CM-JA-MM TWIXX Communicatie 2 KT2 wp 2.2
Inhoud TWIXX Communicatie 2 KT2 wp 2.2
Afsluiting verkoopgesprek
Planning TWIXX Communicatie 2 KT2 wp 2.2
Periodeplanner
| week |
Twixx |
Opdracht |
In te leveren product(en) |
Formatieve toets theorie |
| 1 |
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
| 3 |
|
|
|
|
| 4 |
|
|
|
|
| 5 |
|
|
|
|
| 6 |
|
|
|
|
| 7 |
|
|
|
|
| 8 |
|
|
|
|
| B |
|
|
|
|
Communicatie
Zakelijke brief
Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)
Voorbeeld
Buildit nv
Broekstraat 88
6201 BZ MAASTRICHT
Tel. 0031 43 587 49 19
Fax 0031 43 587 49 20
E-mail siem.meerman@buildit.nl
www.buildit.nl
Archi bv
Mevrouw I.F. Verheiden
Langestraat 45
2367 VD VOORDEN
Maastricht, 16 januari 2010
Uw kenmerk: 9294-02
Ons kenmerk: 100116/sm/O
Betreft: offerte levering bouwmaterialen
Geachte mevrouw Verheiden,
Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze offerte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Tiel.
In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 1 september 2010.
Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.
Met vriendelijke groet,
Siem Meerman
hoofd Logistiek
Bijlage: prijslijst
Kopie aan: dhr. G. de Vries
Inleiding
Vroeger verliep alle zakelijke post per brief; tegenwoordig wordt er ook veel via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven dagelijks grote aantallen brieven per post.
Brieven zijn met name handig voor vertrouwelijke informatie of het maken van formele afspraken. Door een brief te ondertekenen krijgt die rechtsgeldigheid. Ook bezwaarschriften en klachten kunnen meestal beter per brief worden ingediend. Solliciteren gebeurt tegenwoordig vaak per e-mail, maar een brief is nog steeds goed mogelijk. Ook een combinatie van die twee (een met een tekstverwerker geschreven en opgemaakte brief, die als bijlage bij een e-mail wordt verzonden) komt veel voor.
Het is aan te raden om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails.
Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. Er zijn verschillende manieren om brieven op te maken en in te delen. Veel instellingen en bedrijven hebben hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. De gebruikelijkste briefopmaak is tegenwoordig de 'nieuwe Amerikaanse indeling', waarbij elk onderdeel aan de linkerkant begint en alinea's worden gescheiden door een witregel.
Afzender en geadresseerde(n)
Afzender
- Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.
- Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:
de (bedrijfs)naam
het volledige (post)adres
telefoonnummer
faxnummer (indien aanwezig)
e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver)
websiteadres
- Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink).
- Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd. Let wel op dat de lijst niet te lang wordt. Minder belangrijke gegevens kunnen ook in de voettekst van de brief worden gezet.
Geadresseerde
- Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u (indien van toepassing):
specifieke vermeldingen
de (bedrijfs)naam
de naam van de afdeling
de naam van de ontvanger
het volledige (post)adres
land
- Elke regel begint met een hoofdletter.
- Zet toevoegingen als PERSOONLIJK, SPOED, VERTROUWELIJK, AANTEKENEN of LUCHTPOST in hoofdletters boven het adres. Tussen deze aanduidingen en het adres komt een regel wit. Als de brief niet in een vensterenveloppe gaat, zijn de aanduidingen aantekenen en luchtpost overbodig.
- Voor de naam van de ontvanger kan T.a.v. (met hoofdletter) worden ingevoegd, maar dat is niet per se nodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.
- Wees bij de naam van de geadresseerde zo volledig mogelijk: begin met De heer of Mevrouw, gevolgd door eventuele titels (tenzij daarover bij uw bedrijf andere afspraken bestaan) en de voorletters. Als het geslacht van de ontvanger onbekend is, gebruik dan De heer of mevrouw.
- Tussen de postcode en de plaatsnaam staan in Nederlandse brieven twee spaties. De plaatsnaam is helemaal in hoofdletters als de brief in een vensterenveloppe verstuurd wordt. Als dat niet het geval is zijn de twee spaties en de hoofdletters niet nodig.
Datum en kenmerk
- Na het adres volgt opnieuw een witregel. Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam (Den Haag, 14 juli 2009). De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, het jaartal bestaat uit vier cijfers.
- Op voorgedrukt briefpapier van bedrijven staat vaak ook Uw kenmerk en Ons kenmerk. Als u reageert op zo'n brief, vermeld dan altijd het opgegeven kenmerk onder of naast Uw kenmerk.
