## Theorie Schrijfvaardigheid

Zakelijke brief
Wat is een zakelijke brief?
Een zakelijke brief is een brief die je schrijft aan iemand waarmee je een zakelijke relatie hebt. De stijl en de inhoud zijn dus ook formeel, dat wil zeggen niet te persoonlijk of te vriendschappelijk en zeker niet boos of onbeleefd.
Wat is het doel van een zakelijke brief?
Het doel van een zakelijke brief kan zijn informatie verkrijgen, zoals over een opleiding of een product, of een abonnement opzeggen. Een andere mogelijkheid is dat je ergens bezwaar tegen maakt, een volgens jou onterechte boete, bijvoorbeeld, of dat je een klacht hebt over iets. Een van de belangrijkste zakelijke brieven is de sollicitatiebrief.
Hoe ziet de opbouw van een zakelijke brief eruit?
De indeling van een zakelijke brief is als volgt:

- Inleiding: Hierin stel je jezelf voor en noem je de aanleiding en het doel van de brief;
- Middenstuk: Dit bevat de uitwerking van de informatie, per deelonderwerp een of meerdere alinea’s. De informatie kan bestaan uit uitleg over de aanleiding, een toelichting erop, voorbeelden of argumenten erbij;
- Slot: Daarin wordt het doel van de brief nog eens herhaald en in een vriendelijke slotzin benadruk je wat je van de ontvanger van de brief verlangt of verwacht.

Waar moet ik op letten als ik een zakelijke brief schrijf?
Het is belangrijk bij een zakelijke brief de volgende punten in de gaten te houden:

- Je deelt de brief in zoals het hoort, alle gegevens zet je daar waar ze horen. Let goed op komma’s, hoofdletters en het aantal witregels. Hiervoor zijn verschillende briefmodellen in omloop en bedrijven hebben vaak hun eigen huisstijl. Wij werken met het zogenoemde Amerikaanse model, zie volgende pagina/ommezijde;
- Nogmaals: de toon is formeel, wat de aard van de boodschap ook is. Natuurlijk mag je wel laten merken dat je bijvoorbeeld de baan waarnaar je solliciteert erg graag wil hebben, maar blijf formeel, gebruik dus niet supergaaf, maar uitdagend;
- Let er heel goed op dat er geen spelfouten, zinsbouwfouten, stijlfouten of andere slordigheden in je brief staan. Als je twijfelt, laat hem dan door iemand anders nakijken.
- Tegenwoordig worden veel brieven, zelfs sollicitatiebrieven, per e-mail verstuurd, maar mocht je je brief per post versturen, zorg dan voor een exemplaar dat netjes geprint en niet te klein opgevouwen is, neem liever een grotere envelop. Schrijf de adresgegevens op de envelop foutloos, netjes en op de juiste plaats.

Voorbeeld:
Structuur zakelijke brief volgens Amerikaans model
Naam afzender
Straat en huisnummer afzender
Postcode en WOONPLAATS (in hoofdletters) afzender
X
X
Plaats waar de brief geschreven wordt, datum (bijv. 28 augustus 2015 In cijfers, letters en weer cijfers)
X
X
(Aanhef) Naam geadresseerde/bedrijf/instantie
(evt.) t.a.v. (ter attentie van) de heer/mevrouw naam v.d. persoon (voorvoegsels voluit)
Straat en huisnummer geadresseerde
Postcode en WOONPLAATS (in hoofdletters) geadresseerde
X
X
Betreft: korte omschrijving van het onderwerp van de brief
X
Geachte heer/mevrouw/directie/bestuur/…, (/dame/heer, indien mogelijk met achternaam, geen voorletters. Voorvoegsels voluit)
X
Inleiding
X
Middenstuk, evt. meerdere alinea’s gescheiden door witregels
X
Slot
X
(Afrondende (standaard)zin, bijv.) Alvast hartelijk dank voor uw medewerking.
X
(Afsluiting) Hoogachtend,/Met vriendelijke groet(en),
X
(Evt. Naam van bedrijf of instelling)
Ondertekening (is de handtekening van de afzender, met pen gezet)
X
Naam van de afzender
(Evt. functie v.d. afzender)
X
Bijlagen (indien aanwezig bij de brief. Bijv. een cv bij een sollicitatiebrief, of een kopie van een rekening. Bij meer dan een bijlage de bijlagen nummeren.)

Interviewvragen

Om de beste informatie te krijgen als je iemand interviewt, is het van groot belang dat je de juiste vragen.

Hoe kom je tot goede interviewvragen?

De voorbereiding

- Zorg ervoor dat je jezelf al hebt verdiept in het onderwerp waarover het interview gaat. Hoe meer je er al van afweet, hoe meer en kwalitatief goede vragen je kunt bedenken. Enige kennis van zaken bij jou, de interviewer, zal ook tot een interessanter gesprek leiden, dan wanneer degene die tegenover je zit jou alles moet gaan uitleggen.

- Bedenk je vragen met in je achterhoofd wat je te weten wil komen. Dat klinkt logisch en dat is het ook. Het zorgt ervoor, dat je niet afdwaalt van het onderwerp.

- Schrijf je vragen op. Formuleer open vragen, oftewel, vragen waarop de geinterviewde niet met ja of nee kan antwoorden.

Uitwerking interview (verslag)

Vermeld eerste algemene gegevens als

- naam en functie van de geïnterviewde;

- aanleiding tot het interview;

- plaats en datum van het interview.

Werk het interview dan uit door de grote lijnen te noteren.

Beslis daarna of je een doorlopend verslag maakt met enkele citaten van de geïnterviewde of telkens vraag en antwoord vermeldt.

Schrijf het interview vervolgens op in goedlopende zinnen en zorg voor een overzichtelijke indeling van de tekst. Bedenk ten slotte de titel van je interview. Vaak kun je een opmerkelijke uitspraak van de geïnterviewde wel als titel gebruiken.

Voordat je op pad gaat om iemand te interviewen, is het zinvol eens op school met elkaar te oefenen.

Let bij het beoordelen van de interviewer op de volgende punten:

1 Heeft de interviewer zich goed voorbereid?

2 Is het doel van het interview duidelijk?

3 Heeft de interviewer gezorgd voor een goede openingsvraag, met een introductie van het onderwerp?

4 Vraagt de interviewer voldoende door? Of is hij/zij te snel tevreden met het antwoord?

5 Stelt de interviewer open vragen als hij/zij langere antwoorden wil hebben?

6 Stelt de interviewer gesloten vragen als hij/zij kortere antwoorden wil hebben?

7 Houdt de interviewer vast aan het onderwerp? Of krijgt de geïnterviewde de kans daarvan af te wijken?

8 Geeft de interviewer soms tussentijds een samenvatting of conclusie?

9 Sluit de interviewer het gesprek duidelijk en correct af?

10 Neemt de interviewer een geïnteresseerde hoduing aan?

Illustreer je verslag met een leuke foto die je maakt / laat maken tijdens het interview.