Project omschrijving
Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven in de sector vrijetijd die complete dagprogramma’s of evenementen organiseren voor een (grote) groepen deelnemers. Losse activiteiten worden als onderdeel van een programma aangeboden.
Als toekomstig Adviseur duurzame leefomgeving is het mogelijk dat jij voor een organisatie die zicht richt op duurzaamheid gevraagd wordt om een evenement te organiseren. Daar komen allerlei zaken bij kijken; het bepalen en werven van een doelgroep, het werken met een draaiboek en het organiseren van activiteiten. Bij het organiseren van een evenement worden kosten gemaakt, dus inzicht in de moet er inzicht zijn op de financiën en een begroting gemaakt worden.
Als adviseur duurzame leefomgeving draag je eindverantwoordelijkheid. Je geeft leiding en maakt bewuste (financiële) keuzes en houdt rekening met de omgevingsfactoren. Je maakt keuzes over de inzet van mensen, middelen en materialen en bewaakt continu de voortgang en het overzicht. Indien nodig stuur je bij.
Leervragen
- Welke doelgroep heb ik voor me bij dit evenement?
- Welke activiteiten passen bij deze doelgroep?
- Hoe bereid ik een evenement voor?
- Hoeveel personeel heb ik nodig om het evenement uit te voeren en welke taken geef ik ze?
- Hoe kan ik zorgen voor een unieke beleving?
- Hoe werf ik mijn deelnemers?
- Welke risico’s zijn er aan dit evenement of deze activiteiten verbonden?
- Hoe zorg ik dat ik mijn evenement financieel aantrekkelijk maak?
Doel van het project
Je gaat in de aankomende 10 weken met een projectgroep aan de slag om een evenement te organiseren voor een externe opdrachtgever met een middag- of avondvullend programma. Dit programma stel je samen met je groepsgenoten op in een projectplan en wordt uitgevoerd met een draaiboek.
Hierbij stel je jezelf vragen als: Welke doelgroep heb ik voor me bij dit evenement? Welke risico’s zijn er aan dit evenement of deze activiteiten verbonden? Hoeveel personeel heb ik nodig om het evenement uit te voeren en welke taken geef ik ze? Hoe kan ik zorgen voor een unieke beleving?
Ook werken jullie een begroting uit. Het is namelijk belangrijk om de opbrengsten en kosten in beeld te brengen en daar in je voorbereiding ook rekening mee te houden.
Ter voorbereiding op het evenement maak je dus een draaiboek met alle informatie over het thema van het Evenement, de materialen, de activiteiten en de doelgroep. Dit draaiboek presenteer je aan medeleerlingen en de opdrachtgever om ze verder in te lichten. Vervolgens voer je het evenement uit en evalueer je het project
Bij het organiseren van deze dag draag jij de eindverantwoordelijkheid. Je geeft leiding en maakt bewuste (financiële) keuzes en houdt rekening met de omgevingsfactoren. Je maakt keuzes over de inzet van mensen, middelen en materialen en bewaakt continu de voortgang en het overzicht. Indien nodig stuur je bij. Uiteindelijk begeleid je een evaluatie met de hele groep over hoe alles op de dag van uitvoering is gegaan en lever je een evaluatieverslag in met feedback van alle betrokkenen.
Projectplanning
Fase 1 en 2. Oriëntatie & verkenning
Opdrachten:
- Contact leggen met het bedrijf
- Doelgroep selecteren en analyseren
- Terrein inventarisatie
- Concept ontwerpen
Fase 3 en 4. Planning & voorbereiding
Opdrachten:
- Opstellen actielijst en strokenplanning
- Communicatie
- Draaiboek
- Personeelsplanning
- Financieel overzicht
- Risicoanalyse
- Presentatie aan opdrachtgever
Fase 5. Uitvoering
Realisatie: Uitvoering van het evenement
Fase 6. Evaluatie
Opdrachten:
