Een zakelijke brief is een officiële brief met een verzoek, een klacht of een mededeling.
Een zakelijke brief is gericht aan een officiële instantie (zoals de gemeente of een bedrijf).
Dit zijn de kenmerken van een zakelijke brief:
schrijf kort en beleefd, niet emotioneel;
gebruik nette woorden;
houd de zinnen kort;
check goed of er geen spelfouten in staan;
schrijf duidelijk.
Een zakelijke brief heeft een vaste indeling. De afspraken over hoe zo'n brief is ingedeeld, noem je briefconventies.
Zo deel je een zakelijke brief in:
leg in de inleiding in één zin of een korte alinea uit waarom je de brief schrijft;
beschrijf in het middenstuk in twee of drie alinea’s welk verzoek, welke klacht of mededeling je hebt;
vat in de slotalinea kort je schrijfdoel samen, gevolgd door een oproep of een vriendelijke afsluiting.
Zo schrijf je een zakelijke brief:
bepaal je schrijfdoel: vragen, meedelen of klagen;
start links in de brief met de volgende onderdelen: eigen naam en adres (telefoonnummer, e-mail) naam en adres geadresseerde;
schrijf vervolgens: plaats (komma) datum (maand in letters) met jaartal (volledig in cijfers);
noem het onderwerp van je brief (Betreft: …);
noteer de aanhef: Geachte …,;
vervolg met je schrijfdoel;
schrijf een groet: Hoogachtend, of: Met vriendelijke groet;
sluit af met je handtekening en daaronder je naam in letters.
Let op: besteed ook zorg aan de envelop. Als je een vensterenvelop gebruikt, schrijf je de naam van de geadresseerde in hoofdletters. Plak de postzegel goed op.