Verzorgt het (interne) ordertraject

Inhoud LWP 8 Verzorgt het (interne) ordertraject

Bestellen

Planing Verzorgt het (interne) ordertraject

Twixx-en

Verkoopadministratie

Voor een onderneming is de verkoop van goederen een belangrijke taak. Veel bedrijven bereiken de meeste omzet door de verkopen aan vaste klanten. Naast deze vaste klanten heeft elk bedrijf ook to maken met klanten die minder vaak aankopen doen. Als de klant een bestelling plaatst, start er een flink aantal handelingen. Al deze handelingen moet je als bedrijf zorgvuldig uitvoeren omdat dit de enige manier is om goed te werken. In dit hoofdstuk bespreken we de handelingen die het meest bij de verkoop voorkomen. Daarnaast kijken we naar de documenten die je hierbij gebruikt. Wanneer goederen van eigenaar wisselen, hebben we te maken met een transactie. Ook bespreken we in dit hoofdstuk op welke manier je transacties in de boekhouding verwerkt.

Een groothandel heeft heel veel te maken met het verkoopproces. Bij een verkoop.is de onderneming afhankelijk van de bereidheid van de klant om producten te kopen. Het komt regelmatig voor dat een klant een artikel bestelt dat niet op voorraad is. Wat is hiervan de oorzaak, denk je dan. Een

groothandel verkoopt vaak artikelen die niet tot het standaardassortiment behoren. Met andere woorden, de groothandel is niet alleen een tussenschakel voor een bepaald assortiment, maar kan ook totaalleverancier zijn als een klant dat vraagt. Veel afnemers van de groothandel geven de voorkeur aan een of enkele grote leveranciers boven vele kleine leveranciers. De klanten van de groothandel willen dus dat de groothandel zijn best doet om zo goed mogelijk alles te leveren wat zij vragen.

Hoe komt een verkoop tussen de groothandel en een klant tot stand? Als een bedrijf klant is bij de groothandel, zal het regelmatig een bestelling plaatsen. De groothandel werkt met leveringsvoorwaarden. Vaak staan deze op de achterzijde van bestelbonnen en andere documenten vermeld. Met de meeste klanten is regelmatig contact. Met sommige klanten is er elke dag contact, met andere klanten enkele keren per week of per maand. Tijdens deze contactmomenten wisselen bedrijf en klant informatie uit over goederen en prijzen. Bij de groothandel hebben veel artikelen een vaste verkoopprijs. Hierdoor weet de klant waar hij aan toe is. Om het klanten zo aantrekkelijk mogelijk te maken, maakt een bedrijf met hen afspraken over kortingen bij een bepaalde afnamehoeveelheid. Deze afspraken worden vastgelegd in contracten. Hierdoor kunnen per afnemer verschillen bestaan in de uiteindelijke prijs die hij betaalt.

Wanneer een klant bij jou als leverancier een order plaatst, voer jij deze in de computer in. In veel gevallen bestelt een klant elektronisch en kun jij de gegevens direct digitaal verwerken. De computer vervaardigt de documenten waarmee je de orders verzamelt. Eventuele verschillen tussen de bestelling en de daadwerkelijke levering, leg je in een computersysteem vast. Dat heeft niet alleen voor de groothandel tot doel dat het correcte aantal van de voorraad wordt afgeboekt, maar zorgt er tevens voor dat de klant de correcte (klanten)pakbon, vrachtbrief en factuur krijgt.

De stappen in een ordertraject:

1. De klant plaatst de order.

2. De afdeling Verkoop geeft de order door aan het magazijn.

3. De afdeling Verkoop geeft aan de inkoopafdeling door welke goederen ze moet inkopen.

4. De goederen die niet in voorraad zijn, koopt de afdeling Inkoop in bij een leverancier.

5. Het magazijn levert de goederen aan de klant.

6. De leverancier levert de goederen aan het magazijn af.

7. Het magazijn levert de goederen vervolgens als backorder na.

De meeste groothandels hebben een min of meer vast assortiment en bieden klanten daarnaast gelegenheid om ook goederen te bestellen die niet tot het vaste assortiment behoren. De gegevens van dit vaste assortiment staan vermeld op een bestellijst of in een catalogus. De groothandel biedt de klant bestelblokken en catalogussen aan. Daarin staan de artikelen vermeld met een omschrijving, een artikelnummer en de te bestellen verpakkingseenheid. Soms staat er meer informatie bij, zoals een inkoopprijs, een adviesverkoopprijs of uitgebreidere artikelinformatie. Deze bestellijsten en catalogussen hebben het voordeel dat de klant en de leverancier dezelfde informatie hebben, waardoor de kans op misverstanden kleiner is. De klant heeft op deze manier een overzicht van het grootste deel van het assortiment, waardoor hij minder snel vergeet bepaalde artikelen te bestellen. Bij de meeste bedrijven staan deze bestellijsten en catalogussen in de computer. De groothandel stuurt dan via internet, per cd-rom of USB-stick de wijzigingen in het assortiment en van de prijzen naar de afnemers.

Zoals reeds gezegd, maak je bij het bestellen van de goederen doorgaans gebruik van bestelbonnen en catalogussen. Je kunt bij groothandelsondernemingen op meerdere manieren orders plaatsen, zoals:

- telefonisch

- per fax

- schriftelijk

- elektronisch (EDI, internet/e-mail, E-commerce)

- per vertegenwoordiger

- mondeling (bij de balie).

Telefonisch

Bij veel groothandels zijn verkoopmedewerkers binnendienst werkzaam. Als medewerker op die afdeling bel je klanten op om bestellingen op te nemen. Vaak ben je met de klant een vaste dag en een vast tijdstip overeengekomen waarop je hem belt. Soms is het de klant zelf die contact opneemt met de groothandel om een bestelling te plaatsen.

Per fax

Nog niet zo lang geleden gebruikten bedrijven vooral faxen om hun bestellingen te plaatsen. Tegenwoordig komt dit steeds minder voor.

Schriftelijk

Ook schriftelijk bestellen komt steeds minder voor. Het versturen via de post brengt het risico van zoekraken met zich mee en kost meer tijd dan de andere vormen van bestellen. In een aantal uitzonderlijke situaties is het nog de gewoonte dat de chauffeur bij het afleveren van de bestelling gelijktijdig de nieuwe bestelling meeneemt.

Elektronisch

Langs elektronische weg bestellen is tegenwoordig de gewoonste zaak van de wereld. Vormen van elektronisch bestellen zijn EDI (Electronic Data Interchange), internet en datacom. Bij deze manier van bestellen is er een aantal extra mogelijkheden, zoals:

- De klant kan in de voorraad van de leverancier kijken of deze het betreffende artikel op voorraad heeft.

- De leverancier ontvangt via het computer scherm automatisch informatie over het voorraadniveau van de afnemer. Vaak is hierbij de afspraak dat de leverancier een besteladvies aan de klant stuurt voor de artikelen waarvan de voorraad beneden het minimumniveau is gekomen.

- De klant krijgt gelegenheid extra product informatie in te zien bij de leverancier.

- De klant kan vaak direct betalen.

Voordelen van deze manier van bestellen zijn: het gaat sneller, er worden minder fouten gemaakt en het is goedkoper. Ook biedt het de klant en de leverancier meer zekerheid. Als zij goed geautomatiseerd zijn, bespaart dit bij het elektronisch verwerken van orders veel tijd.

Per vertegenwoordiger

Met een vertegenwoordiger bedoelen we iemand van de groothandel die de klanten bezoekt. Het klantenbezoek is niet altijd bedoeld om een bestelling op te nemen. Een vertegenwoordiger kan een klant ook bezoeken om informatie te geven over nieuwe producten of om met de afnemer te onderzoeken op welke punten ze de samenwerking nog verder kunnen verbeteren.

Mondeling bij de balie

Steeds vaker maken afnemers gebruik van de mogelijkheid artikelen te bestellen en of te halen bij de verkoopbalie. De afnemer doet dit meestal omdat hij snel over een artikel wil beschikken en zelf liefst geen voorraad wil hebben.

Het opnemen van een order is geen eenvoudige taak. Een medewerker moet wat training en ervaring hebben om dit te kunnen. Tijdens het opnemen van de order controleert hij een aantal zaken, zoals:

- het reserveren van de voorraad

- de kredietwaardigheid

- de leverbaarheid

- de productinformatie.

Reserveren van de voorraad

Als een klant goederen bestelt, moet de leverancier controleren of de door de klant gewenste goederen in voorraad zijn. Als dat het geval is, moet hij deze direct reserveren voor de betreffende klant. Zijn de goederen niet in voorraad, dan moet de betreffende medewerker dit doorgeven aan de afdeling Inkoop, zodat deze afdeling de goederen kan bestellen. De klant moet weten wanneer hij de goederen geleverd krijgt. Als de klant geen tijd heeft om op de goederen te wachten, gaat de verkoop niet door.

Kredietwaardigheid

Veel vaste klanten hebben een doorlopende goederenlevering en betalingsverkeer met de groothandel. De groothandel en de klant hebben beide voordeel bij deze afspraak. Onderdeel van deze afspraak is dat de klant goederen mag afnemen zonder directe betaling, tot een bepaald bedrag. Als de klant dit bedrag overschrijdt, moet hij de openstaande rekening eerst voldoen voordat de groothandel de leveringen hervat. Een tussenoplossing in deze situatie is dat de klant bijvoorbeeld een gedeelte van de nog openstaande rekeningen betaalt of de goederen alleen meekrijgt bij contante betaling. In de praktijk betekent dit dat een klant die goederen bestelt en geleverd krijgt, de factuur van de groothandel na een week ontvangt. De groothandel wil dat veertien dagen na het verzenden van de factuur het geld op zijn rekening gestort is.

Leverbaarheid

Het komt regelmatig voor dat klanten goederen willen bestellen die niet standaard in het assortiment zitten. Het bedrijf moet dan afwegen welke gevolgen de uitvoering van zo'n opdracht heeft. Vaak brengt de levering van niet-standaardgoederen extra kosten met zich mee, terwijl de verdiensten die ertegenover staan niet hoger zijn. Aan de andere kant wil een bedrijf de klant tevreden houden. Daarom is het voor de onderneming vaak een moeilijke keuze.

Voor veel afnemers is de leverancier vaak ook een bron van informatie. Vaak begint een bestelling met vragen over een artikel. Daarom is het belangrijk dat een leverancier goed op de hoogte is van de eigenschappen en het gebruik van de goederen die hij te koop aanbiedt. Veelvoorkomende vragen van klanten betreffen:

- de houdbaarheidsdatum

- behandelvoorschriften

- de minimaal of te nemen hoeveelheid

- de prijs of eventuele kortingen

- de nieuwste ontwikkelingen in de branche.

Wanneer je als magazijnmedewerker deze informatie aan de klant geeft, dien je ervoor te zorgen dat je de juiste informatie verstrekt. Als de klant iets vraagt wat je niet weet, kun je het beste een collega raadplegen of de klant zeggen dat je helaas geen antwoord hebt op zijn vraag.

Als de klant de order heeft geplaatst, begint het werk voor het magazijn. Dat stelt eerst vast om welk type order het gaat. Betreft het een afroeporder, een standaardorder of een ander type order? De magazijnchef wordt op de hoogte gesteld van de ontvangen orders. Vervolgens maakt hij of een van zijn medewerkers een werkplanning. Een goede werk-planning moet ervoor zorgen dat het magazijn de orders op de juiste wijze en op de juiste tijd kan verzamelen en afleveren.

Naast een bestelbon, een orderbon, een pakbon, een vrachtbrief, een retourbon en een factuur zijn er ook documenten die minder voorkomen, maar die bedrijven toch veel gebruiken. Zoals de hier afgebeelde douanedocumenten die nodig zijn bij de levering van gevaarlijke stoffen.

Het komt regelmatig voor dat er tussen de groothandel en een afnemer langere termijn-afspraken zijn over een levering. Dit komt voor bij een afroeporder of een termijnorder. Dit betekent dat de groothandel een leveringsverplichting is aangegaan met de afnemer. Terwijl de afnemer nu een afnameverplichting heeft ten aanzien van de groothandel.

Voorbeeld

Een bouwonderneming heeft een nieuwbouwproject onder handen met een looptijd van tien maanden. Ergens in deze tien maanden wil het bedrijf sloten en deuren geleverd krijgen. Deze liggen opgeslagen bij de groothandel, die ze op afroep zal leveren. Acht maanden na het afsluiten van de overeenkomst informeert de groothandel bij het bouwbedrijf wanneer ze kunnen leveren. De groothandel krijgt te horen dat dat over drie weken kan.

Het voorbeeld maakt duidelijk dat een klant veel voordelen kan hebben van zo’n lange-termijnorder. Dit type order brengt echter wel wat extra werk met zich mee. Het komt soms voor dat een afnemer op een later moment van de levering of wil. Het is dan belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt en dat deze in een contract zijn vastgelegd, zodat beide partijen elkaar geen schade kunnen berokkenen. Elk bedrijf werkt volgens verkoopvoorwaarden. In deze voorwaarden staat onder andere wat de rechten en plichten van de klant en de groothandel zijn in een situatie waarin een van de partijen een leveringsverplichting of een afnameverplichting niet nakomt. Als magazijnmedewerker kan het jouw taak zijn te controleren of er nog voldoende voorraad is van een bepaald artikel om aan een leveringsverplichting te kunnen voldoen. Ook kan het jouw taak zijn te controleren of een klant goede

Doorgaans zal, nadat een order is afgeleverd (of door de klant is opgehaald), de groothandel een factuur opmaken en deze aan de klant sturen. Maar er zijn ook groothandels die de factuur vooruit sturen of de factuur met de goederen meesturen. Veelal zal met een druk op de knop van de computer van alle afgeleverde orders een factuur afgedrukt worden. Naast het te betalen bedrag staan op een factuur meestal de volgende gegevens: btw, artikelomschrijving, datum, klantnummer, administratiekosten, vrachtkosten, kortingen, betalingstermijn en factuurnummer.

Elke factuur brengt kosten met zich mee, zoals de kosten van het factuurpapier, afdruk, porto en het boeken van de betaling. Om toch te kunnen verdienen op een kleine order, kan een bedrijf administratiekosten in rekening brengen. Vaak staat dit in de algemene leveringsvoorwaarden vermeld. Deze kosten kunnen als orderkosten, administratiekosten of als toeslag voor kleine orders vermeld staan. Een bedrijf kan vaak met vaste klanten afspreken dat het bijvoorbeeld eenmaal per week factureert. Deze klanten krijgen dan een verzamelfactuur met hierop de bedragen van alle geleverde orders van de afgelopen week. Hiermee kunnen voor beide partijen de arbeidskosten beperkt worden.

Als een klant de factuur direct betaalt, spreken we van een contante betaling. De leverancier registreert deze verkoop in het verkoopboek. Als een klant niet direct betaalt, spreken we van een levering op rekening. Een klant van wie de groothandel nog geld tegoed heeft, omdat een factuur (nog) niet is betaald, noemen we een debiteur.

Debiteurenbeheer is een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Je wilt tenslotte betaald worden voor de producten of diensten die je hebt geleverd. De naam van de klant (debiteur) en de nog te betalen factuur (de nog openstaande rekening) worden ingevoerd of automatisch doorgeboekt naar het debiteurenboek.

Van elke debiteur worden de volgende gegevens bijgehouden:

- debiteurennummer (iedere debiteur krijgt een eigen nummer)

- naam, adres en woonplaats van de debiteur

- de datum van uitreiking van de factuur het boekingsnummer van de factuur

- omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst

- het te betalen bedrag

- de betaling door de debiteur (inclusief de datum van betaling)

- het totaal aan vorderingen op de debiteur (saldo).

Als de klant de factuur betaalt, verwerkt de leverancier dit in de computer. Uit de administratie blijkt dan duidelijk dat een factuur betaald is.

Een onderneming heeft regelmatig te maken met het uitblijven van betalingen of met betalingen die later gedaan worden dan is afgesproken. Op een factuur staat een uiterste betaaldatum. Overschrijdt een klant deze datum, dan spreken we van een te late betaling. Een medewerker van de administratie controleert meestal wekelijks de nog openstaande posten. Bij een geautomatiseerde financiële administratie draait de computer een overzicht uit van alle facturen die al betaald hadden moeten zijn.

De onderneming stuurt de klant een herinnering. Daarin merkt ze op dat het de klant misschien ontgaan is, maar dat er nog een factuur openstaat waarvan de betalingsda¬turn reeds is overschreden. In de aanmaning staan de volgende gegevens vermeld:

ordernummer

Bedrag dat verschuldigd is.

debiteurennummer

Vaak wordt er een kopie van de eerdere factuur meegezonden.

Veel computers maken automatisch de aanmaning aan. In dat geval hoeft de onderneming alleen de specifieke gegevens die betrekking hebben op het ordernummer in te voeren, de rest doet de computer.

Een volgende stap na een aanmaning is meestal een dreiging met gerechtelijke stappen. Deze procedure begint al als een bedrijf een incassobureau of een deurwaarder inschakelt. De laatste stap bij het innen van een niet-betaalde factuur is het aanbrengen van de zaak bij de rechter. Deze doet dan uitspraak. De verliezende partij moet de proceskosten betalen.

Als een debiteur een rekening (factuur) betaalt die nog openstaat, doet hij dat meestal door een overmaking via bank of giro. Het bank- of giroafschrift is dan het bewijs van betaling. Maar soms komt een klant ook contant betalen. In dat geval ontvangt hij een bewijs van betaling. Bij elke betaling is het van belang het ordernummer en de datum te vermelden.

De groothandel levert vaak goederen die niet standaard in het assortiment zitten. Veel groothandels maken bij het opnemen van bestellingen gebruik van bestellijsten en catalogussen. De groothandel neemt bestellingen op vele manieren op, onder andere via de telefoon, fax, EDI, de vertegenwoordiger of de verkoopbalie. Om een bestelling van een klant te kunnen opnemen, moet je een aantal communicatieve vaardigheden bezitten en kennis hebben van het assortiment en de producten. Als een order geplaatst is, begint het werk voor het magazijn. Er zijn diverse soorten orders. Een rekening wordt in de groothandel een factuur genoemd. De klant koopt goederen op rekening of betaalt ze contant. Een debiteur is een klant die nog een rekening moet betalen aan de groothandel.

Kennisvragen (1)

1. Wanneer spreken we van een groothandelsonderneming als totaalleverancier?

2. Op welke momenten ontvangt de afnemer een factuur?

3. Noem een voorbeeld waarom een groothandel vaak meer dan een logistiek proces moet ondersteunen.

4. Hoe wordt een klant genoemd die nog een rekening moet betalen?

5. Noem een aantal manieren waarop de groothandel orders kan ontvangen?

6. Noem een paar voordelen om telefonische orders direct in een computersysteem op te voeren.

7. Wat is het verschil tussen een (magazijn)pakbon en een picklijst?

8. Noem alle orderdocumenten die nodig zijn om een order te kunnen verwerken.

9. Noem twee redenen waarom er verschillen kunnen ontstaan tussen het door de klant bestelde aantal en het geleverde aantal.

10. Hoe moeten nieuwe klanten betalen wanneer ze niet op rekening kunnen kopen?

11. Wat betekent levering onder rembours?

12. Welke (administratieve) kosten moet een groothandel maken om een klant van dienst te kunnen zijn?

13. Hoe wordt bij de boekhouding een klant genoemd?

14. Stel dat een groothandel slechts honderd debiteuren heeft, met een vervallen post van gemiddeld € 2.500,-.

a. Bereken het totaal uitstaand krediet.

b. Bereken het renteverlies voor een maand bij een rentestand van zes procent.

15. In welk boek worden de verkopen genoteerd?

16. Wat is het verschil tussen een aanmaning en een rentenota?

17. Noem drie manieren waarop debiteuren kunnen betalen.

18. Bedenk welke kosten een groothandel moet maken om een klant van dienst te kunnen zijn.

19. Welke gegevens staan er op een factuur?

20. Waarom zijn groothandelsondernemingen bereid om kortingen te geven wanneer een klant elektronisch orders plaatst?

21. Schets de gevolgen van het niet kunnen vervaardigen van een overzicht met lopende orders of verplichtingen.

22. Schrijf een reden op waarom aan nieuwe klanten van de groothandel meestal niet direct krediet verleend wordt.

23. Wanneer een klant aan de groothandel de machtiging verstrekt om betalingen te innen, krijgt de klant vaak extra korting. Waarom denk je dat de groothandel dit doet?

24. Veelal geldt een vervaltermijn van dertig dagen. De kredietlimiet is in dat geval veertig of vijfenveertig dagen. Verklaar het verschil.

25. Beschrijf het voordeel van verzamelfacturen voor de groothandel en voor de klant.

26. Stel dat een groothandel gemiddeld duizend debiteuren heeft met een vervallen post van gemiddeld € 2.500,-. Deze debiteuren betalen gemiddeld na 45 dagen in plaats van na dertig dagen. De onderneming overweegt een medewerker aan te nemen voor de debiteurenbewaking. Hij moet ervoor zorgen dat de debiteuren na dertig dagen zullen gaan betalen.

a. Bereken het renteverlies per jaar met een rentestand van zes procent.

b. De medewerker kost de groothandel (salaris, sociale lasten en werken) ongeveer € 75.000,- per jaar. Is het rendabel om een debiteurenbewaker aan te nemen?

27. Wat is een deelbetaling?

Toepassingsvragen (1)

1. a. Waarom hebben klanten van de groothandel het liefst zo min mogelijk

leveranciers?

b. Koopt het bedrijf waar jij werkt af en toe speciale goederen in voor één klant?

2. a. Heb jij op je werk wel eens een bestelling van een klant opgenomen? Vond

je het moeilijk?

b. Welk voor- en nadelen heeft verkopen via vertegenwoordigers?

3. a. Welke nadelen heeft een catalogus?

b. Wat gebeurt er als een groothandel veel seizoenproducten en producten met dagprijzen verkoopt?

4. a. Op welke manier bestellen de klanten van het bedrijf waar jij werkt de

goederen?

b. Op welke manier wordt op jouw werk de computer gebruikt bij de bestellingen van afnemers?

5. a. Welk risico loopt een bedrijf als zij geen kredietwaardigheidscontrole

toepast?

b. Waarom wordt de voorraad niet direct aangepast wanneer een klant een bestelling plaatst?

c.Over welke artikelen worden er in het bedrijf waar jij werkt de meeste vragen gesteld?

6. a. Welke soorten orders komen in het bedrijf waar jij werkt voor?

b. Wat is een nadeel van een afroeporder?

7. a. Waarom zijn er voor bepaalde leveringen bijzondere documenten verplicht?

b. Welke bijzondere documenten worden er op jouw werk gebruikt?

c. Kun je een aantal bijzondere documenten meebrengen naar de opleiding en bespreken met je collega’s?

8. a. Noem nog drie situaties waarin termijnleveringen voorkomen.

b. Wat kunnen de gevolgen zijn als de groothandel zijn leveringsverplichtingen aan een afnemer niet nakomt?

c. Is dit in het bedrijf waar jij werkt wel eens voorgekomen?

9. a. Vind je het redelijk dat een klant extra kosten moet betalen bij afname van

een kleine order?

b. Heb jij op je werk al eens een factuur gemaakt?

c. Wat kun je verkeerd doen als je een factuur maakt?

10 a. Waarom wordt de financiële administratie meestal gedaan door speciaal

hiervoor opgeleide mensen?

b. Wat is een gevaar als je veel grote debiteuren hebt?

11. a. Kun je een betalingsherinnering ook een aanmaning noemen?

b. Wat gebeurt er als een klant niet reageert op een aanmaning?

12. Binnen elk groothandelsbedrijf vind je altijd een goederenstroom, een informatiestroom en een geldstroom. Om kosten en tijd te besparen is een groot deel van deze stromen tegenwoordig gemechaniseerd en of geautomatiseerd.

Voor deze opdracht is het de bedoeling dat je een verslag gaat schrijven over de mate waarin de goederenstroom in het bedrijf waar je werkt gemechaniseerd en/of geautomatiseerd is (of gaat worden).

Het verslag mag maximaal twee A4’tjes lang zijn en moet een overzicht geven van de processen die rondom de goederenstroom gemechaniseerd en of geautomatiseerd zijn. Ook moet je er in aangeven welk automatiseringssysteem door jouw leerbedrijf gebruikt wordt en waarom.

Bestellen

Als we spreken over bestellen, denken veel mensen aan inkopen. Een logische gedachte, maar toch zijn inkopen en bestellen niet hetzelfde. In dit hoofdstuk bespreken we de verschillen tussen inkopen en bestellen. Verder bekijken we de methoden die je kunt gebruiken bij het bestellen. Als we goederen bestellen, heeft dit invloed op onze voorraad. Vaak bestellen we goederen als de voorraad beneden een bepaalde minimumhoeveelheid komt. Het is niet eenvoudig vast te stellen op welk moment je het beste kunt bestellen.

Een ander probleem is hoeveel we dan in een keer moeten bestellen. Want als we te veel bestellen, zitten er nadelen aan, maar als we te weinig bestellen ook. Bij het bestellen van goederen speelt de levertijd een grote rol. Daarom gaan we in dit hoofdstuk in op een aantal bijzondere orders. Voor het inkopen van goederen gelden enkele wettelijke re- gels, die we in dit hoofdstuk bespreken.

Voor we verder ingaan op het bestellen van goederen, is het van belang aan te geven wat de belangrijkste verschillen zijn tussen het inkopen en het bestellen. Wanneer we spre¬ken over inkopen, moeten we denken aan een moment waarop het bedrijf een aantal ingrijpende nieuwe afspraken met een leverancier wil gaan maken. In het onderstaande voorbeeld maken we dit duidelijk.

Voorbeeld

Groothandel in fietsen Janssen heeft door een onderzoek onder zijn klanten vastgesteld dat er een toenemende vraag naar snorfietsen zal ontstaan. Janssenwil zijn klantenkring tegemoetkomen in deze vraag. Het bedrijf bepaalt zo nauwkeurig mogelijk wat de wensen van zijn klanten zullen zijn ten aanzien van prijs, kwaliteit en Ieveringsvoorwaarden. Vervolgens gaat Janssenop zoek naar een fabriek die hem snorfietsen kan leveren met de juiste kwaliteit, de juiste prijs en tegen de gunstigste voorwaarden.

Na onderzoek komt Janssen erachter dat er in Europa zo'n acht fietsfabrieken zijn die ook snorfietsen maken, en dat er twee bedrijven zijn die snorfietsen importeren uit Azle.

De inkoper van Jansen stelt een inkoop-plan op. Daarin staat beschreven welke stappen het bedrijf zal nemen voor het de daadwerkelijke keuze van leverancier zal maken. De inkoper vraagt de leveranciers alle informatie te sturen over de snorfietsen die zij aanbieden. Hij overlegt met de afdeling Verkoop en met de directie over de aanbiedingen die zijn binnengekonnen. Daarna onderhandelen ze met een aantal leveranciers. Na enkele maanden is er met een van de leveranciers een leveringsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst staan afspraken over onder andere de Ievertijd, de verzekering, de garantiebepalingen en de betalingsvoorwaarden. Na drie maanden van onderzoek en onderhandelen wordt de eerste snorfiets bij Janssen afgeleverd.

Na deze eerste levering plaatst Janssen elke veertien dagen een bestelling bij de leveran-cier. In het leveranciersbestand van Janssen is nu ook de snorfietsleverancier opgenomen, inclusief een bestellijst met de typen snor-fietsen en de speciale accessoires die ze daar produceren en in voorraad hebben.

Inkopen is:

-   Aanpassen van het assortiment
-   Onderzoek doen naar het juiste product tegen de juiste voorwaarden
-   Het verwerven van speciale producten

Bestellen is:

- Een herhalingsaankoop

- Een routine handeling

- Weten wat je zult ontvangen.

In een groothandel bestaan twee manieren van werken:

Er zijn verkopers die tevens inkopen
Er is een functionele scheiding tussen de verkoop- en de inkoopafdeling

Bij de eerste organisatievorm zal de (groothandels)onderneming meestal inkopen nadat ze een leveringsverplichting met een klant is aangegaan. Deze (groot)handelsonderneming is in principe niet voorraadhoudend. We noemen dergelijke organisaties meestal handelshuizen.

Bij een functionele scheiding tussen verkopen en inkopen wordt veelal uit voorraad verkocht. Deze voorraadhoudende (groot)handelsondernemingen kopen goederen voor hun eigen magazijn.

Uiteraard is het niet zo zwart-wit als we hier beschrijven, maar bestaan er diverse tussenvormen.

Ongeacht de werkwijze van de handelsonderneming zal de afdeling Inkoop altijd proberen zo scherp mogelijk in te kopen. Dit heeft tot gevolg dat bij het plaatsen van bestellingen diverse factoren een rol spelen. We moeten hierbij denken aan:

- leveringsvoorwaarden

- de prijs

- de levertijd.

Het ene artikel loopt harder dan het andere. Sommige artikelen krijg je elke dag binnen, andere artikelen ontvang je maar een keer in de twee maanden. Een afnemer heeft het ene artikel nu eenmaal vaker nodig dan het andere. Toch is het belangrijk te controleren hoeveel dagen het duurt voordat de voorraad van een bepaald artikel verkocht is. Als een artikel te Iangzaam loopt, moet je overwegen het uit het assortiment te halen. Het in voorraad houden van goederen kost de onderneming geld. Het is dus belangrijk de voorraad zo klein mogelijk te houden. Je moet hierbij wel rekening houden met de wensen van je klanten. Ook moet je bedenken dat sommige artikelen alleen in grote hoeveelheden te bestellen zijn of maar een bepaalde periode van het jaar verkrijgbaar zijn.

We gaan drie berekeningen maken waardoor we meer te weken komen over hoe vaak de voorraad van een artikel wordt uitverkocht en vervangen door een nieuwe voorraad. De drie meest gebruikte berekeningen zijn:

- berekenen van de gemiddelde voorraad

- berekenen van de omzetsnelheid

- berekenen van de omzetduur.

Berekenen van de gemiddelde voorraad.

Voorbeeld

Stel, je hebt in het magazijn van een artikel zes dozen in voorraad. Twee weken later zie je dat er nog maar twee dozen staan, en vier weken later zie je dat er zeven dozen van het artikel in voorraad zijn. Je weet dat jij niet de enige bent die artikelen uit de op- slag haalt en in de opslag brengt. Je neemt dus aan dat je collega's er wel dozen afgehaald en erbij gezet zullen hebben. Als ze jou zouden vragen uit hoeveel dozen de gemiddelde voorraad bestaat, wat zou je dan antwoorden?

Je kunt de gemiddelde voorraad op de volgende manier uitrekenen: zes dozen + twee dozen = acht dozen

Je heb op twee momenten geteld, je deelt acht door twee, het antwoord is dan vier.

De gemiddelde voorraad is dus vierdozen.

Berekenen van de omzetsnelheid

Voorbeeld

Joop werkt in een groothandel van fietsen en fietsonderdelen. Hij merkt dat er veel vraag is naar een sportfiets van het merk Batavier. Hij pakt er elke week wel een paar uit de voorraadstelling. Gelukkig was er tot nu toe steeds voldoende voorraad om aan de vraag van de klanten te voldoen. Joop is benieuwd hoeveel van deze fietsen het afgelopen jaar verkocht zijn. Hij vraagt het aan de chef Verkoop. Deze kijkt het na en antwoordt 240 stuks. Dat is een mooi aantal, denkt Joop.

Joop is tevreden met het antwoord, maar hij zit nog met een vraag. Hij vraagt zich nameIijk of hoe vaak de gemiddelde voorraad van deze fiets per jaar is verkocht. Joop wil dit graag weten omdat er voor dit type fiets maar een kleine ruimte in het magazijn is gereserveerd en hij at een keer tegen zijn chef heeft gezegd dat de voorraad van deze fiets telkens krap is. Joop legt zijn vraag voor aan de magazijnchef. Die is ook wel benieuwd en kijkt even in de computer. Het computerprogramma geeft aan dat de gemiddelde voorraad van deze fiets tien stuks is.

Hoe vaak denk jij dat de gemiddelde voorraad per jaar is verkocht?

Je kunt het antwoord op de volgende manier uitrekenen.
Jaaromzet 240 stuks: door de gemiddelde voorraad van tien = precies 24 keer. De gemiddelde voorraad is dus 24 keer omgezet. We noemen dit getal de omzetsnelheid.

Berekenen van de omzetduur

Voorbeeld

Joop weet nu wat meer over de snelheid waarmee goederen het bedrijf binnenkomen en de onderneming verlaten. Maar nu vraagt hij zich nog of hoeveel dagen een fiets in het magazijn staat voor hij verkocht is. Joop legt deze vraag voor aan Jaap, zijn chef. Die krabt eens achter zijn oor en zegt: "Een goeie vraag Joop, maar nu nog het juiste antwoord?" Joop schrijft het volgende op papier:

De omzetduur van een artikel in dagen omgerekend is het aantal dagen van een jaar (360) gedeeld door de omzetsnelheid van het betreffende artikel. Joop zegt tegen zijn chef: "Dan kan ik het uitrekenen." Hij maakt de volgende berekening.

Aantal dagen van een jaar (360) gedeeld door 24 (de omzetsnelheid per jaar) = vijftien dagen. Joop kijkt zijn chef aan en zegt: "Dan staat een Batavier sportfiets bij ons gemiddeld vijftien dagen in het magazijn voor hij verkocht wordt." "Dat heb je goed uitgerekend", zegt Jaap.

Vaak werken bedrijven met besteladviezen. Een besteladvies is informatie die de afde¬ling Inkoop gebruikt om zo goed mogelijk in te kopen. De afdeling Inkoop moet bepalen in hoeverre zij het besteladvies opvolgt. Een besteladvies kan op drie manieren tot stand komen:

- vanuit het computersysteem

- vanuit de afdelingen

- vanuit de leverancier.

Vanuit het computersysteem

In de computer is informatie opgeslagen over de omzetten van bepaalde artikelen in voorgaande periodes. Als er van een bepaald artikel vorig jaar in dezelfde week vijftien zijn verkocht, kijkt het softwareprogramma naar het aantal stuks dat nu op voorraad ligt. Als dat vijf is, zal het programma adviseren van het betreffende artikel tien stuks te bestellen. Het is voor de computer eenvoudig om bij het advies rekening te houden met bijkomende invloeden, zoals de omzetstijging van de afgelopen maanden of het warme weer.

Vanuit de afdelingen

Wanneer een onderneming werkt met meerdere vestigingen, kan de afdeling Inkoop aan elke afdeling vragen het besteladvies voor de eigen afdeling in te dienen. De afdeling Inkoop telt de besteladviezen bij elkaar op en maakt een berekening hoe de onderneming de artikelen tegen de meest gunstige voorwaarden inkopen. Naast de inkoop voor de verkoop heeft de afdeling Inkoop ook met de inkoop voor het eigen gebruik te maken.

Vanuit de leverancier

Het komt voor dat groothandels op geen stukken na weten hoeveel ze van een bepaald artikel kunnen gaan omzetten. De reden van dit gebrek aan inzicht kan zijn dat het artikel nieuw is en niemand nog weet hoe de afnemers gaan reageren op het aanbod van de fabrikant. Een andere reden kan zijn dat de fabrikant een grote actie is gestart. Bij de start van zo'n actie heeft de fabrikant vaak een uitgebreid onderzoek gedaan waardoor hij weet welke omzet hij kan verwachten.

Je hebt al kunnen lezen dat ondernemingen proberen een zo klein mogelijke voorraad aan te houden. Hierbij moet je wel rekening houden met je afnemers. Als je te weinig voorraad hebt, zul je de klant teleur moeten stellen omdat je een artikel niet op voorraad hebt. Een klant is dan haast wel gedwongen om naar een ander bedrijf te gaan omdat hij vaak direct over het artikel wit beschikken. Een onderneming moet er dus voor zorgen voldoende artikelen in voorraad te hebben.

