Introductie
Documenten opslaan doen we al jaren. Opslaan doet iedereen op zijn/haar eigen manier. De ene meer gestructureerd dan de ander. Doel van een centrale opslag van al onze Citaverde College documenten, is een meer gestructureerde opslag van digitale documenten. Als Citaverde College hebben we een belangrijke maatschappelijke taak en de verantwoording daarvan maakt het noodzakelijk dat er op een verantwoorde manier wordt omgegaan met de documenten die dit betreft. In een school ontstaan allelrei documenten, van onderwijsovereenkomsten , diploma's en werkstukken van docenten. De nieuwe student brengt ook allerlei verantwoordingsdocumenten met zich. Van alle documenten willen we als school weten, waar deze documenten zich bevinden, met wie we ze mogen delen en met wie niet. Documenten worden voor langere tijd gearchiveerd en of vernietigd op basis van de voor het document geldende bewaartermijn c.q. vernietigingstermijn. We hebben papieren documenten maar natuurlijk ook papieren documenten. Digitale documenten kunnen digitaal beheerd worden en papieren documenten kunnen gedigitaliseerd worden. Documenten komen ondertekend per post binnen en worden gedigitaliseerd.
Verschil archivering en documentmanagement.
Een document is vaak een bewijsmiddel, waarmee een bepaalde gebeurtenis of besluit kan worden aangetoond. De school moet er voor zorgen dat een document gegandeerd beschikbaar is gedurende een bepaalde periode en soms ook verwijderd moet worden.
Archivering is een aanvulling op documentmanagement, vooral bedoeld om documenten voor langere tijd beschikbaar te houden en ervoor te zorgen dat deze na een bepaalde termijn ook vernietigd worden.
Documentmanagement in de cloud.
Documenten kunnen zich op allerlei plaatsen bevinden.voor papieren documenten kunnen dat fysieke locaties zijn. Digitale documenten kunnen opgeslagen worden op het netwerk van school, een PC, een USB stick of op onedrive of dropbox.
Opslag mag dan nog wel duidelijk zijn, maar archivering van zoveel diverse plekken is natuurlijk onmogelijk. Om alle documenten plaats- en tijdsonafhankelijk beschikbaar te hebben, is binnen Citaverde College gekozen voor een private cloudoplossing: CV Content. CV content is onze eigen server in the cloud.
De komende tijd gaan we alle documenten die we hebben verplaatsen naar CV Content.
Hoe dat moet? Dat leer je in deze instructie.