Formele brief
Brief format
|
Afzender (Sender)
|
|
Hier schrijf je je eigen naam, bedrijf, adres, postcode, woonplaats en land
|
|
Geadresseerde (Receiver)
|
|
Hier schrijf je de naam, bedrijf, adres, postcode, woonplaats en land van de ontvanger
|
|
Onderwerp (Subject)
|
|
Hier benoem je het onderwerp van de brief.
|
| Aanhef (Salutation) |
| Je begroet altijd met 'Dear…' Wat er op de puntjes komt te staan ligt aan naar wie je schrijft. |
|
Inleiding (Introduction)
|
|
Hier stel je jezelf kort voor en lef je uit waarom je schrijft. Vaak vertel je hier ook hoe je bent gekomen op het bedrijf dat je een brief stuurt.
|
|
Kern (Main body)
|
|
Hier zet je concreet wat je verlangt van de ontvanger. Bijvoorbeeld; een offerte, een klachten behandeling, een niet betaalde factuur, etc. Dit kunnen meerder dingen zijn.
|
|
Slot (Conclusion)
|
|
Hier sluit je netjes af. Geef netjes aan dat je graag een reactie krijgt en eventueel dat je graag zaken wilt doen met het bedrijf die je brief ontvangt.
|
|
Afsluiting (Ending)
|
|
Hier schrijf je altijd 'yours sincerely' als het gaat om een zakelijke brief. Hierna schrijf je je eigen naam, bedrijf en je functie.
|
Adressering
Engels adres:
Peter Parker
22 Spider Lane
Manchester
UK
HG8 71D |
Kate Middleton
285 Queen Boulevard
London
UK
67F 88S |
DOVER SHIPPING Co.
78b Harbour Road
DOVER
UK
5H TRA |
- Zoals je ziet komt het huisnummer altijd voor de straatnaam.
- UK is de afkorting voor United Kingdom.
- Ook eindigt het Engelse adres met de postcode onderaan.
Nederlands adres:
Eva Smits
Poststraat 224
4688 GH NIJMEGEN
The Netherlands |
|
Als je een brief naar het buitenland stuurt schrijf je dus altijd "The Netherlands" op.
(geen "Holland")
Datum
De datum is altijd op de simpelste manier geschreven en ZONDER PLAATSNAAM.
Er staat geen komma of punt na de datum.
Voorbeeld:
25 January 2012
Zoals je ziet schrijf je de naam van de maand altijd met een hoofdletter.
| January |
= januari |
| February |
= februari |
| March |
= maart |
| April |
= april |
| May |
= mei |
| June |
= juni |
| July |
= juli |
| August |
= augustus |
| September |
= september |
| October |
= oktober |
| November |
= november |
| December |
= december |
De dagen van de week schrijf je ook met hoofdletters:
| Monday |
= maandag |
| Tuesday |
= dinsdag |
| Wednesday |
= woensdag |
| Thursday |
= donderdag |
| Friday |
= vrijdag |
| Saturday |
= zaterdag |
| Sunday |
= zondag |
Onderwerp
Je vind de onderwerp regel na het adres van de geadresseerde.
In de onderwerp regel schrijf je waar de brief over gaat. Dit kan bijvoorbeeld de aanleiding zijn, zoals een sollicitatie of het verzetten van een afspraak. Het kan ook een referentie nummer zijn, zoals je vaak ziet bij bestellingen en orders.
In het Engels heet het onderwerp "Subject".
Voorbeeld:
Subject: Appointment
Zoals je kunt zien is het woord "appointment" schuin gedrukt. Dat is niet zomaar.
Het onderwerp na "Subject:" wordt OF schuin gedrukt OF onderstreept.
Het woord "Subject:" blijft gewoon normaal geschreven.
Als je de brief op de computer schrijft kun je het onderwerp beter schuin gedrukt schrijven.
Schrijf je de brief met de hand, dan is onderstrepen een betere optie.
Na het onderwerp komt geen punt.