Onderwerp
- Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: of Betreft: worden gebruikt. Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt. Daarna volgt een korte aanduiding van het onderwerp van de brief. Die kan het best beginnen met een kleine letter, omdat de regel immers al een hoofdletter heeft. Sommige taaladviesboeken adviseren een hoofdletter; echt bezwaar is daar niet tegen.
Aanhef
- De aanspreking begint met een hoofdletter.
- Na de aanspreking schrijft u een komma.
- Wees in de aanhef zo precies mogelijk: gebruik liever Geachte mevrouw Jansen dan Geachte heer of mevrouw. Die laatste aanhef is alleen geschikt als niet te achterhalen is wie de brief zal lezen.
- In zeer formele brieven kunt u nog formuleringen als Weledelgeleerde gebruiken, maar erg gebruikelijk zijn die niet meer. In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt.
- In de aanhef staan geen titels en voorletters.
- Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur of Geachte lezer.
- De aanhef Beste wordt voor een zakelijke brief afgeraden, al kan hij wel gebruikt worden als de lezer en schrijver elkaar redelijk goed kennen.
- Vermijd een verouderde aanhef als Mijne heren of L.S.
- Het is af te raden om een brief te beginnen met alleen Geachte of Beste; zet er altijd een naam of de toevoeging heer of mevrouw bij.
Brieftekst
- Hoewel de aanhef van een brief eindigt met een komma, begint de eerste zin toch met een hoofdletter.
- Zorg voor een duidelijke indeling van de brief: deel hem in in alinea's die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een regel wit.
- Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als 'Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik'. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: 'Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest', 'Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.'
Slotgroet en ondertekening
- Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is formeel.
- Na die slotformule volgt een komma.
- Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzovoort]. Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de achternaam van de persoon die tekent. Bij namen die zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt kunnen worden (bijvoorbeeld Jo, Kim, Dominique) kunt u mevrouw of de heer voor de naam toevoegen. Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender. De woorden namens, de heer, mevrouw en functieaanduidingen krijgen bij voorkeur geen hoofdletters.
- Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de schrijver van de brief, dan kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de (getypte) naam van degene die als briefschrijver vermeld wordt.
- Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd 'mede namens …'
Bijlage(n)
- Als er bijlagen bij de brief zijn, wordt dat ofwel na de ondertekening, ofwel bij de onderwerpsaanduiding vermeld.
- Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n). Als dat relevant is, kunt u het aantal bijlagen vermelden.
Kopie(en)
- Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie een kopie stuurt.
Zakelijke e-mail
Opmaak van een zakelijke e-mail (algemeen)
Inleiding
Voor de opmaak van een zakelijke e-mail gelden over het algemeen minder strenge conventies dan voor een gewone zakelijke brief. Oorspronkelijk werd e-mail vooral gebruikt als informeel communicatiemiddel voor een snelle en vluchtige uitwisseling van informatie. Steeds vaker wordt e-mail ook gebruikt voor officiële informatie-uitwisseling zoals sollicitaties, afspraken en opdrachten.
Zoals bij een zakelijke brief is het bij een zakelijke e-mail van belang om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Doorgaans komen in een zakelijke e-mail dezelfde basiselementen aan bod als in een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Toch zijn er ook een aantal verschillen tussen een brief en een e-mail. Omdat e-mails bijvoorbeeld sneller geschreven worden dan brieven en meestal van het scherm gelezen worden, is de inhoud vaak beknopter. De begroetingsformule in een e-mail is dikwijls ook wat minder formeel.
In wat volgt bespreken we de onderdelen die over het algemeen aan bod komen in een zakelijke e-mail. Instellingen en bedrijven hebben vaak ook hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. Als u in naam van zo'n organisatie een e-mail verstuurt, kunt u zich het best aan de interne richtlijnen houden.
Afzender en geadresseerde(n)
De afzender van een e-mail wordt meestal automatisch toegevoegd door het mailprogramma op de regel Van (of From). Op de regel Aan (of To) kunt u een of meer geadresseerden opgeven. Op de regel Cc (carbon copy) kan worden aangeven wie er een afschrift van het bericht ontvangt. Het is aan te bevelen om de geadresseerden zorgvuldig te selecteren en alleen cc's en groepsmails te sturen als dat echt nodig is.
U kunt eventueel ook gebruikmaken van de regel Bcc (blind carbon copy). De namen die aan deze regel worden toegevoegd, zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Het gebruik van de bcc-regel is dikwijls niet zonder bijbedoelingen en kan vervelende gevolgen hebben als de geadresseerden weet krijgen van deze werkwijze. Gebruik deze regel dus zo weinig mogelijk.
