Skype
De module “Internationalisering” (ontwikkeld door ROC Aventus i.s.m. Kennisnet) stimuleert studenten zich in te leven in hun nieuwe stageland met behulp van taallessen, I-BPV-voorlichtingen (internationale beroepspraktijkvormen), opdrachten en interviews. Een hulpmiddel is hierbij het gebruik van Skype.
De module en de brochures kunnen worden gedownload. De documenten zijn te vinden onder "Brochures".
Skype en Pamela Professional
Om tot een nog betere voorbereiding te komen is getracht met behulp van Skype en Pamela Professional kennis en ervaringen van buitenlandse stagiaires in audio/video-opnamen op te slaan en beschikbaar te stellen aan docenten en medestudenten (toekomstige stagiaires).
Probleemstelling
De aanzet tot het communiceren via Skype met stagiaires in het buitenland met eigen laptops/netbooks heeft een aantal redenen:
1. Onvolledige informatie
Stagiaires die terugkeren uit het buitenland geven voorlichting aan toekomstige stagiaires. Bij deze voorlichting wordt vaak niet meer teruggekomen op de emoties en ervaringen (cultuurschok) van de eerste weken van de stage. Ook op de normale gang van zaken wordt vaak niet belicht (accommodatie, invulling vrije tijd etc.).
2. Gebrekkige communicatie
De communicatie (telefoon, e-mail) tussen schoolbegeleiders en stagiaires verloopt soms moeizaam. De stagiair krijgt geen toestemming om via de computer van het bedrijf te communiceren. Ook zijn de hoge telefoonkosten vaak een belemmering voor stagiaires en onderwijsinstellingen.
3. Documentatie stagemateriaal
Een bezoek van de schoolbegeleider aan de stagiair is vanwege financiële redenen niet altijd mogelijk. Hierdoor wordt de mogelijkheid om een kwalificerende stage in het buitenland uit te voeren ernstig belemmerd. Assessments en gesprekken met de praktijkbegeleider moeten immers worden vastgelegd.
Doelstellingen
Een betere en meer regelmatige communicatie tussen de begeleiders vanuit school en stagiaires in het buitenland.
Het vastleggen van een aantal momenten tijdens de stage zijn van groot belang bij de voorlichting van de toekomstige stagiaires. Hierbij moet worden gedacht aan aankomst, eerste weken en afronding van de stage. Er wordt naar gestreefd elke drie weken een gesprek vast te leggen met de stagiaires. De gesprekken (audio en video) worden vastgelegd met de applicatie Pamela Professional Indien mogelijk wordt ook het afnemen van assessements via Skype vastgelegd.
Dit arrangement is bewerkt door Dineke Koch, Netwerkschool Helicon Opleidingen MBO Velp
Wat is Skype?
Skype is een computerprogramma waarmee je gratis kunt bellen en chatten. De software is gratis te installeren en is beschikbaar in veel talen. Daardoor is het aantrekkelijk Skype te gebruiken voor gesprekken met bekenden in verre landen, maar even zo goed om urenlang kostenloos te telefoneren met buren of familie en vrienden. Skype is waarschijnlijk het bekenste programma om via internet te bellen. Sinds zijn ontwikkeling is de software steeds verder uitgebreid met extra functies. Tegenwoordig kun jer onder andere mee chatten maar ook bestanden mee uitwisselen. Toch blijft bellen via internet de belangrijkste funcites van Skype. Het leuke van telefoneren met Skype is dat het ook de mogelijkheid biedt om je gesprekspartner te zien. Het enig wat daar voor nodig hebt is een webcam
Om Skype te kunnen gebruiken heb je een account nodig. Deze maak je aan nadat je Skype voor het eerst gestart hebt. Bij het aanmaken van een account moet je een aantal velden invullen.
