selecteert de dia Titel en Tekst.
2. Voer bij >Klik om een titel te maken een titel voor deze dia in.
3. Klik op >Klik om tekst toe te voegen.
4. Typ een trefwoord of zin en druk op >Enter. Er verschijnt automatisch een nieuw opsommingsteken.
5. Typ vervolgens meerdere andere trefwoorden/zinnen en druk steeds op >Enter.
6. Klik buiten het vierkante kader als je alle tekst hebt ingevoerd.
Bekijk tot slot ook nog onderstaande filmpjes (Engelstalig)waarin de basis van Powerpoint 2016 wordt uitgelegd.
Een link invoegen
Een link kun je eenvoudig in een tekstvak invoegen, namelijk door deze van het internet te kopieren en die vervolgens te plakken. Bij een lange link ziet dat er alleen niet heel fraai uit. Daarom kun je beter kiezen voor de mogelijkheid om een aanklikbare tekst in te voegen. Dat werkt als volgt:
1. Klik op het tabblad >Invoegen en kies het bovenste deel van de knop >Koppeling. NB wanneer je op het onderste deel van deze knop klikt kun je een link naar een bestand op je OneDrive toevoegen. Klik je op het bovenste deel van de knop dan verschijnt het venster Hyperlink invoegen.
2. In het venster Hyperlink invoegen heb je verschillende opties:
- Je kunt linken naar een document op je pc (Bestaand bestand).
- Je kunt een internet adres invoegen in het vakje Adres.
- Je kunt via de knop "Plaats in dit document" linken naar een andere dia.
- Je kunt linken naar een Nieuw document dat je vanuit PowerPoint aanmaakt met de optie "Nieuw document".
- Je kunt een e-mailadres invoegen met de optie "E-mailadres".
Wil je dat men op een bepaalde tekst moet klikken om de link te openen, typ die tekst dan in het vakje achter Weer te geven tekst. Wil je bijvoorbeeld dat iemand het weerbericht van Haarlem kan oproepen met 1 klik, typ dan in het vakje Weer te geven tekst "weerbericht Haarlem" en bij Adres de link naar de site van de KNMI.
TIP: Een andere methode om een link van een stukje tekst in je dia te maken is deze tekst eerst te selecteren en er dan met de rechtermuisknop op te klikken. In het snelmenu dat verschijnt kies je dan voor Koppeling en hetzelfde scherm (Hyperlink invoegen) als hierboven zal dan verschijnen.
Afbeelding invoegen
Oefening: Afbeelding invoegen
1. Klik op >Nieuwe dia in de werkbalk Start.
2. Voer bij Titel een zelfgekozen titel in. Op de dia staat in het onderste tekstvak ook een aantal plaatjes.
3. Klik bij die plaatjes op 1 van de opties >Afbeeldingen of >Onlineafbeeldingen.
4. Bij de keuze voor Afbeeldingen wordt de Windows Verkenner geopend. Selecteer een afbeelding uit 1 van je mappen. Klik vervolgens op >Invoegen.
5. Bij de keuze voor Onlineafbeeldingen wordt een Bing zoekvenster geopend. Type een zoekterm in en selecteer een geschikte afbeelding. Klik vervolgens op >Invoegen.
Videobestand invoegen
Wil je een videobestand invoegen dan klik je op de optie Video bij de afbeeldingen die op een dia zichtbaar zijn:
Het scherm dat daarna verschijnt heeft meerdere opties:
- Een eigen bestand invoegen door erheen te bladeren.
- Een YouTube video invoegen.
- Een video embedden met behulp van een speciale insluitcode.
Deze opties worden in de hoofdstukken links verder uitgelegd. Daarnaast wordt ook uitgelegd hoe je een Teleblik filmpje kan toevoegen.
Een eigen filmbestand invoegen
Ga net zo te werk als bij het invoegen van afbeeldingen, maar kies nu het icoon video. Je kunt ook video invoegen via de menuoptie >Invoegen > Video >Video op mijn pc.
