ABC-analyse

De ABC-analyse is een techniek waarmee de leveranciers of artikelen worden ingedeeld in drie categorieën: A, B en C. Daarbij kan worden gekozen voor verschillende meet­variabelen. De meest gebruikte indeling is de indeling naar geldwaarde. Daarbij stel je een lijst op van leveranciers of artikelen in volgorde van aflopende bijdrage aan de inkoopomzet / verkoopomzet over een bepaalde tijdsperiode. Vervolgens zet je deze tabel om in een Pareto-diagram.

De drie categorie& van de ABC-analyse staan voor het volgende:

Deze verdeling blijkt in de praktijk in vrijwel alle organisaties in hoofdlijnen terug te komen.

Het doel van de ABC-analyse is om een eerste beeld te krijgen van de te voeren leveranciersstrategie. Je krijgt hiermee in beeld welke leveranciers qua inkoopomzet het belangrijkste zijn, hoeveel leveranciers er zijn, met wie een partnership relevant kan zijn, van welke leveranciers je uitgebreidere informatie moet bijhouden, enzovoort.

De eerste stap van de ABC-analyse hebben we hierboven al genoemd: stel een lijst op van leveranciers in volgorde van aflopende bijdrage aan de inkoopomzet over een bepaalde tijdsperiode. Dit doe je vanuit de crediteurenlijst. Op dit overzicht vermeld je ook de cumulatieve waarde. Zie onderstaande tabel voor een voorbeeld.

ABC-analyse leveranciers

Volgnummer
leverancier

lnkoopomzet

Cumulatieve
inkoopomzet

Cumulatief % van de
totale inkoopomzet

1

1.000.000

1.000.000

20

2

600.000

1.600.000

32

3

550.000

2.150.000

43

4

500.000

2.650.000

53

5

400.000

3.050.000

61

6

350.000

3.400.000

68

Enzovoort

 

 

 

 

Vervolgens zet je in een grafiek op de horizontale as het aantal leveranciers uit (in procenten) en op de verticale as de daarbij behorende cumulatieve bijdrage aan de inkoop­omzet (ook in procenten). Zo ontstaat het Pareto-diagram, met daarin de Pareto-kromme.

Pareto heeft een bepaalde wetmatigheid in het (bedrijfs)economische handelen ontdekt en wel het volgende: “De meeste situaties worden bepaald door slechts een gering aantal belangrijke factoren”. Dit houdt in dat als men deze factoren beheerst (onder controle heeft), beheerst men (heeft men) voor een groot deel de situatie (onder controle).

Ook kun je met de ABC-analyse een beeld krijgen van de verkoopomzet. Hiermee hangt de voorraadbeheer van een organisatie samen. ABC-voorraadbeheer houdt in dat de artikelen in de onderneming worden ingedeeld in artikelklassen, die vervolgens in het voorraadbeheer op een verschillende manier worden behandeld (bijvoorbeeld verschillende bestelsystemen, differentiatie in inspanning van sturing en in de mate waarin automatisering voor het voorraadbeheer wordt gebruikt). De doelstelling hiervan is dat de onderneming zich richt op die artikelen waarbij optimaal voorraadbeheer de grootste voordelen op het gebied van winstbijdrage oplevert. Kortom: artikelen met veel bijdragepotentieel.

In een onderneming heeft de afdeling ‘Magazijn’ o.a. de taak de voorraad zo laag mogelijk te houden, met behoud van een goede servicegraad en leveringstijd. De magazijnafdeling moet daarbij rekening houden met een groot aantal randvoorwaarden, zoals:
- houdbaarheidstermijnen,
- bestelgroottes,
- capaciteit van het magazijn.
- hoge waarde van de goederen
- volume van de goederen
- omloopsnelheid
- diversiteit servicegraad
- diversiteit levertijd
- verschillende voorraadhoogte per artikel


De bekendste methode om het gehele artikelassortiment door te lichten is de ABC-analyse. Daarbij wordt van de afzonderlijke artikelen (of artikelgroepen) bijvoorbeeld de gemiddelde omzet in het afgelopen jaar vastgesteld. Tevens wordt de procentuele bijdrage aan de totale omzet per artikel uitgerekend. Vervolgens worden de artikelen gerangschikt naar de omzet en wordt de cumulatieve omzetbijdrage berekend. Op basis hiervan zijn bijvoorbeeld de volgende artikelklassen te benoemen:
A-klasse: De eerste groep artikelen met een omzetbijdrage van 60% - 80%. 
B-klasse: De middelste groep artikelen met een omzetbijdrage van 30% - 15%. 
C-klasse: De onderste groep artikelen met een omzetbijdrage van 10% - 5%.