Bij het bestellen van goederen hebben we te maken met levertijden. Levertijden kunnen variëren van enkele uren tot enkele maanden. In de tijd dat je wacht op de bestelde goederen, gaat de verkoop door. Als je een artikel bestelt, moet je je dus afvragen hoeveel je van het betreffende artikel verkoopt voor je de nieuwe levering ontvangt en kan verkopen. Bij het bepalen van het moment van bestellen en de hoeveelheid die we bestellen, hebben we te maken met:

- het bestelniveau
- de minimumvoorraad
- de maximumvoorraad
- de veiligheidsvoorraad.

Bestelniveau

Voorbeeld

Michael werkt in een groothandel in scheepsbenodigdheden. Het bedrijf verkoopt onder andere scheepsverf. De omzet van de scheepsverf is tien emmers per week. Deze verf wordt speciaal gemaakt voor de groothandel. De levertijd is drie weken. Op welk moment moet Michael uiterlijk verf bestellen bij de verffabriek?

Antwoord: als hij nog dertig emmers verf in voorraad heeft. Want als de fabriek drie weken later de verf brengt, heeft Michael al- weer dertig emmers verkocht.

Veiligheidsvoorraad

Je kunt bijna nooit precies weten hoeveel stuks je van een bepaald artikel zult verkopen.

Alleen als het een artikel betreft dat je speciaal voor een klant hebt besteld, weet je hoeveel stuks je van dit ene artikel zult verkopen. In de meeste andere gevallen moet je afwachten wat de vraag van de markt/je klanten zal zijn. De vraag van de markt naar een artikel kan groter zijn dan je hebt ingeschat, maar hij kan ook kleiner zijn.

Een ondernemer loopt dus twee risico's. Een risico om te veel artikelen in voorraad te hebben, waardoor de voorraadkosten te hoog worden, en het risico om te weinig artikelen in voorraad te hebben, waardoor de ondernemer omzet misloopt op nee-verkoop (en klanten kan kwijtraken aan concurrerende bedrijven). De vraag is voor welk risico de ondernemer het meest moet uitkijken. De onderneming kan het risico op nee-verkoop kleiner maken door het aanhouden van een veiligheidsvoorraad.

Voorbeeld

In de groothandel waar Michael werkt, besluit de ondernemer de voorraad te verhogen met vijf emmers scheepsverf. Michael bestelt de verf nu als er nog 35 emmers in voorraad zijn.

Minimumvoorraad

Onder minimumvoorraad verstaan we het aantal artikelen waarbij een bedrijf moet bestellen.

Maximumvoorraad

Veel bedrijven werken met een maximumvoorraad. De voorraad mag dan niet hoger oplopen dan een afgesproken aantal.

Voorbeeld 1

Een groothandel in vlees beschikt voor de opslag van vlees over koelcellen en vriescellen. Omdat de vriescel niet zo groot is, neemt het bedrijf telkens maar een kleine hoeveelheid ingevroren vlees in voorraad.

Voorbeeld 2

Een groothandel in automaterialen heeft ook snel ontbrandbare stoffen in opslag. Deze gevaarlijke stoffen zijn in een aparte ruime opgeslagen. Wettelijke regel is dat een bedrijf nooit meer dan vijf vaten van deze gevaarlijke stoffen in opslag mag nemen.

Er zijn vele soorten orders. We bespreken hier drie uitzonderingen op de standaardorder, namelijk:

- de spoedorder

- de afroeporder

- de rappelorder.

Spoedorder

Een spoedorder is een afwijkende order. Doorgaans hebben we te maken met standaardorders: orders die je op een zelfde wijze verzorgt. Bij een spoedorder is de tijd tussen het moment van plaatsing van de order en het moment van levering korter dan bij de standaardorder. Je wijkt dus of van de normale levertijd. Een spoedbestelling is een bestelling buiten de normale bestelmethodiek om. Een spoedbestelling verwerk je vaak handmatig.

Maatstaven voor een spoedorder

De behoefte om snel te kunnen beschikken over bepaalde goederen komt in de ene branche vaker voor dan in de andere. Met name als een onderneming uitzonderlijk meer verkoopt dan verwacht of als er vraag is naar een artikel dat niet in voorraad is. In deze onverwachte vraag kun je voorzien door bij een onbekende leverancier in te kopen, maar ook is er vaak de mogelijkheid om een spoedbestelling te plaatsen. Aan spoedbestellingen zijn altijd extra kosten verbonden. Soms rekent de leverancier deze door aan de afnemer.

Er zijn groothandels die de mogelijkheid bieden een afroeporder te plaatsen.

Voorbeeld

Een hoveniersbedrijf verkoopt onder andere tuinhuisjes. In januari koopt het bedrijf 25 tuinhuisjes bij de fabriek, die ze in bouwpakketten zal aanleveren. De eigenaar van het hoveniersbedrijf weet uit ervaring dat de eerste vraag naar deze huisjes zal komen als het weer zonniger wordt. Hij weet echter

niet precies wanneer dat zal zijn. De ondernemer spreekt met de fabriek of dat hij tussen half maart en half april zal laten weten in welke week hij de huisjes geleverd wil hebben.

Met deze afspraak is de fabriek verzekerd van de verkoop en het hoveniersbedrijf is zeker van de levering.

Rappelorder

De groothandel doet er alles aan om als betrouwbare leverancier te kunnen functioneren. Dit kan alleen als de groothandel zelf ook zeker kan zijn van zijn leveranciers. Om grotere zekerheid te krijgen over een levering, kan de ondernemer een rappelorder plaatsen. Een rappelorder is een herinnering aan de leveringsverplichtingen van de fabrikant. Door het sturen van een rappel herinnert de ondernemer de fabrikant aan zijn leveringsverplichtingen. Er zijn zelfs groothandels die rappelleren voordat de leverdatum overschreden is.

Bestelsystemen

Als we voor bepaalde artikelen een bepaalde manier van bestellen hebben afgesproken, spreken we van een systeem.

Voorbeeld 1

Elke maandag een doos koffie bestellen is bestellen volgens een systeem. Namelijk het systeem van een keer in de week.

Voorbeeld 2

Elke maandag koffie bestellen, dan een doos, dan drie dozen of vijf dozen, is bestellen volgens een systeem.

Voorbeeld 3

Een doos koffie bestellen als er nog maar een pak is, is een systeem.

Voorbeeld 4

Koffie bestellen (de ene keer een doos, dan weer drie dozen of vijf dozen) als er nog maar een pak is, is een systeem.

Zodra je voor een bepaalde manier van bestellen kiest, spreken we van een systeem. Als we de voorbeelden 1, 2, 3 en 4 nader onderzoeken, ontdekken we een aantal punten waar we iets over kunnen zeggen.

Commentaar op de voorbeelden:

Voorbeeld 1

Het is telkens op maandag, dus op een vaste dag en telkens een doos, dus een vaste hoeveelheid.

Voorbeeld 2

Het is telkens op maandag, dus een vast tijdstip, maar een verschillende hoeveelheid.

Voorbeeld 3

Het is op een verschillend tijdstip, maar een vaste hoeveelheid.

Voorbeeld 4

Het is op een verschillend tijdstip en een verschillende hoeveelheid.

De bestelsystemen die we in de voorbeelden hebben laten zien, hebben in de wereld van de logistiek aparte namen gekregen. De namen van de bestelsystemen zijn:

Bestellingen worden op diverse manieren plaatst: telefonisch, schriftelijk, elektronisch (EDI, internet en datacom), per vertegenwoordiger (indien de leverancier vertegenwoordigers stuurt) of mondeling (bij de balie of bij afhaalbestellingen).

Een bestelling verwerk je meestal per computer, aan de hand van een (gewijzigd) besteladvies. Een besteladvies kan rekening houden met de optimale bestelhoeveelheden, verpakkingseenheden en kosten. Indien gewenst kan de leverancier een besteladvies automatisch aanvullen tot het bedrag waarvoor hij franco aan huis levert.

Gezien de aard van de groothandel zullen de Iaatste twee manieren het minst voorkomen. In veel gevallen zul je als bedrijf een kopie van de bestelopdracht in een ordner bewaren. Deze berg je per leverancier per datum op. Of het computersysteem maakt automatisch een back-up van de bestellingen en overige belangrijke gegevens.

Een bedrijf plaatst een spoedbestelling om een voorraadtekort op te lossen. Direct aansluitend op de ontvangst van de goederen zal het deze moeten uitleveren. Je moet voorkomen dat je medewerkers de goederen eerst opslaan (achter in het magazijn) om ze vervolgens te verzamelen voor uitlevering. Speciaal hiervoor zijn diverse maatregelen ontwikkeld.

Een van die maatregelen is het afdrukken van de magazijn-ontvangstbon voor het inruimen, exclusief de backorders. Het backorderaantal blijft op de expeditie en zal aan de hand van de magazijnpakbonnen gereed worden gemaakt voor verzending aan de klanten. We spreken dan over goods-in-transit.

Een tweede maatregel pas je als bedrijf toe bij artikelen die bemonsterd en/of gecontroleerd moeten worden in verband met bijvoorbeeld gevoeligheid voor storing of bederf. Deze goederen sla je in een speciale ruimte in het magazijn in: een kwaliteitslocatie. Nadat je de kwaliteit gecontroleerd en akkoord bevonden hebt, kun je de goederen verplaatsen naar het magazijn. Door voorafgaand aan de verplaatsing de backorders 'vrij te geven', kunnen de artikelen van de backorders gepickt worden van de kwaliteitslocatie. Voor het restant maak je een opdracht voor verplaatsing naar het magazijn. Als er orders binnenkomen moeten de magazijnmedewerkers de artikelen verzamelen. Hierbij maken ze gebruik van een picklijst, waarop artikelen van meerdere orders staan.

De leveranciersgegevens dien je regelmatig aan te passen aan de veranderingen die in de tijd kunnen optreden. We moeten hierbij denken aan:

- verhuizingen

- veranderingen van contactpersonen

- gewijzigde e-mailadressen

- gewijzigde telefoonnummers

- andere Ieveringsvoorwaarden

- andere betalingsvoorwaarden

- banknummer.

Het rendement dat een groothandel maakt, is de winst per geïnvesteerd bedrag. Het spreekt voor zich dat niet elk artikel een even goed rendement haalt. Toch kan een overzicht per artikel of per artikelgroep een bedrijf informatie verstrekken die het bijvoorbeeld kan gebruiken bij het bestellen of bij het bepalen welke artikelen zichtbaar bij de balie getoond moeten worden. Het rendement van de groothandel hangt van een aantal factoren af, zoals:

- de verhouding kernassortiment - randassortiment

- de gemiddelde brutowinst op het assortiment

- de voorraadkosten (rente, ruimte, risico)

- de gemiddelde omzetsnelheid van de voorraad.

Er zijn diverse wettelijke bepalingen. Hieronder volgt een aantal.

In de Prijzenwet zijn de maximumprijs en de minimumprijs voor producten vastgelegd. De overheid legt deze op.

- De maximumprijs is de hoogst toegestane prijs en ligt beneden de marktprijs. Maximumprijzen beschermen de consumenten tegen te hoge prijzen. Benzine heeft bijvoorbeeld een maximumprijs.

- De minimumprijs is de laagst toegestane prijs en ligt boven de marktprijs. Minimumprijzen beschermen de branche. Een voorbeeld is de (niet meer bestaande) minimumprijs voor brood die zelfstandige bakkers moest beschermen tegen de concurrentie van de supermarkten.

- In de Mededingingswet (EU-beleid) ligt vast dat kartelafspraken en andere economische machtsposities in principe verboden zijn, tenzij er door de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMA) goedkeuring aan is gegeven.

- De Colportagewet beschermt de consument tegen opdringerige verkoop aan de deur. In deze wet ligt onder andere vast dat de klant bij verkoop aan de deur acht dagen bedenktijd heeft.

- In de Wet Productenaansprakelijkheid ligt vast dat de producent aansprakelijk is voor schade, veroorzaakt door een onveilig product, tenzij hij kan aantonen niet aansprakelijk te zijn.

- Eigendom door levering. In ons recht is iemand eigenaar van een goed wanneer dit aan hem geleverd is. Een leverancier kan onder deze wetsregel uit door in de leveringsvoorwaarden op te nemen dat de goederen eigendom van de groothandel blijven tot de afnemer aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan.

- Transportverzekeringen worden bij de leveringsvoorwaarden geregeld. Voor een aantal transacties is het verzekeren van het transport een wettelijke verplichting.

Het is voor een bedrijf belangrijk op het juiste tijdstip de juiste goederen met de juiste prijs met de juiste kwaliteit op de juiste plaats te ontvangen. Diverse afdelingen en personen kunnen goederen bestellen. Dit gebeurt altijd in nauw overleg met de afdeling Inkoop. Bestellen is meestal een vorm van een herhalingsaankoop. Veel bedrijven werken met besteladviezen. Het moment van het bestellen van de goederen hangt ook of van de resultaten van het voorraadbeheer. We hebben hierbij te maken met een minimumvoorraad en een maximumvoorraad. Het bestelmoment wordt verder beïnvloed door de bestelkosten en de voorraadkosten. We bestellen op basis van een bestelsysteem. In sommige situaties kan een bedrijf afwijken van de normale manier van bestellen. Dit Ieidt tot bijzondere bestellingen, zoals de spoedorder. Het is belangrijk het leveranciersbestand regelmatig bij te werken om veroudering van de gegevens tegen te gaan. Bij alles wat je als groothandel doet, dien je ook het rendement in de gaten te houden. Bij de verkoop van goederen is de groothandel aan een aantal wettelijke bepalingen gebonden.

Kennisvragen (2)

1. Wat bedoelen we met inkopen?

2. Welke factoren spelen een rol bij het bepalen van het aantal dat je moet bestellen?

3. Noem drie bestelmethoden.

4. Noem een aantal redenen waarom de fabrikant de groothandel niet zo snel kan leveren als de groothandel de detaillist.

5. Noem zo veel mogelijk redenen waarom een leverancier voor een spoedlevering meer in rekening brengt.

6. Noem een aantal manieren om een bestelling te plaatsen.

7. Wat zijn rappels en aan wie worden deze gestuurd?

8. Hanteert een groothandel een bestelmethode? Verklaar je antwoord.

9. Waarom is een goed voorraadbeheer van belang en moet je spoedbestellingen voorkomen?

10. Wat bedoelen we met bestellen?

11. Wat zijn de gevolgen van een minimumvoorraad die:

a. te laag is?

b. te hoog is?

12. Waarom verkoopt de groothandel ook goederen die niet tot het vaste assortiment behoren?

13. Welke gevolgen heeft de omzetsnelheid voor het opslaan van de goederen?

14. Waarom is de levertijd van invloed op de hoogte van de voorraad?

15. Wat is een besteladvies?

16. In welke situaties worden besteladviezen niet opgevolgd?

17. Voor welke goederen zal zeker een maximumvoorraad gelden?

18. Wat kunnen de gevolgen zijn van nee-verkoop?

19. Wat is een backorder?

20. Waarom spreken bedrijven leveringsvoorwaarden af?

21. Noem drie betalingscondities.

22. Waarom is het belangrijk dat goederen die behoren tot het kernassortiment direct leverbaar zijn?

Toepassingsvragen (2)

1. a. Op welke manier wordt er in het bedrijf waar jij werkt ingekocht en

besteld?

b. Op welke manier word jij bij de inkoop en het bestellen betrokken?

2. a. Als er één afdeling is voor de inkopen en de verkopen, welke voordelen en

welke nadelen zitten daar volgens jou aan?

b. Wat zijn volgens jou de belangrijkste doelstellingen van de afdeling Inkoop, de afdeling Verkoop en het magazijn?

c. Wat is jouw mening over de volgende stelling:

’Elke afdeling heeft een eigen verantwoordelijkheid, deze mag botsen met de verantwoordelijkheden van andere afdelingen’.

3. a. In één maand tel je in het magazijn van één artikel elke week het aantal

dozen dat in voorraad is. Je telt in week een vijf dozen, in week twee tel je acht dozen, in week drie tel je negen dozen en in week vier tel je zes dozen. Hoe groot is de gemiddelde voorraad in die maand van dat artikel?

b. Gedurende één jaar wordt elke eerste dag van de maand het aantal dozen van een artikel geteld. Na één jaar zijn de volgende cijfers bekend:

januari 6 juli 5

februari 8 augustus 10

maart 3 september 7

april 12 oktober 14

mei 15 november 6

juni 5 december 5

Wat is de gemiddelde voorraad van dit artikel?

4. a. Een onderneming verkoopt van een artikel honderdtwintig dozen per jaar.

De gemiddelde voorraad van dit artikel bedraagt vijftien dozen. Hoe hoog is de omzetsnelheid van dit artikel?

b. Een onderneming behaalt met een artikel een omzetsnelheid van vijfentwintig. De gemiddelde voorraad van dit artikel bedraagt vijf. Hoe hoog is de omzet van dit artikel per jaar?

5. a. Hoe hoog is de omzetduur uit opdracht 2?

b. Een onderneming in tuinmeubels heeft van een bepaald type parasol de volgende jaargegevens.

Voorraad 1 januari 15 stuks

1 april 50 stuks

1 augustus 25 stuks

31 december 10 stuks

Jaaromzet 500 stuks

c. Hoe groot is de gemiddelde voorraad van dit tuinmeubel?

d. Wat de omzetsnelheid van dit tuinmeubel?

e. Wat is de omzetduur van dit tuinmeubel?

6. a. Als een inkoopafdeling geen rekening zou houden met besteladviezen, wat

kunnen hiervan dan de gevolgen zijn?

b. Op welke manier zou jij te weten komen hoeveel artikelen je van een bepaald artikel moet bestellen?

7. a. Omschrijf hoe de inkoopmethode in het bedrijf waar jij werkt verloopt.

Wordt er ingekocht volgens een vaste methode, bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand? Of gaat het anders?

b. Geef een voorbeeld van een inkoop die helemaal mis is gelopen waardoor er een grote stress (lees: puinhoop) op jouw werk ontstond. Leg uit wat er allemaal gebeurde.

8. In welke situatie is een rappelorder zinloos?

9. a. Wordt er op jouw werk ook gewerkt met een geautomatiseerd

besteladvies?

b. Hoe werkt dat eigenlijk?

c. Als er geen gebruik van een besteladvies wordt gemaakt, hoe wordt er dan besteld?

d. Wie koopt er in bij het bedrijf waar jij werkt?

10. a. Omschrijf in je eigen woorden het begrip ‘goods-in-transit’.

b. Geef eens drie voorbeelden van artikelen die op jouw werk worden behandeld als ‘goods-in-transit’.

c. Zijn dat altijd dezelfde goederen?

11. Wat kan er gebeuren wanneer gegevens over een leverancier niet meer kloppen?

12. Vul onderstaande tabel volledig in.

Artikel	Verkoop aantal per jaar	Gemiddelde voorraad	Omzet-snelheid	Verkoop-prijs	Kost-prijs	Bruto-wist	Brutowinst-percentage	Geïnvesteerd bedrag per jaar	Winst per jaar	Rendement
A	100	10		12	10
B		10	10		7	2
C	100		20	12		2
D	10	100				6	60%
E	100	100		25		5
F	1000		2				10%	15.000
G	500		5	22
H		250	2	12		2		2.000
I	500	50		9	7,5			375

13. Voor deze opdracht moet je een afspraak maken met en een bezoek brengen aan de inkoopafdeling van het bedrijf waar je werkt. De bedoeling is namelijk dat je een inkoper gaat interviewen.

(Een alternatief kan zijn dat je een medecursist(e) gaat interviewen over zijn of haar bedrijf en hoe de inkoop daar is geregeld. Ga er maar over in discussie met je docent(e).

Van dit interview maak je een verslag en je bereidt met behulp van de gegeven antwoorden op je vragen een presentatie voor. Die presentatie over jouw inkoopafdeling moet minstens vijf minuten duren en je bent verplicht om tijdens je presentatie een audiovisueel middel te gebruiken.

In elk geval moeten de onderstaande onderwerpen aan de orde komen in je interview, verslag en presentatie:

- alles over de bestelmethode die op jouw werk gehanteerd wordt

- welke leveranciers heeft jouw leerbedrijf en waarom is voor hen gekozen

- waarom er wel of niet gewerkt wordt met besteladviezen

- of en hoe en welke leveranciersgegevens er worden bijgehouden

- of en met welke kengetallen er gewerkt wordt

- of en hoe men rekening houdt met trends en welke dit zijn

- wat het gemiddelde rendement is van de belangrijkste groepen artikelen.

Inkoopadministratie

De inkoopadministratie is de financiële afhandeling van bestellingen. Bij de financiële administratie spreken we vaak van een crediteur in plaats van een leverancier. Afhankelijk van de grootte van de onderneming zal de inkoopadministratie door een speciale functionaris en/of afdeling gevoerd worden. Bij kleinere ondernemingen zal de inkoper tevens de administratieve afhandeling van de inkopen verzorgen. Deze inkoper heeft daarnaast de zorg voor een goed inkoopbeleid en ook de verantwoording voor de controle op de leverancier. Hij controleert dan afspraken zoals levertijd, prijzen en kortingen. Op een bepaald moment zal een bedrijf een bestelling bij de leverancier plaatsen. Naast de informatie in een computersysteem wordt vaak ook (een kopie van) de bestelopdracht in een ordner bewaard.

Functie van de inkoop

Voor de groothandel en voor productiebedrijven neemt de inkoop een aparte plaats in. Belangrijke doelstelling van de inkoopafdeling is te zorgen voor de levering van de juiste goederen:

- tegen de juiste prijs

- in de juiste hoeveelheid

- in de juiste verpakking

- op de juiste plaats

- op het juiste tijdstip

- op de juiste wijze van verzending

- met de juiste kwaliteit

- met de juiste leverings- en betalingsvoorwaarden

- tegen de laagst mogelijke totale kosten.

In het verlengde van deze doelstelling bewaakt de inkoopafdeling de met leveranciers overeengekomen afspraken. Ook is het een taak van deze afdeling ervoor te zorgen dat de onderneming op de hoogte is van afspraken met de leveranciers. De inkoopafdeling heeft voortdurend contact met de afdeling Verkoop, het magazijn en de financiële administratie. De inkoopafdeling koopt goederen in en bestelt goederen. In het volgende schema is te zien welke documenten ze gebruikt in het traject van bestellen tot en met de betaling.

1. De afdeling Inkoop bestelt de goederen in overleg met de afdeling Verkoop en het magazijn. Als inkoopmedewerker maak je over bijna elke levering aanvullende afspraken met de leverancier, bijvoorbeeld over het tijdstip van levering en het type pallet dat ze zullen gebruiken. Vaak spreek je tegelijkertijd af welke goederen je retour zult zenden.

2. Het magazijn heeft enkele dagen voor de levering de bestelbon van de afdeling Inkoop ontvangen. Die stelt het magazijn ook op de hoogte van de bijzonderheden ten aanzien van de levering en de retouren.

3. Als de goederen binnenkomen, ga jij als magazijnmedewerker ze controleren. Eerst controleer en teken je de vrachtbrief. Vervolgens maak je een ontvangstbon. Dat kan op een aantal manieren, bijvoorbeeld door op een aparte bon alle artikelen, het type, het merk en de aantallen en alle bijzonderheden op te schrijven. Ook kun je een kopie van de pakbon maken en op de kopie de eventuele verschillen vermelden. Vervolgens maak je de bestelbon (vaak staat de bestelling ook in de computer en kun je de levering vanaf het computerscherm controleren). In veel bedrijven voert de magazijnmedewerker in de computer de goederen in die zijn binnengekomen. Deze slaat hij dan op in een voorlopig computerbestand. Pas na een tweede controle (vaak steekproefsgewijs) door de inkoopafdeling worden de goederen opgenomen in de voorraadadministratie.

4. Op de financiële afdeling komt een in-koopfactuur binnen. Als deze factuur voor de levering is ontvangen, berg je hem op in de ordner met nog te betalen facturen. De inkoopafdeling heeft de ontvangstbon, de pakbon en de bestelbon vergeleken en de bonnen opgeborgen in een ordner.

5. Voordat de financiële afdeling de factuur betaalt, zoekt een medewerker van die afdeling eerst alle bijbehorende bonnen en documenten erbij. Hierbij let hij extra op ordernummers, debiteurennummers en datums om er zeker van te zijn dat hij bij elke factuur de juiste bonnen en documenten bijvoegt. Als er verschillen zijn tussen de factuur en de bonnen, betaalt de financiële afdeling de factuur niet. Dat doet ze pas als er overeenstemming is tussen de groothandel en de leverancier over de geleverde goederen - de bestelde goederen - en de gegevens op de factuur.

6. Als alles klopt, betaalt de financiële afdeling. Bij de betaling vermeldt ze het factuurnummer. Betalingen kun je tegenwoordig op vele manieren uitvoeren. De snelste manier van betaling is per computer. Via een verbinding met de bank vindt er dan een overschrijving plaats van de ene bankrekening naar de andere bankrekening.

Elke bestelling krijgt een bestelnummer (ordernummer). Vaak vermeldt de leverancier op de pakbon en ook op de inkoopfactuur ditzelfde nummer, zodat steeds duidelijk is om welke bestelling het gaat. Aan de hand van het bestelnummer kan een bedrijf de bestelling terugvinden om te controleren of het de juiste aantallen ontvangen heeft en of de leverancier zich aan de prijsafspraak heeft gehouden. Door dit bestelnummer in te voeren in de computer, is snel duidelijk bij welke leverancier de bestelling is geplaatst. Wanneer je niet beschikt over het bestelnummer, is de bestelling vaak snel te vinden bij de leveranciers. (Om dit te kunnen moet je meer weten over het assortiment en de leveranciers.)

Wanneer een bedrijf bij heel veel leveranciers goederen inkoopt, is het opbergen en zoe¬ken per leverancier niet altijd even gemakkelijk. Vaak kiest een bedrijf ervoor de bestellingen op bestelnummer op te bergen. Het komt ook voor dat een onderneming een lijst (index) met bestelnummers per leverancier bijhoudt.

De ontvangstbon hebben we reeds eerder besproken. Het magazijn krijgt enkele dagen voordat een leverancier bepaalde goederen komt leveren, informatie van de inkoopafdeling over deze levering, zodat het magazijn hiermee rekening kan houden. Soms bestaat deze informatie uit een kopie van de bestelbon van de betreffende levering, maar meestal kan de magazijnmedewerker in de computer zien welke goederen geleverd zullen worden en wanneer. De ontvangstbon is de bon die een magazijnmedewerker maakt aan de hand van de goederen die zijn binnengekomen. Bij een goederenontvangst kunnen dus drie documenten de goederen op dezelfde manier vermelden, namelijk de bestelbon, de met de goederen meegeleverde pakbon en de door de magazijnmedewerker genoteerde ontvangstbon. Deze bonnen maken het mogelijk op nauwkeurige wijze de met de leverancier gemaakte afspraken te controleren met de geleverde goederen.

Een leverancier van de groothandel kan een inkoopfactuur op drie momenten bij de groothandel bezorgen:

- voordat de levering van de goederen heeft plaatsgevonden (voor facturering)

- door gelijktijdig meesturen met de zending van de goederen

- nadat de levering van de goederen heeft plaatsgevonden (na facturering).

Veel bedrijven maken een zogenaamde interne factuur. De inkoopafdeling maakt dan zelf alvast een rekening op van de goederen die besteld zijn. Als de factuur van de leverancier binnenkomt, vergelijkt de inkoopafdeling deze met de interne factuur. Als het goed is, klopt de factuur van de leverancier met de factuur van de inkoopafdeling.

Voor facturering

De leverancier stuurt de rekening (factuur) voordat de goederen geleverd zijn. In deze situatie is het niet mogelijk de levering te controleren op juistheid. De factuur berg je op in de map 'Nog te ontvangen goederen'. Bij ontvangst krijgt de factuur een nummer. Dit noemen we een boekingsnummer. Aan dit nummer worden later alle (financiële) boekingen gekoppeld.

Vervolgens zoek je bij deze inkoopfactuur de bestelopdracht. Beide documenten berg je op in de ordner 'Nog te ontvangen goederen'.

De inkoopfactuur wordt meegezonden Als de leverancier de factuur met de goederen meezendt, is het mogelijk de levering te vergelijken met de andere documenten. Eerst zoek je in de regel de bestelbon erbij,

vervolgens de ontvangstbon en de pakbon. Na het vergelijken berg je de documenten op.

Hiervoor vergelijk je de factuur met:

- de bijbehorende bestelorder

- de aantallen prijzen

- type, maten, soorten

- de overeengekomen kortingen

- de overeengekomen leveringsvoorwaarden (bedrag franco, administratiekosten en dergelijke)

- de ontvangstbon

- de pakbon

- de eventuele emballagebon

- de eventuele creditnota.

Inkoopfactuur na goederenontvangst

Als je bedrijf de inkoopfactuur na levering van de goederen ontvangt, zijn in de regel alle benodigde documenten reeds aanwezig en kun je de factuur controleren op juistheid.

Creditnota

Wanneer goederen ten onrechte in rekening zijn gebracht, bijvoorbeeld omdat ze niet geleverd zijn of omdat de berekende prijs te hoog is, stuurt de leverancier een creditnota. Deze moet duidelijk vermelden:

- van wie de creditnota komt en voor wie de nota bestemd is

- op welke levering ze betrekking heeft

- op welke goederen ze betrekking heeft.

Als de goederen geleverd zijn en de rekening (de factuur) is ontvangen, heeft de groothandel een betalingsverplichting. Als je een factuur contant betaalt, boek je dit in het kasboek. Als je de factuur tegelijk met de goederen ontvangt maar niet direct betaalt, schrijf je de factuur in of noteer je deze in het inkoopboek (later zet je dit over naar het crediteurenboek).

Met het accepteren van de factuur heeft de groothandel een betalingsverplichting aan de leverancier. Een leverancier waaraan we geld verschuldigd zijn, noemen we een crediteur. De factuur berg je op in een ordner 'Crediteuren. De inkoopfactuur voer je vervolgens in het crediteurenboek in.

Als je de factuur niet contant hebt betaald, zul je dit op een later tijdstip via internetbankieren doen. Bij betaling op elektronische wijze doe je vaak meerdere betalingen in een keer.

Bij de betaling moet je rekening houden met:

- de betalingstermijn

- eventuele betalingskorting (bijvoorbeeld 2% binnen acht dagen)

- valutakoersen.

Behalve bestellen van goederen voor de verkoop heeft een groothandel, net als elk ander bedrijf, ook interne inkoopbehoeftes. Deze inkoopbehoeftes kunnen onder andere bestaan uit: kantoorartikelen (papier en nietjes), artikelen voor de kantine of schoonmaakartikelen. In de financiële administratie behoren deze inkopen op kostenrekeningen thuis. Dit in tegenstelling tot de goederen die bestemd zijn voor de goederenvoorraad (dit zijn handelsgoederen). Deze facturen noemen we in de regel kostenfacturen in plaats van inkoop-facturen. De administratie van de kostenfacturen doe je op exact dezelfde wijze als de inkoopfacturen (maar ze hebben een andere betekenis voor de onderneming). Facturen die vallen onder bedrijfskosten, bewaar je in aparte ordners.

Zoals uit het voorgaande blijkt, bestaat het inkoopdossier uit diverse ordners met di-verse gegevens. De volgende overzichten zijn wenselijk en op elk moment in te zien:

- overzicht van goederen in bestelling

- overzicht van geleverde goederen waarvan nog inkoopfacturen te verwachten zijn

- overzicht van inkoopfacturen waarvan de goederen nog niet ontvangen zijn

- overzicht van openstaande posten (met vervaltermijn).

Je moet regelmatig letten op het verloop van de verkopen en goederen die nog in bestelling zijn. Als er bijvoorbeeld een onverwachte stijging van de verkopen is, kunnen de in bestelling zijnde goederen niet meer toereikend zijn. Een onverwachte daling in de verkopen kan een ongewenste toename van de goederenvoorraad tot gevolg hebben. Een onverwachte toename van de voorraden kan de liquiditeit van de onderneming verslechteren. (Met liquiditeit bedoelen we het geld dat de onderneming beschikbaar heeft om de kortlopende verplichtingen na te komen.) Voorbeelden van liquide middelen zijn kas en bank.

Je hebt kunnen lezen dat er bij alle leveringen documenten horen en dat een bedrijf alle transacties administreert (opschrijft). Deze documenten kunnen onder andere bonnen, nota's, contracten, facturen of bankafschriften zijn. Nadat je deze stukken in de boekhouding hebt verwerkt, kun je ze nog niet weggooien. Je zult ze langer moeten bewaren. Dat is nodig omdat je bij fouten in de boekhouding bijvoorbeeld het een en ander moet kunnen nazoeken. Ook de wetgeving stelt aan een onderneming eisen voor de bewaartermijn van boekingsdocumenten.

Er zijn twee regelingen bij het bewaren van archiefstukken:

1. De wettelijke regelingen: deze gelden voor financiële stukken zoals kas, en bankafschriften en inkoop- en verkoopfacturen. Deze dienen - in het geval van ondernemers - bewaard te blijven tot zeven jaar na afsluiting van het boekjaar. (Zie voor meer informatie het Burgerlijk Wetboek.)

2. Bedrijfsregels voor de bewaartermijn van documenten. Deze bewaartermijn is nooit korter dan de door de wet gestelde bewaartermijn.

Wijze van archiveren

Documenten bewaar je in mappen, ordners, archiefdozen of op een geautomatiseerde wijze. Een onderneming kiest de voor haar meest geschikte manier van archiveren. Er zijn situaties waarin je oude documenten toch vaak moet raadplegen. Dit vereist een manier van archiveren die het snel terugvinden van de gewenste documenten mogelijk maakt.

Archiveringstips:

Berg documenten altijd systematisch op. Kies een opbergsysteem waar de documenten goed in passen (niet te groot en niet te klein).

- Vermeld aan de buitenzijde van de map- pen of dozen duidelijk wat erin zit. Denk hierbij aan de naam van de stukken en de periode waarop de inhoud betrekking heeft. Orden zo veel mogelijk op nummer, datum en alfabetisch.

- Voorbeelden van archiveren:

- Bankafschriften bewaar je, nadat ze boekhoudkundig verwerkt zijn, in een map, op volgorde van datum.

- Kasuitgaven en kasinkomsten schrijf je in op zogenaamde kasstukken. Elk kasstuk krijgt een nummer. De kasstukken bewaar je op nummervolgorde in een ordner.

- Manco-/retour-/afschrijfdocumenten krijgen een nummer. Je bergt ze op nummer in een ordner op.

- inkoopfacturen krijgen eerst de letters IF (inkoopfactuur) en een eigen nummer voordat je ze opbergt. Meestal maak je een kopie van de factuur. Een exemplaar berg je dan op bij de inkoopfacturen, een exemplaar berg je op in de ordner van de crediteuren.

- Verkoopfacturen hebben al een eigen nummer. De originele factuur gaat naar de afnemer. Vaak zijn er twee kopieën, een gaat naar de ordner 'Verkopen' en een gaat naar de ordner 'Debiteuren.

Als de goederen besteld zijn, volgt er in de regel vrij snel een rekening, ook wel inkoop-factuur genoemd. Nadat de goederen geleverd zijn, kun je onderzoeken of de

leveringen en de factuur in overeenstemming zijn met de gemaakte afspraken. Om het systeem overzichtelijk en controleerbaar te houden, krijgen de meeste documenten een uniek nummer toegewezen: een nummer dat alleen bij die betreffende levering hoort. Voor alle bijbehorende documenten leg je speciale ordners aan zodat je ze overzichtelijk kunt opbergen. Sommige bedrijven hebben dit traject volledig geautomatiseerd door alle documenten in te scannen. Als alles klopt, ga je tot betaling over.