Oefening: een eigen filmbestand invoegen
1. Selecteer de dia waar je een video wilt invoegen aan de linkerkant in het overzicht.
2. De dia verschijnt in het grote scherm.
3. Klik in de menubalk op >Invoegen. De werkbalk invoegen verschijnt:
4. Klik in deze werkbalk helemaal rechts op het pijltje onder het woord Video.
5. Klik in het uitgeklapte lijstje op >Video op mijn pc.
6. De Windows Verkenner verschijnt. Blader naar het bestand dat je wilt invoegen en klik dan op >Invoegen.
7. De video wordt ingevoegd en in het lint verschijnen de extra opties die erbij horen.
8. Je filmfragment is ingevoegd en je kunt het nog bij de hoeken groter of kleiner maken. Onder het fragment staat een afspeelbalk waarmee je kunt afspelen en pauzeren en het volume kunt regelen.
NB: Filmbestanden die je wilt invoegen in Powerpoint kunnen alleen van het type .MPEG, .MPG, .MOV, WMV of .AVI zijn. Ook kunnen zogenaamde GIF-animaties worden ingevoegd.
NB: Bedenk wel dat wanneer je een eigen filmbestand opneemt in de Powerpointpresentatie deze hierdoor erg groot kan worden.
Een YouTube filmpje invoegen
Een filmpje dat je op YouTube.com hebt gevonden is eenvoudig in te voegen in een PowerPoint presentatie. Gebruik hiervoor opnieuw de optie >invoegen >Video en kies dan Online video. Een venster verschijnt met 2 keuzes.
Bij de optie YouTube staat een zoekvenster. Wanneer je hier een zoekterm invoert gaat PowerPoint voor je zoeken binnen YouTube. De opties die vervolgens verschijnen kun je selecteren en invoegen. In onderstaand voorbeeld is gezocht naar "powerpoint 2016 video".
De 2e optie om online video in te voegen is het gebruiken van een zogenaamde insluitcode. Weet je al welk filmpje je van YouTube wilt gebruiken dan kun je onder dit filmpje bij de optie >Delen >Insluiten een insluitcode vinden. Deze kopieer je en plak je in het vakje "Hier insluitcode plakken". Zie onderstaand voorbeeld op YouTube.
Insluitcodes zijn ook bij andere filmsites te vinden, zoals Vimeo. Je bent dus niet alleen afhankelijk van YouTube om geschikt filmmateriaal te vinden.
Kijk tenslotte nog onderstaande (Engelstalige) video over alle opties die je verder nog hebt bij het invoegen van video in PowerPoint 2016, zoals hoe het eruit ziet in de dia, de afspeelopties, audio toevoegen en het bijknippen van een eigen video.
Een Teleblik filmpje toevoegen
Wanneer je een filmpje of een fragment daaruit op Teleblik hebt gevonden, kun je een link hierheen opnemen in je Powerpoint presentatie. Wanneer je dan op die link klikt opent een apart venster waarin het filmpje wordt afgespeeld. Bedenk wel dat je voordat je je presentatie start alvast inlogt bij Teleblik, anders krijg je eerst nog een inlogscherm te zien.
Oefening: voeg een link naar Teleblik toe
1. Zoek een filmpje op Teleblik.nl en knip hiervan een fragment. Weet je niet hoe dat moet, kijk dan bij de Tool Teleblik.
2. Rechts van het fragment staan de volgende gegevens:
3. Selecteer de link die staat bij Link naar fragment inclusief details en kopieer deze.
4. Open een Powerpoint presentatie en selecteer een dia.
5. Typ in een tekstvak de woorden "Teleblik filmpje"
6. Selecteer vervolgens deze getypte tekst en klik erop met de rechtermuisknop. Een snelmenu verschijnt:
6. Kies in dit snelmenu voor >Hyperlink.
7. Een nieuw scherm verschijnt:
9. Plak de gekopieerde URL van het Teleblik fragment in het vak achter Adres en klik op >OK. De tekst is nu een hyperlink geworden en wanneer je er tijdens het afspelen van de presentatie op klikt, opent een nieuw venster waarin het Teleblik filmpje te zien is.