De bovengenoemde percentages als definiëring van de klasse zijn uiteraard in iedere specifieke bedrijfssituatie vrij te kiezen. Dit betekent dat de percentages ook 80% (A-klasse), 15% (B-klasse) en 5% (C-klasse) kunnen zijn. Het gaat er tenslotte om dat de grootte van iedere klasse is aangepast aan de bedrijfsmogelijkheden en -wensen om het gedifferentieerde voorraadbeheer uit te voeren. Overigens is het om dezelfde reden ook legitiem om niet drie klassen te onderscheiden, maar twee, of vier of meer klassen.
De onderneming moet zich in eerste instantie richten op de artikelen in de A-klasse: desnoods ten koste van de aandacht voor de artikelen in de C-klasse. Concreet houdt dat in dat de artikelen in de A-klasse via een meer geavanceerde bestelmethodiek worden gestuurd en dat er meer inspanning gaat zitten in de verbetering van de logistieke procesbeheersing van deze artikelen.

Wanneer naar de goederen in de groepen/klassen wordt gekeken, kan men verschillende kenmerken voor deze groepen / klassen onderscheiden.

Voor groep / klasse A geldt:
- De voorraadhoogte wordt zorgvuldig bijgehouden.
- Het gebruik van moderne prognosetechnieken is noodzakelijk.
- Belangrijk is om nauwkeurig de bestelhoeveelheden en bestelmomenten te weten.
- Regelmatige controle van de juistheid van de veiligheidsvoorraad
- Bij eigen fabricage heeft groep/ klasse A altijd voorrang bij aanvulling.

Voor groep / klasse B gelden dezelfde kenmerken maar liggen de bijbehorende activiteiten op een iets minder hoog niveau dan bij groep / klasse A.

Voor groep / klasse C is het belangrijk dat er voldoende artikelen in voorraad zijn. De beheerstechnieken van de voorraad zijn hier eenvoudig. De bestelhoeveelheid van deze artikelen zijn relatief groot. Meestal wordt er voor een gebruik van enkele maanden tegelijk ingekocht. Redenen hiervoor zijn dat de artikelen ‘slow-movers’ zijn en dat de artikelen goedkoop zijn. Er worden dus ook geen geavanceerde prognosetechnieken, statistische methoden of optimale bestelhoeveelheden gebruikt. De aanwezige voorraden moeten wel regelmatig worden gecontroleerd. Dit dient vooral te geschieden als er sprake is van een ‘open magazijn’, waar de artikelen zonder afgiftebon afgehaald kunnen worden.?

Je moet het criterium voor de ABC-analyse bewust kiezen. Andere criteria zijn, naast omzetbijdrage, de gemiddelde voorraadwaarde, het aantal voorraad mutaties per periode, het aantal keer dat er een "nee-verkoop"situatie optreedt, de dekkingsbijdrage, het volume, enzovoort. Het criterium dient altijd gekozen te worden in lijn met de doelstelling van de analyse. Naast het criterium moet je de frequentie van de analyse bewust kiezen, omdat artikelen in de loop van de tijd van klasse kunnen veranderen. Vooral de snelheid van verschuivingen in de omzet bepaalt de benodigde frequentie.

Een ABC-analyse is een handig middel om inzicht te krijgen in:

-       De opbouw van een assortiment
-       De ‘gewenste’ sanering van een assortiment
-       De lay-out van een magazijn en de verkoopvloer

Het moet echter niet zo zijn dat alleen op basis van een ABC-analyse beslissingen genomen worden. Ook andere aspecten zullen meespelen, zoals:

-       Winstgevendheid van een product (marge)
-       Concurrentieoverwegingen
-       Het ontbreken van een substituut (vervangend product)
-       De fase van de productcyclus waarin het product zich bevindt.