OneDrive is een opslagruimte "in the cloud" die binnen Office 365 voor iedere leerling van Lyceum de Grundel te gebruiken is. In deze cursus leggen we uit wat je met OneDrive kunt doen. Zo kun je documenten online opslaan, bestanden delen met anderen of zelfs samen tegelijk werken in hetzelfde document.
OneDrive openen
OneDrive maakt deel uit van de Office 365, waarvoor je een inlogaccount van Lyceum de Grundel nodig hebt. Je hebt hier opslagruimte van 1TB (terabyte). Om bij OneDrive te komen ga je naar de website van de school, optie Inloggen, Office 365 (of klik hier).
Vul je schoolmailadres in en klik op Volgende
Vul je wachtwoord in en klik op Aanmelden
Je komt uiteindelijk op het welkom-scherm van Office 365:
Klik op icoontje behorende bij OneDrive ("wolkje")
Mappen maken
In het menu Nieuw zit onder andere de optie om een nieuwe map aan te maken zodat je je documenten kunt ordenen. Dit is ook handig als je meerdere documenten met een bepaalde groep wilt delen. Je hoeft dan alleen de map te delen en niet ieder document afzonderlijk.
Voor het opslaan van jouw schoolbestanden is het verstandig om voor elk vak een aparte map te maken. Maak je ook privé gebruik van de OneDrive van Lyceum de Grundel, maak dan een map Prive en een map School aan. Onder de map School maak je dan weer voor elk vak een submap.
Het aanmaken van een map in OneDrive is eenvoudig. Zorg dat je ingelogd bent op Onedrive.
Klik op Nieuw en dan op Map:
Er verschijnt een klein venster: typ mapnaam in (bijvoorbeeld Wiskunde) en klik op Maken
De nieuwe map wordt bovenaan de lijst met vijf kolommen weergegeven. In de achterste kolom Delen staat nu Privé. Dat wil zeggen dat deze map alleen voor jou zichtbaar is. Als je een map toegankelijk gemaakt hebt voor anderen, dan staat er Gedeeld. Later komen we hierop terug.
Document maken
Een nieuw document maken gaat op dezelfde manier als een nieuwe map aanmaken. Je kunt meerdere soorten documenten aanmaken:
Word-document: teksten lezen, schrijven, opmaken en uitprinten.
Excel-werkmap: met name bedoeld om mee te rekenen en je kunt er ook mooie grafieken en diagrammen mee maken.
Powerpoint-presentatie: eenvoudig presentaties maken die bestaan uit meerdere dia's
OneNote-notitieblok: hiermee kun je je notities op een gestructureerde manier maken en bewaren
Forms voor Excel: biedt de mogelijkheid om enquêtes en quizzen te maken.
We gaan een nieuw Word-bestand aanmaken. Voor het aanmaken van andere documenten (Excel, Powerpoint, enz), dit gaat op een zelfde manier.
Klik op Nieuw en dan Word-document
Er verschijnt een venster met een Word-document dat standaard Document heet. Maak je daarna nog een document dan zal deze Document1 heten, enz. Naast de standaard bestandsnaam zie je Opgeslagen staan. Omdat je online werkt wordt het document direct en altijd (mits je online bent) opgeslagen.
Je kunt nu teksten intypen. Als je klaar bent of je wilt stoppen dan hoef je allen maar het venster af te sluiten middels het kruisje rechtsboven. Je komt dan weer terug in het venster van Onedrive. De documenten (in dit geval Document en Document1) zijn beide opgeslagen.
Je ziet, niet handig als je Document als bestandsnaam laat staan. Zorg er altijd voor dat je een document een logische bestandsnaam geeft en dat je makkelijk terug kunt vinden. Bijv: Verslag Nederlands of iets dergelijks. Open nu het document met bestandsnaam Document door erop te klikken. Klik op Document - Opgeslagen. Er verschijnt een klein venster:
Wijzig de bestandsnaam in OefeningNaamgeving. en klik dan naast het kleine venster. Als het goed is is de bestandsnaam nu gewijzigd:
Opdrachten 1/3
Je gaat de komende jaren veel gebruik maken van Onedrive. Om een beetje overzichtelijk te houden is het verstandig om mappen per leerjaar en daarbinnen mappen per vak aan te maken.