Documenten moeten vaak tot zeven jaar of langer bewaard blijven. Let op: hier ook de bewaartermijn goed vermelden!

Kennisvragen (3)

1. Noem twee verschillende volgorden om bestellingen te bewaren.

2. Wat moet je controleren voordat je een inkoopfactuur accepteert?

3. Wat is het verschil tussen een inkoopfactuur en een kostenfactuur?

4. Waarom vraag je aan leveranciers om het bestelnummer op pakbonnen en facturen te vermelden?

5. Noem twee redenen waarom het belangrijk is om inzicht te hebben in de openstaande posten crediteuren, de te verwachten facturen en lopende bestellingen?

6. In welk boek boeken we een inkoopfactuur?

7. Wanneer een factuur pas na verloop van tijd wordt betaald, in welk boek boeken we dit dan?

8. Welke regels gelden er voor de archivering van documenten?

9. Wat verstaan we onder een inkoopdossier?

10. Welke artikelen behoren vaak tot de interne inkoopbehoefte?

11. Wat is de functie van een inkoopdossier?

12. Welke redenen kan een onderneming hebben om een inkoopfactuur niet te betalen?

13. Wat verstaan we onder een creditnota?

14. Op welke manieren kun je een ontvangstbon maken?

Toepassingsvragen (3)

1. Op welke momenten is er overleg tussen de afdeling Verkoop en de afdeling Inkoop of de financiële afdeling?

2. Waarom krijgt iedere bestelbon een eigen nummer?

3. Welke voordelen heeft een bestelbon?

4. Wat is eendebiteurennummer?

5. Welke gegevens staan er op een factuur? ?

6. a. Waarom maakt een bedrijf een interne factuur?

?b. Welke voor- en nadelen heeft elk van de genoemde manieren van factureren?

7. a. Als een groothandel vaak met creditnota’s te maken heeft, wat is er dan

aan de hand?

b. Waarom betaalt de groothandel een rekening pas als de creditnota van de betreffende levering ook is ontvangen?

8. a. De meeste magazijnmedewerkers hoeven geen boekhoudingstaken uit te

voeren. Waarom hoeft dit niet?

b. Waarom is het toch belangrijk dat een magazijnmedewerker iets afweet

van de commerciële administratie?

9. a. Zoek uit op welke wijze de facturen door in jouw bedrijf worden betaald.

b. Onderzoek bij welke leveranciers de facturen vaak niet kloppen en wat hiervan de oorzaken zijn.

10. Waarom behoren de goederen voor eigen gebruik tot de onkosten?

11. a. Op welke manier kun je erachter komen welke goederen er in bestelling

zijn?

b. Waarom kan er in eens veel vraag ontstaan naar een bepaald artikel?

12. a. Waarom moet een bedrijf altijd zorgvuldig zijn met archiefmateriaal?

b. Denk je dat er in elke onderneming op dezelfde manier met archiefmateriaal wordt omgegaan? Motiveer je antwoord.

In- en opslagproces

Werken in een magazijn / distributiecentrum heeft te maken met activiteiten die samenhangen met de ontvangst van de goederen, het intern transporteren, het opslaan en het verzenden. Daarbij gaat het om een zo efficiënt, doelgericht en flexibel mogelijke goederenverplaatsing tussen de verschillende locaties van een onderneming. Managers letten daarbij op dat handlingactiviteiten, dat wil zeggen alle handelingen die in een magazijn worden verricht, zo klein mogelijk zijn.

Ontvangst van de goederen

Het ontvangen van goederen is een van de belangrijkste functies van het magazijn. De ontvangstafdeling betekent het eindpunt van de goederenstroom naar het bedrijf. De ontvangstafdeling vormt tevens de aansluiting tussen extern vervoer en intern transport. Tijdens en na de goederenontvangst moet men heel wat formaliteiten afwikkelen. Zo moeten aanvoergegevens (kwantiteit) en goedereneigenschappen (kwaliteit) worden gecontroleerd.

Gang van de goederen.

Goederenontvangst
Opslag Intern transport
Goederenverzending

Ontvangstafdeling

Op de ontvangstafdeling worden de goederen tijdelijk opgeslagen voor transport naar het magazijn. Goederen blijven soms enkele uren, maar soms ook enkele dagen staan omdat ze bijvoorbeeld een behandeling moeten ondergaan, zoals uitpakken, overpakken, etiketteren, prijzen of ten behoeve van kwaliteitscontrole, voordat ze naar het magazijn afgevoerd kunnen worden. Het komt niet vaak voor dat goederen zonder meer afgevoerd kunnen worden.

Bouwkundige voorzieningen

Voor het in ontvangst nemen van goederen is het vaak noodzakelijk een aantal bouwkundige aanpassingen aan te brengen zodat de goederen probleemloos in het magazijn kunnen komen.

Hier volgen alvast de belangrijkste voorzieningen.

Vaak is het hoogteverschil tussen het transportmiddel waarmee de goederen aangeleverd worden en de magazijnvloer de belangrijkste oorzaak van belemmering. Daarnaast is er nog een aantal laad- en losbelemmerende factoren die met bouwkundige aanpassingen grotendeels verholpen kunnen worden, zoals:

- een laadkuil

- een laadperron

- een dockshelter

- een autoplein.

Laadkuil

De laadkuil brengt de vloer van de vrachtauto op gelijke hoogte met de magazijnvloer. Hierdoor kunnen de goederen probleemloos uit en in de vrachtwagen gereden worden.

Laadperron

Een laadperron is een verhoging van het wegdek waardoor de magazijnvloer op gelijke hoogte komt met de vloer van de vrachtwagen. Laadperrons zijn er in veel uitvoeringen.

Dockshelter

Een dockshelter maakt het mogelijk om het laden en lossen ondanks slechte weersomstandigheden door te laten gaan in een droge en tochtwerende werksituatie. Een dockshelter kan worden gebruikt in combinatie met een laadkuil en een laadperron.

Autoplein

Een autoplein maakt het mogelijk om de vaak zeer grote vrachtwagen zonder moeilijkheden voor de losplaats van het magazijn te zetten. Doorgaans is het autoplein verhard met betonnen platen of op andere wijze verstevigd waardoor verzakking wordt tegengegaan.

Controlewerkzaamheden

Bij het ontvangen van goederen vinden twee controles plaats, namelijk:

- colli- en kwaliteitscontrole bij het uitladen aan de hand van de gegevens op de vrachtbrief

- inhouds- en kwaliteitscontrole aan de hand van de paklijst.

Wanneer de goederen van het externe transport worden overgenomen, vergelijkt men het aantal colli (verzendeenheden) met de gegevens op de vrachtbrief (kwantitatieve controle).

Tevens vindt dan een uiterlijke controle van de aangeleverde goederen plaats op schade, vuil, vocht en dergelijke (kwalitatieve controle).

Bij chemische vloeistoffen en dergelijke vindt vooraf vaak eerst een bemonstering plaats die in een laboratorium wordt geanalyseerd. Is men akkoord met de zending, dan tekent men op de vrachtbrief of voor ontvangst van de colli. Bij omvangrijke schade en/of tekorten weigert men soms de ontvangst van de zending. In ieder geval moet dit heel duidelijk op de vrachtbrief worden vermeld. Het soort beschadiging moet duidelijk omschreven zijn. 'De zending is nat' is onvoldoende. 'Doos 1 t/m 49 en doos 53 geheel nat, ook de inhoud. Goederen (chips) onverkoopbaar' is wel een goede omschrijving van schade.

Tekenbevoegdheid

Het is belangrijk te weten dat de of te tekenen vrachtbrief een document met rechtsgeldigheid is. Door maar enkele medewerkers van het magazijn (of expeditieafdeling) de bevoegdheid tot aftekenen te geven, kan voorkomen worden dat onvoldoende wordt gecontroleerd. Het komt voor dat schade pas bij het uitpakken wordt geconstateerd. Het is in dat geval belangrijk de vervoerder aansprakelijk te stellen binnen de daarvoor vastgestelde termijn.

In onderstaande tabel voor binnenlands vervoer zijn de belangrijkste termijnen opgenomen:

Binnenkomst goederen per:	Aansprakelijkheidsstelling bij:
Uitwendige schade:	Niet-zichtbare schade
Wegvervoer (binnenlands)	direct binnen een week
Spoorwagon	direct binnen een week
Postpakket	direct binnen 2 x 24 uur*

* waarbij het pakket op het postkantoor moet worden getoond. Figuur 6.2 Termijnen voor aansprakelijkheidsstelling.

Het zal duidelijk zijn dat je de goederen binnen deze periode uitgepakt en gecontroleerd moet hebben.

Controleren van de paklijst

Op een paklijst wordt aangegeven wat de inhoud is van de zending. Deze beschrijving van de inhoud is een aanvulling op de gegevens van het vervoersdocument. Op het vervoersdocument staat slechts het aantal colli en de soort verpakking beschreven, dat wil zeggen: gegevens betreffende de buitenkant van de colli. De paklijst vermeldt bovendien gegevens over de binnenkant (de inhoud) van de verpakking.

Afhandeling en controle

Met behulp van de paklijst kan gecontroleerd worden of de inhoud van de zending klopt. Als de inhoud niet klopt met de gegevens op de paklijst, kan de vervoerder/leverancier binnen de vereiste termijn aansprakelijk gesteld worden. Wanneer we akkoord gaan met de zending, kan de paklijst afgetekend worden. Bij de voorraadadministratie kan deze paklijst gebruikt worden bij het opstellen van een intern bedrijfsdocument.

De controle bij binnenkomende goederen bestaat dus uit twee stappen:

1 e controle	2e controle
aan de hand van het vervoer- document	controle op aantal en op verpakking controle op de
aan de hand van de paklijst	inhoud van de verpakking

Een paklijst is niet noodzakelijk. Een vrachtbrief is dat wel als de goederen door een beroepsvervoerder worden vervoerd. Ook bedrijven die zelf vervoeren, gebruiken tegenwoordig steeds vaker een vrachtbrief.

Controlesystemen

De controle op de binnengekomen goederen kan op verschillende manieren worden uit¬gevoerd.

Het gekozen systeem zal sterk afhankelijk zijn van:

- de aard van de goederen

- de waarde (prijs)

- de grootte van de stukken (hoe groter, hoe gemakkelijker te tellen)

- de stapelmethode

Voor onderdelen die per laag gestapeld zijn, is het misschien voldoende om een laag te tellen (waarbij we afgaan op het palletpatroon als een handige manier) en dit aantal te vermenigvuldigen met het aantal lagen.

- de betrouwbaarheid van de leverancier.

Als de goederen toch moeten worden omgepakt op een andere pallet of in een interne verpakking, kan het tellen meestal samen met het ompakken gebeuren. Dit vraagt geen of weinig extra tijd. Daarnaast kan ook een controle plaatsvinden door te wegen of door het nemen van steekproeven. Wanneer het om duurdere goederen gaat, is een volledige controle gewenst.

Inslag

Na het lossen en de controle zullen de goederen, eventueel via een tussenopslag, naar de plaats van opslag gebracht moeten worden (inslag). Dit betekent dat, afgezien van eventuele pakkingen, ook administratieve handelingen uitgevoerd moeten worden zoals controle van de begeleidende documenten.

Als goederen in een standaardverpakking aangeleverd worden, dan bestaan er twee mogelijkheden:

- De leverancier heeft de goederen verpakt op voorschrift van de afnemer.

- De leverancier gebruikt zijn eigen verpakking.

Is de toeleverancier een eigen afdeling van het bedrijf, dan zal het aanleveren in standaardverpakkingen het meest voor de hand liggen.

De belangrijkste voordelen van standaard-verpakkingen zijn:

- Er is weinig of geen lichamelijke arbeid meer nodig om de goederen klaar te maken voor opslag.

- Hierdoor zijn de goederen snel beschik-baar.

- De ruimte voor tussenopslag kan tot een minimum beperkt blijven.

Over het algemeen kunnen we zeggen dat dit systeem weinig of geen nadelen heeft.

Ompakken moet gebeuren als:

- de leverancier niet kan leveren in de gevraagde verpakking (of op de pallet)

- het financieel of anderszins niet verantwoord is het opslagsysteem in het magazijn aan te passen aan de verpakking of palletafmeting van de leverancier

- de gevraagde verpakking niet geschikt is voor intern transport

- nog voorbewerkingen (zoals op lengte zagen, beschermlaag aanbrengen) nodig zijn voordat het materiaal kan worden opgeslagen in het magazijn

- goederen onder eigen merk verkocht worden terwijl zij door externe leveranciers worden geleverd. In marketingtermen heet dit 'private labelling'.

Als bedrijven een borgingsysteem voor hun productie hebben (bijvoorbeeld ISO-gecertificeerd), dan kun je er zeker van zijn dat de goederen een bepaalde kwaliteit hebben. Maar let wel op, niet ieder ISO-systeem zegt iets over de kwaliteit van de goederen. ISO 9000-gecertificeerde bedrijven zijn op hun proces gecertificeerd.

Emballage

Verpakkingen onderscheiden we in:

- eenmalige verpakkingen

- meermalige verpakkingen.

Eenmalige verpakkingen

Bij eenmalige verpakkingen kunnen we den- ken aan kartonnen dozen en krimpfolie. Andere vormen van eenmalige verpakkingen zijn glas (flessen en potten), hout van eenmalige pallets. Verpakkingen betekenen een flinke belasting voor ons milieu, vandaar dat de overheid de laatste tijd steeds meer maatregelen neemt om de milieubelasting die door deze verpakkingen wordt veroorzaakt, tegen te gaan. Zij werkt hierbij nauw samen met het bedrijfsleven. Eenmalige verpakkingen dienen zo veel mogelijk gerecycled te worden. Dit betekent voor veel gebruikte eenmalige verpakkingen dat deze in hun tweede leven dienen als basismateriaal voor nieuwe producten. Voor de goederendistributie betekent deze ontwikkeling:

- afname van de hoeveelheid aangeleverde verpakkingen

- toename van meermalige verpakkingen

- gescheiden afvoer van verpakkingsafval.

In toenemende mate worden bedrijven door de overheid gedwongen geleverde verpakkingen retour te nemen.

Meermalige verpakkingen

Bij meermalige verpakkingen moeten we met name denken aan kratten, pallets, rol containers en vaten. Voor deze emballage wordt in de regel statiegeld betaald. Statiegeld ontvang je terug wanneer je de emballage weer inlevert. Nauwkeurig bijhouden van de geleverde en retour gezonden emballage is belangrijk omdat een bedrijf anders veel geld misloopt. Hierdoor stijgen tevens de kosten voor het bedrijf. Bedrijven hebben vaak de afspraak met de leverancier dat een zelfde aantal containers of pallets dat geleverd wordt ook weer teruggaat. Meermalige emballage zorgt vaak voor het nodige extra werk. Veel bedrijven hebben een aparte ruimte (vaak buiten) gereserveerd om hier de meermalige emballage te sorteren en op te slaan.

Reverse Logistics

Het kan voorkomen dat goederen door de afnemer retour worden gezonden. Doorgaans gebeurt dit na overleg met de afdeling Verkoop. Er kan een aantal redenen zijn voor het retour zenden van de goederen zoals:

- het verkeerde artikel

- het verkeerde aantal

- een overschreden leveringstermijn

- als het artikel niet voldoet aan de afgesproken kwaliteit.

Een zorgvuldige behandeling van retouren is noodzakelijk om een goede relatie met de afnemer te behouden en onnodige kosten voor het bedrijf te voorkomen. Dikwijls hanteren bedrijven standaardprocedures voor de behandeling van retouren. Onderdeel van de procedure is meestal dat er eerst contact is geweest tussen de afnemer en het bedrijf over de retour te zenden goederen. Tevens zijn er retourformulieren waarop de retourgoederen genoteerd moeten worden.

Formulier voor retouren

Op het retourformulier moet je de volgende gegevens noteren:

- gegevens van de zending waarmee de betreffende goederen naar de afnemer zijn

- verzonden, zoals de datum en het order nummer

- artikelomschrijving

- artikelnummer

- klantgegevens: naam, adres, klantnummer - datum van retourzending

- reden van retourzending

- naam van de magazijnmedewerker die de retourgoederen in ontvangst neemt

- naam van de verkoper die met de klant afspraken over het retour zenden heeft gemaakt.

Wanneer de retourgoederen in het magazijn aankomen moet de verdere afhandeling plaatsvinden. Voorkomen moet worden dat de retourgoederen in een aan het oog onttrokken hoekje weggezet worden waardoor de kans om ze te vergeten wordt vergroot.

Verwerking van de retouren

Er moet beoordeeld worden wat er met de retouren moet gebeuren. Er is een aantal mogelijkheden:

- Als de kwaliteit van het artikel tekortschiet, zul je contact op moeten nemen met de leverancier en moet het artikel aan de leverancier retour gezonden worden

- Betreft het een artikel zonder gebreken, dan moet je actie ondernemen zodat de goederen zo snel mogelijk weer opgenomen kunnen worden bij de voorraad.

Het komt vaak voor dat artikelen aan bederf onderhevig zijn. Het is dan zaak ervoor te zorgen dat de artikelen zo snel mogelijk op de juiste wijze worden opgeslagen zodat verdere terugloop van de kwaliteit wordt tegengegaan. Uiteraard geldt voor deze goederen dat zo snel mogelijk beslist moet worden wat ermee moet gebeuren. Wanneer retour gezonden artikelen een dusdanige graad van bederf hebben bereikt dat uit oogpunt van hygiëne vernietiging noodzakelijk is, moet de verkoper of inkoper die met de afwikkeling belast is hiervan tijdig in kennis worden gesteld, waarna de goederen vernietigd moeten worden.

Begeleidende documenten

De administratie moet op de hoogte gebracht worden van de in ontvangst genomen retouren zodat zij deze informatie administratief kan verwerken. De verschillende soorten administratie die daarbij betrokken zijn:

- voorraadadministratie om de goederen zo mogelijk op te nemen bij de aanwezige voorraad

- de debiteurenadministratie om, als dit afgesproken is, een creditnota aan de afnemer te zenden of het geldbedrag aan de afnemer op de eerstvolgende nota in mindering te brengen

- de crediteurenadministratie om, als dit met de leverancier is overeengekomen, het door de leverancier te vergoeden bedrag op de rekening van de leverancier te controleren.

Ontvangst en opslag

Het is belangrijk dat de goederenontvangst vlot en doordacht gebeurt. Het is daarom noodzakelijk dat ruim van tevoren bekend is

welke goederen binnen zullen komen. Doorgaans stelt de inkoopafdeling de chef Ontvangst op de hoogte van de te ontvangen goederen. Veel leveranciers hebben vaste levertijden, bij anderen wordt per levering een levertijd afgesproken.

Dagelijks moet er een ontvangstplanning gemaakt worden. Door de planning kunnen drukke momenten gespreid worden over de dag en kan gezorgd worden voor voldoende mensen en middelen om de ontvangsten goed te laten verlopen. Bij het maken van de ontvangstplanning moet rekening gehouden worden met:

- tijdstip van een levering

- hoeveelheid goederen

- de soort goederen

- de vereiste manier van controleren

- de werkzaamheden die nodig zijn voor het opslaggereed maken van de binnengekomen goederen.

Wanneer de informatie over de op komst zijnde leveringen bekend is, kunnen er maatregelen getroffen worden om de goederen in ontvangst te nemen. Nu kunnen er berekeningen gemaakt worden over de benodigde capaciteit.

Capaciteit

Op de volgende vragen moet een antwoord gegeven worden:

- Hoeveel m2 ruimte is er nodig om de binnenkomende goederen ter controle uit te zetten?

- Hoeveel medewerkers zijn er nodig om voor een vlotte en nauwkeurig gecontroleerde ontvangst te zorgen?

- Welke speciale kennis en apparatuur is er nodig bij de controle van de binnenkomende goederen?

- Hoeveel tijd is er nodig voor het controleren en opslaggereed zetten zonder dat het tot een opstopping komt?

- Welke transportmiddelen zijn er nodig en hoeveel?

- Welke eventuele extra voorzieningen moeten er aanwezig zijn bij het lossen, controleren en opslaggereed maken?

- Hoeveel ruimte is er nodig om de binnengekomen goederen op te staan en is deze ruimte beschikbaar?

Berekening van de benodigde mensen en middelen

Bij de onderbouwing van de planning met cijfers wordt vaak uitgegaan van ervaringscijfers. Uit ervaring is bekend dat bijvoorbeeld 5 minuten gerekend moet worden voor het controleren en opslaggereed maken van een pallet. Voor het in opslag nemen van een pallet is bekend dat je gemiddeld 3 minuten per pallet nodig hebt.

Goederenstroom

Een belangrijke vraag die naar voren komt is welke voorraden worden aangehouden. Vandaar dat in eerste instantie naar deze voorraden gekeken wordt.

Opslag en intern transport.

Goederenontvangst
Opslag + Intern transport
Goederenverzending

De vele kleine goederenstromen die van een groot aantal leveranciers kunnen binnenkomen, vormen de totale voorraad waaruit naar behoefte kan worden geleverd en verkocht.

Verschillende niveaus voorraadbeheer

Het laagste niveau van voorraadbeheer is voorraadregistratie. Hierbij wordt onder an¬dere bijgehouden waar de voorraad in het magazijn staat. Dit is van belang voor de fi¬nanciele administratie en voor het op de juiste wijze verrichten van inslag en uitslag van de goederen.

Het volgende niveau van beheer houdt in dat naast registratie ook de voorraad beheerst wordt: voorraadbeheersing. Dit betekent dat men niet alleen passief registreert wat er op¬geslagen ligt, maar dat men ook bekijkt of de hoogte van de voorraden wel goed is. Verder zijn er parameters ingesteld om dit te beoordelen en zo nodig bij te sturen.

Instrumenten hiervoor zijn minimum- en maximumvoorraadgrenzen, veiligheidsvoorraden en bestelsystemen.

Het daaropvolgende niveau van voorraadbeheer houdt in dat men niet alleen de voorraad beheert en beheerst, maar deze ook in relatie brengt met andere afdelingen in het bedrijf waardoor een totale voorraadbesturing plaatsvindt. Dit gebeurt steeds meer, niet in de laatste plaats door de steeds betere informatiesystemen en technologieën.

Bij een voorraadbesturing wordt de voorraad in relatie gebracht met de verkoopverwachtingen, de productiecapaciteit, de inkoopmogelijkheden qua hoeveelheid en prijsstelling en de prioriteitstellingen in het bedrijf.

Voorraad houden heeft nadelen. Voorraad houden betekent een grote investering. Geld moet van de bank worden aangetrokken en over dat geld moet rente worden betaald. Een grote voorraad komt de onderneming dus op een hoog bedrag aan te betalen rente te staan. Bovendien kan het in de voorraden geïnvesteerde geld niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Behalve directe kosten brengt voorraad de behoefte aan ruimte met zich mee en ruimte kost geld want er is meer magazijnruimte nodig en eventuele stellingen. Dit betekent dat er investeringen gedaan moeten worden, dat wil zeggen rentekosten, afschrijving, onderhoudskosten en dergelijke.

Naast de rentekosten en de kosten voor de opslagruimte is er nog een kostenpost, namelijk de risico's die een voorraad met zich meebrengt. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen te verzekeren risico's zoals brand en diefstal en niet te verzekeren risico's zoals bederf en veroudering.

Daarom gaan steeds meer bedrijven na hoe ze met kleinere voorraden kunnen werken zonder dat de service achteruitgaat. Bedrijven proberen juist op tijd te leveren (JIT= Just In Time).

Aan het houden van een voorraad zijn echter ook voordelen verbonden. Door grotere hoeveelheden aan te kopen-kan het bedrijf vaak inkoopvoordelen (kortingen) krijgen.

Bij verwachte prijsstijgingen kan een tijdelijk hoge voorraad extra winst betekenen. In dit rijtje van geldelijke voordelen passen ook de naar verhouding lagere transportkosten bij een grotere bestelling en de lagere bestelkosten.

Elke zending brengt immers extra handelingen met zich mee.

Voorraden houden
Nadelen	Voordelen
rente (geld)	inkoopvoordeel
ruimte	lagere transport-/ bestelkosten
risico’s	minder 'nee' verkoop

Bij alle overwegingen zul je er echter rekening mee moeten houden dat aan afnemers geleverd moet kunnen worden. Dat betekent klantenbinding: een afnemer is eerder bereid om bij een leverancier te kopen wanneer de meeste bestelde goederen keurig op tijd en van constante kwaliteit worden geleverd.

Service

De voorraden van elk artikel zo groot maken dat altijd geleverd kan worden, is kostbaar. Daarom is het uit het oogpunt van bedrijfsvoering verstandig dat de belangrijkste artikelen altijd geleverd kunnen worden. Bij het vaststellen van de bestelserie en het bestel-moment moet hiermee steeds rekening worden gehouden.

In de voorraad moet men een veiligheidsdrempel (de veiligheidsvoorraad) inbouwen. Hoe belangrijker het artikel, hoe meer het bedrijf geneigd zal zijn om nee-verkoop te voorkomen. Deze artikelen zullen een ruimere veiligheidsvoorraad moeten hebben. Meestal zijn dit artikelen die behoren tot de A-groep.

Omdat het houden van een voorraad geld kost, zal van tevoren zo nauwkeurig mogelijk

vastgesteld moeten worden hoe hoog de voorraad mag oplopen.

Voor alle duidelijkheid: de servicegraad van een bedrijf is nauw gekoppeld aan de voorraadkosten, de afstemming van de hoogte van de voorraad en het bestelmoment. leder bedrijf bepaalt zelf zijn servicegraad. In feite is dit een beleidsbeslissing waarbij de vraag gesteld kan worden in welke mate men aan de vraag van de klant wil voldoen. Uiteraard speelt de concurrentie hierin een belangrijke rol.

Aan de hand van de bekende gegevens wordt vastgesteld hoe groot de voorraad van een artikel mag zijn en of alle artikelen in voorraad moeten zijn.

Voorraadadministratie

Uit het voorgaande blijkt dat uit oogpunt van kosten heel anders tegen een voorraad wordt aangekeken dan uit het oogpunt van service aan de afnemer. Om aan de ene kant de kosten zo laag mogelijk te houden en anderzijds een zo hoog mogelijke servicegraad te bieden, zal in een bedrijf voorraadbeheer worden gevoerd.

Voorraadbeheer wil zeggen dat we de voorraad administratief goed in het oog houden zodat we enerzijds niet te veel en anderzijds niet te weinig in voorraad hebben. Het betekent dat we op tijd en niet te vroeg of te laat bestellen en dat we ook altijd de juiste hoeveelheid bestellen.

De grootte van de voorraad wijzigt voortdurend. Van de leveranciers komen regelmatig nieuwe goederen of grondstoffen. Dagelijks krijgen de klanten goederen afgeleverd.

Daardoor verandert de omvang van de voorraad constant. Bovendien kan de samenstelling van de voorraad veranderen omdat het assortiment wordt aangepast.

Bij het beheer van voorraden hoort de voorraadadministratie. Dankzij de voorraadadministratie is bekend wat in voorraad is zodat tijdig bijbesteld kan worden. Voorts kunnen we met behulp van de administratie zien of een artikel al of niet leverbaar is. Voorraadadministratie vindt vooral plaats op het kantoor.

Soorten magazijnen

In magazijnen van handels- of productiebedrijven liggen grondstoffen, halffabricaten of gereed product in voorraad.

We kennen onder meer open en gesloten' magazijnen. Een van de kenmerken van een gesloten magazijn is dat de goederen niet zomaar meegenomen kunnen worden. De afgifte van de opgeslagen goederen houdt men onder controle. Zonder bon mag niets worden weggehaald en/of meegegeven. Een goede discipline is hier beslist noodzakelijk. Bij een open magazijn heeft iedereen toe- gang. Van registratie en controle is in zo'n magazijn geen sprake. Om de stand van de voorraad te kunnen bepalen, moet veelal worden geteld (geïnventariseerd).

Indeling magazijnen
Open magazijn	Gesloten magazijn
- controle bij ontvangst	- controle bij ontvangst
- geen controle bij uitgifte	- controle bij uitgifte magazijnchef

Het magazijn heeft daarnaast de functie van distributiecentrum: de verschillende artikelen worden aan de aanvragers uitgeleverd. In sommige bedrijven spreekt men daarom liever van distributiecentrum.

Als je kijkt naar de soort goederen die worden opgeslagen, wordt onderscheid gemaakt tussen:

- grondstoffenmagazijn

- tussenmagazijn

- gereedproductmagazijn.

Grondstoffenmagazijn

Voor veel grondstoffen zoals kolen, erts, zand en grind is opslag in een magazijn niet van toepassing. Andere grondstoffen eisen een meer beschermde opslag. Die kan plaatsvinden in tanks als het om vloeistoffen zoals olie gaat of in silo's als het om stortgoederen zoals granen gaat.

In grondstoffenmagazijnen vinden we goederen zoals:

- vaten tabak (sigarettenfabriek)

- balen koffie (koffiebranderij)

- blokken natuurrubber (bandenfabriek)

- boxen met aardappelen (chipsfabriek).

Tussenmagazijn

In productiebedrijven vinden we tussen de verschillende productiefasen tussenmagazijnen. In zo'n magazijn treffen we onderdelen en halffabricaten aan die in een volgende productiefase verder bewerkt of verwerkt moeten worden. Tussenmagazijnen ontstaan als de productiefasen in de praktijk niet goed op elkaar kunnen worden afgestemd of als bepaalde productieprocessen in een beperkt seizoen kunnen worden uitgevoerd.

Gereedproductmagazijn

Aan het eind van een productieproces vin- den we in de regel een gereedproductmagazijn. Het gereed product blijft daar voor kortere of langere tijd in opslag voordat het naar de afnemers wordt verzonden.

Werkwijze

Als je kijkt naar de werkwijze kan onderscheid worden gemaakt tussen:

- magazijnen met directe uitgifte

- magazijnen met indirecte uitgifte.

Bij een magazijn met directe uitgifte komt de afnemer onaangekondigd naar het magazijn. Hij krijgt of pakt zelf de goederen die hij nodig heeft en vertrekt met die goederen.

Zo'n magazijn wordt ook wel afhaalmagazijn genoemd.

Bij een magazijn met indirecte uitgifte bestelt de afnemer schriftelijk, telefonisch of op welke manier dan ook. Vervolgens wordt het bestelde bij de klant afgeleverd op een al of niet van tevoren vastgesteld tijdstip.

Werkwijze magazijn
Directe uitgifte	Indirecte uitgifte
- geen bestelling	- bestelling
- goederen worden meegenomen	- goederen worden toegezonden

Opslagmiddelen

Wanneer goederen een bedrijf binnenkomen, zullen ze in een aantal gevallen om- of overgestapeld worden. Bij verder transport en verdere opslag door de onderneming is het goed dit om- of overstapelen zo veel mogelijk te vermijden. Om dit te voorkomen, is het goed een grotere hoeveelheid goederen in een keer te transporteren en op te slaan.

Om te komen tot een grotere hoeveelheid goederen is het samenstellen van een zogenaamde verzamelde last belangrijk. Een verzamelde last is samengesteld uit een aantal colli (dozen/vaten). Zo kunnen de goederen ook vaak beter worden beschermd.

Bij de samenstelling van verzamelde lasten moeten we rekening houden met transport en opslag. Dat betekent dat een transporteenheid ook een opslageenheid is. Daardoor wordt om- of overstapelen vermeden.

Hulpmiddelen worden toegepast om een verzamelde last op te nemen en eventueel bij elkaar te houden. Deze hulpmiddelen zijn:

- magazijnbakken

- transportbakken

- pallets (boxpallets)

- rolcontainers. Magazijn- en transportbakken

Stellingen

De meeste bedrijven gebruiken voor de op- slag van goederen magazijnstellingen. Dat gebeurt om twee redenen. De eerste reden is dat door die magazijnstellingen de goederen goed bereikbaar zijn. De tweede reden is de bescherming van goederen: verschillende goederen zijn niet bestand tegen de druk die ontstaat bij hoog stapelen.

Direct de goederen op elkaar stapelen wordt in magazijntermen blokstapeling genoemd. Dit is alleen mogelijk wanneer:

- de goederen op de pallets zodanig gestapeld zijn dat er geen onveilige situaties ontstaan

- de goederen een goede verpakking, vorm en gewicht hebben

- er voldoende goederen zijn om te stapelen.

Wanneer blokstapeling niet toegepast kan worden, kan de hoogte in een magazijn benut worden door het gebruik van stellingen.

De afgelopen jaren hebben de opslag en het interne transport een enorme vlucht genomen. Daardoor zijn ook de stellingen uitgegroeid van een simpele stellage tot een staalconstructie waarin grote hoeveelheden goederen opgeslagen kunnen worden.

In de praktijk zul je veel verschillende soorten stellingen tegenkomen, bijvoorbeeld de palletstelling, de legbordstelling en de inrijstelling.

Voor de veiligheid van stellingen zijn normen opgesteld. Bovendien moet op de stellingen een plaat worden bevestigd waarop het toegestane draagvermogen en de vakhoogte is vermeld.

Bijzondere goederen

In de goederenbehandeling onderscheiden we goederen die met een gewone werkwijze behandeld kunnen worden en goederen die op bijzondere wijze behandeld moeten worden.

We denken hierbij aan:

- gevaarlijke stoffen

- bederfelijke goederen.

Bij de genoemde goederen kunnen we te maken krijgen met:

- bijzondere wetten

- bijzondere bouwvoorschriften

- speciale procedures.

Gevaarlijke stoffen

De opslag van gevaarlijke stoffen moet voldoen aan de eisen zoals die in de CPR-richtlijnen zijn gesteld. Als aan deze eisen wordt voldaan, dan kan een milieuvergunning worden verleend.

Zo worden er op bouwkundig gebied eisen gesteld zoals compartimentering (het onderverdelen van het magazijn in kleinere ruimten) zodat in geval van brand de omvang van de brand beperkt blijft. Ook moeten we den- ken aan het plaatsen van bijzondere deuren die van buiten moeilijk te openen zijn en van binnenuit altijd te openen zijn, voorzieningen die zorgen voor voldoende ventilatie, nooduitgangen en brandblusapparatuur. Vaak is het bedrijf verplicht te zorgen voor speciale beschermingskleding. In veel gevallen moeten medewerkers eerst met succes een opleiding volgen.

Tevens wordt meestal geëist dat je een nauwkeurige voorraadadministratie voert die altijd aan de bevoegde instanties getoond kan worden. Denk hierbij aan de brandweer of de milieudienst. De overheid houdt regelmatig toezicht op naleving van de wetten op gevaarlijke stoffen. Wanneer een bedrijf zich niet houdt aan de voorschriften, kan het beboet worden en kan de vergunning ingetrokken worden.

Bederfelijke goederen

Bederfelijke goederen zijn vaak levensmiddelen. Deze goederen zijn maar een beperkte tijd houdbaar en moeten vaak onder speciale condities in voorraad gehouden en vervoerd worden. Bederfelijke goederen kunnen vaak langer in goede conditie blijven door klimaatbeheersing. Dit kan bereikt worden door onder andere bevriezen, koelen, ventileren, stofvrij en donker bewaren.

Steeds meer branches maken afspraken over de normen van voedselveiligheid zoals de ingangstemperatuur, de bewaartemperatuur en dergelijke. Ze leggen dit in een convenant vast.

Om dit te bereiken, moet voor bouwkundige voorzieningen gezorgd worden zoals plaatsing van:

een vriescel
een koelcel
de bouw van een stofvrije ruimte.