Onderwerp en datum
Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. Op basis van het onderwerp kan de ontvanger de berichten in zijn mailbox selecteren en filteren voor hij ze gelezen heeft. Ook bij het archiveren van e-mails speelt het onderwerp een belangrijke rol. Zorg daarom dat u in het onderwerp een heldere, beknopte omschrijving geeft van de inhoud van uw bericht. Als u met een reply op een e-mail reageert, laat het onderwerp dan in principe ongewijzigd.
In een e-mailbericht wordt de datum en ook het uur waarop de e-mail verzonden wordt, automatisch ingevuld door het mailprogramma. Zorg er daarom voor dat de datum- en tijdinstellingen correct ingesteld zijn op uw computer.
Aanhef en slotgroet
Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
De slotgroet kan variëren en is aangepast aan de situatie. In een zakelijk bericht voor externe contacten is Met vriendelijke groet(en) erg gebruikelijk en in elk geval beter dan de formele slotgroet Hoogachtend. In vervolgcorrespondentie kan de slotgroet wat informeler worden, bijvoorbeeld Groeten of Groet. In informele of interne mailtjes hebt u natuurlijk meer mogelijkheden. Gebruik evenwel geen afkortingen zoals mvg (met vriendelijke groet(en)) of emoticons.
Het spreekt voor zich dat aanhef en slotgroet op elkaar afgestemd zijn. U kunt een e-mail niet beginnen met Geachte heer Van Wezer en als slotformule Groetjes gebruiken.
Inhoud
De eigenlijke inhoud van uw e-mail wordt op dezelfde manier ingedeeld als in een brief, maar de tekst wordt bij voorkeur korter gehouden. In de eerste alinea komt de kernmededeling en de context van het bericht. Daarna volgt de uitwerking.
Bij het opstellen van uw e-mail is het vooral belangrijk dat u bondig bent en dat u de tekst op een heldere manier opbouwt. Een e-mail wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen. Beperk daarom uw alinea's tot 5 à 6 regels en laat witregels tussen de alinea's. Schrijf uw bericht niet volledig in hoofdletters of helemaal in kleine letters. Dat ziet er erg slordig uit en wekt de indruk dat u weinig moeite hebt gedaan om de e-mail op te stellen.
Ondertekening
Na de slotgroet ondertekent u de e-mail met uw naam, functie (of afdeling) en uw telefoonnummer. Ook het postadres, e-mailadres, faxnummer en eventueel webadres kunnen worden vermeld. Deze elementen kunnen ook worden samengenomen in een signature of elektronische handtekening. Dat is een vaste afsluitingstekst met uw naam, functie en adresgegevens die u automatisch kunt laten invoegen bij elk bericht dat u schrijft. Soms wordt ook een vaste slotgroet (bijvoorbeeld Met vriendelijke groet) opgenomen in de signature.
Schrijf geen PS na de ondertekening. De kans bestaat dat de ontvanger die boodschap niet meer zal lezen.
Bijlage en disclaimer
U kunt een elektronische bijlage of attachment meesturen met uw e-mail. Voor het gebruiksgemak van de ontvanger geeft u de bestanden die u meestuurt een duidelijke naam. Die naam wordt automatisch weergegeven op de regel Bijlagen (of Attachments), onder de regel Cc of Bcc. Vermeld in uw bericht altijd wat voor bestand u precies meestuurt. Grote bestanden kunt u het best comprimeren met een zip-programma. Zo voorkomt u overbelasting van de mailbox van de ontvanger. Check ten slotte ook altijd even of u het aangekondigde bestand ook daadwerkelijk bij uw e-mail hebt bijgevoegd.
Heel wat bedrijven plaatsen een disclaimer onder hun e-mailberichten. Een disclaimer heeft vooral een juridisch doel. Hij is bedoeld als voorzorgsmaatregel tegen misbruik van de informatie in de e-mail of tegen de gevolgen van eventuele fouten. U kunt dit soort toevoegingen opnemen als dat binnen uw organisatie gebruikelijk is. De disclaimer komt dan onderaan in de tekst, duidelijk gescheiden van de rest van het bericht. De tekst wordt bij voorkeur zo beknopt mogelijk gehouden.
Voorbeeld
Van: siem.meerman@buildit.nl
Aan: isabelle.verheiden@archi.be
Cc:
Bijlage: prijsofferte.doc
Onderwerp: prijsofferte bouwmaterialen
Geachte mevrouw Verheiden,
Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze prijsofferte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Lanaken.
