Een open dag op school, een meeloopdag, een sinterklaasfeest, een teamuitje, een workshop, boomfeestdag.....
Heel verschillende evenementen die allemaal georganiseerd moeten worden.
Door wie?
Misschien wel door jou.
Als managementassistent/directiesecretaresse of algemeen secretaresse kun je dat!
Na afloop van deze lessen weet je wat er allemaal bij komt kijken om de bijeenkomst gesmeerd te laten verlopen.
In het kwalificatiedossier staat het volgende:
De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals
vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een
checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er
speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal,
mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de
leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure
hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt
ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle
informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier,
zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is.