Naast deze bouwvoorzieningen is het noodzakelijk sluitende behandelprocedures op te stellen. Zo is het de regel dat de bederfelijke goederen volgens het fifo-systeem (first in, first out) worden opgeslagen, een onderdeel van een behandelprocedure. Denk hierbij

ook aan de afspraken over het direct in op- slag nemen van ingevroren goederen en het meten van de temperatuur van de goederen bij ontvangst, tijdens de opslag, het order verzamelen en het vervoer. Door deze maatregelen voorkomt men teruggang van de kwaliteit of bederf van de goederen.

Vaak krijgen medewerkers speciale kleding om in een speciale ruimte te kunnen werken. Dit kan ter bescherming zijn tegen de kou en uit oogpunt van hygiëne. Vaak gelden er ook afwijkende werktijden voor het werken in deze ruimten in verband met de gezondheid van de medewerker. Bij bijzondere goederen wordt doorgaans nog grotere stiptheid dan normaal van de medewerker gevraagd. Zo kan van de medewerker worden gevraagd extra goed te letten op de uiterste verkoopdatum, de kwaliteit van de goederen of de temperatuur van de ruimte.

Indeling transportmiddelen

Het transport binnen het bedrijf kent allerlei middelen die specifieke toepassingsmogelijkheden hebben.

Het interne transportmaterieel kunnen we onderverdelen in twee hoofdgroepen. Dat zijn de rijdende en de stationaire transportmiddelen. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van kranen. Deze kunnen zowel verrijdbaar als niet-verrijdbaar zijn. Het kenmerk van de rijdende transportmiddelen is dat ze zich met de last voortbewegen, flexibel in te zetten zijn en gebruik kunnen maken van vrije transportbanen.

Het kenmerk van stationaire (vast opgestelde) transportmiddelen is dat ze op hun plaats blijven terwijl de goederen zich erover, erlangs, erdoor of erop bewegen. De transportroute en de transportcapaciteit moeten van tevoren worden vastgelegd. De vaste opstelling maakt wijziging van de route erg moeilijk of zelfs onmogelijk. Een goed inzicht in de goederenstroom is hier in de bouwfase essentieel.

Rijdend transportmaterieel

De rijdende transportmiddelen kunnen onderverdeeld worden in middelen voor:

- horizontaal transport

- verticaal transport.

Met horizontale transportmiddelen kunnen we geen goederen op elkaar stapelen. Een aantal van deze transportmiddelen kan lasten wel over een korte afstand heffen (tien centimeter) om de last vrij van de grond te krijgen zodat die kan worden verplaatst.

Met verticale transportmiddelen gaat het allereerst om verticaal transport (stapelen). Daarnaast kan hiermee in de meeste gevallen ook horizontaal transport uitgevoerd worden.

Stationaire transportmiddelen

De stationaire transportmiddelen worden ook wel transporteurs genoemd. Elk bedrijf dat gebruik gaat maken van transporteurs heeft zijn eigen eisen. Daarom hebben fabrikanten doorgaans de beschikking over een programma van standaardelementen met behulp waarvan de specifieke eisen van een bedrijf ingevuld kunnen worden.

Dit zijn de meest voorkomende transporteurs:

- glijgoten

- rollenbanen

- schijfjesbanen

- bandtransporteurs

- accumulerende transporteurs

- lattentransporteurs schommeltransporteurs

- vloerbanen

- pneumatische transporteurs.

Deze transportmiddelen kunnen gebruikt worden in combinatie met voorzieningen in de vrachtwagen waardoor snellere aan- en afvoer mogelijk is.

Kranen

Bij intern transportmaterieel onderscheiden we naast rijdend en stationair transportmaterieel ook kranen. Kranen kunnen zowel verrijdbaar als niet vrij verrijdbaar zijn. Een verrijdbare kraan is een kraan die gemonteerd is op een verrijdbaar onderstel.

Voorbeelden van verrijdbare kranen zijn:

- de mobiele kraan

- de autokraan

- de werkplaatskraan.

Niet vrij verrijdbare kranen zijn onder andere:

- de bovenloopkraan

- de stapelkraan

- de takel.

Een van de functies van het magazijn is ontvangst van goederen en de controle op:

- kwantiteit

- kwaliteit.

Controle van binnengekomen goederen kan verschillen, afhankelijk van:

- de aard van de goederen

- de waarde

- de grootte van de stukken

- de stapelmethode

- de betrouwbaarheid van de leverancier - een wel/niet ISO-gecertificeerde leverancier.

Inslag is het totaal van handelingen dat verricht moet worden om de goederen uit de vrachtwagen op de plaats van opslag te brengen.

Standaardverpakking heeft voordelen:

- weinig arbeid

- goederen snel beschikbaar

- ruimte voor tussenopslag beperken.

Ompakken gebeurt als:

- gevraagde verpakking niet geleverd is of te leveren is

- aanpassing in magazijn naar de verpakking of palletafmetingen van leverancier niet mogelijk is

- verpakking niet voor intern transport ge-schikt is

- voorbewerking nodig is

- het externe leveringen betreft die onder eigen naam verkocht worden.

Bij voorraadbeheer onderscheiden we drie niveaus:

- voorraadregistratie

- voorraadbeheersing

- voorraadbesturing.

Het houden van voorraden heeft nadelen. Voorraad houden kosten geld (onder ander rente) en ruimte en brengt risico's met zich mee.

Voordelen van voorraden zijn:

- korting bij inkoop door grote hoeveelheden

- lagere transport- en bestelkosten

- minder nee-verkoop.

Gegevens van de goederen die in huis zijn, moeten bekend zijn. Administreren en samenwerking met in- en verkoop is noodzakelijk.

Open magazijn: geen controle op de goederen. Gesloten magazijn: afgifte goederen wordt geadministreerd.

Soorten magazijnen:

- grondstoffenmagazijn

- tussenmagazijn

- gereedproductmagazijn.

Naar werkwijze kunnen we magazijnen onderscheiden in:

- magazijn met directe uitgifte

- magazijn met indirecte uitgifte.

Opslagmiddelen voor verzamelde lasten zijn:

- magazijnbakken

- pallets/containers

- rolcontainers.

Magazijnstellingen worden gebruikt omdat:

- de goederen hierbij goed bereikbaar zijn

- de goederen beschermd worden.

De interne transportmiddelen zijn onder te verdelen in twee hoofdgroepen. Dat zijn de rijdende en de stationaire transportmiddelen. Deze kunnen horizontaal en/of verticaal bewegen. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van kranen die vrij verrijdbaar of niet vrij verrijdbaar zijn.Werken in een distributiecentrum heeft te maken met activiteiten die samenhangen met de ontvangst van de goederen, het intern transporteren, het opslaan en het verzenden. Daarbij gaat het om een zo efficiënt, doelgericht en flexibel mogelijke goederenverplaatsing tussen de verschillende locaties van een onderneming. Managers letten daarbij op dat handlingactiviteiten, dat wil zeggen alle handelingen die in een magazijn worden verricht, zo klein mogelijk zijn.

Ontvangst van de goederen

Het ontvangen van goederen is een van de belangrijkste functies van het magazijn. De ontvangstafdeling betekent het eindpunt van de goederenstroom naar het bedrijf. De ontvangstafdeling vormt tevens de aansluiting tussen extern vervoer en intern transport. Tijdens en na de goederenontvangst moet men heel wat formaliteiten afwikkelen. Zo moeten aanvoergegevens (kwantiteit) en goedereneigenschappen (kwaliteit) worden gecontroleerd.

Gang van de goederen.

    Goederenontvangst
    Opslag Intern transport
    Goederenverzending

Ontvangstafdeling

Op de ontvangstafdeling worden de goederen tijdelijk opgeslagen voor transport naar het magazijn. Goederen blijven soms enkele uren, maar soms ook enkele dagen staan omdat ze bijvoorbeeld een behandeling moeten ondergaan, zoals uitpakken, overpakken, etiketteren, prijzen of ten behoeve van kwaliteitscontrole, voordat ze naar het magazijn afgevoerd kunnen worden. Het komt niet vaak voor dat goederen zonder meer afgevoerd kunnen worden.

Bouwkundige voorzieningen

Voor het in ontvangst nemen van goederen is het vaak noodzakelijk een aantal bouwkundige aanpassingen aan te brengen zodat de goederen probleemloos in het magazijn kunnen komen.

Hier volgen alvast de belangrijkste voorzieningen.

Vaak is het hoogteverschil tussen het transportmiddel waarmee de goederen aangeleverd worden en de magazijnvloer de belangrijkste oorzaak van belemmering. Daarnaast is er nog een aantal laad- en losbelemmerende factoren die met bouwkundige aanpassingen grotendeels verholpen kunnen worden, zoals:

-                     een laadkuil

-                     een laadperron

-                     een dockshelter

-                     een autoplein.

Laadkuil

De laadkuil brengt de vloer van de vrachtauto op gelijke hoogte met de magazijnvloer. Hierdoor kunnen de goederen probleemloos uit en in de vrachtwagen gereden worden.

Laadperron

Een laadperron is een verhoging van het wegdek waardoor de magazijnvloer op gelijke hoogte komt met de vloer van de vrachtwagen. Laadperrons zijn er in veel uitvoeringen.

Dockshelter

Een dockshelter maakt het mogelijk om het laden en lossen ondanks slechte weersomstandigheden door te laten gaan in een droge en tochtwerende werksituatie. Een dockshelter kan worden gebruikt in combinatie met een laadkuil en een laadperron.

Autoplein

Een autoplein maakt het mogelijk om de vaak zeer grote vrachtwagen zonder moeilijkheden voor de losplaats van het magazijn te zetten. Doorgaans is het autoplein verhard met betonnen platen of op andere wijze verstevigd waardoor verzakking wordt tegengegaan.

Controlewerkzaamheden

Bij het ontvangen van goederen vinden twee controles plaats, namelijk:

-                     colli- en kwaliteitscontrole bij het uitladen aan de hand van de gegevens op de vrachtbrief

-                     inhouds- en kwaliteitscontrole aan de hand van de paklijst.

Wanneer de goederen van het externe transport worden overgenomen, vergelijkt men het aantal colli (verzendeenheden) met de gegevens op de vrachtbrief (kwantitatieve controle).

Tevens vindt dan een uiterlijke controle van de aangeleverde goederen plaats op schade, vuil, vocht en dergelijke (kwalitatieve controle).

Bij chemische vloeistoffen en dergelijke vindt vooraf vaak eerst een bemonstering plaats die in een laboratorium wordt geanalyseerd. Is men akkoord met de zending, dan tekent men op de vrachtbrief of voor ontvangst van de colli. Bij omvangrijke schade en/of tekorten weigert men soms de ontvangst van de zending. In ieder geval moet dit heel duidelijk op de vrachtbrief worden vermeld. Het soort beschadiging moet duidelijk omschreven zijn. 'De zending is nat' is onvoldoende. 'Doos 1 t/m 49 en doos 53 geheel nat, ook de inhoud. Goederen (chips) onverkoopbaar' is wel een goede omschrijving van schade.

Tekenbevoegdheid

Het is belangrijk te weten dat de of te tekenen vrachtbrief een document met rechtsgeldigheid is. Door maar enkele medewerkers van het magazijn (of expeditieafdeling) de bevoegdheid tot aftekenen te geven, kan voorkomen worden dat onvoldoende wordt gecontroleerd. Het komt voor dat schade pas bij het uitpakken wordt geconstateerd. Het is in dat geval belangrijk de vervoerder aansprakelijk te stellen binnen de daarvoor vastgestelde termijn.

In onderstaande tabel voor binnenlands vervoer zijn de belangrijkste termijnen opgenomen:

Binnenkomst goederen per:


Aansprakelijkheidsstelling bij:

Uitwendige schade:


Niet-zichtbare schade

Wegvervoer (binnenlands)


direct binnen een week

Spoorwagon


direct binnen een week

Postpakket


direct binnen 2 x 24 uur*

* waarbij het pakket op het postkantoor moet worden getoond. Figuur 6.2 Termijnen voor aansprakelijkheidsstelling.

Het zal duidelijk zijn dat je de goederen binnen deze periode uitgepakt en gecontroleerd moet hebben.

Controleren van de paklijst

Op een paklijst wordt aangegeven wat de inhoud is van de zending. Deze beschrijving van de inhoud is een aanvulling op de gegevens van het vervoersdocument. Op het vervoersdocument staat slechts het aantal colli en de soort verpakking beschreven, dat wil zeggen: gegevens betreffende de buitenkant van de colli. De paklijst vermeldt bovendien gegevens over de binnenkant (de inhoud) van de verpakking.

Afhandeling en controle

Met behulp van de paklijst kan gecontroleerd worden of de inhoud van de zending klopt. Als de inhoud niet klopt met de gegevens op de paklijst, kan de vervoerder/leverancier binnen de vereiste termijn aansprakelijk gesteld worden. Wanneer we akkoord gaan met de zending, kan de paklijst afgetekend worden. Bij de voorraadadministratie kan deze paklijst gebruikt worden bij het opstellen van een intern bedrijfsdocument.

De controle bij binnenkomende goederen bestaat dus uit twee stappen:

1 e controle


2e controle

aan de hand van het vervoer- document


controle op aantal en op verpakking controle op de

aan de hand van de paklijst


inhoud van de verpakking

Een paklijst is niet noodzakelijk. Een vrachtbrief is dat wel als de goederen door een beroepsvervoerder worden vervoerd. Ook bedrijven die zelf vervoeren, gebruiken tegenwoordig steeds vaker een vrachtbrief.

Controlesystemen

De controle op de binnengekomen goederen kan op verschillende manieren worden uit¬gevoerd.

Het gekozen systeem zal sterk afhankelijk zijn van:

-                     de aard van de goederen

-                     de waarde (prijs)

-                     de grootte van de stukken (hoe groter, hoe gemakkelijker te tellen)

-                     de stapelmethode

Voor onderdelen die per laag gestapeld zijn, is het misschien voldoende om een laag te tellen (waarbij we afgaan op het palletpatroon als een handige manier) en dit aantal te vermenigvuldigen met het aantal lagen.

-                     de betrouwbaarheid van de leverancier.

Als de goederen toch moeten worden omgepakt op een andere pallet of in een interne verpakking, kan het tellen meestal samen met het ompakken gebeuren. Dit vraagt geen of weinig extra tijd. Daarnaast kan ook een controle plaatsvinden door te wegen of door het nemen van steekproeven. Wanneer het om duurdere goederen gaat, is een volledige controle gewenst.

Inslag

Na het lossen en de controle zullen de goederen, eventueel via een tussenopslag, naar de plaats van opslag gebracht moeten worden (inslag). Dit betekent dat, afgezien van eventuele pakkingen, ook administratieve handelingen uitgevoerd moeten worden zoals controle van de begeleidende documenten.

Als goederen in een standaardverpakking aangeleverd worden, dan bestaan er twee mogelijkheden:

-                     De leverancier heeft de goederen verpakt op voorschrift van de afnemer.

-                     De leverancier gebruikt zijn eigen verpakking.

Is de toeleverancier een eigen afdeling van het bedrijf, dan zal het aanleveren in standaardverpakkingen het meest voor de hand liggen.

De belangrijkste voordelen van standaard-verpakkingen zijn:

-                     Er is weinig of geen lichamelijke arbeid meer nodig om de goederen klaar te maken voor opslag.

-                     Hierdoor zijn de goederen snel beschik-baar.

-                     De ruimte voor tussenopslag kan tot een minimum beperkt blijven.

Over het algemeen kunnen we zeggen dat dit systeem weinig of geen nadelen heeft.

Ompakken moet gebeuren als:

-                     de leverancier niet kan leveren in de gevraagde verpakking (of op de pallet)

-                     het financieel of anderszins niet verantwoord is het opslagsysteem in het magazijn aan te passen aan de verpakking of palletafmeting van de leverancier

-                     de gevraagde verpakking niet geschikt is voor intern transport

-                     nog voorbewerkingen (zoals op lengte zagen, beschermlaag aanbrengen) nodig zijn voordat het materiaal kan worden opgeslagen in het magazijn

-                     goederen onder eigen merk verkocht worden terwijl zij door externe leveranciers worden geleverd. In marketingtermen heet dit 'private labelling'.

Als bedrijven een borgingsysteem voor hun productie hebben (bijvoorbeeld ISO-gecertificeerd), dan kun je er zeker van zijn dat de goederen een bepaalde kwaliteit hebben. Maar let wel op, niet ieder ISO-systeem zegt iets over de kwaliteit van de goederen. ISO 9000-gecertificeerde bedrijven zijn op hun proces gecertificeerd.

Emballage

Verpakkingen onderscheiden we in:

-                     eenmalige verpakkingen

-                     meermalige verpakkingen.

Eenmalige verpakkingen

Bij eenmalige verpakkingen kunnen we den- ken aan kartonnen dozen en krimpfolie. Andere vormen van eenmalige verpakkingen zijn glas (flessen en potten), hout van eenmalige pallets. Verpakkingen betekenen een flinke belasting voor ons milieu, vandaar dat de overheid de laatste tijd steeds meer maatregelen neemt om de milieubelasting die door deze verpakkingen wordt veroorzaakt, tegen te gaan. Zij werkt hierbij nauw samen met het bedrijfsleven. Eenmalige verpakkingen dienen zo veel mogelijk gerecycled te worden. Dit betekent voor veel gebruikte eenmalige verpakkingen dat deze in hun tweede leven dienen als basismateriaal voor nieuwe producten. Voor de goederendistributie betekent deze ontwikkeling:

-                     afname van de hoeveelheid aangeleverde verpakkingen

-                     toename van meermalige verpakkingen

-                     gescheiden afvoer van verpakkingsafval.

In toenemende mate worden bedrijven door de overheid gedwongen geleverde verpakkingen retour te nemen.

Meermalige verpakkingen

Bij meermalige verpakkingen moeten we met name denken aan kratten, pallets, rol containers en vaten. Voor deze emballage wordt in de regel statiegeld betaald. Statiegeld ontvang je terug wanneer je de emballage weer inlevert. Nauwkeurig bijhouden van de geleverde en retour gezonden emballage is belangrijk omdat een bedrijf anders veel geld misloopt. Hierdoor stijgen tevens de kosten voor het bedrijf. Bedrijven hebben vaak de afspraak met de leverancier dat een zelfde aantal containers of pallets dat geleverd wordt ook weer teruggaat. Meermalige emballage zorgt vaak voor het nodige extra werk. Veel bedrijven hebben een aparte ruimte (vaak buiten) gereserveerd om hier de meermalige emballage te sorteren en op te slaan.

Reverse Logistics

Het kan voorkomen dat goederen door de afnemer retour worden gezonden. Doorgaans gebeurt dit na overleg met de afdeling Verkoop. Er kan een aantal redenen zijn voor het retour zenden van de goederen zoals:

-                     het verkeerde artikel

-                     het verkeerde aantal

-                     een overschreden leveringstermijn

-                     als het artikel niet voldoet aan de afgesproken kwaliteit.

Een zorgvuldige behandeling van retouren is noodzakelijk om een goede relatie met de afnemer te behouden en onnodige kosten voor het bedrijf te voorkomen. Dikwijls hanteren bedrijven standaardprocedures voor de behandeling van retouren. Onderdeel van de procedure is meestal dat er eerst contact is geweest tussen de afnemer en het bedrijf over de retour te zenden goederen. Tevens zijn er retourformulieren waarop de retourgoederen genoteerd moeten worden.

Formulier voor retouren

Op het retourformulier moet je de volgende gegevens noteren:

-                     gegevens van de zending waarmee de betreffende goederen naar de afnemer zijn

-                     verzonden, zoals de datum en het order nummer

-                     artikelomschrijving

-                     artikelnummer

-                     klantgegevens: naam, adres, klantnummer - datum van retourzending

-                     reden van retourzending

-                     naam van de magazijnmedewerker die de retourgoederen in ontvangst neemt

-                     naam van de verkoper die met de klant afspraken over het retour zenden heeft gemaakt.

Wanneer de retourgoederen in het magazijn aankomen moet de verdere afhandeling plaatsvinden. Voorkomen moet worden dat de retourgoederen in een aan het oog onttrokken hoekje weggezet worden waardoor de kans om ze te vergeten wordt vergroot.

Verwerking van de retouren

Er moet beoordeeld worden wat er met de retouren moet gebeuren. Er is een aantal mogelijkheden:

-                     Als de kwaliteit van het artikel tekortschiet, zul je contact op moeten nemen met de leverancier en moet het artikel aan de leverancier retour gezonden worden

-                     Betreft het een artikel zonder gebreken, dan moet je actie ondernemen zodat de goederen zo snel mogelijk weer opgenomen kunnen worden bij de voorraad.

Het komt vaak voor dat artikelen aan bederf onderhevig zijn. Het is dan zaak ervoor te zorgen dat de artikelen zo snel mogelijk op de juiste wijze worden opgeslagen zodat verdere terugloop van de kwaliteit wordt tegengegaan. Uiteraard geldt voor deze goederen dat zo snel mogelijk beslist moet worden wat ermee moet gebeuren. Wanneer retour gezonden artikelen een dusdanige graad van bederf hebben bereikt dat uit oogpunt van hygiëne vernietiging noodzakelijk is, moet de verkoper of inkoper die met de afwikkeling belast is hiervan tijdig in kennis worden gesteld, waarna de goederen vernietigd moeten worden.

Begeleidende documenten

De administratie moet op de hoogte gebracht worden van de in ontvangst genomen retouren zodat zij deze informatie administratief kan verwerken. De verschillende soorten administratie die daarbij betrokken zijn:

-                     voorraadadministratie om de goederen zo mogelijk op te nemen bij de aanwezige voorraad

-                     de debiteurenadministratie om, als dit afgesproken is, een creditnota aan de afnemer te zenden of het geldbedrag aan de afnemer op de eerstvolgende nota in mindering te brengen

-                     de crediteurenadministratie om, als dit met de leverancier is overeengekomen, het door de leverancier te vergoeden bedrag op de rekening van de leverancier te controleren.

Ontvangst en opslag

Het is belangrijk dat de goederenontvangst vlot en doordacht gebeurt. Het is daarom noodzakelijk dat ruim van tevoren bekend is

welke goederen binnen zullen komen. Doorgaans stelt de inkoopafdeling de chef Ontvangst op de hoogte van de te ontvangen goederen. Veel leveranciers hebben vaste levertijden, bij anderen wordt per levering een levertijd afgesproken.

Dagelijks moet er een ontvangstplanning gemaakt worden. Door de planning kunnen drukke momenten gespreid worden over de dag en kan gezorgd worden voor voldoende mensen en middelen om de ontvangsten goed te laten verlopen. Bij het maken van de ontvangstplanning moet rekening gehouden worden met:

-                     tijdstip van een levering

-                     hoeveelheid goederen

-                     de soort goederen

-                     de vereiste manier van controleren

-                     de werkzaamheden die nodig zijn voor het opslaggereed maken van de binnengekomen goederen.

Wanneer de informatie over de op komst zijnde leveringen bekend is, kunnen er maatregelen getroffen worden om de goederen in ontvangst te nemen. Nu kunnen er berekeningen gemaakt worden over de benodigde capaciteit.

Capaciteit

Op de volgende vragen moet een antwoord gegeven worden:

-                     Hoeveel m2 ruimte is er nodig om de binnenkomende goederen ter controle uit te zetten?

-                     Hoeveel medewerkers zijn er nodig om voor een vlotte en nauwkeurig gecontroleerde ontvangst te zorgen?

-                     Welke speciale kennis en apparatuur is er nodig bij de controle van de binnenkomende goederen?

-                     Hoeveel tijd is er nodig voor het controleren en opslaggereed zetten zonder dat het tot een opstopping komt?

-                     Welke transportmiddelen zijn er nodig en hoeveel?

-                     Welke eventuele extra voorzieningen moeten er aanwezig zijn bij het lossen, controleren en opslaggereed maken?

-                     Hoeveel ruimte is er nodig om de binnengekomen goederen op te staan en is deze ruimte beschikbaar?

Berekening van de benodigde mensen en middelen

Bij de onderbouwing van de planning met cijfers wordt vaak uitgegaan van ervaringscijfers. Uit ervaring is bekend dat bijvoorbeeld 5 minuten gerekend moet worden voor het controleren en opslaggereed maken van een pallet. Voor het in opslag nemen van een pallet is bekend dat je gemiddeld 3 minuten per pallet nodig hebt.

Goederenstroom

Een belangrijke vraag die naar voren komt is welke voorraden worden aangehouden. Vandaar dat in eerste instantie naar deze voorraden gekeken wordt.

Opslag en intern transport.

    Goederenontvangst
    Opslag + Intern transport
    Goederenverzending

De vele kleine goederenstromen die van een groot aantal leveranciers kunnen binnenkomen, vormen de totale voorraad waaruit naar behoefte kan worden geleverd en verkocht.

Verschillende niveaus voorraadbeheer

Het laagste niveau van voorraadbeheer is voorraadregistratie. Hierbij wordt onder an¬dere bijgehouden waar de voorraad in het magazijn staat. Dit is van belang voor de fi¬nanciele administratie en voor het op de juiste wijze verrichten van inslag en uitslag van de goederen.

Het volgende niveau van beheer houdt in dat naast registratie ook de voorraad beheerst wordt: voorraadbeheersing. Dit betekent dat men niet alleen passief registreert wat er op¬geslagen ligt, maar dat men ook bekijkt of de hoogte van de voorraden wel goed is. Verder zijn er parameters ingesteld om dit te beoordelen en zo nodig bij te sturen.

Instrumenten hiervoor zijn minimum- en maximumvoorraadgrenzen, veiligheidsvoorraden en bestelsystemen.

Het daaropvolgende niveau van voorraadbeheer houdt in dat men niet alleen de voorraad beheert en beheerst, maar deze ook in relatie brengt met andere afdelingen in het bedrijf waardoor een totale voorraadbesturing plaatsvindt. Dit gebeurt steeds meer, niet in de laatste plaats door de steeds betere informatiesystemen en technologieën.

Bij een voorraadbesturing wordt de voorraad in relatie gebracht met de verkoopverwachtingen, de productiecapaciteit, de inkoopmogelijkheden qua hoeveelheid en prijsstelling en de prioriteitstellingen in het bedrijf.

Voorraad houden heeft nadelen. Voorraad houden betekent een grote investering. Geld moet van de bank worden aangetrokken en over dat geld moet rente worden betaald. Een grote voorraad komt de onderneming dus op een hoog bedrag aan te betalen rente te staan. Bovendien kan het in de voorraden geïnvesteerde geld niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Behalve directe kosten brengt voorraad de behoefte aan ruimte met zich mee en ruimte kost geld want er is meer magazijnruimte nodig en eventuele stellingen. Dit betekent dat er investeringen gedaan moeten worden, dat wil zeggen rentekosten, afschrijving, onderhoudskosten en dergelijke.

Naast de rentekosten en de kosten voor de opslagruimte is er nog een kostenpost, namelijk de risico's die een voorraad met zich meebrengt. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen te verzekeren risico's zoals brand en diefstal en niet te verzekeren risico's zoals bederf en veroudering.

Daarom gaan steeds meer bedrijven na hoe ze met kleinere voorraden kunnen werken zonder dat de service achteruitgaat. Bedrijven proberen juist op tijd te leveren (JIT= Just In Time).

Aan het houden van een voorraad zijn echter ook voordelen verbonden. Door grotere hoeveelheden aan te kopen-kan het bedrijf vaak inkoopvoordelen (kortingen) krijgen.

Bij verwachte prijsstijgingen kan een tijdelijk hoge voorraad extra winst betekenen. In dit rijtje van geldelijke voordelen passen ook de naar verhouding lagere transportkosten bij een grotere bestelling en de lagere bestelkosten.

Elke zending brengt immers extra handelingen met zich mee.

Voorraden houden

Nadelen


Voordelen

rente (geld)


inkoopvoordeel

ruimte


lagere transport-/ bestelkosten

risico’s


minder 'nee' verkoop

Bij alle overwegingen zul je er echter rekening mee moeten houden dat aan afnemers geleverd moet kunnen worden. Dat betekent klantenbinding: een afnemer is eerder bereid om bij een leverancier te kopen wanneer de meeste bestelde goederen keurig op tijd en van constante kwaliteit worden geleverd.

Service

De voorraden van elk artikel zo groot maken dat altijd geleverd kan worden, is kostbaar. Daarom is het uit het oogpunt van bedrijfsvoering verstandig dat de belangrijkste artikelen altijd geleverd kunnen worden. Bij het vaststellen van de bestelserie en het bestel-moment moet hiermee steeds rekening worden gehouden.

In de voorraad moet men een veiligheidsdrempel (de veiligheidsvoorraad) inbouwen. Hoe belangrijker het artikel, hoe meer het bedrijf geneigd zal zijn om nee-verkoop te voorkomen. Deze artikelen zullen een ruimere veiligheidsvoorraad moeten hebben. Meestal zijn dit artikelen die behoren tot de A-groep.

Omdat het houden van een voorraad geld kost, zal van tevoren zo nauwkeurig mogelijk

vastgesteld moeten worden hoe hoog de voorraad mag oplopen.

Voor alle duidelijkheid: de servicegraad van een bedrijf is nauw gekoppeld aan de voorraadkosten, de afstemming van de hoogte van de voorraad en het bestelmoment. leder bedrijf bepaalt zelf zijn servicegraad. In feite is dit een beleidsbeslissing waarbij de vraag gesteld kan worden in welke mate men aan de vraag van de klant wil voldoen. Uiteraard speelt de concurrentie hierin een belangrijke rol.

Aan de hand van de bekende gegevens wordt vastgesteld hoe groot de voorraad van een artikel mag zijn en of alle artikelen in voorraad moeten zijn.

Voorraadadministratie

Uit het voorgaande blijkt dat uit oogpunt van kosten heel anders tegen een voorraad wordt aangekeken dan uit het oogpunt van service aan de afnemer. Om aan de ene kant de kosten zo laag mogelijk te houden en anderzijds een zo hoog mogelijke servicegraad te bieden, zal in een bedrijf voorraadbeheer worden gevoerd.

Voorraadbeheer wil zeggen dat we de voorraad administratief goed in het oog houden zodat we enerzijds niet te veel en anderzijds niet te weinig in voorraad hebben. Het betekent dat we op tijd en niet te vroeg of te laat bestellen en dat we ook altijd de juiste hoeveelheid bestellen.

De grootte van de voorraad wijzigt voortdurend. Van de leveranciers komen regelmatig nieuwe goederen of grondstoffen. Dagelijks krijgen de klanten goederen afgeleverd.

Daardoor verandert de omvang van de voorraad constant. Bovendien kan de samenstelling van de voorraad veranderen omdat het assortiment wordt aangepast.

Bij het beheer van voorraden hoort de voorraadadministratie. Dankzij de voorraadadministratie is bekend wat in voorraad is zodat tijdig bijbesteld kan worden. Voorts kunnen we met behulp van de administratie zien of een artikel al of niet leverbaar is. Voorraadadministratie vindt vooral plaats op het kantoor.

Soorten magazijnen

In magazijnen van handels- of productiebedrijven liggen grondstoffen, halffabricaten of gereed product in voorraad.

We kennen onder meer open en gesloten' magazijnen. Een van de kenmerken van een gesloten magazijn is dat de goederen niet zomaar meegenomen kunnen worden. De afgifte van de opgeslagen goederen houdt men onder controle. Zonder bon mag niets worden weggehaald en/of meegegeven. Een goede discipline is hier beslist noodzakelijk. Bij een open magazijn heeft iedereen toe- gang. Van registratie en controle is in zo'n magazijn geen sprake. Om de stand van de voorraad te kunnen bepalen, moet veelal worden geteld (geïnventariseerd).

Indeling magazijnen

Open magazijn


Gesloten magazijn

- controle bij ontvangst


- controle bij ontvangst

- geen controle bij uitgifte


- controle bij uitgifte magazijnchef

Het magazijn heeft daarnaast de functie van distributiecentrum: de verschillende artikelen worden aan de aanvragers uitgeleverd. In sommige bedrijven spreekt men daarom liever van distributiecentrum.

Als je kijkt naar de soort goederen die worden opgeslagen, wordt onderscheid gemaakt tussen:

-                     grondstoffenmagazijn

-                     tussenmagazijn

-                     gereedproductmagazijn.

Grondstoffenmagazijn

Voor veel grondstoffen zoals kolen, erts, zand en grind is opslag in een magazijn niet van toepassing. Andere grondstoffen eisen een meer beschermde opslag. Die kan plaatsvinden in tanks als het om vloeistoffen zoals olie gaat of in silo's als het om stortgoederen zoals granen gaat.

In grondstoffenmagazijnen vinden we goederen zoals:

-                     vaten tabak (sigarettenfabriek)

-                     balen koffie (koffiebranderij)

-                     blokken natuurrubber (bandenfabriek)

-                     boxen met aardappelen (chipsfabriek).

Tussenmagazijn

In productiebedrijven vinden we tussen de verschillende productiefasen tussenmagazijnen. In zo'n magazijn treffen we onderdelen en halffabricaten aan die in een volgende productiefase verder bewerkt of verwerkt moeten worden. Tussenmagazijnen ontstaan als de productiefasen in de praktijk niet goed op elkaar kunnen worden afgestemd of als bepaalde productieprocessen in een beperkt seizoen kunnen worden uitgevoerd.

Gereedproductmagazijn

Aan het eind van een productieproces vin- den we in de regel een gereedproductmagazijn. Het gereed product blijft daar voor kortere of langere tijd in opslag voordat het naar de afnemers wordt verzonden.

Werkwijze

Als je kijkt naar de werkwijze kan onderscheid worden gemaakt tussen:

-                     magazijnen met directe uitgifte

-                     magazijnen met indirecte uitgifte.

Bij een magazijn met directe uitgifte komt de afnemer onaangekondigd naar het magazijn. Hij krijgt of pakt zelf de goederen die hij nodig heeft en vertrekt met die goederen.

Zo'n magazijn wordt ook wel afhaalmagazijn genoemd.

Bij een magazijn met indirecte uitgifte bestelt de afnemer schriftelijk, telefonisch of op welke manier dan ook. Vervolgens wordt het bestelde bij de klant afgeleverd op een al of niet van tevoren vastgesteld tijdstip.

Werkwijze magazijn

Directe uitgifte


Indirecte uitgifte

- geen bestelling


- bestelling

- goederen worden meegenomen


- goederen worden toegezonden

Opslagmiddelen

Wanneer goederen een bedrijf binnenkomen, zullen ze in een aantal gevallen om- of overgestapeld worden. Bij verder transport en verdere opslag door de onderneming is het goed dit om- of overstapelen zo veel mogelijk te vermijden. Om dit te voorkomen, is het goed een grotere hoeveelheid goederen in een keer te transporteren en op te slaan.

Om te komen tot een grotere hoeveelheid goederen is het samenstellen van een zogenaamde verzamelde last belangrijk. Een verzamelde last is samengesteld uit een aantal colli (dozen/vaten). Zo kunnen de goederen ook vaak beter worden beschermd.

Bij de samenstelling van verzamelde lasten moeten we rekening houden met transport en opslag. Dat betekent dat een transporteenheid ook een opslageenheid is. Daardoor wordt om- of overstapelen vermeden.

Hulpmiddelen worden toegepast om een verzamelde last op te nemen en eventueel bij elkaar te houden. Deze hulpmiddelen zijn:

-              magazijnbakken

-              transportbakken

-              pallets (boxpallets)

-              rolcontainers. Magazijn- en transportbakken

Stellingen

De meeste bedrijven gebruiken voor de op- slag van goederen magazijnstellingen. Dat gebeurt om twee redenen. De eerste reden is dat door die magazijnstellingen de goederen goed bereikbaar zijn. De tweede reden is de bescherming van goederen: verschillende goederen zijn niet bestand tegen de druk die ontstaat bij hoog stapelen.