Opdracht 1
Maak een map Leerjaar1 aan. Gebruik zo min mogelijk spaties in bestands- en mapnamen. 9 van de 10 keer gaat het goed, maar soms ontstaan er onverklaarbare problemen als er een spatie in de bestands- of mapnaam zit.
Opdracht 2
Open de map Leerjaar1 en maak dan van elk vak dat je hebt een submap aan. Ook hier, gebruik zo min mogelijk spaties in bestands- en mapnamen. Vergeet niet om een map ICT aan te maken, die hebben we komende lessen nodig :-).
Opdracht 3
INLEVEROPDRACHT
Maak een screenshot (=schermafbeelding) van je Onedrive zoals die eruit ziet na opdracht 2 (als het goed is, ongeveer hetzelfde als de figuur van opdracht 2, maar dan van jouw Onedrive). Sla screenshot op in de map ICT die je in opdracht 2 gemaakt hebt. De screenshot moet je inleveren Teams, ICT-opdracht3. Let op de deadline van deze opdracht (staat ook in Teams).
Opdracht 4
Lees de opdracht eerst goed door.
Maak een nieuw Word-document aan. Vertel in dit document:
hoe je heet
wat je leukste vak is
wat je later wilt worden.
Geef het document de volgende naam: Opdracht4 en sla het vervolgens op in de map ICT.
TIP: als je een nieuw document wilt maken in bijvoorbeeld de map ICT zorg er dan voor dat je deze map in Onedrive geopend hebt (zie afbeelding). Dan komt namelijk het nieuwe document direct in de juiste map. Naderhand kun je het bestand natuurlijk wel verplaatsen, maar dat is omslachtig.
Document of map delen
Regelmatig komt het voor dat je samen met één of meerdere leerlingen aan een document moet werken. Dat is heel eenvoudig in te stellen. Eén van jullie moet dan een document maken in Onedrive en deze vervolgens met de anderen delen. Delen is alleen mogelijk met docenten en leerlingen die vallen onder de Carmelstichting. Je kunt dus niet een document delen met je opa, neef in Canada, enz.
Ga met de cursor naar het document en klik op het symbool met een pijl:
Typ het school emailadres(sen) van iedereen die het document mag lezen of bewerken, eventueel zet je er nog een bericht onder. Klik dan op Verzenden.
Maar PAS OP!! Standaard staat er dat iedereen die jij het linkje stuurt het document mag bewerken. Soms wil je dat niet, ze mogen het alleen lezen. Dat kun je instellen door op het > teken te klikken (zie middelste rode rechthoek in de afbeelding hierboven). Wijzig indien nodig door het vinkje voor Bewerken toestaan (zie afbeelding hieronder) weg te halen.
Als je meerdere documenten wilt delen is het soms handiger deze documenten in één map te plaatsen en deze map vervolgens te delen met anderen. Het delen van mappen gaat op dezelfde manier als het delen van documenten:
Een document uploaden
Soms komt het voor dat je een bestand (document, afbeelding, enz) wilt uploaden naar je OneDrive. Dat kan heel eenvoudig, maar ook hier let op waar je begint in OneDrive. Zorg er altijd eerst voor dat je de juiste plek, dat wil zeggen map, geopend hebt.
Ga naar OneDrive en open de map Leerjaar1 en daarna map ICT.
Klik dan op Uploaden. Je ziet dat je kunt kiezen: één of meerdere bestanden en zelfs een hele map. Klik op Bestanden.
Er verschijnt een ietwat kleiner venster (zie afbeelding hieronder). Dit afbeelding behoeft uitleg: links zie je welke mappen of eventueel USB-sticks er op je laptop staan dan wel zijn aangesloten. In het voorbeeld hieronder worden twee bestanden uit de map Download geüpload. Als je meerdere bestanden wilt selecteren dan kan dit door de CTRL-toets ingedrukt te houden en dan klik je met de linkermuisknop op de bestanden die je wilt uploaden. Als je het goed hebt gedaan zijn de geselecteerde bestanden in het blauw weergegeven. Klik tenslotte op Openen. En ja, dat is inderdaad raar. Je wilt niet openen maar uploaden. Helaas is Microsoft niet altijd duidelijk :-(
Dat was alles! Als het goed is krijg je onderstaande afbeelding op je scherm te zien. Sommige handelingen zijn simpel.
