Deel 1: Het papieren sfeer- en inrichtingsplan

We gaan in het eerste deel aan de slag met brainstormen. We leren te werken met Lino-it. Samen brainstormen op 1 vel. Verder maken jullie een moodboard en maken jullie een begin met een materialenlijst. Deze opdrachten krijg je om te leren de gewenste sfeer uit te beelden en te vertalen naar de opdrachtgever. Dit heb je nodig om het concept verder in te vullen en de pitch te kunnen winnen.

In het volgende deel gaan jullie een digitale plattegrond met de gewenste inrichtings elementen te maken.

Van idee tot sfeer en inrichting...

De sfeer en daarbij behorende inrichting is van cruciaal belang voor de beleving van een evenement door de deelnemers. Zonder juist decor, tafelzetting of verlichting en muziek komt het de boodschap of het thema van het evenement niet goed tot uiting. Een evenementenbureau onderscheidt zich vaak door het concept en de daarmee samenhangende sfeer die het toevoegt aan het evenement voor de klant. Het is daarom een heel belangrijk hier goed over na te denken. Het kan de doorslag geven voor de opdrachtgever, zodat je de pitch wint!

Een bekende sfeer cateraar heeft het volgende filmpje gedeeld:

In dit arrangement helpen we jullie verder om aan een goede sfeer beleving met de juiste inrichting te komen voor jullie evenement. Je werkt soms met elkaar (3 tot 4 personen maximaal) en soms werk je opdrachten alleen uit. Het samenwerken is belangrijk om tot een goede sfeerbepaling en inrichting van het evenementenconcept te komen. Samen brainstormen en meeliften op elkaars ideeen is hier juist een noodzaak. Denk aan de workshop creatitief denken die jullie eerder dit jaar hebben gehad.

Indien je een opdrachtgever hebt waarvoor je dit onderwerp moet uitwerken gebruik je deze als case. Wanneer je geen opdrachtgever hebt gebruik je de onderstaande casus:

Het sponsordiner van de Oeteldonsche Club 1882.

De OC is de carnavalsvereniging van Den Bosch met wel 450 vrijwilligers. Ze organiseren jaarlijks een sponsordiner voor al hun sponsoren in de Mensa van de MHS. Dit jaar dus ook weer. Er komen in totaal 120 personen,

De sfeer moet ongedwongen, carnavalesk maar toch netjes zijn. We ontvangen namelijk de sponsoren. Geen drankfestijn maar een ongedwongen maar fatsoenlijke feestelijk stemming zei de opdrachtgever.

Stap 1. Het overleg met je opdrachtgever over de inrichting en de gewenste sfeer.

Je gaat eerst in overleg met je opdrachtgever om met de gewenste sfeer om een start te kunnen gaan en vervolgens met het plan voor de inrichting van het evenement. Het is de bedoeling dat je in steekwoorden opschrijft wat de sfeer moet weergeven. Voorbeelden zijn: formeel, informeel, feestelijk, chique, ongedwongen, casual, licht, etc..

Indien je op dat memoment GEEN echte opdracht hebt gebruik je de casus van de Oeteldonsche Club 1882. Deze staat beschreven in de inleiding.

We gaan hier kennismaken en werken met Linoit. Maak in Lino-it (www.linoit.com) een nieuw vel aan met je projectgroep. Ieder gaat afzonderlijk teksten, afbeeldingen, video's en bestanden toevoegen die volgens jou te maken hebben met de beoogde sfeer en inrichting van het evenement. Dit doe je gedurende 15 minuten. Daarna bespreken jullie het totale resultaat. Let op hier gelden de divergentieregels die je hebt geleerd in leerjaar 1: Niets is fout, denk out of the box en meeliften op andermans ideeen mag of moet zelfs!

LET OP: Om dit goed te laten verlopen dient 1 persoon uit de groep een account aan te maken en een Lino-it vel te starten. De link kopieert en plakt hij/zij in een email aan de andere groepsleden.

Na deze 20 minuten gaan jullie verder met de volgende opdracht. Laat jullie uitwerking ook aan de docent zien. Het is een werkdocument dat jullie verder helpt naar de uitwerking van de volgende opdracht. De eerste stap naar de sfeer- en inrichtingsbepaling is hiermee gezet.

Nu jullie gezamenlijk tot begrippen, foto's en ander materiaal zij gekomen voor de sfeer en inrichting, gaan jullie nu naar de volgende stap in jullie sfeer- en inrichtingsplan. In de conceptfase van een evenement is het van belang dat jullie een moodboard leren maken om de sfeer en inrichtings gedeachten aan de opdrachtgever kenbaar te maken. Dit is heel gebruikelijk en wordt dus vaak in alle gevallen gedaan wanneer een evenementenbureau een concept wil uitleggen aan de opdrachtgever. Het voordeel is dat jullie hiermee op een lijn kunnen komen met de wensen van de opdrachtgever. Beelden zeggen meer dan woorden dus is een moodboard de uitkomst!

Om jullie wat meer achtergrod te geven over het maken van een moodboard, is het handig eerst onderstaande link te openen en te lezen.

Aan de hand van jullie samengestelde Lino maken jullie nu een moodboard in Padlet. Dit doen jullie allemaal afzonderlijk. De link naar het maken van een padlet is: https://nl.padlet.com/auth/signup. Log in met je facebook of google account. Voor een tuturial hebben we onderstaande instructiefilm:

Wanneer jullie klaar zijn zoeken delen jullie de Padlets met elkaar. In het eerst volgende overleg met jullie opdrachtgever leggen jullie het gemaakte werk voor. Laat de opdrachtgever feedback geven welk moodboard het beste de beoorgde sfeer en inrichting weergeeft. Bewaar dit moodboard weer voor later gebruik, bijvoorbeeld in jullie draaiboek.

Nu jullie een goed beeld hebben van de beoogde sfeer en inrichting, wordt het tijd oom een materialenlijst samen te stellen. Op deze lijst staan de kleinste zaken die nodig zijn. In ieder geval al het meubilair, decoratie en benodigde techniek. Begin ook altijd daarmee. Een tip is om ook rubrieken aan te maken. De rubrieken kunnen bijvoorbeeld zijn: lokatie, catering, entertainment en gastenontvangst. Deze items komen bijna altijd voor in je evenement. Materialenlijsten zijn er in alle soorten en maten. In de volgende opdracht is het aan jullie om een eigen materialenlijst samen te stellen.

Maak met elkaar in de vorm van een vergadering een materialelijst in verschillende rubrieken. Jullie moeten hiervoor een Excel bestand aanmaken. Vergeet ook alvast kolommen aan de maken voor leverancier, wie de verantwoordelijke persoon uit de projectgroep is en of er stroom benodigd is. Deze vullen jullie in later stadium in. Nu is het alleen van belang om tot een goede lijst van benodigde materialen te komen.

N.B.:De materialenlijst wordt dus steeds aangevuld totdat deze helemaal kompleet is. Betrek hier ook weer je opdrachtgever in. Hij of zij kan materialen laten toevoegen of schrappen. Nu hebben jullie weer een item om voor te leggen aan je opdrachtgever bij het eerst volgende overleg. Jullie kunnen deze materialenlijst gebruiken om in te vullen.

Let op: Bewaar de materialenlijst goed. Deze heb je gedurende je hele evenement nodig. De meest recente versie moet je ook invoegen in het draaiboek van het evenement.