Het veld >> Volledige naam<< is optioneel, de andere velden zijn verplicht. Verzin een Skypenaam en vul die in bij >> Kies Skypenaam<<, bedenk vervolgens een wachtwoord en vul dat in bij >> Wachtwoord<<. Vergeet niet een vinkje te zetten bij >> Ja, ik ga akkoord met de Skype-eindgebruikers licentieovereenkomst<< en klik op >> Volgende<<. Geef een geldig email-adres op bij >>E-mail<< en haal het vinkje weg bij >> Stuur mij Skype nieuws en de laatste aanbiedingen<< als je geen interesse in de nieuwsbrief van Skype hebt.
Selecteer je land bij >>Land/regio<< en vul eventueel je woonplaats in bij >>Plaats<<. Klik op >>Aanmelden<< om je Skype-account te maken.
Voor alle docenten en toekomstige stagiaires is een uniek account aangemaakt met een daaraan gekoppeld wachtwoord. De gegevens worden door het bureau BPV aan alle betrokkenen verstrekt bij aanvang van de beroepspraktijkvorming (stage).
- Het bureau BPV heeft een tiental accounts (skypenaam) aangemaakt.
- De wachtwoorden die aan de skypenamen zijn gekoppeld worden gewijzigd bij elke nieuwe BPV-periode.
Als het aanmelden is gelukt, verschijnt het >>Welkomscherm<<. Dit scherm bevat drie grote knoppen. De eerste knop laat je de mogelijkheden van Skype zien. Met de tweede knop test je de microfoon en webcam. Met de derde knop kijkt Skype of die personen gebruik maken van Skype
Om met anderen te "skypen" moet je natuurlijk mensen hebben om mee te praten. Om een contactpersoon toe te voegen klik je op de >>Nieuw<< knop en daarna op >>Nieuw contactpersoon<<. Voer vervolgens het e-mailadres of de Skypenaam in van je toekomstige gesprekspartner en klik op >>Zoeken<<. Een lijst met de overeenkomende Skypenamen verschijnt. Zijn er meerdere gebruikers met dezelfde Skypenaam, klik dan op het >>i-icoon<< achter de naam om het profiel te bekijken. Heb je de juiste persoon gevonden, voeg deze dan toe door op >>Contactpersoon toevoegen<< te klikken.
Typ in het volgende scherm een bericht voor de persoon die je toevoegt, zodat deze weet wie je bent. Klik daarna op >>Versturen<< en op >>Sluiten<< om het toevoegen af te ronden. Contactpersonen die online zijn worden weergegeven met een groen icoon voor hun naam.
Vaak gebruiken mensen een pseudoniem of bijnaam voor hun Skype-account. Dit kan verwarrend zijn. Door met de rechtermuisknop op de naam te klikken en in het snelmenu >>Hernoemen..<< te kiezen, is de naam te veranderen in een aanduiding die je zelf ook herkent.
Videochatten en bellen met andere Skypegebruikers is altijd gratis. Naast videobellen kun je met Skype ook bellen naar vaste en mobiele nummers. Het eerste gesprek is gratis, daarna moet je eerst een tegoed hebben bij Skype om te kunnen bellen. In het linkerscherm onder >>Contactpersonene<< zie je >>Bel telefoonnummers<<. Met een klik hierop verschijnen in het rechter scherm telefoontoetsen. Als je nog geen Skypetegoed hebt, klik je op >>Koop Skypetegoed<<. Voer je persoonlijke gegevens in, dit is voor de facturering. Klik op >>Volgende<<. Per keer koop je tien euro aan Skypetegoed. Na het invullen van je gegevens selecteer je de gewenste betaalmethode, zoals Ideal. Ga verder door op >>Volgende<< te klikken en volg de stappen voor het betalen.
Na het voltooien van de betaling kun je voor aantrekkelijke tarieven wereldwijd bellen.
Klik hier voor de gesprekstarieven. De rechterkolom bevat de prijzen inclusief BTW.