In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 31 oktober 2006.
Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het onderstaande e-mailadres of telefoonnummer.
Met vriendelijke groet,
Siem Meerman
Hoofd P & O
Buildit nv / sa
Broekstraat 88
6201 BZ MAASTRICHT
Tel. +31 43 587 49 19
Fax +31 43 587 49 20
E-mail siem.wouters@buildit.nl
www.buildit.nl
---------
Disclaimer
Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.
Gebruik e-mail
Gebruik e-mail
1. Wanneer gebruik je e-mail wel
Je kunt e-mail gebruiken als je:
- Een afspraak wilt plannen met één of meerdere personen;
- Een afspraak wilt bevestigen;
- Een eenvoudige vraag hebt;
- Een vraag hebt waarop je niet snel antwoord hoeft te krijgen;
- Antwoord moet geven op een eenvoudige vraag;
- Aan veel mensen tegelijkertijd een mededeling wilt doen (die niet heel belangrijk is);
- Een vergadering wilt plannen;
- Iemand wilt bereiken die heel slecht bereikbaar is.
Heb je een vraag over een vak, let dan goed op de afspraken die binnen dat vak gemaakt zijn. Sommige docenten hebben een wekelijks spreekuur, zijn bereikbaar voor vragen na het college of gebruiken BlackBoard om vragen van studenten te beantwoorden. Maak daar dan eerst gebruik van, voor je een e-mail stuurt!
2. Wanneer gebruik je e-mail niet
Je kunt e-mail beter niet gebruiken als je:
- Een meningsverschil hebt;
- Vertrouwelijke informatie wilt uitwisselen;
- Slecht nieuws hebt;
- In een situatie zit waar een probleem bestaat of dreigt te ontstaan;
- Op het allerlaatste moment een vergadering of afspraak wilt afzeggen;
- Veel vragen hebt;
- Een vraag hebt waarop je met spoed een antwoord wilt hebben.
Heb je bijvoorbeeld een meningsverschil over de beoordeling van een vak, ga de discussie dan niet per e-mail aan. Voor elk vak heb je de mogelijkheid om de beoordeling te bespreken. De docent biedt een gezamenlijk inkijkmoment aan of geeft de mogelijkheid om een afspraak te maken.Wil je een persoonlijke situatie bespreken die van invloed is op je studie, maak dan een afspraak met een studieadviseur of de docent.??
E-mail etiquette
E-mail etiquette: twaalf tips
1. Maak spaarzaam gebruik van de ‘antwoord allen’ knop
De ‘antwoord allen’-knop is ontzettend handig in het zakelijke verkeer. U kunt uw boodschap met een enkele druk op de knop het hele bedrijf doorsturen. Maar er zijn wel enkele ongeschreven regels voor het gebruik van deze optie:
- Vraag uzelf even af of iedereen het bericht wel moet lezen. Dit is vaak niet het geval als het originele bericht bedoeld is als memo.
- Als de originele e-mail een vraag bevat, antwoord dan alleen als u een antwoord heeft. Antwoord liever niet dan met ‘ik weet het niet’.
- Vermeld geen inside grapjes. De rest van de ontvangers begrijpen die niet en dat komt best gemeen over.
- Antwoord niet met alleen ‘dank je’. Als iemand via een massa-mail te kennen geeft dat er taart in de keuken staat, hoeft u niet aan alle ontvangers een bedankje te sturen. Beanwoord alleen de afzender of bedank degene die trakteert persoonlijk.
- Reageer alleen als u de hele groep iets te melden hebt. Is dat niet het geval, dan mag u best zwijgen.
2. Bespreek geen privékwesties per zakelijke e-mail
Denk goed na wat u vertelt per e-mail. Stuur nooit persoonlijke of gevoelige informatie via uw zakelijke e-mailadres. Dit geldt ook voor gevoelige informatie over anderen. Bewaar dergelijke informatie voor uw privemail of bespreek het face to face. Stelregel: wilt u niet dat de informatie op het intranet of het prikbord in de kantine belandt, verstuur die dan ook niet via uw zakelijke e-mailaccount.
3. Stel uzelf voor
Heeft u iemand nog maar een paar keer of alleen telefonisch gesproken, dan kunt u zichzelf het best even voorstellen in uw eerste e-mail. Ga er niet van uit dat de ontvanger nog weet wie u bent. Fris het geheugen even op voor u uw vraag stelt of verhaal afsteekt.