Direct de goederen op elkaar stapelen wordt in magazijntermen blokstapeling genoemd. Dit is alleen mogelijk wanneer:

-                     de goederen op de pallets zodanig gestapeld zijn dat er geen onveilige situaties ontstaan

-                     de goederen een goede verpakking, vorm en gewicht hebben

-                     er voldoende goederen zijn om te stapelen.

Wanneer blokstapeling niet toegepast kan worden, kan de hoogte in een magazijn benut worden door het gebruik van stellingen.

De afgelopen jaren hebben de opslag en het interne transport een enorme vlucht genomen. Daardoor zijn ook de stellingen uitgegroeid van een simpele stellage tot een staalconstructie waarin grote hoeveelheden goederen opgeslagen kunnen worden.

In de praktijk zul je veel verschillende soorten stellingen tegenkomen, bijvoorbeeld de palletstelling, de legbordstelling en de inrijstelling.

Voor de veiligheid van stellingen zijn normen opgesteld. Bovendien moet op de stellingen een plaat worden bevestigd waarop het toegestane draagvermogen en de vakhoogte is vermeld.

Bijzondere goederen

In de goederenbehandeling onderscheiden we goederen die met een gewone werkwijze behandeld kunnen worden en goederen die op bijzondere wijze behandeld moeten worden.

We denken hierbij aan:

-                     gevaarlijke stoffen

-                     bederfelijke goederen.

Bij de genoemde goederen kunnen we te maken krijgen met:

-                     bijzondere wetten

-                     bijzondere bouwvoorschriften

-                     speciale procedures.

Gevaarlijke stoffen

De opslag van gevaarlijke stoffen moet voldoen aan de eisen zoals die in de CPR-richtlijnen zijn gesteld. Als aan deze eisen wordt voldaan, dan kan een milieuvergunning worden verleend.

Zo worden er op bouwkundig gebied eisen gesteld zoals compartimentering (het onderverdelen van het magazijn in kleinere ruimten) zodat in geval van brand de omvang van de brand beperkt blijft. Ook moeten we den- ken aan het plaatsen van bijzondere deuren die van buiten moeilijk te openen zijn en van binnenuit altijd te openen zijn, voorzieningen die zorgen voor voldoende ventilatie, nooduitgangen en brandblusapparatuur. Vaak is het bedrijf verplicht te zorgen voor speciale beschermingskleding. In veel gevallen moeten medewerkers eerst met succes een opleiding volgen.

Tevens wordt meestal geëist dat je een nauwkeurige voorraadadministratie voert die altijd aan de bevoegde instanties getoond kan worden. Denk hierbij aan de brandweer of de milieudienst. De overheid houdt regelmatig toezicht op naleving van de wetten op gevaarlijke stoffen. Wanneer een bedrijf zich niet houdt aan de voorschriften, kan het beboet worden en kan de vergunning ingetrokken worden.

Bederfelijke goederen

Bederfelijke goederen zijn vaak levensmiddelen. Deze goederen zijn maar een beperkte tijd houdbaar en moeten vaak onder speciale condities in voorraad gehouden en vervoerd worden. Bederfelijke goederen kunnen vaak langer in goede conditie blijven door klimaatbeheersing. Dit kan bereikt worden door onder andere bevriezen, koelen, ventileren, stofvrij en donker bewaren.

Steeds meer branches maken afspraken over de normen van voedselveiligheid zoals de ingangstemperatuur, de bewaartemperatuur en dergelijke. Ze leggen dit in een convenant vast.

Om dit te bereiken, moet voor bouwkundige voorzieningen gezorgd worden zoals plaatsing van:

    een vriescel
    een koelcel
    de bouw van een stofvrije ruimte.

Naast deze bouwvoorzieningen is het noodzakelijk sluitende behandelprocedures op te stellen. Zo is het de regel dat de bederfelijke goederen volgens het fifo-systeem (first in, first out) worden opgeslagen, een onderdeel van een behandelprocedure. Denk hierbij

ook aan de afspraken over het direct in op- slag nemen van ingevroren goederen en het meten van de temperatuur van de goederen bij ontvangst, tijdens de opslag, het order verzamelen en het vervoer. Door deze maatregelen voorkomt men teruggang van de kwaliteit of bederf van de goederen.

Vaak krijgen medewerkers speciale kleding om in een speciale ruimte te kunnen werken. Dit kan ter bescherming zijn tegen de kou en uit oogpunt van hygiëne. Vaak gelden er ook afwijkende werktijden voor het werken in deze ruimten in verband met de gezondheid van de medewerker. Bij bijzondere goederen wordt doorgaans nog grotere stiptheid dan normaal van de medewerker gevraagd. Zo kan van de medewerker worden gevraagd extra goed te letten op de uiterste verkoopdatum, de kwaliteit van de goederen of de temperatuur van de ruimte.

Indeling transportmiddelen

Het transport binnen het bedrijf kent allerlei middelen die specifieke toepassingsmogelijkheden hebben.

Het interne transportmaterieel kunnen we onderverdelen in twee hoofdgroepen. Dat zijn de rijdende en de stationaire transportmiddelen. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van kranen. Deze kunnen zowel verrijdbaar als niet-verrijdbaar zijn. Het kenmerk van de rijdende transportmiddelen is dat ze zich met de last voortbewegen, flexibel in te zetten zijn en gebruik kunnen maken van vrije transportbanen.

Het kenmerk van stationaire (vast opgestelde) transportmiddelen is dat ze op hun plaats blijven terwijl de goederen zich erover, erlangs, erdoor of erop bewegen. De transportroute en de transportcapaciteit moeten van tevoren worden vastgelegd. De vaste opstelling maakt wijziging van de route erg moeilijk of zelfs onmogelijk. Een goed inzicht in de goederenstroom is hier in de bouwfase essentieel.

Rijdend transportmaterieel

De rijdende transportmiddelen kunnen onderverdeeld worden in middelen voor:

-                     horizontaal transport

-                     verticaal transport.

Met horizontale transportmiddelen kunnen we geen goederen op elkaar stapelen. Een aantal van deze transportmiddelen kan lasten wel over een korte afstand heffen (tien centimeter) om de last vrij van de grond te krijgen zodat die kan worden verplaatst.

Met verticale transportmiddelen gaat het allereerst om verticaal transport (stapelen). Daarnaast kan hiermee in de meeste gevallen ook horizontaal transport uitgevoerd worden.

Stationaire transportmiddelen

De stationaire transportmiddelen worden ook wel transporteurs genoemd. Elk bedrijf dat gebruik gaat maken van transporteurs heeft zijn eigen eisen. Daarom hebben fabrikanten doorgaans de beschikking over een programma van standaardelementen met behulp waarvan de specifieke eisen van een bedrijf ingevuld kunnen worden.

Dit zijn de meest voorkomende transporteurs:

-                     glijgoten

-                     rollenbanen

-                     schijfjesbanen

-                     bandtransporteurs

-                     accumulerende transporteurs

-                     lattentransporteurs schommeltransporteurs

-                     vloerbanen

-                     pneumatische transporteurs.

Deze transportmiddelen kunnen gebruikt worden in combinatie met voorzieningen in de vrachtwagen waardoor snellere aan- en afvoer mogelijk is.

Kranen

Bij intern transportmaterieel onderscheiden we naast rijdend en stationair transportmaterieel ook kranen. Kranen kunnen zowel verrijdbaar als niet vrij verrijdbaar zijn. Een verrijdbare kraan is een kraan die gemonteerd is op een verrijdbaar onderstel.

Voorbeelden van verrijdbare kranen zijn:

-                     de mobiele kraan

-                     de autokraan

-                     de werkplaatskraan.

Niet vrij verrijdbare kranen zijn onder andere:

-                     de bovenloopkraan

-                     de stapelkraan

-                     de takel.

Een van de functies van het magazijn is ontvangst van goederen en de controle op:

-              kwantiteit

-              kwaliteit.

Controle van binnengekomen goederen kan verschillen, afhankelijk van:

-              de aard van de goederen

-              de waarde

-              de grootte van de stukken

-              de stapelmethode

-              de betrouwbaarheid van de leverancier - een wel/niet ISO-gecertificeerde leverancier.

Inslag is het totaal van handelingen dat verricht moet worden om de goederen uit de vrachtwagen op de plaats van opslag te brengen.

Standaardverpakking heeft voordelen:

-                     weinig arbeid

-                     goederen snel beschikbaar

-                     ruimte voor tussenopslag beperken.

Ompakken gebeurt als:

-                     gevraagde verpakking niet geleverd is of te leveren is

-                     aanpassing in magazijn naar de verpakking of palletafmetingen van leverancier niet mogelijk is

-                     verpakking niet voor intern transport ge-schikt is

-                     voorbewerking nodig is

-                     het externe leveringen betreft die onder eigen naam verkocht worden.

Bij voorraadbeheer onderscheiden we drie niveaus:

-                     voorraadregistratie

-                     voorraadbeheersing

-                     voorraadbesturing.

Het houden van voorraden heeft nadelen. Voorraad houden kosten geld (onder ander rente) en ruimte en brengt risico's met zich mee.

Voordelen van voorraden zijn:

-                     korting bij inkoop door grote hoeveelheden

-                     lagere transport- en bestelkosten

-                     minder nee-verkoop.

Gegevens van de goederen die in huis zijn, moeten bekend zijn. Administreren en samenwerking met in- en verkoop is noodzakelijk.

Open magazijn: geen controle op de goederen. Gesloten magazijn: afgifte goederen wordt geadministreerd.

Soorten magazijnen:

-                     grondstoffenmagazijn

-                     tussenmagazijn

-                     gereedproductmagazijn.

Naar werkwijze kunnen we magazijnen onderscheiden in:

-                     magazijn met directe uitgifte

-                     magazijn met indirecte uitgifte.

Opslagmiddelen voor verzamelde lasten zijn:

-                     magazijnbakken

-                     pallets/containers

-                     rolcontainers.

Magazijnstellingen worden gebruikt omdat:

-                     de goederen hierbij goed bereikbaar zijn

-                     de goederen beschermd worden.

De interne transportmiddelen zijn onder te verdelen in twee hoofdgroepen. Dat zijn de rijdende en de stationaire transportmiddelen. Deze kunnen horizontaal en/of verticaal bewegen. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van kranen die vrij verrijdbaar of niet vrij verrijdbaar zijn.

Kennisvragen (4)

1. Leg uit dat de afdeling voor goederenontvangst de schakel tussen intern en extern transport is.

2. Welke vier handelingen kunnen goederen ondergaan voordat de goederen van de ontvangstafdeling naar het magazijn gaan?

3. a. Welke drie aspecten zijn belangrijk bij de controle van de goederen?

b. Waarom is een vrachtbrief/factuur een belangrijk hulpmiddel bij de controle?

4. Een zending vertoont bij het uitladen grote afwijkingen (bijvoorbeeld aantallen kloppen niet of er is grote schade). Welke twee mogelijkheden heeft een ontvanger dan?

5. Verklaar waarom het verstandig is maar een beperkt aantal mensen in het magazijn tekenbevoegdheid te geven.

6. Binnen hoeveel tijd (dagen/uren) moet niet-zichtbare schade gemeld worden bij:

a. binnenlands wegvervoer?

b. spoorvervoer?

c. postvervoer?

7. Van welke vier factoren is het gekozen controlesysteem voor binnengekomen goederen afhankelijk?

8. Bij welke soorten goederen is een volledige controle verstandig?

9. Geef een korte omschrijving van inslag.

10. Welke twee partijen kunnen bepalen in welke standaardverpakking geleverd wordt?

11. Noem drie voordelen als een bedrijf goederen krijgt aangeleverd die zijn voorzien van een gevraagde standaardverpakking.

12. In welke vier gevallen kan ompakken noodzakelijk zijn?

13. Geef een aantal voorbeelden van eenmalige verpakkingen.

14. Wat zijn de gevolgen van eenmalige verpakkingen voor het milieu?

15. Wat zijn de gevolgen van het beleid voor de goederendistributie?

16. Geef aan wat wordt verstaan onder meermalige verpakkingen.

17. Noem twee nadelen van meermalige verpakkingen.

18. Noem vier redenen voor het retour zenden van goederen.

19. Noem negen aspecten die op een retourformulier moeten worden ingevuld.

20. Noem twee mogelijkheden wat er met de retourgoederen moet gebeuren.

21. Geef drie nadelen van het aanhouden van een voorraad.

22. Geef drie voordelen van het aanhouden van een voorraad.

23. a. Leg uit waarom het uit het oogpunt van klantenbinding belangrijk is om

alle goederen in voorraad te hebben.

b. Waarom is het niet verstandig alle goederen in voorraad te houden?

24. Geef twee redenen waarom het plaatsen van een grotere bestelling voordelig kan zijn.

25. Noem drie redenen waardoor de voorraad constant wijzigingen ondergaat.

26. Leg uit wat een goed voorraadbeheer inhoudt.

27. a. Waarom is een goede administratie bij voorraadbeheer noodzakelijk?

b. Met welke twee afdelingen zal het magazijn goed moeten samenwerken?

28. Wat is een veiligheidsvoorraad?

29. Wat wordt onder het bestelmoment verstaan?

30. Wat is een bestelserie?

31. a. Wat is een maximumvoorraad?

b. Hoe kan de maximumvoorraad berekend worden?

32. a. Wat is de gemiddelde voorraad?

b. Hoe kan een gemiddelde voorraad worden berekend?

33. Wat wordt met de omzetsnelheid aangegeven?

34. Waarom zal een bedrijf proberen zo veel mogelijk nee-verkoop bij belangrijke artikelen te voorkomen?

35. Met welke drie factoren is de servicegraad van een bedrijf nauw verbonden?

36. Welke informatie kan een voorraadadministratie aan afnemers leveren?

37. Geef een korte omschrijving van een gesloten magazijn.

38. Geef een korte omschrijving van een open magazijn.

39. Welke drie soorten magazijnen kunnen we onderscheiden?

40. a. Wat voor soort goederen worden in een grondstoffenmagazijn opgeslagen?

b. Geef drie voorbeelden van goederen die in een tussenmagazijn worden opgeslagen.

41. a. Wanneer worden producten in een gereedproductmagazijn opgeslagen?

b. Wanneer worden producten niet in een gereedproductmagazijn opgeslagen?

42. a. Wanneer maakt een bedrijf gebruik van een tussenmagazijn?

b. Noem drie redenen waarom goederen in een tussenmagazijn worden opgeslagen.

43. a. Beschrijf in het kort de werkwijze van een magazijn met directe uitgifte.

b. Geef een voorbeeld van een afhaalmagazijn.

44. Beschrijf in het kort de werkwijze van een magazijn met indirecte uitgifte.

Toepassingsvragen (4)

1. Vergelijk onderstaande bedrijven met elkaar.

Bedrijf A is een groothandel met tien mensen in dienst. De medewerkers werken al meer dan drie jaar samen. De producten worden opgeslagen nadat ze in kleinere hoeveelheden verdeeld zijn. De leveranciers zijn al jaren dezelfde.

Bedrijf B is een autodealer met een werkplaats voor reparatie. Het bedrijf heeft 45 medewerkers. Allerlei materiaal voor auto-onderdelen, maar ook voor administratieve werkzaamheden, liggen in één magazijn opgeslagen. Particulieren kunnen ook onderdelen kopen. De binnengekomen producten worden gedeeltelijk omgepakt.

a. Hoe zou de tekenbevoegdheid in beide bedrijven geregeld kunnen zijn wanneer er goederen aankomen? Motiveer je antwoord.

b. Zijn controlesystemen noodzakelijk? Motiveer je antwoord.

c. Op welk moment zal controle plaatsvinden?

d. We onderscheiden een open en een gesloten magazijn. Bij welk bedrijf zal het magazijn gesloten zijn? Motiveer je antwoord.

2. Ga naar het (groot)handelsbedrijf en verzamel gegevens over:

- De tekenbevoegdheid: bij wie ligt deze, welke functie heeft deze persoon?

- Hoe gaat het bedrijf om met zichtbare en onzichtbare schade: zijn er procedures voor gemaakt?

- Op welke momenten vindt er controle plaats?

- Welk controlesysteem hanteert het bedrijf? Kun je voor- en nadelen geven van de controle?

3. Neem de gegevens die je hebt verzameld over het bezochte bedrijf erbij. Je hebt waarschijnlijk gezien hoe daar de producten opgeslagen staan/worden.

Welke vormen van opslagmogelijkheden ben je tegengekomen? Geef daarbij aan om welk soort producten het ging en de verpakking.

4. Een goed voorraad- en magazijnbeheer is gebaat bij een goede logistiek, maar ook bij een goede administratie. Welke vier gegevens moeten minstens in de administratie terug te vinden zijn?

5. Het hoofd magazijn is verantwoordelijk voor een goed voorraad- en magazijnbeheer. Hoge voorraden brengen hoge kosten met zich mee. Het hoofd van de magazijnafdeling wil deze kosten zo laag mogelijk houden, terwijl de verkoopafdeling gebaat is bij zo veel mogelijk voorraad. Over welke informatie zal het hoofd magazijn moeten beschikken, wil de grootte van de voorraad teruggebracht worden?

6. Bereken de gemiddelde voorraad in onderstaande situatie:

Voorraad 1 - 1 - 2000 24.000 stuks

Voorraad 1 - 4 - 2000 18.000 stuks

Voorraad 1 - 7 - 2000 29.000 stuks

Voorraad 1 - 10 - 2000 11.000 stuks

Voorraad 1 - 1 - 2000 13.000 stuks

7. De omzet van een bedrijf is € 750.000,-.

De gemiddelde voorraad in de eerste periode is € 125.000,-.

De brutowinst is 45% van de inkoopprijs.

a. Bereken de omzetsnelheid.

b. Bereken de gemiddelde opslagduur (ga uit van 360 dagen).

8. Soms vindt een verdeling van de goederen die opgeslagen moeten worden plaats op basis van de ABC-goederenanalyse. Je vraagt je dan af op welke plaats deze verschillende goederen opgeslagen moeten worden. De mogelijkheden zijn: in een centraal fabrieksmagazijn of in een magazijn die de regio beslaat of in een lokaal magazijn.

Waar kunnen de A-, B- en C-goederen het best opgeslagen worden? Neem bij je besluit ook transportkosten, voorraadkosten en kosten die ontstaan door 'nee-verkoop' mee.

9. In welke situaties zal men voor een intern transportmiddel kiezen zoals: buizenpost, bovenloopkraan, industrietrekker, glijgoten, vloerbanen?

10. Is er bij bedrijven een verband tussen het soort transportmiddel, de soort producten, de beschikbare ruimte en de financiën die ermee gemoeid zijn? Motiveer je antwoord.

11. Welke interne transportmiddelen worden er bij jouw BPV-plaats gebruikt?

12. Voor het vaststellen van de orderverzameltijd telt men de tijd die gemoeid is met een aantal handelingen bij elkaar op. Je moet dan denken aan: basistijd, transporttijd, informatietijd en grijptijd.

a. Geef minstens twee voorbeelden bij elk van deze tijdsoorten.

De orders worden op verschillende manieren verzameld. Je kunt denken aan:

- Een orderverzamelaar verzamelt een complete order.

- Meerdere orderverzamelaars verzamelen een complete order.

- Een orderverzamelaar verzamelt meerdere orders tegelijkertijd.

b. Geef van elke manier twee voor- en twee nadelen.

13. Bij een bedrijf dat handelt in elektronica en elektronicaonderdelen worden de goederen wekelijks per container aangevoerd in Rotterdam. De goederen worden per vrachtwagen naar het magazijn gebracht. Daar wordt de lading gelost en gecontroleerd op juistheid en kwaliteit. De producten en onderdelen worden gemerkt en op een bepaalde plaats opgeslagen.

De onderdelen krijgen een bepaald nummer toegewezen. Artikelen die dikwijls gevraagd worden, worden op nummer 1 geplaatst en artikelen die minder vaak nodig zijn, worden op nummer 30 geplaatst. Wanneer een nieuw artikel binnenkomt, wordt het in eerste instantie op nummer 30 geplaatst. Als blijkt dat het artikel aanslaat, gaat het vanzelf naar nummer 1 in het magazijn.

a. Welk locatiesysteem wordt toegepast? Motiveer je antwoord.

b. Geef voor- en nadelen van dat locatiesysteem.

14. a. Welk locatiesysteem gebruikt jouw BPV-bedrijf?

b. Geef argumenten waarom men voor een dergelijk systeem gekozen heeft.

15. a. Je bent bedrijfsleider bij een groothandel in banketbakkersgrondstoffen.

Welk systeem voor het verzendgereed maken van de producten zou je kiezen? Motiveer je antwoord.

Het bedrijf werkt met het fifo-systeem.

De volgende gegevens zijn bekend omtrent de aan- en verkoop:

8/1 inkoop 2.000 stuks à € 1,20

14/1 inkoop 500 stuks à € 0,90

19/1 verkoop 1.700 stuks

5/2 inkoop 1.900 stuks à € 0,80

10/2 verkoop 700 stuks

18/2 verkoop 1.500 stuks

3/3 inkoop 1.500 stuks à € 0,75

15/3 verkoop 1.800 stuks

De beginvoorraad is 200 stuks à € 0,75.

b. Bereken de waarde van de eindvoorraad op basis van het fifo-systeem.

c. Bereken de waarde van de eindvoorraad op basis van het lifo-systeem.

d. Welk locatiesysteem zou je gebruiken in het magazijn? Motiveer je antwoord.

e. Hoe zou je de producten plaatsen in het magazijn? Motiveer je antwoord.

Uitslagproces

Na het in- en opslagproces gaan we nu verder met het uitslagproces. Daarbij speelt uiteraard ook de indeling van het magazijn een belangrijke rol. Wat voor een fabriek de goederenproductie is, is voor een groothandel of een distributiecentrum de orderproductie. Er zijn dan ook veel overeenkomsten tussen deze processen. Voor het order verzamelen of orderpicken worden diverse methoden gebruikt die elk voor- en nadelen hebben.

De effectiviteit van de orderproductie wordt sterk beïnvloed door de magazijnindeling. Er zijn diverse indelingsmogelijkheden waarvan hier de belangrijkste worden besproken. Er zijn drie hoofdtypen gangensystemen te onderscheiden:

- het hoofdgangensysteem

- het tweegangensysteem

- het zijgangensysteem.

Het hoofdgangensysteem

Kenmerk van een hoofdgangensysteem is dat opslag en order verzamelen in dezelfde gangen gebeurt. Doorgaans zijn de gangpadden bij een hoofdgangensysteem breed. Wanneer gewerkt wordt met een hoofdgangensysteem als de gangen smal zijn, zal dat altijd met een tweezijdig orderverzamelsysteem gepaard gaan.

Het order verzamelen kan eenzijdig en tweezijdig gebeuren. Onder tweezijdig verzamelen verstaan we een orderverzamelwijze waarbij in een magazijngang goederen uit de linker- en de rechterstellingrij worden gepakt. Er zijn drie varianten op deze werkwijze.

Tweezijdig order verzamelen

1. In het midden van de gang beweegt zich het hulpmiddel (bijvoorbeeld een rolcontainer) voort. De verzamelaar loopt heen en weer tussen de opslaglocatie en het opslagmiddel en werkt zo de gang aan de linker- en de rechterzijde af.

2. Het hulpmiddel bevindt zich weer in het midden van het gangpad. De verzamelaar pakt goederen uit een aantal locaties aan de rechterkant van het gangpad, brengt deze naar het hulpmiddel en pakt vervolgens goederen uit een aantal locaties aan de linkerkant van het gangpad en werkt zo de gangen door tot alle goederen gepakt zijn.

3. Bij de derde manier blijft de verzamelaar bij het hulpmiddel en neemt deze mee naar de locatie waar de goederen liggen. Hij steek het gangpad voortdurend diagonaal over en plaatst de gepakte goederen in het hulpmiddel.

Eenzijdig order verzamelen

Vaak wordt de voorkeur aan eenzijdig order verzamelen gegeven, zeker als de orderver-zameldichtheid groot is. Dit wil zeggen dat er per m2 veel goederen gepakt moeten wor¬den. In die situatie zou het oversteken naar de andere zijde van het gangpad tijdverlies betekenen.

Tweegangensysteem

Een belangrijke reden om met een tweegangensysteem te werken, is de afwezigheid van hinder die kan ontstaan wanneer de goederenopslag en het order verzamelen elkaar hinderen. Door deze beide werkzaamheden in gescheiden gangen uit te voeren, wordt oponthoud voorkomen. Vaak gaat het bij deze manier van werken om grote volumes. Dikwijls wordt er gebruikgemaakt van doorrolstellingen.

Zijgangensysteem

Bij het zijgangensysteem zijn de stellingen dwars geplaatst ten opzichte van de hoofdgangen. Hierdoor kan de orderverzamelaar telkens de kortste route kiezen naar de volgende locatie. Dit gangensysteem is met name geschikt voor ondernemingen met een groot assortiment en een grote variëteit in de vraag.

Na een bepaalde opslagtijd worden de goederen uit de opslag gehaald om verzonden te worden naar de gebruiker of afnemer.

De goederenverzending is een proces dat uit meerdere onderdelen bestaat en in sommige bedrijven een ingewikkelde procedure tot gevolg heeft. Vaak moeten goederen na de opslag eerst nog voorzien worden van aparte verpakkingen of overgestapeld worden.

De stroom van goederen vanaf de uitslag tot aan het moment van verzending kan zo groot zijn dat aparte sorteersystemen worden gebruikt om een snel transport te garanderen, bijvoorbeeld op basis van bestemming.

Orderverzamelen

De orderproductie is een taak die snel en nauwkeurig moet verlopen. Het maken van fouten en verkwisten van tijd kan grote nadelige gevolgen hebben. Om tot de gewenste resultaten te komen bij de orderproductie moet er een goede planning gemaakt worden.

Zo wordt er vooraf bekeken hoeveel orders en orderregels er binnen een bepaalde tijd verzameld moeten worden. Doorgaans probeert degene die voor de planning verantwoordelijk is ruim van tevoren informatie te krijgen over de te verwachten orders. Dit gebeurt meestal door te overleggen met de verkoopafdeling.

Bij een distributiecentrum (bij logistieke dienstverlening) zal overleg zijn met de opdrachtgever.

De planning moet minimaal een dag van tevoren gemaakt worden zodat de inzet van mensen en middelen goed doordacht kan plaatsvinden. Bij het maken van de lay-out van het magazijn is er al naar gestreefd het magazijn zodanig in te richten dat de orderproductie op efficiënte wijze kan plaatsvinden. Verder zijn bij het bepalen van de manier van orders verzamelen van invloed:

- de omvang van het assortiment

- de grootte van de orders

- verschillen in behandelvoorschriften per assortimentsgroep

- de gelijkheid in afmetingen van de goederen

- overeenkomsten tussen orders.

Bij het bepalen van een manier van orders verzamelen onderscheiden we:

- het dynamisch order verzamelen

- het statisch order verzamelen.

Dynamisch order verzamelen

Bij deze manier van order verzamelen komen de artikelen als het ware naar de orderverzamelaar toe. De orderverzamelaar neemt bij deze manier van order verzamelen de artikelen van de lopende band of pallet en voegt ze bij de andere artikelen van de betreffende order. Dit systeem van order verzamelen vraagt grote investeringen van de onderneming.

Decentrale afgifte van de goederen

Bij dynamisch order verzamelen wordt vaak gewerkt met decentrale goederenafgifte. De orderverzamelaar plaatst de goederen direct nadat deze uit de locatie gepakt zijn op een lopende band. Op een andere plaats in het magazijn worden de artikelen van de band gepakt en per order gesorteerd.

Hulpmiddelen bij het dynamisch order verzamelen:

- de paternoster

- de carrousel

- diverse typen transportbanden en rollenbanen

- de doorrolstelling

- diverse motorische transportmiddelen zoals de reachtruck, de vorkheftruck, hoogbouwtruck, de AGV en de SBA.

Een groot voordeel van dynamisch order verzamelen is dat de loopafstanden aanzienlijk verkleind worden.

Nadelen van dynamisch orders verzamelen zijn:

- Dit systeem vraagt grote investeringen.

- De samenwerking tussen de goederenpakkers en de sorteerders moet kloppen.

Statisch order verzamelen

Bij het statisch order verzamelen blijven de goederen in het opslaggebied en gaat de orderverzamelaar naar het betreffende artikel toe om het uit de opslag te nemen en al doende de orders te verzamelen.

Centrale goederenafgifte komt vaak voor bij statisch order verzamelen. Bij centrale goederenafgifte houdt de orderverzamelaar de verzamelde goederen van een order bij zich en geeft deze dan op een centraal punt af.

Hulpmiddelen bij het statisch order verzamelen:

- rolcontainer

- orderverzameltruck

- magazijnwagen

- pallettruck.

Orderverzamelmethoden

Bij het statisch order verzamelen onderscheiden we vier orderverzamelmethoden:

Een orderverzamelaar verzamelt een order.
Een orderverzamelaar verzamelt meerdere orders.
Meerdere orderverzamelaars verzamelen een order.
Meerdere orderverzamelaars verzamelen meerdere orders (sectiemethode).

1. Een orderverzamelaar verzamelt een order

Een orderverzamelaar is verantwoordelijk voor het op juiste wijze verzamelen van deze ene order.

Voordeel:

- Er zijn weinig vergissingen mogelijk.

Nadeel:

- Het kost veel tijd.

2. Een orderverzamelaar verzamelt meerdere orders

Bij deze methode wordt gewerkt met een picklijst.

Voordelen:

- Het gaat sneller.

- De loop-rij-afstand per artikel is veel korter dan bij de eerste methode.

Nadelen:

- De kans op fouten is groter.

- Het vraagt meer voorbereiding omdat de orders samengevoegd moeten worden. Het vraagt meer werk bij de afronding omdat de artikelen weer per order uitgesorteerd moeten worden.

3. Meerdere orderverzamelaars verzamelen een order (deelordermethode)

Voordeel:

- Het gaat sneller; de order is sneller klaar.

Nadelen:

- Het kost meer mensen.

- Bij de afronding kost het extra tijd om verzendeenheden samen te stellen.

4. Meerdere orderverzamelaars verzamelen meerdere orders (sectiemethode)

Voordelen:

- De verzamelaar is goed thuis in zijn sectie en kan dus sneller werken.

- Er is minder kans op fouten.

Nadelen:

- De afstanden per artikel zijn groter dan bij methode 2.

- De kans bestaat dat medewerkers op elkaar moeten wachten omdat de ene medewerker sneller klaar is in een sectie dan de andere medewerker.

Wanneer orders na elkaar worden verzameld, spreken we van sequentieel verzamelen. Wanneer orders gelijktijdig worden verzameld, spreken we van parallel verzamelen.

De effectiviteit van het order verzamelen

Uiteraard probeert een onderneming een zo hoog mogelijke arbeidsproductiviteit te bereiken zonder de kwaliteit van het werk te beïnvloedden. Orderproductieprestaties worden uitgedrukt in:

- het aantal orders per dag, week of andere periode

- het aantal orderregels per periode

- het aantal vrachtauto's per dag

- het aantal colli

- het aantal orderregels per medewerker.

Op vrij eenvoudige wijze kunnen er vooraf en achteraf berekeningen worden gemaakt waarin deze resultaten worden uitgedrukt. In toenemende mate wordt hierbij gebruikge¬maakt van computerprogramma's.

Wordt er met barcodeherkenning gewerkt en zijn de barcodeleesapparaten gekoppeld aan pc's, dan kunnen de prestaties gemakkelijk worden vastgelegd.

Orderverzamelroute

Veel computers produceren een orderbon waarop de kortste of te leggen route at is weergegeven.

Eendimensionaal order verzamelen

We spreken van eendimensionaal order verzamelen wanneer het order verzamelen op menshoogte plaatsvindt. Bij deze manier van order verzamelen kan men met een niet-heffend hulpmiddel volstaan.

Tweedimensionaal order verzamelen

We spreken van tweedimensionaal order verzamelen wanneer de orderverzamelaar op menshoogte orders verzamelt en ook verticaal order verzamelt. Bij deze werkwijze wordt gebruikgemaakt van een hulpmiddel waarmee de orderverzamelaar zich ook verticaal kan verplaatsen.

Werkzaamheden voor en na het order verzamelen

Voordat een order verzameld wordt, wordt vaak eerst gekeken naar het totaal van het aantal orders dat verzameld moet worden. Je let dan op welke bijzondere eisen elke order stelt en op welke wijze dit het best aangepakt kan worden. Pas dan worden de taken verdeeld.

Na het order verzamelen komt het voor dat de verzamelde artikelen weer per order gesorteerd moeten worden. Dit moet zorgvuldig gebeuren en kost extra tijd.

Veiligheid tijdens het order verzamelen

Tijdens het order verzamelen kunnen er gevaarlijke situaties ontstaan doordat medewerkers met het verzamelen bezig zijn en daar hun aandacht op richten. Bij grote drukte kan er een gespannen situatie ontstaan doordat er nog snel artikelen gepakt moeten worden. Een goede planning van de werkzaamheden is ook om veiligheidsredenen een goede zaak. In de meeste magazijnen zijn verkeersafspraken gemaakt. Belangrijk is hierbij dat de voorschriften ook nageleefd worden.

Achter order verzamelen schuilt een stevige organisatie waarbij inzet van mensen en materieel samengaan. De vragen wie-wat-waar-wanneer-hoeveel hebben te maken met order verzamelen. Uit deze vragen moeten instructies voortvloeien waarmee het uit op- slag halen vlot verloopt:

- Wie krijgt opdracht om orders te verzamelen?

- Wat moet worden verzameld? Een artikel nummer, de naam van het artikel of beide kunnen dit aangeven.

- Waar liggen de te verzamelen goederen (locatie)? Zoekwerk moeten we vermijden. Iedereen moet in staat zijn de goederen te vinden.

- Wanneer moet het artikel worden verzameld? Door de geplande afvoer is voor order verzamelen een bepaalde tijd beschikbaar.

- Hoeveel moet van een artikel worden verzameld? De afnemer moet namelijk de juiste hoeveelheid ontvangen.

Order verzamelen gebeurt meestal aan de hand van een orderverzamelstaat of order- bon. Daarnaast wordt steeds meer gebruikgemaakt van informatiesystemen waarbij geen papieren meer gebruikt worden, maar waarbij via scanning met barcodes en radiofrequentie de noodzakelijke informatie wordt overgebracht. Hierdoor wordt het aantal fouten gereduceerd.

Voor het order verzamelen zijn de volgende gegevens van belang:

- locatie-aanduiding

- artikelnummer en/of -naam

- aantal stuks per artikel

- ordernummer en/of geadresseerde

- ritnummer en/of plaats in de verzendruimte.

Soms moet op de orderbon aangetekend worden wanneer er niet voldoende uitgeleverd kan worden.

Om het order verzamelen zo efficiënt mogelijk te laten gebeuren, moet de orderbon de artikelen vermelden in volgorde van order verzamelen.

Bij het order verzamelen is het van belang dat de goederen snel gevonden worden. Dat kan wanneer ze een vaste plaats in het magazijn hebben. Dit noemen we een vast locatiesysteem. Het nadeel van dit systeem is dat de vullingsgraad van de totale ruimte minder goed is omdat de plaats niet met een ander artikel gevuld mag worden, ook niet wanneer de plaats leeg is.

Om dit nadeel te omzeilen, wordt ook wel gebruikgemaakt van een vrij locatiesysteem waarbij men de vrijheid heeft de goederen daar te zetten waar plaats is. Nadeel hiervan is dat men nooit direct weet waar de goederen staan. Men is hierbij sterk afhankelijk van een goed locatie-informatiesysteem. Vaak worden beide systemen naast elkaar toegepast, waarbij het vaste locatiesysteem geldt voor de werkvoorraad en het vrije locatiesysteem voor de bulkvoorraad en de reservevoorraad.