(Naar Nederland: Vast telefoonnummer € 0,02 per minuut, Mobiel nummer € 0,25 per minuut)
Het bellen zelf is simpel. Binnenlandse nummers kun je gewoon intikken. Voor een buitenlands nummer klik je eerst op de Nederlandse vlag naast >>Geef telefoonnummer op<< en kies in het uitvalmenu het land. Het is niet nodig om de landcode in te geven, de regiocode is wel vereist bij het invoeren van het nummer. Nadat het nummer is ingetikt klik je op >> Bellen<<. Veelgebruikte nummers zijn op te slaan bij de contactpersonen. Klik hiervoor op knop >>Opslaan<< onder de telefoontoetsen.
Installatie Skype
Ga naar www.skype.nl en haal Skype binnen door eerst op de groene knop met >>Download Skype<< en daarna op >>Nu downloaden<< te klikken. Na het downloaden start je de installatie met een dubbelklik op >>SkypeSetup<<.
Selecteer indien nodig de gewenste taal in het eerste scherm (standaard is dit al Nederlands). De konp >>Opties<< is voor extra instellingen. Klik op deze knop als je Skype bijvoorbeeld niet in de standaardmap>>C:Program FilesSkype<< wilt installeren of je wilt voorkomen dat het programma automatisch start wanneer je de pc aan zet. Om verder te gaan klik je op >>Akkoord-Installeren<<.
In het volgende scherm word je gevraagd of je de Google-Toolbar wilt installeren. Haal hier het vinkje weg bij >> Installeer de Google-Toolbar voor Windows<< en klik op >>Volgende<<. Na de installatie klik je op >>Start Skype<<. Skype start nu direct op.
Opnamen met Pamela
De gesprekken met stagiaires worden (met toestemming) opgenomen. Dit gebeurt met het programma Pamela Professional. Het is een programma wat een aantal extra functionaliteiten biedt bij Skype. Deze gesprekken (audio en video) worden later getoond aan toekomstige stagiaires.
Kosten eenmalig ongeveer € 20,-
Hieronder vind je een korte uitleg over een aantal functionaliteiten in Pamela Professional.
Waarom opnamen?
Wij willen graag vastleggen met welke stemmingen, ervaringen en problemen de stagiaires te maken krijgen gedurende hun hele stageperiode. Bij terugkomst uit het buitenland zijn veel stagiaires vergeten met welke "emoties" zij soms moesten dealen. Getracht wordt om elke drie weken een gesprek te voeren met een stagiair(e).
Brochures
Aanbevelingen
Knelpunten
Privacy
Stagiaires voelen zich verplicht om contact op te nemen als zij tijdens het Skypen zien dat de contactpersoon vanuit school zich aanmeldt op Skype. Het is dan ook belangrijk om duidelijke afspraken te maken wanneer een stagegesprek gaat plaatsvinden.
Internetaansluiting
Laat de stagiair(e) vooraf controleren/navragen of internet beschikbaar is op de stageplaats of de directe omgeving.
Deelname student
Maak vooraf duidelijke afspraken dat alleen die opnamen worden getoond waarvoor de student toestemming heeft gegeven.
Planning
Maak ook duidelijke afspraken maken over de tijdstippen waarop de gesprekken zullen plaatsvinden en het aantal gesprekken en of deze zullen worden opgenomen.
Tijdverschil
Soms is er sprake van een groot tijdverschil tussen Nederland en de plaats van het praktijkbedrijf. De docent moet bereid zijn om ook in privé-tijd een aantal gesprekken te voeren.
Aanbevelingen
• De onderwijsinstelling moet slechts een beperkt aantal laptops/netbooks aanschaffen. De stagiaires gegeven de voorkeur aan de eigen laptop.
• Goede afspraken maken over de tijdstippen waarop de gesprekken gaan plaatsvinden
• Duidelijke afspraken maken welke opnamen beschikbaar worden gesteld en alleen met toestemming van de stagiair(e).
• Voorafgaand aan de stage de noodzakelijke applicaties testen en meerdere “testgesprekken” voeren.
• Andere opleidingen/sectoren op de hoogte stellen van uw doelstellingen
• Het “Skypen” met video is een vrij directe manier van communiceren. Er moet sprake zijn van een goede relatie tussen begeleider en stagiair(e).