4. E-mail nooit als u kwaad bent
E-mails verdwijnen nooit meer. Ze kunnen bovendien doorgestuurd en uitgeprint worden. Stuur daarom nooit een e-mail als u kwaad bent. Ook slecht nieuws melden, iemand ontslaan of een medewerker een reprimande geven kunt u beter niet via de e-mail doen.
5. Beperk het gebruik van uitroeptekens!
Gebruik nooit meer dan een uitroepteken per e-mail. Waarom? Omdat u anders kinderachtig en onprofessioneel overkomt.
6. Reageer snel
E-mail is bedoeld voor snelle en makkelijke communicatie. U hoeft heus niet binnen vijf minuten te reageren, maar binnen 48 uur is wel zo netjes.
7. Let op uw taalgebruik
Gebruik geen afkortingen als LOL, 4Y, FYI, enzovoort in uw zakelijke e-mail. Gebruik ook geen vloek- of scheldwoorden.
8. Schoon op
Als u een aantal mailtjes over en weer hebt gestuurd kan het nogal rommelig worden. Verwijder in uw volgende bericht de eerste berichten uit uw conversatie.
9. Wees duidelijk in uw onderwerpregel
Gebruik geen vage of algemene termen in uw onderwerpregel. Meld hier kort en krachtig waar de e-mail over gaat. Gebruik geen hoofdletters of uitroeptekens in uw onderwerpregels. Dergelijke mailtjes worden vaak aangezien voor spam.
10. Houd het overzichtelijk
Houd uw verhaal kort en verdeel uw tekst in alinea’s. Doe of u schrijft voor een blog of website. Niemand houdt van grote, onafgebroken stukken tekst in de e-mail. Wees direct en duidelijk. Maak eventueel gebruik van opsommingtekens. Uw ontvanger moet zich niet door een compleet boekwerk hoeven worstelen om te begrijpen wat u nu eigenlijk wilt zeggen.
11. Gebruik een handtekening met uw contactgegevens
Dit hoeft niet als u intern mailt, maar mailt u naar externe relaties, zorg dan dat ze in een oogopslag zien hoe ze u kunnen bereiken. Vermeld de bedrijfsnaam, uw functie, telefoonnummer en sociale mediagegevens.
12. Denk aan uw reputatie
Elke e-mail die u verstuurt kan u maken of breken. Zorg daarom dat u in elke e-mail zakelijk en professioneel overkomt. U weet nooit wie uw e-mail onder ogen krijgt.
Folder
Klanten lokken en uw omzet verhogen met Publisher-folders
Van toepassing op: Microsoft Office Publisher 2007
Stel, u hebt net een nieuwe winkel geopend of de uitverkoop staat voor de deur. Of misschien hebt u prachtige nieuwe producten binnengekregen waarvoor u reclame wilt maken. Zorg ervoor dat dit nieuws snel de juiste mensen bereikt door een folder te maken die u kunt versturen, uitdelen of overal ophangen.
In Microsoft Office Publisher 2007 vindt u vooraf ontworpen folderpublicaties waarmee u informatie over nieuwtjes en speciale aanbiedingen kunt verspreiden. Door met een vooraf ontworpen publicatie te beginnen kunt u zich concentreren op de boodschap en tegelijkertijd effectief promotiemateriaal maken voor uw bedrijf.
Het ontwerp kiezen en aanpassen
- Start Publisher.
- Klik in de lijst Typen publicaties op Folders.
- Klik onder Folders op Nieuwere ontwerpen of Klassieke ontwerpen.
- Voer een van de volgende handelingen uit:
- Klik op het voorbeeld van het folderontwerp dat u wilt gebruiken.
- Zoek extra ontwerpsjablonen voor folders op Microsoft Office Online.
- Kies de gewenste opties.
Voordat u de publicatie opent, kunt u tal van ontwerpkenmerken wijzigen. Ga op een van de volgende manieren te werk:
- Klik onder Aanpassen op het gewenste kleurenschema en lettertypeschema.
- Klik onder Aanpassen op de gewenste set met bedrijfsgegevens of maak een nieuwe set.
- Selecteer onder Opties de optie Postadres toevoegen om een tweede pagina aan de publicatie toe te voegen met tekstvakken voor uw postadres en retouradres.
- Selecteer onder Opties de optie Afbeelding toevoegen om een tijdelijke afbeelding in de folder in te voegen.
Opmerking Deze optie is niet alle sjablonen beschikbaar. Als u deze optie niet ziet, wordt deze mogelijk niet ondersteund door de sjabloon.
- Selecteer onder Scheurstroken de bon of het formulier dat u wilt toevoegen.