Opmaak
Oefening: Ontwerpsjabloon
1. Klik in de menubalk op >Ontwerpen.
In de werkbalk verschijnt een aantal gekleurde sjablonen:
3. Beweeg met de muis over de verschillende sjablonen en de presentatie verandert meteen. Klik op een sjabloon als je dat wilt toepassen.
4. Wanneer je een ontwerpsjabloon toepast, geldt dit voor alle dia’s van de presentatie.
5. Klik in de menubalk op >Diavoorstelling, Voorstelling weergeven.
In PowerPoint 2016 zijn ook Ontwerpideeën toegevoegd. Die optie vind je helemaal rechts in de werkbalk Opmaak. Deze optie werkt alleen wanneer je een afbeelding toevoegt via Online afbeeldingen (zie het hoofdstuk over Afbeeldingen invoegen). Op basis van de gevonden afbeelding doet PowerPoint suggesties voor een ontwerp van de hele presentatie. Je kunt zien hoe deze PowerPoint Ontwerper werkt in deze video. Zie hieronder een voorbeeld op basis van een gevonden afbeelding bij het trefwoord "fruit". De ontwerpideeën staan in een apart scherm aan de rechterkant. Kies je daar een optie van, dan wordt je dia aangepast op basis van dit nieuwe sjabloon.
TIP1: Bedenk bij het maken van een goeie Powerpoint presentatie dat je niet teveel tekst op 1 dia zet. Trefwoorden die je verhaal ondersteunen zijn voldoende, dus gebruik geen lange zinnen.
TIP2: Gebruik lettertypes als Arial of Verdana die zich goed lenen voor presentaties. Gebruik in je presentatie overal hetzelfde lettertype en voor titels dezelfde grootte.
TIP3: Bedenk dat je tekst goed leesbaar moet zijn, dus voorkom bijvoorbeeld lichte tekstkleuren op een lichte achtergrond. Kleur moet functioneel zijn en niet afleiden.
TIP4: Soms zegt een plaatje meer dan zoveel woorden. Gebruik ook eens een afbeelding die je boodschap goed verbeeldt zonder daar verder nog tekst bij te zetten.
TIP5: Voor het Nova College is er een apart sjabloon in de huisstijl. Dit kun je als basis voor je eigen presentaties gebruiken en zo hoef je niet meer na te denken over lettertypes, kleuren of afbeeldingen. Je kunt dit sjabloon gebruiken door met behulp van DigiSync ViewOffice te installeren.
Diaovergangen en animaties
Oefening: Diaovergangen
1. Klik op de eerste dia
2. Klik in de menubalk op >Overgangen.
3. De werkbalk Overgangen opent met daarin van links naar rechts soorten overgangen.
4. Klik op 1 van de overgangen.
5. Je ziet dat de diaovergang wordt getoond.
6. Klik op meerdere overgangen en bekijk het resultaat.
7. Selecteer een diaovergang die je mooi vindt.
8. Klik op >Op alles toepassen (rechts naast de overgangen en effectopties).
Oefening: animaties op afbeeldingen toepassen
1. Klik in een dia 1x op een ingevoegde afbeelding.
2. Klik bovenaan op het tabblad >Animaties.
3. In deze werkbalk staan diverse animaties. Selecteer in een willekeurige dia een afbeelding door er 1x op te klikken.
4. Klik op enkele animaties en in de dia zie je meteen wat het effect op de afbeelding is.
Tip: Door op het onderste pijltje rechts naast de rij animaties te klikken kun je de rij uitklappen en zie je alle animaties die je kunt kiezen (zie afbeelding hieronder).
Een hele mooie overgang die je kan gebruiken is morphing, nieuw in PowerPoint 2016. Hiermee kun je tussen 2 dia's objecten en tekst geleidelijk laten veranderen naar iets anders. Hoe dat werkt en hoe dat eruit kan zien zie je in onderstaand filmpje. Je kunt ook deze video bekijken voor een goede indruk van de mogelijkheden.