Je kunt niet zeggen dat het ene systeem beter is dan het andere systeem. leder bedrijf zal een eigen oplossing moeten zoeken.

Verzendgereed maken

De uit het magazijn gehaalde goederen moeten per klant en per route worden samengevoegd. Het samenstellen zal afhankelijk van het gekozen systeem meer of minder werk zijn. Het kan op eenvoudige wijze (handmatig) gebeuren, terwijl ook gebruik kan worden gemaakt van automatische sorteerinstallaties.

Welk systeem ook wordt gebruikt, belangrijk is dat alle goederen met een bepaalde be- stemming samen naar de inpakafdeling of verzendafdeling worden gebracht. Afhankelijk van de goederen moet na het order verzamelen worden gecontroleerd.

Soorten controles

Hoewel de artikelen voor de opslag een kwaliteitscontrole hebben ondergaan, wil dit niet zeggen dat ze bij het uit opslag halen nog kwalitatief in orde zijn. Denk maar aan een beschadiging tijdens opslag, roestvorming of bederf.

Zijn de uit opslag genomen artikelen onderhevig aan bederf, dan zullen ze een aanduiding met de uiterste verkoopdatum hebben. Bij order verzamelen moet bij deze artikelen dan ook steeds gecontroleerd worden of ze nog mogen worden geleverd.

Ook moet hierbij het fifo-systeem van uitleveren worden gecontroleerd. Controle kan ook plaatsvinden op: aantal goederen, aantal verpakkingen of zelfs aantal per verpakking.

Door het uit opslag halen van goederen kunnen bepaalde verpakkingen waarvoor statiegeld betaald is, vrijkomen. Deze moeten dan op een bepaalde plaats worden verzameld om teruggestuurd te worden naar de leverancier. Een andere mogelijkheid is dat deze materialen gebruikt worden om de goederen naar de afnemer te sturen. In dat geval zal men dus het statiegeld aan de afnemer doorberekenen. Dat moeten we op de orderbon aantekenen.

Bij order verzamelen kan het gebeuren dat een gevraagd artikel niet in het magazijn aanwezig is (manco). Dit kan om een of meer artikelen gaan, maar ook om een gedeelte van de bestelde hoeveelheid van een artikel. Ook dit wordt vermeld op de orderbon. Deze informatie sturen we door naar de administratie. Hier zal men na moeten gaan wanneer het ontbrekende artikel geleverd wordt. Afhankelijk van deze leveringsdatum en eventueel contact met de afnemer zullen we dan beslissen om:

- de onvolledige order te verzenden en ontbrekende artikelen niet na te zenden

- de order in opslag te houden tot hij compleet is

- de onvolledige order te verzenden en de ontbrekende aantallen in nota te houden (backorder).

In het ergste geval kan de afnemer de hele order annuleren en moeten de artikelen weer in opslag terug worden gebracht.

Verzendgereed zetten

De expeditieafdeling vormt de schakel tussen het interne en externe transport.

De uit het bedrijf aangevoerde goederen worden op de expeditieafdeling opgevangen, gecontroleerd, verzendgereed gemaakt, verzendgereed gezet en vervolgens geladen.

Doel van het gereedzetten is zorgen dat alle werkzaamheden die aan het laden voorafgaan al zijn gebeurd als een te laden vrachtauto arriveert. Daarmee kan onnodige stilstand van een dure vrachtauto worden vermeden.

Het gereedzetten van de goederen moet goed gebeuren. Het heeft bijvoorbeeld geen enkele zin om al dagen van tevoren goederen gereed te zetten. Dat vraagt immers onnodig veel kostbare ruimte, zonder dat er enig voordeel tegenover staat.

De uitzetruimte moet zo overzichtelijk mogelijk worden gehouden. De uitzetruimte is een ruimte in het magazijn waar de goederen die verzendgereed zijn worden geplaatst. Voor de inrichting van de uitzetruimte kan op verschillende manieren te werk worden gegaan.

Het eenvoudigst is het om te volstaan met het tekenen van vakken op de vloer, waarbinnen de lading op volgorde neergezet kan worden. Deze opstelling vraagt echter een vrij grote oppervlakte en de vraag kan rijzen of de goederen op een kleiner gebied klaargezet kunnen worden.

Men kan overwegen, als de goederen en soort pallet dat toelaten, om te stapelen. Als dat niet mogelijk is, zouden we een palletstelling kunnen gebruiken of een inrijstelling. We hebben dan een aanzienlijk kleinere oppervlakte nodig.

Als een auto geladen moet worden voor verschillende bestemmingen (losplaatsen), moeten we niet alleen rekening houden met de vullingsgraad van de auto, maar ook met de rijroute. Deze route zal van tevoren bekend moeten zijn om onnodig werk onderweg te voorkomen.

Voorbeeld

De rijroute van de wagen is van losplaats A naar B, dan C en ten slotte D. De materialen bestemd voor D worden eerst geladen, dan C en B en als Iaatste A. De verschillende systemen om de goederen klaar te zetten, blijven hetzelfde.

Bij het laden van gevaarlijke stoffen moet men tevens rekening houden met de aard van het product. In een aantal gevallen is samenlading verboden en/of moet een bepaalde route worden gereden.

Ten aanzien van exportzendingen in bijvoorbeeld containers zal men extra aandacht aan verpakking en instructies kunnen besteden.

Belading van de vrachtauto

Belangrijke aspecten van laden en stuwen worden duidelijk wanneer we op de hoogte zijn van krachten die tijdens het transport (kunnen) optreden.

De krachten zijn:

- kracht door versnellen van de auto (acceleratie)

- kracht door remmen

- zijdelingse kracht

- verticale kracht

- wrijving tussen lading en laadvloer

- bij vervoer over water ook de beweging van een schip en de eventuele invloed van vocht.

Ervaring met het optreden van deze krachten moet ertoe leiden dat zware voorwerpen onderaan geplaatst worden en de lichtere boven. Tevens moet het gewicht van de lading zo veel mogelijk gelijk worden verdeeld over de laadvloer van de auto.

Ook de verdeling van de vracht op de pallets speelt hierbij een rol.

De goederen moeten zodanig gestapeld worden dat tijdens het transport een goede stabiliteit gewaarborgd blijft. Hierbij is het zinvol om te weten of de goederen in verband gestapeld zijn of in blokstapeling op de pallet staan.

Magazijn-/distributiemedewerkers moeten bekend zijn met aspecten van laden en stuwen van de lading. Goed stuwen en op de juiste manier vastzetten van de lading in een vervoermiddel of container is belangrijk. Transportschade kan daardoor voorkomen worden en het is belangrijk voor de verkeersveiligheid.

Bij de belading moet de vracht ook zodanig worden geplaatst dat na het lossen van een gedeelte daarvan, de gelijkmatige verdeling van het gewicht gehandhaafd blijft.

De lading moet eigenlijk zo kunnen worden geplaatst dat zij pal tegen het kopschot aan de voorzijde van de laadruimte staat. Als dit niet kan, moet een of ander stootkussen tussen deze wand en de lading aangebracht worden.

Zware artikelen vragen om speciale maatregelen om verschuiving te voorkomen.

Transport van zware 'voorwerpen of van goederen met bijzonder grote lengte, zoals stalen balken en betonpalen, vraagt speciale maatregelen om verschuiving te voorkomen (bijvoorbeeld stevig bevestigde sjorbanden).

Rongen zijn stalen buizen die de lading moeten steunen of tegenhouden. Als rongen worden gebruikt, moeten deze niet uit de rongkokers kunnen losschieten.

ledere lading vraagt een speciaal daarop afgestemde bevestigingsmethode. We moeten rekening houden met bijvoorbeeld de vorm van de lading, het gewicht ervan, het verpakkingsmateriaal, de eventuele breekbaarheid en de stabiliteit. We kennen helaas geen systeem dat een oplossing biedt voor alle soorten lading.

Kabeltrommels, vaten, tanks en objecten die van wielen zijn voorzien, moeten met klampen of keggen worden vastgezet.

Zware voorwerpen worden vastgezet met kettingen of staaldraadkabels die met kettingbinders of draadspanners worden gespannen.

Reservoirs en tanks moeten met bouten aan het chassis worden bevestigd of met stophout worden ondersteund en vastgesjord.

Laad- en tosplaatsen

Bij het laden en lossen wordt een verbindingspunt gelegd tussen het externe vervoer en het magazijn met de daarin aanwezige interne transportmiddelen. Voor een goed functioneren moeten het externe transport enerzijds en het magazijn met de middelen anderzijds goed op elkaar afgestemd zijn zodat je snel en zonder beschadiging kunt laden en lossen.

In de praktijk kom je hier nogal wat belemmeringen tegen zoals hoogteverschillen, weersomstandigheden, aanwezige hulpmiddelen enzovoort.

Het is dan ook van belang dit van tevoren goed op elkaar of te stemmen zodat het juiste externe vervoermiddel wordt ingezet. Hierbij komen aan de orde:

- laad- en losplaatsen

- laad- en losmiddelen

- laad- en lossystemen

Bij het inrichten van de laad- en losplaatsen moet rekening gehouden worden met de goederen die gelost en geladen moeten worden, en ook met de mogelijkheden van de auto. Het spreekt vanzelf dat lange goederen op een andere wijze gelost moeten worden dan goederen op een pallet. Direct hiermee in verband staat de benodigde aan- en afrijroute van een vrachtauto en de benodigde manoeuvreerruimte voor zowel de vrachtauto als de interne transportmiddelen. Wanneer wordt besloten om te laden en lossen zonder dat de magazijnvloer en de laadvloer van de auto zich op hetzelfde niveau bevinden), bestaat een grote vrijheid voor het inrichten van de losplaats. Natuurlijk worden dan hogere eisen gesteld aan de benodigde hulpmiddelen zoals vorktruck, kraan, bandtransporteurs enzovoort.

Wanneer op gelijk niveau wordt geladen en gelost, moeten er bouwkundige voorzieningen getroffen worden. Er is hierbij de keus uit:

- het perron

- de Iaadkuil.

Bij een perron wordt de bedrijfsvloer omhoog gebracht tot deze op gelijke hoogte is met de laadvloer van de meest gebruikte auto’s.

Bij een Iaadkuil wordt het omliggende terrein verlaagd ter hoogte van de laad- en losopeningen zodat ook hier de vloer van de auto gelijk is met de bedrijfsvloer.

De keuze tussen laadkuil en perron is afhankelijk van veel factoren zoals:

- de diversiteit van gebruikte vrachtauto's

- de beschikbare manoeuvreerruimte

- de aanwezige infrastructuur van wegen

- de methode van lossen

- de gesteldheid van bodem en grondwaterstand

- het bestaande pand of de nieuwbouw.

Perron

Bij de keuze voor een perron moet je goed letten op de mogelijke manoeuvreerruimte en de rijrichting. Deze zaken bepalen de vorm van het perron, de manier van beladen van de auto's (zijkant en/of achterkant) en de noodzaak van tijdelijke opslag op het perron.

Er wordt onderscheid gemaakt naar:

- de opstelling van auto's aan een gestrekt perron

- de opstelling van auto's haaks op een per¬ron

- de opstelling van auto's aan een driehoe¬kig perron

- de opstelling van auto's aan een zaagtand¬vormig perron

- de opstelling van auto's in perronhavens.

Laadkuil

Bij een laadkuil wordt de gemiddeld aangeboden hoogte van de laadvloer aangepast aan de bedrijfsvloer van het magazijn.

Bij het aanleggen van de laadkuil moet speciale aandacht geschonken worden aan:

- de lengte van het horizontale gedeelte van de laadkuil zodat de gehele laadvloer horizontaal staat

- het stijgingspercentage van de helling zodat de vrachtauto in volledig beladen toestand toch op eigen kracht de laadkuil kan verlaten

- de juiste hellingshoek, om te voorkomen dat kop- en achterschot geen schade oplopen

- het aanbod van vrachtauto's zodat de verschillende soorten vrachtauto's, zowel in hoogte als in lengte, zonder probleem van de laadkuil gebruik kunnen maken.

Vrachtauto in laadkuil.

Zowel bij een perron als bij een laadkuil worden vaak aanvullende voorzieningen getroffen om wind, tocht en vocht buiten te sluiten. Hiervoor kunnen bouwkundige oplossingen gevonden worden door middel van luifels. Daarnaast wordt gebruikgemaakt van dockshelters of dockseals die kunnen zorgen voor een goede afdichting tussen de achterzijde van de auto en het magazijn.

Laad- en losmiddelen

Wanneer de laadvloer van de auto en de bedrijfsvloer van het magazijn niet op gelijke hoogte zijn, moeten hulpmiddelen hier een oplossing bieden. Ook bij een gelijke vloer zijn vaak aanvullende middelen nodig om een goede aansluiting te krijgen

De hulpmiddelen kun je onderscheiden in:

- hulpmiddelen die met de auto verbonden zijn

- hulpmiddelen die los van de auto gebruikt worden (vaak aanwezig op de laad/losplaats).

Laad- en losmiddelen verbonden met de vrachtauto

Met de auto verbonden hulpmiddelen zijn:

- de autolaadkraan

- de autolaadklep

- de meeneemstapelaar (deze kan los van de vrachtauto bewegen, de vrachtauto neemt deze 'meeneemheftruck' zelf mee).

Laad- en losmiddelen, los van de vrachtauto

Los van de auto gebruikte hulpmiddelen

- de heftruck

- de rijplaat

- de dockleveller

- de verrijdbare oprit

- de schaarheftafel

- de brandtransporteur

Laad- en lossystemen

Laden en lossen kan, behalve met behulp van de hiervoor behandelde laad- en losmiddelen, ook plaatsvinden als geïntegreerd systeem tussen laadvloer en magazijnvloer, zonder tussenkomst van de mens. Hierbij worden zowel aan de autocarrosserie als in het magazijn voorzieningen getroffen om dit mogelijk te maken.

De meest gebruikte systemen zijn:

- het walking-floorsysteem

- het rollenbaansysteem

- het ketting- en rollenbaansysteem

- het carrouselsysteem

- de dubbele vloer.

Toepassing als geïntegreerd systeem vindt plaats wanneer de laad- en Iostijd een relatief groot deel uitmaakt van de totale bedrijfstijd van de auto. Dit komt het vaakst voor bij korte ritten (bijvoorbeeld van productiebedrijf naar distributiecentrum) en bij hele vrachten.

Daarnaast wordt deze techniek ook toegepast als systeem in de vrachtauto waardoor sneller gelost wordt en de moeizame handarbeid wordt verminderd. In deze gevallen wordt meestal gebruikgemaakt van rollenbanen en walking-floorsystemen.

Kennisvragen (5)

Toepassingsvragen (6)

Fysieke distributie

Ritplanning

Niet alle vervoer vindt plaats met behulp van hetzelfde transportmiddel. De keuze is onder andere afhankelijk van de aard van de goederen, de afstand naar en de bereikbaarheid van het afleveradres en de manier waarop de klant de goederen wil ontvangen. Ook milieueisen gaan steeds meer een rol spelen. Bij het goederenvervoer is wegtransport de meest voorkomende vorm van vervoer. Bij dit wegtransport kun je nog een onderscheid maken tussen vervoer per vrachtauto en vervoer per bestelauto. Deze Iaatste vorm van transport neemt toe door IT-leveringen en e- commerce.

Daarnaast vindt er vervoer plaats door de Iucht (Iuchttransport), per spoor (railtranssport), over het water en via pijpleidingen.

Het transport over water kent grofweg twee subcategorieën: de binnenvaart en het zee- transport. Zowel schepen in de binnenvaart als schepen voor zeetransport kunnen gebruikt worden voor bulkgoederen of voor containers.

Hoewel transportplanning op alle vormen van vervoer van toepassing is, wordt in dit hoofdstuk vooral ingegaan op vervoer over de weg.

Ritplanning

Kenners hebben voor ritplanning een ruime definitie geformuleerd “Ritplanning', zeggen zij, 'omvat alle activiteiten die tot doel hebben transportmiddelen bij het ophalen of distribueren van goederen zo optimaal mogelijk in te zetten:

Bij de distributie van goederen is ritplanning gewoonlijk dagelijks terugkerend werk. Maar wie wat nauwkeuriger kijkt, zal al snel ontdekken dat het daar niet bij blijft. In kleine bedrijven met een auto kan de ritplanning op eenvoudige wijze worden uitgevoerd. Aan een plank aan de wand zitten bijvoorbeeld vijf of zes spijkers. Voor iedere dag een. Alle bestellingen, alle orders, worden in de loop van de week op de spijkers geprikt. Die vijf of zes spijkers geven ieder een rayon (gebied) aan dat op een vaste dag in de week aangedaan wordt.

Voordat hij op pad gaat, neemt de chauffeur de bonnen van de pin en zoekt uit wat volgens hem de beste route is. Dat is ritplanning in haar eenvoudigste vorm. Het kan jaren goed gaan. Ook als er twee of soms wel drie auto's voor de zaak gaan rijden. Maar op een bepaald moment zal de ondernemer ontdekken dat deze planning niet langer voldoet. Er is een zekere ondoelmatigheid in de organisatie geslopen en dat probleem kan ogenschijnlijk alleen worden opgelost door nog een auto aan te schaffen. Dat is het moment om eens goed naar de aanpak van de distributie te kijken. Daar kan bijvoorbeeld uitkomen dat je de planning beter via een ritplanner kunt laten verlopen.

Ritplanning is altijd gebaseerd op de goederen die vervoerd moeten worden en de hiervoor benodigde capaciteit. Met andere woorden: er moeten chauffeurs en auto's zijn om de geplande ritten uit te kunnen voeren.

Opstellen van een werkverdeling

In wezen is ritplanning niets anders dan het opstellen van een werkverdeling. De ritplan¬ner is als het ware de werkvoorbereider voor chauffeurs en transportmiddelen. Alle goe¬deren die op de plandag vervoerd moeten worden, verdeelt hij zo efficient mogelijk over de beschikbare auto's. De planner moet rekening houden met:

- rijtijdenwetgeving

- afmetingen en gewichten van de goederen

- laadvermogen van het wagenpark

- inzetbaarheid van personeel en wagen-park

- wensen van de afnemers.

Doelstellingen bij ritplanning

Met het opstellen van een systematisch ritplan wil een bedrijf verschillende doelen bereiken.

Een bedrijf wil de kosten voor het vervoer zo laag mogelijk houden, het milieu niet te veel belasten en tegelijkertijd wil het bedrijf een goede service verlenen aan zijn klanten. Deze doelen zijn tegenstrijdig.

Afleverfrequentie en servicegraad

Hoe vaak een klant zijn goederen krijgt aangeleverd, hangt of van de kosten die dit met zich meebrengt, maar ook van de vraag: 'Hoeveel maal per periode moet ik in een bepaald gebied komen om mijn producten daar nog te kunnen verkopen?'

Voorbeeld

Een bedrijf is gevestigd in Maastricht en heeft afnemers in de provincie Groningen. Als de goederen eenmaal in de twee weken zouden worden bezorgd, zou de totale verkoop in Groningen en omgeving wegvallen. Eenmaal per week wordt door de afnemers geaccepteerd. De goederen worden door dit bedrijf met een eigen vrachtauto afgeleverd. De vrachtauto zal dan ook ten minste eenmaal per week naar Groningen en omgeving moeten rijden, ook als er sprake is van een slechte beladingsgraad. Onder beladingsgraad wordt verstaan hoeveel kilometer beladen wordt gereden. De beladingsgraad wordt meestal in een percentage weergegeven. Als de hoeveelheden zo groot zijn dat per week meer ritten moeten worden uitgevoerd (in verband met het laadvermogen van de auto), wordt voldaan aan de eis: minimaal eenmaal per week. Het is duidelijk dat de kosten van het vervoer bij een frequentie van eenmaal per week hoger zijn dan bij een frequentie van eenmaal per twee weken.

Het terugbrengen van de frequentie heeft dus ook een vermindering van de service aan de afnemers tot gevolg. Wanneer de afnemer minder frequent goederen krijgt aangeleverd, betekent dit dat de klant grotere voorraden moet aanhouden. Dit kost de klant opslagruimte en dus geld. Het is dus zaak een verantwoorde frequentie te kiezen, zowel gezien de kosten als.de service aan de afnemers. Door het vervoer uit te besteden aan een beroepsvervoerder kan een handels- of productiebedrijf toch een hogere leverfrequentie blijven bieden. De beroepsvervoerder kan zendingen van verschillende laders

Kostenbeperking

Een bedrijf kan de kosten voor het vervoer laag houden door een optimale benutting van materieel en personeel. Dit kan onder andere bereikt worden door:

- het samenvoegen van diverse zendingen zodat er minder ritten hoeven worden gereden (groepage)

- het zoeken naar de minimale kosten op basis van een minimale tijdsduur

- Hiervoor moet de ritplanner de tijden kennen waaruit de totale ritplanning is opgebouwd. Hier gaan we wat nader op in.

- het zoeken naar de minimale kosten door het aantal kilometers te beperken en energiebewust en zuinig te plannen

Tijden waaruit de totale rit is opgebouwd

De totale ritduur bestaat uit:

- laadtijd

- rijtijd

- los- en wachttijd bij besteladressen (eventueel laden retouremballage)

- pauzes (wettelijk).

Laadtijd

Het is natuurlijk belangrijk de laadtijd tot een minimum te beperken. Dit kan door het inschakelen van een laadploeg, door het gebruik van technische hulpmiddelen en door

het verladen van de zendingen op transporteenheden als pallets of rolcontainers. Ook de organisatie binnen de expeditie moet vlekkeloos verlopen om vertraging bij het laden te voorkomen.

Het laden kan ook buiten de ritduur gehouden worden door:

- het laden te laten gebeuren buiten de werktijden van de chauffeurs ('s avonds)

- het inschakelen van een wisselsysteem (bijvoorbeeld met behulp van wissellaadbakken).

Rijtijd

De rijtijd is afhankelijk van de gemiddelde rijsnelheid, maar ook van de aard van het traject (bijvoorbeeld: of het traject filegevoelig is).

De gemiddelde rijsnelheid is volledig afhankelijk van het rittenpatroon. Het is duidelijk dat de gemiddelde rijsnelheid lager is als bijvoorbeeld in een straat bij vier adressen moet worden gestopt, dan wanneer slechts bij een adres goederen moeten worden afgeleverd

Vindt het bestelwerk plaats in rayons die ver van het bedrijf liggen, dan kunnen de rijtijden voor de aan- en afrij-afstanden (naar en van het bestelrayon) het best afzonderlijk vastgesteld worden. Hiervoor kan gebruikgemaakt worden van diverse afstandstabellen waaruit een afstanden-/tijdentabel voor het bedrijf wordt samengesteld.

Er zijn ook systemen waarmee met behulp van een pc afstand- en tijdgegevens berekend kunnen worden.

Ook met behulp van een analyse van de ritten kunnen deze gegevens worden bijgewerkt.

Bereikbaarheid en oponthoud bij de afnemer

Vooral de plaatselijke omstandigheden en de bereikbaarheid van de afnemer blijken grote invloed op de vervoerplanning te hebben. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat er bepaalde toevoerwegen zijn afgesloten voor verkeer.

Het totale oponthoud bij de afnemer bestaat uit wachttijden, te weten:

- een constante tijd voor uitstappen, melden, administratieve handelingen en dergelijke, bijvoorbeeld twee minuten als niet afgerekend moet worden en drie minuten als wel afgerekend wordt

- wachttijden voordat daadwerkelijk met laden/lossen kan worden begonnen

- de werkelijke Iostijd van de goederen, die kan worden uitgedrukt in bijvoorbeeld minuten per honderd kilogram of eenheid van lading (pallet/collo)

- laadtijd retourlading (bijvoorbeeld lege emballage).

De laad-, los- en wachttijden kunnen in een normtijdenbestand bijgehouden worden. Deze normen kunnen vaak worden vastgesteld door een analyse te maken van de tachograafschijven of gebruik te maken van gegevens die een boordcomputer kan registreren. Het oponthoud kan op twee manieren worden beperkt:

- zo mogelijk de zending aanmelden bij de afnemer, het lossen kan dan al worden gepland

- zorg dragen voor correcte pakbonnen en vrachtdocumenten.

Het is aan te raden de gegevens over de bereikbaarheid van afnemers en leveranciers vast te leggen wanneer deze afwijken van de gestelde normen.

Energiebewust en zuinig plannen

Een andere manier om kosten te besparen is energiebewust en zuinig te plannen. Wanneer in de planning rekening gehouden wordt met deze zaken, moet gelet worden

- het aantal kilometers

- de snelheid/tijd

- de lading

- het voertuig.

Aantal kilometers

Wanneer het aantal kilometers zo laag mogelijk gehouden wordt, zal het brandstofverbruik laag zijn. Efficiënt plannen is dus milieubewust plannen.

Snelheid/tijd

Wanneer de planner de ritten te krap plant, zal de chauffeur moeten 'jagen' om op schema te blijven. Het gevolg hiervan is dat het brandstofverbruik toeneemt.

Uit verschillende onderzoeken over korte, maar ook over lange afstanden is gebleken dat de chauffeur die rustig volgens de regels rijdt slechts weinig op de totale reistijd verliest. Het testteam van de EVO-TLN is nagegaan wat de effecten zijn voor het brandstofverbruik en de gemiddelde snelheid (dus ook tijdwinst) wanneer met 90 kilometer per uur wordt gereden in plaats van met de wettelijk toegestane 80 kilometer per uur.

Bij het rijden van 100.000 kilometer kan deze brandstofbesparing oplopen tot 5000 liter. Als de dieselprijs € 0,90 per liter is betekent dit op jaarbasis een besparing van € 4.500,00. En dan spreken we nog niet eens over de lagere onderhoudskosten.

Hieruit blijkt dat de planner zich zal moeten afvragen of de tijdwinst van een krappe plan¬ning opweegt tegen de hoge brandstofkosten en uitstoot van schadelijke uitlaatgassen.

De ladingen

Tot slot zal in de planning rekening moeten worden gehouden met zware ladingen. Extra gewicht betekent extra brandstofkosten. Indien mogelijk moet de zware lading als eerste worden afgeleverd, om brandstof te besparen.

Het voertuig

Wanneer de mogelijkheid bestaat, moet de planner rekening houden met de beladingsgraad van de auto. Het kan zijn dat bij een rit waarbij veel kilometers moeten worden gereden, de beladingsgraad van de auto niet optimaal is. In zo'n geval is het aan te raden een kleiner voertuig in te zetten.

Taken van een ritplanner

De ritplanner is verantwoordelijk voor een reeks taken die per bedrijf kan verschillen. De primaire taak van een ritplanner is met behulp van aanwezig materieel en mankracht een effectieve ritplanning opstellen.

Het opstellen van een effectieve ritplanning wordt bereikt door met een juiste inzet van materieel en mankracht een rit samen te stellen met zo kort mogelijke afstanden en zo laag mogelijke kosten en die zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt. Dit betekent dus onder andere besparing van brandstofkosten.

Om een goede ritplanning op te stellen, moet je rekening houden met:

- externe factoren

- interne factoren

- capaciteit van materieel en mankracht

- situaties in het wegenverkeersnet.

Externe factoren

Belangrijke externe factoren zijn:

- openingstijden (tijdvensters)

- laad- en losmogelijkheden bij de afnemer

- lostijden

- de verkeerssituatie.

De ritplanner zal moeten nagaan of de vrachtauto wel op de geplande tijd bij de afnemer terechtkan en vervolgens of de chauffeur met zijn type vrachtauto wel bij de afnemer kan lossen. Een lange oplegger naar een binnenstad of woonwijk sturen vraagt om grote problemen omdat de chauffeur er met zijn auto niet uit de voeten kan.

Afhankelijk van het type distributie geldt een bepaalde lostijd die standaard kan worden aangehouden. In sommige gevallen moet er extra tijd gerekend worden, bijvoorbeeld als er een order wordt afgeleverd in een winkelcentrum en de chauffeur een stuk moet lopen. Het afleveren met betaling van kosten of zelfs de hele order onder rembours levert extra afleveringstijd op.

Ook de verkeerssituatie is van belang omdat steeds meer plaatsen beperkte openingstijden hebben voor verkeer, denk bijvoorbeeld aan promenades.

Interne factoren

Interne factoren waarmee rekening gehouden moet worden zijn:

- ordergewicht en/of volume

- aanwezigheid materieel en mankracht.

Ordergewicht en/of volume

Het gewicht en/of de omvang van de verschillende orders is van belang omdat deze de capaciteit van de vrachtauto kunnen overschrijden als zij te groot zijn.

De ritplanner zal rekening houden met de beschikbare vrachtauto's en hun eventuele hulpmiddelen als laadklep, steekkar en pallettruck en hij zal de ritten over dit materieel verdelen. Zo plant hij ook de chauffeurs in, waarbij hij rekening houdt met de ervaring van chauffeurs in de verschillende bezorggebieden. Het kan ook zo zijn dat capaciteit bij derden wordt ingehuurd.

Capaciteit van materieel en mankracht Bij het plannen zal de ritplanner rekening

houden met de capaciteiten van materieel en mankracht. In het geval van de vrachtauto's zijn dit vaak het laadvermogen en de afmetingen van het voertuig. Maar ook een laadklep heeft een maximaal toegestaan hefgewicht.

De chauffeur kan op een dag een bepaald aantal afleveringen, zogenaamde drops, doen. Het aantal drops wordt op basis van ervaring bepaald en verschilt per soort distributie. Een chauffeur die kasten moet afleveren en monteren heeft meer tijd nodig dan een chauffeur die alleen een doos moet afgeven.

Situaties in het wegenverkeersnet

Nederland heeft een zeer fijnmazig wegenverkeersnetwerk dat regelmatig verstopt raakt. Een ritplanner kan hiermee in zijn planning rekening houden door zulke verstoppingen te ontwijken of de piektijden van files te mijden.

Rekening houden met het Rijtijdenbesluit Chauffeurs moeten zich houden aan het Rijtijdenbesluit. Dit betekent dat planners moeten zorgen dat chauffeurs daar ook toe in staat zijn. De ritplanner zal zich op de hoogte moeten stellen van de actuele regels van dit besluit en zal de door hem te plannen rijtijden en pauzes daar ook op moeten aanpassen.

Rekening houden met de snelheidslimieten

In Nederland gelden verschillende snelheidslimieten die door de chauffeur niet overschreden mogen worden. De planning mag dan ook niet zodanig zijn dat de chauffeur gedwongen wordt om de snelheidslimiet te overschrijden.

(Bron: EVO Landendocumentatie Duitsland.)

lnplannen van retourvrachten

Bij sommige distributievormen is het voor de onderneming mogelijk om ook retourvrachten op te pikken zodat de vrachtauto niet leeg naar huis terug hoeft te rijden.

Deze retourvracht maakt het er voor de planner niet eenvoudiger op omdat hij ervoor moet zorgen dat de vrachtauto, afhankelijk van de omvang van de retourvracht, groot genoeg is.

Motiveren van de chauffeurs

De ritplanner kan van achter zijn bureau een mooie planning opstellen. Of deze planning gehaald wordt, is afhankelijk van degene die daarmee moet werken: de chauffeur. Een taak van de ritplanner is dan ook om zijn chauffeurs te motiveren en effectief gebruik te maken van de planning. Een ritplanner moet een terugkoppeling krijgen van de chauffeurs: is de planning haalbaar en waar zijn verbeteringen mogelijk? Een goede communicatie is belangrijk, bijvoorbeeld het doorgeven aan de klant dat de chauffeur in een file staat. En doordat de ritplanner begrip toont voor de chauffeur, wordt deze laatste gemotiveerd.

De analyse van de rit moet gegevens leveren ten aanzien van:

- brandstofverbruik

- rijtijden

- laad-/lostijden

- rusttijden.

Aanvullende taken

In enkele bedrijven zijn er nog aanvullende taken voor de ritplanner.

Uitbesteden

Wanneer de omvang van de te bezorgen orders groter is dan het beschikbare materieel en als de orders bijvoorbeeld niet een dag later uitgeleverd mogen worden, ontstaat er een probleem voor de planner. Inhuren van extra materieel of overgaan tot het uitbesteden van de aflevering van orders is dan een mogelijkheid. We zien vaak dat vervoerders samenwerken en zo capaciteit kunnen uitwisselen.

Aanvragen ontheffingen Rijtijdenbesluit Alle chauffeurs vallen onder het Rijtijdenbesluit dat voornamelijk de duur van de werkdag bepaalt. In sommige gevallen kan het voor de planning beter uitkomen dat er uitzonderingen op de regels gemaakt worden. Een onderneming in de Randstad die orders in Limburg bezorgd wil hebben, zal gebaat zijn bij een lange werkdag van de chauffeur omdat er anders door de lange aan- en afrij-tijden maar weinig bezorgtijd overblijft.

Aanvragen ontheffingen stop-, parkeer- of inrijverboden

In sommige gemeenten is het mogelijk om ontheffing aan te vragen voor bepaalde delen van die plaats waar een verbod geldt of waar een verbod voor een bepaalde tijd is. Zo'n ontheffing verruimt de mogelijkheden voor de ritplanner om een goede planning te maken.

Controle rijtijden en afleveringstijden

Om inzicht te krijgen in de uitvoering van de rit, kan het een van de taken van de ritplanner zijn om na afloop van de rit na te gaan hoe de werkelijkheid overeenstemt met zijn planning. Voor deze controle kan de ritplanner gebruikmaken van de tachograafschijven van de betreffende rit. In toenemende mate wordt gebruikgemaakt van de Black Box. Deze kan via een computer snel worden uitgelezen. Bij het controleren van de tachograafschijven wordt de ritplanner ook geconfronteerd met het functioneren van de chauffeur, wat doorgaans onder de verantwoordelijkheid valt van een expeditiechef.

Beoordeling van een ritplanner

Om onze eigen taken als ritplanner te kunnen beoordelen, kun je een aantal criteria opstellen. Door deze systematisch bij te houden, kan in de loop van de tijd gekeken worden of de ritplanning verbetert of niet.

Beladingsgraad van de vrachtauto

Als het aantal afleveringen het toelaat, is een voile vrachtauto ideaal. Door het aantal colli per rit te noteren, kan er na een periode van bijvoorbeeld een maand al redelijk inzicht

verkregen worden in de beladingsgraad van de vrachtauto's.

Aantal kilometers per aflevering

Het aantal kilometers per aflevering kan worden verkregen door het totaal aantal kilometers van een rit te delen door het aantal leveringen van die rit.

Brandstofverbruik

Ook het brandstofverbruik geeft aan of een ritplanning is verbeterd of niet.

Aantal uren per aflevering

Het aantal uren per aflevering kan berekend worden door het totaal aantal uren dat de chauffeur onderweg is te delen door het aantal afleveringen.

Aantal afleveringen per rit/drop

Het aantal afleveringen per rit kan worden bijgehouden zodat na enige tijd kan worden bekeken of de ritplanning verbetert.

Uiteraard worden op deze manier met gemiddelden slechts ontwikkelingen aangegeven die zich door vele invloeden ook makkelijk laten veranderen. Zo zijn er bijvoorbeeld seizoensinvloeden (slecht weer of niet) of drukte op de wegen. Maar ook nieuwe afleveradressen kunnen de cijfers positief of negatief beïnvloedden.

Samenwerking met de ritplanner

De ritplanner heeft door zijn functie te maken met veel collega's in de eigen onderneming. Om de ritten goed te kunnen plannen, is een goede communicatie nodig tussen de planner en zijn collega's.

De ritplanner moet de juiste informatie krijgen. Ook verstrekt de ritplanner weer informatie aan de medewerkers over de planning of indien nodig over de voortgang van de afleveringen.

De ritplanner is ook een medewerker in de organisatie die externe contacten onderhoudt met klanten, leveranciers, collega-vervoerders die worden ingeschakeld en instanties.