Resultaten
Aandachtspunten
De begeleiding via Skype in dit project is tot nu toe succesvol omdat aan een aantal voorwaarden is voldaan:
• de stagiaires zijn bereid mee te werken en hebben toestemming gegeven om opgenomen gesprekken beschikbaar te stellen aan toekomstige stagiaires;
• de praktijkbedrijven zijn bereid mee te werken en stellen in een aantal gevallen hun internetverbinding ter beschikking;
• op alle computers is voorafgaand aan de stageperiode Skype geïnstalleerd en getest.
• op twee computers is de applicatie Pamela Professional geïnstalleerd;
• er zijn goede afspraken worden gemaakt over de tijdstippen waarop contact gezocht door de begeleiders vanuit school met de stagiaires. Dit om de privacy van de stagiaires te waarborgen.
• de begeleiders vanuit school zijn bereid met het programma Pamela Professional te werken.
• de opgenomen gesprekken worden geselecteerd op kwaliteit en inhoud en worden dusdanig opgeslagen dat toekomstige stagiaires erover kunnen beschikken.
Resultaten per product
De overkoepelende doelstelling is uitgewerkt in diverse producten en
activiteiten. Deze staan beschreven in het onderstaande schema.
De resultaten worden in “Resultaten per activiteit” per item besproken.
Resultaten per activiteit
Pamela Professional
De gesprekken met stagiaires worden (met toestemming van de stagiaires) opgenomen. Dit gebeurt met het programma Pamela Professional. De gesprekken (audio en video) worden later getoond aan toekomstige stagiaires.
Pamela Professional is een programma wat een aantal extra functionaliteiten biedt binnen Skype, zoals:
• voicemail;
• eigen opnamen;
• chathistorie;
• opnamen audio en video;
• verjaardagsmelding;
• personificeren;
• Pamcast;
• Bloggen.
De kosten bedragen eenmalig ongeveer € 20,-. Het programma kan gedownload worden van www.pamela.bizz. Na betaling ontvangt men een per e-mail een licentiecode. Na het invoeren van deze code kan er onbeperkt gebruik worden gemaakt van het programma. Na installatie van de applicatie moet binnen Skype worden aangegeven dat Skype het programma “accepteert”.
Waarom opnamen?
Zoals al eerder aangegeven willen wij graag vastleggen met welke stemmingen, ervaringen en problemen de stagiaires te maken krijgen gedurende hun hele stageperiode. Bij terugkomst uit het buitenland zijn veel stagiaires vergeten met welke "emoties" zij soms moesten dealen. Getracht wordt om elke drie weken een gesprek op te nemen met een stagiair(e).
Ervaringen met Pamela Professional
Niet alle functionaliteiten zijn gebruikt. Handig is de mogelijkheid om de gesprekken die gevoerd worden met de stagiaires op te nemen. Bij aanvang van het gesprek krijgt de stagiaire (automatisch) te horen dat het gesprek wordt opgenomen. De opnamen worden geplaatst in een speciale map. De kwaliteit van de opnamen is redelijk/goed. Dit is wel afhankelijk van de microfoon en webcam.
Het programma kan ingesteld worden op de taal “Nederlands”.
Erg prettig is de functionaliteit “Personificeren”. Per contactpersoon kunnen een aantal persoonlijke berichten worden ingesteld, zoals bijvoorbeeld de voicemail (hallo Anja, ik ben nu niet bereikbaar), videobericht, doorsturen naar telefoon etc.
Bij aanvang van het project werd de applicatie geplaagd door een aantal bugs. Het was het niet mogelijk om video-opnamen te maken. Dit is inmiddels verholpen. Helaas ontbreekt een gebruiksaanwijzing. Niet alle functionaliteiten zijn even duidelijk. De kwaliteit van de gesprekken varieert (vooral het geluid).
Soms was er een conflict tussen Skype en Pamela professional zodat er geen opnamen konden plaatsvinden. Erg jammer omdat de inhoud van de gesprekken goed aangeven met welke ervaringen stagiaires worden geconfronteerd.