- Evalueren
- Reflecteren
Toetsing
Fase 1 en 2: Oriëntatie & Verkenning
| Leerdoelen |
1. Je kunt passend communiceren met de doelgroep.
2. Je kunt een draaiboek maken en gebruiken.
|
| Succescriteria |
1.1 Je kunt een doelgroep selecteren vanuit het netwerk van de opleiding en deze benaderen voor je evenement.
2.3 Je maakt een inventarisatie van het terrein en de omgeving.
|
| Resultaat |
Aan het einde van deze fase is er:
- Een inventarisatie van het terrein en de omgeving van het evenement
- Een analyse van de doelgroep voor het evenement
- Een concept thema voor het evenement
|
Taak 1. De opdrachtgever
Voor dit project ga je met een projectgroepje een evenement organiseren, uitvoeren en evalueren. Hierin krijgen jullie veel vrijheid zoals het zelf uitzoeken en benaderen van een bedrijf, school of locatie. Jullie gaan in overleg met het bedrijf om te kijken wat elkaars wensen zijn om zo een evenement op te zetten wat voor iedere partij naar wens is. Hiervoor gaan jullie zelf nadenken wat voor evenement jullie willen gaan organiseren en waar dit uitgevoerd gaat worden. Aangezien jullie worden opgeleid tot adviseur duurzame leefomgeving zal het evenement daarmee ergens een raakvlak moeten hebben.
Voorbeelden van evenementen zijn:
• Informatiedag/ Open dag
• Opening stadstuin
Om zo’n evenement te kunnen organiseren ga je bedenken waar je dit wilt gaan uitvoeren, dit kan bijvoorbeeld bij het bedrijf zijn of op een groot (sport)veld in de buurt van een school. Voor deze taak ga je dus nadenken bij welk bedrijf je het evenement wilt gaan uitvoeren en vervolgens contact leggen met dit bedrijf. Belangrijk hierbij is dat je duidelijk aangeeft waarom je het evenement graag daar wilt uitvoeren. Ook vinden bedrijven het belangrijk om te weten welk voordeel er voor hen inzit. Denk hierbij aan naamsbekendheid d.m.v. filmpje maken, artikel in de krant of op internet.
Als je contact hebt gelegd met een bedrijf ga je een afspraak maken voor een kennismakingsgesprek. In dit gesprek kan je verder toelichten wat het idee is voor jullie evenement en eventuele verdere afspraken. Ook kan je vast een inventarisatie maken van het terrein en de omgeving zodat je kan nadenken waar je precies wat neer gaat zetten. Van dit kennismakingsgesprek maak je een gespreksverslag. Voor deze opdracht maak je ook een algemene omschrijving van het bedrijf waarbij duidelijk wordt gemaakt wat voor bedrijf het is en wie de contactpersoon is, deze omschrijving neem je op in het verslag.
Missie en visie
1)Wat is de missie van de opdrachtgever?
- Wie zijn ze?
- Wat doen ze?
- Voor wie doen ze dat?
- Hoe doen ze dat?
2)Wat is de visie van de opdrachtgever?
- Hoe ziet de omgeving van de organisatie er in de verre toekomst uit?
- Wat willen ze als organisatie tegen die tijd bereikt hebben?
- Langs welke weg gaan ze die positie bereiken?
3)Wat is de slogan van de opdrachtgever?
Taak 2. Doelgroep selecteren en analyseren
Als je een evenement gaat organiseren heb je ook een doelgroep nodig. Er zijn verschillende manieren om aan deelnemers te komen. Hier ga je met je projectgroep zelf over nadenken. Denk hierbij aan de volgende zaken:
- Welke doelgroep(en) heeft de opdrachtgever?
- Wat zijn de kenmerken van de doelgroep?
- Op welke manier vindt communicatie met de doelgroep plaats?
- Wat is de behoefte van de doelgroep?
- Welke verwachtingen heeft de doelgroep?
Kortom, er zijn veel zaken waar je rekening mee moet houden en aan moet denken bij het selecteren en werven van deelnemers.
Selecteer, in afstemming met de opdrachtgever, een doelgroep. Voor de gekozen doelgroep werk je een doelgroepanalyse uit.
Taak 3. Terrein inventarisatie
Voor het organiseren van een evenement is het essentieel in welke omgeving je dit doet. Dit bepaald misschien het thema, maar ook de aankleding, mogelijkheden en organisatie.
