Inleiding
Welkom op de workshop Actief met Office op de studiedag van het VMBO op 23 februari 2018. We behandelen een kleine greep uit de vele mogelijkheden die Office365 biedt.
Document opmaken
Word-document
Openen en opslaan
In het word-document vind je onopgemaakte tekst.
Open dit document en sla het op op je eigen gebied op de H:-schijf
Koe werkdocument.docx
In het onderwaterscherm zie je na elke <enter> een witruimte. Waar zit de instelling hiervoor?
Document opmaken
Maak de tekst op met koppen.
Sjabloon kiezen
Kies een sjabloon wat je aanspreekt. Dit doe je in het menu ontwerpen. Kies bijvoorbeeld voor de kleuren die het beste passen bij het Norwin College.
Koppen toekennen
Selecteer de koppen en geef in het tabblad Start aan of het gaat om de Titel of om een kop van het hoogste niveau of het tweede niveau.
Inhoudsopgave invoegen
Werken met secties
Maak een blanco pagina aan het begin van het document.
Ga naar Pagina-Indeling --> Eindemarkering --> Sectie einde volgende pagina
(Je zou ook kunnen kiezen voor <Ctrl> + <Enter>, dan voeg je ook een pagina-einde in. Je kunt dan echter geen andere opmaak aan de eerste pagina geven in de kop en voettekst.)
Inhoudsopgave invoegen
Ga naar het tabblad Verwijzingen.
Kies voor automatische inhoudsopgave.
Document samenvoegen
Document opstellen
Je hebt een brief opgesteld voor een groep mensen en je hebt een bestand met de adressen.
En nu?
Het is mogelijk om de brief die je hebt opgesteld te koppelen aan een adressenbestand.
Hoe?
Stel een brief op die je aan meerdere mensen zou willen versturen. Je zou kunnen denken aan mensen die hebben aangegeven belangstelling te hebben voor een bepaalde cursus, studenten die je wilt voorzien van bepaalde informatie etc.
Wanneer je geen inspiratie hebt kun je de volgende brief openen:
Incassobrief
Gegevensbestand aanmaken en opslaan
Open het onderstaande gegevensbestand of maak zelf een adressenbestand in excel of word dat je wilt samenvoegen met de brief.
Adressen
Sla het adressenbestand op.
Gegevensbestand koppelen
Ga naar het worddocument met de brief.
Kies voor het menu VERZENDLIJSTEN
Ga naar Adressen selecteren
Kies voor bestaande lijst gebruiken en selecteer de adressenlijst die je zojuist hebt aangemaakt / opgeslagen.
Het volgende venster verschijnt:
De kolomkoppen zijn ook meteen de naam van het samenvoegveld, daarom verdient het de voorkeur kolomkoppen te gebruiken. Zorg dat er een √ staat voor deze optie.
Samenvoegvelden invoegen
Nu ga je de koppen in kolomkoppen invoegen in de brief.
Klik met de muiswijzer op de plaats in het document waar
bijvoorbeeld de naam van de persoon moet komen.
Ga naar Samenvoegveld invoegen
Kies voor het samenvoegveld dat je in wilt voegen
Je document ziet er als volgt uit:
Document samenvoegen
Nu maak je de uiteindelijke brieven.
Ga naar Voltooien en Samenvoegen
Kies voor Afzonderlijk document bewerken
Kies in dit geval voor Alles
Kies voor OK
Je kunt nu nog de afzonderlijke brieven controleren
en eventueel bewerken.
Meer mogelijkheden
Op deze manier kun je ook etiketten maken of emailberichten voor meerdere personene tegelijkertijd opstellen en versturen.
Excel
In het onderdeel Excel worden een aantal onderdelen behandeld die mogelijk interessant zijn voor administratieve werkzaamheden.
Excel document
Openen en opslaan
In het excel-document vind je fictieve leerlinggegevens.
Open dit document en sla het op op je eigen gebied op de H:-schijf
Leerlinglijst
Kolombreedte instellen
De kolombreedte kun je in excel op verschillende manieren instellen:
- Ga in de juiste kolom staan -> ga naar menu Start -> kies voor opmaak -> kolombreedte
- Ga op de kolomkop staan, klik op de <rechtermuisknop>, kies voor kolombreedte
- Breng de muiswijzer naar de kolomscheiding in de kolomkop, de muiswijzer verandert -> druk de rechtermuisknop in en schuif met de muiswijzer naar de gewenste kolombreedte
- Breng de muiswijzer naar de kolomscheiding in de kolomkop en dubbelklik met de <linkermuisknop>
Je kunt ook alle kolommen in één keer instellen:
- Selecteer het gehele werkblad door linksboven in de hoek te klikken:
- Breng de muiswijzer naar een kolomscheiding in de kolomkop en dubbelklik met de <linkermuisknop>
Alle kolommen worden zo breed als nodig is.
Tekst optellen
Het komt voor dat je in wilt weten hoe vaak een bepaalde tekst voorkomt in een kolom. In dit geval wil je weten hoeveel leerlingen van jouw eigen locatie komen.
- Ga naar cel E116
- Ga in menu start naar de functie-knop en klik op het pijltje naast de knop:
- Kies voor Meer functies
- Typ Aantal.Als
- Bij bereik klik je op het achterliggen pijltje, je kunt nu de cellen selecteren waar excel het aantal uit moet halen.
- Bij criterium typ je de exacte tekst waar het programma naar moet kijken, bijvoorbeeld Lwd BB
-> De uitkomst van de formule is het aantal keren dat deze tekst voorkomt.
Functie
Wanneer je naar de cel kijkt waar het aantal in staat zie je de volgende tekst:
Je ziet de tekst tussen aanhalingstekens staan, voor het programma Excel moet tekst in een formule altijd tussen aanhalingstekens staan: "tekst"
Andere FUNCTIES
Je kunt nog proberen om de gemiddelde leeftijd van de leerlingen te berekenen -> Gebruik de functie =GEMIDDELDE
Transponeren
Wanneer de wens is om de gegevens vanuit een rij naar een kolom om te zetten, heeft Excel een oplossing!
- Kies voor plakken speciaal
- Kies voor transponeren -> De gegevens worden vanuit een rij in een kolom geplaatst.
Oefenen transponeren
Met het volgende bestand kun je oefenen om gegevens te transponeren:
Paardgegevens
Wat we nog niet gedaan hebben!
We hebben nog niet gewerkt met voorwaardelijke opmaak en we hebben nog geen grafiek gemaakt.
Hebben jullie vragen of wensen?
Laat het ons weten!
Mathijs, Jacob en Annemiek kunnen jullie ook op locatie even opzoeken!
