Eigenlijk is er niet echt een groot verschil tussen een rapport en een verslag. De namen worden nogal eens door elkaar gebruikt. Strikt genomen is er wel een verschil:
Het onderwerp
Meestal ligt dit vast. Je moet echter wel je onderwerp goed afbakenen, d.w.z. dat je het onderwerp precies aangeeft en het binnen bepaalde grenzen houdt. Anders kan het veel te uitgebreid worden en kost het teveel werk. Hierbij stel je jezelf de volgende vragen:
Vraag je van tevoren af wat voor doel je wilt bereiken met je rapport. Dit doel is eigenlijk steeds informatief of overtuigend/activerend. In het laatste geval gaat het erom dat de lezer het standpunt van de schrijver gaat overnemen en daarna eventueel actie onderneemt.
Verzamelen materiaal
Raadpleeg allerlei informatiebronnen en houd je in eerste instantie niet in bij het verzamelen van het materiaal. Pas daarna ga je kijken welke informatie overbodig of dubbel is. Noteer in ieder geval al meteen waar je de informatie gevonden hebt (je bronnen: titel, schrijver, boek, tijdschrift, pagina’s enz.) Dit bespaart je later een hoop zoekwerk.
Maak eerst een soort concept, zeg maar een kladversie. Denk hierbij ook vast aan titels voor de verschillende onderdelen.
Dan volgt het eigenlijke rapport. Dit bestaat uit de volgende onderdelen, die echter niet altijd aanwezig hoeven te zijn. Zeker niet als het gaat om een eenvoudig verslag van een simpele gebeurtenis of beperkte informatie.
De omslag
Dit is niet altijd noodzakelijk. De omslag dient als bescherming van je rapport/verslag. Hierop vermeld je:
titel en eventueel ondertitel, naam schrijver(s), groep samenstellers.
De titelpagina
Hier vermeld je: de titel en eventuele ondertitel, voorletters en achternaam van de schrijvers, plaats en datum van verschijning of afwerking en de opdrachtgever (naam, organisatie).
Het voorwoord
Het voorwoord heeft een volledig ander doel dan de inleiding. Het behoort niet tot de eigenlijke inhoud van het rapport. Daardoor staat het ook vóór de inhoudsopgave. In een simpel verslag ontbreekt het voorwoord vaak. Wat komt er zoal in een voorwoord te staan?
De inhoudsopgave
Hier krijgt de lezer heel overzichtelijk de informatie over de opbouw en de omvang voorgeschoteld. De nummers van de bladzijden begin je pas te vermelden na de inhoudsopgave zelf. Het kan dus goed zijn dat je bij blz. 5 begint! (Vergelijk dit maar eens met een schoolboek of iets dergelijks.)
Gebruik voor de hoofdstuk- en paragraafindeling een nummering in decimale cijfers. Ga nooit verder dan 3 decimalen, anders wordt het te onoverzichtelijk. Zorg ervoor dat de titels van de hoofdstukken en paragrafen er hetzelfde uitzien, zowel qua lettertype als taalkundig.
dus niet:
1.3 het schrijven van een verhaal
1.4 hoe schrijf ik een brief
maar wel:
1.3 het schrijven van een verhaal
1.4 het schrijven van een brief
De samenvatting
Ook deze komt lang niet altijd voor en zeker niet bij een eenvoudig verslag. Toch is het een goed idee om deze wel in je rapport op te nemen. Zo kun je in zeer kort tijdsbestek zien waarover je rapport gaat. Regels waaraan zo’n samenvatting moet voldoen:
De inhoud
Deze begint met een inleiding.
De inleiding
De inleiding is ervoor bedoeld om de lezer te interesseren, een vooruitblik te geven op de inhoud. In de inleiding komen de volgende zaken aan de orde:
De inleiding moet je niet te lang maken en al zeker niet bij een dun rapport.
De hoofdstukken
Ook ieder hoofdstuk moet, net als een rapport of een gewone tekst, een indeling hebben in inleiding-kern-slot. Dit biedt de lezer houvast. Je moet proberen hoofdzaken en bijzaken gescheiden te houden.
Door een goed gekozen lay-out probeer je er een samenhangend geheel van te maken. Spreek de lezer consequent aan met “jij” of “u”.
De conclusie(s)
Elk hoofdstuk zou een conclusie kunnen bevatten. Deze zou je achteraan in je rapport nog even op een rijtje kunnen zetten. Deze conclusies moeten welk gebaseerd zijn op datgene wat je in het rapport staat vermeld.
Conclusies moeten:
De bijlage(n)
De meeste rapporten worden afgesloten met een of meer bijlagen. Je vindt hierin alleen aanvullende informatie. Ze worden achteraan in het rapport gezet om de leesbaarheid te bevorderen. Vaak gaat het over tabellen e.d., die niet voor iedereen interessant zijn.
Je nummert de bijlagen met Romeinse cijfers of met hoofdletters; bijvoorbeeld
Bijlage III: overzicht beken in Zuid-Oost-Brabant (of BijlageC…)
De literatuurlijst
De informatie die je in je rapport hebt opgenomen komt vaak van allerlei schriftelijke bronnen (naast natuurlijk je eigen kennis op dit gebied). Deze schriftelijke bronnen vermeld je in een literatuurlijst. Hierbij let je op het volgende: