Inleiding
Wat is OneDrive?
OneDrive is een opslagruimte "in the cloud" die binnen Office 365 voor iedere medewerker en student te gebruiken is. Dit betekent dat je overal en vanaf elk apparaat toegang hebt tot je studiebestanden. In deze les leer je wat je met OneDrive kunt doen.
Bij Noorderpoort bewaar je je bestanden niet op de harde schijf van je laptop, maar op jouw persoonlijke OneDrive of die van een Groep. De OneDrive is een beveiligde digitale plek waar je bestanden kunt opslaan, delen of gelijktijdig met anderen kunt bewerken.
Hoeveel Gb opslagcapaciteit heb ik bij OneDrive?
Als student krijg je een persoonlijke OneDrive tot je beschikking, met een opslagcapaciteit van 50 Gb. Doordat je je bestanden niet op een vaste harde schijf bewaart maar op een externe server 'in the cloud', heb je altijd en overal toegang tot je studiedocumenten.
OneDrive openen
OneDrive maakt deel uit van de Office 365 omgeving waar jij via Noorderportal toegang hebt. Vanuit "Mijn apps" kun je OneDrive openen door op het icoon te klikken.
Ook kun je je OneDrive openen via een speciale app voor op de tablet of smartphone.
Opdracht
Ga naar http://www.noorderportal.nl en log in met je Noorderpoortaccountgegevens (gebruikersnaam@st.noorderpoort.nl). Open via Mijn apps je OneDrive door op de tegel OneDrive te klikken.
Documenten plaatsen
Nieuwe documenten plaatsen
Documenten plaats je in je OneDrive door bovenaan te klikken op Nieuw. Je hebt dan de optie om een volledig nieuw document aan te maken (de keuze is een Word, Excel of Powerpoint document of een OneNote notitieblok) of je kunt een koppeling toevoegen naar bijvoorbeeld een website.
Mappen maken
In hetzelfde menu zit ook de optie om een nieuwe map aan te maken zodat je je documenten kunt ordenen. Dit is ook handig als je meerdere documenten met een bepaalde groep wilt delen. Je hoeft dan alleen de map te delen en niet ieder document afzonderlijk.
Menu na klikken op Nieuw
Hoe je in OneDrive een nieuwe map en een nieuw document aanmaakt kun je in onderstaande video zien.
De volgende video geeft uitleg over nog een aantal basisacties in OneDrive voor het bewerken van bestanden.
Bestaande documenten uploaden
Nu gaan we oefenen met een document uploaden in een nieuwe map.
Oefening 1: een document plaatsen in een map in OneDrive
1. Open je OneDrive.
2. Klik op Nieuw en kies Map.
3. Geef de map de naam School en klik op OK.
4. Open de map door er 1x op te klikken.
5. Klik in het menu op Uploaden. De Verkenner wordt geopend.
6. Zoek het bestand op je pc op en klik op Openen.
7. Klik op Openen en je bestand is geplaatst.
Oefening 2: meerdere bestanden tegelijk plaatsen door te slepen
1. Open de Verkenner. Zoek enkele bestanden die je wilt uploaden naar je OneDrive en selecteer deze.
2. Zorg dat het Verkenner scherm en ook je OneDrive in beeld zijn en sleep de geselecteerde bestanden van de Verkenner naar je OneDrive.
De bestanden worden nu naar de OneDrive gekopieerd.
In dit filmpje wordt het uploaden en slepen vanuit de verkenner uitgelegd.
Synchroniseren
Synchroniseren van Onedrive naar je laptop
Je kunt je online documenten ook naar je laptop/pc synchroniseren door in OneDrive bovenaan te klikken op Synchroniseren. In de Windows Verkenner is de OneDrive dan ook te vinden:
De OneDrive in Windows Verkenner
Door deze link aan te klikken open je de OneDrive in de Verkenner en zie je de mappen en bestanden die ook in de cloudomgeving staan. Via de Verkenner kun je bestanden en mappen kopieren of verplaatsen van en naar de OneDrive zoals dat ook met andere locaties op de pc kan.
Synchroniseren laptop naar je OneDrive
Het is ook mogelijk om je bestanden van OneDrive beschikbaar te hebben op je pc/laptop. Daarvoor kun je gebruik maken van de OneDrive voor bedrijven app die is geinstalleerd op je laptop/pc. Deze kun je vinden door bij het startmenu te zoeken naar OneDrive.