Om tot een goed plan te komen ga je eerst het terrein inventariseren. Daarvoor maak je zelf een kaart op schaal en een uitwerking van belangrijke elementen.
Ga op zoek naar informatie over het gebied. Gebruik beschikbare en betrouwbare bronnen. Zoek ook informatieve afbeeldingen. Je kunt ook zorgen voor eigen foto's.
Maak een kaart van het plangebied. Denk aan de schaal. Zorg dat alle aanwezige elementen op de kaart komen te staan. Denk bij een binnenruimte ook aan praktische zaken, zoals ramen, deuren en stopcontacten. Heb je te maken met een buitenruimte? Denk dan aan ondergrond (waar mag en kan je lopen), flora, fauna en infrastructuur.
Taak 4. Concept ontwerpen
Maak een mindmap die bestaat uit ideeën met betrekking tot:
1. thema
2. doelgroep
3. locatie
4. duurzaamheid
5. pr
Deze ideeën vertaal je in een realistisch, creatief idee voor je evenement. Misschien zijn er meerdere concepten mogelijk. Schets er dan een paar en kies er uiteindelijk één.
Je beschrijft het concept/thema en hoe dit catering en locatie beïnvloed. Daarnaast leg je uit hoe en welke pr en communicatie passen binnen je concept. Gebruik eventueel een moodboard ter ondersteuning van je tekst om het idee te verduidelijken.
Fase 3 en 4: Planning & Voorbereiding
| Leerdoelen |
1. Je kunt passend communiceren met de doelgroep.
2. Je kunt een draaiboek maken en gebruiken.
3. Je kunt volgens de richtlijnen uit de beroepssituatie een evenement organiseren.
5. Je kunt een financieel overzicht maken.
|
| Succescriteria |
1.1 Je kunt een doelgroep selecteren vanuit het netwerk van de opleiding en deze benaderen voor je evenement.
1.2 Je kunt deelnemers op een effectieve manier werven voor je evenement en maakt ze hierbij enthousiast.
1.3 Je kunt de deelnemers voor, tijdens en na het evenement op de juiste wijze informeren.
1.4 Je stelt een wervingsplan op voor je deelnemers voor het evenement.
1.5 Je kunt een passende en aansprekende uitnodiging voor je evenement maken.
2.1 Je kan een planning voor het organiseren van een evenement maken
2.2 Je kunt de risico’s van het evenement in kaart brengen.
2.4 Je kunt geschikte activiteiten voorbereiden, passend bij de doelgroep en de betrokken partijen.
2.5 Je stelt een draaiboek op die aansluit bij de wensen van alle betrokkenen.
2.6 Je presenteert het draaiboek aan de betrokken partij en geeft hierbij een duidelijk beeld van het verloop van de dag.
3.1 Je kan assisteren bij het maken van afspraken binnen gestelde kaders met medeorganisatoren, betrokken instellingen, instanties, derden en dergelijke, noodzakelijk om een kleinschalig evenement te organiseren
5.1 Je kunt een realistisch kostenbegroting maken voor een evenement.
|
| Resultaat |
Aan het einde van deze fase:
- zijn betrokkenen goed geïnformeerd over hun rol/taak in het project.
- is er een wervingsplan om deelnemers te werven voor het evenement, passend bij de doelgroep.
- is er een uitnodiging, passend bij het wervingsplan.
- is er een compleet, haalbaar, realistisch en goed leesbaar draaiboek voor een evenement.
- is het draaiboek afgestemd met je leidinggevende of het projectteam en/of eventuele andere betrokkene(n).
- is er een realistische risicoanalyse voor het evenement gedaan.
- is er een kloppende kostenbegroting.
- verloopt de voorbereiding van het project efficiënt en volgens plan.
|
Taak 5. Opstellen actielijst en strokenplanning
Om te zorgen dat de organisatie van het evenement goed verloopt is een lijst met acties en een planning nodig. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang:
- De activiteiten hebben een doorlooptijd en evt. benodigde werktijd
- Er is aangegeven welke activiteiten afhankelijk zijn van elkaar
- Er zijn duidelijke deadlines vastgesteld
- Er is een logische (stroken)planning weergeven
Voorbeeld strokenplanning
Taak 6. Communicatie
Jullie kunnen de beste en mooiste ideeën hebben voor een activiteit maar hoe zorg je dat mensen op de hoogte zijn van het evenement? Hoe betrek je ze bij de uitvoering en hoe kom je erachter dat het doel van je activiteit ook behaald is?