Opmerking Deze optie is niet alle sjablonen beschikbaar. Als u deze optie niet ziet, wordt deze mogelijk niet ondersteund door de sjabloon.
Opmerking Als u een sjabloon gebruikt die u hebt gedownload van Office Online, kunt u het ontwerp pas aanpassen wanneer u de publicatie opent.
- Klik op Maken.
Globale wijzigingen in het ontwerp doorvoeren
Wanneer u de publicatie op volle grootte ziet, kan het zijn dat u wijzigingen wilt aanbrengen die van invloed zijn op de publicatie als geheel. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat u een ander lettertype- of kleurenschema wilt gebruiken, het paginaformaat wilt wijzigen of alsnog uw bedrijfsgegevens wilt invoegen. (Als u dat in het begin niet hebt gedaan.) Dergelijke wijzigingen kunt u te allen tijde aanbrengen, maar bij voorkeur voordat u de tekst en de afbeeldingen invoegt.
Ga op een van de volgende manieren te werk:
- Als u een ander kleurenschema wilt proberen, klikt u op Kleurenschema's in het taakvenster Publicatie opmaken en klikt u vervolgens op het gewenste kleurenschema.
- Als u een ander lettertypeschema wilt proberen, klikt u op Lettertypeschema's in het taakvenster Publicatie opmaken en klikt u vervolgens op het gewenste lettertypeschema. Zie Een lettertypeschema toepassen voor meer informatie over lettertypeschema's.
- Als u het paginaformaat wilt wijzigen, klikt u op Opties type publicatie in het taakvenster Publicatie opmaken, klikt u op Paginaformaat wijzigen en selecteert u een ander paginaformaat in het dialoogvenster Pagina-instelling. Zie Het paginaformaat, het papierformaat of de afdrukstand wijzigen voor meer informatie.
- Als u bedrijfsgegevens wilt invoegen, klikt u op Bedrijfsgegevens in het menu Invoegen en sleept u het gewenste item vervolgens vanuit het taakvenster Bedrijfsgegevens naar de pagina van uw publicatie.
Als u de bedrijfsgegevens wilt wijzigen, klikt u op Bedrijfsgegevens wijzigen in het taakvenster Bedrijfsgegevens. Zie Zakelijke gegevens maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie.
Werken met de tekst
Als u al een set met bedrijfsgegevens hebt gemaakt, wordt bepaalde tekst in de tijdelijke aanduiding vervangen door de contactgegevens en het logo van uw bedrijf.
Opmerking Bedrijfsgegevens vervangen niet automatisch de tijdelijke tekst in sjablonen die u van Office Online hebt gedownload. Als u de tijdelijke aanduidingen voor namen, adressen en logo's wilt vervangen door uw bedrijfsgegevens, klikt u op de infolabelknop voor een item in de bedrijfsgegevens, zoals de naam of het adres van het bedrijf, en klikt u vervolgens op Bijwerken op basis van set met bedrijfsgegevens. (De infolabelknop verschijnt wanneer u op tekst of een logo klikt.)
- Selecteer de tekst van de tijdelijke aanduiding en typ uw gegevens.
- Pas de grootte van de tekst aan. Voer een van de volgende handelingen uit:
- Als u wilt voorkomen dat de grootte van de tekst automatisch wordt aangepast aan de grootte van een tekstvak dat niet gekoppeld is aan andere tekstvakken, klikt u op het tekstvak, wijst u Tekst AutoAanpassen aan in het menu Opmaak en klikt u vervolgens op AutoAanpassen niet gebruiken.
- Als u de tekengrootte handmatig wilt wijzigen, selecteert u de tekst en kiest u vervolgens een nieuwe tekengrootte in de lijst Tekengrootte op de werkbalk.
Zie Automatisch passend maken van tekst in- en uitschakelen voor meer informatie over het aanpassen van tekst in tekstvakken.
- Als u het selectievakje Postadres toevoegen hebt ingeschakeld en uw folder een tweede pagina bevat met het postadres, herhaalt u de stappen 1 en 2 voor die pagina.
Zie Werken met tekst in Publisher voor meer informatie over het werken met tekst.
Werken met de afbeeldingen
- Klik met de rechtermuisknop op de tijdelijke afbeelding, klik in het snelmenu op Afbeelding wijzigen en kies vervolgens de bron van de nieuwe afbeelding.
Tip Als u Afbeelding wijzigen niet ziet wanneer u met de rechtermuisknop klikt, klikt u op de tijdelijke aanduiding totdat de rand van de afbeelding wordt omgeven door witte rondjes. Klik opnieuw op de afbeelding totdat de afbeelding zelf wordt omringd door grijze rondjes met kruisjes erin en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de afbeelding.
