Wegwijs met de basis van Excel
Algemeen
Excel is een rekenprogramma van Microsoft. Het is onderdeel van het pakket Office 365, waar Word ook in zit. Excel is bedoeld om 'op ruitjespapier' allerlei gegevens met getallen bij te houden.
Excel werkt hierdoor qua opstarten, opslaan en delen exact hetzelfde als Word en PowerPoint.
We gaan er bij deze even vanuit dat jij bekend bent met deze handelingen. Is dit niet het geval, dan kun je via de volgende link de basisinfo van Office 365 bekijken.
Gegevens invoeren in Excel
In elke cel kunt u gegevens typen; woorden of getallen. De getallen kunt u gebruiken in berekeningen. De berekeningen doet Excel aan de hand van formules. Die zijn heel gemakkelijk te gebruiken, en u kunt zelf aangeven welke getallen bij de berekening worden gebruikt.
Blad van naam veranderen
Elk blad met cellen heet een werkblad. Wilt u met meerdere werkbladen werken, volg dan deze stappen:
- Klik onderaan naast 'Blad1' op het plusje.
- Het extra werkblad 'Blad2' opent.
- Verander de naam van het blad door dubbel te klikken op de naam van het tabblad.
- Typ een andere naam in en bevestig met de Enter-toets.
- Het werkblad heeft nu een andere naam. In de oudere versies van Excel werkt dit hetzelfde. Het enige verschil is dat Excel begint met drie werkbladen in plaats van
Kolom of rij selecteren
In Excel kunt u met de muis navigeren door het werkblad. Selecteer een kolom door te klikken op de letter erboven. U selecteert een rij door te klikken op een getal.
Het snijpunt van een kolom met een rij heet een cel. Elke cel heeft een naam, bijvoorbeeld A1. De letter verwijst naar de kolom waarin de cel staat, het getal verwijst naar de rij waar de cel in staat.
Formaat van cellen in Excel
Rijen en kolommen zijn in hoogte en breedte aan te passen, als u ze te klein vindt. Dat doet u met de muis. Zet hiervoor de muisaanwijzer op een zijrand, boven- of onderrand . De muisaanwijzer verandert in een streep met tegenovergestelde pijltjes. Houd de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis naar links, rechts, boven of onder. De hele rij of kolom wordt dan groter of kleiner. Laat de muisknop los als het formaat naar uw zin is.
Ongedaan maken
Als u in Excel iets doet wat niet de bedoeling was, dan kunt u dat ongedaan maken. Linksboven in beeld ziet u twee gedraaide pijltjes. De pijltjes zijn om de laatste actie ongedaan te maken (pijltje linksom) of om de laatste handeling te herhalen (pijltje rechtsom).
Getalnotatie
Met Excel kunt u allerlei soorten gegevens bijhouden, zoals percentages, data, telefoonnummers en bedragen. De bijbehorende notatie kunt u zelf instellen, dat is handig wanneer u met de getallen gaat rekenen. Bepaal bijvoorbeeld of u getallen als geldbedrag met een euroteken ervoor instelt, of bepaal hoeveel decimalen er achter de komma staan.
Excel wordt vaak gebruikt om percentages mee te berekenen. Zo stelt u de procentnotatie in:
- Typ een getal in een cel, bijvoorbeeld '0,37'. Druk dan op Enter. Let op dat u komma's schrijft en geen punten. Getallen met punten herkent Excel niet als percentages.
- Selecteer de cel met de muis.
- Halverwege het tabblad 'Start' op het Lint staat de groep 'Getal' met daarboven een aantal pictogrammen. Klik op de knop voor Procentnotatie met pictogram %. Klik erop en het getal wordt nu als percentage weergegeven.
Decimalen en valuta
U kunt ook bedragen invoeren in Excel:
- Typ een getal in een cel en selecteer de cel met de muis. Let op dat u punten schrijft als een bedrag decimalen heeft. Getallen met komma's herkent Excel niet als bedrag.
- Boven de groep 'Getal' ziet u het pictogram 'Financiële getalnotatie'
. Standaard staat deze notatie ingesteld op euro's. Met het pijltje naast het pictogram kunt u andere valuta selecteren. Klik op het pictogram en het bedrag krijgt een euroteken.
- Standaard zet Excel twee decimalen achter een bedrag. U kunt dit zelf aanpassen met de pictogrammen
.png)
'Meer decimalen' en 
'Minder decimalen'.
