## Vergaderen

# Vergadering

Wat is vergaderen? Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen? Discussies voeren en meningen uitwisselen? Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit.

Vergaderingen kunnen echter zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Om dat te bereiken heb je een goede voorzitter nodig. Je kunt vergaderen met verschillende doelen. Afhankelijk van het doel heeft een vergadering een ideale vorm en een bepaald soort voorzitter. De verschillende vergadervormen kom je vaak tegen in één vergadering.

### Brainstormvergadering

Bij een brainstorm staat het nadenken over en zoeken naar allerlei verschillende oplossingen voor een bepaald probleem centraal. De voorzitter zorgt er voor dat iedereen aan bod komt. Beslissingen worden meestal niet direct genomen.

Voorbeeld: de parkeergarage van een warenhuis moet wegens groot onderhoud tijdelijk worden gesloten. Het management komt bijeen om te overleggen: hoe gaat de directie om met de tijdelijke sluiting? Kan het warenhuis haar klanten extra service bieden door bijvoorbeeld een gratis bezorgdienst of het betalen van de kosten voor de parkeermeter? Verschillende deelnemers komen met creatieve ideeën.

### Instructievergadering

Bij deze vorm worden de bedoelingen uitgelegd en de taken verdeeld. Bij deze vergadervorm speelt de voorzitter een nadrukkelijke rol.

Voorbeeld: Het zorgteam van teamleider Joke is verantwoordelijk voor de organisatie van de open dag in het verzorgingstehuis. Op de dag voorafgaand aan de open dag worden alle taken nog eens kort doorgenomen. Wat doet de bewakingsdienst, wat doet de receptie? Wie zorgt voor de contacten met de cateraar? En wie is verantwoordelijk voor noodmaatregelen bij calamiteiten? Joke moet het overleg strak leiden, want er is geen tijd meer voor lange discussies. De besluiten zijn al genomen.

### Informatieve vergadering

Hier staat staat het uitwisselen van informatie centraal. Hierbij is het van belang dat iedereen informatie kan geven en krijgen. Er is ruimte voor presentaties en het stellen van vragen. De voorzitter moet dit alles in goede banen leiden.

Voorbeeld: maandelijks woont James Stewart, hoofd klantenservice bij kabelmaatschappij MultiConnect de management-meeting bij. Net als alle afdelingsmanagers rapporteert hij over de geplande en reeds uitgevoerde acties van zijn afdeling. Hij geeft andere managers informatie over hoe de laatste reclamecampagne bij consumenten is gevallen en hoeveel mensen er geklaagd hebben. James hoort van de marketing manager welke verbeteringen er worden doorgevoerd in de nieuwe campagne.

### Besluitvormende vergadering

Deze vorm kun je gebruiken wanneer je je doelen hebt vastgesteld en je de voortgang van taken wil nagaan. Meestal wisselen de deelnemers in beperkte mate informatie en standpunten uit. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. De voorzitter moet een dergelijke vergadering strak leiden.

Voorbeeld: Henri Hooijmaker werkt bij PC International, een grote computerfabrikant. Via de media wordt duidelijk dat bij een grote serie computers een vervelende fabricagefout is geconstateerd. Snel roept hij een aantal managers bijeen en hij wil eigenlijk meteen bepalen hoe ze het probleem gaan oplossen.

Een bijzondere vorm van vergaderen
Werkoverleg bij Installatiebedrijf Peeters BV. Iedere dinsdagochtend neemt Edward Peeters samen met Sjoukje Dijkma en Harry Zeldenrust de lopende zaken door: welke werkzaamheden liggen er, hoe is de voortgang en waar zijn eventuele vragen of problemen? Het overleg, dat maar een uurtje duurt, is genoeg om voor de rest van de week voor iedereen weer duidelijk te maken waar de prioriteiten liggen.