Probeer je onderwerp regel zo kort en bondig mogelijk te houden.
Aanhef
| Dear Sir/madam, |
= Geachte heer/mevrouw |
= Als je de naam niet weet |
| Dear Mr Blue, |
= Geachte heer Blue |
= Als je de naam wel weet en het is een man |
| Dear Ms Black, |
= Geachte mevrouw Black |
= Als je de naam wel weet en het is een getrouwde vrouw |
| Dear Miss Purple, |
= Geachte mevrouw Purple |
= Als je de naam wel weet en het is een jonge ongetrouwde vrouw |
| Dear Mrs Green, |
= Geachte mevrouw Green |
= Als je de naam wel weet en het is een oude ongetrouwde vrouw of weduwe |
Zoals je ziet staat er GEEN PUNT achter "Mr / Mrs" en ook GEEN KOMMA.
Inhoud
De inhoud van de brief. Je weet wat je wilt zeggen, maar hoe pak je dat nu aan?
Het is handig om voor jezelf de volgende indeling te maken:
In de inleiding kun je bijvoorbeeld de aanleiding van het schrijven vermelden. Bijvoorbeeld het zien van een advertentie in de krant, of een telefoontje met de klant.
Maak de inleiding niet te lang.
In de kern kun je specifieker ingaan op wat je wilt vertellen. Voor elk onderwerp maak je een aparte alinea. Op die manier is de brief veel aangenamer om te lezen en staat alle informatie op de juiste plaats.
In het slot schrijf je de afsluiting van de brief. Maak ook het slot niet te lang.
Een mooie afsluitingszin die je voor bijna elke brief kan gebruiken:
| I hope to have informed you sufficiently. If you have any questions, please do not hesitate to contact us. |
|
| = Ik hoop u voldoende te hebben geinformeerd. Als u nog vragen heeft, twijfel dan niet om contact met ons op te nemen. |
Afsluiting
De afsluitings regel is de regel waar in het Nederlands "Met vriendelijke groet," wordt geschreven.
In het Engels kan dat op twee manieren:
| Yours faithfully |
= Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde niet weet). |
| Yours sincerely |
= Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde wel weet). |
Ezelsbruggetje: In "siNcerely" zit een "N" dus dan weet je de Naam van de geadresseerde. In "faithfully zit geen "N".
Zoals je kunt zien, schrijven we na de afsluitings regel ook GEEN KOMMA.
En als allerlaatste?
- Naam bedrijf in hoofdletters
- Handtekening
- Eigen naam
- Functie
Voorbeeld:
Yours sincerely
ZINC OFFICE
(handtek.)
Lee Croft
Secretary
Voorbeeldzinnen
Algemeen
| |
As requested in your letter ... |
Zoals verzocht in uw brief ... |
| |
Our reason for contacting you is the following... |
De reden dat we contact met u opnemen is... |
| |
Thanking you in advance for your trouble. |
Bij voorbaat dank voor de moeite. |
| |
We would like to draw your attention to the following: |
Graag maken wij u op het volgende attent: |
| |
We would like to offer our services in the field of: |
Gaarne bieden wij u onze diensten aan, m.b.t.: |
| |
As discussed this morning in our telephone conversation. |
Zoals vanochtend telefonisch besproken |
| |
I hereby confirm |
Hierbij bevestig ik |
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
Factuur
| |
Please find enclosed our invoice. |
Bijgaand zenden wij u onze factuur. |
| |
We wish you lots of success with our products. |
Wij wensen u succes met onze producten. |
| |
The total amount payable is: |
Het totale verschuldigde bedrag is: |
| |
We request you make payment within 14 days to one of our accounts. |
Wij verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen op één van onze rekeningen over te maken. |
| |
We would like to kindly remind you that our invoice No. 04-02 is due. |
Wij willen u er vriendelijk aan herinneren dat factuurnummer 04-02 betaald had moeten zijn. |
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
Informatie
| |
We look forward to receiving your reply |
In afwachting van uw antwoord |
| |
For further information you can contact: |
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met: |
| |
Should you need any further information, please do not hesitate to give us a call. |