Opdrachten 2/3
Opdracht 5
INLEVEROPDRACHT
Je hebt in opdracht 4 een document gemaakt, Opdracht4 geheten. Dit document moet je delen met één van de docenten die de ICT-lessen geeft. Hij/zij moet het ook kunnen bewerken. Je hebt daarvoor het e-mailadres van hem of haar nodig, vraag gerust als je het e-mailadres niet weet.
Je moet het document binnen twee dagen met de docent delen. Deze docent zal jouw document bekijken en daarna een (geheime) opdracht (Opdracht 6) aan jou geven. Maak deze opdracht vóór de deadline (inleveren via Teams ICT-opdracht6 geheten, zal gelijktijdig met tweede ict-les zijn).
OneDrive via de Verkenner
Tot nu toe heb je bestanden op Onedrive gezet via de browser (online). Er is nog een tweede mogelijkheid en die maakt het mogelijk om heel snel bij je bestanden te komen. De bestanden kun je dan benaderen via de Verkenner, alsof ze op de laptop staan! En nou komt het, als je een document wijzigt op je laptop wordt deze automatisch ook gewijzigd in Onedrive (en andersom!).
Het enige dat je hiervoor moet doen is het synchroniseren van Onedrive met je laptop. Deze synchronsatie hoef je maar eenmalig in te stellen. Je hebt wel de laatste versie van de app Onedrive nodig. Je kunt deze hier downloaden. Meestal is het niet nodig en kun je de volgende stappen uitvoeren:
Open de app Onedrive (dus NIET de webversie). Je kunt de app eventueel vinden via de zoekfunctie:
Nadat je Onedrive de eerste keer hebt opgestart verschijnt onderstaand venster. Typ je school emailadres in en klik op Aanmelden.
Er verschijnen nu een aantal belangrijke en onbelangrijke vensters. De eerste is wel handig, laat de instellingen zoals ze nu staan. Dan wordt er ook een backup gemaakt van je map Documenten, de map Afbeeldingen en van alles wat op Bureaublad staat. Klik op Doorgaan.
Het volgende venster is slechts informatie. Klik op Volgende.
Ook volgende venster is informatie. Klik op Volgende.
Let op, het venster dat nu verschijnt heeft wel belangrijke informatie. Lees dit goed. Als je offline met bestanden wilt werken zul je deze bestanden "Altijd beschikbaar" moeten maken. Gebruik dat niet te veel, want daardoor verlies je wel opslagruimte op je laptop. Klik op Volgende.
Volgende venster is nu even niet belangrijk. Klik op Later.
YEAH! Je bent klaar. Klik op Mijn Onedrive map openen.
Als je alles goed hebt uitgevoerd krijg je in de Verkenner een map Onedrive - Stichting Carmelcollege te zien met daarin alle bestanden en mappen die je in Onedrive (webversie) al hebt aangemaakt.
Nu kun je ervoor kiezen om alle bestanden en mappen te synchroniseren, maar of dat handig is moet je je afvragen. Synchroniseer alleen die mappen en bestanden die je veel gebruikt voor school. Dus niet niet de vele foto's van je laatste vakantie :-).
Het instellen welke mappen gesynchroniseerd moet worden is niet moeilijk, je moet even weten hoe. Als het goed zie je rechtsonderaan je scherm naast het accu-symbool een blauw wolkje. Indien je dit niet ziet, dan is deze 'verstopt'. Klik dan op het ^ teken naast het accu-symbool (zie afbeelding hieronder). Dan verschijnt er een venstertje met het blauwe wolkje.
Klik op het wolkje:
Vervolgens, klik op Help & Instellingen en dan op Instellingen:
Er verschijnt nu een klein venster in het midden van je scherm. Klik op Mappen kiezen.