Interne contacten

Met de magazijnafdeling is er informatie-uitwisseling over:

- orderomvang

- of de order gereed is.

De ritplanner wil van de magazijnafdeling of de expeditie weten of de orders gereed zijn om opgenomen te worden in de ritplanning en welke omvang en welk gewicht de orders hebben.

Deze informatie komt over het algemeen rechtstreeks uit de computer op het scherm van de ritplanner.

De verkoopafdeling heeft informatie over:

- de afnemerswens

- tijdvensters

- klant-/afnemerspecificaties.

Met de verkoopafdeling communiceert de ritplanner over specifieke wensen van de klant. Een klant kan om een bepaalde reden beslist een order in de ochtenduren afgeleverd willen hebben. Met deze afdeling moeten de tijdvensters van een klant ook regelmatig afgestemd worden om niet voor een gesloten deur te staan. Enkele klanten hebben specificaties die de wijze van aflevering of de tijd behoorlijk kunnen beïnvloeden.

De afdeling Logistiek zal kenbaar maken dat er bij een bepaalde leverancier een vracht afgehaald moet worden. Deze retourvracht zal dan wel binnen de ritplanning moeten vallen voor wat betreft de tijd.

Met de afdeling Expeditie zal contact moeten zijn over:

- de voortgang van de ritten

- rijtijden

- complicaties op ritten.

De ritplanner heeft met de chauffeurs van de afdeling Expeditie contact over de voortgang van de routes. In sommige gevallen belt de chauffeur op gezette tijden met de planner om hem op de hoogte te houden. Moderne communicatiemiddelen stellen hem daartoe in staat.

Als er zich complicaties voordoen, neemt de chauffeur contact op met de ritplanner. Dan kan hij er met zijn toekomstige planning rekening mee houden. De complicaties kunnen van tijdelijke of blijvende aard zijn.

De externe communicatie

De ritplanner heeft afhankelijk van zijn functie-inhoud ook contacten buiten het bedrijf:

- met klanten

- met leveranciers

- met garages

- met collega-vervoerders.

Klanten willen soms geïnformeerd worden over de geplande afleveringstijd zoals die door de ritplanner bepaald is.

De leverancier wil weten op welk tijdstip een order afgehaald wordt en neemt daarover contact op met de ritplanner. In sommige ondernemingen stemt de ritplanner dat direct of met de leverancier.

De planner moet samen met degene die verantwoordelijk is voor het vrachtautopark rekening houden met het onderhoud van die auto's. Een onderhoudsbeurt moet dus ingepland worden en daarover wordt contact onderhouden met de garage. Ook moet het brengen en halen van de auto geregeld worden. De ritplanner heeft contact met collega-vervoerders over de invulling van aanvullende ritten.

Vaste of variabele klanten

De ritplanner heeft, afhankelijk van de onderneming waar hij werkzaam is, te maken met vaste of variabele klanten.

Een distributiemagazijn van levensmiddelen bedient doorgaans telkens dezelfde distributiecentra en/of supermarkten zodat de planner op standaardritten terug kan vallen.

Een pakketdienst of koeriersdienst die allerlei pakketjes op verschillende adressen moet bezorgen, heeft elke dag volledig andere adressen. De ritplanner zal hier de ritten elke dag opnieuw moeten opstellen.

Een ritplanner is gebaat bij hoge concentraties van adressen. Dat betekent dat er zo veel mogelijk adressen dicht bij elkaar liggen. De rijafstanden tussen de verschillende adressen zullen daardoor klein zijn.

Om deze concentraties te bereiken, worden er ook wel vooraf afspraken gemaakt over een bepaalde verdeling van het bezorgings-gebied over de week. Zo zal een landelijk werkend bedrijf bijvoorbeeld een verdeling maken volgens figuur 8.8.

Werkdag

	Gebied	Provincie
Maandag	Noord	Groningen Friesland
Dinsdag	Oost	Overijssel Drenthe
Woensdag	West	Noord-Holland Zuid-Holland
Donderdag	Zuid	Zeeland Brabant Limburg
Vrijdag	Midden	Gelderland Flevoland

ledere onderneming zal een verdeling van haar bezorgingsgebied maken die zo efficiënt mogelijk is en dus leidt tot de hoogste concentraties van adressen.

Afhankelijk van de onderneming kunnen er ook situaties voorkomen waarin er uitbesteed moet worden omdat men zelf niet voldoende capaciteit heeft om die dag alle orders afgeleverd te krijgen.

De concentratie van adressen is ook afhankelijk van de servicegraad die de klanten wensen of die de onderneming zelf hanteert.

Eigen vervoer/ beroepsvervoer

Wat betreft de organisatie van het vervoer kan er onderscheid gemaakt worden tussen eigen vervoer en beroepsvervoer.

Elke ondernemer kan besluiten zelf vervoermiddelen aan te schaffen, te huren of te leasen en daarmee te voorzien in zijn vervoer behoeften. We spreken dan van eigen vervoer. Handels- en productiebedrijven kunnen dus voor eigen vervoer kiezen, maar kunnen het vervoer,00k uitbesteden. In het vakjargon wordt zo'n ondernemer vaak aangeduid met de term verlader.

Het kan bijvoorbeeld in een bedrijf zo georganiseerd zijn dat de grondstoffen door beroepsvervoerders worden aangevoerd, maar dat de afvoer van het product met eigen vervoer wordt geregeld. Het laatste kan zich dan beperken tot het binnenland, terwijl de afvoer naar het buitenland weer aan het beroepsvervoer overgelaten wordt.

Eigen vervoer

Een eigen vervoerder kan dus ook een verlader zijn die het vervoer ten dele of geheel 'zelf doet'. Vandaar dan ook dat in Nederland een organisatie, de EVO, de belangen van zowel eigen vervoer als verladers vertegenwoordigt en verdedigt.

Eigen vervoer is te vinden in alle vervoer-technieken, maar voornamelijk in het weg-vervoer. Op de weg zien we heel veel vrachtauto's van eigen vervoerders, meestal duidelijk opvallend door de naam van het bedrijf en de vermelding van zijn producten op de vrachtauto. Steeds meer bedrijven 'verkopen' het 'eigen vervoer' waarbij wel de naam van dat bedrijf op de vrachtauto's blijft staan (bijvoorbeeld Philips en Holstglas).

De naam van het transportbedrijf vinden we vaak terug op de cabine van de truck. Wij kunnen dan ook spreken van 'eigen' beroepsvervoer.

Het aandeel van het beroepsvervoer neemt verder toe. Dit komt doordat handels- en productiebedrijven zich meer en meer toeleggen op de corebusiness (kerntaken).

Maar de financiële kant van de keuze is slechts een factor in de beoordeling van eigen vervoer. Andere factoren zijn voornamelijk van technische en organisatorische aard. Sommige goederen vragen om zodanig vergaand aangepaste vervoermiddelen dat een beroepsvervoerder niet aan die eisen wil of kan voldoen. Sommige bedrijven hebben voor aan- of afvoer behoefte aan een zo grote vervoerszekerheid en vervoersbeschikbaarheid dat ze het beroepsvervoer te riskant vinden. Sommige goederen hebben alleen waarde op een bepaalde tijd en plaats. Ze zijn onmiddellijk daarna vrijwel waardeloos en bovendien komt de klant misschien nooit meer terug. Het bekendste voorbeeld is dat van de kerstboomversiering. Maar er zijn duizenden gevallen te bedenken waarin een verlader het vervoer liever zelf doet. Die

eisen kunnen zo zwaarwegend zijn dat de financiële kant soms bijzaak wordt. Onderstaande tabel geeft voor- en nadelen van eigen vervoer aan voor een handels- en productiebedrijf.

Voor- en nadelen eigen vervoer.

Voordelen	Nadelen
Alles in eigen hand	Kosten (reparatie/onderhoud/aanschaf)
Reclame	Zorg voor personeel
Aanpassing van materieel	Wettelijke voorschriften
	Belangenbehartiging(service)

Eigen vervoer en wettelijke beperkingen In de meeste landen is het eigen vervoer alleen toegelaten onder bepaalde voorwaarden en beperkingen ter bescherming van het beroepsvervoer. Het wordt eigen vervoerders met name niet toegestaan om ook nog eens vervoer voor derden (dus als beroepsvervoerder) te verrichten. Eigen vervoerders moeten onderweg kunnen aantonen dat de goederen bestemd zijn voor of afkomstig zijn van het eigen bedrijf.

Deze beperking is nadelig voor eigen vervoerders omdat het efficiënter is hun vervoermiddelen óók op de terugweg te gebruiken voor lading. Het leeg terugrijden of -varen is een algemene en ook zeer kostbare eigenschap van het eigen vervoer. Om dat te voorkomen, wordt het eigen vervoer ook vaak ondergebracht bij een apart transportbedrijf (bv).

Binnen het Europa van nu kan daarin wel wat gaan veranderen. Er is namelijk vastgesteld dat zo'n veertig procent van alle vrachtauto bewegingen leeg is. De eisen op het gebied van milieu en doorstroming op wegen kunnen redenen worden dat transportmiddelen efficiënter worden ingezet.

Een goede omschrijving van eigen vervoer is: het vervoer van goederen die uitsluitend bestemd zijn voor of afkomstig zijn van het eigen bedrijf met eigen middelen.

Het inschakelen van een beroepsvervoerder

Sommige ondernemers voelen weinig voor de financiële lasten en de technische en organisatorische zorgen die eigen vervoer voor een bedrijf met zich meebrengt. Aan de andere kant hebben ze niet genoeg aan de open dienstenmarkt van het beroepsvervoer. Ze hebben behoefte aan een grotere zekerheid en beschikbaarheid dan de markt kan bieden. Ook hebben ze behoefte aan aangepaste vervoermiddelen, die veelal voorzien moeten worden van reclame van de ondernemer. Verder is er behoefte aan personeel, chauffeurs en bijrijders die hun zaak en hun klanten kennen.

In die gevallen gaan ondernemers een langdurige relatie aan met een beroepsvervoerder. Alle bijzonderheden en voorwaarden komen in een overeenkomst. De ondernemer zorgt dikwijls voor de financiering. Zo'n relatie gaat soms zo ver dat het beroepsvervoerbedrijf in feite eigendom is van de verlader.

Het relatievervoer, zoals dit genoemd wordt, bestaat voornamelijk in het wegvervoer en in mindere mate in de binnenscheepvaart.

Voor- en nadelen van het inschakelen van een beroepsvervoerder.

Voordelen inschakelen beroepsvervoer	Nadelen inschakelen beroepsvervoer
Geen kosten voor aanschaf/reparatie/onderhoud	Afhankelijkheid van derden
Geen zorg voor personeel	Personeel kent de klanten niet
Minder verantwoordelijkheid voor wettelijke bepalingen	Gewenst materieel niet altijd aanwezig

Andersom zien we ook eigen vervoerders op een gegeven moment hun wagenpark onderbrengen in een beroepsvervoerbedrijf waarmee de mogelijkheid ontstaat ook vervoer voor derden te gaan verrichten. Hier- door verdwijnen de problemen van het eigen vervoer grotendeels, namelijk de onderbezetting, de lege terugritten en de stilstand, die het eigen vervoer erg kostbaar maken.

Een ritplanner moet voor de dagelijkse planning inzicht hebben in:

- het beschikbare materieel

- het beschikbare personeel/de beschikbare chauffeurstijd

- de basisroutes

- de expeditieklantgegevens

- de te verzenden orders.

Al deze gegevens moeten zodanig worden gecombineerd dat er een efficiënte route ontstaat. Dit is alleen maar mogelijk als er een goed opgezette informatiestroom bestaat. In dit hoofdstuk gaan we nader in op deze basisgegevens:

- Welke specifieke gegevens zijn er nodig?

- Hoe kunnen deze gegevens gebruikt worden?

Materieel

Het beschikbare materieel is meestal bekend want er wordt dagelijks mee gewerkt. Deze kennis is echter oppervlakkig. Zo is er bijvoorbeeld bekend dat er tien bestelauto's en twee vrachtauto's op de weg zijn. Wanneer van deze auto's echter meer specifieke gegevens nodig zijn, schiet kennis tekort.

Deze specifieke gegevens kunnen bijvoorbeeld zijn:

- polisnummer

- kenteken

- datum aankoop

- Iaadbakopbouw en uitrusting.

Even naar de auto lopen is er vaak niet bij en dit is trouwens tijdrovend.

Om precies te weten welk materieel ingezet kan worden, moeten de gegevens daarvan worden vastgesteld. Deze gegevens moeten voor de ritplanner bovendien direct toegankelijk zijn.

Deze gegevens bestaan uit twee elementen, te weten:

- de stamdata van het vervoermiddel

- de beschikbaarheid van het vervoermiddel.

De stamdata van het vervoermiddel zijn de min of meer vaste gegevens. Die vaste gegevens moeten soms worden bijgesteld, bijvoorbeeld wanneer de verzekering wordt gewijzigd. Het is belangrijk deze stamdata eenmaal per jaar door te nemen om ervoor te zorgen dat zij up-to-date blijven. Vaak gebeurt dit bijwerken van de gegevens aan het begin van het jaar of aan het begin van de budgetperiode.

Voor de ritplanner zijn vooral de volgende gegevens belangrijk voor het opstellen van een ritplanning:

- het soort wagen (bijvoorbeeld: met of zonder laadklep)

- het nuttig laadvermogen (Hoeveel zendingen kunnen er in de laadruimte?)

- de lengte en breedte van de auto (Kan de vrachtauto bij alle afnemers voor de deur komen?)

- de hoogte van de auto (Kan de vrachtauto alle tunnels en viaducten passeren?)

- de wieldruk (Mag de vrachtauto ook op alle B-wegen rijden?)

- de kosten per kilometer

- de vaste kosten.

De stamdata worden vastgelegd op stamkaarten of ze worden opgeslagen in de computer. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de computer, is het kaartensysteem niet meer nodig.

De ritplanner moet in de eerste plaats weten welk materieel beschikbaar is. Immers, een auto kan uitvallen door:

- verplichte keuring

- preventief onderhoud

- curatief onderhoud (onverwacht/pech).

Keuring

De vrachtauto's moeten ieder jaar verplicht APK (Algemene Periodieke Keuring) gekeurd worden. Dit geldt voor:

- bed rijfsvoertuigen waarvan het totaal toegestaan gewicht (eigen gewicht + laadvermogen) hoger is dan 3500 kg

- aanhangwagens en opleggers waarvan het ledig gewicht hoger is dan 750 kg en maximaal 3500 kg

- personen- en bestelauto's met een totaal toegestaan gewicht (inclusief lading) van minder dan 3500 kg, voor zover ze ouder zijn dan drie jaar.

Wanneer de auto is uitgerust met een tachograaf, moet deze jaarlijks geijkt worden. Om extra uitvaldagen te voorkomen, is het aan te raden het onderhoud, de APK en het ijken van de tachograaf zo veel mogelijk gelijktijdig te laten uitvoeren.

Onderhoud

Het onderhoud aan vrachtauto's kan op twee manieren gebeuren:

- preventief onderhoud

- curatief onderhoud.

Preventief onderhoud heeft te maken met het voorkomen van schade aan de vrachtauto als gevolg van slijtage of gebrekkig onderhoud. Preventief onderhoud is onderhoud om schade te voorkomen.

Het preventief onderhoud is te plannen. Aan de hand van een aantal gegevens kan het tijdstip van onderhoud worden vastgesteld. Dat wil zeggen dat ook bekend is wanneer

de auto beschikbaar is en wanneer niet.

Deze gegevens kunnen blijken uit:

- het onderhoudsschema dat eventueel op de stamkaart vermeld is

- de kilometerstand van de auto, opgegeven door de chauffeur

- het geschatte aantal kilometers dat per periode (bijvoorbeeld een week) wordt afgelegd

- de signaleringen door de chauffeur en door de administratie.

Curatief onderhoud wil zeggen: het weer in orde maken na slijtage of een ander mankement.

Het curatief onderhoud is meestal een gevolg van pech onderweg en is evenals de calamiteiten (ongelukken) niet te plannen. Wel kan bijvoorbeeld worden vastgesteld dat een auto met pech de volgende dag of dagen ook niet beschikbaar is.

Bij een groot aantal ritten en een fors personeelsbestand kan het voorkomen dat per abuis een auto voor twee ritten wordt ingedeeld. Ook kan een chauffeur op meerdere ritten worden ingedeeld. Een goede oplossing kan het gebruik van een planbord zijn. Hierbij wordt voor iedere medewerker en voor elk voertuig een blokje gemaakt. (De blokjes lijken op LEGO-blokjes, net als de wijze van bevestigen.) Voor de personeelsindeling worden drie kolommen gemaakt en twee voor het wagenpark. Voor de ritindeling worden de blokjes in de goede kolom geplaatst, waarna in een oogopslag de-beschikbare medewerkers en het wagenpark zichtbaar zijn.

Een dergelijk systeem kan ook in een computer zichtbaar worden. Een planbord aan de muur geeft een goed totaaloverzicht.

Beschikbaarheid

Voor de planning is het in de eerste plaats van belang te weten wie er beschikbaar is. De beschikbaarheid wordt bepaald door:

- de personeelsgegevens (Dit zijn de stam-gegevens van het personeel.)

- de geplande vakanties (Het aantal beschikbare vakantiedagen is bekend, de op te nemen vakantiedagen kunnen worden bijgehouden in het vakantiebestand.)

- ziekte en verzuim (Bij ziekmelding en dergelijke zal de vermoedelijke duur van dit verzuim zo veel mogelijk vastgesteld moeten worden.)

- de beschikbare diensttijd, vervoer binnenland (Volgens het Rijtijdenbesluit zijn er bij een vijfdaagse werkweek twee diensttijden van twaalf uur en drie diensttijden van tien uur. Op het moment van planning zal bekend moeten zijn welke diensttijd mogelijk is. De diensttijd bestaat uit werktijd plus pauze.)

Basisroutes

Wanneer alle gegevens van materieel, personeel en klanten over een bepaalde periode bekend zijn, kunnen de basisroutes opgesteld worden. Deze basisroutes geven aan welke route er gereden wordt binnen een bepaald afzetgebied. De routes voor het binnenlands vervoer worden op basis van postcodes ingedeeld. Deze basisrouteschema's zijn dus de basis voor de dagelijkse planning. Op grond van deze schema's:

- kunnen de orders worden voorgesorteerd - kan het vermoedelijke tijdsbeslag per rit worden bepaald

- kan het vermoedelijk in te zetten materieel worden vastgesteld

- kan het aantal chauffeurs per route worden bepaald

- kan het tijdstip van laden worden vastgesteld

- kan het tijdstip van vertrek worden vastgesteld

- kan het vermoedelijke tijdstip van terugkomst worden bepaald

- kunnen de te verwachten bijzonderheden op de rit zo veel mogelijk worden voor¬speld.

Dit betekent echter dat de kerngegevens per basisrouteschema vastgelegd moeten wor¬den.

Van iedere basisroute kunnen de volgende gegevens bekend zijn:

- de postcodegebieden die de basisroute beslaat

- de routecombinaties die mogelijk zijn Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat route 1 en 2 altijd een vaste combinatie vormen: route 1 's ochtends en route 2 's middags.

- bemanning:

- Wat is het aantal chauffeurs en zijn er vaste chauffeurs voor deze route?

- bereikbaarheid van afnemers of leveranciers

- Deze gegevens zijn te vinden in het expeditieklantenbestand.

- orderfrequentie/opdrachtfrequentie Hierbij moet de gemiddelde orderfrequentie per vaste afnemer of leverancier, per periode vermeld worden.

Wanneer een planner met basisroutes werkt, kan de dagelijkse planning relatief snel wor¬den vastgesteld. De orders kunnen worden gesorteerd naar basisroute.

Expeditieklantgegevens

Ten aanzien van de afnemers en de leveranciers zijn voor de ritindeling van belang:

- de bereikbaarheid:

op welk tijdstip

met welk materieel.

- de bijzondere omstandigheden bij laden en lossen:

wachttijden

laad- en Iostijden

aantal afleveringspunten en dergelijke.

Voor de meeste klanten kunnen we normtijden gebruiken. Wanneer de tijden bij een bepaalde afnemer te veel afwijken van deze normtijden, moeten deze afwijkende tijden worden vastgelegd.

De gegevens kunnen op een expeditieklantenstaat worden genoteerd. De normale situatie per route is vastgelegd op het basis-routeschema.

De goederen voor dit bedrijf kunnen alleen tussen 9.00 uur en 12.00 uur afgeleverd worden. Bovendien ligt het bedrijf in een voetgangersgebied waar vrachtauto's niet mogen komen. De planner moet rekening houden met extra lostijd bij deze afnemer. Bovendien moet de planner deze afnemer zo in de rit plaatsen dat de goederen 's ochtends afgeleverd kunnen worden.

Orders

Alleen van die orders die uitgeleverd of opgehaald kunnen worden, wordt de orderbon/afhaalopdracht aan de expeditie doorgegeven. De volgende gegevens die op de order staan vermeld zijn belangrijk voor de planner:

- soort zending

- aantal eenheden

- gewicht van de zending

- adres (inclusief postcode)

- gewenste leverdatum

- bijzonderheden met betrekking tot materieel.

De orders worden gesplitst per dag, per goederenstroom en per basisroute. Met behulp van postcodes kan snel bepaald worden bij welke basisrit de order ingedeeld kan worden. Vooral als de planning gebeurt met behulp van een computer, is de postcode een handig hulpmiddel. Wanneer de planner de postcode van de afnemer invoert, geeft de computer aan bij welke basisrit deze afnemer geplaatst moet worden. In sommige bedrijven wijst men aan iedere klant een code toe. Aan de hand van deze routecode worden de orders gesorteerd.

Het is raadzaam om de gegevens van de rit bij het bedrijf vast te leggen. Voor een bedrijf is het namelijk van belang te weten:

- wat de prestatie is van de auto en welke kosten hieraan zijn verbonden

- wat de prestatie is van de chauffeur en welke kosten hieraan zijn verbonden, oftewel: heeft de chauffeur energiebewust en zuinig gereden?

- wat de prestatie is van de afnemer, dat wil

- zeggen wat de kosten zijn per zending.

Allereerst ga je bekijken hoe je deze gegevens boven water kunt halen.

Bronnen van informatie

In het bedrijf wordt de informatie over de rit verwerkt. Als je de ritorganisatie volgt, zie je dat van drie fasen van de rit informatie beschikbaar is.

Voorbereiding van de rit

Wanneer een planner de ritten voorbereidt, gebruikt hij verschillende gegevens. Allereerst gebruikt de planner de orderbon. Hierop staan gegevens vermeld over onder andere het te vervoeren product, het laden en lossen. Met behulp van een beschikbaarheidsstaat voor personeel en materieel en de orderbon heeft de planner een ritplan opgesteld. Dit ritplan geeft aan welk personeel en materieel is ingezet. Bovendien is in het ritplan van tevoren vastgelegd wat de verwachte rij-, laad- en Iostijden zijn. Hoe we de orders moeten sorteren en een detailplanning moeten opzetten wordt hier niet verder besproken.

Daadwerkelijke rit

De chauffeur gaat rijden aan de hand van de vooraf opgestelde planning. Maar de tijden voor de daadwerkelijke rit kunnen afwijken van de verwachte tijden. De gegevens over de daadwerkelijke rit kunnen we achterhalen met behulp van:

- tachograaf- of Black Box-registratie

- opmerkingen op orderbonnen/bestellijsten

- uitgavenbescheiden (brandstof, lunch enzovoort).

Afhandeling van de rit

Wanneer de chauffeur zijn rit heeft afgehandeld, heeft de planner informatie beschikbaar over de geleverde prestatie.

Dit betreft onder andere de volgende prestaties:

- de hoeveelheid vervoerde goederen per kilometer

- de kosten per kilogram

- de kosten per klant.

Verwerking van de informatie

Wanneer het bedrijf bovenstaande gegevens beschikbaar heeft, kan beoordeeld worden:

- of de kosten die vooraf berekend waren, overeenkomen met de werkelijke kosten (Welke kostenpost was hoger en wat is daarvan de oorzaak?)

- of de inzet van materieel en personeel efficiënt is (Kon dezelfde rit ook met minder personeel en/of materieel uitgevoerd worden?)

- of er andere vervoerssystemen kunnen worden ingezet.

Deze gegevens van de administratie zijn dus ook van belang voor de planner. De taak van de planner is de ritten van de auto's tegen zo laag mogelijke kosten en ook energiebewust te plannen. Zijn de kosten uiteindelijk te hoog, dan kan de planner nagaan of de kosten door een efficiëntere planning gedrukt kunnen worden.

Kennisvragen (7)

1. Geef een definitie van ritplanning.

2. Waarop is ritplanning altijd gebaseerd? Leg uit.

3. Met welke (drie) zaken moet een planner rekening houden bij het opstellen van een werkverdeling?

4. Wat is het doel van het gebruik van ritplanningstechnieken?

5. Leg uit wat met een afleverfrequentie wordt bedoeld.

6. Geef aan op welke manieren de ritplanner zijn materieel en personeel optimaal kan inzetten.

7. Waar hangt de minimale afleverfrequentie van af?

8. Uit welke vier aspecten bestaat de totale ritduur van een auto?

9. Hoe kan de laadtijd tot een minimum beperkt worden? Noem drie oplossingen.

10. Door welke twee zaken wordt de gemiddelde rijsnelheid bepaald?

11. Leg uit hoe het komt dat er per afnemer nogal eens verschillen bestaan, als we kijken naar:

a. bereikbaarheid

b. oponthoud

12. Uit welke drie zaken bestaat het totale oponthoud bij een afnemer?

13. Hoe kunnen de normtijden voor laden, lossen en wachten worden vastgesteld?

14. Wat is de primaire taak van een ritplanner?

15. Noem drie externe factoren waarmee een ritplanner rekening moet houden.

16. Wat zijn de interne factoren waarmee een ritplanner rekening moet houden?

17. Waarom moet een ritplanner rekening houden met het Rijtijdenbesluit?

18. Noem twee aanvullende taken van de ritplanner.

19. Hoe kan het aantal kilometers per aflevering berekend worden?

20. Welke informatie kan de verkoopafdeling geven aan de ritplanner?

21. Waarom heeft de ritplanner contact met garages?

22. Welke taak heeft de ritplanner in relatie tot zijn chauffeurs?

23. Een ritplanner is gebaat bij hoge concentraties van adressen. Waarom?

24. a. Noem twee voordelen van eigen vervoer.

b. Noem twee nadelen van eigen vervoer.

25. a. Noem twee voordelen van uitbesteed vervoer.

b. Noem twee nadelen van uitbesteed vervoer.

26. Om een dagelijkse planning vast te stellen, moet er inzicht zijn in vijf factoren. Welke vijf?

27. Leg uit waarom van het beschikbare materieel alle gegevens voorhanden moeten zijn.

28. Wat zijn de zogenaamde stamgegevens van een auto?

29. Geef een korte omschrijving van preventief onderhoud.

30. Hoe is preventief onderhoud te plannen? Noem vier mogelijkheden.

31. Leg uit wat onder curatief onderhoud wordt verstaan.

32. Welke driedeling kan in de stamgegevens van het personeel aangebracht worden?

33. Noem de vier factoren die de beschikbaarheid van het personeel bepalen.

34. Voor het bereiken van de afnemers zijn voor een ritindeling twee gegevens belangrijk. Welke twee?

35. Wat vormt de basis voor een dagelijkse planning?

36. Geef kort aan welke acht onderwerpen in een basisrouteschema zijn verwerkt.

37. Welke gegevens moeten bekend zijn wanneer een basisroute wordt opgesteld?

38. Welke gegevens die op de order staan vermeld, zijn belangrijk voor de planner?

39. Geef kort aan hoe informatie moet worden verzameld als basis voor de ritplanning.

40. Leg uit waarom het belangrijk is om de kosten van een basisrit nauwkeurig vast te leggen. Noem twee redenen.

41. Welke gegevens kunnen we verkrijgen uit de voorbereiding van de rit?

42. Welke gegevens kunnen we verkrijgen uit de daadwerkelijke rit?

43. Welke gegevens kunnen we verkrijgen uit de afhandeling van de rit?

44. Wat kan er uiteindelijk met de administratiegegevens worden gedaan?

Toepassingsvragen (7)

1. Stel, je bent de ritplanner bij een transportbedrijf. Je krijgt de vraag een

vracht van Dordrecht naar Bolsward te vervoeren. Welke route stippel je dan uit voor de chauffeur?

Geef bij de uitwerking de nummers van de wegen, de richting die de chauffeur aan moet houden en de geschatte afstand.

2. De ritplanner is iemand die sterk afhankelijk is van de informatie die hij krijgt van anderen. Hij moet tevens op de hoogte zijn van een paar niet onbelangrijke zaken, zoals de fileproblematiek.

a. Geef een aantal knelpunten bij jou in de buurt.

b. Wat is bij de voorbeelden die je bij a. noemt de oorzaak?

c. Is er een mogelijke oplossing voor deze knelpunten? Motiveer je antwoord.

3. De ritplanner heeft contacten met verschillende afdelingen van een bedrijf. Er zijn afdelingen waar de contacten heel intensief mee zijn. Andere afdelingen hebben nauwelijks contact met de ritplanner. Geef van het volgende rijtje afdelingen binnen een bedrijf aan welk contact er is met de planner, waarom en waarover.

Inkoop - Productie - Verkoop - Administratie - Logistiek - Magazijn - Research

4. Maakt het voor een vervoersbedrijf uit of men te maken heeft met vaste of variabele klanten?

Transportverzekering

Elk bedrijf dat met het transport van goederen te maken heeft, kan ook met transportrisico's te maken krijgen. Transportrisico wil zeggen: risico van schade aan goederen tijdens een transport of tijdens tussentijdse op- slag.

Voor het transport moet het voor alle partijen duidelijk zijn bij wie het risico ligt en hoe groot dit risico is. Partij is in elk geval de onderneming die de goederen verkoopt (= de verlader). Verder hebben we te maken met een expeditie- en/of een transportbedrijf en met de afnemer. Wie loopt nu waarvoor risico?

Tussen verkoper en koper wordt de overdracht van het risico via de leveringsvoorwaarden (af fabriek, franco huis, Incoterms) geregeld. Daarbij is het nodig duidelijk of te spreken welke leveringsvoorwaarden gelden: die van de verkoper of die van de koper. Welke risico's de vervoerder loopt en tot welk bedrag deze zijn gedekt, komen hierna aan de orde.

Welke risico's worden gedekt?

Wij onderscheiden twee categorieën risico's:

de gewone risico's: deze betreffen eender welke schade ontstaat tijdens het transport. De dekking van deze risico's wordt afgestemd op de behoeften van de verzekerde.
oorlogs-, stakings- en oproerrisico's (molest)

Oorlogsrisico's zijn slechts voor rekening van de verzekeraars voor zover dit uitdrukkelijk is overeengekomen in een aparte clausule of via een aparte molestverzekering. Onder oorlogsrisico's worden ook verstaan: burgeroorlog, revolutie, muiterij, burgeropstand, kaperij, mijnen, torpedo's, bommen of ander oorlogstuig.

De dekking van stakings- en oproerrisico's slaat op schade, rechtstreeks aan de goederen toegebracht door stakers, volksoproer of door personen betrokken bij onlusten in verband met arbeidsconflicten.

De polls 'Allrisk’ vergoedt alle schade, hoe klein ook en wat de oorzaak ook is, diefstal en niet-aflevering inbegrepen. Niettegenstaande de benaming 'alle risico's' worden bepaalde risico's door de verzekeraars in deze waarborg uitgesloten.

Niet gedekt wordt de schade als gevolg van verlies, schade en kosten te wijten aan vertraging of rechtstreeks voortvloeiend uit eigen gebrek (schade veroorzaakt door de verzekerde zelf).

De polls 'alle risico's' biedt de grootste dekking die men kan verkrijgen. In het kader van documentaire kredieten is een allrisk-goederenverzekering een vereiste. Dit type polis is dan ook de meest voorkomende dekkingsvorm.

Het risico op materiele schade die de goederen kunnen lopen vanaf het ogenblik dat ze uit de fabriek komen tot op hun eindbestemming is enorm groot. Denk bijvoorbeeld aan de weersomstandigheden waaraan de goederen blootgesteld worden. De verpakking van de goederen is dus heel belangrijk. Indien de goederen beschadigd worden ten gevolge van een ontoereikende of onzorgvuldige verpakking (wordt gelijkgesteld met 'eigen gebrek'), dan zal de verzekeringsmaatschappij geen schade vergoeden.

De verzekeringspremie is afhankelijk van de aard van de goederen, de waarde van de goederen en ook van het reistraject: gaat de reis langs veilige landen met goed uitgeruste havens of niet?

Vervoersovereenkomst

De vervoersovereenkomst

Een vervoerscontract is een overeenkomst. Aan overeenkomsten stelt de wet nogal wat voorwaarden. Uit een overeenkomst vloeien verbintenissen voort.

Een verbintenis is dus een juridische verhouding waarin de ene partij tot iets verplicht is en de ander gerechtigd is daarop aanspraak te maken.

Verbintenissen komen (meestal) tot stand door een overeenkomst.

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden spelen in de praktijk een zeer belangrijke rol. In de algemene voorwaarden, ook wel kleine lettertjes genoemd, zijn vaak alle details geregeld. Dit heeft het voordeel dat partijen niet steeds bij elke overeenkomst alles hoeven te bespreken.

Algemene voorwaarden zijn niet 'automatisch' van toepassing, maar moeten gelijk worden overeengekomen.
In het vervoer wordt erg veel gewerkt met algemene voorwaarden. Op het nationale wegvervoer (beroepsvervoer) zijn vaak de Algemene Vervoerscondities (AVC) van toe- passing. Op bijna elke vrachtbrief die in het nationale wegvervoer wordt gebruikt, wordt verwezen naar de Algemene Vervoerscondities. Dit zijn algemene vervoersvoorwaarden die door vervoerders en verladers samen zijn opgesteld.
Bij expeditieovereenkomsten worden vaak de Nederlandse Expeditievoorwaarden van toepassing verklaard. Deze voorwaarden zijn opgesteld door de Federatie van Nederlandse Expediteurs (FENEX).

Vervoersovereenkomst

De vraag of een overeenkomst een vervoersovereenkomst is, is van groot belang. Want zodra van een vervoersovereenkomst sprake is, zijn de regels van het vervoerrecht van toepassing. Dit vervoerrecht is vastgelegd in diverse wetten en verdragen.

Artikel 20 van het Burgerlijk Wetboek geeft de volgende omschrijving van een vervoersovereenkomst: "De overeenkomst van goederenvervoer is de overeenkomst, waarbij de ene partij (de vervoerder) zich tegenover de andere partij (de zender) verbindt zaken te vervoeren”.

Deze omschrijving komt erop neer dat een overeenkomst als een vervoersovereenkomst aangemerkt moet worden, indien het de volgende elementen bevat:

- de overbrenging van de goederen naar de plaats van bestemming

- het onder zich nemen van de goederen door de vervoerder een zekere tijd waarbinnen de overbrenging plaats moet vinden

- de aflevering van goederen op de bestemmingsplaats aan een daartoe gerechtigde.

De verplichting goederen over te brengen, vloeit ook voort uit overeenkomsten met betrekking tot levering na verkoop, takelen en stuwage. Toch kan er bij deze overeenkomsten niet van een vervoersovereenkomst worden gesproken. De overbrenging maakt bij deze overeenkomsten immers geen zelfstandig en direct beoogd onderdeel van de overeenkomst uit. Bij een vervoersovereenkomst moet het in de eerste plaats gaan om het overbrengen van goederen.