- Herhaal deze stappen zo nodig voor de andere afbeeldingen in uw publicatie.
Zie Tips voor het werken met afbeeldingen voor meer informatie over het werken met afbeeldingen.
De folder verder verfijnen
Het toevoegen of wijzigen van ontwerpkenmerken in een publicatie is kinderspel. Stel, in plaats van de afscheurstrookjes die u eerst wilde gebruiken, hebt u besloten een afscheurbon, bestelformulier of antwoordformulier toe te voegen zodat u beter kunt nagaan hoe groot de respons op uw folder is.
U kunt de ontwerpkenmerken toevoegen of vervangen met behulp van de Publisher-ontwerpgalerie. Daarnaast kunt u ontwerpkenmerken toevoegen door een of meer objecten te kiezen die worden voorgesteld in het taakvenster Publicatie opmaken. Als u een vooraf ontworpen sjabloon gebruikt in Publisher, kunt u ook de opdracht Sjabloon wijzigen gebruiken.
Elementen uit de Ontwerpgalerie gebruiken
- Als u het object voor de afscheurstroken wilt verwijderen, selecteert u het en druk u vervolgens op DEL.
- Klik op de werkbalk Objecten op Ontwerpgalerie-object en klik vervolgens op het gewenste type object, zoals Bonnen.
- Klik op het gewenste ontwerp, selecteer de gewenste opties voor afbeeldingen en tekst — bijvoorbeeld de randstijl — en klik vervolgens op Object invoegen.
- Sleep het object naar de positie waar u het op de pagina wilt opnemen.
- Als u de tijdelijke tekst in het toegevoegde object wilt vervangen, selecteert u de tekst in het tekstvak en typt u vervolgens de gewenste tekst.
- Als u de tijdelijke afbeelding in het toegevoegde object wilt vervangen, klikt u op het frame van de afbeelding in het logo, klikt u met de rechtermuisknop op de afbeelding, klikt u op Afbeelding wijzigen in het snelmenu en selecteert u vervolgens de gewenste afbeelding.
- Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.
Elementen uit de lijst met voorgestelde objecten gebruiken
Welke voorgestelde objecten u in een publicatie kunt invoegen, is afhankelijk van de gebruikte sjabloon.
- Als u het object voor de afscheurstroken wilt verwijderen, selecteert u het en druk u vervolgens op DEL.
- Klik in het taakvenster Publicatie opmaken, onder Paginaopties, op een van de items onder Suggesties voor objecten.
- Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.
De sjabloon wijzigen
- Klik in het taakvenster Publicatie opmaken, onder Opties voor folder, op Sjabloon wijzigen.
- Kies in het dialoogvenster Sjabloon wijzigen, onder Opties, een andere optie bij Scheurstroken.
- Breng andere wijzigingen aan en sla het bestand vervolgens op.
De laatste hand leggen aan de folder
- Als u de folder per post wilt versturen, kunt u deze voorbereiden en afdrukken door de adressen van de klanten samen te voegen in de publicatie.
Tip Als uw adressen niet in een gegevensbestand zitten, kunt u een nieuwe adreslijst maken in Office Publisher 2007. Wijs Mailings en catalogussen aan in het menu Extra en klik vervolgens op Adreslijst maken.
- Als u de folder wilt afdrukken, klikt u op Afdrukken in het menu Bestand, wijzigt u eventueel de afdrukopties (bijvoorbeeld het aantal exemplaren) en klikt u vervolgens op Afdrukken.
Tip Als uw informatie niet allemaal ín een folder past, kunt u in plaats daarvan een brochure maken en profiteren van de grotere flexibiliteit die dit type publicatie biedt. Een brochure kan een in drieën gevouwen of een in vieren gevouwen ontwerp hebben. Op een van de zijden kunt u het adres van een klant opnemen en daarnaast een formulier-, antwoord- of aanmeldingsformulier toevoegen.
Brochure
In Publisher brochures maken die bijdragen aan de verkoop
Van toepassing op: Microsoft Office Publisher 2007/2010
Microsoft Office Publisher bevat vooraf ontworpen brochurepublicaties die speciaal zijn gemaakt om informatie over uw bedrijf te geven. Als u start met een vooraf ontworpen brochure, kunt u de volgende handelingen uitvoeren:
- De brochure maken op basis van een publicatie met een kant-en-klaar professioneel ontwerp.