Marketing en communicatie is veel meer dan alleen ervoor zorgen dat de verkoopcijfers omhoog gaan. Bij Marketing en communicatie komt ook psychologie en sociologie terug maar laat vooral je creatitviteit zien!
In de projectlessen leer je hoe je bijvoorbeeld een promotiecampagne kan opzetten en hoe je passend communiceert naar de genodigden. Je krijgt uitleg over:
- communicatie
- ruis
- communicatiemiddelen
- marketingmix
- AIDA model
- uitnodiging ontwerpen; logo en slogan
Marketingmix – 7 P’s
1.Wat is de naam van jullie dienst?
2.Wat is de plaats van het evenement?
3.Hoe promoten jullie het evenement?
4.Wat is de prijs voor de bezoeker van het evenement?
5.Wat verwachten jullie van het personeel?
6.Hoe zorg je ervoor dat de dienst op een passende manier wordt gepresenteerd?
7.Wat maakt jullie evenement uniek? Oftewel; wat is jullie paarse koe?
Communicatiemodel en AIDA
Jullie gaan een evenement organiseren. Uiteraard wordt dit een goed georganiseerd evenement maar het is natuurlijk ook belangrijk dat mensen weten wat ze mogen verwachten, wanneer het is, etc. Communicatie is daarom erg belangrijk. Maar hoe communiceer je zo dat er geen ruis ontstaat?
a) Bedenk een medium (advertentie, poster, uitnodiging, …) die passend is om te communiceren over je evenement. Houd hierbij rekening met de wensen van de opdrachtgever en de doelgroep.
b) Bedenk hoe je het AIDA model kan toepassen op het gekozen medium.
c) Werk het gekozen medium uit volgens het AIDA model.
Taak 7. Draaiboek
Inmiddels hebben jullie al een aantal keer een draaiboek moeten maken. Het zal dan ook niet heel moeilijk zijn om voor dit evenement een draaiboek op te stellen.
Wat is een draaiboek ook alweer? Een draaiboek is een document waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft. Een draaiboek start op het moment dat je met de voorbereidingen van het evenement vindt. Dat is dus vóór de deelnemers van het evenement er zijn!
Wat zet je in een draaiboek?
| Datum |
Tijd |
Taak |
Verantwoordelijke |
Eveneutele opmerkingen of afspraken |
Afgerond? |
| |
|
|
|
|
|
Hoe pak je het aan?
- Brainstormen wat er moet gebeuren tijdens de voorbereiding
- Taken in logische volgorde zetten en verantwoordelijke kiezen
- Bewaak de planning door hem iedere keer weer te bekijken en aan te passen.
Tip: Excel kun je gebruiken om overzicht te bewaren
Je presenteert het draaiboek aan de betrokken partij en geeft hierbij een duidelijk beeld van het verloop van de dag.
Taak 8. Personeelsplanning
Om te zorgen dat alle medewerkers van het evenement op het juiste moment op de juiste plek zijn maak je een persooneelsplanning.
Het verschil met het draaiboek is dat in een persooneelsplanning is te vinden wanneer er bijvoorbeeld iemand anders op een plek staat of wanneer iemand pauze heeft.
Een belangrijk uitgangspunt voor het maken van een personeelsplanning zijn de arbo-richtlijnen. In de arbo-richtlijnen is te vinden wat er wel en niet mag op het gebied van werkzaamheden, werktijden en rechten van een werknemer.
Tijdens de projectlessen krijg je uitleg over de richtlijnen waar je mee te maken hebt en hoe je een persooneelsplanning kan maken.