Mocht u verdere informatie nodig hebben, belt u ons gerust even. |
| |
For further inquiries please contact... |
Wanneer u nog vragen heeft, wendt u zich dan tot... |
| |
Referring to your request for information, |
Naar aanleiding van uw verzoek om informatie |
| |
Mr/ Mrs ... will contact you at an early date to explain the details. |
Dhr./ Mevr. ... zal u binnenkort contacteren om u de details toe te lichten. |
| |
We trust to have informed you with all the needed information. |
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende ingelicht te hebben. |
| |
We regret to inform you, |
Tot onze spijt moeten wij u mededelen, |
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
Offerte
| |
We thank you for your inquiry about our products |
U dankend voor uw interesse in onze producten |
| |
We confirm our offer/ quotation made by telephone today. |
Bij deze bevestigen we onze heden uitgebrachte telefonische offerte. |
| |
We kindly ask you to confirm as soon as possible. |
Wij verzoeken u om zo spoedig mogelijk te bevestigen. |
| |
We hereby confirm your telephone order of ... |
Hierbij bevestigen we onze telefonische opdracht d.d. |
| |
We are pleased to submit the following offer/ quotation: |
Het doet ons genoegen u de volgende prijsopgaaf te kunnen doen: |
| |
We thank you for your order, which we confirm as follows |
We danken u voor uw order, welke we als volgt bevestigen |
| |
In addition, we should like to point out to you the following offer |
Bovendien willen we u op het volgende aanbod attend maken; |
| |
Please refer to our conditions of sale for further particulars |
We verwijzen u naar onze verkoopvoorwaarden voor nadere details. |
| |
This offer/ quotations is firm untill: |
Deze offerte is geldig tot: |
| |
The prices include/excude... |
De prijzen zijn incl./ excl. ... |
| |
No value added tax (VAT) is included in the price. |
Deze prijs is exclusief BTW. |
| |
Payment in advance |
Betaling vooruit |
| |
|
|
| |
You may reply on a quick and careful execution of your order. |
Aan de snelle uitvoering van uw order besteden wij onze uiterste zorg. |
| |
We are experienced in this type of work. |
Wij hebben de nodige ervaring met dergelijk werk. |
| |
With interest we look forward to hearing further from you. |
Met belangstelling wachten wij uw reactie af. |
| |
We anticipate your reaction in due course. |
Wij vernemen ter zijner tijd graag uw reactie. |
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
| |
|
|
Overige
| Formulieren |
Please fill out this form and send it to the following address: |
Vult u dit formulier a.u.b. in en stuur het naar het volgende adres: |
| |
We ask you that you please return the form to us, signed. |
Wij vragen u het formulier ondertekend aan ons terug te sturen. |
| |
|
|
| Levering |
Today ... will be sent to you. |
Vandaag zenden wij u ... |
| |
The products were sent to you today. |
Vandaag zijn de producten naar u verzonden. |
| |
If you agree to these terms, please return the signed copy of the enclosed contract |
Indien u met deze voorwaarden akoord gaat, verzoeken wij u vriendelijk de kopie van bijgesloten contract ondertekend aan ons te retourneren. |
| |
|
|
| Divers |
I should like an appointment to see ... |
Gaarne zou ik een afspraak met ... maken. |
| |
We offer you our sincere apologies for this error. |
Wij bieden u onze welgemeende excuses aan voor deze fout. |
| |
Unfortunately I will have to cancel our meeting |
Helaas ben ik genoodzaakt onze afspraak af te zeggen |
| |
|
|
General rules
- No contractions ("do not" instead of "don't"/"I am" instead of "I'm")
- "I" is with a capital letter (ALTIJD)
- Write all numbers in full ("one" instead of "1")
- Make separate paragraphs by leaving a white line blank
- Use formal language (NO "gonna" or "wanna" instead use "going to" and "want to")
- Use proper punctuation
Test
Brief format
Aanhef/afsluiting