- Met slechts één klik op de knop de brochure opnieuw opmaken om te schakelen van een in drieën gevouwen brochure naar een in vieren gevouwen brochure.
- Een sectie voor het adres van de klant en een bestel-, antwoord- en inschrijfformulier opnemen.
- Er voor zorgen dat het marketingmateriaal van uw bedrijf een consistent beeld uitstraalt door voor alle publicaties gebruik te maken van hetzelfde lettertype- en kleurenschema en dezelfde set met bedrijfsgegevens.
Een brochureontwerp kiezen
Als u een brochure maakt, kunt u de gewenste opties opgeven, zoals een pagina voor de adressen van klanten, een set met bedrijfsgegevens, een lettertypeschema en een inschrijfformulier.
- Start Publisher.
- Klik op Brochures onder Typen publicaties.
- Klik in de catalogus Brochures op het gewenste ontwerp.
- Selecteer het gewenste kleurenschema onder Kleurenschema.
- Selecteer het gewenste lettertypeschema onder Lettertypeschema.
- Selecteer de gewenste set met bedrijfsgegevens onder Bedrijfsgegevens of maak een nieuwe set met bedrijfsgegevens.
- Selecteer In drieën gevouwen of In vieren gevouwen onder Paginaformaat.
- Schakel het selectievakje Adres van de klant toevoegen in of uit, afhankelijk van of u de brochure naar klanten wilt verzenden.
Als u deze optie inschakelt, wordt een tekstvak voor het adres, retouradres en de bedrijfsnaam op één van de pagina's ingevoegd.
- Klik onder Formulier op een type antwoordformulier dat u wilt toevoegen, of selecteer Geen.
- Klik op Maken.
Brochureopties wijzigen
Als u een publicatie hebt opgeslagen, kunt u de publicatieopties wijzigen. Klik op Sjabloon wijzigen in het taakvenster Publicaties opmaken en wijzig de opties in het dialoogvenster Sjabloon wijzigen.
Klik op Bedrijfsgegevens in het menu Bewerken als u een andere set met bedrijfsgegevens wilt gebruiken. Klik vervolgens op de gewenste set.
Tijdelijke tekst vervangen
- Klik op de tijdelijke tekst en typ de nieuwe tekst.
Opmerkingen
- Als u al een set met bedrijfsgegevens hebt gemaakt, wordt de tekst in sommige tekstvakken automatisch vervangen door uw gegevens en bedrijfslogo.
- In de meeste gevallen wordt het formaat van de tekst automatisch aangepast aan het formaat van het tekstvak.
Het formaat van tekst in tekstvakken wijzigen
In de meeste gevallen wordt de tekst automatisch aangepast aan het tekstvak. U kunt de tekstgrootte echter handmatig wijzigen.
- Klik in het tekstvak.
- Wijs Tekst AutoAanpassen aan in het menu Opmaak en klik op AutoAanpassen niet gebruiken.
- Selecteer de tekst en selecteer een nieuwe grootte in de lijst Tekengrootte op de werkbalk Opmaak.
Tijdelijke afbeeldingen vervangen
- Klik met de rechtermuisknop op de tijdelijke afbeelding, klik op Afbeelding wijzigen en klik vervolgens op de bron van de nieuwe afbeelding.
Opmerking Als u Illustraties selecteert, wordt het taakvenster Illustraties geopend.
- Zoek de afbeelding die u wilt invoegen in de publicatie en en dubbelklik op de afbeelding. De afbeelding wordt automatisch aangepast aan het tekstvak.
- Herhaal dit desgewenst voor de rest van de afbeeldingen in de publicatie.
Opmerking Als u Afbeelding wijzigen niet ziet, is de afbeelding mogelijk gegroepeerd met andere objecten. Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en klik op Groep opheffen in het snelmenu. Klik opnieuw met de rechtermuisknop op de afbeelding, zodat alleen de afbeelding is geselecteerd en wijs Afbeelding wijzigen aan.
De brochure voltooien
- Als de brochure er naar wens uitziet, slaat u het bestand op door te klikken op Opslaan als in het menu Bestand.
- Als u de brochure naar klanten wilt verzenden, de brochure wilt voorbereiden om af te drukken door gebruik te maken van een samenvoegbewerking om het adres toe te voegen aan exemplaren van de brochure.
- Druk de brochures af.
Handleiding Publisher 2010 in PDF
Algemene handleiding Publisher 2010
TWIXX opdrachten
Opdracht 1 Theorie communicatie
Opdracht 2 Zakelijke brief
Opdracht 3 Brochure
Opdracht 4 Direct Mail