In de app moet je je Office 365 gebruikersnaam invoeren. Dat is gebruikersnaam@st.noorderpoort.nl. Daarna wordt de synchronisatie opgestart.
Na de installatie zie je je OneDrive als apart item in de Windows Verkenner en kun je de mappen en bestanden ook daar benaderen. Alles wat je erin opslaat of aanpast wordt automatisch naar je OneDrive in de cloud gesynchroniseerd.
TIP: Overleg met je docent als je deze app wilt installeren.
Documenten plaatsen vanuit Office 2016
Zowel in Word, Excel en PowerPoint, is het menu Opslaan als gekoppeld aan je OneDrive, je hoeft alleen nog maar de map op te geven in je OneDrive! Kies je voor Opslaan als dan zie je de meest recente mappen waarin je hebt gewerkt en hoef je dus niet lang te zoeken. Datzelfde overzicht zie je ook wanneer je een document wilt openen.
E-mail bijlages opslaan op OneDrive
Ook in Outlook (e-mail bestanden) kan je ontvangen bijlages eenvoudig opslaan op je OneDrive. Deze vind je daar dan terug in de map E-mailbijlagen.
Delen
Een document delen
Je kunt een document eenvoudig delen door het in OneDrive te selecteren en vervolgens te kiezen voor Delen bovenaan in het menu.
Delen in OneDrive
In het scherm dat verschijnt moet je namen toevoegen van de personen die het document mogen bewerken. Dat doe je bij Voer een naam of e-mailadres in. Ook kun je eventueel een bericht toevoegen.
N.B. Je kunt alleen documenten delen met medestudenten en medewerkers van het Noorderpoort.
Wil je dat de ontvangers het document alleen maar kunnen lezen, klik dan op de zin "Alleen de door u opgegeven personen kunnen bewerken" en je kunt kiezen wie het bestand mag zien en of ze mogen bewerken of niet. Hiervoor kun je het vinkje bij Bewerken toestaan uitvinken.
Een koppeling ophalen of kopiëren
In plaats van gericht bepaalde personen uit te nodigen door te klikken op Delen kun je ook een koppeling ophalen naar het bestand, die je vervolgens naar iedereen mailt die bij het bestand moet kunnen. Die koppeling moet je eerst aanmaken. Selecteer daarvoor eerst het bestand dat je wilt delen en klik dan op de optie Koppeling kopiëren bovenaan in het menu.
Na een klik op deze optie verschijnt onderstaand scherm:
Net als bij Delen kun je klikken op de zin "Alleen de door u opgegeven personen kunnen bewerken" om de instellingen aan te passen. Dit werkt verder hetzelfde als bij Delen hierboven.
Heb je alle opties goed gezet, kopieer dan de link uit het scherm van hierboven. Deze link kan je vervolgens plakken in bijvoorbeeld een mail.
Een map delen
Wanneer je meerdere documenten met medestudenten wilt delen, is het handiger om deze in een aparte map te zetten en dan de map te delen. Alle documenten die je daarna in de map zet zijn dan automatisch gedeeld. Het delen van een map gaat vrijwel net zo als het delen van een document. Het enige verschil is dat je hierbij de map moet selecteren om de optie Delen bovenaan te vinden. Ook bij een map kan je ervoor kiezen om een koppeling op te halen deze verder te verspreiden via bijvoorbeeld mail. De stappen hiervoor zijn verder gelijk aan het delen van een document.
Eindopdracht
Eindopdracht:
1. Maak een map aan in je OneDrive.
a. Wijzig de mapnaam in jouw voor- en achternaam.
b. Zet in die map een leeg document of maak een document aan. Ook dit document noem
je naar je zelf (voor- en achternaam)
2. Deel deze map met je docent en met een aantal mede-studenten.
3. Stuur een persoonlijk bericht mee en zorg ervoor dat iedereen het document kan bewerken.
a. Geef in het bericht aan dat dit voor de eindopdracht OneDrive bedoeld is.
b. Nodig ook iedereen uit om zijn of haar naam en woonplaats in het document te vermelden.
Bronnen