Datumnotatie
U kunt ook getallen als datum laten weergeven. Dat is handig als u bijvoorbeeld de meterstanden bijhoudt en graag de data van de opnames wilt gebruiken. Of als u een administratie bijhoudt en de data van uitgaven wilt noteren. Als u een datum intypt, zoals 01-10-2020 en op Enter drukt, wordt het getal doorgaans meteen goed weergegeven. Toch kunt u het nog verder aanpassen als u wilt. Dit doet u op de volgende manier:
- Selecteer de cel met de datum erin.
- Klik op het tabblad Start.
- Klik in de groep 'Getal' op het pijltje naast 'Datum'. Als Excel de datum niet als zodanig herkent staat hier 'Standaard'.
- Er opent een menu.
- U ziet verschillende mogelijkheden. Kies voor 'Korte datumnotatie' of 'Lange datumnotatie'. Als u op een van deze mogelijkheden klikt, wordt het meteen aangepast.
Een tabel maken
Om op een praktische manier te laten zien hoe u gemakkelijk cellen opmaakt en eenvoudige berekeningen uitvoert, maken we een kleine tabel. Zo'n tabel kunt u zelf ook maken voor uiteenlopende onderwerpen, bijvoorbeeld uw maandelijkse vaste lasten. Typ in cel A1 Vaste lasten.
Laat eronder een cel leeg en typ in A3, A4 enzovoort Huur, Gas/stroom, Water, Boodschappen. Helemaal daaronder tikt u 'Totaal'. In de cellen B2, C2 en verder naar rechts typt u de maanden van het jaar. Maak de kolommen zo nodig wat breder om de woorden goed te kunnen zien.
Cellen samenvoegen in Excel
De tabel begint al ergens op te lijken. Het zou mooi zijn als de cel met 'Vaste lasten' in de hele breedte van de tabel zou komen staan. Dat kan door cellen samen te voegen.
- Selecteer daarvoor de cellen A1 tot en met M1. Klik in vakje A1 > druk de Shift-knop in > klik in vakje M1.
- In het tabblad 'Start' staat de groep 'Uitlijning'.
- Klik op Samenvoegen en centreren.
- De cellen worden één geheel met de tekst in het midden (zie afbeelding hierboven)
- Als u alleen cellen wilt samenvoegen zonder centreren, klik dan op het driehoekje rechts van deze optie. Klik op Cellen samenvoegen.
Cellen een kleurtje geven
Met verschillende kleuren is de tabel wat overzichtelijker. Zo kunt u cellen een mooie kleur geven:
- Selecteer cel A1.
- Klik in tabblad 'Start bij' de groep 'Cellen' op Opmaak.
- Klik onderaan in het uitklapmenu op Cellen opmaken.
- Het venster genaamd 'Celeigenschappen' of Çellen opmaken' verschijnt.
- Selecteer dan het tabblad 'Opvulling'.
- Kies een opvulkleur, bijvoorbeeld geel. Het vak Voorbeeld toont de kleur.
- Klik op OK. De cel is nu geel.
We maken de linkerkant op dezelfde manier groen, net als de maanden. De rij met de toekomstige totaalbedragen maken we oranje. Zo ontstaat er langzaam een mooie tabel.
Meer opmaak
In de stap hiervoor opende u het venster ‘Celeigenschappen’ Daar vindt u niet alleen het tabblad ‘Opvulling’ voor gekleurde cellen, maar nog veel meer mogelijkheden. Kijk bijvoorbeeld eens op het tabblad ‘Rand’ om een of meerdere cellen te voorzien van een zichtbare rand. Of kies een andere letter op het blad ‘Lettertype’. De mogelijkheden om cellen naar uw eigen zin vorm te geven zijn erg groot!
Rekenen met Excel
Nu gaan we rekenen. In de tabel vullen we de bedragen van onze vaste lasten in voor de maand januari, in dit voorbeeld 500, 100, 50, 250. Excel kan deze bedragen voor u optellen. In dit voorbeeld is dat niet zo’n moeilijke berekening maar als u het principe begrijpt, kunt u ook ingewikkelder berekeningen uitvoeren.
Een eenvoudige formule
Selecteer de cel B7, waarin de uitkomst van de som moet staan. Boven de cellen staat een lege witte balk met links daarvan 'Fx'. Dat is de formulebalk, waar u formules kunt selecteren voor berekeningen.
- Klik op Fx. Het venster 'Functie invoegen' verschijnt.
- Klik in het deelvenster op Som. Dat is de formule voor eenvoudige berekeningen.
- Klik dan op OK.
Er verschijnt een nieuw venster. Daarin staat 'B3:B6'. Dat betekent niet 'B3 gedeeld door B6', maar 'de som van B3 tot en met B6'. Dat is precies de som die we willen weten! Klik op OK. In de cel B7 staat nu het antwoord op de berekening.