Netbooks
Om te kunnen Skypen heeft de stagiair(e) een computer, laptop of netbook nodig. Vaak is het binnen een praktijkbedrijf niet toegestaan om bepaalde programma’s (zoals Skype) te installeren. De sector heeft 8 netbooks aangeschaft. Deze netbooks kunnen de stagiaires in bruikleen gebruiken (bruikleenovereenkomst, zie bijlage).
Besloten werd tot de aanschaf van het netbook Type Samsung N110. We realiseerden ons dat er waarschijnlijk binnen afzienbare tijd netbooks op de markt zouden komen met een betere configuratie/prijsstelling. Maar in september 2009 voorzag de Samsung N110 in een aantal belangrijke functionaliteiten zoals: een prettig toetsenbord, lange batterijduur ( 8 uur), webcam, en licht gewicht.
Installatie Skype en Office 2007
Programmatuur
Op de netbooks werd vooraf Skype en Office 2007 geïnstalleerd (om te voorkomen dat er zich problemen zouden voordoen bij het installeren in het buitenland). Alles is vooraf uitgebreid op de onderwijsinstelling getest. De netbooks zijn door de onderwijsinsteeling verzekerd (zie bruikleenovereenkomst).
De stagiaires kunnen kosteloos over een netbook beschikken mits zij bereid zijn om eens per drie weken via Skype een gesprek te voeren met de schoolbegeleider.
Skypetegoed
Elke stagiair(e) kreeg een Skypetegoed van € 10,- op zijn/haar Skype-account.
Ervaring
In de praktijk blijkt dat de meeste stagiaires wel bereid zijn om aan het project deel te nemen maar liever een eigen laptop meenemen. Dus de investering in 8 netbooks was gedeeltelijk overbodig. In totaal 5 stagiaires maken in de periode oktober 2009 – april 2110 gebruik van de bruikleenregeling. Een voorbeeld van een bruikleenovereenkomst is hier te vinden.
Conclusie
Verwacht wordt dat de toekomst stagiaires een eigen laptop mee zullen nemen. Natuurlijk blijft de mogelijkheid bestaan een netbook in bruikleen te ontvangen. Om alle studenten te enthousiasmeren wordt een Skypetegoed beschikbaar het gesteld op hun Skype=account.
Systeemeisen
De eisen waar de computers/laptops aan moeten voldoen zijn eenvoudig samen te vatten: toegang tot (draadloos) internet, een goede (ingebouwde) webcam en (ingebouwde) microfoon.
Rapportage training studenten en ouders
Uit intern onderzoek binnen de opleidingen Horeca en Toerisme. Recreatie van ROC Aventus blijkt dat Skype bekend is bij studenten/docenten en ouders. Toch wordt er zelden van het programma gebruik gemaakt omdat de noodzaak ontbreekt. Daarom zijn er twee bijeenkomsten georganiseerd waarop ouders en studenten kennis konden maken met Skype. Hiervan werd door twee ouderparen (met dochter) gebruik van gemaakt.
Met behulp van de handleidingen , klik hier, werden zij snel vertrouwd met Skype.
In de toekomst zal het toesturen van een handleiding volstaan. Wel is het van belang om tijdens de voorlichtingsavond van de stage uitgebreid aandacht te besteden aan het begeleiden van stagiaires via Skype. Een kleine demonstratie zal alles verduidelijken.
Enquête tevredenheidsonderzoek
In ROCSpiegel is een enquête aangemaakt om de tevredenheid onder docenten en stagiaires te peilen. De enquête is nog niet afgesloten. De respondenten kunnen anoniem een 15-tal vragen beantwoorden. De antwoorden kunnen worden gekoppeld naar rol.
Resultaten kunnen dus nog niet worden verstrekt. In de bijlage van deze rapportage is de lijst met vragen.
Websites
buitenlandse stage
workplacement
Bruikleenovereenkomst laptop
Handleiding Installatie Skype