Je kunt nu kiezen welke mappen en/of bestanden je wilt synchroniseren. Haal een vinkje weg daar waar het kan (bestanden die je niet regelmatig gebruikt). Klik op OK. Klik daarna nog een keer op OK.
Opdracht 3/4
Opdracht 7
Wat moet je doen: zorg ervoor dat je OneDrive gesynchroniseerd hebt met je laptop. Volg de stappen zoals die zojuist zijn beschreven in OneDrive via de Verkenner. Zorg er tevens voor dat minimaal één map niet gesynchroniseerd wordt. Indien je niet weet welke map, maak dan eerst in OneDrive een map Geheim (of iets dergelijks) aan.
Lukt het je niet, geef dat dan aan in de volgende ICT-les. Dan gaan we jou persoonlijk helpen.
Meer weten?
We hebben de basishandelingen en mogelijkheden van OneDrive met je besproken. Hieronder wordt in de film het eea herhaald en bevat het ook enkele andere mogelijkheden binnen OneDrive. Misschien wel handig om er naar te kijken.
Word, online of app?
Inleiding
Tijdens de uitleg en in de opdrachten heb je kennis gemaakt met het maken van een Word-document. Dat betrof Word-online. Er is echter ook een app Word. Nadeel, die moet je installeren op je computer, voordeel is wel dat de app Word veel meer kan dan Word online.
Maar voor we verder gaan, wat is Word eigenlijk?
Op de computer worden enorm veel teksten geschreven. Daarvoor gebruikt men een tekstverwerker, een programma dat bedoeld is om teksten te lezen en te schrijven. Word van Microsoft is de bekendste tekstverwerker. Wil je meer weten wat er meer Word kan, kijk dan hier.
Leerlingen van Lyceum de Grundel hebben allemaal toegang tot Office 365 en mogen op 5 devices (lapopts, pc's en mobiel) de bijbehorende apps installeren. Naast Word is dat vaak Excel en Powerpoint. Dat is heel handig met bijkomend voordeel: alle apps werken naadloos met de online versies (je kunt ze door elkaar gebuiken). De bestanden worden in alle gevallen opgeslagen op Onedrive. In het volgende blok staat opdracht 8 waarin uitgelegd wordt hoe één en ander werkt, hoe je van online naar de app kunt.
Opdracht 4/4
Opdracht 8
Stel je moet voor biologie een verslag schrijven. Daarvoor gebruik je de tekstverwerker Word. Tot nu toe hebben we alleen nog maar Word online gebruikt, nu gaan we de app Word gebruiken.
Ga naar Onedrive
Ga naar de map Leerjaar1 en dan naar de map ICT
Klik op Nieuw en op Word-document
Wijzig documentsnaam in Opdracht8. Klik daarna op Bewerken en vervolgens op Openen in desktop-app.
Er verschijnt dan een complex scherm met allerlei meldingen. Niet van de wijs laten brengen, klik gewoon op Word openen.
Als het goed is openent zich nu de app Word met document Opdracht8.docx en kun je aan de slag. Let op, je moet wel een aantal zaken weten waarop je moet letten.
Zorg ervoor dat je Automatisch opslaan aan hebt staan (zie afbeelding hieronder, linksboven). Elke wijziging wordt dan automatisch opgeslagen in de map ICT. Je hoeft dan niet op het diskette symbool te klikken (rode cirkel in afbeelding).
Je kunt nu teksten intypen, afbeeldingen toevoegen enzovoort. Als je klaar hoef je alleen maar de app Word af te sluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken.
Het volgende scherm verschijnt, klik op Hier doorgaan.
Een beetje omslachtig, Word online opent nu. Sluit het tabblad Opdracht8.docx af door op het kruisje (zie afbeelding) te klikken.
PAS OP: stel je wilt een bestaand document hergebruiken, bijvoorbeeld voor een andere opdracht. Het oorspronkelijke document wil je echter graag behouden. Dat kan alleen als je het bestaande document opent en direct daarna opslaat onder een andere naam. Doe je dit niet ben je je oorspronkelijke document of delen ervan kwijt!
Versiebeheer (voor de expert)
Wie kent het niet, je hebt om wat voor reden dan ook een document of de inhoud ervan gewist of je hebt hem overschreven door een ander document. Balen, al het werk voor niets gedaan.