Expeditieovereenkomst

Een vervoersovereenkomst moet ook altijd goed onderscheiden worden van een expeditieovereenkomst. Een expeditieovereenkomst wordt gesloten door een expediteur en niet door een vervoerder. Een expediteur is een tussenpersoon in het vervoer die zich met het doen vervoeren van goederen bezighoudt. Hij regelt het vervoer en wordt dan ook wel de 'architect' van het vervoer genoemd. Een vervoerder daarentegen vervoert zelf.

De relatie tussen verlader (afzender), expediteur en vervoerder kan worden aangegeven als volgt:

De verlader schakelt de expediteur als tussenpersoon in. Deze tussenpersoon zoekt in opdracht van de verlader een geschikte vervoerder. De expediteur kan op eigen naam of op naam van de verlader een vervoersovereenkomst met der vervoerder sluiten.

Veel contracten beginnen met de volgende bepaling: 'A verbindt zich tot het doen vervoeren van de nader te omschrijven producten van de fabriek van B naar de verschillende afnemers:

Het onder zich nemen door de vervoerder moet niet at te letterlijk worden genomen. Voldoende is dat de vervoerder zodanige controle over het vervoerde heeft dat hij dit feitelijk in zijn macht heeft. Met andere woorden: hij moet 'baas over de zaak' zijn. Een sleepboot heeft bijvoorbeeld het sleepschip, zeker indien dit door eigen bemanning wordt bestuurd, te weinig in zijn macht om nog van vervoer te kunnen spreken.

Soms wordt de periode waarbinnen de goederen moeten worden vervoerd uitdrukkelijk genoemd in de vervoersovereenkomst. In andere gevallen blijkt uit de aard van de goederen dat aflevering binnen een bepaalde termijn plaats moet vinden, bijvoorbeeld bij goederen die afgeleverd moeten worden op een tentoonstelling. Is er niet uitdrukkelijk een vervoertermijn overeengekomen en blijkt dit ook niet uit de aard van de goederen, dan moeten zij 'binnen een redelijke termijn' vervoerd worden.

De hoofdverplichting van de vervoerder is de aflevering van de goederen in de juiste staat. De opdrachtgever van de vervoerder moet de vrachtprijs betalen.Dit zijn de belangrijkste elementen uit een vervoersovereenkomst.

Aansprakelijkheid van de vervoerder

Hoewel de aansprakelijkheid van de vervoerder bij de diverse vervoertechnieken op verschillende wijzen is geregeld, kan hierover toch een aantal algemene opmerkingen worden gemaakt.

Hiervoor werd er al op gewezen dat de hoofdverplichting van een vervoerder is de goederen tijdig en in goede staat te vervoeren en af te leveren. Dit wordt wel een ‘resultaatverbintenis’ genoemd. Dit betekent dat de vervoerder een bepaald resultaat tot stand moet brengen. Doet hij dat niet, dan is hij in beginsel aansprakelijk.

Dit is wat anders dan een zogenaamde inspanningsverbintenis. Hierbij zegt een partij toe de nodige inspanningen te verrichten, maar belooft niet een bepaald resultaat te bereiken.

Voorbeeld
Als een vervoerder de goederen niet tijdig en in goede staat vervoert en aflevert, kan hij niet stellen dat 'hij zijn best heeft gedaan bij het vervoeren en zich hierbij de nodige inspanningen heeft getroost. Een vervoerder levert in beginsel een wanprestatie als hij de goederen niet tijdig en in goede staat heeft vervoerd.

Als een vervoerder niet aan zijn vervoersverplichtingen heeft voldaan, levert hij dus in beginsel een wanprestatie en is hij aansprakelijk. Hiermee is de kous echter niet af. De vervoerder zou kunnen aantonen dat hij ondanks het uitgebleven vervoerresultaat niet aansprakelijk is omdat de schade is veroorzaakt door een zogenaamde bevrijdende oorzaak. Als de schade aan zo'n bevrijdende oorzaak is te wijten, is de vervoerder in beginsel niet aansprakelijk.

De belangrijkste bevrijdende oorzaken zijn de volgende:

- overmacht

- eigen schuld van de afzender
Als de afzender schuld heeft aan de schade van de vervoerde goederen, zal de vervoerder niet aansprakelijk zijn. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld een slechte verpakking. Als de afzender eieren in grote plastic zakken verpakt, is het logisch dat de eieren tijdens het vervoer zullen breken. Of als de auto is geladen door de afzender en er door een slechte belading schade ontstaat. In deze situaties is de vervoerder niet aansprakelijk voor de schade, mits hij op dit punt tijdig, dus voor aanvang van het vervoer, een schriftelijk voorbehoud heeft gemaakt.

- eigen gebrek van het goed
Bepaalde goederen hebben een normaal kwaliteitsverlies. Stel: een partij eieren wordt van Nederland naar Spanje vervoerd. Het is dan te verwachten dat de ei¬eren door de lange reistijd aan versheid zullen verliezen. Voor dit kwaliteitsverlies is de vervoerder niet aansprakelijk.

Schade

Schade kan op verschillende manieren ontstaan. Het begrip schade kan onderverdeeld worden in:

-              directe (materiele) schade
Hierbij is er schade aan de goederen. Te denken valt aan:
-              beschadiging (de lading is nat geworden)
-              verlies of diefstal
-              vertraging

- indirecte schade

Deze wordt ook wel aangeduid als ge-volgschade. Onder gevolgschade wordt bijvoorbeeld begrepen schade door een vertraagde aankomst van de goederen waardoor bijvoorbeeld een fabriek stil komt te liggen.

Schadevergoeding

Vervoer van goederen blijft voor de vervoerder een onderneming waaraan grote risico's zijn verbonden.
Daarom heeft de wet de aansprakelijkheid voor schade op twee manieren beperkt: in de eerste plaats is een vervoerder in geval van schade of verlies alleen verplicht de waarde van het vervoerde goed te vergoeden. Hij hoeft geen zogenaamde gevolgschade te vergoeden.

De betekenis van dit begrip kan het best worden geïllustreerd met een voorbeeld: een onderdeel van een computer gaat tijdens het vervoer verloren. De waarde van dit onderdeel is € 150,-. Door het ontbreken van dit onderdeel komt de computer stil te liggen waardoor een computergestuurde fabriek vele duizenden guldens schade lijdt. Dit is zogenaamde gevolgschade.

In dit voorbeeld is de vervoerder slechts aansprakelijk voor de waarde van het onderdeeltje. Hij hoeft dus slechts €150,- te vergoeden en niet de vele duizenden guldens gevolg-schade. De ondernemer, kan hiertegen wel een verzekering afsluiten: de transportbedrijfschadeverzekering.

In de tweede plaats is de aansprakelijkheid van de vervoerder in de diverse wetten en verdragen beperkt tot een bepaald bedrag. Er bestaan drie systemen met betrekking tot die beperking:

de kilobeperking: Hierbij wordt de hoogte van de schadevergoeding die door de vervoerder moet worden betaald gekoppeld aan het gewicht van de beschadigde goederen.
de collobeperking: Hierbij wordt de schadevergoeding gekoppeld aan het aantal beschadigde colli.
de overallbeperking: Hierbij wordt per gebeurtenis een maximum schadevergoeding vastgesteld.

Ter illustratie de volgende limieten:

- € 3,40 per kilo bij binnenlands wegvervoer - 8,33 SDR (± € 13,60) per kilo bij grensoverschrijdend wegvervoer

- 250 goudfranken per kilo bij luchtvervoer

- cognossementsvervoer over zee is afhankelijk van de omschrijving op de achterzijde van het cognossement. Dit wordt ook aangegeven in goudfranken.

SDR (Special Drawing Rights) en goudfranken zijn internationale verrekeningsvormen die in de gehele wereld worden geaccepteerd.

De aansprakelijkheidslimieten zijn in de diverse verdragen en wetten opgenomen om de vervoerder te beschermen tegen te hoge schadeclaims. Omdat de transportschade vaak veel groter is dan de maximale aansprakelijkheid van de vervoerder verdient het voor de verlader aanbeveling een transportverzekering en een transportbedrijfschadeverzekering of te sluiten.

Een vervoerder is altijd onbeperkt aansprakelijk als de schade of het verlies te wijten is aan opzet. Als de vervoerder bijvoorbeeld de partij zilver tijdens de reis heeft verduisterd, is hij onbeperkt aansprakelijk.

Hierna bespreken we het standaardvervoerscontract dat is opgesteld door EVO. Partijen zijn vrij een eigen contract te maken. Dit standaardcontract heeft alle elementen die in een contract opgenomen moeten worden.

Bepalingen vervoerscontract

Aan het eind van deze paragraaf is als bijlage een modelvervoerscontract opgenomen. Het gaat hier om een vervoersovereenkomst die voor lange tijd en meer transporten wordt gesloten. Hierna wordt over ieder artikel dat in het modelvervoerscontract voorkomt een korte uitleg gegeven.

In de aanhef moeten de partijen die de overeenkomst hebben gesloten, ook wel de contractpartners genoemd, worden vermeld. Dit is dus aan de ene kant de vervoerder en aan de andere kant de verlader.

In het eerste artikel geeft men gewoonlijk een omschrijving van het soort contract dat men sluit. Hierbij moet tot uitdrukking komen dat het om een vervoersovereenkomst gaat.

In het tweede artikel worden meestal de volgende zaken geregeld:

- de looptijd van de overeenkomst

Partijen zullen meestal niet de bedoeling hebben tot in eeuwigheid aan elkaar gebonden te zijn. Op een bepaald moment 'wil men weer van elkaar af. Daarom is het van groot belang aan te geven gedurende welke periode de vervoersovereenkomst geldt.

- de datum van ingang moet worden vastgelegd.

Verder moet geregeld worden wat er gaat gebeuren na het verstrijken van de looptijd van de overeenkomst. Men heeft hiervoor de volgende twee mogelijkheden:

- Partijen gaan na het verstrijken van de looptijd uit elkaar.

- Partijen verlengen de overeenkomst na het verstrijken van de looptijd (al dan niet stilzwijgend).

In het derde artikel wordt de omvang van het vervoer geregeld. Het aantal transporten, de grootte van de transporten enzovoort.

In bet vierde artikel worden de voorwaarden aangegeven waaronder het transport plaatsvindt.

In het vijfde artikel wordt de vervoerprijs aangegeven.

In het zesde artikel wordt aangegeven of de vervoerprijs gedurende de looptijd van de overeenkomst kan worden gewijzigd.

Indien de vervoerprijs gewijzigd kan worden, dan moet worden aangegeven:

- hoe deze gewijzigd kan worden

- aan de hand van welke maatstaven deze gewijzigd kan worden

- na hoeveel tijd de prijzen gewijzigd kunnen worden

- hoelang de gewijzigde prijzen van kracht blijven.

In het zevende artikel kunnen de verplichtingen van de vervoerder nader worden omschreven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

- de periode waarbinnen het vervoer uitgevoerd moet zijn

- de soort vervoermiddelen waarmee het vervoer uitgevoerd moet worden

- het laden en het lossen.

In het achtste artikel worden, aansluitend op het vorige artikel, de verplichtingen van de verlader (afzender) opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan de verplichting:

- de goederen op een deugdelijke manier te verpakken

- de vrachten voor een bepaalde datum en op een bepaalde wijze te betalen

- de vrachtbrief in te vullen

- de douanepapieren naar de douane te verzenden om vertraging te voorkomen.

In het negende artikel wordt een regeling opgenomen over de rechten van de vervoerder, zoals het aanvaarden van retourvrachten van derden.

In het tiende artikel is opgenomen welke vergoeding eventueel wel of niet aan de vervoerder wordt uitgekeerd wanneer het contract tussentijds door de verlader wordt opgezegd. De vervoerder kan namelijk investeringen hebben gedaan om aan de wensen van de verlader te kunnen voldoen.

In het elfde artikel wordt geregeld om welke reden de overeenkomst kan worden ontbonden, zoals faillissement of surseance van betaling.

In het twaalfde artikel wordt geregeld welke boete er wordt gesteld op het niet nakomen van de bepalingen uit de overeenkomst.

In het dertiende artikel wordt geregeld welke rechter bevoegd is om over de overeenkomst te oordelen.

Standaard vervoersovereenkomst

De besloten vennootschap

gevestigd en kantoorhoudende te wettig vertegenwoordigd door nader te noemen vervoerder,

de besloten vennootschap gevestigd en kantoorhoudende te

wettig vertegenwoordigd door nader te noemen afzender,

komen als volgt overeen:

Artikel 1 - Vervoerscontract

Afzender draagt de uitvoering van al haar/een gedeelte* van al haar transporten op aan vervoerder, gelijk vervoerder zich verbindt genoemde transporten te verrichten ten behoeve van afzender.

Artikel 2 - Looptijd

a De looptijd van dit contract is .... jaar.

b De looptijd gaat in op

c Indien niet een van beide partijen maanden voor het verstrijken van de looptijd van dit contract bij aangetekende brief of door middel van een deurwaardersexploot aan zijn wederpartij te kennen heeft gegeven dit contract te willen beëindigen, worden partijen geacht opnieuw en onder dezelfde voorwaarden een vervoerscontract te hebben gesloten met een nieuwe looptijd van jaar, Of

d na het verstrijken van de looptijd van dit contract eindigt dit contract van rechtswege.

Artikel 3 - Omvang van het vervoer

a Per week/maand/jaar* zal (zullen) gemiddeld ton/m3/pallets/liters* door vervoerder moeten worden vervoerd Of

per week/maand/jaar* zullen gemiddeld kilometers door vervoerder moeten worden gereden of

per week/maand/jaar* zullen gemiddeld uren door de vervoerder moeten worden gereden.

b Afzender is verplicht de sub a genoemde omvang van het vervoer aan vervoerder aan te bieden. Deze verplichting geldt niet wanneer een van de volgende omstandigheden zich voordoet:

Artikel 4 - Voorwaarden

a Op het binnenlands wegvervoer zijn het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Vervoerscondities 1983 (AVC) van toepassing, voor zover daarvan bij dit contract niet rechtsgeldig is afgeweken.

b Op al het grensoverschrijdend vervoer zullen de bepalingen van het CMR-Verdrag van toepassing zijn.

c Op dit contract zijn verder geen algemene betalingsvoorwaarden van toepassing.

Artikel 5 - Prijzen

a De vrachtprijzen belopen:

1. voor het vervoer van (product) binnen Nederland € per ton/m3/pallet/liter/km*

voor het grensoverschrijdend vervoer van (product) € per ton/m3/pallet/liter/km* Of

2. de vrachtprijzen worden vastgesteld op basis van een open prijscalculatie.

De elementen uit deze calculatie zijn in de bij dit contract behorende bijlage 1 opgenomen.

b De kosten van het laden en/of lossen zijn bij de vrachtprijs volledig/niet/gedeeltelijk* inbegrepen.

c Indien op meer dan een laadplaats wordt geladen en/of op meer dan een plaats wordt gelost, is de vervoerder gerechtigd voor elke extra laad-/losplaats

in rekening te brengen.

d lndien een zending onder rembours geschiedt, is de afzender een provisie ad

verschuldigd.

e lndien afzender in strijd handelt met het bepaalde onder artikel 3 sub b is afzender het volgende tarief verschuldigd.

f Alle prijzen zijn exclusief BTW.

Artikel 6 - Prijswijzigingen

a Indien is gekozen voor het eerste alternatief bij artikel 5a:

gedurende de looptijd van dit contract mogen de in artikel 5 genoemde prijzen niet worden verhoogd of

de prijzen kunnen ieder jaar worden aangepast met ingang van

Indien is gekozen voor het tweede alternatief bij artikel 5a:

Gedurende ieder jaar kunnen de prijzen worden aangepast op basis van prijswijzigingen van de in de open prijscalculatie genoemde elementen. De wijze waarop deze prijswijzigingen doorwerken in de vrachtprijs is in de bij dit contract behorende bijlage 2 geregeld.

b Prijswijzigingen zullen gebaseerd zijn op de kostenontwikkelingen zoals deze door de NEA (Nederlands Centrum voor Onderzoek, Advisering en Onderwijs op het gebied van Verkeer en Vervoer), de EVO Ondernemersorganisatie voor Logistiek en Transport en de vervoerder zijn vastgesteld.

c Mochten partijen er niet in slagen in onderling overleg prijswijzigingen vast te stellen, dan zullen zij elk een adviseur benoemen. De afzender wijst als haar adviseur aan de EVO Ondernemersorganisatie voor Logistiek en Transport.

d Indien door de adviseurs afwijkende adviezen worden uitgebracht, zullen de

prijswijzigingen worden vastgesteld op het rekenkundig gemiddelde van de resultaten, waartoe elk der adviseurs is gekomen.

Artikel 7 - Verplichtingen vervoerder

Vervoerder is verplicht om:

a Het opgedragen vervoer direct en zonder vertraging te verrichten.

b Het opgedragen vervoer te verrichten met voor dit vervoer geschikt, schoon, representatief en eigen materiaal. Het materiaal dient tevens steeds in goede staat van onderhoud te verkeren.

c Het vervoer alleen te laten verrichten door bekwaam en eigen personeel.

d Te laden en te lossen.

e Retourvracht voor afzender te vervoeren.

f Tegenover derden geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot alle gegevens die bij de vervoerder op basis van de vervoerscontract bekend zijn.

g Indien goederen met een rembours zijn belast, de goederen niet eerder of te leveren dan nadat de rembourspenningen zijn geïnd.

h De goederen of te leveren bij de geadresseerde in dezelfde staat als die waarin hij deze ontving ten vervoer.

i De goederen van de afzender tijdens het transport niet over te laden.

j Op verzoek van de afzender het vervoermateriaal te (laten) voorzien van de door afzender gewenste reclame.

Artikel 8 - Verplichtingen afzender

Afzender is verplicht om:

a Alleen goed verpakte goederen ten vervoer aan te bieden.

b Tijdig alle instructies met betrekking tot het vervoer aan vervoerder te doen toekomen.

c Tijdig alle bij het vervoer behorende vrachtbrieven zonder fouten te hebben opgemaakt.

d Niet-betwiste nota's van vervoerder binnen 30 dagen na factuurdatum te voldoen.

Artikel 9 - Retourvracht

De vervoerder is gerechtigd retourvracht van derden te accepteren, mits dit Been vertraging of andere bezwaren oplevert bij de uitvoering van de transporten ten behoeve van afzender.

Artikel 10 - Geen verrekening van investeringen

Na beëindiging/ontbinding van dit contract zal nimmer verrekening plaatsvinden tussen vervoerder en afzender van de door hen ten behoeve van dit contract gedane investeringen.

Artikel 11 - Ontbinding

Dit contract wordt, ook gedurende de looptijd van dit contract, ontbonden indien:

a een van beide partijen surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard

b een van de partijen wanprestatie pleegt en daarin volhardt ondanks herhaaldelijke schriftelijke sommatie van zijn wederpartij om dit contract na te komen

c de vervoerder zijn bedrijf aan een derde verkoopt of overdraagt of de directe zeggenschap over zijn bedrijf verliest.

Artikel 12 - Boeteclausule

Indien een van de partijen wanprestatie pleegt en daarin volhardt, ondanks herhaaldelijke schriftelijke sommaties om dit contract na te leven, verbeurt hij aan zijn wederpartij een boete van € per overtreding, respectievelijk voor iedere dag welke de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van voornoemde wederpartij om verdere schadevergoeding te vorderen indien de werkelijk geleden schade voornoemd boetebedrag overtreft.

Artikel 13 - Geschillen

Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.

Datum.:

Plaats:

Vervoerder (directeur)

Afzender (directeur)

Bijlagen:

* Doorhalen wat niet van toepassing is.

Kennisvragen (8)

1. Welke vier elementen moet de vervoersovereenkomst bevatten?

2.     Wat is het verschil tussen een expeditie- en een vervoersovereenkomst?

3.     Waarom is het belangrijk om te weten dat het om een expeditie- of vervoersovereenkomst gaat?

4.     Wanneer heeft de vervoerder de goederen onder zich?

5.     Waarom is het verstandig een vervoertermijn overeen te komen?

6.     Wat is de hoofdverplichting van:

         - de vervoerder?

         - de opdrachtgever?

7.     Wat is het verschil tussen een resultaat- en een inspanningsverbintenis?

8.     Geef een voorbeeld van een:

         - resultaatverbintenis

         - inspanningsverbintenis.

9.     Welke zijn de drie belangrijkste bevrijdende oorzaken waarop een vervoerder zich kan beroepen?

10.     De aansprakelijkheid van een vervoerder is op twee manieren beperkt. Welke twee manieren zijn dit?

11.     Wat wordt bedoeld met gevolgschade bij transportschade? Leg dit met behulp van een voorbeeld uit.

12.     Is een vervoerder aansprakelijk voor eventuele gevolgschade?

13.     Waarom is het voor een verlader verstandig om een transportverzekering te sluiten?

14.     Noem minimaal acht onderwerpen die in een vervoerscontract moeten worden opgenomen.

INCOterms

Incoterms

Bij het invullen van de eisen en wensen met betrekking tot het vervoer en bij het onderhandelen over vervoerscontracten moet een onderneming onder andere uitgaan van de te hanteren leveringsconditie.

Een cash-and-carrygroothandel zal weinig vervoersbehoefte hebben en weinig tot geen vervoerscontracten afsluiten. De klanten komen de goederen allemaal ophalen en de leveranciers bezorgen de goederen bij deze groothandel.

Je kunt als ondernemer ook kiezen voor een goede service en daarom lever je standaard franco huis. In dat geval is je vervoersbehoefte groot en zul je een goed contract of zelfs meerdere contracten met vervoerders moeten afsluiten.

Incoterms 2000

Het begrip Incoterms is een 'afkorting' van IN(ternational) CO(mmercial) TERMS. Deze terms (= condities) zijn voor het eerst samengesteld in 1933 door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC, International Chamber of Commerce) te Parijs. Sindsdien zijn ze enkele keren aangepast, voor het laatst in 2000. Indien de koper en de verkoper in hun contract verwijzen naar de Incoterms 2000 kunnen zij er zeker van zijn dat de wederzijdse verplichtingen volledig en duidelijk zijn vastgelegd. De afgesproken Incoterm is bindend na wederzijdse acceptatie en het is daarom essentieel dat deze in het verkoopcontract wordt opgenomen.

Incoterms kun je het best als volgt omschrijven:

Internationale standaardleveringscondities die de overgang van kosten, risico en organisatie van verkoper op koper regelen.

De Incoterms regelen dus drie belangrijke zaken:

Wie organiseert en betaalt het transport van waar tot waar en om welke kosten gaat het precies?
Wie is er verantwoordelijk voor de risico's van de levering en wat zijn die risico's?
Wie zorgt voor de 'bijkomende' zaken zoals: verpakking, vergunningen, informatiestroom, douanedocumenten enzovoort?

De incoterms zin als volgt ingedeeld in vier groepen:

INCOTERMS 2000

Group E Departure

EXW

Ex Works

Af Fabriek

Group F

Main Carriage unpaid

FCA

FAS FOB

Free Carrier

Free Alongside Ship Free On Board

Vrachtvrij tot vervoerder

Franco langszij schip Vrij aan boord

Group C

Main carriage paid

CFR CIF

CPT CIP

Cost and Freight

Cost, Insurance and Freight

Carriage Paid To

Carriage and Insurance Paid to

Kosten en vracht

Kosten, verzekering en vracht

Vrachtvrij tot

Vrachtvrij inclusief verzekering tot

Group D Arrival

DAF DES DEQ DDU

DDP

Delivered At Frontier Delivered Ex Ship

Delivered Ex Quay Delivered Duty Unpaid

Delivered Duty Paid

Franco grens

Franco af schip

Franco af kade

Franco exclusief invoerrechten

Franco inclusief invoerrechten

Transportdocumenten

Elke vorm van transport kent zijn eigen documenten. In deze paragraaf zullen we aandacht besteden aan de documenten van verschillende vormen van transport: over de weg, per spoor, door de lucht en over water. Daarnaast maak je ook kennis met de documenten die horen bij expeditie.

Wegvervoer

In het binnenlands (uitbesteed) goederenvervoer over de weg wordt het vervoersdocument de vrachtbrief genoemd. Om hem te onderscheiden van de internationale vrachtbrief worden er de letters AVC voor gezet. Andere namen voor de AVC-vrachtbrief zijn beurtvaartadres en vervoeradres.

Je mag alleen een goedgekeurd model vrachtbrief gebruiken. De uitgave van deze vrachtbrieven ligt bij de Stichting Vervoer-adres.

De vrachtbrief heeft drie functies:

- Het is een bewijs van de vervoersovereenkomst.

- Hij fungeert als ontvangstbewijs.

- Hij geeft de mogelijkheid om op een efficiënte, duidelijke en volledige manier een aantal zaken te regelen.

Voor rembourszendingen geeft de Stichting Vervoeradres speciale vrachtbrieven uit. Op deze blauwkleurige vervoersdocumenten kan de afzender het bedrag invullen dat de vervoerder bij de afzender als remboursement moet innen.

Ten slotte is er de vrachtbrief met een rode gearceerde baan erover. Die vrachtbrief heet polisadres. Naast de drie eerdergenoemde functies heeft deze vrachtbrief ook de functie van verzekeringspolis. Hiermee zijn de goederen via de vervoerder verzekerd.

Voor grensoverschrijdend wegvervoer geeft de Stichting Vervoeradres CMR-vrachtbrieven uit. Deze vrachtbrief bestaat uit vier delen die elk een aparte kleur hebben. Het rode deel is voor de afzender, het blauwe deel is voor de geadresseerde, het groene en zwarte deel zijn voor de vervoerder.

Deze vierdelige vrachtbrief is drietalig:

- Nederlands

- Duits

- Frans.

Omdat er vanuit de vervoerders vraag naar kwam, heeft de Stichting Vervoeradres ook een gecombineerde AVC/CMR-vrachtbrief uitgegeven.

Spoorwegvervoer

Net als bij het wegvervoer kennen we binnenlands en internationaal spoorvervoer. Het document voor het nationale spoorvervoer is de wagenladingenvrachtbrief, maar die wordt in de praktijk nauwelijks meer gebruikt. De verlader kan via een speciaal formulier per fax de gegevens verstrekken aan de vervoerder per spoor. Aan de hand van dat formulier maakt de vervoerder dan de vrachtbrief op voor de verlader. Dit informatieformulier kan zowel voor binnenlands als voor internationaal spoorvervoer gebruikt worden.

Ook kunnen gegevens via EDI worden aangeleverd. Bij EDI zullen de bedoelde gegevens moeten worden aangeleverd via een computer met behulp van een speciaal daarvoor ontwikkeld programma.

Het vervoersdocument voor het internationale spoorvervoer is de internationale spoorwegvrachtbrief, ook wel CIM-vrachtbrief genoemd. Dit document wordt echter steeds minder toegepast door verladers. Ook zij maken in toenemende mate gebruik van EDI, of faxen de benodigde gegevens aan de vervoerder per spoor met behulp van het speciale informatieformulier dat op de volgende bladzijde staat.

Luchtvervoer

Vervoer van goederen door de lucht moet gedekt zijn door een Air Waybill (luchtvrachtbrief). Dit document is geldig voor het vervoer van luchthaven tot Iuchthaven. Soms is ook het grondvervoer gedekt. Is dat niet het geval, dan moet er een tweede (of derde) vervoersdocument aanwezig zijn. De Iucht-vrachtbrief is niet verhandelbaar.

De functies van de luchtvrachtbrief zijn:

- een bewijs van vervoersovereenkomst

- de vrachtnota

- het aanleverbewijs

- het kan het verzekeringsbewijs zijn

- er kunnen aanwijzingen op staan voor de behandeling van de goederen.

Vervoer over water

Deze vorm van vervoer kent twee takken: de zeevaart en de binnenvaart. Bij vervoer van goederen over zee worden met name de volgende twee soorten vervoersdocumenten gebruikt:

- cognossementen (Bill of Lading). Er zijn drie vormen: op naam, aan order en aan toonder.

- zeevrachtbrief (Seawaybill).

Een cognossement heeft drie functies:

- ontvangstbewijs

- vervoersovereenkomst

- waardepapier.

Deze laatste functie onderscheidt het cognossement van andere vervoersdocumenten en heeft twee voordelen:

- Het waardepapier kan verkocht worden.

- Het kan gebruikt worden bij internationale betalingen. Tegen overhandiging van het cognossement kan een bank geld uitbetalen. De koper van de goederen kan deze van de bank krijgen als hij op zijn beurt weer aan de bank betaalt.

De zeevrachtbrief, die ook wel de naam shipping note kan dragen, is in tegenstelling tot het cognossement niet verhandelbaar. Hij vertegenwoordigt de goederen niet.

Evenmin verhandelbaar zijn Express bill of la-ding en Data freight receipt, die beide een EDI-alternatief zijn voor het cognossement.

Transportdocumenten

Wegvervoer:

- AVC-vrachtbrief

- CMR-vrachtbrief

Spoorvervoer:

- Wagenladingenvrachtbrief

- CIM-vrachtbrief

Luchtvervoer:

- Luchtvaartbrief (Air Waybill)

Vervoer over water:

zeevaart:

- cognossement (Bill of lading)

- zeevrachtbrief.

binnenvaart:

- cognossement

- vrachtbrief.

Expeditiedocumenten:

- FIATA-FCR

- FIATA-FCT

- FIATA-FBL

- FIATA-FWR

- FIATA-SDT.

LWP 8 Verzorgt het (interne) ordertraject

LWP 8 Verzorgt het (interne) ordertraject

Omschrijving

De commercieel medewerker binnendienst maakt op basis van de offerte en/of de gemaakte afspraken met de klant een verkooporder en bevestigt de geplaatste order aan de klant. Alvorens hij de order in het systeem plaatst, controleert hij of gegevens in de offerte- of orderbevestiging uitvoerbaar zijn en of de producten in voorraad zijn en wanneer dit het geval is, zorgt hij ervoor dat de order uitgeleverd kan worden. Wanneer er niet voldoende producten in voorraad zijn bestelt de commercieel medewerker binnendienst in voorkomende gevallen (intern/extern) de producten en houdt in de gaten of de bestellingen binnenkomen. De commercieel medewerker binnendienst neemt zelf contact op met de klant over het moment en de wijze van aflevering van de producten of laat dit over aan de commerciële buitendienst/het accountmanagement. De commercieel medewerker binnendienst signaleert problemen in het ordertraject, communiceert deze naar de commerciële buitendienst/het accountmanagement en in overleg wordt voor een oplossing gekozen. Vervolgens zal in veel gevallen het accountmanagement het probleem en/of de oplossing met de klant bespreken. De commercieel medewerker binnendienst handelt retourzendingen af.

Gewenst resultaat

- De klantenorders en retourzendingen zijn conform organisatieprocedures en het verkoopcontract verwerkt.

- Bestellingen zijn tijdig en conform de procedures geplaatst.

- Het tijdig binnenkomen van bestellingen is bewaakt en zo nodig is er actie ondernomen.

- Er heeft zo nodig overleg plaatsgevonden met klanten over leveringsproblemen.

- Facturen zijn correct opgemaakt, tijdig verzonden en geregistreerd.

Vakkennis en vaardigheden

- Berekeningen/schattingen maken

- Commerciële administratie bijhouden

- Computersystemen en -pakketten toepassen (waaronder Office en CRM-software)

- Interculturele vaardigheden toepassen

- Inzicht in verkoopsystemen toepassen

- Mondelinge en schriftelijke taalbeheersing MVT

- Mondelinge en schriftelijke taalbeheersing Nederlands

- Wet- en regelgeving en organisatiespecifieke afspraken en protocollen toepassen

De zes leervragen

1 Wat ga ik leren?

Hier gaat het erom dat je kunt vertellen wat jij wilt leren: vaardigheden, attitude, kennis en inzicht. Je kiest daar¬voor een competentie, een werkproces, een beroepsproduct, een taalvaardigheid en een beroepssituatie.

2 Hoe ga ik dit leren?

Je gaat nu uit van de beroepssituatie(s) die je in stap 1 gekozen hebt. Bij elke situatie staat de ondersteuning beschreven. Je kiest welke ondersteuning je nodig hebt. Je bepaalt hoe je gaat leren bij de situatie: zelfstandig, lessen volgen, simulatie, bpv enzovoort.

3 Wat ga ik maken/doen?

Je beschrijft de eigenschappen van de gekozen beroepsproducten. Vraag dit na bij experts. Beschrijf ook welke eisen die eigenschappen van de producten aan jouw competenties stellen.

4 Hoe ga ik dit maken?

Je maakt een tijdsplanning met lessen, zelfstandig wer-ken, met wie, wan neer enzovoort (pap).

5 Wat ga ik evalueren?

Beschrijf wat je wilt evalueren. Ben je tevreden over je beroepsproducten? Zijn je competenties verder ontwik-keld? Heb je volgens je plan van aanpak gewerkt of heb je dit plan tussentijds aangepast?

6 Hoe ga ik evalueren?

Je bepaalt zelf hoe, met wie en wanneer je je resultaat bespreekt. Overleg dit met je begeleider.

Opdrachten

Colofon
Het arrangement Verzorgt het (interne) ordertraject is gemaakt met Wikiwijs van Kennisnet. Wikiwijs is hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt, maakt en deelt.

Auteur

Cor de Jong

Laatst gewijzigd

2013-02-12 12:33:39

Licentie

Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:

het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat

het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken

voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.

Meer informatie over de CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie.

Aanvullende informatie over dit lesmateriaal

Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar:

Eindgebruiker

leerling/student

Moeilijkheidsgraad

gemiddeld

Verzorgt het (interne) ordertraject

nl

Cor de Jong

Cor de Jong

2013-02-12 12:33:39

leerling/student
Download
Downloaden

Het volledige arrangement is in de onderstaande formaten te downloaden.

pdf

json

IMSCP package

Metadata

Metadata overzicht (Excel)

LTI

Leeromgevingen die gebruik maken van LTI kunnen Wikiwijs arrangementen en toetsen afspelen en resultaten terugkoppelen. Hiervoor moet de leeromgeving wel bij Wikiwijs aangemeld zijn. Wil je gebruik maken van de LTI koppeling? Meld je aan via info@wikiwijs.nl met het verzoek om een LTI koppeling aan te gaan.

Maak je al gebruik van LTI? Gebruik dan de onderstaande Launch URL’s.

Arrangement

IMSCC package

Wil je de Launch URL’s niet los kopiëren, maar in één keer downloaden? Download dan de IMSCC package.

IMSCC package

Voor developers

Wikiwijs lesmateriaal kan worden gebruikt in een externe leeromgeving. Er kunnen koppelingen worden gemaakt en het lesmateriaal kan op verschillende manieren worden geëxporteerd. Meer informatie hierover kun je vinden op onze Developers Wiki.
Sluiten
Opties
Gebruik
Weergave
Wikiwijs is een dienst van

Verzorgt het (interne) ordertraject

Inhoud LWP 8 Verzorgt het (interne) ordertraject

Bestellen

Planing Verzorgt het (interne) ordertraject

Twixx-en

Verkoopadministratie

Verkoopadministratie

Kennisvragen (1)

Toepassingsvragen (1)

Bestellen

Bestellen

Kennisvragen (2)

Toepassingsvragen (2)

Inkoopadministratie

Inkoopadministratie

Kennisvragen (3)

Toepassingsvragen (3)

In- en opslagproces

In- en opslagproces

Kennisvragen (4)

Toepassingsvragen (4)

Uitslagproces

Uitslagproces

Kennisvragen (5)

Toepassingsvragen (6)

Fysieke distributie

Ritplanning

Kennisvragen (7)

Toepassingsvragen (7)

Transportverzekering

Vervoersovereenkomst

Standaard vervoersovereenkomst

Kennisvragen (8)

INCOterms

Transportdocumenten

LWP 8 Verzorgt het (interne) ordertraject

De zes leervragen

Opdrachten

Downloaden

Metadata

LTI

Arrangement

IMSCC package

Voor developers

Gebruik

Weergave