## Verkoopbrieven schrijven

De onderdelen van een verkoopbrief.

De brief van een zakelijke mailing moet onmiddellijk bij het inkij-ken de aandacht trekken. Een effectieve brief bepaalt voor een groot deel het responspercentage van uw mailing. Naast het kiezen van een bepaalde structuur kunt u de effectiviteit van uw reclamebrief vergroten door op een aantal punten te letten.
De indeling van een brief ziet er vaak als volgt uit.
Briefhoofd
Adressering (NAW-gegevens)
Kopzin
Plaats en datum
Aanhef,
Pakkende eerste alinea
Tussenalinea’s
Activerende laatste alinea
Naam en handtekening
P.S.
Het briefhoofd
Uit het briefhoofd en het logo op uw briefpapier blijkt van wie de brief afkomstig is. Zorg ervoor dat uw logo een kernachtige aanduiding geeft van uw product of dienst.
Let op de volgende aandachtspunten.
• vermeld uw volledige adres;
• gebruik uw eigen briefpapier;
• vermeld behalve uw postbusnummer ook uw bezoekadres. Een postbusnummer alleen wekt argwaan;
• vermeld behalve uw telefoonnummer bij voorkeur ook uw doorkiesnummer.
Datum
Vermeld boven de brief altijd de datum. De vermelding ‘zie post-stempel’ kunt u beter achterwege laten. Ontvangers van post gooi-en bijna altijd de envelop na opening weg! Geef dus altijd een exacte datum. Schrijf de datum voluit na de plaatsnaam. Achter de plaatsnaam volgt een komma, achter de datum volgt niets. Dus de datering van uw brief kan bijvoorbeeld zijn:
Voorbeeld
Haarlem, 2 januari 2000
Het adres
Het persoonlijk geformuleerde adres valt natuurlijk als eerste op. Adresseer de brief en de envelop op de volgende manier:
Reclamebureau Meerzicht B.V.
T.a.v. de heer ir. Ph.J. van Kooten
Postbus 115
1100 AE AMSTERDAM
Let bij de adressering van uw brief en envelop op de volgende regels:
• het woordje ‘Aan’ vóór de bedrijfsnaam is niet nodig;
• schrijf de eerste letter van ‘T.a.v.’ met een hoofdletter;
• na ‘T.a.v.’ volgt ‘de heer’ of ‘mevrouw’;
• vermeld de tussenvoegsels van een achternaam voluit (van der, van);
• plaats twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam;
• vermeld de plaatsnaam voluit in hoofdletters;
• vermeld de afdeling van het geadresseerde bedrijf die u aanschrijft als u niet over persoonsnamen beschikt.
De kopzin
De kopzin is een zin van een tot maximaal twee regels boven een brief in een vetgedrukte letter, onderstreept of in hoofdletters. Een kopregel zet aan tot lezen. Zorg ervoor dat u één of twee van uw belangrijkste voordelen in de kopregel vermeldt. Bijvoorbeeld door een belofte te doen. Dit verhoogt de kans op doorlezen. Gebruik in elk geval een kopregel als het niet mogelijk is om uw brief persoonlijk te adresseren.
Bij het formuleren van de kopzin moet u op de volgende aandachtspunten letten:
• vermeld de kopregel onder de adressering, maar boven de aanhef;
• uw kopregel mag best een vraag zijn, als deze maar aanzet tot verder lezen;
• bedenk verschillende kopzinnen en kies met hulp van anderen de beste kopzin voor uw brief;
• zorg ervoor dat de kopregel op één regel past. Druk de kopregel iets vetter en groter af dan de brieftekst.
Voorbeeld
Voorbeelden van kopzinnen:
‘Uw chauffeurs voortaan koel achter het stuur met een fantastisch kerstgeschenk’
‘Volgend jaar extra vakantiegeld?’
‘Verhoog de productiviteit van uw secretariaat met 10% door een extra uitgave van 1%’
De aanhef
Probeer in de aanhef zo specifiek mogelijk te zijn. Op die manier kunt u de lezer voor u winnen. Uiteraard is een persoonlijke aanhef het beste. Is dit niet mogelijk, dan kunt u toch nog specifieker zijn dan alleen ‘Geachte mevrouw, meneer’. Op die manier laat u de lezer merken dat u hem of haar een klein beetje kent.
Voorbeeld
Bijvoorbeeld:
‘Geachte wijnliefhebber,’
‘Geacht clublid,’
‘Geachte squashvriend,’
Let bij schrijven van de aanhef op de volgende punten:
• gebruik in mailingbrieven nooit de aanhef ‘L.S.’ (Lectori Sa-lutem), onpersoonlijker kan het niet!
• als u de naam van de betreffende persoon niet weet, spreek dan de betreffende afdeling aan;
