In een database komen in het algemeen meerdere tabellen voor.
Bij het opzetten van een database gelden regels.
Om dubbele gegevens te voorkomen, is het nodig om de gegevens per onderwerp op te nemen in verschillende tabellen.
Een sleutel (primaire sleutel) is een veld waarin de waardes binnen een bepaalde tabel uniek zijn, dus maar één keer mogen voorkomen. De sleutel wordt gebruikt om een bepaald record uniek te kunnen aanduiden en voor verwijzingen tussen verschillende tabellen. Denk aan school: op school kunnen natuurlijk best mensen zitten met dezelfde naam. Dat is onhandig: dan zou jij de cijfers kunnen krijgen van een andere Jan Janssen. Op school heb je daarom een uniek leerlingnummer dat niemand anders heeft. Dat leerlingnummer is een sleutel in de leerlingtabel.
Als je een tabel maakt, geeft Access je automatisch een primaire sleutel mee via ‘autonummering’. Bij ieder record dat je invoert, zet Access dan vanzelf een uniek nummer. Wil je dit niet gebruiken, dan kun je dit veld weghalen en vervangen door je eigen oplossing.
Het is ook mogelijk om te werken met een samengestelde sleutel. Dan is de combinatie van twee of meer velden uniek.