Taak 9. Financieel overzicht
Bij het organiseren van een activiteit is het essentieel dat je van te voren een goede inschatting maakt van de kosten die je denkt te gaan maken. Hieronder vallen natuurlijk de inkoopkosten van de hapjes en drankjes die jullie de genodigden gaan aanbieden. Maar denk ook aan de kosten van de huur van de locatie, promotiekosten, personeelskosten, .... , etc. Ook moeten jullie onderscheid kunnen maken tussen vaste- en variabele kosten. Uiteindelijk wordt dit allemaal verwerkt in de kostenbegroting en uiteindelijk ook in een kostenoverzicht.
Bij het organiseren van een evenement maak je uiteraard kosten. Denk aan inkopen die je moet doen. Een duidelijk overzicht van deze kosten maar je in een kostenoverzicht.
Tijdens de projectlessen krijg je meer uitleg over het maken van een kostenbegroting en een kostenoverzicht. Je krijgt uitleg over:
- kostensoorten
- vaste en variabele kosten
- btw; wat is het en welke tarieven kennen we
- inkoopfactuurprijs (incl. btw) en inkoopprijs (excl. btw)
Taak 10. Risico analyse
Bij een risicoanalyse worden risico’s omschreven en kwantitatief gemaakt door de kans te bepalen dat er zich een dreiging voordoet, en welke gevolgen daaruit kunnen voortvloeien. In het verslag wordt dit gedaan op zowel:
- Externe risico’s
- Interne risico’s
Hieronder is een voorbeeld van een risicomatrix te zien. Tijdens een project zijn er verschillende externe en interne risico’s die ervoor kunnen zorgen dat de uitvoering van je project gevaar loopt. Het is van belang dat er zoveel mogelijk risico’s in kaart worden gebracht. Een aantal voorbeelden:
- Extern: Het sneeuwt waardoor de treinen niet rijden, er is een stroomstoring of Nederland gaat op slot vanwege corona.
- Intern: Stroomstoring in het gebouw, last van een muizenplaag of collega's zijn ziek.
Vanzelfsprekend is het dan ook van belang dat er alvast oplossingen worden bedacht voor de risico’s, oftewel een calamiteitenplan of plan B. Er mag gebruikt worden gemaakt van de tabel hieronder om de risico’s te benoemen, of het een intern of extern risico is en wat de oplossing is!
| Risico: |
Intern |
Extern |
Oplossing: |
Tabel 1: Het in kaart brengen van risico’s
Taak 11. Presentatie aan opdrachtgever
Voor de uitvoering echt gaat plaatsvinden presenteer je de laatste stand van zaken aan de opdrachtgever. De opdrachtgever moet een goed beeld krijgen bij alles wat jullie bedacht hebben én vertrouwen krijgen in de uitvoering.
Doorloop in je presentatie de organisatie van het evenement, de risico analyse, de personeelsplanning en het financieel overzicht.
Naast de inhoud is het ook belangrijk dat de vorm van de presentatie goed gekozen is. Pas een vorm die past bij de opdrachtgever en de uitstraling die jullie willen bereiken. Zorg dat je goed voorbereid bent en professioneel overkomt. Dit vergroot het vertrouwen van de opdrachtgever in jullie als organisatoren van het evenement!
Fase 5: Uitvoering evenement
| Leerdoelen |
1. Je kunt passend communiceren met de doelgroep.
3. Je kunt volgens de richtlijnen uit de beroepssituatie een evenement organiseren.
4. Je kunt een activiteit organiseren en begeleiden.
5. Je kunt een financieel overzicht maken.
|
| Succescriteria |
1.3 Je kunt de deelnemers voor, tijdens en na het evenement op de juiste wijze informeren.
1.6 Je kan tijdens een evenement eigentijdse communicatiehulpmiddelen adequaat inzetten.
3.2 Je kan assisteren bij de opbouw van een kleinschalig evenement
3.3 Je kan een bijdrage leveren aan activiteiten tijdens het evenement
3.4 Je kan assisteren bij de afbouw van een evenement.
4.1 Je kunt overtuigend en met verdieping presenteren voor publiek (bezoekers van het evenement).
4.2 Je kunt tijdens de uitvoering van je evenement een professionele beroepshouding aannemen.
4.3 Je kunt mensen op een gepaste manier te woord staan, waarbij je correct taalgebruik toepast.
4.4 Je kunt adequaat reageren op vragen.
5.2 Je kunt de gemaakte kosten verantwoorden.
|
| Resultaat |
- De klanten/gasten/deelnemers zijn geïnformeerd en enthousiast gemaakt.