## Uit welke vaste onderdelen bestaat een vergadering?

Een paar vaste elementen zorgen voor structuur of houvast tijdens een vergadering:

- Vooraf weet iedereen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt.
- Deelnemers worden uitgenodigd.
- Deelnemers krijgen een agenda en bijbehorende informatie.
- Vooraf is duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit.

## Welke spelregels zijn er?

Als deelnemer aan een vergadering dien je je te houden aan een aantal spelregels:

- Je bent op tijd aanwezig.
- Je laat anderen uitpraten.
- Je aanvaardt de rol van de voorzitter.
- Je formuleert kort en bondig.
- Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is.
- Je luistert goed naar anderen.
- Je doet na de vergadering wat je belooft.
- Je accepteert genomen besluiten.

## Hoe word je een ervaren vergadertijger?

"Vergadertijgers" zijn mensen die erg veel vergaderen. Het is de vraag of zij nog aan andere taken toekomen. In veel bedrijven en instellingen hangt het succes van een vergadering af van de voorzitter. Is deze ervaren en beschikt deze over voldoende overwicht? Maar ook als deelnemer kun je een goed verloop van een vergadering bevorderen. Als deelnemer aan een vergadering behoor je te beschikken over goede communicatieve vaardigheden. Verder kun je je voornemen om je werkweek zo in te plannen, dat je niet meer dan één dag per week beschikbaar stelt voor vergaderingen. Sommige wekelijkse vergaderingen zijn ooit ingesteld vanwege een reële behoefte aan overleg, maar hebben hun nut verloren. Het ter discussie stellen van de zin van sommige vergaderingen kan heel effectief zijn: vergaderen is een middel om tot beslissingen te komen, maar het is geen doel op zich. Tot slot kun je jezelf en je teamgenoten laten trainen in vergadertechnieken.

Voor veel mensen is effectief vergaderen een lastige opdracht. Zeker wanneer ze de rol van notulist of voorzitter innemen. Er is een groot aanbod van cursussen - iedereen moet leren vergaderen!

## Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je goed kunt vergaderen?

Stel, je ziet in de krant een vacature staan voor beleidsmedewerker. Als beleidsmedewerker ben je een echte vergadertijger. Daarbij word van je verwacht dat je tijdens een vergadering je mening geeft en anderen daartoe ook de ruimte biedt. Zo komt er een dialoog tot stand.

In je vrije tijd ben je vrijwilliger bij Amnesty International. Samen met andere vrijwilligers zorg je er voor dat binnen de Nederlandse afdeling voldoende informatie is over de toestand van de mensenrechten in Mexico. Eens in de zes weken vergader je met elkaar. Je levert een actieve bijdrage door je up-to-date dossierkennis. Als voorzitter zie je erop toe dat elke vergadering plaatsvindt binnen de afgesproken tijd.

Dit verwerk je kort in je sollicitatiebrief. Tijdens je sollicitatiegesprek kun je dit nader toelichten.

### Andere voorbeelden

- Projectleider: Ik ben een groot voorvechter van kort en efficiënt vergaderen. Uit ervaring weet ik dat dat te bewerkstelligen is door een strakke planning en een goede voorbereiding door alle teamleden. Daar heb ik mijn medewerkers van overtuigd.
- Uitgever: In het begin moest ik wennen, maar nu is het een uitkomst: via internet vergaderen. De auteurs die voor mij schrijven, wonen verspreid over heel Nederland. Wekelijks bij elkaar komen om de stand van zaken door te nemen en de actielijst te bespreken, is dan geen optie. Natuurlijk blijft het nodig om bij elkaar te komen, maar dat hoeft nu minder frequent.

Voorbeelden van vragen over je vergaderkwaliteiten tijdens het sollicitatiegesprek:

- Beschrijf de laatste vergadering waarbij je aanwezig was. Wat was je rol? Wat heb je in die rol bereikt?
- Geef een voorbeeld van een vergadersituatie waarin je vond dat de vergaderregels niet goed werden nageleefd. Wat heb je toen gedaan/ gezegd?

Negen tips verbale communicatie bij vergaderen

Evaluatie van vergaderen