Of het nu om een ‘echte’ vergadering gaat of om werkoverleg of andere gelijksoortige bijeenkomsten, een aantal basisregels zijn daarbij van belang. Je ziet deze hieronder een korte opsomming.
rol voorzitter, is geen partij in de discussie, is procesbewaker;
altijd notulen laten maken, evt. bandopname;
vaste vraag m.b.t. toe te voegen punten en volgorde;
voorzitter ziet erop toe dat de rondvraag geen doublure van de vergadering wordt. Evt. worden belangrijke punten uit de rondvraag, zonder uitvoerige discussie, doorgeschoven als ingebracht agendapunt voor de volgende vergadering;
- notulen:
kort, zakelijk en compleet;
altijd voorzien van actiepunten, bij voorkeur met afspraken m.b.t. personen en tijd;
uit concept mogen nooit zaken naar buiten komen of actie op ondernomen worden, dit is pas toegestaan als ze geaccordeerd zijn;
definitieve versie is bewijslast;
- uitwerking actiepunten:
vergadering heeft tot taak de controle op de uitvoering van actiepunten;
bij het niet navolgen van afspraken behoort de vergadering nieuwe actie te ondernemen. Indien dit niet gebeurt, en dat is helaas maar al te vaak, loopt de vergadering gevaar niet erg serieus genomen te worden. Gevolg is veelal dat agendapunten voortdurend weer opduiken.
Opdracht:
Volg een (echte) vergadering of wat uitgebreider werkoverleg op je werk, van een vereniging of van bijv. een openbare vergadering van een gemeenteraad. Het moet een vergadering zijn, waarvoor o.a. een agenda bestaat en notulen gemaakt zijn.
Maak hiervan een kort verslag volgens bovengenoemde punten en geef m.b.v. het schema vergaderen aan waar de vergadering goed gaat en waar het minder goed gaat. Kijk en luister naar inhoud en proces, luister goed tussen de regels. Kijk of gesprekstactieken, zoals die ook in de bijlage te vinden zijn, gebruikt worden.