- Werkzaamheden zijn onderling afgestemd waardoor kwaliteit, continuïteit en eenduidigheid gewaarborgd zijn.
- De klanten/gasten/deelnemers voelen zich welkom in de organisatie, zij worden juist en volledig geïnformeerd en zijn tevreden over de benadering.
- De uitvoering van het project verloopt volgens plan.
- De leidinggevende/het projectteam is geïnformeerd over de voortgang en eventuele bijzonderheden en het resultaat.
|
Taak 12: Uitvoering van het evenement
Hier hebben jullie naar toegewerkt, de uitvoering!
Zorg voor de laatste aanpassingen in het draaiboek, neem de belangrijke dingen met elkaar door en maak er iets moois van!
Denk aan het maken van beeldmateriaal, zoals foto's en filmpjes, om het evenement vast te leggen.
Fase 6: Evaluatie
| Leerdoelen |
6. Je kunt evalueren en reflecteren op het evenement en je eigen bijdrage daarin. |
| Succescriteria |
6.1 Je kan het verloop en de uitwerking van een evenement presenteren, evalueren en beknopt verslaan
6.2 Je kunt reflecteren op je eigen bijdrage in het verloop van het evenement.
|
| Resultaat |
- Er is vanuit eigen deskundigheid een bijdrage geleverd aan het bevorderen en bewaken van de kwaliteitszorg.
- Relevante evaluatiegegevens zijn verzameld en er is gereflecteerd op de eigen werkwijze.
- De evaluatie levert input voor verbetering van de werkzaamheden in de buitensport.
|
Taak 13. Evalueren
Een belangrijk onderdeel van de afronding van een project is evalueren. Je kunt evalueren op verschillende onderdelen en met verschillende partijen:
| Evaluatie met projectgroep |
Evaluatie met opdrachtgever |
| Evaluatie van de samenwerking |
Evaluatie van de uitvoering |
Voor de evaluatie met de projectgroep evalueer je op de samenwerking. Onderstaand document kan jullie helpen deze evaluatie voor te bereiden. Vul het document per persoon in voordat je samen gaat zitten. Bespreek als je samenzit de punten op het formulier. Het kan helpen als hier een docent bij is om het proces te begeleiden, maar dat hoeft niet.
Voor de evaluatie met de opdrachtgever evalueer je op de uitvoering van het evenement. Dat is niet alleen de dag zelf, maar ook de voorbereiding daar naartoe en hoe jullie dat als projectgroep hebben opgepakt. Bereid ook deze evaluatie voor. Doe dat samen als projectgroep en laat de opdrachtgever ook weten op welkek punten jullie willen evalueren.
Je kunt in ieder geval denken aan:
- Communicatie
- pr naar de doelgroep
- verloop van het evenement
- organisatie en coördinatie
- voorbereiding en opbouwen
- afronding en afbouwen
Taak 14. Reflectie
Na een groot project is het ook goed om te reflecteren op je eigen handelen. Wat heb je gedaan? Hoe heb je dat gedaan? Had je het anders willen doen?
Reflecteren helpt je om meer zicht te krijgen op wat je kan en wat je nog zou willen ontwikkelen. Het helpt je om de volgende keer weer een ontwikkeling te kunnen maken en steeds beter te worden.
Onderstaande opdracht helpt je om persoonlijk te reflecteren en te kijken welke ontwikkeling je nog wil maken. Je kunt deze gebruiken om de succescriteria over reflecteren aan te tonen.
|
Feedback: Wat heb ik gedaan? Hoe heb ik het aangepakt? Wat ging er goed? Wat kon beter?
|
|
|
|
Feedup: Waar ga ik heen? Wat is mijn doel of wat wil ik bereiken?
|
|
|
|
Feedforward: Hoe ga ik bij mijn doel komen? Wat ga ik daarvoor doen?
|
|
|
Bronnen
Infographic Recept voor het perfecte logo
Evaluatie projectgroep