Powerpoint morph overgang
Office Mix
UPDATE OKTOBER 2017: Office Mix wordt door Microsoft uitgefaseerd, maar daarvoor in de plaats is er in de nieuwste versie van PowerPoint 2016 voor Windows intussen een nieuwe menuknop Opnemen toe te voegen, waarin de meeste functies weer terugkomen. Opslaan van de gemaakte opnames kan dan via Microsoft Stream, onderdeel van de Office 365 omgeving. Zie dit artikel met meer uitleg over de wijziging. Onderstaande uitleg wordt daarom nog aangepast.
Met de toevoeging Office Mix kun je PowerPoint 2016 uitbreiden met extra functies. Zo kun je met Office Mix schermopnames invoegen, een presentatie met ingesproken audio opnemen en als film opslaan of interactieve elementen zoals meerkeuzevragen toevoegen. Hiervoor moet je Office Mix eerst downloaden via http://mix.office.com en vervolgens installeren. Zorg ervoor dat tijdens de installatie PowerPoint gesloten is. Helaas is Office Mix nog niet beschikbaar voor Mac, alleen voor Windows. Na de installatie zie je een extra tabblad Mix dat er zo uitziet.
Het voordeel van het werken met Office Mix is dat je je presentaties ook voor of na de les beschikbaar kunt stellen, inclusief jouw gesproken uitleg daarbij. Je kunt tijdens de opname zelfs digitale aantekeningen en markeringen in je presentatie maken die ook worden opgenomen. Met de interactieve vragen kun je een presentatie als huiswerk aanbieden en kun je achteraf via de Office Mix online omgeving zien wie er wat heeft geantwoord.
De werkbalk Mix bevat onder de knop Using Mix hulpbronnen zoals tutorials waarin wordt uitgelegd hoe alles werkt. Een scherm verschijnt aan de rechterkant in PowerPoint met diverse knoppen die je verder op weg helpen.
TIP: Over Office Mix is een apart arrangement gemaakt in de digitale leerlijn.
In onderstaande uitgebreide video's worden alle mogelijkheden van Office Mix uitgelegd.
Afspelen
Door een simpele druk op de F5 knop kun je een Powerpoint presentatie vanaf het begin afspelen. Maar er zijn nog meer opties om je presentatie te vertonen. Stel bijvoorbeeld dat je de presentatie wilt inzetten voor vertoning tijdens een open dag en hij continue moet afspelen. Dit kun je allemaal instellen en hieronder zie je aan de hand van oefeningen welke opties er zijn.
Oefening: diavoorstelling afspelen
1. Klik bovenaan op het tabblad >Diavoorstelling. De werkbalk Diavoorstelling verschijnt:
2. Klik in deze werkbalk op de knop >Vanaf begin.
Je presentatie wordt nu van begin tot eind afgespeeld. Op het grote scherm wordt de hele dia getoond, maar op je laptop zie je een aparte presentator weergave. Daarin kun je de huidige dia zien, maar ook alvast de volgende. je kunt doorklikken of terugklikken onderaan het scherm en je kunt een pennetje selecteren voor het maken van digitale notities in de huidige dia. Dit wordt dan ook meteen aan het publiek getoond. Hieronder zie je het presentator scherm.
Onder de huidige dia in de presentatorweergave zie je enkele knoppen.
Van links naar rechts zijn dit:
- Een pen waarmee je van je muis een laserpointer, pen of markeerstift kan maken. Je kunt ook de kleur van de inkt aanpassen. Heb je eenmaal wat gemarkeerd of geschreven, dan wordt ook de optie Gum actief en kun je zaken weer verwijderen.
- Een knop met een vierkant waarmee je alle dia's voor jezelf op een rijtje kunt zien zodat je kunt klikken op een andere dia dan de volgende.
