Het organiseren van grote bijeenkomsten (+ draaiboek/projectplan)

Het organiseren van grote bijeenkomsten (+ draaiboek/projectplan)

Doel

Een open dag op school, een meeloopdag, een sinterklaasfeest, een teamuitje, een workshop, boomfeestdag.....
Heel verschillende evenementen die allemaal georganiseerd moeten worden.

Door wie?
Misschien wel door jou.

Als managementassistent/directiesecretaresse of algemeen secretaresse kun je dat!
Na afloop van deze lessen weet je wat er allemaal bij komt kijken om de bijeenkomst gesmeerd te laten verlopen.

In het kwalificatiedossier staat het volgende:

De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals
vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een
checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er
speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal,
mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de
leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure
hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt
ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle
informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier,
zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.

 

http://www.congresbureaudrenthe.nl/nl/images/79

 

Theorie

Aan het begin van de lessen wordt steeds theorie besproken uit onderstaand document.

Opdrachten

Voor de organisatie van een evenement moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt.

Doe je dit alleen, dan is het handig als anderen ook weten wat je gaat doen. Mocht je iets in de groep doen, dan is het belangrijk om bijvoorbeeld een duidelijke takenverdeling te maken.

Een goed systeem voor het maken van duidelijke afspraken is de Plan - Do - Check - Act cyclus.

Plan: wat is je plan, doel?

Do: Wie gaat wat doen en wanneer? Taakverdeling

Check: Is het plan gelukt, is gedaan wat is afgesproken? Controle

Act: Is er verdere actie nodig om het plan te laten slagen? 'Plan B.'

 

Jullie moeten het volgende uitwerken voor jullie 'evenement':

- een plan van aanpak
- een draaiboek
- een risicoanalyse
- een persbericht

Dit lever je allemaal in één verslag afgedrukt in.

 

Het plan van aanpak

Het draaiboek

De risicoanalyse

Het persbericht

Reflectie en beoordeling

  • Het arrangement Het organiseren van grote bijeenkomsten (+ draaiboek/projectplan) is gemaakt met Wikiwijs van Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt, maakt en deelt.

    Auteur
    Marianne Drenth
    Laatst gewijzigd
    2016-02-14 21:27:49
    Licentie

    Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:

    • het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
    • het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
    • voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.

    Meer informatie over de CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie.

    Aanvullende informatie over dit lesmateriaal

    Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:

    Toelichting
    2e leerjaar secretariële beroepen
    Leerniveau
    MBO, Niveau 3: Vakopleiding; MBO, Niveau 4: Middenkaderopleiding;
    Eindgebruiker
    leerling/student
    Moeilijkheidsgraad
    gemiddeld
    Studiebelasting
    120 uur 0 minuten
    Trefwoorden
    bijeenkomst, draaiboek, projectplan

    Gebruikte Wikiwijs Arrangementen

    Kwant, Hannie. (2015).

    Het organiseren van evenementen

    https://maken.wikiwijs.nl/64766/Het_organiseren_van_evenementen

  • Downloaden

    Het volledige arrangement is in de onderstaande formaten te downloaden.

    Metadata

    LTI

    Leeromgevingen die gebruik maken van LTI kunnen Wikiwijs arrangementen en toetsen afspelen en resultaten terugkoppelen. Hiervoor moet de leeromgeving wel bij Wikiwijs aangemeld zijn. Wil je gebruik maken van de LTI koppeling? Meld je aan via info@wikiwijs.nl met het verzoek om een LTI koppeling aan te gaan.

    Maak je al gebruik van LTI? Gebruik dan de onderstaande Launch URL’s.

    Arrangement

    IMSCC package

    Wil je de Launch URL’s niet los kopiëren, maar in één keer downloaden? Download dan de IMSCC package.

    Voor developers

    Wikiwijs lesmateriaal kan worden gebruikt in een externe leeromgeving. Er kunnen koppelingen worden gemaakt en het lesmateriaal kan op verschillende manieren worden geëxporteerd. Meer informatie hierover kun je vinden op onze Developers Wiki.

  • Gebruik
    Weergave
  • Wikiwijs is een dienst van