OneDrive biedt de mogelijkheid om vorige versies van documenten in te zien of zelfs terug te halen. We gaan dit uitleggen aan de hand van het heel eenvoudige document Versiebeheer.docx (het heeft maar een paar regels en slechts één gebruiker), maar dat kan natuurlijk met elk document. Alleen is het dan vaak wat complexer, bijvoorbeeld als het gaat om meerdere gebruikers en/of er heel veel versies gemaakt zijn. Probeer de uitleg goed te volgen, dan kom je er wel uit.
Ga naar OneDrive. Achter elk document staan puntjes, klik hierop en vervolgens klik je op Versiegeschiedenis.
In het voorbeeld hieronder zie je dat van het document Versiebeheer.docx er drie versies zijn. Stel we willen weten wat er in versie 2 staat en wat het verschil is met de laatste versie, versie 3. Klik op de puntjes achter Versie 2.0 en dan op Bestand openen.
Het kan zijn dat er gevraagd wordt of Word wilt openen, indien het geval klik dan op Word openen.
Het document wordt nu met Word geopend, alleen ziet het venster er iets anders uit dan we gewend waren. Dat heeft uitleg nodig.
Allereerst bovenaan in de blauwe balk, de optie Automatisch opslaan staat uit én achter de documentsnaam staat backup versie - alleen lezen. Dat lijkt raar, maar is het niet. Je hebt niet de meest recente versie van het document opgevraagd. Alleen de laatste versie kan bewerkt worden. Als je een document vanuit OneDrive opent is dat standaard de laatste versie.
Je kunt nu kiezen uit twee handelingen: óf je maakt deze versie als laatste versie (herstellen) óf je gaat verschillende versies vergelijken. Als je kiest voor Herstellen, dan wordt deze versie (in het voorbeeld versie 2) gekopieerd en als laatste versie toegevoegd (dus er komt dan een versie 4 erbij die identiek is aan versie 2). In geval van Herstellen wordt de inhoud door Word gezien als laatste versie en kun je gewoon verder werken aan het document (automatisch opslaan staat dan weer aan).
Als je kiest voor Vergelijken, dan wordt het spannend. Kijk maar:
Niet schrikken, er staat veel dubbele informatie in. Er zijn vier delen te onderscheiden, we beginnen met de twee rechts (boven elkaar). De bovenste is de versie van het document die we gekozen hebben, in het voorbeeld was dat versie 2. Daaronder staat de laatste versie, verise 3 voor ons. In beide delen zie je teksten staan, Versie 2 is geschreven is versie 2 en Versie 3 is toegevoegd in versie 3 (logisch hè?). Het verschil tussen beide documenten zie je in het middelste deel in het rood weergegeven en in het linkerdeel kun je zien wie wt heeft toegvoegd (handig als je met meerdere leerlingen aan één document werkt). Je kunt in het linkerscherm zien wie de layout heeft aangepast (lettertype, enz).
Normaal gesproken bevat het document veel meer tekst, door te scrollen kun je alle verschillen tussen de de gekozen versie en de laatste versie bekijken, verschillen worden telkens in het rood weergegeven.
Afhankelijk wat je wilt met deze gegevens kun je actie ondernemen. Je kunt delen van de teksten kopiëren en later aan het document toevoegen, het is aan jou.
Best wel complex, vind je niet? Misschien heb je het een keer nodig als je een document 'om zeep' hebt gebracht. Versiebeheer kan een redmiddel zijn. Succes :-)
Vervolg
Je hebt nu in de afgelopen twee ICT-lessen kennisgemaakt met de mogelijkheden van OneDrive. We hopen dat je het leerzaam vond.
We gaan de komende drie ICT-lessen de vele mogelijkheden van de app Word bespreken. Zorg ervoor dat je OneDrive gesynchroniseerd hebt, in ieder geval de map Leerjaar1 met daarin een map ICT.
HOME
Terug naar homepagina ICT
Klik op de link hierboven om weer terug te keren naar de startpagina van "ICT voor leerlingen van Lyceum de Grundel Hengelo"
Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Internationale licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om:
het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat
het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken
voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden.