- Een zoomlens waarmee je op een bepaald deel van de dia kunt inzoomen. Klik je nog een keer op de lens dan zoom je weer uit.
- Een scherm waarmee je het beeld even op zwart kan zetten voor de toeschouwers. Handig als je alle aandacht voor je uitleg en niet voor je dia wilt hebben.
- Een knopje met 3 puntjes waarmee je de presentatie kan beeindigen, de presentatorweergave kunt verlaten of een zwart of wit scherm kan tonen. Op deze schermen kun je met de digitale pen ook aantekeningen maken. Selecteer je 1 van de laatste opties dan kun je met een druk op Escape de dia weer in beeld krijgen.
3. Klik door de presentatie heen en als je een zwart scherm ziet nog 1x en je bent terug in PowerPoint.
4. Klik nu in de werkbalk Diavoorstelling op de knop >Tijdsinstellingen voor try-out.
De diavoorstelling start opnieuw en wordt nu opgenomen. Bovenaan links staat een timer die toont hoeveel seconden de totale voorstelling duurt (rechts) en hoelang iedere dia in beeld is (in het witte vakje).
5. Klik regelmatig totdat de voorstelling klaar is. Klik ook nog een keer als het zwarte scherm verschijnt.
6. Er verschijnt een melding waarbij je moet aangeven of je deze tijdsinstellingen accepteert. Klik hier op >Ja.
Je hebt nu aangegeven hoe lang een bepaalde dia in beeld getoond moet worden. Nu wil je er nog voor zorgen dat de voorstelling continue achter elkaar blijft afspelen.
7. Klik in de werkbalk Diavoorstelling op de knop >Diavoorstelling instellen. Het volgende scherm verschijnt:
8. Vink nu het vakje aan voor Herhalen tot op ESC wordt gedrukt en klik op >OK.
De diavoorstelling heeft nu de tijdsinstellingen overgenomen en stopt tijdens het afspelen pas als je op de ESC knop drukt.
Didactische tips:
TIP1: Zorg er bij het gebruik van laptop en beamer voor dat je je laptopscherm gebruikt om je presentatie te zien, zodat je altijd naar de klas kijkt en niet naar het scherm achter je.
TIP2: Lees niet voor van een dia, daarmee raak je de aandacht van je publiek kwijt. Dit kun je natuurlijk voorkomen door geen lange stukken tekst op een dia te zetten.
TIP3: Test voorafgaand aan de les of je presentatie goed werkt. Klik op linkjes om te zien of sites of filmpjes goed openen en of het geluid werkt.
TIP4: Maak je gebruik van een digibord in combinatie met PowerPoint, maak dan aantekeningen in de dia's en sla de presentatie op zodat je deze kan delen met je studenten. Kijk in het arrangement over digiborden voor een handleiding.
TIP5: Gebruik de aanwijzeropties tijdens het afspelen om bijvoorbeeld een pen of markeerstift tevoorschijn te toveren waarmee je in de dia kan schrijven. Dit werkt ook zonder digibord of de interactieve beamers. Maak je gebruik van de laatste dan kun je er ook voor kiezen je aantekeningen aan het bord met de digitale pen te maken in PowerPoint zodat je de presentatie na de les kunt opslaan, inclusief je aantekeningen voor de studenten.
Eindopdracht
Nu je alle onderdelen van deze tool hebt doorlopen is het tijd om dit in de praktijk toe te passen. Het resultaat van de eindopdracht is een PowerPoint presentatie die je meteen in je lessen kunt inzetten. Sla deze presentatie op in je portfolio.
Omschrijving eindopdracht:
1. Selecteer een onderwerp uit je lessen dat zich leent voor het aanbieden via een PowerPoint presentatie.
2. De presentatie moet de volgende elementen bevatten:
- titeldia
- inhoudsdia
- thema
- diaovergangen en/of animatie
- afbeeldingen
- filmpje
3. Verder moet de presentatie zo zijn ingesteld dat deze automatisch afspeelt.
Bronnen