• laat na de aanhef altijd één witregel volgen.
De tekst van de brief
Verdeel uw brief in alinea’s. Gebruik per alinea niet meer dan vijf tot tien regels. Zorg ervoor dat de eerste alinea beslist niet langer is dan drie tot vier regels. Onderzoek heeft uitgewezen dat de lezer bij een langere eerste alinea na een paar regels al overgaat naar de tweede alinea.
Alinea’s bevorderen lezen
Een overzichtelijke brief bevordert immers het lezen. Bovendien stelt u op deze manier de lezer in staat om onderdeel voor onderdeel tot zich te nemen in plaats van alles in één keer. Beëindig een alinea eens met een vraag. De lezer leest dan zeker door!
Nadere informatie
Bied de mogelijkheid om meer informatie aan te vragen of telefonisch contact op te nemen. Vermeld altijd de naam van de contactpersoon met het telefoonnummer waar deze is te bereiken.
De afsluiting
Bij de afsluiting wordt vaak gebruikgemaakt van ‘Hoogachtend’ of ‘Met vriendelijke groet’. Maar wanneer maakt u gebruik van het eerste of het tweede? U kunt het best ‘Hoogachtend’ gebruiken als u de geadresseerde helemaal niet kent. ‘Met vriendelijke groet’ is wat informeler en suggereert enige bekendheid met de geadresseerde.
Zet na de afsluiting een komma.
De ondertekening
Na de afsluiting volgt uw handtekening. Gebruik daarvoor blauwe inkt. Dit is de kleur die het meest echt en het betrouwbaarst overkomt. Bij grote mailings kunt u uw handtekening in blauw laten drukken.
Onderteken uw mailing zelf als het aantal brieven kleiner is dan ongeveer vijfhonderd stuks. Het wekt geen vertrouwen wanneer de handtekening ‘in opdracht’ of ‘bij afwezigheid’ (‘i.o.’ of ‘b/a’) is ge-zet door een andere persoon dan degene die het aanbod doet.
Let daarbij op de volgende aandachtspunten:
• zet uw handtekening niet door de afsluiting, uw naam of het P.S. heen;
• zorg ervoor dat uw naam in de handtekening herkenbaar, lees-baar en controleerbaar is. Iemand moet uw naam uit de hand-tekening kunnen lezen. Dit wekt vertrouwen;
• vermeld onder de handtekening uw naam (de naam van de on-dergetekende) vergezeld met een aanduiding van uw functie. Mensen willen altijd graag weten in welke hoedanigheid u uw brief schrijft. De bedrijfsnaam is niet nodig als deze al op het briefhoofd is vermeld.
Het P.S. onderaan de brief
Het Post Scriptum (P.S.) van een brief leest men meestal nog voordat men de echte brief zelf leest. Het is dan ook aan te raden om een P.S. altijd in uw brief op te nemen. Een P.S. is niet echt nodig als de ondergetekende van de brief een belangrijk en bekend per-soon is of als er onderaan de brief een bepaalde afbeelding staat. Maar over het algemeen versterkt een P.S. de kracht van uw brief.
U kunt het P.S. gebruiken om de belangrijkste boodschap uit de brief nog een keer te herhalen, tijdsdruk aan te brengen (bijvoorbeeld: ‘Reageer vóór 1 maart dan kunt u nog profiteren van onze spectaculaire aanbieding!’), of een belangrijk verkoopargument te noemen.
Het P.S. geeft antwoord op de volgende vraag van de klant: ‘Waar-om schrijft deze mevrouw of meneer mij?’.
Het is eigenlijk een nagekomen bericht dat de schrijver is vergeten in de brief op te nemen. Bijvoorbeeld:
Voorbeeld
‘P.S. Reageer vóór 14 februari en ontvang een extra korting van 25%!’

Maak bij het opstellen van uw P.S. gebruik van de volgende punten:
• zorg ervoor dat het P.S. kort is (maximaal twee regels);
• noem in het P.S. een extra voordeel;
• laat de tekst van het P.S. los staan van de letters P.S. en type dus niet onder deze letters door. Anders valt deze aanduiding niet meer op. Zie ook voorgaand voorbeeld.
Bijlagen
Vermeld het aantal bijlagen bij uw mailingbrief. Geef een naam of korte omschrijving van uw bijlagen. Let erop dat u de dikte en het aantal bijlagen beperkt houdt. Hoe meer informatie uw mailing bevat (brief, folders enzovoort), des te groter is de kans dat de ontvanger de mailing niet leest en meteen weggooit.